TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR
WILAYAH SUMATERA UTARA
Oleh :
SRI NAJIRAH 132102122
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : SRI NAJIRAH
NIM : 132102122
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DIREKTORAT
JENDERAL BEA DAN CUKAI KANWIL SUMUT
Tanggal………2016 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Dra. Hj. Nurzaimah, MM, AK ) NIP. 19581114 198703 2 001
Tanggal………2016 Ketua Program Studi D-III Akuntansi
( Drs. Rustam, M. Si, Ak, CA ) NIP. 19511114 198203 1 002
Tanggal………2016 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
( Prof. Dr. Ramli, SE, MS ) NIP. 19580602 198803 1 001
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SRI NAJIRAH
NIM : 132102122
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANWIL SUMUT
Medan, Agustus 2016
( SRI NAJIRAH ) NIM. 132102122
i
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmaanirraahim.
Assalamualaikum wr. wb.
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat , taufiq serta hidayahnya pada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini dengan tepat waktu.
Tugas Akhir ini merupakan realisasi Pertanggung-jawaban Penulis setelah melaksanakan Penelitian di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan program DIII Akuntansi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Adapun Tugas Akhir ini berjudul “Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara”.
Keberhasilan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini tidak terlepas dari bantuan, dukungan dan bimbingan berbagai pihak baik moril maupun materil.
Untuk itu dalam kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih banyak kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, S.E., M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Rustam, M.Si., Ak., CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak. selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Hj. Nurzaimah, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir sehingga dapat diselesaikan dengan baik.
6. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara beserta staf pegawai.
7. Bapak Adji Kundoyo, selaku Kepala Subbagian Kepegawaian Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara beserta seluruh staf pegawai.
8. Teristimewa untuk Ayahanda Andy Syahputra dan Ibunda Hj. Surya Dewi, serta ketiga adik-adik saya Indra Agung, Nurul Khodizah, Buchory Muslim yang senantiasa memberikan penulis semangat, kasih sayang, dan doa yang tiada henti sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan penulis di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
9. Nenek, Uci, Saudara-saudara serta seluruh keluarga besar yang selalu mendukung dan memberikan motivasi.
10. Semua teman-teman seperjuangan DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Teristimewa untuk Andy, Sarita, Utari, Ayu, Ria, Serena, Fadlan, Jenry kalian luar biasaaaaa.
iii
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini jauh dari sempurna serta masih banyak kekurangan. Dengan segala kerendahan hati penulis menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan dimasa mendatang. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua amiinn.
Wassalamu’alaikum wr.wb
Medan, Agustus 2016 Penulis
SRI NAJIRAH NIM. 132102122
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
iv DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survey/Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Ringkas ... 7
v
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA ... 23
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 23
B. Pengertian Kas ... 26
C. Karakteristik dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 28
D. Sistem Pengendalian Intern Kas Pada Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 34
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 37
F. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 41
G. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 45
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
vi
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN` ... 52
A. Kesimpulan ... 52
B. Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 54
LAMPIRAN ... 55
vii Halaman
1.1 Jadwal Survey/Observasi dan Penulisan Laporan Tugas Akhir ... 4 3.1 Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas ... 47
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
viii
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman Gambar 2.1 Logo Direktorat Jenderal Bea dan Cukai ... 10 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 13 Gambar 3.1 Bagan Prosedur Penerimaan Kas Direkotara Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 49 Gambar 3.2 Bagan Prosedur Pengeluaran Kas Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara ... 50
ix
Lampiran 1 Surat Permohonan Research ... 55 Lampiran 2 Surat Izin Research ... 56
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Berdasarkan kemajuan teknologi dan meluasnya arus informasi yang berkembang saat ini, perusahaan-perusahaan milik swasta maupun milik negara semakin banyak bermunculan. Perusahaan-perusahaan tersebut terus tumbuh dan berkembang dengan tujuan utamanya dengan memperoleh keuntungan agar mampu mempertahankan eksistensi dan efektivitas perusahaan. Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu alat bantu manajemen dalam rangka pengendalian aktivitas perusahaan untuk menghasilkan informasi yang baik bagi perusahaan.
Sistem informasi akuntansi yang memadai juga dapat digunakan sebagai sarana manajemen untuk aktivitas-aktivitas perusahaan, sehingga rencana yang ditetapkan oleh perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Dengan adanya peninjauan terhadap perusahaan, maka akan terlihat apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam sistem yang telah diterapkan oleh perusahaan yang mungkin dapat menjadi penyebab rencana perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik.
Kas adalah aktiva yang paling lancar digunakan dalam operasi perusahaan. Kas merupakan alat pembayaran yang lancar, yang dapat digunakan sewaktu - waktu apabila diperlukan. Kas adalah aktiva yang sangat mudah diselewengkan, ditipu, dan digelapkan. Oleh karena itu, kas
perlu diawasi sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian yang cukup besar dimasa yang akan datang.
Guna pencapaian tujuan perusahaan ke arah yang lebih baik, maka penerimaan dan pengeluaran kas harus direncanakan sebaik-baiknya.
Dengan menyusun anggaran kas terlebih dahulu pada awal periode akuntansi, maka perusahaan akan mempunyai pedoman untuk menentukan jumlah kas yang diterima dan jumlah kas yang dikeluarkan selama periode tersebut.
Penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas akan sangat membantu perusahaan memberi informasi penting dalam pengambilan keputusan dan mengadakan ramalan tentang masa depan perusahaan serta kebijaksanaan perusahaan agar tidak terjadi penyalahgunaan kas. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang baik, dapat menunjang keberhasilan kegiatan operasi suatu perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memilih Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara sebagai objek penelitian dan mewakili langsung untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan perusahaan untuk mengorganisir kegiatan usahanya, maka penulis merasa tertarik untuk menulis sebuah tugas akhir dengan judul :
“Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara “.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka yang menjadi perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah “ Apakah Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik ?”.
C. Tujuan Penelitian
Bagi peneliti, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III FEB USU. Tujuan penelitian merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Apakah Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara Dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk lebih meningkatkan pelaksanaan pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang dilakukan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara sebagai bahan pendukung keputusan bahwa penilaian usaha sangat
penting untuk mengetahui tingkat keberhasilan di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara.
2. Bagi penulis
Dapat menambah wawasan dan memperdalam pengetahuan secara teoritis maupun praktikmengenai Sistem Informasi Penerimaan Kas, serta dapat digunakan sebagai pembanding untuk penelitian pada waktu mendatang.
3. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai referensi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebagai informasi tambahan bagi mahasiswa khususnya yang berkaitan dengan penelitian ini.
E. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survey/Observasi
Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir.
Tabel 1.1
Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir.
No Kegiatan
Mei 2016
Juni 2016
Juli 2016
Agustus 2016
III IV II III I II I II
1 Pengajuan judul 2 Pengajuan Dosen
Pembimbing 3 Penunjukan Dosen
Pembimbing
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
5
4 Penyusunan Tugas Akhir
5 Bimbingan Tugas Akhir
6 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Rencana tugas akhir ini terdiri dari 4 bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, tujuan dan manfaat serta sistematika penelitian, dimana dalam sistematika penelitian akan dijelaskan mengenai jadwal penelitian dan laporan penelitian.
BAB II : DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
Bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, serta rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian penulis mengenai Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas, dalam bab ini penulis akan menjelaskan pengertian sistem dan sistem akuntansi, sumber-sumber penerimaan dan pengeluaran kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai KANWIL SUMUT.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya, dan juga beberapa saran sebagai bahan masukan dalam mengelola penerimaan dan pengeluaran kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dimasa yang akan datang.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB II
DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Bea dan Cukai sesungguhnya merupakan suatu lembaga dan aktifitas yang telah lama ada di Indonesia. Bahkan jika dilihat sejarahnya kebelakang ia telah ada semenjak jaman kerajaan-kerajaan maritim tempo dulu. Hanya saja jika dalam bentuknya yang bisa disebut baru muncul semenjak Belanda masuk dan kemudian menjajah Indonesia.
Pada jaman Belanda petugas Bea dan Cukai dikenal dengan nama
“Tollenaar” yang secara harafiah kira-kira bisa diterjemahkan sebagai penjaga tapal batas negara atau pantai yang bertugas memungut “Tol” atau sejenis upeti terhadap barang-barang tertentu yang dibawa masuk atau keluar lewat suatu tapal batas.
Selain istilah tersebut juga dikenal adanya istilah seperti
“Mantriboom” dan “Opasboom” yang dikaitkan pengertiannya dengan tanda tapal batas untuk pemeriksaan barang yang masuk dan keluar di pelabuhan. Boom bisa berarti pohon, blok, tiang danatau sebagainya yang pada jaman VOC dulu dipergunakan untuk menutup jalur pelayaran dengan sebatang pohon atau boom. Atau dalam istilah lain juga dikenal dengan “Douane-Linie” atau dalam bahasa inggris disebut “Customs Area”.
Selanjutnya baru dikenal istilah Bea dan Cukai dmana Bea berasal dari bahasa sangsekerta dan Cukai berasal dari bahasa India. Sedang untuk Bea termasuk didalamnya bea masuk dan bea keluar yang dalam bahasa Belanda disebut sebagai invoerrechten dan uitvoerrechten sedangkan untuk cukai berasal dari kata accijnzen.
Pada zaman sebelum penyerahan kedaulatan oleh Belanda kepada Indonesia, sebagaimana yang terjadi pada jaman kedudukan Jepang tidak terlalu banyak diketahui tentang perkembangan lembaga Bea dan Cukai.
Catatan sejarah sangat kurang dan yang lebih penting lagi adalah bahwa pada saat itu merupakan masa-masa transisi sehingga segala sesuatu dilakukan secara darurat.
Kemudian atas mandat Presiden RI tanggal 19 Desember 1948 disusunlah Organisasi Kementrian Keuangan. Strukur organisasinya terlihat sekali mengambil alih bentuk “Zaimubu” (zaman Jepang) dengan berbagai modifikasi sesuai dengan kebutuhan saat itu.
Pada tanggal 5 Juli 1959 pemerintah RIS memutuskan untuk memberlakukan kembali UUD 1945. Struktur organisasi gaya lama dengan sedikit modifikasi masih tetap berlaku hingga tahun 1960. hal ini antara lain dengan dibentuknya unit-unit kerja seperti Biro, Bagian /Seksi /Umum dengan memperluas tugas dan fungsi serta wewenang pejabat.
Kemudian pada tahun 1962-1963 akibat adanya beban tugas yang semakin besar maka terjadi lagi perbaikan-perbaikan terhadap struktur organisasi dan tata kerja Bea dan Cukai.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
9
Namun disini ada suatu catatan bahwa karena alasan yang kurang jelas pada tahun 1966 status Direktorat Jenderal Bea dan Cukai turun menjadi Direktorat dan berada langsung dibawah Direktorat Jenderal Pajak. Namun setelah timbul reaksi pimpinan Bea dan Cukai beserta staf yang langsung menghadap menteri keuangan, maka statusnya segera ditetapkan kembali menjadi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC).
Setelah perubahan-perubahan tetap saja berlangsung sesuai dengan perjalanan waktu, misalnya pada tahun 1967 dengan Keputusan Presidium Kabinet Ampera No. 75/U/KEP/II/1966 jo Keputusan Mentri Keuangan No. 57/MEN.KEU/1967 tanggal 25 Mei 1967, dipandang perlu untuk segera menyesuaikan kemampuan dan daya gerak aparatur Departemen Keuangan dengan hasil-hasil yang telah dicapainya dengan kebijaksanaan pokok dibidang keuangan moneter. Atas dasar hal tersebut maka terjadi lagi perbaikan-perbaikan terhadap struktur organisasi Bea dan Cukai.
1. Visi, Misi, Strategi dan Lima Komitmen DJBC a. Visi
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sejajar dengan institusi kepabeanan dan cukai dunia dibidang kinerja dan citra.
b. Misi
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada industri, perdagangan, dan masyarakat.
c. Strategi
Profesionalisme sumber daya manusia, efisiensi dalam organisasi dan pelayanan.
Lima Komitmen Harian 1. Tingkatkan Pelayanan.
2. Tingkatkan transparansi keadilan dan konsistensi.
3. Pastikan pengguna jasa bekerja sesuai ketentuan.
4. Hentikan perdagangan ilegal.
5. Tingkatkan Integritas.
MOTTO : (S I A P)
SIAP MELAKSANAKAN PENGENDALIAN DAN PELAYANAN DENGAN: Smart, Innovative, Accountable dan Professional.
Gambar 2.1
Logo Direktorat Jenderal Bea dan Cukai
Sumber: Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Sumatera Utara
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
11
B. Struktur Organisasi
Struktur yang terdapat pada setiap organisasi pada dasarnya merupakan kerangka pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pegawai yang melaksanakan pekerjaan. Setiap unsur harus dirancang dan ditata sebaik mungkin dengan mempertimbangkan tujuan yang akan dicapai, kejelasan struktur yang terdapat dalam suatu organisasi akan segera dapat diketahui hubungan kerjanya secara fungsional antara satu bagian dengan bagian yang lain.
Organisasi dan tata kerja Kantor Wilayah Bea dan Cukai ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri Keuangan No.1 /PMK.1/2008 tentang uraian jabatan instansi vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Selain itu berdasarkan keputusan Menteri Keuangan No.
2/KMK.01/2001 tentang organisasi dan tata kerja departemen keuangan.
Struktur organisasi Kantor Wilayah DJBC dibuat menggunakan pendekatan fungsional, adapun strukturnya adalah sebagai berikut :
1. Kepala Kantor Wilayah DJBC
2. Kepala Bagian Umum dan Kepatuhan Internal
a. Kepala Subbagian Kepegawaian dan Kepatuhan Internal b. Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat dan Rumah Tangga c. Kepala Subbagian Tata Usaha dan Keuangan
3. Kepala Bidang Kepabeanan dan Cukai a. Kepala Seksi Pabean dan Cukai b. Kepala Seksi Keberatan dan Banding
c. Kepala Seksi Informasi Kepabeanan dan Cukai 4. Kepala Bidang Fasilitas Kepabeanan
a. Kepala Seksi Fasilitas Pabean
b. Kepala Seksi Kemudahan Impor Tujuan Ekspor 5. Kepala Bidang Penindakan dan Penyidikan
a. Kepala Seksi Intelijen b. Kepala Seksi Penindakan
c. Kepala Seksi Penyidikan dan Barang Hasil Penindakan 6. Kepala Bidang Audit
a. Kepala Seksi Perencanaan Audit b. Kepala Seksi Pelaksanaan Audit c. Kepala Seksi Evaluasi Audit d. Kelompok Jabatan Fungsional
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
13
C. Job Description
Suatu Organisasi dalammencapai tujuan yang ingin dicapainya, memerlukan uraian tugas yang jelas dan teratur. Dengan adanya uraian tugas yang teratur dan jelas, maka para karyawan akan bekerja dengan baik sesuai dengan pekerjaannya sehingga aktivitas perusahaan akan berjalan dengan baik.
Uraian tugas pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Kepala Kantor Wilayah DJBC
Melaksanakan koordinasi, bimbingan teknis, pengendalian, evaluasi dan pelaksanaan tugas di bidang kepabeanan dan cukai dalam wilayah kerjanya berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
2. Kepala Bagian Umum dan Kepatuhan Internal
Melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, ketatausahaan dan rumah tangga, penyiapan koordinasi dan pelaksanaan pengendalian pelaksanaan tugas, dan evaluasi kinerja serta penyuluhan dan publikasi peraturan perundang-undangan kepabeanan dan cukai.
a. Kepala Subbagian Kepegawaian dan Kepatuhan Internal
Melakukan urusan kepegawaian, penyiapan bahan koordinasi dan pelaksanaan pengendalian pelaksanaan tugas dan evaluasi kinerja, pemantauan dan pelaporan tindak lanjut hasil
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
15
pemeriksaan aparat pengendalian fungsional dan pengendalian masyarakat.
b. Kepala Subbagian Hubungan Masyarakat dan Rumah Tangga Melakukan penyiapan bahan penyuluhan dan publikasi peraturan perundang-undangan kepabeanan dan cukai, hubungan masyarakat, urusan rumah tangga, dan perlengkapan.
c. Kepala Subbagian Tata Usaha dan Keuangan
Melakukan urusan tata persuratan, kearsipan, penyusunan rencana kerja dan laporan akuntabilitas, serta urusan keuangan, anggaran, dan kesejahteraan pegawai.
3. Kepala Bidang Kepabeanan dan Cukai
Melaksanakan bimbingan teknis,pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan peraturanperundang-undangan, pemberian perijinan, pelaksanaan penelitian atas keberatan terhadap penetapan di bidang kepabeanan dan cukai, serta pelaksanaan pengolahan data, penyajian informasi, dan laporan di bidang kepabeanan dan cukai.
a. Kepala Seksi Pabean dan Cukai
Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana, pemantauan dan evaluasi realisasi, dan penyusunan laporan penerimaan di bidang kepabeanan dan cukai, bimbingan teknis, penyiapan bahan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan tatalaksana impor dan ekspor, klasifikasi barang, nilai pabean, penyiapan bahan rekomendasi dan perijinan di bidang impor dan ekspor, serta
evaluasi pelaksanaan tata laksana dan fasilitas di bidang cukai, penyiapan bahan rekomendasi dan perijinan, dan fasilitas di bidang cukai.
b. Kepala Seksi Keberatan dan Banding
Melakukan penelitian atas keberatan terhadap penetapan di bidang kepabeanan dan cukai dan penyiapan administrasi urusan banding.
c. Kepala Seksi Informasi Kepabeanan dan Cukai
Melakukan penyiapan bahan koordinasi dan pelaksanaan pengolahan data, penyajian informasi dan pelaporan kepabeanan dan cukai.
4. Kepala Bidang Fasilitas Kepabeanan
Melaksanakan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan perundang- undangan kepabeanan di bidang tempat penimbunan, melaksanakan pengendalian pelaksanaan peraturan perundang- undangan kepabeanan dan evaluasi pelaksanaan serta fasilitasi di bidang kepabeanan.
a. Kepala Seksi Fasilitas Pabean
Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan peraturan perundang-undangan kepabeanan di bidang tempat penimbunan, pelaksanaan pemberian perijinan di bidang tempat penimbunan serta pemberian fasilitas di bidang kepabeanan lainnya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
17
b. Kepala Seksi Kemudahan Impor Tujuan Ekspor
Melakukan pemberian fasilitas kemudahan impor tujuan ekspor.
5. Kepala Bidang Penindakan dan Penyidikan
Melaksanakan bimbingan teknis, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan peraturan perundang-undangan, pemberian perijinan, pelaksanaan penelitian atas keberatan terhadap penetapan di bidang kepabeanan dan cukai.
a. Kepala Seksi Intelijen
Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, pengendalian, evaluasi dan koordinasi pelaksanaan intelijen di bidang kepabeanan dan cukai, pengumpulan, analisis, penyajian, dan penyebaran informasi intelijen dan hasil intelijen, serta pengelolaan pangkalan data intelijen.
b. Kepala Seksi Penindakan
Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis,pengendalian, evaluasi dan koordinasi pelaksanaan patroli dan operasi pencegahan pelanggaran peraturan perundang-undangan, penindakan di bidang kepabeanan dan cukai, pengendalian tindak lanjut hasil penindakan, serta pengelolaan dan pemeliharaan sarana operasi, sarana komunikasi dan senjata api Kantor Wilayah.
c. Kepala Seksi Penyidikan dan Barang Hasil Penindakan
Melakukan penyiapan bahan bimbingan teknis, pengendalian, evaluasi dan koordinasi pelaksanaan penyidikan tindak pidana kepabeanan dan cukai, pemantauan tindak lanjut hasil penyidikan, pengumpulan data pelanggaran dan data penyelesaian pelanggaran peraturan perundang-undangan kepabeanan dan cukai, penatausahaan dan pengurusan barang hasil penindakan, barang bukti, pelelangan dan premi.
6. Kepala Bidang Audit
Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan audit serta evaluasi hasil audit di bidang kepabeanan dan cukai.
a. Kepala Seksi Perencanaan Audit
Melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana pelaksanaan audit di bidang Kepabeanan dan cukai.
b. Kepala Seksi Pelaksanaan Audit
Melakukanpenatausahaan pelaksanaan audit, pemantauan pelaksanaan audit, pelaporan pelaksanaan audit di bidang kepabeanan dan cukai.
c. Kepala Seksi Evaluasi Audit
Melakukan evaluasi hasil audit di bidang kepabeanan dan cukai.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
19
D. Jaringan Kegiatan
Organisasi dan tata kerja Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri Keuangan No. 87 /KMK.1/2008 tentang Uraian Jabatan Instansi Vertikal di lingkungan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Selain itu berdasarkan keputusan Menteri Keuangan No. 2/KMK.01/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan.
Kegiatan yang dilakukan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, adalah sebagai berikut:
1. Perumusan kebijaksanaan teknis di bidang kepabeanan dan cukai, sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
2. Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pengamanan teknis operasional kebijaksanaan pemerintah yang berkaitan dengan pengendalian atas lalu lintas barang yang masuk atau keluar daerah pabean, sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri dan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
3. Perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, evaluasi dan pengamanan teknis operasional di bidang pemungutan bea masuk dan cukai serta pungutan lainnya yang pemungutannya dibebankan kepada DJBC berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4. Perencanaan, pembinaan dan bimbingan di bidang pemberian pelayanan, perijinan, kemudahan, ketatalaksanaan dan pengendalian
di bidang kepabeanan dan cukai berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku;
5. Pencegahan pelanggaran peraturan perundang-undangan kepabeanan dan cukai dan penindakan di bidang kepabeanan dan cukai serta penyidikan tindak pidana kepabeanan dan cukai sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap Instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi tersebut, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Sumatera Utara, instansi ini terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh instansi dapat terwujud.Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi adalah menyelenggarakan beberapa program prioritas, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat.
Kinerja Pelayanan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Sumatera Utara, yakni :
1. Koordinasi, bimbingan, pemberi petunjuk teknis dan pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
21
2. Penyelenggaraan dan pemeliharaan jaringan informasi data di instansi.
3. Pembinaan, fasilitasi dan evaluasi penilaian kinerja dan penyusunan standar kompetensi pegawai Direktorat Jenderal Bea dan Cukai di wilayah Kerjanya
4. Pengolahan Teknologi Informasi
5. Pelaksanaan Tugas lainya yang lebih baik.
6. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan,seperti Perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah dan lain lain) sehingga para pegawai selalu memiliki nilai nilai dan norma norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu berfirman kepada Tuhan Yang Maha Esa
F. Rencana Kegiatan
1. Meningkatkan pertumbuhan industri dalam negeri melalui pemberian fasilitas di bidang kepabeanan dan cukai yang tepat sasaran.
2. Mewujudkan iklim usaha dan investasi yang kondusif dengan memperlancar logistik impor dan ekspor melalui penyederhanaan prosedurkepabeanan dan cukai serta penerapan sistem manajemen risiko yang handal.
3. Melindungi masyarakat, industri dalam negeri, dan kepentingan nasional melalui pengendalian dan/atau pencegahan masuknya barang impor dan keluarnya barang ekspor yang berdampak negatif dan
4. Melakukan pengendalian kegiatan impor, ekspor dan kegiatan di bidang kepabeanan dan cukai lainnya secara efektif dan efisien melalui penerapan sistem manajemen risiko yang handal, intelijen, dan penyidikan yang kuat, serta penindakan yang tegas dan audit kepabeanan dan cukai yang tepat.
5. Membatasi, mengawasi, dan/atau mengendalikan produksi, peredaran dan konsumsi barang tertentu yang mempunyai sifat dan karakteristik dapat membahayakan kesehatan, lingkungan, ketertiban, dan keamanan masyarakat melalui instrumen cukai yang memperhatikan aspek keadilan dan keseimbangan.
6. Mengoptimalkan penerimaan negara dalam bentuk bea masuk, bea keluar, dan cukai guna menunjang pembangunan nasional.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB III
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI KANTOR
WILAYAH SUMATERA UTARA
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang saling terkait satu dengan yang lainnya sehingga dapat memproses data transaksi yang dibutuhkan yang berfungsi bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Demikian pula dengan sistem informasi akuntansi yang merupakan gabungan dari tiga unsur kata yaitu sistem, informasi, dan akuntansi, yang masing-masing kata tergabung dalam pengertian sistem informasi akuntansi tersebut dan memiliki maknanya sendiri. Berikut ini pengertian dari masing-masing unsur kata dan gabungan dari ketiga unsur kata sistem informasi akuntansi.
1. Pengertian Sistem
Sistem dibutuhkan dalam suatu perusahaan untuk menunjang kinerja perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2006:2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Mulyadi (2008:5) mendefinisikan sistem merupakan suatu organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikianrupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Jadi, dapat disimpulkan sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau elemen-elemen yang saling terintegrasi satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
2. Pengertian Informasi
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu perusahaan. Dengan adanya suatu informasi dalam suatu perusahaan, para manajer dapat bekerja dalam mengambil keputusan dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:1) “informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”. Oleh karena itu, dapat dikatakan informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
3. Pengertian Akuntansi
Akuntansi memegang peranan penting dalam entitas karena akuntansi adalah bahasa bisnis (business language). Akuntansi menghasilkan informasi yang menjelaskan kinerja keuangan entitas dalam suatu periode tertentu dan kondisi keuangan entitas pada tanggal tertentu. Akuntansi merangkum transaksi yang terjadi dalam sebuah entitas kemudian memproses dan menyajikannya dalam bentuk laporan yang diberikan kepada pengguna. Setiap perusahaan akan menggunakan akuntansi sebagai alat komunikasi dan pengguna
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
25
informasi memandangnya sebagai suatu aturan bisnis yang dilakukan untuk bahan pertanggungjawaban.
Menurut Warren, et al (2005:10)“akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan”.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan akuntansi merupakan suatu proses, artinya dari data mentah menjadi informasi yang siap dipakai yang didalamnya terdapat berbagai kegiatan yaitu pengumpulan, pengidentifikasian, pencatatan, serta pengikhtisaran dari data keuangan sehingga data keuangan yang telah diikhtisarkan merupakan informasi keuangan yang disampaikan kepada para pemakai yang kemudian akan ditafsirkan untuk kepentingan pengambilan keputusan ekonomi.
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi(SIA) merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih
dahulu karena sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:1)“sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.
Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan. Oleh karena itu, dapat disimpulkan sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentranformasikan data menjadi informasi.
B. Pengertian Kas
Hampir setiap transaksi dalam perusahaan melibatkan perkiraan kas.
Bagi perusahaan, kas menjadi alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan sehari – hari serta untuk investasi aktiva tetap. Kas merupakan alat pertukaran yang baku serta menjadi dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua perkiraan.
Menurut Warren, Reeve, dan Fees, dalam buku Pengantar Akuntansi, (2008:320) pengertian kas adalah: “Kas (cash) meliputi uang receh, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan”.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
27
Sedangkan menurut Kieso dan Weygandt dalam buku Akuntansi Intermediate, (2008:342) yang menyebutkan bahwa kas adalah sebagai berikut: “Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standard dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos – pos lainnya”. Pada umumnya kas diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada deposito bank. Instrument yang dapat dinegosiasikan seperti pos wesel (money order), cek yang disahkan (certified check), cek kasir (chasier check), cek
pribadi dan sesel bank (bank draft) juga dipandang sebagai kas.
Menurut Soemarso dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar, (2002:296) kas didefinisikan sebagai berikut : “Kas adalah segala sesuatu (baik berbentuk uang atau logam) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.
Dari definisi – definisi kas diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah segala sesuatu yang dapat segera dikeluarkan untuk membiayai kegiatan sehari – hari perusahaan. Yang termasuk sebagai kas adalah uang logam dan uang logam yang ada di perusahaan dan rekening giro yang ada di bank.
Kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid dibandingkan aktiva lancar lainnya. Likuiditas merupakan salah satu indikasi kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban pada saat jatuh tempo. Penting bagi perusahaan untuk mempertahankan posisi likuiditas yang memadai, perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas yang tidak
memadai cenderung memiliki resiko kegagalan, sedangkan perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas yang memadai umumnya memiliki fleksibilitas keuangan yang lebih besar untuk menerima peluang investasi baru yang tidak terduga. Selain itu, kas merupakan aktiva yang tidak produktif, karena kas tidak dapat dikembangkan atau ditambah kecuali diubah menjadi aktiva lainnya.
Banyaknya transaksi secara langsung atau tidak mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Kas juga mudah untuk diselewengkan oleh siapa saja.Oleh karena itu, perusahaan harus merancang sistem akuntansi kas yang didalamnya terdapat prosedur – prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dapat digunakan sebagai sarana untuk pengendalian terhadap kas.
C. Karakteristik dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 1. Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansiadalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem informasiyang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Fungsi penting yang dibentuk sistem informasi akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
29
b. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
c. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Di dalam sistem informasi akuntansi terdapat subsistem. Subsistem sistem informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan Adapun sistem informasi akuntansi terdiri dari 3 subsistem yaitu :
1) Sistem pemrosesan transaksi
Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system- TPS) penting untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan, mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku besar), dan mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel operasional dalam mendukung operasi hariannya.
2) Sistem buku besar dan pelaporan keuangan
Sistem buku besar dan pelaporan keuangan adalah dua sistem yang erat hubungannya satu sama lain. Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan kondisi daya keuangan serta berbagai perubahan atas sumberdaya.
3) Sistem penutupan dan pembalikan
Sistem penutupan dan pembalikan merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup menghasilkan laporan keuangan.
Menurut Hall (2007:27) karakteristik kualitas informasi akuntansi yaitu :
1) Relevan
Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman yang baru. Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan harus dihentikan pembuatannya.
2) Lengkap
Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.
3) Tepat Waktu
Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
4) Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.
Kesalahan-kesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
31
5) Rangkuman (ringkasan)
Informasi harus diagregasi agarsesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang ringkas dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi.
Adapun karakterisitik pengolahan data yang jelas membedakan sistem informasi akuntansi dengan subsistem yang lain yaitu :
1) Melaksanakan tugas yang diperlukan
Perusahaan harus memelihara catatan kegiatannya karena manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi akuntansi sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
2) Berpegang pada prosedur yang relatif rendah
Setiap organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
3) Terutama berfokus historis
Data yang dikumpulkanoleh sistem informasi akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau.
4) Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal
Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Dengan adanya output informasi maka pemecahan masalah minimal dapat teratasi.
5) Menangani data yang rinci
Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat di telusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal.
2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyajikan informasi akuntansi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Sistem informasi akuntansi juga bertujuan mendukung operasi-operasi sehari- hari, mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban. Selain itu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah yaitu menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien, penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasi ekonomi serta meningkatkan kualitas keputusan yang diambil manajemen.
Menurut Hall (2007:21)pada dasarnya tujuan disusunnya sistem informasi antara lain :
1) Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
33
Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggungjawaban.
2) Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.
3) Mendukung operasional harian perusahaan
Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan efektif.Adapun menurut Mulyadi (2008:19), sistem informasi akuntansi memiliki empat tujuan dalam penyusunannya, yaitu :
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha.
2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
3) Mengurangi biaya klerikal dalam pemeliharaan catatan akuntansi.
4) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
Dari karakteristik dan tujuan sistem akuntansi di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa karakteristik dan tujuan sistem akuntansi berkaitan dengan kegiatan pengelolaan data transaksi keuangan dan non keuangan menjadi informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
D. Sistem Pengendalian Intern Kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
Pengendalian Intern Kas merupakan alat pengendalian yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas menjadi bagian dari siste pengendalian intern kas.
Menurut Mulyadi (2010:163), pengertian sistem pengendalian intern adalah : “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
35
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk mendorong tercapainya hal – hal tersebut diperlukan syarat – syarat tertentu yang merupakan unsur dari pengendalian itu sendiri, yang apabila syarat ini dipenuhi maka tujuan perusahaan dapat dicapai secara maksimal dengan menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien”.
Pengendalian internal meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinir yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur Sistem Pengendalian Intern terbagi empat yaitu :
1. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 3. Praktik yang sehat
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
1. Pengendalian Penerimaan Kas
Dalam upaya mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari – hari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara melakukan pengawasan antara kas masuk dan kas keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara terhadap penerimaan kas yaitu dengan cara :
a. Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan APBN dan APBD harus diterima oleh pemegang kas.
b. Setiap saldo uang kas harus diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
c. Pada waktu tertentu Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan saldo yang ada di bank.
d. Dinas hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan untuk kebutuhan sehari – hari.
e. Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti – bukti pendukung, serta saldo kas yang ada akan diperiksa.
2. Pengendalian Pengeluaran Kas
Pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
b. Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu.
c. Melakukan cek silang oleh pemegang kas dan bidang keuangan untuk melihat apakah ada perbedaan dalam pencatatan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
37
d. Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh bank.
E. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
Pendapatan adalah semua penerimaan dalam bentuk peningkatan aktiva atau penurunan hutang dari berbagai sumber dalam periode tahun anggaran yang bersangkutan :
Ada beberapa sumber penerimaan kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara, yaitu :
1. Royalti 2. Iuran tetap 3. Landrent
Berikut ini adalah prosedur – prosedur penerimaan kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara, yaitu :
a. Pemegang Kas
1) Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) 2) Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) 3) Surat Perintah Membayar ke KPPN
4) Keluar SP2D sebagai tanda dana dicairkan bisa diambil pencairan dana
b. Pencatat Pembukuan
1) Menerima Surat Perintah Membayar (SPM) rangkap 2 yang dikirim oleh pemegang kas dan mencatatnya di buku pembantu.
2) Membuat laporan pertanggung jawaban buku pembantu.
1. Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2010:427) ada beberapa prosedur penerimaan kas:
a. Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh fungsi Penjualan dengan menggunakan Formulir Faktur Penjualan Tunai.
b. Penerimaan Kas Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Kas dengan cara Membubuhkan cap “Lunas” pada Faktur Tunai dan Penempelan Pita Register Kas pada Faktur tersebut.
c. Penjualan dengan Kartu Kredit Bank didahului dengan Permintaan Otorisasi dari Bank Penerbit Kartu Kredit.
d. Penyerahan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan cara membubuhkan cap “Sudah Diserahkan” pada Faktur Penjualan Tunai.
e. Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi harus didasarkan atas Dokumen Sumber yang dilampirir dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.
f. Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi harus dilakukan oleh Karyawan yang diberi wewenang untuk itu.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
39
Pemegang kas Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara meminta surat Perintah Membayar (SPM) dari pemegang kas untuk membukukan SPM (rangkap 1) ke buku kas umum . SPM tersebut dikirimkan ke Bendahara Umum Daerah (BUD). BUD memberikan cek giro kepada pemegang kas untuk dicairkan di Bank. Pemegang kas harus mengirim SPM (rangkap 2) kepada pencatat pembukuan yang akan mencatat ke dalam buku pembantu. Pemegang kas kemudian membukukan transaksi tersebut ke rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
Berdasarkan penjelasan diatas, fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh pemegang kas dan pencatat pembukuan. Pemegang kas sebagai penerima uang dan penyetor uang juga sebagai pencatat penerimaan uang yang bekerja sama dengan pencatat pembukuan. Tugas rangkap yang dikerjakan oleh pemegang kas ini memang dapat menimbulkan peluang bagi pemegang kas untuk melakukan penyelewengan. Tetapi dalam hal ini, terdapat prosedur – prosedur penerimaan kas yang sangat baik, yaitu :
1) Pemegang kas langsung mencatat SPM ke buku kas umum dan mengirimkan SPM ke pencatat pembukuan untuk dicatat di buku pembantu.
2) Pemegang kas juga menyerahkan bukti SPM kepada atasan langsung sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
3) Formulir – formulir dan catatan – catatan sehubungan dengan penerimaan kas yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetapkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
4) Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti yang otentik, maka pencatatannya dalam pembukuan dilakukan segera oleh pemegang kas.
5) Adanya batasan jumlah kas yang dipegang oleh pemegang kas dapat mencegah penyalahgunaan uang kas selama belum disetor ke tiap – tiap bagian.
6) Laporan pertanggung jawaban tiap – tiap bagian diterima oleh pemegang kas dan ditandatangani oleh atasan langsung pemegang kas.
7) Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan pencatatan kas.
Dapat dikatakan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas yang ada pada Direktorat Jenderan Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari ketelitian pengecekan oleh atasan langsung untuk menghindari kesalahan potensial.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
41
F. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
Pengeluaran kas erat hubungannya dengan pencapaian program Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara melalui anggaran masing – masing bagian. Setiap bagian diberi otorisasi oleh pihak manajemen untuk mengelola anggaran dan dalam menggunakan kas.
Kas yang tersedia pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara digunakan untuk membayar biaya operasi Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara, baik pembayaran non rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi, maupun untuk membayar biaya lain – lain seperti biaya kegiatan.
Pengeluaran kas Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara dibagi atas dua bagian :
1. Pengeluaran Kas dibawah Rp. 5.000.000.00
Pengeluaran kas dimulai dengan tiap – tiap bagian melakukan permohonan pengeluaran kas kepada pemegang kas yang dilampiri bukti pendukung pengeluaran kas (kwitansi, dan faktur). Pemegang kas wajib memeriksa kebenaran perhitungan, sah atau tidaknya permintaan pembayaran dan kelengkapan lampiran. Kemudian pemegang kas mengeluarkan kas berdasarkan bukti yang diterima dan membuat daftar penerimaan dan pengeluaran kas dan cek yang
ditandatangani oleh pemegang kas dan atasan langsung pemegang kas. Pada bukti kas keluar dibubuhkan tanda tangan penerima kas.
Setelah kwitansi dan faktur (rangkap 1) diterima dari penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya ke dalam buku pengeluaran kas dan laporan kas harian. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur (rangkap 2) kepada pencatat pembukuan untuk dicatat di buku pembantu. Setelah itu, pemegang kas membukukan transaksi ke rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
2. Pengeluaran kas diatas Rp. 5.000.000.00
Pengeluaran kas dimulai dengan tiap – tiap bagian melakukan permohonan pengeluaran kas kepada pemegang kas dilampiri bukti pendukung pengeluaran kas (kwitansi, dan faktur). Pemegang kas wajib memeriksa kebenaran perhitungan , sah atau tidaknya permintaan pembayaran dan kelengkapan lampiran. Setelah kwitansi dan faktur diterima dari penerima kas, pemegang kas mengarsipkannya ke dalam buku pengeluaran. Pemegang kas juga wajib mengirim kwitansi dan faktur (rangkap 2) kepada pembukuan untuk dicatat di buku pembantu dan dipertanggungjawabkan. Agar lebih efektif dan efisien harus mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, setiap pengeluaran harus dibawah anggaran yang telah dibuat dan juga
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
43
harus diotorisasi oleh atasan langsung yang berwenang (kepala kantor wilayah).
Ada empat ciri – ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang merupakan unsur – unsur pengawasan intern, yaitu :
a. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pada dasarnya syarat pengawasan intern yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan dan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan. Seorang tidak diberikan merangkap dua atau lebih tugas dari setiap bagian.
Pemisahan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi sekaligus merupakan alat yang saling mengecek pekerjaan antara petugas. Struktur atau bagan organisasi yang dimiliki Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara menggambarkan suatu tugas, dan setiap bagian mengetahui dengan jelas kebijaksanaan prosedur dan kegiatan yang langsung dan tidak langsung mempengaruhi mereka dalam melaksanakan kegiatan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara.
b. Sistem Pemberian Wewenang Serta Prosedur Pencatatan yang Layak
Salah satu unsur pengawasan intern adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang.
Dalam pelaksanaannya merupakan pendelegasian wewenang harus diawasi. Dalam kegiatan ini terlihat adanya otorisasi atas hal – hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran diwewenangkan langsung kepada pihak yang bersangkutan.
c. Perusahaan yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi
Perusahaan yang mempunyai praktek – praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengawasan intern yang baik, ini dapat dilihat dengan memberi cuti periodik kepada para karyawan dan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk membuat kecurangan didalam perusahaan. Praktek yang sehat ini hanya berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian tidak dipegang oleh satu kerja.
d. Pegawai – pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya.
Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara kemampuan dan integritas pegawai terhadap pelaksanaan tugas yang telah ditetapkan adalah sangat penting.
Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
45
menunjang pengawasan intern. Untuk mendapatkan pegawai yang berkompeten dan jujur tersebut, langkah – langkah yang sudah dimulai sejak penerimaan pegawai yang baru. Pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara, pegawai yang baru telah diseleksi oleh Pemerintah Daerah Tingkat II.
Dengan adanya seleksi penerimaan pegawai, maka dilakukan latihan – latihan bagi pegawai sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan. Pegawai yang ada ditempatkna dan ditugaskan pada bidang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang dimilikinya. Penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang pelaksanaan pengawasan intern dan keberhasilan operasi perusahaan.
G. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan krerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang (Mulyadi, 2008:5)”.
Sistem informasi akuntansi dan prosedur sangat erat hubungannya yaitu sebagai suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan disusun dengan suatu skema yang menyeluruh untuk
prosedur adalah suatu urutan pekerjaan terikat biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan/instansi yang sering terjadi.
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem komputerisasi.
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara tidak memiliki pendapatan dari hasil penjualan seperti perusahaan dagang, karena Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara bukanlah merupakan perusahaan dagang (manufaktur).
Prosedur pengeluaran kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara.
Adapun prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara secara lebih rinci meliputi :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
47
Tabel 3.1
Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Prosedur Penerimaan Kas Prosedur Pengeluaran Kas
a. Apabila ingin
mengadakan kegiatan
operasional, rencana harus terdaftar pada APBN(Anggaran Pendapatan Belanja Negara)
b. Pihak Direktorat
Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara mengirimkan rencana Anggaran
ke DIPA (Daftar
IsianPelaksanaan Anggaran).
c. Setelah diteliti, pihak KPKN (Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara) akan menyetujui rencana Anggaran tersebut.
d. Pihak KPKN
mengirimkan cek/mentransfer langsung kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya.
e. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek.
f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek diterima dari KPKN.
g. Cek/Dana tersebut
dikelola oleh pihak Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara (Bagian Keuangam) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara.
h. Bagian Keuangan
membuat pembukuan atas
a. Menerima
berkas/kwitansi tagihan pembayaran.
b. Melampirkan
dokumen pendukung
pengeluaran uang.
c. Membuat bukti
pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
d. Memaraf / meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas.
e. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas.
f. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
g. Membuat surat
perintah pembayaran dan surat
perintah membayar
selanjutnya pengeluaran kas dikeluarkan berdasarkan DIPA.
h. Membuat laporan
dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke KPKN.
i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada APBN setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut dikembalikan lagi ke KPKN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
49
Gambar 3.1
Bagan Prosedur Penerimaan Kas Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kantor Wilayah Sumatera Utara
Kegiatan DJBC Kanwil SUMUT
Mengajukan Rencana Anggaran melalui DIPA
APBN
KPKN
Mengirimkan Cek
DJBC Kanwil SUMUT Mencatat di Buku
Besar Keuangan
Melampirkan Bukti Penerimaan Kas
Pengelolaan Dana oleh DJBC Kanwil
SUMUT
KPKN
Pembukuan
Realisasi Anggaran
