BAB II
PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dengan berkembanganya ilmu pengetahuan dan teknologi telah banyak mengubah arti suatu perpustakaan sebagai konsekuensi adanya perkembangnya metode belajar dan mengajar. Perpustakaan tidak hanya bertugas mengumpulkan, menyimpan dan peminjaman bahan-bahan pustaka, tetapi lebih banyak memberikan jasa-jasa serta fasilitas yang diperlukan oleh pengguna perpustakaan.
Dalam lingkungan perguruan tinggi perpustakaan dibutuhkan untuk membantu pelaksanaan tridarma perguruan tinggi tempatnya bernaung. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994: 3) didefinisikan bahwa:
Perpustakaaan perguruan tinggi adalah merupakan unit pelaksanaan teknis (UPT) yang besama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan tri darma Perguruan tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Sehubungan dengan pengertian di atas, dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perguruan Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 4) dinyatakan bahwa: Perpustakaan perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuan.
Berdasarkan kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan satu unit kerja di perguruan tinggi yang mendukung proses belajar mengajar dilaksanakan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.1.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai sarana penunjang dan pusat informasi memiliki tujuan dalam memajukan dan mengembangkan kualitas sivitas akademika.
Sebagai bagian dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Syahrial-Pamuntjak (2000: 4), menyatakan bahwa:
“Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu perguruan tunggi dalam program pengajaran. Sebagai unsur penunjang tri darma perguruan tinggi tersebut”.
Perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut:
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk di pakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengjaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal dan merawat pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana tersedia.
3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh sivitas akademik.
4. Menyediakan sarana bibliografi yang ada untuk menunjang pemakaian pustaka.
5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan peggunaan pustaka.
6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.
Sedangkan menurut sulistyo-Basuki (1991: 52) tujuan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
4. Menyediakan jasa pemimjam yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkaran `
perguruan.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk membantu terlaksananya tridarma perguruan tinggi yang di emban perguruan tinggi penaungnya.
2.1.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi.
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat Ditinjau dari berbagai segi, yaitu segi pelayananya, segi program kegiatan perguruan tinggi dan segi pelaksanaanya.
Secara umum ada beberapa fungsi perpustakaan Menurut Siregar fungsi perpustakaan (1998: 1) adalah:
1. Pusat pengumpulan bahan informasi/ bahan pustaka 2. Pusat pelestarian informasi/bahan pustaka
3. Pusat pengelolaan informasi/bahan pustaka 4. Pusat pemanfaatan informasi/bahan pustaka 5. Pusat penyebarluasan informasi/bahan pustaka 6. Pusat rekreasi
Selain fungsi di atas masih ada fungsi lain dari perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 3) yaitu: 1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi muntlak dimiliki karena tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Publikasi
Perpustakaan selayaknnya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non akademik.
6. Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.
7. Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian yang memberikan nilai tambah terhadap sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan darmanya.
Dari fungsi perpustakaan di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi mempunyai peranan penting dalam meningkatkan pengetahuan sivitas akademika perguruan tinggi tempatnya bernaung dan sebagai pusat pelayanan informasi.
Untuk dapat mencapai tujuan dan melaksanakan fungsinya dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas penting dalam menunjang pelaksanaan belajar mengajar dilingkungan sivitas akademika. Secara umum tugas perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk
mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat di luar kampus (Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004: 4)
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 5) tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkenbangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
4. Memuktakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Dari uraian tugas perpustakaan di atas jelaslah bahwa perpustakaan harus menyediakan koleksi yang relevan/sesuai dengan kebutuhan penggunanya serta mampu menyediakan fasilitas informasi di lingkungan tempatnya bernaung.
2.1.3 Kegiatan Perpustakaan
Dilihat dari tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi yaitu untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program perguruan tinggi. Perpustakaan berusaha menyediakan pelayanan yang baik kepada penggunanya dengan berbagai kegiatan pelayanan yang dibutuhkan oleh sivitas akademika.
Secara garis besarnya kegiatan yang dilaksanakan perpustakaan, menurut Siregar (2002: 2) adalah:
a. Pembinaan Koleksi 1. Pemilihan Koleksi 2. Pemesanan Pembelian 3. Inventarisasi Koleksi
b. Katalogalisasi dan Klasifikasi 2. Pelayanan Pengguna, terdiri dari:
a. Pelayanan Sirkulasi
1. Peminjaman dan pengembalian 2. Pendaftaran anggota
3. Surat keterangan bebes pinjam b. Pelayanan berkala c. Pelayanan referensi 1. Penelusuran online 2. Bimbingan pengguna d. Pelayanan Audiovisual e. Pelayanan Anak 3. Pelayanan Administrasi a. Personalia b. Keuangan c. Tata Usaha
Apabila perpustakaan dapat melaksanakan kegiatan di atas dengan konsisten, sudah tentu tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dicapai.
2.2 Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Salah satu unsur pokok perpustakaan adalah koleksi, dengan adanya koleksi perpustakaan secara maksimal akan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada penggunannya. Untuk dapat memberikan pelayanan informasi secara maksimal. Perpustakaan harus berusaha memyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Menurut Siregar (1998: 1) Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna
memenuhi pegguna akan informasi.
Sedangkan menurut Yulia (1993: 11) “Pengembangan koleksi adalah semua kegiatan untuk memperluas koleksi yanga ada di perpustakaan, terutama aspek seleksi dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana anggaran yang tersedia”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi adalah suatu usaha yang mencakup kegiatan kerja perpustakaan, bertugas untuk mengembangkan koleksi yang telah ada di perpustakaan terutama melalui aspek pemilihan dan evaluasi. Proses pelaksanaan pemilihan ini dilakukan baik dengan cara pembelian, tukar menukar, hadiah/sumbangan, dan titipan.
Yulia (1993: 17) menyatakan bahwa: “Pengembangan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh perpustakaan”.
Kebijakan tersebut sebaiknya dibuat secara tertulis, sehingga jika timbul masalah dapat ditunjuk kembali kepada kebijakan yang telah ditetapkan.
1. Pedoman bagi para selektor
Dengan adanya kebijakan, mereka lebih terarah karena sasaran jelas, dan dana yang terbatas dimanfaatkan dengan lebih bijaksana.
2. Sarana Komunikasi
Kebijakan memberitahu pada para pemakai, administrator, Dewan Pembina dan pihak lain apa cakupan dan ciri-cirikoleksi yang telah ada rencana untuk pengembangan selanjutnya.
3. Sarana perencanaan
Kebijakan member informasi yang ada akan membantu dalam proses alokasi dana.
Selain fungsi kebijakan pengembangan koleksi tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan koleksi. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 41) dinyatakan bahwa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
1. Program lembaga
3. Kebutuhan pengguna 4. Jenis koleksi
5. Kriteria bahan perpustakaan 6. Jumlah eksemplar
7. Bahasa
Dari kebijakan di atas dapat disimpulkan bawa pengembangan koleksi harus direncanakan terlebih dahulu agar pengembangan koleksi perpustakaan dapat berjalan secara baik dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
2.3 Tujuan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi merupakan suatu keharusan di dalam perpustakaan perguruan tinggi hal ini perlu dilakukan agar informasi yang ada di perpustakaan tidak ketinggalan. Penyediaan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 41) tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kenyataan yanga ada di perguruan tinggi agar dapat secara berencana mengembangkan koleksinya.
Sedangkan Sulistyo-Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991: 226) menyatakan bahwa:
Untuk menilai apakah bahan pustaka berkualitas atau tidak dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan tandar yang diterbitkan. b. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi peerpustakaan
sejenis terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar. c. Melakukan kajian beberapa banyak koleksi yang digunakan.
d. Meminta bantuan pakar untuk menilai koleksi yang yang ada sesuai dengan bidang spesialis masing-masing.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi perpustakaan sehingga mampu memenuhi kebutuhan yang berubah sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
2.4 Prinsip-prinsip Pengembangan Koleksi
Dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna, perpustakaan harus mampu menambah koleksi baru dan penggantian buku yang rusak ataupun yang ilang. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi yang mutakhir kepada pengguna dan dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi, maka perlu diperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan prinsip-prinsip pengembangan koleksi.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 41). prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi, adalah:
1. Kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Karena itu perpustakaan perguruan tinggi perlu diperhatikan jenis dan jenjang program yang ada.
2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah mahasiswa, tenaga pengajar, tenaga peneliti, karyawan yang dimana kebutuhan akan informasinya berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dalam perkuliahan saja, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap.
4. Kemuktahiran
Koleksi hendaknya mencerminkan kemuktahiran. Ini berarti bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mengadakan dan memperbaharui pustaka sesuai dengan perkembangan ilmu penetahuan.
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yamg berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengejar, dan mahasiswa. Dengan kerjasama diharapkan pengembangan koleksi dapat berdayaguna dan berhasil guna.
Dari uraian di atas jelas bahwa untuk memenuhi kebutuhan pengguna dengan baik, prinsip diatas perlu dilakukan perpustakaan untuk mencapai hasilyang memuaskan dan mampu memenuhi kebutuhan pemakai secara efisien.
2.5 Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah proses pengkajian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna pertpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahanpustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul pengguna perpustakaan. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbikan baik dalam jumlah maupun jenis koleksinya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan, dengan adanya keterbatasan tersebut maka penambahan koleksi harus diseleksi agar koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Sulistyo-Basuki (1994: 427)” Tujuan pemilihan bahan pustaka adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang”.
Dalam pernyataan di atas jelas bahwa perpustakaan diharapkan dapat mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang agar tujuan pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai.
Salah satu prinsip pemilihan bahan pustaka adalah unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasamadengan pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka menurut Siregar (1998: 7) adalah:
Pustakawan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi pustakawan mengarahkan/mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara literatur dari berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit, secara umum tugas pustakawan adalah sebagai berikut: 1. Sebagai penentu apakah satu buku dibeli atau tidak
1. Menyeleksi permintaaan pemakai/pakar 2. Bertanggung jawab akan pembinaan koleksi 3. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku
4. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pembinaan koleksi.misalnya para pakar/komisi perpustakaan.
5. Membina hubungan baik dengan penerbit/ agen.
2.5.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Kegunaan pemulihan bahan pustaka adalah untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu pemilihan bahan pustaka dilakukan berdasarkan kemampuan dana yang tersedia. Prinsip keoleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya.
Dalam pelaksanaan pemilihan buku ada prinsip-prinsip yang telah ditetapkan oleh perpustakan. Berdasarkan prinsip dasar dalam pemilihan buku menurut Siregar (1998: 6) antara lain:
Relevansi atau kesesuaian
Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya.
2. Orientasi kepada pengguna
Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaianya keleksi dapat ditingkatkan.
3. Unsur kelengkapan
kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas yang dimilik.
4. Unsure kemuktahiran
Perpustakaan harus berusaha untuk memyediakan sumber-sumber informasi yang paling muktahir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi.
5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak
Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
6. Menggunakan alat bantu pemilihan
Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara langsung, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka.
Selain prinsip-prinsip di atas ada beberapa asas yang perlu dpertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 48) dinyatakan bahwa asas yang perlu dipertimbangkan adalah:
1) Wibawa penulis buku dan pentingnya buku terdebut untuk bidang studi tertentu.
2) Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi perkembangan bidang studi.
3) Bahasan bahan perpustakaan memuat pan dangan yang seimbang, khususnyabuku yang memuat masalah yang kontroversial.
4) Kualitas isi bahan perpustakaan. 5) Kepantasan harga.
6) Bahasa
7) Terbitan terbaru memperoleh prioritas diatas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama biasa diadakan sejauh tersedianya dana dan biasa mengisi kekurangan koleksi bidang tertentu.
8) Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima. 9) Setiap bahan perpustakaan rujukan cukup diadakan satu perangkat. 10) Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar yang terbatas.
11) Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dilihat dari prinsip dan asas pemilihan di atas dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi yang relevan dan bermanfaat bagi penggunanya sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.
2.5.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui bahan informasi buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu untuk memudahkan seleksi. Adapun alat bantu pemilihan buku menurut Siregar (1998: 9) adalah: katalog penerbit, bibliografi nasional/daerah/khusus, daftar buku beranotasi (dengan keterangan singkat), book in print, tinjauan buku, majalah yang sering memuat resensi buku, abstrak, sari karangan, saran dari pengguna.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 14) alat bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut:
1. Bibliografi subjuk khususu
2. Daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain. 3. Timbangan buku
Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Penelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 14) alat bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut:
1. Bibliografi subjek khusus
2. Daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain 3. Timbangan buku
4. Masukan dari pengguna perpustakaan
Menurut Siregar (1998: 7) Adapun fungsi alat bantu pemilihan bahan pustaka yaitu untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara
lengkap.
Melalui alat bantu tersebut di atas informasi yang dapat diketahui mengenai buku yang akan dipesan antara lain:
1. Nama Pengarang 2. Judul Buku 3. Edisi atau cetakan
4. Impresum (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit) 5. ISBN
6. Harga, dan Keterangan singkat tentang isi buku tersebut. (Siregar 1998 :9) Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui
keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.5.3 Prosedur Pemilihan Bahan Pustaka
Prosedur pemilihan bahan pustaka bertujuan mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan dibeli oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya. Siregar (1998: 10) menyatakan bahwa pemilihan bahan pustaka dilaksanakan dengan cara berikut:
1. Pemilihan buku dapat dilakukuan berdasarkan saran perpustakaan
2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan buku, seperti: katalog penerbit, bibliografi dan abstrak.
3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevaluasi bukunya secara langsung melalui contoh yang dikirim oleh penerbit untuk diperiksa oleh perpustakaan (desk copy).
4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku dari kelompok atau media komunikasi.
Sedangkan menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982: 12) langkah-langkah yang ditempuh dalam pemilihan bahan pustaka adalah:
a. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawan.
b. Pengusul menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data bibliografi yang lengkap.
1. Data untuk terdiri dari pengarang, judul edisi, tahun, tahun terbit, ISBN, jumlah yang dipesan, harga.
2. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN (kalau ada), harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atasan si pengusul.
c. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau atasan pengontrol.
d. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap bahan yang diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan.
2. Memcocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah dan sebagainya.
3. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan
4. Apabila oleh karena anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan, kemudian apabila tersedia dana, atau diusahakan dari sumber lain.
5. Apabila dad bahan yang diusulkan yang sudah ada atau yang sedang dalam pemesanan, perlu di putuskan apakah perlu ditambah atau tidak. usul diterima bila yang dipesan merupakan edisi yang lebih baru dan edisi yang memiliki perpustakaan.
6. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan.
2.6 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Koleksi yang menjadi prioritas pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. Hal ini penting dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan.
Yulia (1993: 41) menyatakan bahwa pengadaan buku mencakup: a. Peroleh buku melalui pembilian, hadiah atau pertukaran. b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran .
Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 54) pengadaan bahan pustaka dapat dilaksanakan sebagai berikut:
1. Pembelian dan pelagganan 2. Hadiah
3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan dengan beberapa cara mulai dari pembelian, hadiah/sumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan sendiri.
2.6.1 Pembelian
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, pembeli bahan pustaka melalui toko buku dari agen atau distributor.
Pembelian dilakukan melalui penelitian yang cermat dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan, agar buku yang dibeli hendaknya beriorientasi pada kebutuhan pengguna sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan.
Dalam hal pembelian dibutuhkan anggaran dana yang cukup, karena mengingat mahalnya harga buku. Hal iani yang mengakibatkan pustakawan dan pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif agar tidak terjadi kekecewaan.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 15) cara-cara pembelian buku yaitu:
a. Pemesanan langsuns kepada penerbit
Cara ini dapat di tempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu pembelian juga dapat dilakukan langsung di toko buku di dalam negeri.
b. Pemesanan melalui agen
ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempatkan apabila bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
c. Pemesanan secara tetap (standing order)
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap. Dengan cara ini setiap kali bahan pustaka terbit, secara otomatis pemesan akan memproleh bahan tersebut.
Sedangkan menurut Yulia (1993: 43) pembelian buku dapat dilakukan melalui berbagai saluran yang ada yaitu:
1. Pembelian buku melalui toko buku
2. Pemesanan buku melalui penerbit, baik di dalam negeri maupun luar negeri.
3. Pemesanan buku melalui agen buku, baik di dalam maupun di luar negeri.
2.6.2 Pertukaran
Pengadaan koleksi dapat juga diperoleh dengan cara tukar menukar dengan perpustakaan lain. Untuk pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar, perpustakaan harus mempunyai bahan yang dapat dipertukarkan. Pertukaran biasanya dilakukan karena perpustakaan mempunyai koleksi yang dianggap tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna ataupun berlebihan jumlahnya eksemplarnya. Bahan yang dapat dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1996: 16 ) hal-hal yangperlu dilaksanakan perpustakaan dalam kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut:
a) Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
b) Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan c) Mencatat alamat pemesan
Sedangkan menurut Soetminah (1992: 74) langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan. 2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut
berdasarkan abjad, misalnya:
Buku = Nama, Pengarang, dan Judul Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi pustaka koleksi.
Dari uraian di atas jelas bahwa pustaka dapat diperoleh melalui tukar menukar dengan membuat kesepakatan antara perpustakaan dengan perpustakaan lain yang dianggap dapat melakukan tukar menukar koleksi.
2.6.3 Sumbangan/Hadiah
Selain dengan cara pembelian dan tukar menukar, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun lembaga. Satu hal yang perlu diperhatikan dari pengadaan koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dan koleksi yang diterima sudah kadaluwarsa.
itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan pengembangan koleksi (siregar,Belling 1998: 4 ).
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman (2004: 55) dinyatakan bahwa perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu melakukan langkah-langkah berikut:
1. Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantar
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah/sumbangan adakalanya perpustakaan mengjukan permintaan sumbangan buku kepada lembaga, instansi pemerintah, penerbit atau perorangan. Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 17) hal-hal yang perlu dilakukan perpustakaan untuk keperluan tersesebut adalah:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka sumbangan sudah diterima
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
Sedangakan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 55) langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam permintaan sumbangan buku adalah sebagai berikut:
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan Perpustakaan diterima.
3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan hadiah dengan surat pengantar.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
bahan Perpustakaan biasa.
Dari uraian di atas disimpulkan walaupun bahan pustaka dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pegguna.
2.6.4 Titipan
Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bias dimanfaatkan oleh pengguna. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi melalui titipan perlu ada kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang menitipkan bahan pustaka. Jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus. Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka titipan menurut Soetminah (1992 : 74) adalah sebagai berikut:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventarisasikan dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. PerpustaSkaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti:
a) Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu…….x …….tahun.
b) Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlukan sama dengan sama dengan koleksi yang lain.
c) Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka Sebaik-sebaiknya seperti koleksi yang lain.
d) Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e) Setelah ketentuan itu disepakati bersama,maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Kesimpulan dari langkah-langkah di atas bawa koleksi perpustakaan melalui titipan Dapat dimanfaatkan oleh pengguna tetapi statusnya tetap milik
penitip.
Siregar (1998: 5) menyatakan bahwa: Dalam menerima titipan perpustakaan harus hati-hati karena penitipan buku sering disertai dengan persyaratan yang tidak mungkin dipenuhi oleh perpustakaan. Misalnya pihak yang menitipkan buku tersebut meminta agar disediakan ruangan khusus untuk koleksi.
Hal ini akan menyulitkan perpustakaan karena harus menyediakan tempat dan tenaga untuk menjaga koleksi tersebut.
2.6.5 Terbitan Sendiri
Untuk melengkapi koleksinya, perpustakaan hendaknya menghimpun semua Bahan pustaka yang terbitan oleh lembaga yang bersangkutan, misalnya bulletin, brosur, jurnal ilmiah, majalah, laporan penelitian dan lain-lain. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya.
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 19) penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penrbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin, manual bibliografi dan sebagainya.
2.7 Inventarisasi
Langkah awal yang harus dilakukan terhadap buku yang sudah diterima harus diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Pustakawan mencocokkan buku yang diterima dengan kartu pesanan dan bila ada perbedaan, cacat atau rusak, perpustakaan dapat melakukan klaim kepada pengirim/asal buku tersebut. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan, faktur dicocokkan dengan buku yang ada dalam file perpstakaan.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 54) menyatakan bahwa prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teiliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan. 4. Menandatangani tada terima atau faktur dan mengembalikannya
kepada pengirim
5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Sedangkan menurut Yulia (1993: 143) pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregristasi) haus dilakuakan tahapan sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya.
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak.
3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai.
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaan/instans
Gambar1: Diagram Alur Prosedur Penerimaan dan Pengindukan Buku
Sumber: Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 58).
Setelah pemeriksaan di atas selesai buku yang diterima harus diinventariskan. Menurut Yulia (1993: 144) Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpstakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan
Mulai
Buku dari penerbit/ penyalur Mencocokkan dengan arsip pesanan Sesuai? Inventarisasi Kebagian Klasifikasi Buku Terdaftar diterima Rusak Klaim kepada penerbit/penyalur Selesai
Surat Klaim Out of
atau pemilikan perpustakaan.
Buku inventaris atau buku induk dibuat kolom-kolom untuk mencatat ciri tertentu dari suatu bahan pustaka. Informasi yang dicatat dalam buku induk menurut Siregar (1998: 13) adalah:
1. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada bukunya.
2. Nomor Urut/ Induk. Setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri. 3. Pengarang
4. Judul buku 5. Penerbit 6. Tahun terbit
7. Asal/sumber, dalam kolom ini dicatat darimana buku berasal apakah dari hasil pembelian, hadiah dan pertukaran.
8. Harga buku
9. Golongan (nomor klasifikasi) kolom ini dicatat setelah buku diproses 10. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap
perludan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan.
Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 19) kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut:
1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik
2. Setiap bahan yang dicacat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1. Nomor induk
Nomor induk ini dapat diurutkan terus menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan.
a. Tanggal pendaftaran b. Pengarang
c. Judul
d. Edisi dan tahun e. Penerbit
f. Harga (kalau ada)
g. Sumber (kalau hadiah atau tukar menukar)
2. Setelah dicatat bahan dikirim kebagian pengelolaan dikirim kebagian pengelolaan untuk diolah lebih lanjut.
Tabel 1: Kolom Inventaris tersebut dapat dilihat pada tabel berikut: Tanggal No induk Penga rang Judul buku Penerbit Asal Hrg No Kls Ket Penerbit Tempat Terbit Thn Terbit B H T Sumber: Siregar (1998:13)
Dengan inventarisasi, perpustakaan dapat membuat laporan, memyusun statistik, Memeriksa bahan perpustakaan ang memiliki atau mengetahui bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belum/sudah dimiliki. Selain itu dapat diketahui bahan pustaka yang hilang.
3.8 Faktor-faktor penghambat pengembangan koleksi
Dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan koleksi, pustakawan sering menghadapi berbagai hambatan yang memungkinkan timbulnya kesulitan dalam menentukan bahan pustaka yang sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
Ada beberapa faktor penghambat yang mempengaruhi pengembangan koleksi menurut Yulia (1993: 19) adalah:
1. Ledakan informasi
Dalam desawarsa terakhir dunia mengalami peningkatan dalam produksi buku. Diperkirakan sekitar 600.000 judul buku baru terbit setiap tahun. Untuk Indonesia dugaan buku yang terbit berkisar antara 5.000-7.000 judul pertahun. Dengan banyaknya buku baru terbit, perpustakaan mengalami kesulitan dalam memilih buku yang sesuai dengan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.
2. kebijakan pemerintah Banyakperpustakaan, terutama perpustakaan pemerintah menerima anggaran
menurut tahun anggaran. Tahun anggaran dimulai pada tanggal 1 april dan berakhir tanggal1 Maret tahun berikutnya. Dalam kenyataan sering mengalami keterlambatan sehingga pustakawan mengalami kesulitan dalam pengaturan anggaran.
3. Transportasi Buku Luar Negeri
Buku yang di pesan dari luar negeri memakan waktu lama sekali sekitar 2 sampai 12 Bulan, sehingga pemakai baru bisa membaca setelah satu tahun kedepan.
4. Penawasan Bibliografi
Pustakawan mengalami kesilitan mengenai buku dalam negeri kerena sedikit data yang kurang tersediannya sarana bibliografi di Indonesia.
Sedangkan Siregar (1998: 10) menyatakan bahwa kendala-kendala yang sering dihadapi pustakawan dalam pengembangan koleksi adalah:
a. Anggaran yang diberikan untuk perpustakaan terbatas jumlahnya. b. Harga buku mahal dan ada kecenderungan setiap tahun harga naik. c. Masalah sensor, dalam hal ini pustakawan sulit menentukan buku
mana yang dilarang atau dibaca pengguna.
Sulistyo-Basuki (1991: 221) dalam bukunya Pengantar Ilmi Perpustakaan, menyatakan Bahwa persoalan yang sering dihadapi pustakawan dalam hai pengadaan buku adalah :
1. Bagi buku terbitan dalam negeri, pusat penerbitan terlalu berpusat di pulau jawa. Bagi pepustakaan yang berada di luar pulau jawa, pengadaan buku berarti menambah tugas korespondensi yang makan waktu lama, jawaban tidak selalu cepat, serta kemungkinan buku sudah terjual habis.
2. Lebih sulit memperoleh buku serta informasi dari Asia dari pada Eropa Barat atau Amerika. Misalnya untuk memperoleh buku terbitan Thailand atau india adalah jauh lebih sulit daripada membeli buku terbitan inggris ataupun Australia. Kendala itu terjadi karena kurangnya fasilitas perdagangan, informasi terbatas, pembatasan
ekspor, hubungan politik yang tidak selalu lancer dan kurang bibliografi mutakhir.
3. Prosedur pembayaran sering kali terlalu berbelit-belit, baik untuk pembayaran dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing.
4. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia pada waktunya.
5. Terbatasnya informasi mengenai buku yang tersedia. Buku yang diterbitkan oleh penerbit swasta umumnya dapat dibeli di pasaran bebas. Tidak demikian terbitan dalam jumlah terbatas oleh lembaga penelitian atau badan pemerintah.
6. Adakalanya seorang panulis harus merangkap bagai penerbit sekaligus sebagai distributor bukunya. Karena situasi demikian itu maka bukunya tidak selalu dapat diperoleh melalui toko buku.
7. Adanya ketentuan harus membayar dimuka terutama untuk pelanggan majalah asing. Ini sering kali diatasi dengan perbuatan pro forma invoice namun demikian situasi tidak menentu majalah datangnya terlambat.
8. Prosedur administratif yang berbelit-belit. Pengadaan buku dari luar negeri harusmenghadapi masalah pemeriksaan oleh petugas bea cukai, kejaksaan, serta instansi lain. Bahkan untuk mengambil mikrofil disertai saja harus minta izin dari Badan sensor Film.
Adanya hambatan tersebut di atas membuat tugas pustakawan semakin sulit dan Berat. Hal ini merupakan tantangan bagi pustakawan untuk dapat menyediakan bahan pustaka yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
