KEARSIPAN Page 2 Daftar Isi 2 Kata Pengantar 3 Bab I Pendahuluan a. Rigkasan Materi 4 b. Kompetensi Inti 5 c. Kompetensi Dasar 5
d. Indikator Hasil Belajar 5
Bab II Pembahasan
a. Pengertian Surat Keluar 6
b. Pengertian Surat Keluar Dengan Sistem Buku Agenda 9
c. Pengertian Surat Keluar Dengan Sistem Kartu Kendali 14
Latihan Soal dan Tes Praktik 20
Kunci Jawaban 22 Penilaian Kognitif 24 Penilaian Sikap 25 Penilaian Psikomotorik 27 Penutup 30 Glosarium 31 Daftar Pustaka 33
KEARSIPAN Page 3
Kata pengantar
Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat allah swt yang telah memberi kelancaran kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan modul ini. Modul ini dibuat dengan maksud untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Penulis menulis modul ini dengan fokus membahas mengenai penanganan surat khususnya penanganan surat keluar yang menggunakan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali. Dengan adannya modul ini diharapkan pembaca dapat mengetahui dan memahami pengertian serta penanganan surat keluar menggunakan sistem agenda dan juga sistem kartu kendali. Diharapkan dengan ini pembaca juga dapat menyalurkan pengetahuan yang diperoleh kepada orang lain.
Semoga dengan adannya modul ini dapat memberikan manfaat kepada penulis serta pembaca dan juga penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu menyelesaikan modul ini. Tidak lupa penulis memohon maaf apabila masih terdapat banyak kekurangan dalam membuat bentuk penulisan maupun unsur lainnya.
Malang 09 November 2019
KEARSIPAN Page 4
Secara umum surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan yang biasannya ditulis pada kertas oleh perorangan, organisasi maupun pihak-pihak yang berkepentingan. Sedangkan menurut The Liang Gie:” surat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. ( 2000:115 ).
Dengan adannya surat dapat memberikan banyak manfaat dalam kegiatan perkantoran. Surat adalah salah satu alat komunikasi tidak langsung yang berbentuk tulisan. Surat sering digunakan pada organisasi-organisasi maupun perusahaan-perusahaan yang umumnya untuk saling bertukar pemebritahuan informasi.
Dibandingkan dengan media lisan penyampaian surat tertulis dirasa lebih efektif digunakan karena dengan ditulis terlebih dahulu isi surat dapat diteliti kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum dikirim kepada penerima/alamat yang dituju. Juga dengan surat tertulis dapat membantu sebagai pengingat, bukti fisik, juga bukti historis yang dapat digunakan sebagai bahan arsip dan lainnya. Surat dapat digolongkan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh perusahaan/instansi yang bisa berasal dari perusahaan maupun perorangan. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikelurkan atau dibuat oleh perusahaan /instansi untuk dikirimkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Dalam kegiatan surat menyurat banyak sekali macam sistem yang dapat digunakan diantarannya ada sistem abjad, sistem kronologis, sistem kartu kendali sistem buku agenda, sistem wilayah dan lain-lain. Dalam pembahasan kali ini akan lebih difokuskan mengenai penanganan surat keluar dengan menggunakan sistem kartu kendali dan sistem buku agenda.
BAB I PENDAHULUAN
KEARSIPAN Page 5 KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
KI 2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan, dan menganalisis pengetahuan faktual,
konseptual, prosedural, dan metakognitif berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidangkerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menyaji, dan menalar dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
3.5 Penanganan Surat Keluar ( Sistem Buku Agenda Dan Sistem Kartu Kendali )
1. Pengertian surat 2. Pengertian surat keluar
3. Mengetahui penanganan surat keluar sistem buku agenda 4. Mengetahui penanganan surat sistem kartu kendali
Kompetensi Inti :
Indikator Hasil Belajar Kompetensi Dasar :
KEARSIPAN Page 6
Surat merupakan salah satu media komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan mengenai informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain yang berkepentinga baik berupa kabar, data, maupun undangan dan lain sebagainnya. Pada umumnya setiap perusahaan pastilah memiliki kegiatan rutin mengenai surat-menyurat sebagai media komunikasi. Karena setiap perusahaan kebannyakan menggunakan surat sebagai bukti atas dilakukannya suatu transaksi juga sebagai alat penghubung untuk saling bekerja sama dalam suatu bisnis. Surat tersebut nantinnya dapat digunakan pula sebagai pengingat juga barang bukti fisik yang akan disimpan sebagai surat aktif dan apabila sudah usai masa retensinya maka dapat dikatakan sebagai surat inaktif yang mana surat tersebut dapat dimusnahkan sesuai dengan jenis suratnya. Karena setiap jenis suat memiliki masa retensi yang berbeda-beda. Kegiatan surat-menyurat inilah yang biasa disebut dengan korespondensi.
Surat juga memiliki susunan yang mana didalamnya terdapat ketentuan-ketentun. Surat merupakan suatu karangan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis dimana dapat berupa unsur-unsur yang mengandung informasi baik berupa pemikiran, pernyataan, permintaan dan hal lain seperti pesan yang ingin disampaikan dari
Pengertian Surat
KEARSIPAN Page 7
pihak satu kepada pihak yang berkepentingan. Dalam membuat surat haruslah memenuhi ketentuan-ketentuan yang ada mengenai bagaimana prosedur penyusunannya seperti gaya bahasannya, tema, penggunaan tanda baca, alinea dan lain-lainnya. Oleh sebab itu sebuah karangan surat biasannya disusun menggunakan susunan sebagai berikut :
a. Secara induktif, yang mana penulis terlebih dahulu menuliskan kalimat mengenai alasan-alasannya, kemudian barulah mengemukakan inti atau pokok isi dari surat tersebut.
b. Secara deduktif, yaitu penulis terlebih dahu mengemukakan inti atau pokok dari isi surat tersebut barulah selanjutnya menuliskan penjelasan mengenai alasan-alasannya.
a. Surat resmi b. Surat dinas c. Surat perjanjian d. Surat undangan
e. Surat lamaran pekerjaan f. Surat niaga
Surat keluar merupakan surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu perusahaan atau bisa juga oleh perorangan kepada pihak-pihak lain yang berkepentingan. Dalam hal surat-menyurat seluruh kegiatan yang dilakukan harus tertata dan teratur baik dalam mengurus, mengelola, mengatur sampai menyimpan karena hal tersebut adalah komponen penting dalam administrasi untuk memperlancar hubungan pada suatu perusahaan maupun antar perusahaan. Dan dibawah ini adalah prosedur penanganan surat keluar, berikut adalah langkah-langkahnya :
1. Pembuatan konsep
Pengertian Surat Keluar Macam-Macam Surat
KEARSIPAN Page 8
Tahap ini adalah tahap penyusunan konsep untuk kerangka surat yang akan ditulis. Dalam tahap pembuatan konsep harus sesuai dengan apa yang dikehendaki/di inginkan oleh pimpinan.
Biasannya pembuatan konsep dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah pembuatan konsep surat yang ditujukan pada unit tertentu yang menangani kegitan administrasi persuratan. Sedangkan desentralisasi dibuat oleh masing-masing unit tertentu sesuai dengan kebutahan masing-masing pula.
2. Proses Pengetikan
Apabila konsep surat sudah jadi dan sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan juga sudah memperoleh kode atau nomor surat selanjutnya diserahkan kepada unit pengolah untuk diteliti kembali hingga menjadi bentuk surat jadi yang siap untuk diketik setelah melalui proses lolos koreksi.
3. Mengetik surat
Konsep surat yang telah jadi (telah disetujui pimpinan) dan telah memperoleh kode atau nomor surat selanjutnya diketik sebagai bentuk akhir dalam kertas yang berkepala surat.
4. Penandatanganan surat
Setelah melalui proses pengetikan lalu surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
5. Pencatatan
Dalam proses pencatatan ini, kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Surat yang telah ditandatangani akan diberi cap dan juga disertai lampiran (bila ada) dan amplop surat berlogo identitas perushaan/instansi
KEARSIPAN Page 9
b. Jika surat dinas, harus dicatat terlebih dahulu dalam buku verbal oleh petugas yang berwenang.
c. Setelah selesai dicatat, barulah surat tersebut dapat dikirimkan kepada alamat atau pihak yang dituju.
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk maupun surat keluar dalam kurun waktu satu tahun. Berikut adalah langkah untuk mengetahui penanganan surat keluar menggunakan sistem buku agenda :
1. Penerimaan surat
Kegiatan penerimaan surat biasannya dapat dilakukan oleh seseorang atau pekerja yang berada di bagian depan kantor seperti satpam dan bagian recepsionis. Tugas yang harus dilakukan oleh penerima surat adalah sebagai berikut:
a. Membuat konsep
Pembuatan konsep dilakukan oleh sekretaris lalu diserahkan pada pimpinan untuk dicek apakah sudah sesuai dengan keinginan pimpinan.
KEARSIPAN Page 10
b. Persetujuan konsep
Apabila konsep surat tersebut sudah sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pimpinan langkah selanjutnya adalah penandatanganan atau tanda acc konsep surat oleh pimpinan.
c. Pencatatan surat
Setelah konsep surat disetujui atau ditandatangani oleh pimpinan selanjutnya konsep surat akan dicatat didalam buku agenda untuk mendapatkan nomor surat
d. Pengetikan konsep surat
Proses pengetikan surat diketik sekaligus dengan tembusannya
e. Pemeriksaan pengetikan
Setelah proses pengetikan selesai dilakukan, langakh yang tidak kalah penting adalah pemeriksaan kembali surat yang telah diketik untuk menghindari terjadinnya kesalahan-kesalahan.
f. Penadatanganan surat
Dalam penandatangan, penulisan nama terang dan tanda tangan harus dibubuhkan dalam lembar surat dari pejabat atau pihak-pihak yang bersangkutan.
g. Pemberian cap dinas
Surat yang telah diketik dan telah tercantum nama terang serta pembubuhan tandatangan selanjutnya harus diberi cap dinas yang biasannya berada disebelah kiri yang sedikit mengenai tanda tangan untuk lebih memberikan kesan kebsahan dan keformalan dari lembar surat tersebut.
KEARSIPAN Page 11
h. Melipat surat dan menyampul surat
Setelah surat jadi selanjutnya surat dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul. Lalu sampul diberi nomor dan cap yang biasannya berada di sebelah kiri bawah
i. Pengiriman surat
Pengiriman surat dilakukan atau dikirim langsung kepada alamat kantor atau pihak yang dituju dan dicatat di buku ekspedisi ekstern.
KEARSIPAN Page 12
j. Penyimpanan surat
Lalu selanjutnya tembusan surat disimpan sebagai arsip dengan sistem penyimpanan yang digunakan atau dipilh oleh kantor tersebut contoh sistemnya (sistem abjad, subjek, tanggal, wilayah).
Surat-surat yang sudah diproses diberikan pada orang yang bertugas atau yang telah ditunjuk sehingga yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi. Buku ekspedisi sendiri ada dua macam yaitu sebagai berikut :
a. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman atau penyaluran surat yang telah disampaikan dalam lingkungan perusahaan atau organisasi itu sendiri.
b. Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman atau penyaluran surat kepada pihak lain di luar perusahaan atau organisasi yang berkepentingan.
KEARSIPAN Page 13
Sistem kartu kendali adalah lembaran isian yang diguakan untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali surat dilakukan dengan menggunakan sistem kendali, dengan demikian penanganan surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
KEARSIPAN Page 14
Sistem ini biasannya lebih sering digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan, karena instansi pemerintahan biasannya kegiatan persuratannya lebih sering dan lebih banyak dilakukan. Adapun karakteristik kartu kendali seperti dibawah ini :
1. Biasannya terlebih dahulu surat-surat harus dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu surat biasa, penting, dan rahasia.
2. Setiap surat memperoleh penanganan yang berbeda tergantung dengan sifat suratnya.
3. Pada saat penanganan surat, sistem ini masih menggunakan kartu atau lembaran, nanti di akhir periode barulah kartu atau lembaran tersebut disatukan dan di jilid menjadi satu buku.
1. Unit pengolah
Surat keluar umumnya berasal dari unit pengolah atau unit bagian kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan surat keluar dengan kartu kendali dapat dilakukan pada unit kearsipan atau bisa juga di unit pengolah. Hal tersebut bisa dilakukan hanya ketika kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan sehingga unit kearsipan dapat mengetahui apa saja yang telah diaolah atau diproses oleh unit pengolah. Bagian unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli lengkap dengan tembusannya dari kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Sedangkan kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses pada pencatatan surat selanjutnya akan disimpan di unit pengolah.
2. Pengonsepan surat
Pada tahapan awal ini pertama-tama yang harus dilakukan adalah membuat konsep surat. Konsep surat dibuat di unit pengolah atau sekretaris, lalu di ketik atau ditulis ke dalam bentuk draft di dalam lembar konsep surat. Kemudian setelah draft diperiksa oleh pimpinan dantelah
A. Prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
KEARSIPAN Page 15
mendapatkan persetujuan dengan memerikan tanda atau paraf selanjutnya adalah surat diketik dengan rapi lengakp dengan kop surat beserta tanda tangan pimpinan ataupun pihak yang berkepentingan dan diserahkan kepada pencatat surat. Kemudian pencatatan surat keluar penting sistem kartu kendali dapat dilakukan pada unit kearsipan.
3. Pencatatan surat
Pada tahap ini proses atau kegiatan yang dilakukan adalah menerima surat yang telah ditanda tangani oleh pimpinan, mencatat surat kartu kendali rangka menjadi 3, memberi kode pada surat, memberikan stempel atau cap dinas pada surat, meneruskan kartu kendali 1 surat dan lampirannya pada pengarah surat, memberikan paraf pada kartu kendali 2 lalu diberikan kepada penata arsip dan yang terakhir menyerahkan kartu kendali 3 pada unit pengolah atau sekretaris.
4. Pengarah surat
Pengarah surat memiliki tugas penting dalam kegiatasn penanganan surat keluar sistem kartu kendali yaitu sebagai berikut:
a. Menerima kartu kendali 1 dan surat asli lengkap dengan lampirannya dari pencatat surat
b. Memastikan dengan mengecek ulang surat asli setelah itu melipat dengan rapi surat dan memasukannya ke dalam amplop
c. Mencatata surat dalam buku ekspedisi ekstern
d. Menyerahkan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim e. Menyimpan kartu kendali 1 sebagai bukti
f. Memberikan salinan surat atau tembusan beserta kartu kendali 1 ke penata arsip. Dan jika surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2.
KEARSIPAN Page 16
5. Pengiriman surat
Untuk pengriman surat umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Lalu mereka akan mengirimkan surat sesuai dengan metode yang dipakai oleh perusahaan itu sendiri.
6. Penataan arsip
Untuk penataan arsip, mereka juga memiliki tugas tersendiri yaitu menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengarah surat. Jika surat telah selesai dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan surat atau tembusannya pada unit pengarah.
KEARSIPAN Page 17
1. Unit pengolah
Pada tahap awal ini konsep surat dibuat oleh unit pengolah dengan baik dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan. Pada penanganan surat keluar biasa atau bisa dibilang surat rutin ini unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin ini ke dalam dua lembar pengantar surat biasa lalu kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1 dan 2), tembusan surat diteruskan kepada pencatat surat di unit kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap atau stempel oleh pencatat surat lalu lembar pengantar surat biasa (lembar ke 2) untuk disimpan. Hal tersebut digunakan untuk penanda bahwa surat telah dikirimkan ke alamat yang dituju.
2. Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat dari unit kearsipan beserta dengan lampirannya atau tembusan lembar 1 dan 2. Surat keluar biasa lalu diberi cap atau stempel. Lalu surat asli lengkap dengan lampirannya dilipat dengan rapi dan dimasukkan ke dalam amplop surat. Selanjutnya dicatat dalam lembar pengantar 1 dan 2. Lalu lembar 2 diberikan kepada unit pengolah dan lembar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan kepadapengarah surat.
B. Prosedur Penanganan Surat Keluar Biasa Sistem Kartu Kendali. Berikut adalah langkah-langkahnya :
KEARSIPAN Page 18
3. Pengarah surat
Pengarah surat menerima surat lengkap dengan lampirannya, juga lembar pengantar surat biasa atau lembar 1. Lalu surat beserta dengan tembusannya dicek kembali kelengkapannya. Setelah dicek lengkap lalu di salin atau digandakan untuk diarsipkan. Salinan surat dan lampiran diberi cap atau stempel. Setelah itu surat asli dan lampirannya dilipat dengan rapi dan dimasukkan pada amplop. Selanjutnya dicatat ke dalam buku ekspedisi dan dikirimkan pada alamat tujuan. Kemudian setelah surat terkirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat atau pihak tata usaha.
pada sistem ini, meskipun surat rahasia juga tetap menggunakan lembar pengantar surat. Berikut adalah langkah-langkahnya :
1. Pada surat rahasia biasannya konsep surat beserta proses pengetikan dilakukan langsung atau dilakukan sendiri oleh pimpinan tetapi bisa juga dilakukan oleh seseorang ditunjuk oleh pimpinan seperti sekertaris. Kemudian surat langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dan tembusannya disimpan.
KEARSIPAN Page 19
2. Surat dan lembar pengantar surat rahasia 1 dan 2 diberikan kepada pengarah surat. Selanjutnya surat diserahkan pada ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diberikan pada penata arsip sedangkan lembar pengantar 2 diberikan pada unit pengolah.
KEARSIPAN Page 20
SOAL PILIHAN GANDA
1. Surat yang sudah lengkap dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga disebut... A. warkat
B. incoming mail C. arsip
D. out going mail E. ekspedisi
2. Pengiriman surat keluar dapat dilakukan secara intern dan ekstern. Pengiriman secara intern dilakukan oleh...
A. jasa pos
B. jasa pengiriman negara C. jasa pengiriman swasta D. faksimile
E. ekspedisi
3. Pengurusan surat-menyurat yang sistem pengurusannya dipusatkan pada satu unit tertentu dinamakan asas...
A. terpadu B. sistematis C. terpencar D. sentralisasi E. desentralisasi
4. Dalam pencatatan surat dipergunakan kartu kendali rangkap... A. dua
B. tiga C. empat D. lima
E. tidak rangkap
5. Proses penyampaian suarat keluar dengan sistem sentralisasi, penata arsip menyimpan...
A. Kartu kendali dua warna hijau/kuning sebagai pengganti arsip B. Tembusan surat
KEARSIPAN Page 21
C. Surat dan kartu kendali merah D. Kartu kendali putih
E. Kartu kendali merah
6. Proses pencatatan surat keluar biasannya menggunakan.... A. Kartu kendali
B. Buku agenda C. Lembar pengantar D. Lembar disposisi E. Lembar ekspedisi
7. Posisi stempel tanda tangan surat keluar adalah... A. Sebelah kanan menyinggung tanda tangan B. Sebelah kiri menyinggung tanda tangan C. Persis ditengan tanda tangan
D. Kiri dan kanan sama saja asal tidak menyinggung tanda tangan E. Kiri dan kanan sama saja asal menyinggung tanda tangan
8. Proses penyampaian surat keluar rahasia untuk tembusan beserta lembar pengantar 2 disampaikan oleh...
A. Unit pengolah sebagai arsip aktif B. Unit pencatat sebagai arsip aktif
C. Unit pengarah sebagai pengendali surat D. Ekspedisi sebagai arsip aktif
E. Ekspedisi sebagai pengendali surat
9. Unit-unit yang terlibat dalam proses surat keluar dengan sistem sentralisasi adalah...
A. Unit pengolah dan kearsipan B. Unit pengolah dan penata arsip C. Unit pengolah dan ekspedisi D. Unit kearsipan dan ekspedisi
E. Unit pengolah, ekspedisi dan kearsipan
10. Sistem pola lama pencatatan surat dilakukan dengan.. A. Kartu kendali
KEARSIPAN Page 22
C. Lembar disposisi D. Buku agenda E. Lembar ekspedisi
SOAL ESAY
1. Mengapa perusahaan lebih memilih menggunakan surat sebagai sarana komunikasi untuk memperoleh informasi
2. Tuliskan dan jelaskan perbedaan surat masuk dan surat keluar
3. Sebutkan secara singkat proses pengolahan surat masuk menggunakan sistem agenda
4. Sebutkan secara singkat proses penanganan surat masuk sistem kartu kendali
5. Sebutkan secara singkat proses pengolahan surat keluar menggunakan sistem kartu kendali
SOAL PRAKTIK
Carilah contoh surat dan print kartu kendali serta agenda untuk kemudian olah surat tersebut. 1. E 2. E 3. D 4. B 5. C 6. B 7. B 8. A 9. E 10. D
KEARSIPAN Page 23
Instrumen penilaian pengetahuan
No Contoh Instrumen Kunci jawaban Skor
1 Mengapa perusahaan lebih memilih menggunakan surat sebagai sarana komunikasi untuk memperoleh informasi
Karena surat terlebih dahulu dikenal dilingkup pekerjaan. Untuk itu sampai sekarangpun masih banyak perusahaan yang
menggunakan surat sebagai media menyampaikan informasi dan bekerjasama.
10
2. Tuliskan dan jelaskan perbedaan surat masuk dan surat keluar
Surat Masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari
instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan
mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). Sedangkan surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang
diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau
perorangan.
10
3 Sebutkan secara singkat proses pengolahan surat masuk menggunakan sistem agenda 1. Penerimaan Surat 2. Penyortiran surat 3. Pencatatan surat 4. Pengarahan surat 5. Penyampaian surat 10
KEARSIPAN Page 24
6. Penyimapanan surat 4 Sebutkan secara singkat
proses penanganan surat masuk sistem kartu kendali
1. Penerimaan surat 2. Pencatatan surat 3. Pengarahan surat
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
5. Penyimpanan arsip yang dilakukan oleh arsiparis
10
5 Sebutkan secara singkat proses pengolahan surat keluar menggunakan sistem kartu kendali 1. Pengonsepan surat 2. Pencatatan surat 3. Pengarah surat 4. Pengiriman surat 5. Penataan surat 10 Soal Skor 1-10 5
Jumlah skor maksimal 10 x 5 = 50
Jika benar semua mendapatkan skor 50 Jika salah mendapatkan skor 0
Penentuan Nilai N = Jumlah soal yang benar dikali 5
Soal Skor
1-5 10
Jumlah skor maksimal 10 x 5 = 50
Petunjuk Penilaian Soal Essay Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
KEARSIPAN Page 25
Jika benar semua mendapatkan skor 50 Jika salah mendapatkan skor 0
Penentuan Nilai N = Jumlah soal yang benar dikali 10
Penilaian Sikap Religius
No. Nama
Siswa
Aspek yang dinilai
Jumlah Nilai Memulai Kegiatan dengan Doa Mengakhiri Kegiatan dengan Doa Mengagungkan Nama Tuhan Saat Melihat Obyek yang Beragam
Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak
1. 2. 3. 4. 5. Jumlah Keterangan : Ya = 1 Tidak = 0 Nilai = jumlah ya 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 𝑥 100
KEARSIPAN Page 26
No Aspek yang Diamati 4 3 2 1
1 Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan proses pembelajaran
2 Menunjukkan rasa peduli dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis terhadap masalah-masalah yang
dikemukakan dalam hubungan masyarakat dalam menangani pekerjaan kantor
3 Menggunakan kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang lain 4 Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan
tugas
Nilai = 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ𝑎𝑛
16 𝑥 4
SKOR INDIKATOR
4 Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan 3 Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2 Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1 Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
KEARSIPAN Page 27
Aspek Penilaian: Format Penilaian:
Keterangan:
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria: 𝑁𝑖𝑙𝑎𝑖 = 𝛴 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ𝑎𝑛
𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑎𝑙 × 100
Keterangan:
4 : Sangat Sesuai / Baik Sekali 3 : Sesuai / Baik
2 : Cukup 1 : Kurang
No. Aspek Pengamatan
Diskusi
Nilai
1 2 3 4
1. Kerjasama
2. Keaktifan
3. Hasil Diskusi Kelompok
4. Hasil Praktek Kelompok
KEARSIPAN Page 28
No. Nama Siswa
ASPEK PENILAIAN Jumlah Nilai Merumuskan Pertanyaan Melakukan
Pengalaman Menafsirkan data
Mengkomunikasikan 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4 5
INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN
KEARSIPAN Page 29
Penilaian : Rumus nilai = 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑝𝑒𝑟𝑜𝑙𝑒ℎ
𝑠𝑘𝑜𝑟𝑚𝑎𝑥𝑖𝑚𝑢𝑚 x 100 %
Skor:
0 – 25 nilainya sangat kurang 50 – 75 cukup
25 – 50 kurang > 75 baik
Aspek yang dinilai
Penilaian
1 2 3
Merumuskan pertanyaan Tidak merumuskan pertanyaan Perumusan pertanyaan dengan bantuan guru
Perumusan pertanyaan dilakukan mandiri (indivudual/ kelompok)
Melakukan pengamatan Tidak mengamati Pengamatan teliti tetapi masih
mengandung interpretasi lain
Pengamatan teliti dan tidak mengandung interpretasi
Menafsirkan data Tidak menafsirkan Melakukan analisis tetapi tidak
mengaitkan antar variabel
Melakukan analisis mencoba mengaitkan antar variabel
Mengkomunikasikan Secara lisan Lisan dan tertulis Memadukan secara tertulis dan
KEARSIPAN Page 30
Setelah menyelesaikan modul ini, maka Anda berhak untuk mengikuti uji kompetensi yang telah dipelajari. Dan apabila Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan dari hasil evaluasi dalam modul ini, maka Anda berhak untuk melanjutkan ke modul berikutnya.
Pilihan modul yang dapat Anda ambil untuk dipelajari setelah tuntas modul ini yaitu mempelajari Modul SMK/MAK /X/ C2 / Adminitrasi Perkantoran / KD. 4.5 Melakukan Penanganan Surat Keluar. Akan tetapi apabila Anda belum memenuhi standar minimal, maka Anda diharuskan mempelajari kembali modul ini sebelum melanjutkan ke modul berikutnya.
Mintalah pada pengajar untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaiannya dilakukan langsung dari pihak asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan suatu kompetensi tertentu, atau apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, maka hasil yang berupa nilai dari pengajar atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi bagi asosiasi profesi.
KEARSIPAN Page 31
Buku Agenda : adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat- surat masuk maupun surat keluar dalam kurun waktu satu tahun
Arsip : adalah catatan rekaman suatu kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga bersama atau perseorangan dalam hal pelaksanaan kegiatan. Arsip juga dapat berupa surat, warkat, akta, buku dan lain-lain yang dapat dijadikan sebagai bukti.
Warkat : adalah informasi tertulis, cetak ataupun gambar yang masih memiliki nilai kegunaan sebagai bahan informasi atau bukti atas suatu kegiatan yang telah terjadi.
Arsiparis : adalah seorang profesional dalam menilai,
mengumpulkan, mengorganisasi, memelihara,
mempertahankan kendali dan menyediakan akses ke catatan dan arsip yang ditentukan memiliki nilai jangka panjang. Ekspedisi : adalah pengiriman barang atau perusahaan pengiriman
barang
Disposisi : adalah catatan atau instruksi tindakan lanjut dari pimpinan yang harus dilakukan untuk penyelesaian surat Induktif : adalah penulisan surat yang mana pokok atau inti surat
berada diakhir paragraf dan penjelasannya berada diawal Deduktif : adalah penulisan surat yang mana pokok atau inti surat
berada diawal paragraf baru penjelasan lanjutan
KEARSIPAN Page 32
Sentralisasi : adalah pembuatan konsep surat yang ditujukan pada unit tertentu yang menangani kegitan administrasi persuratan. Desentralisasi : adalah pembuatan konsep surat yang dibuat oleh
masing unit tertentu sesuai dengan kebutahan masing-masing pula.
Kearsipan : adalah aktivitas pengelolaan suatu catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai guna dengan teratur dan terencana baik itu sesuatu yang di terima maupun di buat dengan tujuan agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
KEARSIPAN Page 33
Gie, The Liang. 2003. Kamus Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Nurcahaya Tedjasutisna, Ating. 2000. Administrasi Kantor. Bandung : Armico
Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail
Handling) untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP
file:///C:/Users/WINDOWS%2010/Downloads/MODUL%20PENANGANAN%2 0SURAT.pdf
KEARSIPAN Page 34
Date 2019-11-18
Words 206
Characters 1577
Exculde URL None 100%
PLAGIARISM SCAN REPORT
Content Checked For Plagiarism
Secara umum surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan yang biasannya ditulis pada kertas oleh perorangan, organisasi maupun pihak-pihak yang
berkepentingan. Dengan adannya surat dapat memberikan banyak manfaat dalam kegiatan
perkantoran. Surat adalah salah satu alat komunikasi tidak langsung yang berbentuk tulisan. Surat sering digunakan pada organisasi-organisasi maupun perusahaan-perusahaan yang umumnya untuk saling bertukar pemebritahuan informasi. Dibandingkan dengan media lisan penyampaian surat tertulis dirasa lebih efektif digunakan karena dengan ditulis terlebih dahulu isi surat dapat diteliti kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum dikirim kepada penerima/alamat yang dituju. Juga dengan surat tertulis dapat membantu sebagai pengingat, bukti fisik, juga bukti historis yang dapat digunakan sebagai bahan arsip dan lainnya. Surat dapat digolongkan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh perusahaan/instansi yang bisa berasal dari perusahaan maupun perorangan. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikelurkan atau dibuat oleh perusahaan /instansi untuk dikirimkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat banyak sekali macam sistem yang dapat digunakan diantarannya ada sistem abjad, sistem kronologis, sistem kartu kendali istem buku agenda, sistem wilayah dan lain-lain. Dalam pembahasan kali ini akan lebih difokuskan mengenai penanganan surat keluar dengan menggunakan sistem kartu kendali dan sistem buku agenda.
KEARSIPAN Page 35
Date 2019-11-18
Words 991
Characters 7504
Exculde URL None 100%
PLAGIARISM SCAN REPORT
Content Checked For Plagiarism
Surat merupakan salah satu media komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan mengenai informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain yang berkepentinga baik berupa kabar, data, maupun undangan dan lain sebagainnya. Pada umumnya setiap perusahaan pastilah memiliki kegiatan rutin mengenai surat-menyurat sebagai media komunikasi. Karena setiap perusahaan kebannyakan menggunakan surat sebagai bukti atas dilakukannya suatu transaksi juga sebagai alat penghubung untuk saling bekerja sama dalam suatu bisnis. Surat tersebut nantinnya dapat digunakan pula sebagai pengingat juga barang bukti fisik yang akan disimpan sebagai surat aktif dan apabila sudah usai masa retensinya maka dapat dikatakan sebagai surat inaktif yang mana surat tersebut dapat dimusnahkan sesuai dengan jenis suratnya. Karena setiap jenis suat memiliki masa retensi yang berbeda-beda. Kegiatan surat-menyurat inilah yang biasa disebut dengan korespondensi. Surat juga memiliki susunan yang mana didalamnya terdapat ketentuan-ketentun. Surat merupakan suatu karangan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis dimana dapat berupa unsur-unsur yang mengandung informasi baik berupa pemikiran, pernyataan, permintaan dan hal lain seperti pesan yang ingin disampaikan dari pihak satu kepada pihak yang berkepentingan. Dalam membuat surat haruslah memenuhi ketentuan-ketentuan yang ada mengenai bagaimana prosedur penyusunannya seperti gaya bahasannya, tema, penggunaan tanda baca, alinea dan lain-lainnya. Oleh sebab itu sebuah karangan surat biasannya disusun menggunakan susunan sebagai berikut : a. Secara ind uktif, yang mana penulis terlebih dahulu menuliskan kalimat mengenai alasan-alasannya, kemudian barulah mengemukakan inti atau pokok isi dari surat tersebut. b. Secara deduktif, yaitu penulis terlebih dahu mengemukakan inti atau pokok dari isi surat tersebut barulah selanjutnya menuliskan penjelasan mengenai alasan- alasannya. a. Surat resmi b. Surat dinas c. Surat perjanjian d. Surat undangan e. Surat lamaran pekerjaan f. Surat niaga Surat keluar merupakan surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu perusahaan atau bisa juga oleh perorangan kepada pihak-pihak lain yang berkepentingan. Dalam hal surat-menyurat seluruh kegiatan yang dilakukan harus tertata dan teratur baik dalam mengurus, mengelola, mengatur sampai menyimpan karena hal tersebut adalah komponen penting dalam administrasi untuk memperlancar hubungan pada suatu perusahaan maupun antar perusahaan. Dan dibawah ini adalah prosedur penanganan surat keluar, berikut adalah langkah-langkahnya : 1. Pembuatan konsep Tahap ini adalah tahap penyusunan konsep untuk kerangka surat yang akan ditulis. Dalam tahap pembuatan konsep harus sesuai dengan apa yang dikehendaki/di inginkan oleh pimpinan. Biasannya pembuatan konsep dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah pembuatan konsep surat yang ditujukan pada unit tertentu yang menangani kegitan administrasi persuratan. Sedangkan des entralisasi dibuat oleh
KEARSIPAN Page 36
masing- masing unit tertentu sesuai dengan kebutahan masing-masing pula. 2. Proses Pengetikan Apabila konsep surat sudah jadi dan sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan juga sudah memperoleh kode atau nomor surat selanjutnya diserahkan kepada unit pengolah untuk diteliti kembali hingga menjadi bentuk surat jadi yang siap untuk diketik setelah melalui proses lolos koreksi. 3. Mengetik surat Konsep surat yang telah jadi (telah disetujui pimpinan) dan telah memperoleh kode atau nom or surat selanjutnya diketik sebagai bentuk akhir dalam kertas yang berkepala surat. 4. Penandatanganan surat Setelah melalui proses pengetikan lalu surat diberikan kepada pimpinan untuk ditandatangani. 5. Pencatatan Dalam proses pencatatan ini, kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Surat yang telah ditandatangani akan diberi cap dan juga disertai lampiran (bila ada) dan amplop surat berlogo identitas perushaan/instansi b. Jika surat dinas, harus dicatat terlebih dahulu dalam buku verbal oleh petugas yang berwenang. c. Setelah selesai dicatat, barulah surat tersebut dapat dikirimkan kepada alamat atau pihak yang dituju. Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat -surat masuk maupun surat keluar dalam kurun waktu satu tahun. Berikut adalah langkah untuk mengetahui penanganan surat keluar menggunakan sistem buku agenda : 1. Penerimaan surat Kegiatan penerimaan surat biasannya dapat dilakukan oleh seseorang atau pekerja yang berada di bagian depan kantor seperti satpam dan bagian recepsionis. Tugas yang harus dilakukan oleh penerima surat adalah sebagai berikut: a. Membuat konsep Pembuatan konsep dilakukan oleh sekretaris lalu diserahkan pada pimpinan untuk dicek apakah sudah sesuai dengan keinginan pimpinan b. Persetujuan konsep Apabila konsep surat tersebut sudah sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pimpinan langkah selanjutnya adalah penandatanganan atau tanda acc konsep surat oleh pimpinan. c. Pencatatan surat Setelah konsep surat disetujui atau ditandatangani oleh pimpinan selanjutnya konsep surat akan dicatat didalam buku agenda untuk mendapatkan nomor surat d. Pengetikan konsep surat Proses pengetikan surat diketik sekaligus dengan tembusannya e. Pemeriksaan pengetikan Setelah proses pengetikan selesai dilakukan, langakh yang tidak kalah penting adalah pemeriksaan kembali surat yang telah diketik untuk menghindari terjadinnya kesalahan-kesalahan. f. Penadatanganan surat Dalam penandatangan, penulisan nama terang dan tanda tangan harus dibubuhkan dalam lembar surat dari pejabat atau pihak-pihak yang bersangkutan. g. Pemberian cap dinas Surat yang telah diketik dan telah tercantum nama terang serta pembubuhan tandatangan selanjutnya harus diberi cap dinas yang biasannya berada disebelah kiri yang sedikit mengenai tanda tangan untuk lebih memberikan kesan kebsahan dan keformalan dari lembar surat tersebut. h. Melipat surat dan menyampul surat Setelah surat jadi selanjutnya surat dilipat dan dimasukkan ke dalam sampul. Lalu sampul diberi nomor dan cap yang biasannya berada di sebelah kiri bawah i. Pengiriman surat Pengiriman surat dilakukan atau dikirim langsung kepada alamat kantor atau pihak yang dituju dan dicatat di buku ekspedisi ekstern. j. Penyimpanan surat Lalu selanjutnya tembusan surat disimpan sebagai arsip dengan sistem penyimpanan yang digunakan atau dipilh oleh kantor tersebut contoh sistemnya (sistem abjad, subjek, tanggal, wilayah). Surat-surat yang sudah diproses diberikan pada orang yang bertugas atau yang telah ditunjuk sehingga yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi. Buku ekspedisi sendiri ada dua macam yaitu sebagai berikut : a. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman atau penyaluran surat yang telah disampaikan dalam lingkungan perusahaan atau organisasi itu sendiri. b. Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman atau penyaluran surat kepada pihak lain di luar perusahaan atau organisasi yang berkepentingan. Sistem kartu kendali adalah lembaran isian yang diguakan untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali surat dilakukan dengan menggunakan sistem kendali, dengan demikian penanganan surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Sistem ini biasannya lebih sering digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan, karena instansi pemerintahan biasannya kegiatan persuratannya lebih sering dan lebih banyak dilakukan. Adapun karakteristik kartu kendali seperti dibawah ini
KEARSIPAN Page 37
Date 2019-11-18
Words 809
Characters 5892
Exculde URL None 100%
PLAGIARISM SCAN REPORT
Content Checked For Plagiarism
1. Biasannya terlebih dahulu surat-surat harus dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu surat biasa, penting, dan rahasia. 2. Setiap surat memperoleh penanganan yang berbeda tergantung dengan sifat suratnya. 3. Pada saat penanganan surat, sistem ini masih menggunakan kartu atau lembaran, nanti di akhir periode barulah kartu atau lembaran tersebut disatukan dan di jilid menjadi satu buku. 1. Unit pengolah Surat keluar umumnya berasal dari unit pengolah atau unit bagian kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Pencatatan surat keluar dengan kartu kendali dapat dilakukan pada unit kearsipan atau bisa juga di unit pengolah. Hal tersebut bisa dilakukan hanya ketika kartu kendali 1 dan kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan sehingga unit kearsipan dapat mengetahui apa saja yang telah diaolah atau diproses oleh unit pengolah. Bagian unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli lengkap dengan tembusannya dari kartu kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Sedangkan kartu kendali 3 disimpan di unit pengolah. Tembusan yang telah diproses pada pencatatan surat selanjutnya akan disimpan di unit pengolah. 2. Pengonsepan surat Pada tahapan awal ini pertama-tama yang harus dilakukan adalah membuat konsep surat. Konsep surat dibuat di unit pengolah atau sekretaris, lalu di ketik atau ditulis ke dalam bentuk draft di dalam lembar konsep surat. Kemudian setelah draft diperiksa oleh pimpinan dantelah mendapatkan persetujuan dengan memerikan tanda atau paraf selanjutnya adalah surat diketik dengan rapi lengakp dengan kop surat beserta tanda tangan pimpinan ataupun pihak yang berkepentingan dan diserahkan kepada pencatat surat. Kemudian pencatatan surat keluar penting sistem kartu kendali dapat dilakukan pada unit kearsipan. 3. Pencatatan surat Pada tahap ini proses atau kegiatan yang dilakukan adalah menerima surat yang telah ditanda tangani oleh pimpinan, mencatat surat kartu kendali rangka menjadi 3, memberi kode pada surat, memberikan stempel atau cap dinas pada surat, meneruskan kartu kendali 1 surat dan lampirannya pada pengarah surat, memberikan paraf pada kartu kendali 2 lalu diberikan kepada penata arsip dan yang terakhir menyerahkan kartu kendali 3 pada unit pengolah atau sekretaris.
4. Pengarah surat Pengarah surat memiliki tugas penting dalam kegiatasn penanganan surat keluar sistem kartu kendali yaitu sebagai berikut: a. Menerima kartu kendali 1 dan surat asli lengkap dengan lampirannya dari pencatat surat b. Memastikan dengan mengecek ulang surat asli setelah itu melipat dengan rapi surat dan memasukannya ke dalam amplop c. Mencatata surat dalam buku ekspedisi ekstern d. Menyerahkan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim e. Menyimpan kartu kendali 1 sebagai bukti f. Memberikan salinan surat atau tembusan beserta kartu kendali 1 ke penata arsip. Dan
KEARSIPAN Page 38
jika surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2. 5. Pengiriman surat Untuk pengriman surat umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Lalu mereka akan mengirimkan surat sesuai dengan metode yang dipakai oleh perusahaan itu sendiri. 6. Penataan arsip Untuk penataan arsip, mereka juga memiliki tugas tersendiri yaitu menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengarah surat. Jika surat telah selesai dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan surat atau tembusannya pada unit pengarah. 1. Unit pengolah Pada tahap awal ini konsep surat dibuat oleh unit pengolah dengan baik dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan. Pada penanganan surat keluar biasa atau bisa dibilang surat rutin ini unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin ini ke dalam dua lembar pengantar surat biasa lalu kemudian surat asli, lembar pengantar (lembar 1 dan 2), tembusan surat diteruskan kepada pencatat surat di unit kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap atau stempel oleh pencatat surat lalu lembar pengantar surat biasa (lembar ke 2) untuk disimpan. Hal tersebut digunakan untuk penanda bahwa surat telah dikirimkan ke alamat yang dituju. 2. Pencatatan surat Pencatat surat menerima surat dari unit kearsipan beserta dengan lampirannya atau tembusan lembar 1 dan 2. Surat keluar biasa lalu diberi cap atau stempel. Lalu surat asli lengkap dengan lampirannya dilipat dengan rapi dan dimasukkan ke dalam amplop surat. Selanjutnya dicatat dalam lembar pengantar 1 dan 2. Lalu lembar 2 diberikan kepada unit pengolah dan lembar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan kepadapengarah surat. 3. Pengarah surat Pengarah surat menerima surat lengkap dengan lampirannya, juga lembar pengantar surat biasa atau lembar 1. Lalu surat beserta dengan tembusannya dicek kembali kelengkapannya. Setelah dicek lengkap lalu di salin atau digandakan untuk diarsipkan. Salinan surat dan lampiran diberi cap atau stempel. Setelah itu surat asli dan lampirannya dilipat dengan rapi dan dimasukkan pada amplop. Selanjutnya dicatat ke dalam buku ekspedisi dan dikirimkan pada alamat tujuan. Kemudian setelah surat terkirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat atau pihak tata usaha. pada sistem ini, meskipun surat rahasia juga tetap menggunakan lembar pengantar surat. Berikut adalah langkah- langkahnya : 1. Pada surat rahasia biasannya konsep surat beserta proses pengetikan dilakukan langsung atau dilakukan sendiri oleh pimpinan tetapi bisa juga dilakukan oleh seseorang ditunjuk oleh pimpinan seperti sekertaris. Kemudian surat langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dan tembusannya disimpan. 2. Surat dan lembar pengantar surat rahasia 1 dan 2 diberikan kepada pengarah surat. Selanjutnya surat diserahkan pada ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diberikan pada penata arsip sedangkan lembar pengantar 2 diberikan pada unit pengolah.
