Modul ke:
Fakultas
Program Studi
Tantangan Dasar
Desain Organisasi
Dr. Ir. Sugiyono, Msi.
Pasca Sarjanan
Magister
Manajemen Source: Jones, G.R.2004.
Organizational Theory, Design, and Change. Fourth Ed. Pearson, New
Pembedaan (Diferensiasi)
•
Proses dimana sebuah organisasi
mengalokasikan orang dan sumber daya
untuk tugas-tugas organisasi
•
Menetapkan hubungan tugas dan
wewenang yang memungkinkan organisasi
untuk mencapai tujuannya
lanjutan
•
Dalam sebuah organisasi yang sederhana,
pembedaan rendah karena pembagian
kerja rendah
– Individu biasanya melakukan semua tugas-tugas organisasi
•
Dalam organisasi yang kompleks,
pembedaan tinggi karena pembagian kerja
tinggi
Peran organisasi
• Sekumpulan perilaku-tugas yang berhubungan
diperlukan seseorang dengan posisinya dalam suatu organisasi
– Pembagian tenaga kerja meningkat, manajer mengkhususkan diri dalam beberapa peran dan mempekerjakan orang untuk mengkhususkan diri pada orang lain
– Spesialisasi memungkinkan orang untuk
mengembangkan kemampuan masing-masing dan pengetahuan dalam peran khusus mereka
• Struktur organisasi didasarkan pada peran sistem interlocking.
lanjutan
•
Otoritas: kekuatan orang untuk
bertanggung jawab atas tindakan
mereka dan untuk membuat keputusan
tentang penggunaan sumber daya
organisasi
•
Pengendalian: kemampuan untuk
mengkoordinasikan dan memotivasi
Subunit: Fungsi dan Divisi
• Fungsi: sebuah subunit terdiri dari sekelompok orang, bekerja sama, yang memiliki kemampuan yang sama atau menggunakan jenis yang sama pengetahuan, alat, atau teknik untuk melakukan pekerjaan mereka
• Divisi: sebuah subunit yang terdiri dari kumpulan fungsi atau departemen yang berbagi tanggung jawab untuk memproduksi barang atau jasa
tertentu
• Kompleksitas organisasi: jumlah fungsi dan divisi yang berbeda yang dimiliki oleh sebuah
organisasi
Jenis fungsi
•
Fungsi pendukung: memfasilitasi kontrol
organisasi hubungan dengan
lingkungannya dan stakeholder
– Pembelian, penjualan dan pemasaran, hubungan masyarakat dan urusan hukum
•
Fungsi Produksi: mengelola dan
meningkatkan efisiensi proses konversi
organisasi sehingga diciptakan nilai lebih
– Operasi produksi, pengendalian produksi, dan kontrol kualitas
lanjutan
•
Fungsi perawatan: memungkinkan
organisasi untuk menjaga departemen
dalam operasi
– Personil, teknik dan jasa kebersihan
•
Fungsi adaptif: memungkinkan sebuah
organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan lingkungan
– Penelitian dan pengembangan, riset pasar, dan perencanaan jangka panjang
lanjutan
•
Fungsi manajerial: memfasilitasi kontrol
dan koordinasi kegiatan di dalam dan
antar departemen
•
Akuisisi, investasi, dan kontrol sumber
Gambar 4-2: Blok Bangunan
Pembedaan
Pembedaan Vertikal dan
Horizontal
• Diferensiasi Vertikal: cara organisasi desain hirarki otoritas dan menciptakan hubungan pelaporan untuk menghubungkan peran organisasi dan subunit
– Menetapkan kewenangan distribusi antara tingkat
• Diferensiasi horizontal: cara sebuah kelompok organisasi tugas-tugas organisasi ke dalam
peran dan peran dalam subunit (fungsi dan divisi)
Gambar 4-3: Struktur Organisasi dari B.A.R. dan Grille
Gambar 4.4: Tantangan Desain
Organisasi
Menyeimbangkan Diferensiasi
dan Integrasi
•
Diferensiasi horizontal seharusnya
memungkinkan orang untuk
mengkhususkan dan menjadi lebih
produktif
– Spesialisasi sering membatasi komunikasi antara subunit
– Orang-orang mengembangkan orientasi subunit
• Orientasi subunit: kecenderungan untuk melihat peran
lanjutan
•
Integrasi: proses mengkoordinasikan tugas
berbagai, fungsi, dan divisi sehingga
mereka bekerja sama, bukan di lintas
tujuan
Jenis Mekanisme Integrasi
•
Hirarki kewenangan: perintah "yang
melapor kepada siapa"
– Kontak langsung: manajer bertemu muka dengan muka untuk mengkoordinasikan kegiatan
– Bermasalah bahwa seorang manajer dalam satu fungsi tidak memiliki otoritas atas
seorang manajer di lain
• Peran Liaison: seorang manajer khusus
diberikan tanggung jawab untuk melakukan koordinasi dengan manajer dari subunit lain
lanjutan
• Satuan tugas: manajer bertemu di komite
sementara untuk mengkoordinasikan kegiatan lintas fungsional
• Anggota Satuan tugas bertanggung jawab untuk mengambil mengkoordinasikan solusi kembali ke fungsi masing-masing untuk input dan persetujuan lebih lanjut
• Tim: gugus tugas permanen digunakan untuk menangani isu-isu strategis yang sedang
lanjutan
• Peran Mengintegrasikan: baru, peran penuh-waktu yang ditetapkan untuk meningkatkan komunikasi antar divisi
– Berfokus pada integrasi seluruh perusahaan • Mengintegrasikan departemen: departemen
baru dimaksudkan untuk mengkoordinasikan kegiatan fungsi atau divisi
– Dibuat ketika banyak karyawan
Tabel 4-1: Jenis dan Contoh
Mengintegrasikan Mekanisme
Gambar 4-5: Mekanisme
Mengintegrasikan
Menyeimbangkan Pembedaan
dan Integrasi
•
Manajer menghadapi tantangan
memutuskan bagaimana dan berapa
banyak untuk membedakan dan harus
mengintegrasikan:
– Hati-hati memandu proses pembedaan sehingga mengembangkan kompetensi inti yang memberikan organisasi keunggulan kompetitif
– Hati-hati mengintegrasikan organisasi dengan memilih mekanisme mengintegrasikan yang tepat yang
memungkinkan subunit untuk bekerja sama dan membangun kompetensi inti organisasi
Menyeimbangkan Sentralisasi
dan Desentralisasi
• Organisasi Sentralisasi: wewenang untuk
membuat keputusan penting dipertahankan oleh manajer tingkat atas
– Top manajer mampu mengkoordinasikan kegiatan untuk menjaga organisasi yang terfokus pada tujuan
• Organisasi Desentralisasi: wewenang untuk membuat keputusan penting didelegasikan kepada manajer di semua tingkatan dalam hirarki
lanjutan
•
Saldo Ideal mencakup:
– Mengaktifkan manajer menengah dan bawah yang berada di tempat kejadian untuk membuat keputusan penting
– Membiarkan manajer puncak untuk fokus pada pembuatan strategi jangka panjang
Menyeimbangkan Standardisasi dan Saling
Penyesuaian (Mutual Adjustment)
• Standardisasi: kesesuaian dengan model tertentu atau contoh-contoh yang dianggap tepat dalam situasi tertentu
– Ditetapkan oleh aturan dan norma
• Saling Penyesuaian: proses melalui mana orang menggunakan penilaian mereka daripada aturan standar untuk mengatasi masalah, panduan
pengambilan keputusan, dan meningkatkan koordinasi
• Formalisasi: penggunaan aturan dan prosedur untuk membakukan operasi
lanjutan
• Sosialisasi: Norma Dipahami• Aturan: formal, pernyataan tertulis yang
menentukan cara yang tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan
• Norma: standar atau gaya perilaku yang dianggap khas untuk sekelompok orang
– Mungkin timbul secara informal
– Aturan eksternal dapat menjadi norma diinternalisasi
• Sosialisasi: proses dimana anggota organisasi mempelajari norma-norma organisasi dan
Standardisasi dibandingkan
Saling Penyesuaian
•
Tantangan yang dihadapi manajer adalah:
– Untuk menemukan cara menggunakan aturan dan norma untuk membakukan perilaku, dan – untuk memungkinkan untuk saling
penyesuaian untuk memberikan manajer kesempatan untuk menemukan cara-cara baru dan lebih baik untuk mencapai tujuan
Susunan Organisasi Mekanistik
dan Organik
•
Struktur mekanistik: struktur yang
dirancang untuk mendorong orang untuk
berperilaku diprediksi, cara akuntabel
– Penekanan pada struktur komando vertikal – Peran didefinisikan sempit
– Promosi lambat dan mantap
– Paling cocok untuk organisasi yang
menghadapi stabil, lingkungan yang tidak berubah
lanjutan
• Struktur organik: struktur yang mempromosikan
fleksibilitas, sehingga orang melakukan perubahan dan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kondisi
– Kurang penekanan pada struktur komando vertikal – Peran didefinisikan longgar
– Status yang diberikan oleh kemampuan untuk memberikan kepemimpinan yang kreatif
– Mendorong perilaku inovatif
Gambar 4-6: Struktur Mekanistik
dan Organik
Gambar 4-7: Hubungan Tugas
dan Peran
Pendekatan kontingensi
•
Pendekatan manajemen di mana desain
struktur organisasi yang disesuaikan
dengan sumber ketidakpastian yang
dihadapi organisasi
•
Organisasi harus merancang struktur, agar
Gambar 4-8: Kecocokan Antara
Organisasi dan Lingkungannya
Lawrence & Lorsch: Diferensiasi,
Integrasi, dan Lingkungan
•
Menyelidiki bagaimana perusahaan di
industri yang berbeda membedakan dan
mengintegrasikan struktur mereka agar
sesuai lingkungan
•
Tiga industri yang mengalami berbagai
tingkat ketidakpastian:
Temuan: Lawrence and Lorsch
•
Ketika lingkungan yang dianggap lebih
stabil dan tidak pasti:
– Organisasi yang efektif kurang formal, lebih terdesentralisasi dan lebih mengandalkan pada saling penyesuaian
•
Ketika lingkungan dianggap sebagai stabil
dan pasti:
– Organisasi yang efektif memiliki lebih terpusat, standar, dan struktur formal
