iv Universitas Kristen Maranatha ABSTRAK
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan. Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan dalam proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi. Jumlah persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi perusahaan. Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian memegang peran penting dalam setiap perusahaan sehingga dibutuhkan sistem informasi akuntansi pembelian.
Sitem informasi akuntansi yang memadai dapat menjadi alat bantu bagi manajemen dalam menyediakan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya. Untuk mengurangi atau mengatasi kecurangan yang terjadi yang dapat merugikan perusahaan, maka dalam pelaksanaan pembelian perlu adanya pengendalian intern yang memadai. Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu pimpinan dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta menemukan kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
Dalam penelitian yang dilakukan terhadap PT INDRA JAYA, penulis merumuskan hipotesis yaitu “Sistem informasi akuntansi pembelian yang dilaksanakan dengan memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku”.
PT INDRA JAYA adalah sebuah perusahaan yang memproduksi kasur springbed.
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, ternyata sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang terdapat pada PT INDRA JAYA belum dilaksanakan secara memadai, sehingga kurang berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari adanya perangkapan tugas dan formulir-formulir pembelian bahan baku yang diisi secara manual yang belum memiliki pengendalian internal yang memadai.
v Universitas Kristen Maranatha 1.1 Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Kegunaan Penelitian ... 4
1.5 Rerangka Pemikiran... 5
1.6 Metodologi Penelitian ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Peranan ... 11
2.2 Sistem Informasi Akuntansi... 11
2.2.1 Pengertian Sistem... 11
2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi ... 12
2.2.3 Tujuan Sistem Akuntansi... 13
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 15
2.2.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi... 17
2.2.6 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 19
vi Universitas Kristen Maranatha
2.3 Pembelian... 22
2.3.1 Pengertian Pembelian... 22
2.3.2 Organisasi Pembelian... 25
2.3.3 Prosedur Pembelian ... 26
2.3.4 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian... 30
2.4 Pengertian Efektivitas ... 32
2.5 Pengendalian Internal... 32
2.5.1 Pengertian Pengendalian Internal... 32
2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Internal... 34
2.5.3 Keterbatasan Pengendalian Internal... 40
2.6 Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dengan Pengendalian Internal Atas Pembelian ... 41
BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian... 42
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 42
3.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 43
3.1.3 Aktivitas Operasional Perusahaan ... 47
3.1.4 Prosedur Pembelian Bahan Baku... 49
3.1.5 Aktivitas Sumber Daya Manusia Perusahaan ... 50
3.1.6 Aktivitas Pemasaran Perusahaan ... 50
3.2 Metode Penelitian ... 51
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data... 51
3.2.2 Sumber Data... 52
3.2.3 Operasionalisasi Variabel ... 52
vii Universitas Kristen Maranatha BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Penelitian ... 54 4.1.1 Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA... 54 4.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Pada PT INDRA JAYA ... 55 4.1.2.1 Dokumen-Dokumen Pembelian... 56 4.1.2.2 Prosedur Akuntansi Pembelian ... 57 4.1.3 Efektivitas Pengendalian Internal Pembelian Bahan
Baku ... 58 4.2 Pembahasan... 64
4.2.1 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku ... 64 4.3 Pengujian Hipotesis ... 73
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan ... 76 5.2 Saran ... 79
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
viii Universitas Kristen Maranatha DAFTAR GAMBAR
ix Universitas Kristen Maranatha DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I : Flowchart Pembelian Bahan Baku Pada PT INDRA JAYA Lampiran II : Flowchart Baru Pembelian Bahan Baku
PT INDRA JAYA No. Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT ORDER PEMBELIAN
Kepada Yth.
Kirim ke : Tanggal :
Syarat :
Tanggal Diperlukan :
No. Nama Spesifikasi Satuan Kuantitas Harga Jumlah
Urut Barang Barang Satuan Harga
Jumlah
Penting
Penerimaan barang ditutup jam 16.00, kecuali dengan janji khusus.
Pimpinan
No. SPP. Tanggal : SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang saudara minta. Dari Bagian : ……… Digunakan untuk :……… Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor Katalog Ukuran Penjelasan Lengkap
Kirim ke ……… Diisi oleh Bagian Pembelian
Bebankan ke Dep ……….No. Rek …… Pemasok Harga Total Nomor
Tanggal diperlukan …./…./…. Per unit Harga SOP
Diperlukan oleh ……….. Disetujui oleh ……….
Harga yang lalu ……….. Pemasok yang lalu ………. Ya untuk dibeli ………..
PT INDRA JAYA
Jl. Manglid No.60 Kopo-Bandung
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Kepada Catatan :
Yth.
Permintaan penawaran harga ini bukan merupakan order pembelian.
Tanggal SPPH Tanggal Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia mempertimbangkan barang substitusi.
Kuantitas No. Katalog Keterangan Harga Potongan Harga
Per unit Bersih
Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB ……… dan syarat pembayaran ……….. dengan jangka waktu pengiriman …….. hari setelah order pembelian kami terima.
Nama Perusahaan Tanda tangan
Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat di atas.
Keterangan :
ROP = Reorder Point
SPP = Surat Permintaan Pembelian SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga SPH = Surat Penawaran Harga
SOP = Surat Order Pembelian SJ = Surat Jalan
Bab I Pendahuluan
Krisis ekonomi yang melanda Indonesia menimbulkan kesulitan khususnya bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil dalam mempertahankan kelangsungan perusahaannya. Bahkan ada beberapa perusahaan yang harus menghentikan usahanya. Agar suatu perusahaan dapat mempertahankan usahanya, setiap pihak yang terlibat dalam proses produksi harus dapat mendukung kebijakan yang dibuat perusahaan.
Titik awal dari kegiatan suatu perusahaan pada umumnya terletak pada kegiatan pembelian terutama pembelian bahan baku. Kegiatan pembelian merupakan dasar dari proses produksi untuk menghasilkan suatu produk. Apabila pembelian bahan baku terhambat maka proses produksi belum dapat berjalan.
Pembelian bahan baku akan menghasilkan pendapatan untuk digunakan dalam proses untuk menghasilkan produk selanjutnya melalui proses produksi. Jumlah persediaan yang tidak efisien dapat mengganggu likuiditas operasi perusahaan. Berdasarkan gambaran tersebut jelaslah bahwa kegiatan pembelian memegang peran penting dalam setiap perusahaan.
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 2
Pembelian bahan baku yang efektif dapat dilihat dari tercapainya tujuan pembelian yang ditetapkan atas pembelian bahan baku. Untuk itu pembelian bahan baku yang dilakukan perusahaan efektif apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
1. Bahan baku yang dibeli adalah yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Perusahaan membeli bahan baku dengan harga yang wajar. 3. Bahan baku yang dibeli dalam kualitas dan kuantitas yang baik. 4. Bahan baku yang dipesan dapat diterima tepat pada waktunya. Dalam pelaksanaan pembelian, maka akan terdapat kesempatan untuk melakukan kecurangan yang akan merugikan perusahaan. Agar kerugian akibat kecurangan dapat dikurangi atau diatasi, maka perusahaan harus mendeteksi kecurangan tersebut terlebih dahulu, yaitu dengan melaksanakan pengendalian intern yang memadai.
Pengendalian intern yang memadai diharapkan dapat membantu pimpinan dalam menjaga keamanan harta perusahaan, mencegah serta menemukan kesalahan dan penggelapan-penggelapan yang dapat merugikan perusahaan.
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 3
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian tersebut, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang telah diterapkan pada perusahaan telah memadai.
2. Apakah pengendalian internal atas pembelian bahan baku pada perusahaan telah dilaksanakan secara efektif.
3. Bagaimana peran sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dalam menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian bahan baku.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang telah diterapkan perusahaan telah memadai.
2. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas pembelian bahan baku pada perusahaan telah dilaksanakan secara efektif.
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 4
1.4 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat : 1. Bagi penulis :
a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan sarjana akuntansi jenjang S-1 di Universitas Kristen Maranatha.
b. Untuk mengetahui pentingnya sistem informasi akuntansi pembelian dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku.
c. Untuk memberikan gambaran nyata mengenai topik yang diambil serta membandingkan antara fakta yang ada dengan teori yang dipelajari selama perkuliahan.
2. Bagi perusahaan :
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukkan dalam menghadapi kelemahan yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan menaati kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.
3. Bagi pihak lain :
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 5
1.5 Rerangka Pemikiran
Dalam melakukan aktivitasnya, perusahaan akan selalu melakukan aktivitas pembelian, produksi dan penjualan. Semua kegiatan itu harus berjalan lancar agar tujuan perusahaan dapat tercapai, terutama untuk mendapatkan laba yang optimal dan mempertahankan eksistensi perusahaan.
Untuk itu manajemen harus dapat menciptakan sistem informasi akuntansi yang baik, sehingga dapat mengamankan harta perusahaan yang dibeli, menyajikan data mengenai aktivitas pembelian yang dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen dalam bidang pembelian.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sumber informasi formal pada perusahaan yang akan menyediakan informasi pada pihak intern maupun pihak ekstern sebagai dasar pengambilan keputusan.
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 6
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Chusing yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 32), yaitu :
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data”.
Aktivitas pembelian bahan baku memegang peran penting dalam kegiatan operasi perusahaan sehingga diperlukan sistem informasi akuntansi. Dengan sistem informasi yang baik akan memperoleh data dan informasi mengenai aktivitas pembelian bahan baku.
Adapun pengertian pembelian menurut Softjan Assauri (1993 : 205) sebagai berikut :
“Pembelian adalah kemampuan perusahaan untuk mengadakan bahan-bahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan, dan pelayanan yang diinginkan.”
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 7
Bagian pembelian merupakan bagian penting, karena aktivitas membeli ini akan diikuti aktivitas menjual kembali kepada konsumen, dan berkaitan dengan harga pokok penjualan. Selain itu bagian pembelian juga berkaitan dengan penggunaan uang perusahaan untuk membeli barang dan jasa. Oleh karena itu, bagian pembelian harus menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian dari perusahaan dengan konsisten.
Keuntungan-keuntungan yang dimiliki perusahaan jika memiliki sistem informasi akuntansi pembelian yang baik adalah pembelian dilakukan tepat waktu, mencegah adanya kecurangan yang dilakukan bagian pembelian karena adanya pemisahan fungsi, pembelian yang dilakukan sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan, dan adanya pengendalian yang memadai karena masing-masing bagian melakukan pengecekan secara independen, sedangkan hal-hal yang dapat dihindari adalah terjadinya kekosongan barang yang akan dijual karena pembelian yang dilakukan tidak tepat waktu atau menumpuknya persediaan karena sering terjadi double order, terjadinya kebocoran dalam pembelian karena belum ada pemisahan fungsi dan tidak ada pengecekan secara independen antar bagian.
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 8
Agar pengendalian menjadi efisien dan efektif sesuai dengan yang diinginkan perusahaan, diperlukan adanya suatu sistem pembelian yang meliputi kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang disebut sebagai sistem pengendalian internal. Perlunya pengendalian internal yang efektif tercermin dalam definisi menurut COSO ( The Committee of Sponsoring Organization) sebagaimana yang dikutip oleh The Institute of Internal Auditors (1996 : 91) adalah sebagai berikut :
“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors,
management, and other personel, designed to provide reasonable
assurance regarding the achievement of objectives in the following
catagories : (a) Effectiveness and efficiency of operation, (b) Reliability of
financial reporting, and (c) Compliance with applicable laws and
regulations”.
Pengertian di atas menyebutkan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh semua anggota organisasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi, kualitas laporan keuangan dan dipatuhinya hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengendalian internal terdiri dari lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai, bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Adapun kelima komponen pengendalian intern menurut Arens, et al (2003 : 282) adalah:
1. Control Environment
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 9
3. Control Activities
4. Information and Communication 5. Monitoring.
Agar pengendalian internal terhadap pembelian dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu sistem informasi akuntansi pembelian yang memadai, sehingga pimpinan perusahaan dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya.
Sistem informasi akuntansi diperlukan untuk memberikan informasi akuntansi yang cepat, efisien, dan dapat dipercaya keandalannya, dan dapat berguna untuk perencanaan, pengendalian, serta pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi pembelian yang memadai akan mendukung pelaksanaan serta menunjang tercapainya tujuan pengendalian internal terhadap pembelian.
Atas dasar uraian tersebut di atas, penulis merumuskan hipotesis sebagai berikut, “Sistem informasi akuntansi pembelian yang dilaksanakan dengan memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku”.
1.6 Metodologi Penelitian
Bab I Pendahuluan
Universitas Kristen Maranatha 10
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan adalah peninjauan langsung ke perusahaan yang akan diteliti untuk memperoleh data primer dimana metode pengumpulan data yang akan digunakan adalah melalui wawancara dengan pihak yang kompeten dengan perolehan data dan informasi yang diperlukan penulis.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Bab V Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan penulis, sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku belum dilaksanakan secara memadai sehingga kurang berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal atas pembelian bahan baku. Hal ini terlihat dari :
1. Sistem informasi akuntansi pembelian pada PT INDRA JAYA adalah sebagai berikut :
a. Sumber daya manusia
Adanya perangkapan tugas dimana bagian pembelian merangkap sebagai bagian gudang, dan bagian keuangan yang merangkap bagian akuntansi.
b. Formulir
Formulir-formulir yang diisi secara manual, belum memiliki pengendalian internal yang memadai.
c. Prosedur
Bab V Kesimpulan dan Saran
Universitas Kristen Maranatha 77
d. Catatan dan laporan keuangan
Bagian keuangan mencatat transaksi yang terjadi dalam pembelian dan menyusun laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan komputer yang diinputkan oleh bagian keuangan. Namun, perusahaan belum mengoptimalkan penggunaan komputer. Hal ini karena pengolahan data akuntansi masih menggunakan cara manual sehingga dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pemasukan data yang berakibat pada kesalahan penyusunan laporan keuangan.
2. Pengendalian internal pembelian bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan belum dilaksanakan secara efektif, hal ini terlihat dari :
a. Lingkungan pengendalian
Dalam struktur organisasi dan uraian tugas perusahaan, telah terlihat jelas wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Akan tetapi ada perangkapan tugas yang terjadi dalam bagian pembelian dan bagian keuangan yang dapat membuat karyawan tidak efektif dalam bekerja dan akan memberikan kesempatan melakukan penyalahgunaan tugas dan tanggung jawab.
b. Perkiraan risiko yang akan timbul
Bab V Kesimpulan dan Saran
Universitas Kristen Maranatha 78
melakukan penyeleksian dan mengadakan pelatihan terhadap karyawan yang diterima sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai c. Aktivitas pengendalian
Penggunaan formulir secara manual dapat menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar untuk membeli kertas formulir sehingga efisiensi belum tercapai.
d. Informasi dan komunikasi
PT INDRA JAYA memiliki komunikasi yang baik antar bagian dalam hal penyampaian informasi sehingga dapat dituangkan dalam bentuk laporan keuangan. Penyusunan laporan keuangan ini dilakukan dengan komputer yang belum online yang dapat mengakibatkan kesalahan dalam pemasukan data akuntansi sehingga laporan keuangan menjadi tidak akurat.
e. Pemantauan
Bab V Kesimpulan dan Saran
Universitas Kristen Maranatha 79
5.2 Saran
Dari kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran sebagai masukkan yaitu sebagai berikut :
a. Bagi perusahaan :
1. Adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian.
2. Karena sistem informasi akuntansi pada perusahaan masih dilakukan secara manual, maka format dan pembuatan dokumen oleh masing-masing bagian harus mengandung internal control dan diotorisasi oleh bagian yang berwenang.
b. Bagi peneliti lain :
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin.A, and James K. Loebbecke, Auditing An Integrated Approach, New Jersey : Prentice Hall-Inc., 1997.
Assauri, Softjan, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, 1993.
Azhar, Susanto, Sistem Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer, Bandung : Lingga Jaya, 2001.
Bodnar, George H. and Hopwood, William S., Accounting Information System, Eight Edition, Prentice Hall Inc., 2001.
Cushing, Barry E., dan Marshall B. Romney, Accounting Information System, Seventh Edition : USA, 1997.
Komaruddin, Ensiklopedia Operasional Perusahaan, Jakarta : Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia 1999.
__________, Ensiklopedia Manajemen, Edisi kedua, Jakarta : Bumi Aksara , 1994.
La Midjan dan Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi kedelapan, Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi, 2001.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta : Salemba Empat, 2001.
______, dan Kanaka Puradireja, Auditing, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat, 1998.
Universitas Kristen Maranatha The Institute Of Internal Auditors, Standards For The Proffesional Practice Of
Internal Auditing, Florida, 1996.
Widjajanto, Nugro, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta : Erlangga, 2001.
Wilkinson, Joseph W, Accounting And Information System, Third Edition, dialihbahasakan oleh Agus Maulana, edisi Ketiga, Jakarta : Binarupa Aksara, 1993.
