BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

14

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Selama melakukan praktik kerja magang di PT Narasi Citra Sahwahita (Narasi), penulis yang adalah bagian dari Strategic Planner atau Business Development Planner (BD Planner) mengerjakan hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan komunikasi secara strategis dan menjadi pusat informasi dari eksternal ke internal begitu juga sebaliknya. Posisi ini sendiri masuk dalam divisi besar Business Development. Selama magang, Yovita Debora menjadi pembimbing lapangan yang juga mempertanggungjawabkan pekerjaan penulis kepada atasan divisinya dan personalia Narasi yang menugaskannya untuk menjadi pembimbing lapangan.

Yovita Debora merupakan salah satu Strategic Planner Narasi yang dalam pembagian kerjanya memegang beberapa program-program kreatif Narasi dan juga klien-klien yang bekerja sama terkait dengan perencanaan hingga evaluasi.

Melalui setiap perencanaan yang dilakukan, penulis dibimbing dalam membuat perencanaan komunikasi yang dimulai dari riset, penjabaran riset, pengembangan brief dari klien, dan evaluasi. Tidak hanya itu, divisi ini juga turut andil dalam melakukan supervisi dan pengerjaan setiap perencanaan yang dilakukan. Jadi tidak hanya sebagai perencana dan pelapor, tetapi Planner juga berperan dalam menjadi implementer selama kampanye/ event kolaborasi dilakukan. Sistematis tanggung jawabnya adalah setiap planner yang memegang klien itu dari awal jugalah yang akan menuntaskan seluruh bagian kerjasama itu sampai akhir.

Dalam alur kerjasama, klien eksternal yang adalah brand atau pihak lain yang ingin melakukan kolaborasi akan berhubungan dengan pihak BD Sales.

Setelah ada diskusi awal dengan pihak BD Sales dan ternyata dianggap dapat dilanjutkan kerjasamanya, maka akan diteruskan dengan pihak BD Planner. Akan tetapi, pada proses awal diskusi dengan klien BD Sales juga sudah memberikan penawaran umum yang bisa dijadikan referensi klien terkait penawaran lanjutan

(2)

15 yang akan ditawarkan. Itulah mengapa penamaan divisi ini bukan hanya Sales dan Marketing semata, namun Business Development. Hal ini bertujuan agar BD Sales juga menjadi jembatan dan konsultan awal yang bisa memberikan referensi pada pihak klien

Melanjutkan alur kerja sama, Head of BD Planner Widyawati, akan menugaskan klien itu kepada salah satu BD Planner. Dari brief yang ada, BD Planner akan melakukan rapat kembali dengan pihak klien untuk menerima penjelasan lebih rinci terkait paparan program yang meliputi tujuan akhir, lini masa, dan kebutuhan lainnya yang secara spesifik perlu disampaikan ke pihak BD Planner. Setelah itu, BD Planner akan memberikan pemetaan dan turunan dari hasil pertemuan tersebut. BD Planner akan membuat proposal perencanaan yang meliputi penawaran, keuntungan klien, dan gambaran besar ide kreatif untuk detail setiap bagian dari poin-poin penjabaran yang telah didistribusikan sesuai kanal dan aset lainnya.

Setelah itu, hasil perencanaan akan disampaikan kepada pihak internal terkait yang akan menghasikan sebuah keputusan pasti dari konsep dan detail setiap poin-poin kerjasama yang telah dirancang oleh Planner sebelumnya. Akan ada diskusi dengan pihak terkait mengenai hal-hal yang sudah dirumuskan oleh BD Planner. Hasil tersebut dirapikan dan dibuat dalam satu deck proposal untuk disampaikan oleh pihak BD Sales kepada klien. Setelah pemaparan dan mendapatkan respons positif dari klien, maka BD Sales akan membuat Work Order (WO) yang berisi poin-poin kesepakatan kerjasama dengan pihak klien. WO tersebutlah yang akan diperiksa dan dijalankan oleh pihak-pihak internal terkait, di bawah supervisi dari BD Planner yang bersangkutan.

Selama proses implementasi, BD Planner juga akan memantau hasil luaran atau produk jadi dari setiap poin kerjasama. Hal-hal yang akan dipantau terkait dengan kuantitas, kualitas, serta spesifikasi detail yang sebelumnya telah disepakati dan ditaruh di WO, misalnya adalah penempatan logo dan penggunaan takarir di unggahan Instagram. Semua hasil tersebut akan dikumpulkan dan ditangkap layar untuk dijadikan bukti yang nantinya akan dilampirkan pada pembuatan laporan akhir. Setelah melewati semua proses, BD Planner akan

(3)

16 merumuskan laporan yang nantinya akan diberikan ke klien sebagai bentuk pertanggung jawaban. Laporan yang disampaikan tidak hanya bukti terkait setiap penawaran yang telah dituliskan di WO semata, juga pencapaian yang telah dilakukan. Pengukuran tersebut bisa dibuktikan dengan jejak digital yang sesuai dengan Key Performance Indicator (KPI) yang telah disepakati di awal.

Gambar 3.1

Bagan Alur Kerja Divisi Planner

(Sumber: Data Olahan Penulis, 2020)

3.2 Tugas yang Dilakukan

Secara gambaran besar, Strategic Planner bertugas untuk membuat perencanaan mengenai strategi komunikasi dalam hal pemasaran apa yang bisa dilakukan oleh brand atau klien lain dalam mencapai tujuan tertentu yang telah disampaikan atau disepakati di awal persiapan kampanye kolaborasi tersebut.

Tidak hanya itu, di Narasi ruang lingkup pekerjaan Strategic Planner juga meliputi supervisi kegiatan yang berlangsung.

Dengan tugas implementer ini, penulis juga telah melakukan kegiatan yang sesuai dengan beberapa pekerjaan sesuai dengan yang disampaikan. Maka dari itu, penulis mengerjakan beberapa hal lain yang diluar proses perencanaan dan pelaporan sebagai tugas utama Strategic Planner. Uraian pekerjaan yang dilakukan selama praktik kerja magang sebagai Strategic Planner di Narasi terangkum dalam tabel sebagai berikut.

(4)

17 Tabel 3.1

Aktivitas Kerja Magang Minggu

Ke Jenis Pekerjaan Yang Dilakukan Mahasiswa

1

• Membuat Report Blibli x Buka Data + Zoom In

• Melakukan Persiapan Event Blibli

• Membuat Report Fatigon Promuno

• Membuat Media Monitoring Press Conference WMM

2

• Melakukan Monitoring Blibli x Buka Data + Zoom In

• Melakukan Monitoring Boosting Fatigon Promuno

• Rapat dengan Internal untuk Persiapan Kerjasama

• Membuat Report Deck WMM (Fase 1 dan 2)

• Membuat Slides FAQ WMM 2020

• Membuat Deck Proposal FWD

• Memonitoring Konten Media Sosial WMM (Fase 1 dan 2)

3

• Mengisi Report WMM (Fase 1 dan 2)

• Membuat Proposal Blibli

• Melanjutkan Proposal FWD

• Membuat Copywriting Konten untuk Engagement Media Sosial WMM (Fase 1 dan 2)

• Membuat Editorial Plan Media Sosial WMM (Fase 1 – 2 dan Fase 3)

• Melakukan Report Boosting Blibli x Buka Data + Zoom In

• Melakukan Report Boosting Fatigon Promuno

4

• Membuat Editorial Plan Media Sosial WMM (Fase 1 – 2 dan Fase 3)

• Membuat Draft Rundown Malam Puncak WMM 2020

• Membuat Draft Kebutuhan Visual WMM

• Melakukan Report Fatigon Promuno

• Melakukan Report Blibli x Buka Data + Zoom In

• Membuat Report Oronamin C x Playfest Series

• Mengisi Report Bukti Tayang WMM (Fase 1 dan 2)

• Membuat Copywriting Konten untuk Engagement Media Sosial WMM (Fase 1 dan 2)

5

• Membuat Timeline Target Tayang Grafik WRI Indonesia

• Membuat Perencanaan Paket Event Blibli

• Melakukan Customer Relations dengan 185 Peserta WMM untuk Verfikasi Data

(5)

18 6

• Melakukan Customer Relations dengan 426 Peserta WMM untuk Verfikasi Data

• Merekap Data Hasil Verifikasi Peserta WMM

7

• Membuat Riset dan Proposal DIKTI 2020 – 2021

• Mengisi Report WMM (Fase 1 dan 2)

• Membuat Proposal Sariwangi

• Rapat dengan Internal dan Klien untuk Persiapan Kerjasama

• Membuat Report Final Narasi x WMM (Fase 1 dan 2)

8

• Membuat Riset dan Proposal DIKTI 2020 – 2021

• Membuat Copywriting Konten Trivia Media Sosial WMM (Fase 3)

• Membuat Copywriting Sertifikat, Plakat, dan Piala WMM 2020

• Membuat Form Penjurian Zona WMM

9

• Membuat Form Penjurian Zona WMM

• Membuat Draft Rundown Peserta Penjurian Zona WMM

• Membuat FAQ Penjurian Zona untuk Peserta dan Juri

• Membuat Update Progress WMM untuk Klien

• Membuat Form Konfirmasi Untuk Juri WMM

• Melakukan Pemeriksaan Materi Media Sosial WMM untuk Penjurian Zona

• Melakukan Persiapan Akhir untuk Penjurian Zona WMM 2020

10

• Membuat Report WRI Indonesia

• Melakukan Persiapan Akhir untuk Penjurian Zona WMM 2020

• Menjadi Moderator dan Supervisi Penjurian Zona WMM 2020

11

• Membuat Form Penjurian Nasional WMM

• Membuat Draft Rundown Peserta Penjurian Nasional WMM 2020

• Melakukan Persiapan Akhir untuk Penjurian Nasional WMM 2020

• Membuat Copywriting Konten Finalis Nasional WMM untuk pemilihan Pemenang Favorit

(6)

19 12

• Melakukan Persiapan Akhir untuk Malam Penghargaan WMM 2020

• Menjadi Supervisi Penjurian Nasional WMM 2020

• Menjadi Supervisi Malam Penghargaan WMM 2020 (Sumber: Data Olahan Penulis, 2020)

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Nine Steps of Strategic Public Relations

Dalam pembuatan perencanaan komunikasi strategis, ada tahapan-tahapan tertentu yang harus dilakukan untuk memastikan sebuah perencanaan dapat berjalan dengan baik. Hal-hal ini dilakukan agar penyusunannya dapat terintegrasi dengan tetap berlandaskan pada sebuah tujuan, modal, dampak, dan aset yang sama. Perencanaan komunikasi strategis ini harus bisa mengakomodir penggunaan alat komunikasi yang beragam yang juga terhubung dengan masyarakat dalam ranah yang lebih personal dan interaktif melalui perkembangan media digital (Smith, 2017, p. 61).

Ronald D. Smith dalam bukunya yang berjudul Strategic Planning for Public Relations 5^th Edition menjelaskan ada empat fase yang begitu sederhana dalam menjelaskan runtutan alur perencanaan komunikasi dengan jelas dan detail.

Keempat fase ini dijabarkan dengan 9 tahapan yang saling berkaitan satu dengan ynag lainnya. Kesembilan tahapan itu adalah hal dasar yang nantinya juga bisa dikembangkan dan disesuaikan lagi dengan semua situasi yang ada, sehingga fleksibilitasnya dapat dilakukan sebagai variasi dan penyesuaian terhadap perkembangan (Smith, 2017, p. 62).

3.3.1.1 Fase Pertama: Formative Research

Ronald D. Smith menyatakan bahwa riset adalah bagian terpenting dalam melaksanakan sebuah program. Tahapan ini akan menjadi penentu awal untuk keberhasilan dan keefektifitasan sebuah program yang akan dijalankan. Riset akan berjalan dengan baik apabila hasilnya dapat dijadikan pertimbangan kuat dalam melanjutkan perencanaan di tahapan berikutnya (Smith, 2017, p. 68).

(7)

20 3.3.1.1.1 Tahap Pertama: Analyzing the Situation

Pada bagian pertama ini, analisis menggunakan cara 5W + 1H adalah langkah awal untuk menentukan situasi yang sedang terjadi dan berkembang. Hasil analisis Who, What, When, Where, Why, dan How akan menghasilkan sebuah issue statement yang nantinya dapat dikembangkan lebih detail sesuai dengan kebutuhan lanjutan. Melakukan 5W + 1 H atau cara analisis lain dilakukan untuk memberikan pengantar dan pengenalan terhadap latar belakang di bagian awal. Hal ini dapat dipermudah dengan menjawab pertanyaan yang meliputi isu utama yang dihadapi, latar belakang situasi, dan signifikansi atau urgensi dari situasi yang ada (Smith, 2017, p. 89).

Dalam praktik kerja magang yang dilakukan penulis, analisis terhadap situasi juga dilakukan di setiap bagian awal pembuatan proposal perencanaan strategi dalam Background atau Latar Belakang. Biasanya analisis ini sudah termasuk dalam taklimat atau brief dari klien sebagai pengantar. Akan tetapi, penulis akan mencoba untuk mengumpulkan poin penting dari brief klien tersebut, merumuskan sebuah latar belakang singkat, dan menambahkan analisis relevan yang nantinya akan mengarahkan kepada penawaran perencanaan di bagian berikutnya.

Salah satu contoh Background yang telah dibuat oleh penulis dari rangkaian brief klien yang telah diberikan adalah saat penulis membuat proposal perencanaan komunikasi atau konsep media kepada FWD Insurance. Saat itu, pihak klien ingin membuat sebuah rangkaian program komunikasi yang relevan dengan kondisi pandemi dan urgensi kebutuhan masyarakat terhadap asuransi kesehatan di Indonesia. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengaitkan poin penting pada latar belakang dengan tambahan analisis situasi dan data yang ada.

(8)

21 Gambar 3.2

Latar Belakang pada Proposal Narasi x FWD Insurance

(Sumber: Data Olahan Penulis, 2020)

3.3.1.1.2 Tahap Kedua: Analyzing the Organization

Saat menganalisis organisasi, perlu dilakukan pemahaman secara mendetail mengenai keadaan lingkungan internal (internal environment), persepsi publik (public perception), dan lingkungan eksternal (external environment) (Smith, 2017, p. 97).

Smith melanjutkan bahwa lingkungan internal akan secara spesifik melihat bagaimana performa, keunggulan, struktur, basis etika organisasi, dan tantangan internal. Untuk persepsi publik, akan sangat diperhatikan bagaimana organisasi dapat secara nyata terlihat dan dikenal masyarakat serta reputasi organisasi di mata masyarakat. Terakhir, untuk lingkungan eksternal akan melihat peran pendukung, kompetitor, pihak yang kontra, dan tantangan eksternal lainnya. Secara sederhana, hal ini dapat terangkum dalam analisis SWOT yang juga memiliki pembagian yang serupa dengan cara analisis yang disampaikan sebelumnya. Analisis ini meliputi Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan) sebagai analisis internal serta Opportunity (peluang) dan Threat (ancaman) sebagai analisis eksternal (Smith, 2017, p. 94).

(9)

22 Dalam praktik magang, analisis ini akan dipadatkan dan dimasukkan dalam pembuatan latar belakang pada tahapan sebelumnya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan klien agar dalam analisis dapat merangkum secara padat segala bentuk hasil riset yang pada dasarnya sama-sama melatar belakangi pemilihan rangkaian berikutnya.

3.3.1.1.3 Tahap Ketiga: Analyzing the Publics

Publik yang adalah sasaran harus dianalisis dengan baik.

Melakukan analisis dengan detail akan menambah nilai efektifitas dalam perencanaan sebuah program. Publik secara spesifik diklasifikasikan menjadi empat bagian. Customers, adalah publik yang akan ditujukan untuk menikmati produk atau jasa yang ditawarkan oleh organisasi tersebut; Enablers, adalah bagian dari publik yang berpotensi untuk membantu pengembangan organisasi lebih baik lagi dengan memberikan standar atau memengaruhi khalayak untuk lebih memahami organisasi tersebut; Limiters, adalah publik yang bertendensi untuk menjadi pembatas atau penghalang ruang lingkup organisasi dan memiliki tujuan untuk bersaing sebagai kompetitor atau pihak yang kontra; dan Producers, yang akan menjadi kontributor dalam organisasi meliputi karyawan hingga vendor yang terkait dengan organisasi atau pelaksanaan program kerjasama (Smith, 2017, p. 119).

Pemetaan publik juga merupakan hal yang penting dilakukan dalam pembuatan proposal rancangan komunikasi selama penulis melakukan praktik magang. Penulis juga secara langsung memetakan hal tersebut berdasarkan gambaran besar yang akan disampaikan oleh klien melalui brief. Tidak jarang, pemberian sudut pandang yang baru akibat pengembangan ide kreatif juga bisa menghasilkan target sasaran yang baru dan akan

(10)

23 ditambahkan penulis sebagai BD Planner pada proposal tersebut.

Salah satunya adalah dengan proposal Narasi x FWD Insurance.

Gambar 3.3

Target Audiens pada Proposal Narasi x FWD Insurance

3.3.1.2 Fase Kedua: Strategy

Strategi digambarkan sebagai inti dari perencanaan komunikasi strategis. Segala yang yang terkandung dalam fase ini adalah sebuah perencanaan yang mewakili semua hal yang akan dilakukan berikutnya.

Pemetaan strategi akan dilakukan berdasarkan dengan fase satu yang adalah riset terkait dengan segala hal yang berhubungan dengan perencanaan. Nantinya, hasil riset tersebut dapat disusun dan dijabarkan melalui strategi yang nantinya juga mempengaruhi fase selanjutnya.

3.3.1.2.1 Tahap Keempat: Establishing Goals and Objectives

Sebagai rangkaian pertama dalam fase kedua, penentuan goals dan objective menjadi hal yang perlu diberi perhatian khusus.

Pemahaman akan ketiga hal ini akan menentukan keberlangsungan seluruh bagian dari kegiatan. Dimulai dari memetakan positioning dalam masyarkat yang berupa pemahaman general akan apa yang diharapkan akan ada dalam pemahaman masyarakat, bergerak

(11)

24 untuk merumuskan goal yang bertujuan secara luas pada organisasi, dan akhirnya berujung pada sebuah objectives yang akan secara spesifik memahami gambaran arah sebuah penjabaran rencana dengan baik (Smith, 2017, p. 156).

Penulis juga melakukan hal serupa pada saat melakukan praktik kerja magang di Narasi. Sesuai dengan apa yang telah dilakukan oleh penulis, tujuan ini bisa berdasarkan brief dari klien yang telah disampaikan sebelumnya (biasanya pemetaan yang telah disiapkan ini memiliki tujuan khusus, diluar dari tujuan besar organisasi klien sehingga perlu ada informasi pemantik) atau juga bisa berdasarkan pengamatan dan riset penulis yang diamati melalui gambaran program dari brief singkat atau industri klien terkait. Biasanya, goals dan objective akan digabungkan menjadi satu bagian untuk memudahkan pemetaan, nantinya pembeda itu akan dilakukan saat ada detail dari taktik lanjutan. Hal tersebut dilakukan oleh penulis dalam membuat proposal kerjasama Narasi x Blibli.com dan Narasi x Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Gambar 3.4

Objective pada Proposal Narasi x Blibli.com

(12)

25 Gambar 3.5

Objective pada Proposal Narasi x Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

3.3.1.2.2 Tahap Kelima: Formulating Action and Response Strategies

Dalam memformulakan rencana strategis terhadap tindakan komunikasi yang akan dilakukan, perlu disesuaikan dua strategi yang bisa menjadi pencegah atau juga dapat digunakan dalam merespons setiap kemungkinan yang akan terjadi. Strategi Proaktif adalah sebuah strategi yang dapat menjadi awal dari alur komunikasi yang diharapkan dapat berjalan dengan lancar dan nantinya bisa menunjang setiap rencana yang akan dilakukan.

Selain itu, ada juga Strategi Reaktif yang disiapkan sebagai respons dalam menghadapi segala kemungkinan situasi yang akan terjadi.

Strategi ini dapat juga menjadi tolok ukur perencanaan yang matang karena sudah bisa memberikan kemungkinan yang akan terjadi baik atau buruknya (Smith, 2017, p. 176).

Selama praktik magang, penulis lebih cenderung untuk melakukan perencanaan Strategi Proaktif. Keterlibatan penulis dengan status pekerja magang ini diharapkan membantu untuk proses perencanaan. Untuk Strategi Reaktif, penulis akan dibantu oleh pembimbing lapangan dan atasan lainnya yang lebih bisa

(13)

26 memetakan hal tersebut dikarenakan kondisi seperti ini akan cenderung lebih banyak berhubungan dengan pihak eksternal.

Strategi Proaktif yang dirancang, biasanya akan dimasukkan dalam rangkaian program sebagai rancangan awal kegiatan. Hal-hal ini meliputi adanya engagement dengan sasaran atau kegiatan-kegiatan yang bisa menstimulasi audiens untuk mengikuti alur rangkaian kegiatan berikutnya. Biasanya ini akan secara langsung dijabarkan terkait dengan pengembangan pesan strategis pada tahapan berikutnya.

3.3.1.2.3 Tahap Keenam: Developing the Message Strategy

Melakukan pengembangan pesan yang telah dijadikan strategi dapat membantu organisasi dalam menyampaikan setiap pesan secara detail. Pesan yang dikembangkan secara beragam dan unik ini mampu memberikan nilai unggul yang nantinya dapat menjadi poin utama untuk melaksanakan setiap rangakaian perencanaan komunikasi strategis lainnya. Hal ini bisa dilakukan dengan memperhatikan proses komunikasi, efektifitas komunikasi, kemasan pesan yang akan disampaikan, sampai orang atau pihak yang akan menjadi jurubicara terkait dengan pesan strategis yang telah disiapkan tersebut (Smith, 2017, p. 248).

Pelaksanaan bagian ini juga dilakukan dalam praktik magang di Narasi dengan memberikan penjabaran detail terkait dengan pesan komunikasi yang relevan dan merupakan turunan dari aspek-aspek sebelumnya. Penjabaran lebih lanjut mengenai pemilihan jurubicara terkait dengan poin-poin tersebut akan dilakukan kemudian dengan bantuan dari Divisi Event. Contoh pengembangan pesan yang telah dilakukan adalah dengan menyelaraskan kampanye besar FWD Insurance dengan rancangan komunikasi kerjasama berikutnya dengan memberikan penjabaran

(14)

27 poin lainnya dalam proposal perencanaan komunikasi strategis Narasi x FWD Insurance.

Gambar 3.6

Pengembangan Pesan pada Proposal Narasi x FWD Insurance

3.3.1.3 Fase Ketiga: Tactics

Pada fase ini, sebuah perencanaan akan masuk kepada detail dari setiap rancangan yang telah dilakukan. Di tahapan sebelumnya, dirumuskan sebuah pesan yang akan menjadi hal-hal yang tersampaikan dan terselip dalam berbagai penjabaran. Akan tetapi, tahapan ini akan secara spesifik memberikan detail tentang hal-hal apa saja yang akan dilihat oleh audiens atau target secara langsung dengan konsep komunikasi yang berkaitan satu dengan yang lain (integrated communication) (Smith, 2017, p. 311).

3.3.1.3.1 Tahap Ketujuh: Selecting Communication Tactics

Taktik merupakan sebuah elemen yang nampak dalam sebuah perencanaan strategis. Audiens akan melihat setiap bentuk dari penyampaian komunikasi berupa taktik yang dikemas secara kreatif dan mendetail dalam pelaksanaannya. Memahami taktik juga harus memahami perubahan yang terjadi akibat adanya digitalisasi. Sehingga, dapat dilihat dua jenis taktik komunikasi

(15)

28 yang bisa digunakan dan dijadikan pilihan berdasarkan dengan situasi, target, bahkan aset dan kemampuan kelompok masing- masing. Pembagian tersebut meliputi taktik komunikasi konvensional, yang biasanya dapat berupa produksi media, hanya berdasarkan kepemilikan media dan bukan pengembangannya, interaksi audiens, serta lainnya. (Smith, 2017, p. 316).

Sedangkan taktik komunikasi strategis akan meliputi komunikasi antarpribadi, media sosial dan organisasi, berita sebagai media, dan periklanan dalam media promosi. Hal ini secara langsung dapat menjadi strategi yang lebih cenderung tepat untuk klien tertentu. Karena nantinya pemilihannya harus disesuaikan dengan situasi yang ada, bukan mana lebih baik mana lebih buruk (Smith, 2017, p. 317).

Dalam pelaksanannya di Narasi, penulis berkontribusi dalam memberikan sumbangsih ide terkait taktik yang akan dilakukan dalam setiap perencanaan yang akan dikerjakan. Hal-hal yang dilakukan ini akan diselaraskan dengan semua elemen terkait yang mampu menunjang terlaksananya kegiatan-kegiatan tersebut.

Berikut beberapa contoh taktik secara gambaran besar terkait dengan apa saja yang telah dilakukan oleh penulis.

(16)

29 Gambar 3.7

Taktik Komunikasi pada Proposal Narasi x FWD Insurance

(Sumber: Data Olahan Penulis, 2020) Gambar 3.8

Taktik Komunikasi pada Proposal Narasi x Blibli.com

(17)

30 3.3.1.3.2 Tahap Kedelapan: Implementing the Strategic Plan

Tahapan ini adalah tahapan realisasi dari semua program yang telah direncanakan sebelumnya. Setiap pesan yang telah dikemas dalam taktik yang menarik akan dilaksanakan dengan pengemasan yang kreatif dengan tetap berpatokan pada semua hal yang telah diriset dan dibuat di awal. Secara spesifik memberikan detail dari setiap perencanaan yang dapat meliputi keuangan, lini masa, barang yang diperlukan, dan lainnya. Pada tahapan ini juga akan dilakukan kerjasama dengan pihak terkait yang akan membantu untuk terlaksananya setiap perencanaan. Pengemasan konten juga menjadi nilai unggul tersendiri yang mampu menambah kemenarikan dari setiap yang dikerjakan serta mampu menunjang keberhasilan perencanaan (Smith, 2017, p. 395).

Seperti yang telah dijabarkan, penulis sebagai BD Planner di Narasi tidak hanya mengikuti setiap rangkaian perencanaan. Di tempat magang ini, penulis juga berperan sebagai implementer dengan bekerjasama dengan divisi Event, produksi, dan divisi lainnya yang memang sudah dikoordinasikan sejak awal terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini, penulis akan memastikan setiap hal yang dilakukan sudah sesuai dengan perencanaan.

Dalam tahapan ini, BD Planner memulainya dengan menjabarkan dengan detail hal-hal yang ada pada perencanaan dengan breakdown yang akan diteruskan kepada pihak terkait.

Contohnya adalah pada perencanaan komunikasi Narasi x Blibli.com yang dijabarkan menjadi detail kegiatan dengan aspek lainnya yang nantinya hal-hal tersebut akan diimplementasikan oleh pihak divisi terkait sesuai dengan ranahnya masing-masing.

Baik itu persiapan rangkaian, teknis, hingga persiapan lainnya yang memang menunjang.

(18)

31 Gambar 3.9

Penjabaran Detail Implementasi pada Proposal Narasi x Blibli.com

Setelah proses itu, dilakukanlah implementasi dengan melakukan proses acara atau hal-hal lainnya yang telah direncanakan. Tidak jarang, penulis bertugas juga untuk membantu divisi lain dalam proses implementasi dengan tidak mengurangi tanggung jawab yang telah diberikan kepada penulis. Contohnya adalah salah satu program besar yang menjadi project penulis, Wirausaha Muda Mandiri 2020. Kolaborasi Narasi dan Mandiri untuk mengadakan CSR ini ada di bawah tanggung jawab Yovita, pembimbing lapangan penulis yang berperan sebagai ketua perencana dan pelaksana dari pihak Narasi. Hal ini dikarenakan Yovita yang menjadi BD Planner dan sekaligus memegang klien ini. Kehadiran penulis secara otomatis berperan banyak dalam menjalankan tugasnya sebagai asisten pembimbing lapangan.

Dari awal, penulis mengerjakan banyak hal dalam setiap fase WMM 2020 ini. Mulai dari pendaftaran hingga Penjurian Nasional. Pada setiap tahapan, penulis mengerjakan mulai dari hal- hal administratif, hingga pelaksanaan kegiatan. Selain itu, beberapa hal yang berkaitan perancangan juga dilakukan oleh penulis.

Mengingat projek ini dikepalai oleh pembimbing lapangan penulis, maka kehadiran penulis dan pembimbing lapangan harus bisa

(19)

32 membantu setiap divisi yang membutuhkan. Sebagian yang dikerjakan oleh penulis di saat rangkaian panjang pelaksanaan WMM 2020 (Agustus – November 2020) adalah sebagai berikut.

a. Membuat Minutes of Meeting untuk setiap pertemuan dengan pihak klien, peserta, atau panitia Mandiri di setiap region di seluruh Indonesia

Gambar 3.10

Minutes of Meeting WMM 2020

b. Melakukan kontak dengan sekitar 500 dari 11.000 peserta WMM untuk verifikasi data.

Gambar 3.11

Kontak Peserta WMM 2020

(Sumber: Penulis, 2020)

(20)

33 c. Menyiapkan update terkait WMM untuk

dipresentasikan saat rapat dengan klien.

Gambar 3.12

Weekly Update WMM 2020

d. Menyiapkan semua berkas administrasi terkait Penjurian Zona WMM 2020 (Form penilaian daring, koordinasi materi peserta, dll).

Gambar 3.13

Berkas Administrasi Penjurian Zona WMM 2020

(21)

34 e. Menjadi moderator Penjurian Zona WMM 2020.

Gambar 3.14

Menjadi Moderator Penjurian Zona WMM 2020

(Sumber: Penulis dan Narasi, 2020)

f. Menyiapkan semua berkas administrasi terkait penjurian Nasional WMM 2020 (Form penilaian daring, koordinasi materi, persiapan materi dan data untuk media sosial, dll).

Gambar 3.15 Berkas Administrasi Penjurian Nasional WMM 2020

(22)

35 g. Membantu koordinasi jalannya Penjurian Nasional

WMM 2020.

Gambar 3.16

Koordinasi Penjurian Nasional WMM 2020

(Sumber: Penulis dan Narasi, 2020)

3.3.1.4 Fase Keempat: Evaluative Research

Pada fase terakhir ini, sebuah perencanaan akan dinilai efektifitas dari setiap taktik yang telah direncanakan untuk bisa mencapai objectives yang telah disusun di awal. Hal ini bertujuan untuk bisa menjadi referensi ke depannya, baik untuk perencana maupun klien terkait program serupa atau sekadar benchmark terhadap apa yang akan dilakukan kemudian.

Sebuah evaluasi yang efektif tidak akan memakan waktu yang lama, karena sudah dipersiapkan sejak awal rancangan dan tolok ukurnya agar memudahkan proses evaluasi (Smith, 2017, p. 423).

3.3.1.4.1 Tahap Kesembilan: Evaluating the Strategic Plan

Evaluasi program adalah pengukuran yang sistematis terhadap berlangsungnya sebuah kegiatan komunikasi. Pengukuran ini akan melihat seberapa efektif berjalannya sebuah kegiatan komunikasi yang telah dirancang sebelumnya. Hal paling sederhana adalah dengan melihat seberapa banyak atau besar atau

(23)

36 kompleksnya sebuah objective yang nantinya akan menjadi tolok ukur evaluasi akhir. Evaluasi dilakukan dengan tiga lini masa, meliputi implementation reports, progress reports, dan final evaluation.

Ketiga waktu evaluasi ini baik untuk dilakukan, dikarenakan setiap dari evaluasi tersebut punya dampak yang signifikan terhadap program atau rancangan ke depannya. Pada implementation report, evaluasi dilakukan dengan melihat kembali taktik yang telah dirancang dan kesesuaiannya dengan segala hasil riset yang telah dilakukan. Identifikasi kemungkinan yang akan terjadi pada pelaksanaan taktik dan saat implementasi adalah evaluasi yang bersifat untuk mencegah setiap kemungkinan buruk yang ada dengan kemungkinan solusi yang bisa dipersiapkan.

Ada juga progress report yang akan melakukan evaluasi di tengah-tengah berjalannya rangkaian kegiatan. Ini bisa memberikan sumbangsih keyakinan akan hal-hal tertentu yang ternyata bisa dimodifikasi dari keseluruhan kegiatan dengan pertimbangan-pertimbangan yang mendesak atau krusial.

Terakhir, final report yang adalah keseluruhan laporan dan merupakan kesimpulan serta rekomendasi akhir sebagai bentuk pertanggungjawaban perancang komunikasi terhadap pihak yang menjalankan program tersebut (Smith, 2017, p. 430).

Dalam pelaksanaan praktik magang, ketiga evaluasi yang berdasarkan waktu ini dilakukan penulis di beberapa kegiatan.

Untuk evaluasi akhir yang akan dipertanggung jawabkan, baru akan dikerjakan penulis di akhir November sebagai pertanggungjawaban kegiatan yang sedang berlangsung. Biasanya penulis akan membantu memberikan laporan terkait dengan kesesuaian tayangan atau bukti tayang dengan Work Order yang telah didistribusikan kepada pihak internal sebagai acuan kerja yang telah disepakati dan menjadi penawaran bagi klien terkait.

(24)

37 Berikut adalah contoh laporan yang telah dibuat oleh penulis terkait dengan pelaporan bukti tayang dan kesesuaian dengan WO.

Gambar 3.17

Laporan Playfest Series x Oronamin C

Gambar 3.18

Laporan Narasi x Fatigon Promuno

(25)

38 Gambar 3.19

Laporan Narasi x WRI Indonesia

Gambar 3.20

Laporan WMM Fase 1 dan 2

(26)

39 Selain itu, ada juga laporan yang dilakukan selama kegiatan masih berlangsung. Biasanya penulis melakukan laporan berupa pemeriksaan jumlah likes atau view pada unggahan di media sosial atau kanal distribusi lain beberapa minggu menuju tenggat terpenuhinya KPI. Jika dirasa cukup jauh, maka report tersebut akan diteruskan kepada tim digital agar bisa dilakukan strategi baru berupa boosting untuk unggahan-unggahan tersebut. Berikut adalah contoh boosting request yang dilakukan oleh penulis.

Gambar 3.21

Boosting Request Narasi x Fatigon Promuno

3.4 Kendala yang Dialami

Selama melaksanakan praktik kerja magang di Narasi sebagai Strategic Planner atau BD Planner, penulis menemukan beberapa kendala yang dijabarkan sebagai berikut.

1. Ada kecenderungan brief dari klien terlalu minim, bahkan beberapa klien belum memiliki gambaran secara detail mengenai dasar dijalankannya program atau strategi komunikasi yang ingin dilakukan bersama Narasi. Akan menyulitkan juga apabila klien termasuk organisasi/ perusahaan dengan akses informasi yang terbatas, karena referensi data untuk riset dan penentuan dasar perencanaan komunikasi tersebut menjadi minim.

(27)

40 2. Masa pandemi COVID-19 membuat banyak brand ingin menggencarkan promosi dan aktivasi mereka melalui media digital yang membuat load kerja menjadi banyak dengan SDM terbatas.

3. Miskomunikasi di dalam internal tim atau dengan eksternal (klien) yang dapat mempengaruhi beberapa hal yang signifikan.

3.5 Solusi Atas Kendala yang Dialami

Dalam menghadapi kendala yang ada, beberapa solusi yang dapat menjadi jawaban terhadap kendala tersebut adalah sebagai berikut.

1. Memperkaya sumber referensi yang ada dengan memperhatikan aktivitas terbaru klien melalui media sosial atau kanal informasi milik mereka, pemberitaan media, dan publisitas dari pihak lain mengenai klien tersebut.

Jadi, walaupun pihak eksternal tidak begitu memiliki banyak sumber informasi, brief yang singkat dapat tetap dikembangkan dengan adanya pengembangan informasi dari sumber-sumber yang ada dan bukan hanya berdasarkan pada informasi pada satu sumber saja.

2. Melakukan filtrasi terkait klien yang ingin ditindaklanjuti. Penyaring yang menjadi dasar pemilahan adalah seberapa besar dampak untuk Narasi, kepadatan lini masa, dan apakah SDM mampu untuk menanganinya. Hal ini bertujuan agar bisa mendorong kualitas kerja karena tidak adanya kepadatan kerja yang terlalu tinggi.

3. Melakukan update satu minggu sekali dan dua minggu sekali saat dekat waktu kegiatan. Membuka ruang diskusi dengan pihak terkait untuk memastikan pesan tersampaikan dengan baik dan mencoba untuk membaca situasi dan konteks agar setiap pesan yang disampaikan tidak diterima dengan bias dan salah arti.