“ PERFORMANCE MANAGEMENT ”
SHARING EXPERIENCE : PERFORMANCE MANAGEMENT DI TELKOM
Jakarta, 12 September 2013
Presented by :
FAISAL SYAM
Di Kementerian PAN dan RB
Curriculum Vitae :
Name : Faisal Syam HP : 0811 – 22 – 4567 Address : Kompleks Bogor Baru, Blok A IX No 3, Bogor Place / Date of Birth : Medan / 26 February 1956
Education :
- Magister Management – STMB (Joint Program with AIM, Philippine)
- S1 Degree – Math, USU Medan Experience in Telkom :
- Mei 2012 – Now : Ass.Consultant BIG APC Singapore
- Febr 2007 – Mei 2012 : Human Capital & General Affair Director
- Febr 2006 – Febr 2007 : Senior General Manager Human Resource Center - Jan 2005 – Jan 2006 : Executive Development Assistance
- Mei 2002 – Des 2004 : Senior Manager SDM – Divisi Regional II Jakarta - Jan 1999 – April 2002 : Deputy General Manager SDM – Divisi Regional IV
Central Java & Yogyakarta
- Juli 1997 – Des 1999 : Senior Manager SDM - Divisi Regional IV Central Java & Yogyakarta
Experience in Other Company :
- 1997 – 1999 : HR Manager in MGTI (Company Partner Telkom with NTT and Telstra)
Experience in Other Company :
- 1
995 - 1996 : as Counter Part Cullen Egan Dell (CED) from Australia to design Telkom HR Master Plan
-
1985 : Job Assignment as CBT Trainer in Singapore and Japan - 1985 : Job Assignment as CBT ITU Project Consultant in Fiji- 1984 – 1988 : Job Assignment in ITU Regional Training Development Office (RTDO) in Asia Pasific
Training, Seminar & Benchmarking :
- Competency, Database & HR Management by SingTel - HR Management by PT Astra Int’l
- Leadership Engine by MARKPLUS & Co
- Design Adaptife Organization by Organization and Man Consulting & Training - Leadership & HR management by Telkom Training Center
- Modern HRM Seminar by Dr Clive Kinder
- Innovative Performance Pay Design by Watson Wyatt - Human Resource Internship by AT&T USA
- Information System Development by ITU - Performance Appraisal by DHN
- A Contract for Performance by CRG SM - Management Expatriat by LPTK
- HR Knowledge Transfer Program by ucent Tech USA
Curriculum Vitae :
Business Strategy Derive Performance Management
Performance is measured from executing business strategy (deployment) and business achievement (result).
Initiatives
Program
Implementation
Effort
Plan
Work Direction Execution
Vision
Business as usual Business w/ strategy
Strategic Objectives
must be translated into linked sets of measures so they can
be communicated and implemented
Telkom
Performance Management System
Management Contract
Competence
& Behavior Assessment
Corporate Long Term Planning
Corporate Short Term
Planning
Corporate Budget
Business Plan
Corporate Strategic Initiatives
Programs, Action Plan
Unit’s Performance
Score Individual
Task & Target (SKI)
Individual Performance
Score (P)
Incentives / Reward Individual
Competence Index (K)
Competency based HRM
Reward Systems
Distinct Job
Organization Structure
Business Portfolio
Role &
Responsibilities
Business Processes
Organization PMS
Policy Planning
Management
Performance Review
Talent Cluster
Employee Business
Management Contract Agreement
Business Performance Measurement
Evaluation &
Review System Setting
Strategy Map
& Scorecard Corporate
Cascading Strategy Map
& Scorecard Group Buss.
Business PMS as
a Closed Loop & Part of Eco-System
Corporate Planning Management
System
Individual Performance
Reward System
Business Effectiveness Management Feedback
Planning Improvement
Feedback
PMS as a part of Telkom Eco-System
PMS as a
Closed Loop system
v
v
Performance Plan
Corporate Strategy Map
CSS CAM RKAP
BPE, SICP
Commitment CEO to BoC
Commitment Building BoD
Directorate Strategy Map
Commitment BoD-1 to BoD
BPE, BoD
BPE, SICP, HCCA
Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA
Sr Leader Team, BPE, Set Dit, HCCA
Doc Strategy Directorate
Dedicated Organizational Support
CEO
Dir Consumer
Dir Enterprise
Dir NW &
Solution
Dir IT &
Supply
Dir Keuangan
Dir HCGA
Dir CRM
EVP SICP
Head of CC&CA Head of
IA
Corp.
Function
&
Strategic Business
Units
Corp.
Function
&
Strategic Business
Units
Corp.
Function
&
Strategic Business
Units
Corp.
Function
&
Supporting Business
Units
Corp.
Function
&
Supporting Business
Units
Corp.
Function
&
Supporting Business
Units
Corp.
Function
Corp.
Func tion
Head of CC&CA
VP BPE VP CO
VP PMC VP RM
Sistem Manajemen Performansi
Penetapan Nilai KM /NKU /NKI
Penilaian Kinerja &
Kompetensi
Performance Review Day
Program Development
Pertengahan Mei
Awal Mei
April
Dasar pemberian
Insentif
Dasar Kenaikan Tudas
Pengembangan Kompetensi
Pengembangan Karir
Kenaikan Tupos
PENDI
Reward
Pengembangan Kompetensi
Talent Retention
Assessment Kompetensi
Training
Coaching
Assignment
Penilaian NKI
Fly Jump Grow Improve
Value 5C
Core, PQ, S&K
NEW!
Talent Segmentation
Jump (15%)
K4 K3 K2 K1
K5 P5
P4 P3 P2
P1 Fly (5%)
Growth (70%)
Improve (10%)
Talent (20%)
1 2 3 4 5 6 7 8
Preliminary Rating distribution
Normalized rating distribution
Talent Vs Performance Management
Corporate Strategic Objective Map
Financial
Customer
Internal Business
Process
Learning
& Growth
Revenue Growth
Increase Value Wireless Business
SI-2
Increase broadband revenues SI-3,4
Increase Revenue Wholesale and
Enterprise SI-3,4
Create Revenue from IT Service, Media,
and Edutainment SI-6,7
Stem decline of FWL Business
SI-1
Provide varies of Product, Service
& Solution Choices SI-1,2,3,4,6,7
Provide One stop service
SI-1,2,3,4,6,7 Ensure the Quality
of Product, Service & Solution with Competitive
Price SI-1,2,3,4,6,7
Win-win partnership SI-1,2,3,4,6,7
Organization restructuring and business process improvement to empower business portfolio
SI-8,9
Strengthen subsidiaries position
as growth vehicle SI-8
Expand Business Portfolio SI-2,3,4,6,7
Regulatory and Stock Exchange Compliance Risk
Mitigation Managing Business
Portfolio and Synergy across TelkomGroup
SI-9
Productivity
Superior Value to Customer
Empower Business Unit to Drive Growth Enterprise Risk Management
Benefit from others
Plan & Dev’ment
Integrated NGN solution
SI-5, Insynct
IT to Support Business Sustainability Full Implementation INFUSION Providing Multi-play
services SI-5
Transform The Legacy Business Process Excellence
Cost Reduction & Optimize
Headcount SI-5
Empowering Human Capital
Creating Shared Culture among TELKOMGroup
SI-10
Skill &
Competency Enhancement
SI-10
KNS EWS NWS ITS HCGA SICP CRM IA CA CC KUG
CORPORATE SCORED CARD
CORPORATE SCORED CARD
• Sebagai Standarisasi Pola Penilaian Performansi Karyawan
Maksud
• Tercipta iklim kerja yang kondusif & kompetitif
• Tercipta Komunikasi efektif & menghargai hub atasan - bawahan
• Tercipta budaya efektif yang menghargai kualitas proses bisnis & kualitas individu
• Menjaga pertumbuhan kelangsungan kinerja usaha
• Mengurangi subjektivitas
Tujuan
Siklus Pengelolaan Kinerja Individu
Penyusunan SKI
Pelaksanaan Rencana Kerja Penilaian
Kinerja Individu
o SKI paling lambat 1 bulan setalah SKU / KM ditetapkan (minggu I Peb) o Prinsip Selaras (Alignment) dan
Berjenjang (Cascading)
o Penggunaan Log di aplikasi online sebagai catatan atas progres / kendala yg signifikan
o NKU diturunkan secara berjenjang ke NKSU – NKI
o Penilaian SKI & SKSU paling lambat 1 bulan setelah penetapan NKU oleh Komite Kinerja
o Rata-rata Nilai Kinerja Sub Unit harus sama dengan NKU yang bertalian demikian juga rata-rata Nilai Kinerja Individu di Sub Unit harus sama dengan NKSU yang bertalian
o Skala angka & Klasifikasi (P1-P5) tetap
Konseling/
Coaching
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (1/5)
Proses cascading dan alignment SKI dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Tidak seluruh perspektif Balance Score Card (BSC) di KM harus dicantumkan dalam SKI.
Penetapan SKI masing-masing karyawan disesuaikan dengan DJM posisi yang dipangkunya.
Tidak seluruh indikator atau dimensi di KM harus tercantum dalam setiap SKI Karyawan, namun demikian harus dipastikan bahwa setiap indikator KM ada yang mengembannya
Jumlah bobot seluruh program adalah 100% (seratus persen).
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (2/5)
• Peran Unit Pengelola Performansi :
• Merumuskan mekanisme proses cascading dan alignment di tingkat unit bisnis yang akan dijalankan oleh Manajer Lini.
• Melakukan evaluasi tingkat cascading dan alignment indikator yang dilakukan oleh Manajer Lini pada saat penyusunan SKI.
• Memberikan rekomendasi kepada Pimpinan Unit Bisnis untuk perbaikan proses cascading dan alignment penyusunan SKI.
• Untuk menginternalisasikan nilai-nilai budaya Perusahaan kepada setiap individu, setiap program dalam SKI dicantumkan kesesuaian Nilai Budaya Perusahaan (5C) dengan program terkait.
• Bila dalam proses pelaksanaannya ada program/ target tambahan
yang memerlukan revisi SKI, maka dituangkan dalam dokumen
konseling
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (3/5)
Untuk pegawai yang Tugas Pendidikan atau Ditugaskan keluar TELKOM :
bila masa penugasan / pendidikan > 6 bulan: NKI
dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit baru / konversi IPK
bila masa penugasan /pendidikan < 6 bulan, NKI
dihitung berdasarkan NKU / NKSU unit sebelumnya.
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (4/5)
Untuk pegawai yang ditugaskan dalam Satgas atau bertugas secara kolaboratif :
Apabila Atasan I lebih dari satu :
Atasan yang secara struktural merupakan atasan langsung tetap berperan sebagai Penilai I
Atasan tersebut melakukan koordinasi dengan
Atasan dimana Karyawan tersebut ditugaskan untuk memberikan penilaian terhadap hasil kerja Karyawan tersebut
NKI dihitung sesuai dengan bobot program yang ada di SKI, baik Performansi yang di posisi struktural atau
Performansi di posisi penugasan (Satgas), sehingga
bobot keseluruhan sebesar 100%
PENGELOLAAN KINERJA INDIVIDU (5/5)
Untuk pegawai yang Mutasi, Demosi, Promosi : NKI tahunan merupakan nilai secara proporsional dari keseluruhan nilai yang didapat dari masing-masing unit (nilai yang diperoleh dari masing-masing unit, minimal selama kurun waktu 3 (tiga) bulan)
Untuk Karyawan Skorsing, CLTP, Sakit berkepanjangan, Cuti Lainnya :
Bila masa aktif dalam tahun berjalan > 3 bulan: NKI dihitung berdasarkan NKU/ NKSU di unit terakhir.
Untuk Karyawan yang berstatus sedang menjalani MPP atau
MPP dipercepat , tidak diwajiban untuk membuat SKI maupun
memiliki NKI.
Tabel NKI & Konversinya (1/2)
Range Nilai (%) Nilai Prestasi Keterangan
≥ 110 P1 Istimewa
≥ 103 s.d < 110 P2 Baik Sekali
≥ 96 s.d < 103 P3 Baik
≥ 90 s.d < 96 P4 Kurang
< 90 P5 Kurang Sekali
Tabel NKI
Tabel Konversi IPK ke NKI
Tabel NKI & Konversinya (2/2)
Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom & tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi
Konversi NKI ke Nilai Kompetensi bagi Karyawan yang MPP atau Karyawan yang ditugaskan di luar Telkom dan memiliki sistem Penilaian Kinerja 4 skala serta tidak memiliki sistem Penilaian Kompetensi
Proses Penyusunan Sasaran Kinerja Individu
Rekomendasi proses cascading & alignment dari unit Pengeleola Performansi
Proses Penilaian Kinerja Individu
KARYAWAN YANG DINILAI ATASAN I ATASAN II HR CENTER
NKU
Target / Sasaran Kinerja Individu
Pencapaian target-target lengkap dengan
dokumen pendukung
Validasi Pencapaian
Target
Pemberian Nilai NA Awal
Ada keberatan?
Evaluasi keberatan, validasi data
pendukung
NKU NKU NKU
Pengesahan NA akhir
Informasi NA akhir
Revisi atau Pengukuhan NA awal
Revisi atau Pengukuhan
NA awal
Konversi NA ke NP - NKU = NKI pimpinan unit - Hitung koefisien deviasi - Hitung NA akhir - Konversi NA akhir ke NP
Rekap Data NA akhir
per Unit
Catat di HRIS
Selesai Informasi
NA akhir Informasi
NA akhir No
Yes
Pengelolaan Kompetensi & Behavior Individu
Persiapan Data (Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi)
Penilaian Secara On line Hasil Nilai & Gap
Kompetensi
o Assesor :
o Maks 2 atasan o Maks 3 peer o Maks 3 bawahan
o 3 kelompok kompetensi:
o Core terdapat bagian untuk menilai Behavior (perilaku) 5C o Personal Quality
o Skill & Knowledge
o Evidence K1 & K2 : P1/P2 + Penghargaan + KAMPIUN atau lulus 5 terbaik dalam Training atau e –Learning *)
Skala K tetap, sedangkan untuk B :
Nilai Perilaku / Behavior (angka)
NB
(huruf) Keterangan
> 3.71 s/d ≤ 4.00 B1 Istimewa secara overall, selalu mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C
> 3.11 s/d < 3.71 B2 Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering
> 1.91 s/d < 3.11 B3 Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering
> 1.31 s/d < 1.91 B4 Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C
> 1.00 s/d < 1.31 B5 Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya perusahaan tersebut
*) Kriteria daftar E-Learning yang bisa diikuti Karyawan adalah sesuai dengan yang diusulkan Karyawan dan disetujui oleh Atasan yang bersangkutan serta dapat disediakan oleh Learning Centre
Pengelolaan Kompetensi Individu
Syarat : Karyawan yang telah menduduki posisi sekurang-
kurangnya 3 (tiga) bulan, jika belum maka yang bersangkutan dinilai berdasarkan kompetensi di posisi sebelumnya, kecuali bagi Kepada Karyawan baru dan Karyawan percobaan,
dimana penilaian kompetensi tetap dilakukan pada jadwal yang telah ditentukan, walaupun masa kerjanya belum mencapai 3 (tiga) bulan.
Bagi karyawan yang tugas pendidikan & yang sedang ditugaskan keluar TELKOM, dilakukan konversi.
Bagi Karyawan yang sedang menjalankan MPP, tidak
dilakukan penilaian Kompetensi, dan apabila nilai kompetensi diperlukan untuk penyesuaian renumerasi, maka nilai
kompetensi diberikan berdasarkan Nilai Kompetensi terakhir
yang bersangkutan
Personal Quality Core Competency
Rating Skor Rating Skor
Sangat Memadai +2 Selalu +2
Memadai +0.67 Sering +0.67
Kurang Memadai -0.67 Jarang -0.67
Sangat Kurang Memadai -2 Tidak pernah -2
Rating & Nilai Kompetensi
Rating Skor Keterangan
Sangat kompeten +2 Terlihat amat menguasai kompetensi yang dipersyaratkan dan memiliki kecakapan jauh di atas yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang memuaskan.
Kompeten +0.67 Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan dengan hasil kerja yang dapat mencapai target.
Cukup Kompeten -0.67 Memiliki kecakapan seperti yang dipersyaratkan, namun masih perlu diasah atau output yang dihasilkan masih perlu ditingkatkan.
Tidak Kompeten -2 Tidak terlihat memiliki kemampuan/kecakapan yang dipersyaratkan.
Skill & Knowledge
Data Nilai B Hasil Assessment
on line Review Nilai B Penyesuaian (Adjustment)
Nilai B
Pengelolaan Behavior Individu
Performance Review Day
Review :
Nilai rata-rata kelompok
Nilai rata-rata total
Interview
5C Values Assessment Interview Notes Suggested
Score * Sup Peer Sub Avg
C1 b1 3.5 3.3 1.5 2.8 *... 3.5
b2 2.5 2.0 2.0 2.2 *... 3.0
b3 3.0 3.3 3.5 2.9 *... 3.1 3.2
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
C5 b13 3.5 3.3 1.5 2.8 *... 3.5
b14 2.5 2.0 2.0 2.2 *... 3.0
b15 3.0 3.3 3.5 2.9 *... 3.1 3.2
Conclussion interview :
Strength : ...
Development : ...
Overall average score 3.20
Proposed rating B2
Recomendation :
...
Contoh penyesuaian Nilai B
Penilaian Behavior Individu
Assessor untuk penilaian perilaku / Behavior Assessment ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
Untuk karyawan BP II sampai dengan BP VII, assessor adalah sama dengan assessor penilaian kompetensi
Untuk karyawan BP I dan pejabat selevel di Anak Perusahaan, assessor peer diperluas dengan melibatkan penilai yang terkait di Telkom Group
Konversi Nilai ;
Nilai Perilaku / Behavior (angka)
NB
(huruf) Keterangan
> 3.71 s/d ≤ 4.00 B1 Istimewa secara overall, selalu
mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan budaya 5C
> 3.11 s/d < 3.71 B2 Mendemonstrasikan perilaku 5C dalam frekuensi yang sangat sering
> 1.91 s/d < 3.11 B3 Perilaku 5C didemonstrasikan dalam frekuensi yang cukup sering
> 1.31 s/d < 1.91 B4 Jarang mendemonstrasikan perilaku yang mencerminkan perilaku 5C
> 1.00 s/d < 1.31 B5 Tidak memahami budaya 5C sehingga perilakunya tidak sesuai dengan budaya Perusahaan tersebut
Performance Review Day
Persiapan Data (N Kinerja, N Kompetensi, N
Behavior)
Karifikasi Data
Pelaksanaan Review Day Pengklasifikasian
Talent Cluster
Klarifikasi thd nilai-nilai di luar sebaran (outlier)
Pengaturan forum Performance Review Day
: Untuk Level 3 s.d 5, jika terdapat kendala geografis, maka Penilai II mempunyai wewenang dalam melakukan kalibrasi untuk klasifikasi Talent Cluster berdasarkan ranking nilai / angka dari kombinasi P & B yang diusulkan oleh Penilai I
4 Klasifikasi : Fly, Jump, Grow & Improve, dengan distribusi yg telah
ditentukan
Dasarnya adalah nilai P & B
Tambahan pengaturan :
Karyawan yang dinilai Penilai I / Atasan I Penilai II / Atasan II Level 1.
(Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM, Koordinator
dibawah Direktur,)
Direktur terkait Dirut
Level 2
(VP dibawah Head/EVP, AVP di Direktorat, GM, SM, OSM, Koordinator
dibawah SGM, )
Head, EVP, VP dibawah Direktur, EGM/DEGM, SGM/DSGM Koordinator
dibawah Direktur
Direktur yang bersangkutan
Level 3
(AVP di bawah Head/EVP, Mgr, OM, Senior Officer/Officer di Kantor
Pusat, AM, Researcher, Instruktur, Konsultan,
Auditor)
VP dibawah Head/EVP, GM, SM, AVP di Direktorat, Koordinator
dibawah SGM
Head, EVP, VP di bawah Direktur, EGM/DEGM,
SGM/DSGM terkait
Level 4 (Asman, JOM, dan Officer/staff dibawah
Mgr/OM, Senior Officer/Officer di
Head/EVP)
Mgr, OM terkait, AVP di Head/EVP
GM terkait, VP di Head/EVP
Level 5
(Officer/staff di bawah Asman & JOM)
Asman, JOM terkait Mgr terkait
Proses Performance Review Day
Tim Penilai HR Centre / Area
Mulai
Menyiapkan data pendukung
(NKI/NKU, NK, Hasil Asesment
dll)
Target Distribusi Hasil Performance Review pegawai di
suatu unit Meranking
Karyawan di Unitnya berdasarkan Band
Menyesuaikan / Mengkalibrasi Distribusi Hasil
Performance Review
(Atasan 2) Memfasilitasi
Diskusi
Penetapan Hasil Performance
Review
Input Hasil Performance
Review ke HRIS
Selesai
Atasan I
Mengklarifikasi Nilai Ekstrem
FIXED VARIABLE
70% 30%
Basic Salary Benefit Facility
By Job/Position By Performance
Job Evaluation PMS
Competitive
Remuneration
Penyusunan SKI
Pelaksanaan Rencana Kerja Penilaian
Kinerja Individu Persiapan Data
(Ase-Aso, Persyaratan Kompetensi)
Penilaian Secara On line Hasil Nilai & Gap
Kompetensi Persiapan Data
(N Kinerja, N Kompetensi, N
Behavior)
Karifikasi Data
Pelaksanaan Review Day Pengkalsifikasian
Talent Cluster
Pengelolaan Kinerja Unit
Pengelolaan Kinerja Individu
Kebijakan Remunerasi
Kebijakan
Pengembangan HC
Sistem Manajemen Performansi
Penyusunan Kinerja Unit
Implementasi Kinerja Unit Evaluasi
Pengelolaan Kinerja Unit
Keterkaitan Sistem Manajemen
Performansi dengan Sub Sistem HC lain (Remunerasi & Pengembangan HC)
Excellent Achiever Policy
0 50 100 150 200 250 300
75 80 85 90 95 100 105 110 115 120
Origin V, VI,&VII III&IV I&II
HRD model akan efektif apabila talent management dikelola dengan baik
"Pikirkan & Buatlah
Perencanaan Sebaik baiknya...
Ambil Keputusan...
and don't look back..."
Pengakuan Keunggulan
Top Brand Award
ICSR Award Forbes Global 2000
Peringkat 675
IMAC
ICSA e-Company Award
IHCS Award
ISRA
Investor Award
Perusahaan Idaman
REWARD
Tanda Kehormatan Bintang Jasa dari Presiden RI- 2011 UNI Apro Outstanding Employer Partner Award 2011 - Filipina
Best Employer Brand Award 2011 - Singapore
The Best For Human Capital Index ,
The Best For Employee Net Promoter Score Kategori Infrastructure, The Best For Human Capital Initiative for Career Management
ICHS - 2011
Kalau rumah beratap nipah Biasanya ia berdinding bilah Semoga acara ini membawa tuah
Akhirnya diharapkan menjadi berkah
Engagements 2013
from April - December
