DEWI SAWITRI
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma dewi_aquopio2408@yahoo.com
ABSTRAK
Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki “Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database, perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya.
Kata kunci : Informasi, Manajemen, Perancangan, Persediaan Barang, Sistem.
PENDAHULUAN
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah untuk :
a. Memodelkan atau merancang sistem inventory menggunakan pendekatan berorientasi obyek.
b. Mengembangkan sistem inventory yang telah ada menjadi lebih terintegrasi dan terkonsolidasi dengan sistem yang terkomputerisasi.
TINJAUAN PUSTAKA Konsep Persediaan
Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan usaha umumnya memiliki persediaan.
Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan memiliki tiga jenis persediaan, yaitu :
(1) Persediaan bahan baku dan penolong. (2) Persediaan bahan setengah jadi. (3) Persediaan barang jadi.
semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan sebagainya.
Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan dengan biaya yang serendah rendahnya.
Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu : permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage).
Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.
Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses poduksi.
Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau
bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat
persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa pesanan yang harus dilakukan.
Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan.
Faktor Biaya Persediaan
Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing.
Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu :
1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.
3. Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of date” atau ketinggalan jaman.
Tujuan Pengelolaan Persediaan
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitungan persediaan sehingga dapat menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang ekonomis.
Dengan demikian yang dimaksud dengan pengelolaan persediaan adalah “Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku dan penolong) yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan”. Dari pengertian tersebut, maka tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :
1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen).
2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan :
Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka
sehingga sulit untuk diperoleh.
Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang
dipesan.
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan.
5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran, karena mengakibatkan biaya menjadi besar.
Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian persediaan adalah untuk menjamin terdapatnya persediaan sesuai kebutuhan. Ada dua macam kelompok bahan baku, yaitu :
1. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biasanya dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat bergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi atau perubahan output.
Contoh :
Kain adalah bahan baku industri garment atau pakaian jadi. Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti.
2. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit untuk menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. Contoh :
Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam industri garment.
Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan roti.
Faktor yang Menentukan Persediaan
Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yg mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong. Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh faktor :
jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku.
2. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku yang tinggi dan sebaliknya.
3. Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama (undurable good).
Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memiliki apa yang dinamakan dengan persediaan cadangan (safety stock). Persediaan cadangan atau disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang harus dipertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi.
Jenis Persediaan
Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu :
1. Persediaan bahan baku.
2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi.
Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari : 1. Persediaan pengamanan (safety stock).
Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan persediaan (stockout).
Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b. Faktor waktu.
Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya
pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan.
c. Persediaan antisipasi.
Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
d. Persediaan dalam pengiriman (transit stock).
Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu :
External transit stock adalah persediaan yang masih
berada dalam transportasi.
Internal transit stock adalah persediaan yang masih
menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.
Faktor Penentu Safety Stock
Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock adalah sebagai berikut :
1. Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :
a. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian.
3. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik yang ada di wilayah Jakarta Selatan, tepatnya di Jalan Warung Buncit Raya No.59. Perusahaan ini bergerak di bidang pelayanan purna jual alat-alat rumah tangga.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Observasi. Teknik ini mendeskripsikan secara rinci mengenai hasil pengamatan dari kegiatan operasional sehari-hari yang berlangsung di perusahaan tersebut, partisipan yang terlibat dan interaksi yang terjadi antara sistem dan partisipan.
b. Wawancara. Teknik ini digunakan untuk mendapatkan data primer melalui wawancara dengan narasumber. Tujuannya adalah untuk mengetahui kebutuhan pengguna.
c. Dokumentasi. Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah persediaan barang.
HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan
Pendingin, Cofee Maker, Juicer, Blender, Cooker Hood dan produk-produk lainnya.
Semakin tingginya kebutuhan masyarakat akan barang-barang rumah tangga dan pelayanan purna jualnya (perbaikan dan pemeliharaan produk), maka didirikan CV. Momentum Teknik sebagai pusat layanan purna jual Electrolux untuk wilayah Jakarta Selatan (Electrolux Authorized Service) yang berada di bawah lisensi PT. Electrolux Indonesia.
Perusahaan yang didirikan oleh Bapak Sumardo Bambang Iswahyudi ini mulai beroperasi sejak 1 April 2005 dengan berpersonilkan 1(satu) orang manajer, 2 (dua) orang teknisi, dan sampai saat ini CV. Momentum Teknik telah memiliki 1(satu) orang manajer, 1 (satu) orang supervisor, 1 (satu) orang administrasi, 1 (satu) orang customer care officer dan 8 (delapan) orang teknisi.
Struktur Organisasi yang Digunakan
Adapun struktur organisasi pada CV. Momentum Teknik, yang terdiri atas Manajer, supervisor, administrasi umum, customer care officer dan delapan orang teknisi. Gambar 1 berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan tersebut :
Gambar 1. Struktur Organisasi CV. Momentum Teknik.
Stuktur Organisasi yang Diajukan
pada tingkatan manajemen informasi di dalam perusahaan tersebut. Gambar 2 adalah struktur organisasi yang diajukan.
Gambar 2. Struktur Organisasi yang Diajukan.
Tugas dan fungsi dari struktur organisasi yang diajukan pada perusahaan tersebut terlihat pada tabel 1 berikut ini :
Tabel 1. Pembagian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi.
Manajer Merencanakan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan di kemudian hari.
Mengorganisasikan untuk mencapai apa yang direncanakan. Menyusun organisasi dengan sumber daya yang tepat. Mengarahkan untuk melaksanakan sesuai dengan rencana. Mengendalikan sumber daya agar tetap beroperasi secara optimal.
Supervisor Mengendalikan, merealisasikan rencana perusahaan, dan memastikan agar tujuan perusahaan tercapai.
Mendistribusikan pekerjaan kepada tiap teknisi dan mengarahkan mereka supaya bekerja secara optimal.
Membuat laporan keuangan perusahaan. Customer Care
Officer
Melayani keluhan dari para pelanggan atas produk Electrolux. Memasukan data pelanggan.
Membuat jadwal kunjungan teknisi. Administrasi
Gudang
Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar dan retur dari pegawai.
Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur dari pegawai.
Menyimpan dan mengatur penempatan barang. Administrasi
Umum
Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar dan retur ke supplier.
Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur ke supplier.
Menghubungi suppplier untuk memesan barang. Deliveryman Mengirim barang dari suppplier.
Mengambil atau mengantar unit customer yang akan atau telah diperbaiki di workshop.
Helper Membantu setiap pekerjaan deliveryman. Membersihkan kantor.
Teknisi Memperbaiki unit Electrolux milik pelanggan yang rusak. Membuat laporan atas unit pelanggan yang diperbaiki.
Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Digunakan
Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan.
Analisa dari sistem pemesanan dan pengiriman barang ini memiliki kelemahan sebagai berikut :
Tidak adanya administrasi gudang sehingga mengakibatkan tugas dan fungsi dari supervisor menjadi tidak maksimal.
Tidak adanya finance yang berakibat tidak terkontrolnya pengeluaran
perusahaan dengan baik.
Pendokumentasian surat kelengkapan pengiriman barang tersebut dilakukan secara manual (tidak menggunakan komputer), sehingga akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian data barang yang terdapat di gudang. Hal ini tentunya akan menghambat proses pemasukan barang serta pencatatannya.
Terdapatnya suatu kekuasaan penuh atas barang tersebut oleh supervisor
yang mengakibatkan tidak diperlukannya pemeriksaan dan validasi dari manajer untuk proses pemesanan barang. Dengan sistem ini sangat besar kemungkinan terdapat penyimpangan dari kekuasaan yang dimiliki oleh supervisor.
Proses Terjadinya Penjualan Barang yang Digunakan
validasi dari supervisor itu sendiri. Apabila pesanan barang yang dipesan oleh teknisi tersebut disetujui dan masih terdapat persediaannya, maka proses selanjutnya adalah penyerahan barang dari supervisor ke teknisi yang bersangkutan. Setelah teknisi menerima barang tersebut, teknisi kemudian memasangkannya pada unit yang akan diperbaiki lalu menyerahkan faktur serta laporan kepada bagian adminstrasi umum. Bagian administrasi umum kemudian mendokumentasikan faktur yang diterima dari teknisi dan melaporkannya kepada supervisor. Supervisor membuat laporan tentang pengeluaran barang kepada manajer setiap bulan.
Analisa dari sistem penjualan memiliki kelemahan yang sama dengan kelemahan yang terdapat pada sistem pemesanan dan pengiriman barang.
Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Diajukan
Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Oleh sebab itu dirancang sistem informasi manajemen persediaan barang yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna jual, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar serta akan menambah daftar persediaan barang death stock. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna jual.
Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang
setuju maka teknisi akan memberikan laporan harian kepada administrasi umum. Setelah itu administrasi umum menyerahkan salinan penawaran kepada administrasi gudang. Apabila spare part yang diminta tidak ada di gudang maka spare part tersebut dimasukkan dalam laporan kebutuhan spare part untuk kemudian diserahkan kepada bagian finance untuk dianalisa. Apabila disetujui maka finance akan membuat stock requisition, validasi dan menyerahkan stock requisition tersebut kepada manajer untuk divalidasi. Setelah itu stock requisition dikembalikan kepada finance, kemudian finance menyerahkan salinan stock requisition kepada adminsitrasi gudang untuk disimpan dan administrasi umum untuk pemesanan barang. Administrasi umum memesan barang tersebut ke supplier. Setelah barang pesanan disiapkan supplier maka bagian deliveryman mendatangi supplier untuk memeriksa barang dan surat kelengkapan terlebih dahulu, setelah itu barang dibawa dan diserahkan kepada administrasi gudang. Kemudian ditandatangani oleh administrasi gudang setelah diperiksa oleh keduanya. Setelah itu, administrasi gudang menata barang di gudang kemudian memasukkan data barang masuk dan menulis pada stock card. Setelah itu administrasi gudang menyerahkan salinan delivery order, salinan faktur dan salinan stock requisition kepada administrasi umum. Kemudian administrasi umum juga menyerahkan salinan delivery order dan salinan faktur kepada finance. Setelah itu, Administrasi umum memasukan data barang masuk. Kemudian adminstrasi umum dan administrasi gudang menyerahkan laporan bulanan kepada finance, finance menyerahkan laporan bulanan kepada manajer.
Proses Terjadinya Penjualan Barang
administrasi umum, diisi oleh teknisi dan diserahkan kepada administrasi gudang. Administrasi gudang memeriksa dan menyiapkan barang sesuai dengan form part lalu memvalidasi form part tersebut kemudian menyerahkan salinan form part kepada administrasi umum dan salinan form part serta spare part yang diminta kepada teknisi. Kemudian teknisi menjual spare part tersebut kepada customer. Customer dan teknisi menandatangani service order, customer menyerahkan service order dan uang pembayaran kepada teknisi, setelah itu teknisi memberikan salinan service order berwarna putih kepada customer. Kemudian teknisi mencatat laporan pekerjaan di buku laporan lalu menyerahkan salinan service order, buku laporan dan uang pembayaran kepada administrasi umum untuk dianalisa dan divalidasi, service order yang berwarna kuning diserahkan kepada teknisi sedangkan service order berwarna merah diserahkan kepada customer care officer. Lalu customer care officer memasukkan data. Kemudian teknisi melaporkan dan menyerahkan salinan service order, salinan form part dan spare part yang diretur kepada administrasi gudang. Kemudian administrasi gudang memperbaharui form part, memasukkan data penjualan dan retur barang pada komputer, stock card, mendokumentasikan surat-surat dan menyerahkan salinan form part yang telah diperbaharui kepada adminitrasi umum. Untuk selanjutnya administrasi umum memeriksa dan menganalisa kembali salinan form part yang telah diperbaharui. Lalu adminitrasi umum memasukan data penjualan dan retur barang pada komputer. Kemudian administrasi umum mendokumentasikan dan melaporkan penjualan spare part dan retur spare part ke supplier setiap bulannya kepada finance. Administrasi gudang juga melaporkan hasil penjualan barang dan spare part yang diretur ke gudang setiap bulannya untuk dianalisa oleh finance. Terakhir finance memberikan laporan bulanan kepada manajer.
Perancangan Teknologi
mandiri dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti terlihat pada gambar 3.
Gambar 3. Arsitektur Client Server. Sumber: Nugroho (2005)
Dikarenakan kebutuhan para pengguna dari masing-masing manajemen akan data persediaan barang, untuk itu dirancang arsitektur berbasis client server agar setiap pengguna dapat mengakses data tanpa kendala dari faktor skalabilitas.
Perancangan Perangkat Keras
Perancangan perangkat keras yang dibutuhkan pada sistem ini terlihat pada tabel 2 dan 3 berikut :
Client
Tabel 2. Perancangan Perangkat Keras Untuk Client.
Prosesor Pentium III 800 MHz
Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP)
Memori 128 MB RAM
Kapasitas Hard Disk 10 Gigabyte
Monitor Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi dengan warna 16 bit
Disk drive CD-ROM drive
Server
Table 3. Perancangan Perangkat Keras Untuk Server.
Prosesor Pentium IV 2.8 GHz
Memori 512 MB RAM Kapasitas Hard Disk 80 Gigabyte
Monitor Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi dengan warna 16 bit
Disk drive CD-ROM drive
Perancangan Perangkat Lunak dengan Deployment Diagram
Pada deployment diagram pada gambar 3 dijelaskan tentang perangkat lunak yang digunakan pada sistem inventory ini.
Gambar 4. Deployment Diagram Konfigurasi Perangkat Lunak Sistem Persediaan Barang.
Perancangan Jaringan
Gambar 5. Perancangan Jaringan Sistem Persediaan Barang (inventory).
Perancangan Database
Menurut McLeod (2001) basis data dapat diartikan sebagai suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali tanpa adanya data yang rangkap.
Menurut McLeod (2001) Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit.
Berdasarkan teori di atas maka dirancang database sistem inventory (persediaan barang) ini guna menjaga integritas data dan mencegah redundancy data (data rangkap).
Dalam pembuatan database sistem inventory (persediaan barang) dibutuhkan 8 tabel, terlihat pada tabel 4 sampai dengan tabel 11. Adapun tabel-tabel yang dirancang adalah sebagai berikut :
Tabel Pengguna
Tabel 4. Perancangan Tabel Pengguna.
Field Type Size Null Key Keterangan
Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna
Kata_Snd Varchar 15 Yes Kata sandi
Tabel Barang
Tabel 5. Perancangan Tabel Barang.
Field Type Size Null Key Keterangan Kode_Bar Varchar 6 No PRI Kode Barang
Nama_Bar Varchar 35 Yes Nama Barang
Harga_Satuan Numeric 9 Yes Harga Satuan
Net_Sales Numeric 9 Yes Net Sales
Stok_Bar Int 2 Yes Stok Barang
Tabel Pegawai
Tabel 6. Perancangan Tabel Pegawai.
Field Type Size Null Key Keterangan
No_ID Varchar 6 No PRI Nomor ID
Pegawai
Nama_Peg Varchar 20 Yes Nama Pegawai
Jabatan Varchar 20 Yes Jabatan Pegawai
Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna
Kata_Snd Varchar 20 Yes Kata sandi
pengguna Alamat_Peg Varchar 50 Yes Alamat Pegawai Telp_Peg Varchar 15 Yes Telepon Pegawai
Tabel Supplier
Tabel 7. Perancangan Tabel Supplier.
Field Type Size Null Key Keterangan Kode_Sup Varchar 6 No PRI Kode Supplier
Nama_Sup Varchar 25 Yes Nama Supplier
Tabel TB_Keluar
Tabel 8. Perancangan Tabel Transaksi Barang Keluar
Field Type Size Null Key Keterangan No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part
No_SO Varchar 15 Yes Nomor Service
Order
KodeBar_Keluar Varchar 6 Yes Kode Barang Keluar
Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang
Keluar
No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID
Pegawai Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal
Transaksi pada nomor SO
Tgl_Pinjam Datetime 8 Yes Tanggal
Peminjaman Barang
No_urut Numeric 6 Yes Nomor Urut
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan
Tabel TB Masuk
Tabel 9. Perancangan Tabel Transaksi Barang Masuk.
Field Type Size Null Key Keterangan No_DO Varchar 12 No PRI Nomor Delivery
Order
No_Faktur Varchar 12 Yes Nomor Faktur
KodeBar_Masuk Varchar 6 Yes Kode Barang Masuk
Masuk
Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier
Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal
Transaksi Barang Masuk Pada Faktur
No_Urut Numeric 6 Yes Nomor Urut
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan
Tabel TB Retur Pegawai
Tabel 10. Perancangan Tabel Retur Pegawai.
Field Type Size Null Key Keterangan No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part
Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang
Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang
No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID
Pegawai
Tanggal Datetime 8 Yes Tanggal retur
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan
Tabel TB Retur Supplier
Tabel 11. Perancangan Tabel Retur Supplier.
Field Type Size Null Key Keterangan No_Faktur_Ret Varchar 12 PRI Nomor Faktur
Retur
Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier
Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang
Jml_Bar_Ret Int 2 Yes Jumlah Barang
Tgl_Retur Datetime 8 Yes Tanggal retur barang
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan
Perancangan Sistem Kontrol
Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Guna mewujudkan hal tersebut dalam perancangan sistem dibuat sistem kontrol. Berikut ini rancangan sistem kontrol untuk sistem inventory CV. Momentum Teknik :
Pengendalian Keamanan Fisik
Dalam pengendalian keamanan fisik, digunakan kamera CCTV untuk mengamati setiap kejadian yang terjadi baik di dalam ataupun di luar kantor.
Penataan dan pengaturan barang diletakkan sesuai dengan bentuk, kode dan kemasannya.
Pengendalian Organisasi
Adanya pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab. Finance juga berperan sebagai pengawas (controller) dalam bidang administrasi dan keuangan.
Pengendalian Dokumentasi
Setiap jabatan yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran barang mempunyai dokumentasi data yang berurutan pada masing-masing ordner (manual) dan pada database sistem inventory (komputerisasi). Pengendalian Modul dan Program Aplikasi
administrasi gudang memasukkan data, dibuat sistem saling bekerja sama dan saling berkaitan.
Adanya sistem login digunakan untuk membedakan level atau jabatan setiap pengguna agar hak akses dapat dibatasi.
Pengendalian Barang
Program aplikasi peringatan stok dibuat untuk memberikan peringatan terhadap barang yang sudah mencapai batas minimum dari standar stok barang.
Finance dapat mengontrol dan memeriksa kinerja dari administrasi umum dan gudang karena finance dalam hal ini mempunyai dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan.
Pengendalian Keuangan
Finance dapat memeriksa dan mengontrol hasil pendapatan dari penjualan barang. Terdapat aplikasi laporan barang masuk, barang keluar, total biaya pembelian barang dan total penjualan barang.
Struktur Program
Struktur dari program inventory CV. Momentum teknik terlihat pada gambar 6.
PENUTUP Kesimpulan
Hasil perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Informasi mengenai jumlah persediaan barang pada suatu perusahaan jasa “Electrolux Authorized Service” CV. Momentum Teknik sangat penting untuk mencegah terjadinya kekosongan barang.
b. Dari laporan persediaan barang dapat diketahui macam-macam barang yang termasuk ke dalam kategori barang-barang yang cepat terjual dan juga kinerja dari perusahaan jasa tersebut serta sistem kerjanya. .
c. Pemodelan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap divisi terkait bisa mendapatkan informasi persediaan barang yang tersaji secara cepat dan tepat tanpa membutuhkan tanya jawab terlebih dahulu kepada divisi-divisi terkait.
Saran
Saran yang dapat penulis berikan adalah :
a. Pembuatan aplikasi inventory ini yang merupakan salah satu bagian penting dari sistem persediaan barang.
b. Penambahan dan pembagian tugas pada supervisor juga dapat dianggap penting untuk dapat memfokuskan pada kinerja dan fungsi masing-masing bagian dari perusahaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Adi Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.
Agus Ristono, 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Elista, 27 Maret 2009, Produksi Konten Multimedia, http://elista.akprind.ac.id/upload/files/97-02Produksi_Konten_Multimedia. pdf.
Imam, A, W, 2005, SQL Server 2000 : Implementasinya Dalam Pemrograman Visual Basic dan Crystal Report, Graha Ilmu, Yogyakarta.
McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen (Terjemahan Buku 1), PT. Prenhallindo, Jakarta.
Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta.
