UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN KARYAWAN BAGIAN TATA USAHA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh VINSKA ALVIONITA
102101055
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya hingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Penulis menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Plt. Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Yulinda, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir ini.
4. Bapak Jamil, SP yang telah berkenan memberi izin dan membantu penulis dalam pencarian data untuk melakukan penelitian di PT. Perkebunan Nusantara III Medan. 5. Bapak dan Ibu Dosen dan Staf Pegawainya yang banyak membantu Penulis selama
menjalankan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Khususnya penulis ucapkan terima kasih kepada orang tua tercinta Ayahanda Samsuar dan Ibunda Sutijah yang telah memberikan kasih sayangnya, dorongan, do’a, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. 7. Saudara Penulis Yossi Aridika dan Anggun Dita Mentari yang telah memberikan do’a,
semangat dan dukungan kepada penulis.
8. Sahabat- Sahabat penulis Ivy, Putri, Yuli, Wulan, Irna, Pipit, Puteh, dan Ade yang telah memberikan dukungan, do’a dan semangat kepada penulis.
Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal dan pahala di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.
Medan, Juli 2013 Penulis
DAFTAR ISI
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 6
A. Sejarah Perusahaan ... 6
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Uraian Tugas... 12
D. Kinerja Terkini... 20
BAB III : PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Komunikasi ... 22
B. Proses Komunikasi ... 24
C. Bentuk Komunikasi ... 28
D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 33
E. Faktor Pendorong dan Kendala Komunikasi ... 37
F. Pengertian Produktivitas... 41
G. Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas Kerja ... 41
H. Komunikasi yang Efektif Untuk Menunjang Karir ... 47
I. Analisis dan Evaluasi ... 48
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
A. Kesimpulan ... 51
B. Saran ... 52
DAFTAR TABEL
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Halaman
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUI DIPLOMA III KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : VINSKA ALVIONITA
NIM : 102101055
PROGRAM STUDI : DIII – KEUANGAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN KARYAWAN BAGIAN TATA USAHA
PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN
Tanggal : ...2013 DOSEN PEMBIMBING
Dra. Yulinda, M.Si
NIP: 19590926 198601 2 001 Tanggal : ...2013 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP : 19741123 200012 2 001
Tanggal : ...2013 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
BAB I
PENDAHULUANA. Latar Belakang
Dewasa ini dalam suatu perusahaan, baik perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta, komunikasi merupakan hal terpenting dalam menunjang suksesnya suatu pencapaian yang direncanakan perusahaan tersebut. Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerja sama antara pegawai perusahaan dan komunikasi juga memiliki pengaruh besar dalam proses suksesnya visi, misi, serta tujuan perusahaan. Komunikasi memungkinkan setiap pegawai untuk saling membantu dan mengadakan interaksi satu sama lain.
Istilah komunikasi berasal dari Bahasa Latin, yaitu communicatio yang bersumber dari kata communis yang artinya sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. Jadi, jika terdapat dua orang atau lebih terlibat dalam suatu bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang diperbincangkan orang tersebut.
Komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan manusia, khususnya dalam suatu perusahaan atau organisasi, karena tanpa adanya komunikasi yang baik dan efektif, maka tujuan perusahaan atau organisasi tersebut tidak akan mendapatkan hasil yang maksimal sesuai dengan apa yang telah diharapkan sebelumnya. Kemampuan berkomunikasi yang saling mendukung dan membangun ke arah yang positif merupakan kemampuan yang harus dikembangkan oleh semua orang. Karena kemampuan berkomunikasi adalah salah satu kunci sukses dalam dunia kerja.
Setiap organisasi perusahaan bertujuan untuk mencapai sasaran yang telah diterapkan sebelumnya, yaitu memaksimalisasikan laba yang nantinya akan dipergunakan untuk kesejahteraan karyawan dan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Bilamana sasaran-sasaran perusahaan mampu memberikan rangsangan kepada karyawan guna meningkatkan produktivitasnya dalam pelaksanaan tugas-tugasnya. Produktivitas adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan jumlah kerja yang dilakukan dengan melihat kompleksitasnya. Permasalahn-permasalahan mengenai bagaimana menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Apalagi semakin berkembangnya suatu organisasi, maka sebagian tanggung jawab dan wewenangnya didelegasikan kepada bawahannya. Dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, salah satu faktor penting bagi pelaksanaan tugas tersebut adalah adanya unsur kepercayaan yang besar terhadap bawahan. Namun hal tersebut tidak dapat tercapai begitu saja, karena banyak hambatan yang mungkin saja bisa terjadi dalam proses komunikasi seperti perbedaan dalam persepsi dan bahasa, pendengaran yang buruk, keterlibatan emosional, perbedaan budaya, dan gangguan fisik.
agar produktif adalah tidak mudah. Produktivitas tidak hanya menyangkut dalam hal penjadwalan kerja karyawan, tetapi keterampilan berkomunikasi juga penting, oleh karena itu menjalin hubungan yang terbuka, jujur, adil antara pimpinan dan karyawan akan mendorong karyawan untuk bekerja dengan senag hati sehinnga produktivitas pun dapat ditingkatkan.
Pada penelitian yang dilakukan oleh penulis di Kantor PTPN III Medan, komunikasi yang diterapkan adalah komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah meliputi surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya. Sedangkan komunikasi dua arah meliputi bertatap muka langsung, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan kepada karyawannya.
Banyak hal yang sering terjadi di lingkungan Kantor PTPN III Medan mengenai komunikasi. Misalnya, kesalahpahaman antara para karyawan diakibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini menyebabkan perbedaan pendapat dalam melaksanakan suatu tugas atau perintah dari atasan. Terkadang hal tersebut menyebabkan terjadinya konflik antara para karyawan. Selain itu, atasan atau pimpinan sering berasumsi bahwa apapun yang dia komunisasikan kepada karyawannya pasti akan cocok itulah yang menyebab menyumbatnya komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, dan dapat juga merusak operasional perusahaan lewat panyampaian informasi yang salah.
Untuk lebih mengetahui bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas karyawan, maka penulis mencoba meneliti dengan mengambil judul “Peranan Komunikasi dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf dan Karyawan pada Bagian Tata Usaha PT. Perkebunan Nusantara III Medan”.
Berdasarkan dari uraian latar belakang di atas maka masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini yaitu :
“Bagaimana komunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan ?”
C. Tujuan Penelitian
Dalam melakukan suatu penelitian tentunya terdapat tujuan yang ingin dicapai. Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah untuk mengetahui sejauh mana peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada Kantor PTPN III Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah:
1. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang bermanfaat bagi kantor PTPN III Medan.
2. Menjadi bahan referensi dan dasar pengembangan bagi penelitian yang sejenis.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT Perkebunan Nusantara III
PT Perkebunan Nusantara III Medan, berlokasi di Jl. Sei Batanghari No.2 Medan. Pembentukan Perseroan ini mempunyai lintasan sejarah yang diawali dengan proses pengambil alihan perusahaan-perusahaan Perkebunan Belanda pada tahun 1958 oleh Pemerintah Republik Indonesia yang dikenal sebagai proses “ Nasionalisasi” perusahaan perkebunan asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN). Embrio yang turut membentuk Perseroan berasal dari NV Rober Cultur Maatscappij Amsterdam (RCMA) dan NV Cultur Mij’de
Oeskust (CMO) yang merupakan perusahaan Perkebunan Belanda yang
beroperasi di Indonesia sejak zaman kolonial pada masa pemerintah Hindia Belanda.
Langkah awal Perseroan dimulai pada tahun 1958 dengan nama Perusahaan Perkebunan Negara Baru Cabang Sumatera Utara (PPN Baru). Setelah mengalami beberapa kali perubahan bentuk/ status badan hukum sejalan dengan UU dan PP yang ada.
Pada tahun 1968 PPN tersebut direorganisasikan menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk hukumnya dialihkan menjadi PT Perkebunan (Persero). Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas terhadap kegiatan usaha BUMN, Pemerintah telah mencanangkan program restruktisasi BUMN Sub. Sektor
perampingan struktur organisasi.
Program restruktisasi tersebut telah melakukan penggabungan 27 BUMN Perkebunan yaitu PT Perkebunan I sampai dengan XXXII dan 1 (satu) BUMN Peternakan yaitu PT Bino Mulya Ternak menjadi 14 BUMN Perkebunan Baru yakni PT Perkebunan Nusantara 7 sampai dengan PT Perkebunan Nusantara XIV. Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT Perkebunan III (Persero), PT Perkebunan IV (Persero) dan PT Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya oleh direksi PT Perkebunan III (Persero). Melalui PP No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996 ketiga Persero tersebut yang wilayah kerjanya berada di Propinsi Sumatera Utara digabungkan menjadi satu Perseroan dengan nama PT Perkebunan Nusantara III (Persero) disingkat dengan PTPN III (Persero).
PT Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan akte Notaris Harun Kamil SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2- 8331.HT.01.01.TH.96 tanggal 8 Agustus 1996 serta telah diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia No. 81 tanggal 8 Oktober 1996, tambahan lembaran Negara No. 8674/1996.
Lahan perkebunan Persero tersebut di 6 (enam) Daerah Tingkat II di Propinsi Sumatera Utara yakni :
1. Kabupaten Deli Serdang 2. Kotamadya Tebing Tenggi 3. Kabupaten Asahan
4. Kabupaten Simalungun 5. Kabupaten Labuhan Batu 6. Kabupaten Tapanuli Selatan
Kebun-kebun yang dikelola PT Perkebunan Nusantara III berjumlah 33 kebun, terdiri dari 30 kebun sendiri dan 3 kebun plasma yang dikelompokkan kedalam 3 wilayah kerja dengan luas areal seluruhnya adalah 186.910, 72 Ha yang terdiri dari 166.606,94 Ha luas kebun sendiri dan 20.303,78 Ha luas kebun PIR Plasma.
Perseroan melakukan pengolahan hasil tanaman dari kebun sendiri, kebun PIR Plasma maupun dari pihak-pihak lain menjadi barang setengah jadi atau barang jadi. Perseoran juga melakukan kegiatan pemasaran komoditi kelapa sawit dan karet didalam dan diluar negeri. Untuk mendukung pemasaran komoditi dan produk yang dihasilkan, seluruh BUMN Perkebunan di Indonesia telah membentuk kantor Pemasaran Bersama (KPB) yang berkedudukan di Jakarta Indonesia dan Inhamburg di Jerman.
Perkebunan dalam arti seluas-luasnya dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip perusahaan yang sehat berlandaskan kepada azas :
1. Mempertahankan dan meningkatkan sumbangan bidang perkebunan bagi Pendapatan Nasional melalui peningkatan produksi dan pemasaran dari berbagai jenis komoditi perkebunan untuk kepentingan konsumsi dalam negeri maupun ekspor, sekaligus dalam rangka meningkatkan ekspor nn migas.
2. Memperluas lapangan kerja dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat pada umumnya serta meningkatkan taraf hidup karyawan pada khususnya.
3. Memelihara kelestarian sumber daya alam dan lingkungan, air dan kesuburan tanah.
Visi dan Misi PT Perkebunan Nusanntara III Medan 1. Visi
“ Menjadi Perusahaan Agro-Industri Berbasis Perkebunan yang Tangguh dan Kompetitif di Pasar Global”
2. Misi
b. Mengembangkan kinerja pemasaran yang optimal, baik didalam maupun diluar negeri, untuk memenuhi kepuasan pelanggan, yang pada gilirannya memperkokoh posisi dan pangsa pasar peruahaan.
c. Meningkatkan keuntungan dan manfaat secara berkelanjutan bagi negara, pemegang saham, karyawan pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, sesuai dengan amanat pendirian perusahaan.
B. Struktur Organisasi 1. Struktur Organisasi
Penyusunan struktur organisasi sangat penting untuk lebih memudahkan pelaksanaan tugas masing-masing karyawan yang terdapat pada perusahaan. Struktur Organisasi menggambarkan secara jelas mengenai pembagian dan pembatasan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap orang dalam suatu organisasi.
GAMBAR 2.1 STRUKTUR ORGANISASI
R.U.P.S
DEWAN
KOMISARIS KOMITE AUDIT
DIREKTUR
Sumber PT. Perkebunan Nusantara III Medan
C. Uraian Tugas
Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam struktur organisasi di PT Perkebunan Nusantara III adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama
a. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis
b. Melaksanakan prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik(GCG) di semua jajaran.
c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Success Model seperti tercermin dalam Indikator Kinerja Utama (IKU)
d. Mewujudkan portofolio business perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.
e. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3.
f. Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui Teknologi Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdatagunakan secara maksimal.
2. Direktur Produksi
a. Menetapkan dan mewujudkan sasarana strategic dibidang produksi. b. Menetapkan upaya strategic dibidang produksi
c. Menetapkan sistem kinerja (work sistem) bidang produksi untuk mewujudkan operational excellence.
e. Melaksanakan program setifikasi ISO 9000 dan ISO 14000 dan SMK3 f. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien.
g. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3
h. Menetapkan sistem saran dan prasaran informasi melalui Teknologi Informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
3. Direktur Keuangan
a. Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan dan profitabilitas
b. Melaksanakan Assets Assessmant secara berkesinambungan untuk memberdayakan asset potensial.
c. Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi (harga pokok FOB) melalui pemanfaatan Activity Based Costing (ABC).
d. Memelihara Cash Reserve Requirement minimum 2 (dua) bulan kebutuhan dana operasional.
e. Mencari sumber dana bagi pertumbuhan perusahaan.
f. Membuat Laporan Manajemen interim dan Laporan Keuangan Konsolidasian.
4. Direktur SDM dan Umum
a. Menetapka kebutuhan SDM (kompetensi, kuantitas dan waktu) sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b. Menetapkan sistem kerja (work system) bidang SDM untuk mewujudkan operational excellence.
d. Menetapkan dan melaksanakan sistem penilaian karya e. Menetapkan sistem kompensasi dan remunerasi
f. Menetapkan sistem rekruitmen karyawan g. Menetapkan sistem jenjang karir
h. Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (Quality of Life ) i. Menetapkan sistem survey kepuasan karyawan
j. Mengendalikan biaya pembinaan SDM dan umum secara efisien 5. Direktur Pemasaran
a. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategik dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa.
b. Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis (pemasok dan pelanggan) serta mitra aliansi.
c. Menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap.
d. Menetapkan pedoman harga barang dan jasa
e. Menginformasikan kebutuhan pasar secara berkesinambungan kepada Direktur Produksi.
6. Kepala Bagian Sekretaris Korporat
a. Memberi informasi kepada Direksi mengenai Mitra Strategik, Privatisasi, perkembangan Pasar Modal dan Peraturan Pelaksanaannya.
b. Membuat dan mengusulkan Annual Report dan Company Profile c. Mengusulkan penetapan Kebijakan Investasi.
d. Melaksanakan surat menyurat intern dan ekstern
7. Kepala Bagian Satuan Pengawasan Interen
a. Menyusun dan melaksanakan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT)
b. Mempertanggung jawabkan hasil audit yang melaksanakan sesuai PKPT c. Memeriksa dan mengevalausi tindak lanjut LHP hasil internal serta
memberikan saran/rekomendasi. d. Menganalisa dan evaluasi kinerja SPI e. Menyampaikan laporan tahunan SPI 8. Kepala Bagian Teknologi Informasi
a. Melaksanakan inventarisasi sumber daya hardware, software dan infrastruktur jaringan.
b. Bekerja sama dengan bagian terkait dan pihak Konsultan serta lembaga pendidikan untuk peningkatan kemampuan SDM mengenai pemeliharaan dan pengoperasian komputer.
c. Melakukan pengembangan basis data internet (LAN) dan internet (WAN). d. Melakukan kerjasama dengan lembaga pendidikan dan konsultan dalam
bidang pengembangan infrastruktur jaringan dan software aplikasi. 9. Kepala Bagian Tanaman
a. Membuat, meninjau dan merevisi standard performance bidang tanaman b. Melaksanakan kebijakan kultur teknis tanaman dan panen yang lebih baik
guna meningkatkan efektifitas dan produktivitas.
d. Melaksanakan pengkajian, pengujian sarana dan metodebaru bidang tanaman.
e. Mengajukan permintaan bahan bidangtanaman yang diadakan di KantorDireksi.
f. Memeriksakan mutu pupuk dan bahan kimia tanaman ke pihak yang berkompeten.
10. Kepala Bagian Teknik
a. Merencanakan, menitoring dan evaluasi Pekerjaan Teknik yang berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan mesin instansi, Sipil dan Traksi.
b. Menyusun Norma/Standard untuk pemeliharaan dan investasi, mesin instansi, Sipil dan Traksi.
c. Menentukan Norma/Standar fisik dan mutu suku cadang mesin instansi, Sipil dan Traksi.
d. Mengkaji dan mengembangkan Manajemen Teknik secara inovatif guna pencapaian sasaran mutu yang lebih efektif dan efisisen.
e. Melaksanakan pengujian sarana dan metode baru bidang Teknik. 11. Kepala Bagian Teknologi
a. Merancanakan, monitoring dan evaluasi Pengolahan dan Pengawasan Mutu untuk mendukung perencanaan produksi Pabrik sesuai permintaan pasar.
b. Mengkaji dan mengembangkan Manajemen pengolahan secara inovatif guna pencapaian sasaran mutu yang lebih efektif dan efisien.
d. Memantau persediaan produksi jadi pabrik dan melaksanakan pengangkutan produksi jadi karet (Sheet, Latek Pekat, SIR), minyak sawit ke Instaalsi Pelabuhan.
e. Menentukan Norma/Standar fisik dan mutu, bahan kimia dan bahan pendukung pengolahan pabrik.
f. Memantau/memonitor dan mengevaluasi pengelolaan limbah cair, padat dan gas.
g. Melaksanakan pengurusan perizinan yang berkaitan dengan lingkungan. 12. Kepala Bagian Pembiayaan
a. Membuat dan menyampaikan Laporan Manajemen (LM) interim dan tahunan kepada pemegang saham.
b. Membuat dan menyampaikan Laporan Keuangan (Konsolidasian) interim dan stake holders (pemegang saham, Bapepam, Intansi terkait lainnya). c. Mempersiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham yang berkaitan
dengan data keuangan.
d. Monitoring dan evaluasi sistem internal kontrol dalam rangka mengamankan asset perusahaan.
e. Monitoring dan evaluasi terlaksananya Sistem Informasi Manajemen (SIM) agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuan.
f. Melaksanakan penagihan piutang non niaga.
i. Menyusun Strategic Planning (SP) dan Rencana Jangka Panjang (RJP) Bagian serta Rencana Kerja Anggaran Persuahaan (RKAP)/Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian Pembiayaan.
j. Membuat dan menghimpun pedoman penyusunan RKAP 13. Kepala Bagian Umum
a. Mengurus penerbitan sertifikat Hak Guna Usaha (HGU) dan Hak Guna Bangunan (HGB) Kantor Direksi.
b. Memonitor penerbitan sertifikat Hak Guna Bangunan (HGB) Unit.
c. Mengurus pengelolaan Poliklnik Kantor Direksi dan memonitor pengiriman pasien poliklinik Kantor Direksi.
d. Melaksanakan dan memonitor pelaksanaan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3).
e. Melaksanakan kegiatan perusahaan yang bersifat protokoler, mengurus tamu perusahaan dan operasional urusanrumah tangga Kantor Direksi. f. Pengawasan dan pengendalian keamanan lingkungan Perusahaan. 14. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
a. Melaksanakan pengelolaan SDM berbasis kompetensi, kinerja dan kontribusi yang diberikan kepada Perusahaan.
b. Melaksanakan pembangunan sistem dan Training Program dalam rangka pemenuhan kompetensi.
e. Merekapitulasi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan sistem Penilaian Kinerja (SPK), kesepakata karya, bimbingan karya dan penilaian kinerja serta melaksanakan SPK di Bagian SDM.
f. Merekapitulasi dan memelihara data personalia. g. Melaksanakan kegiatan rekruitmen SDM
h. Melaksanakan kegiatan Promos, Kenaikan Golongan, Demosi dan Mutasi. i. Melaksanakan dan mengkoordinir program Asuransi Karyawan dengan
mengacu kepada ketentuan yang berlaku.
j. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Kesejahteraan Karyawan.
15. Kepala Bagian Pemasaran
a. Menyusun program dan menetapkan strategi pemasaran, kebijakan pemasaran yang didasarkan kepada infromasi dan analisa pasar.
b. Mengelola Instalasi Belawan sebagai operasional proses penjualan dalam hal pergudangan, pemeriksaan/pengawasan mutu dan pengapalan komoditi karet.
c. Monitoring dan evaluasi mutu persediaan hasil produksi bersama Bagian terkait.
16. Kepala Bagian Pengadaan Barang
a. Merumuskan kebijakan dan prosedur pengadaan barang yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya harus melalui Kantor Direksi dan Unit Kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Melaksanakan pengadaan barang yang pelaksanaannya melalui Kantor
Direksi dengan sistem Penunjukan Langsung.
c. Monitoring persediaan barang gudang di Distrik Manejer dan Kebun/Unit. d. Melaksanakan dan mengevaluasikan survey kepuasan pemasok dan
evaluasi kinerja pemasok di Kantor Direksi.
D. Kinerja Usaha Terkini
Perkembangan aktiva dan pasiva PT. Perkebunan Nusantara III Medan per 31 Desember 2011 dan 2012 adalah sebagai berikut :
TABEL 2.1
PERKEMBANGAN ASSET PTPN III MEDAN
(dalam juta rupiah)
E Aktiva Pajak Tangguhan 4.805,04 1.930,86 2.874,18 59,82 F Aktiva Lain – lain 25.938,93 29.201,31 3.262,38 12,58 Jumlah Aktiva 277.877,13 317.227,32 39.350,19 14,16 Passiva
A Hutang Lancar 172.950,39 180.319,05 7.368,66 4,26 B Kewajiban Pajak
Tangguhan 119,48 662,61 543,13 454,59
C Hutang Jangka Panjang 16.839,14 39.306,82 22.467,68 133,43
D Ekuitas 87.968,12 96.938,86 8.970,74 10,20
Jumlah Pasiva 277.877,13 317.227,32 39.350,19 14,16
Sumber PT. Perkebunan Nusantara III Medan
BAB III
PEMBAHASANA. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai makhluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju, dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseorang secara timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi.
Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling mempertukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.
Berikut adalah beberapa definisi dari para pakar komunikasi, diantaranya :
Louis Forsdale (1981), seorang ahli komunikasi dan pendidikan, mengungkapkan “communication is the process by which system is established, maintained, and altered by menans of shared signals that operate according to
rules”. Komunikasi diartikan sebagai suatu proses memberikan signal menurut
aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan,
Gatewood and Taylor (1996), mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses memindahkan informasi dan pengertian (maksud) dari satu orang
kepada orang lain.
Stoner, Freeman and Gilbert (1996), mengartikan komunikasi sebagai suatu proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti
lewat transmisi pesan simbolik.
Newman and Summer (1961), mengartikan komunikasi sebagai proses pertukaran fakta, ide, opini atau emosi melalui kata-kata, surat-surat,
simbol-simbol atau pesan.
Effendy (2000), memberikan pengertian : “komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam
situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah
sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu
yang diharapkan”.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.
1. Pengirim (sender)
Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan komunikasi. Pengirim dalam hal ini telah menentukan makna apa yang akan disampaikannya. Agar apa yang disampaikan itu dapat tersusun dengan baik, maka sender harus menyusun sebuah rencana yang berisi makna utama apa yang akan disampaikan.
2. Penyandian (encoding)
Tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran, misalnya memutuskan kata-kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut sebagai penyandian (encoding). Penyandian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi.
3. Saluran Komunikasi (communication chanel)
pesan dalam komunikasi. Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan. Untuk menyampaikan pesan yang dimaksud, seseorang dapat meggunakan berbagai macam, yaitu tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, system imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan.
4. Pengertian Sandi (decoding)
5. Penerimaan (receiver)
6. Umpan Balik (feedback)
7. Kegaduhan (noise)
Gambar 3.1 Proses Komunikasi
Tahap 1 : Pengirim mempunyai suatu ide
Sebelum melakukan komunikasi , syarat utama adalah adanya ide atau gagasan yang diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan kita.Karena persepsi adalah suatu hal yang unik , ide yang ingin disampaikan seseorang mungkin akan berbeda dengan pemikiran orang lain.Bahkan dua orang yang memiliki pengalaman yang sama pada suatu hal kejadian akan memiliki suatu kesan yang tidak serupa.
Hal ini terjadi karena setiap orang hanya memperhatikan dan mengingat serta menyaring informasi yang mereka anggap menarik dan penting.
Pengirim Mempunyai Ide
Pemindahan Pesan
Penerima Bereaksi dan Menerima Umpan
Balik
Penerima Mendapat Pesan
Tahap 2 : Mengubah ide menjadi pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima dan dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud atau tujuan, audience, gaya personal, dan latar belakang budaya.
Tahap 3 : Pemindahan pesan
Pesan tidak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu saluran komunikasi secara verbal maupun non verbal, misalnya telepon, komputer, surat, dan sebagainya.
Tahap 4 : Penerima menerima suatu pesan
Komunikasi akan terjadi apabila pengirim mengirim suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut.
Tahap 5 : Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim Umpan balik adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi, dan berperan penting dalam proses komunikasi.
C. Bentuk Komunikasi
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perusahaan dan merupakan kunci sukses suatu perusahaan. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah (two way communication).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan.
pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh lain dari komunikasi satu arah adalah seorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perusahaan menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perusahaan adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain:
- Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin - Biaya-biaya dapat ditekan
- Dapat meningkatkan partisipasi
- Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perusahaan dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan.
Komunikasi verbal yang diterapkan di kantor PTPN III Medan meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di kantor PTPN III Medan meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada kantor PTPN III Medan meliputi surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan atau tanggapan dan sebagainya.
2. Komunikasi Non Verbal
banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak begitu kelihatan yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri. Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainnya.
Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada dasarnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
Selain bentuk komunikasi verbal dan nonverbal, ada pula bentuk komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal. Sedangkan komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian.
D. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaaan peradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang.
Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur (three way flow).
1. Komunikasi ke bawah (Downwards Communication)
Bentuk komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya. Contohnya jika di kantor PTPN III Medan, rapat yang dipimpin oleh kepala dinas dan dihadiri kepala sub dinas dan seluruh karyawan. Kepala dinas memberikan pemerintah untuk menyelesaikan semua kudeta yang dihadapi, misalnya mengenai masalah terjadinya penurunan-penurunan hasil produksi minyak kelapa sawit (CPO), peningkatan biaya-biaya produksi untuk membuat produk-produk turunan kelapa sawit dan lain-lain.
2. Komunikasi ke atas
ke atas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pimpinan.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Pada kantor PTPN III Medan juga berlangsung komunikasi horizontal, yaitu sebagai contoh komunikasi antara kepala bagian produksi dengan kepala bagian sumber daya manusia, komunikasi antara kepala bagian keuangan dengan kepala bagian umum, dan lain-lain.
4. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada. Komunikasi diagonal pada kantor PTPN III Medan, misalnya komunikasi antara kepala bagian tanaman dengan sub unit pembibitan.
Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1. Komunikasi Secara Lisan
2. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan dilain waktu. Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi suatu sumber perselisihan karena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan).
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk, yaitu: 1. Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari-hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri.
2. Komunikasi External
sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.
E. Faktor Pendorong Komunikasi yang Efektif dan Kendala Komunikasi Berikut adalah faktor-faktor pendorong yang mempengaruhi komunikasi yang efektif, yaitu:
1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya. Kepercayaan yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator. Buruknya kredibilitas komunikator bisa menimbulkan ketidakpercayaan sehingga komunikan tidak bersedia melakukan perubahan sikap, padahal pesan yang disampaikan komunikator sesungguhnya benar. Selain muncul melalui kepercayaan, kredibilitas juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial. Seorang komunikator yang memiliki daya tarik akan dikagumi, disenangi, dan komunikannya bersedia melalukan upaya perubahan sikap. 2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
Suatu pesan ataupun informasi yang ingin disampaikan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila memenuhi kondisi berikut:
- Menarik perhatian
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingannya, serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan. Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan, yaitu:
1. Gangguan teknis, misalnya gangguan pada media komunikasi yang digunakan untuk berkomunikasi, seperti kerusakan pada telepon selular, mesin fax, komputer dan lainnya.
2. Gangguan semantik, merupakan gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Misalnya, kata-kata yang terlalu banyak memakai istilah-istilah yang tidak dimengerti penggunaan bahasa yang berbeda dan penggunaan struktur bahasa yang tidak sebagaimana mestinya.
3. Gangguan psikologis, merupakan rintangan yang terjadi karena adanya persoalan dalam diri individu. Misalnya, rasa curiga, situasi berdukam atau gangguan psikologis lainnya.
5. Rintangan status, merupakan rintangan yang terjadi karena perbedaan status sosial dan senioritas.
6. Rintangan kerangka berpikir, merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola pikir. Perbedaan pola pikir ini bisa disebabkan karena pengalaman yang berbeda satu sama lain serta latar belakang pendidikan yang berbeda pula.
7. Rintangan budaya, merupakan rintangan yang disebabkan oleh perbedaan norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut oleh masing-masin individu ataupun instansi.
Ada pula kendala komunikasi yang dihadapi oleh para atasan, yaitu: 1. Kendala Fisik
Kendala ini muncul karena keterbatasan fisik yang dimiliki komunikan. Karena keterbatasan fisik maka diperlukan alat penolong atau teknik-teknik khusus sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami oleh komunikan.
2. Kendala Lingkungan
3. Kendala Sikap
Kendala ini bersumber dari diri pribadi komunikator ataupun komunikan. Kendala sikap yang sering muncul, yaitu:
a. Egosentris (berpikir yang terpusat pada diri sendiri)
b. Beban pengalaman yang berbeda dengan pesan yang disampaikan 4. Asumsi yang Salah
Asumsi yang salah ini tidak berbasis pada data atau pengalaman, namun lebih kepada perkiraan. Alhasil untuk memperbaiki asumsi yang salah diperlukan wawasan baru dan kerendahan hati untuk belajar kepada pihak-pihak lain.
5. Perbedaan Sosial Budaya
Kehidupan sosial dan budaya seseorang akan berpengaruh besar terhadap cara berkomunikasi. Maka cara mengantisipasi kendala ini adalah dengan cara yang pelan dan santun agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.
F. Pengertian Produktivitas
Menurut Raviyanto (1991,113) : “Produktivitas total adalah perbandingan jumlah yang dihasilkan (output) suatu unit kegiatan terhadap
jumlah keseluruhan sumber-sumber yang dipergunakan oleh unit tersebut (input)
“Ukuran produktivitas yang paling dikenal berkaitan dengan tenaga kerja yang
dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan
atau jumlah jam kerja karyawan.
G. Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas Kerja
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi.
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi
3. Pertimbankan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip komunikasi diatas memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat menigkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi dengan baik jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif.
Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja. Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi dengan baik jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
dengan mudah dalam menerima informasi dan perintah sehingga dapat segera dilaksanakan, hal itulah yang disebut dengan peran komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja, dimana dengan komunikasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Berikut ini pemaparan sistem komunikasi yang diterapkan pada kantor PTPN III Medan.
1. Komunikasi Satu Arah
a. Papan pengumuman, yaitu mengumumkan berita-berita terkini yang harus diketahui oleh seluruh karyawan kantor.
b. Komputer, yaitu menyimpan, mengolah data serta menginformasikan data. c. Telepon, yaitu melalui line telepon ini setiap karyawan dapat
menyampaikan gagasan atau ide mengenai berbagai hal, kebiasaan menyampaikan ide-ide baru ini bisa dirangsang dengan adanya reward dari pihak manajemen .
d. Surat-menyurat, yaitu sebagai komunikasi tertulis yang dipandang sangat efektif dan ekonomis.
e. Memo, yaitu dapat menyampaikan suatu pesan dalam waktu singkat. f. Faxmail, yaitu digunakan untuk mengirim dan menerima data informasi
yang sama dengan hasilnya baik berupa tulisan maupun gambardalam waktu singkat tanpa merusak aslinya.
2. Komunikasi Dua Arah
1. Komunikasi yang biasa dikomunikasikan dari pimpinan kepada karyawan : a. Informasi mengenai bagaimana melaksanakan pekerjaan
b. Informasi mengenai petunjuk-petujuk untuk melakukan pekerjaan dan memotivasi karyawan
c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi d. Informasi mengenai kinerja karyawan
e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
2. Komunikasi yang biasa dikomunikasikan dari karyawan kepada pimpinan : a. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan, pekerjaan, prestasi,
kemajuan, serta rencana-rencana dimasa datang
b. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan karyawan, yang mungkin memerlukan berbagai macam bantuan
c. Memberikan saran atas perbaikan dalam unit-unit mereka, atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan
d. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan karyawan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, serta organisasi
Karena sistem komunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan adalah dua arah, maka sudah tentu proses komunikasi dalam kegiatan sehari-hari cukup baik. Karyawan dihargai sebagai karyawan atau sumber daya manusia yang mempunyai perasaan. Hubungan antar karyawan benar-benar dilakukan dengan baik.
Jadi jelaslah bahwa komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah mempunyai peranan yang sangat penting dalam peningkatkan produktivitas karyawan pada Kantor PTPN III Medan selain itu dapat meningkatkan aktivitas kerja dan kinerja karyawan juga mampu mendorong semangat karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.
H. Komunikasi yang Efektif Untuk Menunjang Karir
Kemampuan berkomunikasi dengan baik adalah salah satu cara untuk meraih keberhasilan dalam kehidupan. Tidak semua orang memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, namun komunikasi dapat dipelajari dan diusahakan agar komunikasi yang akan disampaikan kepada orang lain dapat dipahami dan jelas. Berikut ada beberapa cara agar komunikasi dapat disampaikan secara efektif dan harmonis kepada atasan maupun kepada orang lain:
1. Menyampaikan Ide Kepada Atasan
2. Menyampaikan Ide atau Pendapat kepada Rekan Kerja dan Pegawai 3. Mengelola Perbedaan Pendapat
5. Bijak Menyampaikan Kritik atau Saran 6. Bersikap Tepat Saat Menerima Kriti
I. Analisis dan Evaluasi
Dari hasil pengamatan penulis selama melakukan penelitian, berikut penulis akan memaparkan analisis dan evaluasi tentang bagaimana komunikasi yang terjadi pada kantor PTPN III Medan.
Sistem komunikasi yang diterapkan pada kantor PTPN III Medan sistem komunikasi satu arah dan komunkai dua arah. Komunikasi yang dijalankan karyawan sudah dapat berjalan dengan baik.
Dengan diterapkannya komunikasi satu arah dengan menggunakan media seperti papan pengumuman, komputer, surat-menyurat, memo, faxmail, email, majalah sangat berpengaruh dalam meningkakan produktivitas kerja karena media komunikasi tersebut memberikan informasi kepada seluruh karyawan dengan cepat, ekonomis dan efesien. Dengan adanya media komunikasi, karyawan tidak melakukan banyak gerakan untuk mendapatkan informasi, karena suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah. Jadi karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan tepat sehingga dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan karyawan.
selain merangsang karyawan untuk berfikir kreatif juga merupakan masukan dan saran bagi pimpinan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi.
Dengan diterapkan komunikasi dua arah , pimpinan dapat memotivasi, mengarahkan, dan menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas. Dengan memotivasi karyawan, karyawan dapat termotivasi dan tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat. Komunikasi dua arah juga dapat membantu karyawan menyampaikan kepada pimpinan suatu masalah yang menyangkut dengan masalah kantor sehingga pimpinan dapat membantu memecahkan masalah tersebut dan karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat, serta pimpinan tahu apa yang dibutuhkan karyawannya.
Komunikasi dua arah antara karyawan dengan karyawan dapat menciptakan hubungan kerja yang harmonis, suasana kantor yang nyaman karena kekompakan antar karyawan, sehingga karyawan merasa nyaman dalam bekerja tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat.
Jadi dapat dilihat bahwa komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah mempunyai peranan yang sangat penting dalam peningkatan produktivitas karyawan pada kantor PTPN III Medan karena dapat meningkatkan aktivitas kerja dan mampu mendorong semangat karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, serta dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja,
karyawannya pasti akan cocok itulah yang menyebab menghambatnya komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, yang dapat merusak operasional perusahaan lewat panyampaian informasi yang salah.
Hambatan komunikasi antara karyawan dengan karyawan terjadi karena kesalahpahaman saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata atau kalimat yang disampaikan. Perbedaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para karyawan.
Kesalahpahaman yang terjadi juga dapat diatasi dengan tepat. Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para karyawan untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di PTPN III Medan, seperti : membuat suatu pesan secara lebih berhati – hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele – tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi ( suara – suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dsb). Dan melakukan pembicaraan tatap muka langsung antara pimpinan dan karyawan sehingga terjadi umpan balik sehingga pesan yang disampaikan dapat tersampaikan dengan baik.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Bagian akhir dari penelitian ini penulis akan menguraikan kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada Kantor PTPN III Medan., kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem komunikasi yang telah berjalan di perusahaan PTPN III Medan telah berjalan cukup baik dan efektif, sehingga dapat membantu meningkatnya proses produktivitas karyawan di perusahaan tersebut. Hal ini dikarenakan para karyawan yang bekerja telah memiliki hubungan komunikasi yang baik sehingga terjalin ikatan emosional antara karyawan satu dengan yang lain, hal inilah yang dapat memicu kekompakan antar karyawan di perusahaan PTPN III Medan.
perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para karyawan.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang akan disampaikan berikut ini:
1. Hendaknya hubungan komunikasi antara pimpinan ke karyawan dan komunikasi antara karyawan dengan karyawan haruslah ditingkatkan dan dimaksimalkan lagi agar semua masalah-masalah yang terjadi di kantor PTPN III Medan dapat diselesaikan dengan segera dan tidak berlarut-larut masalah tersebut dihadapi.
2. Perusahaan hendaknya melakukan berbagai macam metode agar kekompakan karyawan yang telah terbangun cukup baik dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan. Beberapa contoh program yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kekompakan karyawan tersebut antara lain dengan mengadakan pertemuan-pertemuan informal yang dapat menambah kedekatan dan kekompakan antar para karyawan, serta antara karyawan dengan pimpinan seperti family gathering setiap bulan, wisata outbond, senam kesehatan, pengajian dan lain sebagainya.
DAFTAR PUSTAKA
Chen, F. V. (2012). Menciptakan Keharmonisan di Dunia Kerja. Jakarta: PT. Bhuana Ilmu Populer.
Effendy, O. U. (1998). Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya.
Muhammad, A. (2009). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Mulyana, D. (2005). Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya.
Panuju, R. (2001). Komunikasi Organisasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Roben, S. (1995). Teori Organisasi. Jakarta: Aran.
Widjaja, A. W. (1994). Komunikasi. Jakarta: Bina Aksara.
