Teori Dan Model Komunikasi Kelompok Organisasi Dengan Benar
1. Prinsip Dasar Komunikasi Kelompok
Komunikasi organisasi berasal dari bahasa Latin Organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Diantara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakan sarana.
Dalam arti lain
2. Arah Komunikasi
Dalam memahami organisasi dan pola komunikasi di dalamnya, satu konsep kritis adalah arahnya.
1. Vertical Communication (komunikasi tegak) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara level sebuah hirarki, ke bawah dan keatas. Horizontal Communication (komunikasi mendatar) merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di antara individu dalam level yang sama dalam sebuah hirarki.
pengiriman, pesan asli dapat di edit, ditambah, dikurangi, dijelaskan, atau bahkan diubah.
b. Upward Communication (komunikasi keatas) merupakan suatu kondisi yang mungkin lebih penting dari downward communication. Saluran upward communication membawa data dari pelanggan mengenai produksi barang dan pelayanan, dan segala kebutuhan yang diperlukan untuk operasi organisasi dari hari ke hari. Keterangan ini dapat digunakan bila orang-orang yang berada di level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya. Bila tidak ada komitmen untuk melakukan pendekatan-pendekatan seperti ini maka akan terjadi ”culture of silence” atau budaya diam dan atau ”culture of silos” yang mungkin berlaku, yang akan membawa konsekuensi dampak yang serius untuk organisasi- dengan tanpa peringatan awal untuk menanggulangi bencana, ini mungkin akan membawa krisis yang besar. Dalam beberapa situasi, tidak ada berita merupakan berita yang sangat buruk, dan berita buruk adalah tiada berita; staff pada level bawah akan segan untuk memberikan berita buruk, yang mungkin vital bagi kehidupan organisasi, bila tidak didengar, lebih parahnya dapat memancing kritik- sebuah budaya ”shoot the messenger” .
mempertegas batas in group/out group, penggunaan jargon ataupun meniadakan kode-kode dan keseganan untuk membagi informasi.
Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan
departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif dapat membantu orang-orang untuk mengkoordinasikan proyek menyelesaikan masalah, memberikan pemeriksaan informasi, memecahkan konflik-konflik dan membuka jalan bagi terciptanya hubungan-hubungan bisnis. Seringkali komunikasi horisontal terhalang karena kecemburuan, hambatan spesialisasi teknis, atau lokasi yang terpisah dan terlalu banyak arus informasi yang diterima pegawai untuk memproses data secara tepat. Sebagi contoh, orang-orang pada suatu unit mungkin merasa bahwa mereka bersaing dengan staf produksi untuk semua jenis „rembesan“ bonus, informasi, posisi baru, dan sebagainyap dan mungkin berupaya membatasi jumlah informasi yang dibagikan . oleh karena itu manajer yang berwawasan luas akan menciptakan suatu lingkungan yang lebih menghargai suatu bentuk kerjasama daripada persaingan jadi. Mereka berupaaya meningkatkan lingkungan komunikasi seluruh organisasi. Pengenalan dan penghargaan terhadap suatu kelompok-suatu tim- pegawai adalah satu cara untuk mendorong rasa jiwa kerja sama.
junior dapat langsung pergi ke atasannya ,dan telepon, email atau mengunjungi tekhnikal senior di area lain untuk mendapatkan informasi. Beberapa penelitian mengatakan bahwa dalam organisasi yang memiliki low performing, komunikasi diagonal digunakan oleh staf untuk mencari informasi dalam permintaan pantas keberadaan prosedur kerja, ketika dalam orgainisasi high performing , komunikasi diagonal digunakan staf unutk menyelesaikan masalah kerja yang sulit dan kompleks. Ketika komunikasi diagonal menjadi tanda fleksibilitas- sebagai contoh, dalam organisasi organik- ini jelas sekai dapat menyebabkan masalah bahkan lebih ekstrimnya lagi menyebabkan kerusuhan(chaos).
Saluran Komunikasi Organisasi
Komunikasi Downward o Instruksi tugas dan deskripsi o Kebijakan dan manual prosedur o Appraisal dan penampilan feedback o Pertemuan resmi
o Perintah dan arahan
o Rapat- secara face to face, elektronik o Program induksi karyawan baru o Memo dan email
o Telepon
o Intercom dan system alamat public o Papan pengumuman dan intranets o Newsletter
o Laporan annual o Poster, kalender o Program pelatihan
terbuka/demokrasi luang kerja)
o Segregated ”mahony row”, indikator status kehadiran atau tidak – area parkir, priviliges, sekretaris.
o Aktivitas sosial (tim olahraga, program excercise, water cooler, dan kafetaria, pesta akhir minggu)
Komunikasi Upward
o Rapat- secara face to face, elektronik o Partisipasi dalam pembuatan keputusan
(projek tim)
o Makan siang “Captain’s table” – eksekutif bertemu staf
o Upward appraisal/360° feedback o System sugesti
o Intranets/ papan graffiti umum o Email
o Telepon
o Ombudsman/Ombudswoman o Konselor
o Prosedur Griavance o Newsletter organisasi o Program pelatihan o Grapevine
pesta akhir minggu) o Kebijakan buka pintu
o Survey opini dan audit komunikasi Interview keluar
Komunikasi Horizontal
o Rapat- secara face to face, elektronik o Grapevine
o Lintas departemen, lintas divisi, lintas projek
o Telepon o Email
o Aktivitas sosial (tim olahraga, program excercise, water cooler, dan kafetaria, pesta akhir minggu
o Program pelatihan
o Personil staf (legal, IT, pelatihan/sumber daya manusia) berkomunikasi dengan personil yang memiliki arah
kerja mainstream
o Pesan didefinisikan sebagai territorial rivalries (rival teritorial)
Komunikasi Diagonal o telepon, email
o menuju puncak pimpinan langsung dalam rantai komando
pesta akhir minggu
o Organisasi informal-kontak personal o Personil staf (legal, IT, pelatihan/sumber
daya manusia) berkomunikasi dengan personil yang memiliki arah
kerja mainstream
o Komunikasi Ahli ke ahli- otoritas pengetahuan tergantung pada otoritas posisi- networkers internal, boundary spanners.
Sumber pustaka: Baden Eunson, Communicating in the 21st century
3. Perspektif Teoritis Dalam Komunikasi Kelompok Teori Perbandingan Sosial
Teori Pertukaran Sosial Teori Percakapan Kelompok
Kelompok dalam perspektif interaksional dikemukakan Marvin Shaw sebagai dua orang atau lebih yang berinteraksi satu sama lain dengan cara tertentu, di mana masing-masing
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh pihak lainnya. Suatu kelompok (kecil) adalah kelompok yang terdiri dari dua puluh orang atau kurang, walaupun dalam beberapa hal kita lebih
berkepentingan dengan kelompok yang terdiri dari lima orang atau kurang.
Batasan yang diuraikan Shaw melibatkan tindak komunikasi sebagai karakteristik yang esensial dari kelompok. Masih menurut Shaw, kelompok yang baik adalah kelompok yang dapat bertahan untuk suatu periode waktu yang relatif panjang, memiliki tujuan, dan memiliki struktur interaksi.
Sheperd menjelaskan, bahwa kelompok merupakan suatu mekanisme mendasar dari
sosialisasi dan sumber utama dati tatanan sosial. Orang mendapatkan nilai dan sikap mereka, sebagian besar dari kelompok di mana mereka berada. Karenanya, kelompok (kecil)
memberikan suatu fungsi perantara yang penting antara individu dengan masyarakat luas. Dalam kegiatan belajar ini, kita akan mempelajari beberapa perspektif teoritis dalam komunikasi kelompok. Perspektif tersebut antara lain mencakup teori perbandingan sosial, teori kepribadian kelompok, teori pencapaian kelompok dan teori pertukaran sosial serta teori sosiometris. Masing-masing teori tersebut sksn kits coba pahami satu persatu dengan lebih mendalam.
Teori Perbandingan Sosial (Social Comoarison Theory)
Teori atau pendekatan perbandingan sosial mengemukakan bahwa tindak komunikasi dalam kelompok berlangsung karena adanya kebutuhan-kebutuhan dari individu untuk embendingkan sikap, pendapat dan kemampuannya dengan individu-individu lainnya.
Dalam pandangan teori perbandingan sosial ini, tekanan seseorang untuk berkomunikasi dengan anggota kelompok lainnya akan mengalami peningkatan, jika muncul ketidak
setujuan yang berkaitan dngan suatu kejadian atau peristiwa, kalau tingkat kepentingannya peristiwa tersebut meningkat dan apabila hubungan dalam kelompok (group cohesivenes) juga menunjukkan peningkatan. Selain itu, setelah suatu keputusan kelompok dibuat, para anggota kelompok akan saling berkomunikasi untuk mendapatkan informasi yang
mendukung atau membuat individu-individu dalam kelompok lebih merasa senang dengan keputusan yang dibuat tersebut.
peningkatan atau penuruanan.
Teori Kepribadian Kelompok (Group Syntality Theori)
Teori kepribadian merupakan studi mengenai interaksi kelompok pada basis dimensi kelompok dan dinamika kepribadian. Dimensi kelompok merujuk pada cirri-ciri populasi atau karakteristik individu seperti umur, kecendekiawanan (intelligence), sementara cirri-ciri kepribadian atau suatu efek yang memungkinkan kelompok bertindak sebagai satu
keseluruhan, merujuk pada peran-peran specific, klik dan posisi status. Dinamika
kepribadian diukur oleh apa yang disebut dengan synergy, yaitu tingkat atau derajat energi dari setiap individu yang dibawa dalam kelompok untuk digunakan dalam melaksanakan tujuan-tujuan kelompok. Banyak dari synergy atau energi kelompok harus dicurahkan ke arah pemeliharaan keselarasan dan keterpaduan kelompok.
Konsep kunci dari syntalitytheori ini adalah synergy. Synergy kelompok adalah jumlah input energi dari anggota kelompok. Meskipun demikian tidak semua energi yang
dimasukkan ke dalam kelompok akan lengsung mendukung pencapaian tujuannya. Karena tuntutan antarpribadi sejumlah energi harus dihabiskan untuk memelihara hubungan dan kendala antarpribadi yang muncul.
Selain synergy kelompok, kita mengenal pula ‘effective synergy’, yaitu energi kelompok yang tersisa setelah dikurangi energi intrinsic atau synergy pemeliharaan kelompok. Energi intrinsic dapat menjadi produktif, sejauh energi tersebut dapat membawa ke arah
keterpaduan kelompok, namun energi intrinsic tidak dapat memberikan kontribusi langsung untuk penyelesaian tugas.
maka yang muncul kemudian adalah konflik, sehingga akan meningkatkan proporsi energi yang dibutuhkan untuk memelihara atau mempertahankan kelangsungan kepentingan
kelompok. Jadi, jika individu-individu semakin memiliki kesamaan sikap, maka akan semaki berkurang pula kebutuhan akan energi intrinsic, sehingga effective synergy menjadi semakain besar.
Dalam contoh sederhana, kita akan mencoba melihat teori ini dalam penerapannya. Dalam suatu kegiatan untuk membentuk kelompok belajar ditemukan bahwa
individu-individu memiliki sikap yang berbeda-beda terhadap materi pelajaran dan metode belajarnya. Pada situasi yang demikian tersebut, munculnya perbedaan sikap individu, sehingga banyak waktu dan energi yang dihabiskan untuk menyelesaikan persoalan antarpribadi antara
anggota kelompok. Inilah yang disebut dengan energi intrinsic. Kemudian setelah nilai ujian diumumkan dan para anggota merasa bahwa kelompok belajarnya telah gagal untuk
mencapai tujuan yang diharapkan, maka ada satu atau lebih anggota menarik energinya keluar dari kelompok untuk mengikuti kelompok lain atau belajar sendiri. Dalamm hal ini, effective synergy dari keompok tersebut sangat rendah, sehingga untuk dapat mencapai lebih dari apa yang dapat dilakukan secara individual.
Sebaliknya, jika salah seorang anggota masuk dalam kelompok belajar yang lain. Kelompok elajar tersebut dengan segera mencapai kesepakatan mengenai bagaimana harus memulai dan segera bekerja. Karena sangat sedikit bahkan tidak ada kendala antarpribadi yang muncul, maka kelompok belajar tersebut menjadi padu sehngga effective synergy-nya tinggi dan tentunya setiap anggota kelompok akan lebih baik dalam melaksanakan ujian, daripada jika mereka belajar sendiri-sendiri.
Teori percakapan kelompok ini sangat berkaitan dengan produktivitas kelompok atau upaya-upaya untuk mencapainya melalui pemeriksaaan masukan dari anggota (member inputs), variable-variabel perantara (mediating variables), dan keluaran dari kelompok (group output). Masukan atau input yang berasal dari anggota kelompok dapat diidentifikasikan sebagai perilaku, interkasi dan harapan-harapan (expectation) yang bersifat individual. Sedangkan variable-variabel perantara merujuk pada struktur-struktur formal dan struktur peran dari kelompok seperti status, norma, dan tujuan-tujuan kelompok.
Dan yang dimaksud dengan keluaran atau output kelompok adalah pencapaian atau prestasi dari tugas atau tujuan kelompok.
Produktivitas dari suatu kelompok dapat dijelaskan melalui konsekuensi perilaku, interaksi dan harapan-harapan melalui struktur kelompok. Dengan kata lain, perilaku, interaksi dan harapan-harapan (input variables) mengarah pada struktur formal dan struktur peran (mediating variables) sebaliknya variabel ini mengarah pada produktivitas, semangat dan keterpaduan (group achievement).
Teori Pertukaran Sosial (Socual Exchange Theory)
Teori pertukaran sosial ini didasarkan pada pemikiran bahwa seseorang dapat mencapai satu pengertian mengenai sifat kompleks dari kelompok dengan mengkaji hubungan di antara dua orang (dydic relationship). Suatu kelompok dipertimbangkan untuk kumpulan dari hubungan antara dua partisipan tersebut.
diakhiri atau individu-individu yang terlibat akan mengubah perilaku mereka untuk melindungi imbalan apa pun yang mereka cari.
Pendekatan pertukaran sosial ini penting karena berusaha menjelaskan fenomena kelompok dalam lingkup konsep-konsep ekonomi dan perilaku mengenai biaya dan imbalan.
Teori Sosiometrik (Sociometric Theory)
Sosiometrik merupakan sebuah konsepsi psikologis yang mengacu pada suatu pendekatan metodolohis dan teoritis terhadap kelompok. Asumsi yang dimunculkan adalah bahwa individu-individu dalam kelompok yang merasa tertarik satu sama lain akan lebih banyak melakukan tindak komunikasi, sebaliknya individu-individu yang saling menolak, hanya sedikit atau kurang melaksanakan tindak komunikasi.
Tataran atraksi atau ketertarikan dan penolakan (repulsion) dapat diukur melalui alat tes sosiometri, di mana setiap enggota ditanyakan untuk memberi jenjang atau rangking terhadap anggota-anggota lainnya dalam kerangka ketertarikan antarpribadi (interpersonal
attractiveness) dan keefektifan tugas (task effectiveness). Dengan menganalisis struktur kelompok pola melalui sosiometri ini, seseorang dapat menentukan bagaimana kelompok yang padu dan produktif yang mungkin terjadi.
DAFTAR PUSTAKA
https://lutfifauzan.wordpress.com/2009/11/12/komunikasi-kelompok-dan-organisasi/
