SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ARUS KAS Studi Kasus pada SMA Pangudi Luhur Van Lith – Muntilan

(1)

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

Jurusan Teknik Informatika

Disusun Oleh:

Devi Endarwaty

035314033

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

(2)

i

Presented as Partial Fulfillment of the Requirements

to Obtain the Sarjana Teknik Degree

in Department of Informatics Engineering

Created by

Devi Endarwaty

035314033

DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING

FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY

SANATA DHARMA UNIVERSITY

YOGYAKARTA

(3)

(4)

(5)

iv

tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan

dalam kutipan dan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 18 Maret 2009

Penulis

(6)

(7)

vi

(8)

vii

Sistem informasi akuntansi arus kas yang dijalankan di SMA Pangudi Luhur

Van Lith Muntilan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan

pencatatan data transaksi pada buku khusus. Hal ini membuat proses pencatatan

transaksi dan pembuatan laporan keuangan menjadi lama. Oleh karena itu dibutuhkan

system informasi akuntansi arus kas yang dapat memudahkan tugas bendahara dan

dapat menghasilkan informasi yang cepat untuk sekolah.

Sistem informasi akuntansi arus kas ini meliputi pendaftaran siswa baru,

penentuan dan pembayaran uang gedung yang meliputi uang persiapan sekolah, uang

persiapan asrama dan uang sekolah yang meliputi uang SPP, asrama dan kegiatan

siswa, pencatatan transaksi arus kas sekolah serta penjurnalan dan pembuatan laporan

keuangan dari setiap transaksi arus kas yang telah dilakukan dengan menggunakan

(9)

viii

Muntilan is still run manually by writing data transaction on special book. It

makes the process of writing transaction and account report take long time.

Therefore cash flow accounting information system is needed to make the bursar

job easy and produce information for school in short time.

Cash flow accounting information system consists of new student

registration , determination and payment of building money with school money

preparation, hostel money preparation and SPP, hostel and student activities,

writing the transaction of school cash flow and also makes journal and account

report from every cash flow transaction by using Java as the programming

(10)

(11)

ix

karena dengan rahmatNya akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini

dengan baik.

Dan di kesempatan ini pula, penulis ingin menyampaikan limpah terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas

Akhir ini terutama kepada:

1. Ibu Ridowati Gunawan, S Kom., M.T., selaku dosen pembimbing I penulis

yang telah banyak membantu, membimbing dan mendukung penulis dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom., M.Sc., dan Bapak Iwan Binanto, S.Si.,

M.Cs., selaku panitia penguji yang telah banyak memberikan kritik dan

saran terhadap kesempurnaan Tugas Akhir ini.

3. Pihak SMA Pangudi Luhur Van Lith-Muntilan yang telah memberikan

kesempatan kepada penulis untuk melakukan studi kasus.

4. Bapak Listijandi Wahjudi S dan Ibu Anik Iriyanti yang telah memberikan

informasi dan meluangkan waktu untuk berdiskusi dengan penulis selama

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Keluarga tercinta, kedua orang tua penulis serta kakak Hendra Fahruriadi

yang selalu memberikan doa, motivasi dan kasih sayang kepada penulis

untuk selalu bersemangat dan optimis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

(12)

x

Yogyakarta, 18 April 2009

(13)

xi

HALAMAN PERSETUJUAN ii

HALAMAN PENGESAHAN iii

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA iv

HALAMAN PERSEMBAHAN v

HALAMAN MOTTO vi

ABSTRAK vii

ABSTRACT viii

KATA PENGANTAR ix

DAFTAR ISI xi

DAFTAR GAMBAR xv

DAFTAR TABEL xxv

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah 1

1.2 Rumusan Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 2

1.4 Tujuan Penulisan 2

1.5 Metode Penelitian 3

1.6 Sistematika Penulisan 4

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi 6

2.2 Akuntansi 6

2.3 Sistem Informasi Akuntansi 7

(14)

xii

2.9 Client/Server 15

2.10 Arsitektur Client/Server Model Two-Tier 17

2.11 MySQL 18

2.12 Java 21

2.13 Metodologi FAST (Framework for the Application of System

Thinking) 23

BAB 3 ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1 Nama Sistem 26

3.2 Sejarah Singkat Van Lith 26

3.3 Tahap Pelaksanaan 28

3.4 Metodologi FAST

3.4.1 Fase Definisi Lingkup (Scope Definition) 28 3.4.2 Fase Analisis Masalah (Problem Analysis) 30 3.4.3 Fase Analisis Persyaratan (Requirement Analysis) 34 3.4.3.1Orang yang terlibat dalam system 34

3.4.3.2Use Case Diagram 35

3.4.3.2.1 Sistem Administrator 36

3.4.3.2.2 Sistem Bendahara I 36

3.4.3.2.3 Sistem Bendahara II 40

3.4.3.3Use Case Narrative 44

3.4.4 Fase Desain Logis (Logical Design) 74

3.4.4.1Gambaran Umum Sistem Baru 74

3.4.4.2Class Diagram

(15)

xiii

3.4.4.3.3 Sistem Bendahara II 90

3.4.4.4E-R Diagram 106

3.4.4.5Logical Design 111

3.4.5 Fase Analisis Keputusan (Decision Analysis) 112

3.4.6 Fase Desain dan Integrasi Fisik (Physical Design And Integration) 3.4.6.1Desain Tabel 114

3.4.6.2Desain User Interface 122

3.4.6.2.1 Desain Input 122

3.4.6.2.2 Desain Output 129

BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Spesifikasi hardware dan software yang digunakan dalam Pembuatan system 141

4.2 Pembuatan Database 142

4.3 Setting koneksi Java dan MySQL 143

4.4 Implementasi antarmuka (user interface) 143

4.4.1 Menu Input 143

4.4.2 Tampilan Halaman Output 206

BAB 5 ANALISA HASIL 5.1 Manfaat dan kemudahan dari system 219

(16)

(17)

xv

2.2 Simbol InterfaceObject 12

2.3 Simbol ControlObject 12

2.4 Gambar Komponen Client/Server 17

2.5 Gambar Model Arsitektur Two-Tier Application 18

3.1 Gambar Struktur Organisasi SMA Pangudi Luhur

Van Lith-Muntilan

27

3.2 Gambar Use Case Diagram Secara Umum 35

3.3 Gambar Use Case Diagram untuk Administrator 36

3.4 Gambar Use Case Diagram Ubah Password 36

3.5 Gambar Use Case Diagram Data Siswa 37

3.6 Gambar Use Case Diagram Untuk Penentuan Uang

Gedung Siswa Baru

37

3.7 Gambar Use Case Diagram Pembayaran Uang

Persiapan Sekolah (UPS)

38

3.8 Gambar Use Case Diagram Pembayaran Uang

Persiapan Asrama (UPA)

38

(18)

xvi Memasukkan Data Bendahara

3.22 Gambar Sequence Diagram untuk Proses

Menghapus Data Bendahara

78

Menampilkan Data Bendahara

79

3.24 Gambar Sequence Diagram untuk Proses Mengubah

Data Bendahara

79

Password

80

Memasukkan Data Siswa

80

Data Siswa

81

3.28 Gambar Sequence Diagram untuk Proses Mencari

Data Siswa

81

3.29 Gambar Sequence Diagram untuk Proses Mencetak

Data Siswa

82

Memasukkan Data Penentuan Uang Gedung Siswa

Baru

82

Memasukkan Data Penentuan Uang Gedung Siswa

Baru

83

Membatalkan Data Penentuan Uang Gedung Siswa

Baru

(19)

xvii

Data Pembayaran UPS

85

Memasukkan Data Pembayaran UPA

85

Data Pembayaran UPA

86

Data Pembayaran UPA

86

Memasukkan Data Pembayaran SPP, Asrama dan

Kegiatan

87

Data Pembayaran SPP, Asrama dan Kegiatan

87

Data Pembayaran SPP, Asrama dan Kegiatan

88

Memasukkan Data Uang Titipan Siswa

88

Data Uang Titipan Siswa

89

Membatalkan Data Uang Titipan Siswa

89

3.45 Gambar Sequence Diagram untuk Proses Mengganti

Password

90

Memasukkan Data Kas Masuk

90

(20)

xviii Data Kas Masuk

Memasukkan Data Kas Keluar

92

Data Kas Keluar

93

Membatalkan Data Kas Keluar

93

Data Kas Keluar

94

Memasukkan Data Bon Uang

94

Data Bon Uang

95

Membatalkan Data Bon Uang

95

Data Jurnal Umum

96

Data Buku Besar

96

Data Laporan Penentuan Uang Gedung Awal

97

Data Laporan Pembayaran UPS

97

Data Laporan Pembayaran UPA

98

(21)

xix Data Laporan Tunggakan Siswa

Data Laporan Uang Titipan Siswa

100

Data Laporan Bon Uang

100

Data Laporan Kas Masuk

101

Data Laporan Kas Keluar

101

Data Laporan Neraca Saldo

102

Data Laporan Rugi-Laba

102

Data Laporan Kas Harian

103

Data Laporan Distribusi Pendapatan

103

Data Laporan Pembayaran Persiswa

104

Memasukkan Data Daftar Rekening

104

Data Daftar Rekening

105

Data Daftar Rekening

105

(22)

xx

3.82 Gambar Desain Menu Master Siswa Baru 122

3.83 Gambar Desain Menu Master Daftar Rekening 123

3.84 Gambar Desain Menu Master Input Data Rekening

baru

123

3.85 Gambar Desain Menu Transaksi Penentuan Uang

Gedung Siswa Baru

124

3.88 Gambar Desain Menu US Persiswa 126

3.89 Gambar Desain Menu Transaksi Uang Titipan Siswa 125

3.90 Gambar Desain Menu Transaksi Kas Masuk 126

3.91 Gambar Desain Menu Transaksi Kas Keluar 127

3.92 Gambar Desain Menu Transaksi Bon Uang 127

3.93 Gambar Desain Menu Transaksi Jurnal Harian 128

3.94 Gambar Desain Menu Transaksi Jurnal Umum 128

3.95 Gambar Desain Output Data Siswa 129

3.96 Gambar Desain Output Bon Uang 129

3.97 Gambar Desain Output Jurnal Umum 130

3.98 Gambar Desain Output Kas Keluar 130

3.99 Gambar Desain Output Kas Masuk 131

3.100 Gambar Desain Output Daftar Rekening 131

3.101 Gambar Desain Output Uang Titipan Siswa 132

3.102 Gambar Desain Output Penentuan Uang Gedung

Siswa Baru

(23)

xxi (UPS)

3.106 Gambar Desain Output Laporan Bon Uang 134

3.107 Gambar Desain Output Laporan Kas Harian 135

3.108 Gambar Desain Output Laporan Kas Keluar 135

3.109 Gambar Desain Output Laporan Kas Masuk 136

3.110 Gambar Desain Output Laporan Neraca Saldo 136

3.111 Gambar Desain Output Laporan Pembayaran Siswa 137

3.112 Gambar Desain Output Laporan Pembayaran Uang

Persiapan Asrama (UPA)

137

Persiapan Sekolah (UPS)

138

Sekolah (US)

138

3.115 Gambar Desain Output Laporan Tunggakan Siswa 139

3.116 Gambar Desain Output Laporan Uang Titipan Siswa 139

3.117 Gambar Desain Output Laporan Uang Gedung Awal 140

4.1 Gambar Pesan Koneksi Berhasil 144

4.2 Gambar Pesan Koneksi Gagal 144

4.3 Gambar Form Setting IP 144

4.4 Gambar Form Selamat Datang 145

4.5 Gambar Form Login 146

4.6 Gambar Form Profil User Administrator 146

4.7 Gambar Form Profil Data User 148

4.8 Gambar Form Menu Utama Bendahara I 149

4.9 Gambar Form Menu Preferensi Info Institusi 151

(24)

xxii

4.15 Gambar Form Menu Master Data Rekening 158

4.16 Gambar Form Menu Transaksi Penentuan Uang

Gedung

160

4.17 Gambar Pesan Data Berhasil Disimpan 163

4.18 Gambar Pesan Pencetakan Kuitansi 163

4.19 Gambar Form Menu Penerimaan Uang Persiapan

4.21 Gambar Form Menu Penerimaan Uang SPP, Asrama

dan Kegiatan

172

4.22 Gambar Form Menu Transaksi Uang Titipan Siswa 176

4.23 Gambar Form Menu Transaksi Kas Masuk 177

4.24 Gambar Form Menu Transaksi Kas Keluar 182

4.25 Gambar Form Menu Transaksi Jurnal Harian 182

4.26 Gambar Form Cetak Jurnal Harian 183

4.27 Gambar Form Jurnal Umum 184

4.28 Gambar Form Bon Uang 185

4.29 Gambar Form Histori Uang Titipan Siswa 187

4.30 Gambar Form Histori Keuangan Siswa 188

(25)

xxiii

4.38 Gambar Form Laporan Pembayaran Uang Persiapan

Sekolah (UPS)

194

4.39 Gambar Form Laporan Pembayaran Uang Persiapan

Asrama (UPA)

195

4.40 Gambar Form Laporan Pembayaran Uang Sekolah

(US)

196

4.41 Gambar Form Laporan Pembayaran Siswa 196

4.42 Gambar Form Laporan Tunggakan Siswa 197

4.43 Gambar Form Laporan Uang Titipan Siswa 198

4.44 Gambar Form Laporan Bon Uang 199

4.50 Gambar Form Laporan Distribusi Pendapatan 204

4.51 Gambar Form Laporan Buku Besar 205

4.52 Gambar Form Laporan Pembayaran Persiswa 205

4.53 Gambar Dokumen Data Siswa 206

4.54 Gambar Dokumen Penentuan Uang Gedung Siswa

Baru

206

4.55 Gambar Bukti Pembayaran UPA 207

4.56 Gambar Bukti Pembayaran UPS 207

4.57 Gambar Bukti Pembayaran Uang Sekolah (US) 208

4.58 Gambar Bukti Uang Titipan Siswa 209

(26)

xxiv

4.64 Gambar Laporan Penentuan Uang Gedung Siswa 211

4.65 Gambar Laporan Penerimaan UPS 212

4.66 Gambar Laporan Penerimaan UPA 212

4.67 Gambar Laporan Pembayaran Uang Sekolah (US) 212

4.68 Gambar Laporan Pembayaran Siswa 213

4.69 Gambar Laporan Uang Titipan Siswa 213

4.70 Gambar Laporan Bon Uang 214

4.71 Gambar Laporan Kas Masuk 214

4.72 Gambar Laporan Kas Keluar 214

4.73 Gambar Laporan Neraca 215

4.74 Gambar Laporan Kas Harian 215

4.75 Gambar Laporan Buku Besar 216

4.76 Gambar Laporan Tunggakan Siswa 216

4.77 Gambar Laporan Distribusi Pendapatan 216

4.78 Gambar Laporan Pembayaran Persiswas 217

(27)

xxv

3.2 Tabel PIECES Cause-Effect Analysis and System

Improvement Objective

31

3.3 Tabel Data Siswa 114

3.4 Tabel Dasar Keuangan Siswa Baru 115

3.5 Tabel Uang Persiapan Sekolah 115

3.6 Tabel Uang Persiapan Asrama 116

3.7 Tabel Uang Sekolah 117

3.8 Tabel Uang Titipan Siswa 117

3.9 Tabel Kas Masuk 118

3.10 Tabel Kas Keluar 118

3.11 Tabel Bon Uang 119

3.12 Tabel Data Rekening 120

3.13 Tabel Jurnal Umum 120

(28)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem Informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat

dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan untuk

mengendalikan organisasi. Oleh karena itu, informasi sangatlah dibutuhkan untuk

membangun suatu sistem yang dapat berjalan sesuai dengan tujuan instansi, yaitu

memberikan pelayanan yang baik dan menjaga keamanan informasi tersebut.

Perkembangan teknologi saat ini juga telah membuat segala pekerjaan menjadi lebih

mudah dilakukan, membuat data-data yang disimpan menjadi lebih aman untuk

jangka waktu yang lama.

Sekolah Menengah Atas (SMA) Pangudi Luhur Van Lith Muntilan

merupakan sebuah lembaga pendidikan menengah swasta dan memiliki asrama

dimana seluruh siswa-siswi yang bersekolah di sekolah ini wajib untuk tinggal di

dalam asrama. SMA Pangudi Luhur Van Lith ini juga memiliki sebuah yayasan yang

mengatur kegiatan dari lembaga pendidikan ini. Yayasan ini pula yang mengatur

keuangan yang berupa pemasukan dan pengeluaran kas. Pemasukan yang diperoleh

berasal dari siswa-siswi, yaitu berupa uang asrama, uang sekolah (SPP), uang

gedung, dan uang untuk kegiatan kesiswaan.

Saat ini segala pekerjaan yang menyangkut pemasukan, dan pengeluaran kas

sekolah dilakukan secara manual. Hal ini dirasa kurang efisien, mengingat bendahara

(29)

harus membuat sendiri format laporan, tanda bukti dan buku besar serta untuk

menghitung pemasukan dan pengeluaran kas masih dilakukan secara manual, dimana

bendahara harus menghitungnya sendiri dengan menggunakan kalkulator.

Pemborosan waktu dan tenaga bisa terjadi, dan data yang disimpan untuk jangka

waktu yang lama bisa rusak.

1. 2. Rumusan Masalah

Bagaimana membangun sebuah sistem informasi akuntansi arus kas dengan

menggunakan Java sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai databasenya.

1. 3. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:

a. Hanya membahas masalah pemasukan dan pengeluaran kas sekolah dan

asrama

b. Tidak membahas pemasukan dan pengeluaran kas di kantor yayasan pusat.

1. 4. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan skripsi adalah untuk:

Membuat suatu program aplikasi komputer yang dapat diakses oleh bendahara

dalam mencatat data transaksi pemasukan dan pengeluaran kas serta diharapkan

dapat meningkatkan kinerja bendahara dalam membuat laporan keuangan, jurnal

(30)

1. 5. Metodologi Penelitian

Adapun metodologi penelitian yang digunakan adalah:

1. Studi Literatur

Mempelajari dan memahami konsep-konsep tentang sistem informasi

akuntansi dan arus kas perusahaan serta mempelajari konsep-konsep

perangkat lunak JAVA dan MySQL.

2. Metodologi FAST menurut Whitten (2004). Dengan alasan metodologi

FAST karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana

yang terbagi dalam beberapa fase sebagai berikut:

a. Scope Definition

Di tahap ini penulis mendefinisikan terlebih dahulu batasan atau

permasalahan yang terdapat dalam sistem serta mengumpulkan

dokumentasi.

b. Problem Analysis

penulis mencari dan menganalisa permasalahan yang terjadi di dalam

sistem yang telah ada.

c. Requirement Analysis

Di tahap ini penulis mendefinisikan dan melakukan pendekatan untuk

mendapatkan apa yang dibutuhkan.

d. Logical Design

Di tahap ini penulis mulai menterjemahkan kebutuhan bisnis user ke

(31)

e. Decision Analysis

Di tahap ini mulai memutuskan teknologi informasi yang digunakan

untuk aplikasi.

f. Physical design and Integration

Di tahap ini bisnis user requirement mulai diterjemahkan ke dalam

sistem model yang menggambarkan implementasi teknik dari bisnis

user requirement.

1. Construction and Testing

Di tahap ini dilakukan konstruksi dan menguji komponen sistem untuk

desain, meliputi database, perangkat lunak yang dibangun dan user

interface.

I. 6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari beberapa bab dan sistematika

penulisannya sebagai berikut:

BAB 1. PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi gambaran secara umum mengenai skripsi, yang

terdiri dari: latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan, penulisan, metode penulisan, dan sistematika

(32)

BAB 2. LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dipaparkan teori yang digunakan dalam

mendukung penulisan skripsi ini, di antaranya konsep sistem

informasi akuntansi, konsep pemasukan dan pengeluaran kas,

perancangan database, dan bahasa pemrograman Java.

BAB 3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Dalam bab ini akan menganalisa sistem yang lama dengan yang baru

dengan menggunakan FAST Methodology, membahas desain user

interface dan database yang akan dibuat.

BAB 4. IMPLEMENTASI SISTEM

Dalam bab ini berisi pengimplementasian semua rancangan yang

telah dibuat, berupa hasil tampilan input dan output serta

laporan-laporan keuangan yang dihasilkan.

BAB 5. ANALISA HASIL

Dalam bab ini akan menganalisa kekurangan dan kelebihan dari

sistem yang telah dibuat.

BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap sistem yang

(33)

BAB 2

LANDASAN TEORI

2. 1. Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan pengaturan orang, data, proses dan

teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,

menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk

mendukung sebuah organisasi1. Sistem informasi yang ada harus bersifat

efisien, efektif dan fleksibel serta dapat memberikan keputusan terhadap

pemakai sistem untuk mengendalikan organisasi.

2. 2. Akuntansi

Akuntansi mempunyai dua pengertian, yaitu:

1. Akuntansi merupakan sistem informasi pada haknya sendiri, yaitu akuntansi

ini mempunyai berbagai sistem operasi untuk menghasilkan informasi yang

relevan. Operasi-operasi itu meliputi:

a. Catatan-catatan data ekonomi

b. Menjaga data yang dimasukkan

c. Memberikan quantitatif (jumlah) informasi dalam

hubungan keuangan.

2. Akuntansi merupakan bahasa bisnis yang dapat membentuk sebuah arti

sebagai kunci penghubung dari firma-firma bisnis yang jelas dan ringkas.2

1.

Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C.Dittman, System Analysis and Design Methods (Sixth Edition, McGraw-Hill Education dan Andi, 2004), hal. 10.

2.

Jusup, Al. Haryono, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1, Edisi ke-6, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2003.

(34)

Dapat disimpulkan bahwa akuntansi dapat dilihat sebagai informasi

keuangan yang diperlukan untuk penggunaan secara keseluruhan dari sebuah

entitas.

2. 3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu kesatuan struktur dalam

suatu entitas, misalnya suatu perusahaan bisnis ataupun suatu instansi yang

menggunakan sumber-sumber fisik dan komponen lainnya untuk

mentransformasikan data ekonomi ke dalam informasi akunting, dengan tujuan

kepuasan informasi yang diperlukan dari berbagai user.3

Dalam sistem informasi akuntansi terdapat proses transaksi yang

terdiri dari proses akunting dan transaksi non-akunting melalui catatan-catatan

akunting terdiri dari jurnal utama (file-file transaksi) dan buku besar ( file-file

utama).

2. 4. Jurnal dan Buku Besar

Jurnal merupakan alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang

dilakukan secara kronologis (berdasarkan urut waktu terjadinya) dengan

menunjukkan rekening yang harus didebet dan dikredit beserta jumlah

rupiahnya masing-masing.4 Setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah

3.

Wilkinson , et al, Accounting Information Systems (Fourth Edition, John Wiley and Sons, New York, 2000), hal. 7.

4.

(35)

perusahaan, sebelum dibukukan ke buku besar, harus dicatat terlebih dahulu

dalam jurnal.

Sedangkan buku besar merupakan kumpulan dari akun-akun yang

saling berhubungan dan merupakan satu kesatuan tersendiri.5

2. 5. Kas dan Arus Kas

Menurut Munawir (1983: 14), kas merupakan uang tunai yang dapat

digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas

adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank

yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet). Sedangkan

menurut Theodarus M. Tuanakotta, AK (1982: 150), dalam bukunya berjudul

”Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik”, yaitu kas meliputi uang

tunai dan simpanan-simpanan yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat

tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau

dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dari cek-cek (yang bukan

mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya. Dari pendapat-pendapat

tersebut di atas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kas, adalah seluruh uang

tunai dan bentuk-bentuk lainnya yang dapat diuangkan setiap saat apabila

perusahaan membutuhkan.

Sedangkan arus kas merupakan sejumlah uang yang masuk ke dalam

kas perusahaan atau sejumlah uang yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk

suatu kepentingan tertentu.

5. _{Jusup, Al. Haryono,}

(36)

2. 6. Rekening dan Laporan Keuangan

Rekening merupakan suatu alat untuk mencatat transaksi-transaksi

keuangan yang bersangkutan dengan aktiva, kewajiban, modal, pendapatan dan

biaya.6 Tujuan dari pemakaian rekening ini sendiri adalah untuk mencatat data

yang akan menjadi dasar penyusunan laporan-laporan keuangan,

mengidentifikasi data akuntansi secara unik, meringkas data, mengklasifikasi

rekening atau transaksi dan menyampaikan makna tertentu.

Sedangkan laporan keuangan merupakan obyek dari analisis terhadap

laporan keuangan yang bertujuan untuk menyediakan informasi yang

menyangkut posisi keuangan, kinerja dan perubahan posisi keuangan suatu

perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan

keputusan ekonomi.7 Laporan keuangan meliputi:

1. Laporan Neraca Saldo

Yang dimaksud dengan neraca saldo8 adalah daftar yang berisi

Tujuan utama dari sebuah perusahaan adalah mendapatkan laba.

Laporan rugi-laba disusun dengan maksud untuk menggambarkan hasil

operasi perusahaan dalam suatu periode waktu tertentu.

6.

Jusup, Al. Haryono, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1 (Edisi ke-6, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2003), hal.64.

7.

Jusup, Al. Haryono, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1 (Edisi ke-6, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2003), hal. 26

8.

(37)

Hasil operasi perusahaan diukur dengan membandingkan antara

pendapatan perusahaan dengan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh

pendapatan tersebut. Apabila pendapatan lebih besar daripada biaya, maka

dikatakan bahwa perusahaan memperoleh laba, dan bila terjadi sebaliknya

(pendapatan lebih kecil daripada biaya) maka perusahaan menderita rugi.9

3. Laporan Perubahan Modal

Hasil operasi perusahaan yang berupa laba atau rugi akan

berpengaruh terhadap modal pemilik. Modal pemilik dapat bertambah

karena adanya tambahan investasi oleh pemilik dan perusahaan mendapat

laba. Di lain pihak modal pemilik akan berkurang karena pemilik

melakukan pengambilan harta perusahaan untuk keperluan pribadi

(disebut pengambilan prive) dan karena perusahaan menderita rugi.

Informasi tentang perubahan modal pemilik ini dituangkan dalam laporan

perubahan modal. Dalam laporan ini digambarkan alasan yang menjadi

penyebab terjadinya perubahan jumlah modal pemilik.10

2.7. Analisis dan Desain Berorientasi Objek

2. 7. 1 Object Oriented Analysis

Object Oriented Analysis (OOA) merupakan suatu pendekatan

yang digunakan untuk mempelajari obyek yang sudah ada untuk

mengetahui apakah mereka dapat digunakan kembali atau diadaptasi

untuk pemakaian baru, atau menentukan suatu

9.

Jusup, Al. Haryono, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1 (Edisi ke-6, Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 2003), hal.23.

10.

(38)

obyek baru atau yang dimodifikasi yang akan digabung dengan obyek

yang sudah ada ke dalam suatu aplikasi komputasi bisnis yang sangat

berharga.

2. 7. 2 Object Oriented Design

Object Oriented Design (OOD) merupakan pendekatan yang

digunakan untuk menspesifikasikan solusi perangkat lunak dalam

bentuk kolaborasi obyek, atribut dan methodnya. OOD merupakan

kelanjutan dari proses Object Oriented Analysis. Dalam tahap ini

terdapat tiga jenis objek, yaitu: 11

2. 7. 2. 1. Entity Object, merupakan sebuah obyek yang berisi

informasi yang berhubungan dengan bisnis dan secara

khusus bersifat persistent dan disimpan dalam database.

Simbol Entity Object:

Gambar 2.1 Simbol Entity Object

2. 7. 2. 2. Interface Object

Interface object merupakan sebuah obyek yang

disediakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah actor

akan melakukan interface dengan sistem.

Simbol Interface Object:

11.

Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C.Dittman, System Analysis and Design

(39)

Gambar 2.2 Simbol Interface Object

2. 7. 2. 3. Control Object

Control object merupakan sebuah obyek yang berisi

aplikasi logika yang bukan merupakan tanggung jawab

dari entity obyek.

Simbol Control Object:

Gambar 2.3 Simbol Control Object

2. 8. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Language merupakan satu kumpulan konvensi

pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah

sistem software yang terkait dengan objek.12 UML menawarkan diagram yang

dikelompokkan menjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem,

yaitu: 13

12.

Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C.Dittman, System Analysis and Design Methods (Sixth Edition, McGraw-Hill Education dan Andi, 2004), hal. 408.

13.

(40)

1. Diagram Model Use-Case

Diagram use case menggambarkan interaksi antara sistem,

sistem eksternal dan pengguna. Atau dengan kata lain secara grafis

mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam

cara apa pengguna mengharapkan interaksi dengan sistem itu.

2. Diagram Struktur Statis

UML menawarkan dua diagram untuk memodelkan struktur

sistem informasi statis, yaitu:

a. Diagram kelas menggambarkan struktur objek sistem. Diagram

ini menunjukkan kelas objek yang menyusun sistem dan juga

hubungan antara kelas objek tersebut.

b. Diagram objek serupa dengan diagram kelas, tetapi daripada

menggambarkan kelas objek, diagram objek malahan

memodelkan instance objek aktual-dengan menunjukkan

nilai-nilai saat ini dari atribut instance. Diagram objek tidak

digunakan sesering diagram kelas, tetapi saat digunakan dapat

membantu seorang developer untuk memahami struktur secara

lebih baik.

3. Diagram Interaksi

Diagram interaksi memodelkan sebuah interaksi, terdiri dari

satu set objek, hubungan-hubungannya dan pesan yang terkirim di

(41)

a. Diagram rangkaian / sekuensi secara grafis menggambarkan

bagaimana objek-objek berinteraksi dengan satu sama lain

melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi.

b. Diagram kolaborasi serupa dengan diagram rangkaian /

sekuensi. Diagram ini menggambarkan interaksi (atau

kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan.

4. Diagram State (State Diagram)

Diagram bagian juga memodelkan behavior dinamis dari

sistem. UML memiliki sebuah diagram untuk memodelkan behavior

objek khusus yang kompleks (diagram statechart) dan sebuah

diagram untuk memodelkan behavior dari sebuah use case atau

sebuah metode, yaitu:

a. Diagram Statechart, digunakan untuk memodelkan behavior

objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan

siklus hidup objek-berbagai keadaan yang dapat diasumsikan

oleh objek dan event-event yang menyebabkan objek beralih

dari satu state ke state lain.

b. Diagram aktivitas secara grafis digunakan untuk

menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis

atau use case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk

memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi

(42)

5. Diagram Implementasi

Diagram implementasi juga memodelkan struktur sistem

informasi, yakni:

a. Diagram komponen, digunakan untuk menggambarkan

organisasi dan ketergantungan komponen-komponen

software sistem. Diagram ini dapat digunakan untuk

menunjukkan bagaimana kode pemrograman dibagi menjadi

modul-modul (atau komponen).

b. Diagram penguraian / deployment mendeskripsikan arsitektur

fisik dalam istilah ”node” untuk hardware dan software

dalam sistem. Diagram ini menggambarkan konfigurasi

komponen-komponen software run-time, prosesor, dan

peralatan yang membentuk arsitektur sistem.

2. 9. Client/Server

Client/Server merupakan sistem yang mampu menghasilkan aplikasi

database yang tangguh dalam hal sekuritas, serta mampu mengurangi

kepadatan lalu lintas jaringan. Di mana pada sistem ini juga terdapat dua

aplikasi yang terpisah, yaitu aplikasi client dan aplikasi server.

Client merupakan sebuah komputer yang berisi aplikasi dan memiliki

(43)

dikehendaki para user akan ditangani terlebih dahulu oleh client. Sebagai

contoh, client menerima masukan dari user yang dilakukan melalui keyboard.

Server merupakan sebuah komputer yang bersisi DBMS (Database

Management Sistem) serta database, dan menjadi pusat seluruh kegiatan

untuk menangani permintaan-permintaan yang dilakukan oleh client. 19

Gambaran dari sistem ini adalah: aplikasi client membuat suatu

permintaan (make a request) kemudian server merespon permintaan (server

responding). Dengan adanya dua aplikasi yang terpisah ini, sebelum aplikasi

client dapat terhubung ke server, aplikasi server harus dijalankan terlebih

dahulu. Mekanisme keamanan data diterapkan pada sistem client/server

sangat tinggi, sehingga aplikasi client tidak dapat membuka file-file data yang

berada di server secara langsung.

Pada dasarnya, client harus melakukan login dengan memasukkan

user id serta password yang telah ditentukan. Begitu proses login berhasil,

kemudian aplikasi server akan memberikan servis untuk membuka database

yang diminta oleh user (client). Dalam hal pengaksesan data juga masih

ditentukan oleh hak akses (access granted), sehingga tidak semua servis dapat

(44)

Gambar 2.4 . Gambar komponen Client/Server

2. 10. Arsitektur Client/Server model Two-Tier

Arsitektur Client/Server yang akan digunakan dalam sistem ini adalah

arsitektur client/server dengan model two-tier. Pada arsitektur two-tier,

application logic dan database driver terletak di sisi client sedangkan DBMS

terletak di sisi server.14 Arsitektur ini dikenal dengan fat-client architecture,

di mana kode dan pemrosesan banyak dilakukan di sisi client. Berikut

merupakan gambar model arsitektur two-tier application:

14.

(45)

Gambar 2.5. Gambar model Arsitektur Two-Tier Application

Berdasarkan gambar 2.5, client melakukan sebuah permintaan ke

server, biasanya jaringan komputer telah terhubung dengan topologi jaringan

tertentu. Ketika server menerima permintaan layanan tersebut, server

mengatur dan membawa permintaan tersebut. Server tersebut kemudian

mengirim balik sebuah pesan respon ke client yang meminta. Respon tersebut

dapat berupa sekumpulan record, pesan kesalahan atau sebuah nilai boolean

yang mengondisikan apakah permintaan telah dieksekusi dengan sukses.

2. 11. MySQL

MySQL merupakan database yang dikembangkan dari bahasa SQL

(46)

suatu database. Berdasarkan ANSI (American National Standard Institute),

SQL merupakan bahasa standar untuk relational database management

sistems. Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan

fungsi-fungsi seperti update data pada database, atau pengambilan data dari

database. Beberapa Relational DBMS yang menggunakan SQL, antara lain:

Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server, Access, Ingres, MySQL, Postgre dan

lain-lain. Pernyataan-pernyataan SQL dapat dibagi menjadi dua kategori,

yaitu15:

1. Data Manipulation Languange (DML)

Pernyataan DML berkaitan dengan data, baik pengambilan

atau pemodifikasian data supaya tetap up-to-date. Berikut

pernyataan DML, antara lain:

a. SELECT

Pernyataan ini digunakan untuk query dan

menampilkan data dari sebuah database. Pernyataan select

menspesifikasikan kolom mana yang termasuk dalam result

set (hasil query).

b. INSERT

Pernyataan ini digunakan untuk mengisi tabel yang

baru dibuat atau menambahkan baris/record baru pada tabel

yang sudah dibuat.

15.

(47)

c. DELETE

Pernyataan ini digunakan untuk menghapus sebuah

baris tertentu atau sekumpulan baris dari sebuah tabel.

d. UPDATE

Pernyataan ini digunakan untuk mengubah nilai dari

suatu kolom ata sekumpulan kolom pada suatu tabel.

2. Data Definition Language (DDL)

Sedangkan pernyataan DDL berkaitan dengan pembuatan

atau pengubahan tabel dan objek-objek database lainnya seperti

view dan index. Berikut pernyataan DDL, di antaranya:

a. CREATE TABLE

Pernyataan ini digunakan untuk membuat tabel dengan

nama kolom yang ditentukan oleh pengguna.

b. DROP TABLE

Pernyataan ini digunakan untuk menghapus semua

baris/record dan menghapus definisi tabel dari database.

c. ALTER TABLE

Pernyataan ini digunakan untuk menambah atau

(48)

2.12 Java

Java merupakan bahasa pemrograman berorientasi obyek (OOP) yang

dikembangkan oleh Sun Microsistems, dengan kata lain rancangan Java

merupakan suatu teknik yang memusatkan rancangan pada data obyek dan

interface. Berikut merupakan kelebihan dan karakteristik yang dimiliki oleh

Java.

2.12.1 Kelebihan dari Java

1. Bersifat portable dan platform independent. Program java yang

ditulis akan dapat dieksekusi di platform manapun tanpa

memerlukan kompilasi ulang (portable) asalkan Java Virtual

Machine untuk platform tersebut tersedia.

2. Memiliki garbage collection yang dapat mendealokasi memori

secara otomatis. Suatu lokasi memori yang dipakai tidak perlu

secara eksplisit dibebaskan karena hal ini akan dilakukan

secara otomatis oleh Java.

3. Menghilangkan pewarisan berganda yang terdapat pada C++.

4. Mengurangi pointer aritmetik. Pengaksesan lokasi memori

secara langsung dengan menggunakan pointer memungkinkan

program untuk melakukan suatu tindakan yang tidak

seharusnya atau tidak boleh dilakukan. Untuk mengurangi dan

(49)

penggunaan pointer pada Java telah dibatasi dengan

menggunakan reference.

5. Memiliki array sejati.

6. Mengurangi kerancuan antara pemberian nilai pada statement

kondisional. Contoh penggunaan tanda ’=’ dengan ’==’ pada

kondisi if.

2.12.2 Karakteristik dari Java

1. Berorientasi objek, Java telah menerapkan konsep

pemrograman berorientasi objek yang modern dalam

implementasinya.

2. Robust, Java mendorong pemrograman yang bebas dari

kesalahan dengan bersifat strongly typed dan memiliki

run-time checking.

3. Portable, program Java dapat dieksekusi di platform manapun

selama tersedia Java Virtual Machine untuk platform tersebut.

4. Multithreading, java mendukung penggunaan multithreading

yang telah terintegrasi secara langsung dalam bahasa Java.

5. Dinamis, program Java dapat melakukan suatu tindakan yang

ditentukan pada saat eksekusi program dan bukan pada saat

kompilasi.

6. Sederhana, Java menggunakan bahasa yang sederhana dan

(50)

7. Terdistribusi, Java didesain untuk berjalan pada lingkungan

yang terdistribusi seperti halnya internet.

8. Aman, aplikasi yang dibuat dengan bahasa Java dapat

dipastikan keamanannya terutama untuk aplikasi internet.

9. Netral secara arsitektur, Java tidak terikat pada suatu mesin

atau sistem operasi tertentu.

10.Interpreted, aplikasi Java dapat dieksekusi pada platform yang

berbeda-beda dengan melakukan interpretasi pada bytecode.

2.13 Metodologi FAST (Framework for the Application of Sistem Thinking)

Metodologi FAST merupakan salah satu metode pengembangan sistem

informasi yang digunakan oleh Whitten, dkk (2004) dan memiliki beberapa

fase, yaitu:

a. Scope Definition (Definisi Lingkup)

Scope definition merupakan fase awal yang meliputi

pernyataan dan kategorisasi masalah, kesempatan dan perintah,

bisa juga termasuk batasan dan visi awal untuk solusi. Atau

dapat dikatakan bahwa scope definition bukanlah solusi

masalah akan tetapi hanyalah sebuah statement dan

pengelompokan.

(51)

Problem analysis adalah studi untuk sistem yang

sekarang dan menganalisa temuan-temuan untuk menyediakan

informasi kepada tim proyek dengan lebih memahami masalah

yang di trigger oleh proyek.

c. Requirement Analysis (Analisis Persyaratan)

Fase ini mendefinisikan dan memberikan prioritas

terhadap kebutuhan sistem. Analyst harus melakukan

pendekatan kepada user untuk mendapatkan apa yang mereka

butuhkan atau yang mereka inginkan terhadap sistem yang

baru tanpa mendiskusikan masalah teknologi atau teknik

implementasi.

d. Logical Design (Desain Logis)

Fase logical design merupakan fase untuk

menterjemahkan kebutuhan bisnis user ke dalam sistem model

yang hanya memperhatikan kebutuhan bisnis dan tidak pada

teknikal desain atau implementasi dari kebutuhan tersebut.

e. Decision Analysis (Analisis Keputusan)

Tujuan dari fase ini, adalah mengidentifikasikan solusi

teknis calon dan menganalisa solusi-solusi calon untuk

kepraktisan serta merekomendasikan sistem calon sebagai

solusi target untuk didesain.

(52)

Tujuan fase desain dan integrasi fisik adalah untuk

mentransformasi persyaratan-persyaratan bisnis ke dalam

spesifikasi desain fisik yang akan memandu konstruksi sistem

atau mengurusi rincian lebih besar mengenai bagaimana

teknologi akamn digunakan dalam sistem baru.

g. Construction and Testing (Konstruksi dan Pengujian)

Fase konstruksi dan pengujian bertujuan untuk

membangun dan menguji sebuah sistem yang memenuhi

sebuah persyaratan bisnis dan spesifikasi desain fisik dan

mengimplementasikan antarmuka-antarmuka antara sistem

baru dengan sistem yang telah ada.

h. Installation and Delivery (Instalasi dan Pengiriman)

Fase instalasi dan pengiriman meliputi kegiatan

instalasi sistem, training user, manual sistem, mengkonversi

file, dan database yang ada ke dalam database yang baru, final

(53)

BAB 3

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1 Nama Sistem

Sistem Informasi Akuntansi Arus Kas SMA Pangudi Luhur Van

Lith-Muntilan

3.2 Sejarah Singkat Van Lith

Kampus SMA Pangudi Luhur Van Lith yang sekarang ini, sebelumnya

pernah digunakan untuk mendidik calon guru SD (Sekolah Dasar) dengan

sistem asrama yang didirikan oleh pastor Fransiskus Georgius Yosephus Van

Lith, SJ. Pada tahun 1904, sekolah guru tersebut berupa RC Kweekschool.

Pada tahun 1952, sekolah tersebut diserahkan kepada kongregasi

bruder FIC, yang berkembang menjadi SGB, SMP, dan kemudian SGA

Xaverius. Pada tahun 1966, SGA Xaverius berganti nama menjadi SPG

Pangudi Luhur Van Lith.

Pada tahun 1991, Pemerintah menutup semua SPG di seluruh

Indonesia dan SPG Pangudi Luhur Van Lith beralih fungsi menjadi SMA

Pangudi Luhur Van Lith berasrama. SMA Pangudi Luhur Van Lith

menerapkan sistem moving class dalam proses pembelajaran.

(54)

(55)

3.3 Tahap Pelaksanaan

Sistem yang baru ini dibuat dengan menggunakan metodologi proses

pengembangan sistem (Classic systems development process) yang bernama

FAST (Framework of the Application of System Tecniques).

3.4 Metodologi FAST

Tahapan-tahapan untuk melakukan metodologi FAST sebagai berikut:

3.4.1 Fase Definisi Lingkup (Scope Definition)

Pada tahap definisi lingkup, hasil akhir dari tahap identifikasi

permasalahan dan kesempatan adalah problem statement, yang akan

(56)

Tabel 3.1 Tabel Pernyataan Masalah (Problem Statement)

Proyek : Sistem Informasi Akuntansi Arus Kas SMA

Pangudi Luhur Van Lith-Muntilan

Manajer Proyek : Devi Endarwaty

Dibuat Oleh : Devi Endarwaty Terakhir diperbarui oleh : Devi Endarwaty

Tanggal Pembuatan: 4 Desember 2008 Tanggal terakhir diperbarui: 15 Desember 2008

Pernyataan singkat masalah

kesempatan atau perintah

Tenggang

waktu

Visibilitas Keuntungan

tahunan

1. Pencatatan setiap transaksi dan data masih dilakukan secara manual diubah menjadi terkomputerisasi

Segera High 1 Membuat

sistem baru

2. Pembuatan laporan keuangan dilakukan secara manual diubah menjadi terkomputerisasi

3 bulan High 3 Pembuatan

baru

3. Pembatasan hak akses terhadap masing-masing bendahara untuk lebih memfokuskan tanggung jawab dari setiap bendahara

1 bulan High 2 Pembuatan

(57)

3.4.2 Fase Analisis Masalah (Problem Analysis)

Di fase analisis masalah, penulis menggunakan PIECES yang

setiap huruf di dalamnya mempresentasikan sebuah kategori dalam

perumusan masalah yang ada, di antaranya:

1. P, adalah kebutuhan untuk meningkatkan performance

2. I, adalah kebutuhan untuk meningkatkan informasi dan data

3. E, adalah kebutuhan untuk meningkatkan ekonomi, biaya

kontrol, atau meningkatkan keuntungan.

4. C, adalah kebutuhan untuk meningkatkan control maupun

keamanan (security)

5. E, adalah kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dari

kegiatan setiap orang maupun proses yang ada.

6. S, adalah kebutuhan untuk meningkatkan layanan kepada para

pelanggan, supplier, rekan kerja (partners), pegawai dan

(58)

Tabel 3.2 Tabel PIECES Cause- Effect Analysis And System Improvement Objective

Penyebab dan Pengaruh Tujuan Pengembangan Sistem

Masalah/Kesempatan Sebab dan Pengaruh Tujuan dari Sistem Batasan-batasan dari Sistem

P 1. Pencatatan semua transaksi, data siswa dan laporan

keuangan masih dilakukan secara manual sehingga kurang menghemat waktu diubah menjadi terkomputerisasi

Sebab: jumlah siswa yang semakin banyak dan

transaksi kas masuk dan kas keluar semakin banyak. Akibat: Sehingga

pencatatan data siswa dan transaksi kas masuk dan kas keluar serta keuangan siswa membutuhkan waktu yang lama.

1. Untuk mempermudah pencatatan data siswa, transaksi keuangan siswa, kas masuk dan kas keluar serta laporan keuangan.

2. Untuk menghemat waktu dalam proses penyimpanan data.

I 2. Pencarian data siswa dan data semua transaksi

membutuhkan waktu yang lama

Sebab: pencarian dilakukan secara manual

Akibat: sehingga akan membutuhkan waktu yang lama untuk menemukannya.

1. Mempercepat pencarian data yang diperlukan.

(59)

masih menggunakan media penyimpanan berupa buku

semakin banyak menyebabkan jumlah transaksi keuangan siswa semakin banyak, jumlah transaksi kas masuk dan kas keluar semakin banyak. Akibat: Sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan media penyimpanan berupa buku semakin banyak.

penggunaan kertas yang berlebihan.

C 4. Bendahara susah untuk menangani data yang semakin besar.

Sebab: Data siswa dan transaksi keuangan siswa, serta kas masuk dan keluar yang semakin besar. Akibat: Sehingga ada kemungkinan data hilang atau rusak dan bendahara mengalami kesulitan dalam

1. Mengurangi

kehilangan data akibat

(60)

pembuatan laporan keuangan

E 5. Bendahara susah melakukan pencarian karena penyimpanan data dalam bentuk buku.

Sebab: Data disimpan dalam beberapa buku khusus.

Akibat: Sehingga proses pencarian dan pembuatan laporan keuangan

membutuhkan waktu yang lama.

1. Menghemat waktu kerja bendahara dalam melakukan pencarian data.

S 6. Kurang maksimalnya pelayanan pencatatan data siswa dan transaksi keuangan serta laporan keuangan.

Sebab: proses pencatatan masih dilakukan secara manual.

Akibat: Sehingga

membutuhkan waktu yang lama.

(61)

3.4.3 Fase Analisis Persyaratan (Requirement Analysis)

3.4.3.1Orang yang terlibat dalam system

Dalam Sistem Informasi Akuntansi Sekolah ini

melibatkan tiga orang aktor, yaitu:

1. Administrator

Administrator merupakan aktor yang bertanggung

jawab untuk mengelola sistem dan membuat hak akses

masuk untuk bendahara.

2. Bendahara I

Bendahara I merupakan aktor yang berhadapan

langsung dengan sistem pencatatan data siswa, transaksi

keuangan siswa yang meliputi pembayaran Uang Gedung

dan Uang Sekolah, pembayaran Uang Sekolah, Uang

Persiapan Sekolah (UPS), Uang Sekolah (US) yang

meliputi Uang SPP, Asrama dan Kegiatan.

3. Bendahara II

Bendahara II merupakan aktor yang berhadapan

langsung dengan sistem pencatatan transaksi pengeluaran

dan pemasukan sekolah (di luar pencatatan transaksi

(62)

3.4.3.2Use Case Diagram

Use Case Diagram secara Global:

(63)

3.4.3.2.1 Sistem Administrator

3.4.3.2.1.1 Use Case Mengupdate Bendahara

Memasukkan Data Bendahara

Menghapus Data Bendahara

Mencari Data Bendahara

Mengubah Data Bendahara Administrator

Gambar 3.3 Gambar Use Case Diagram untuk Administrator

3.4.3.2.2 Sistem Bendahara I

3.4.3.2.2.1 Use Case Update Password

Bendahara I Mengubah Password

(64)

3.4.3.2.2.2 Use Case Update Data Siswa

Memasukkan Data Siswa

Mengubah Data Siswa

Mencari Data Si swa

Mencetak Data Siswa Bendahara I

Gambar 3.5 Gambar Use Case Diagram Data Siswa

3.4.3.2.2.3 Use Case Update Penentuan Uang

Gedung Siswa Baru

Memasukkan Data Penentuan Uang Gedung Siswa Baru

Mencetak Data Penentuan Uang Gedung Siswa Baru

Membatalkan Data Penentuan Uang Gedung Siswa Baru Bendahara I

Gambar 3.6 Gambar Use Case Diagram untuk Penentuan Uang

(65)

3.4.3.2.2.4 Use Case Update Pembayaran Uang

Persiapan Sekolah

Memasukkan Data Pembayaran UPS

Mencetak Data Pembayaran UPS

Mencari Data Pembayaran UPS Bendahara I

Gambar 3.7 Gambar Use Case Diagram Pembayaran Uang

Persiapan Sekolah (UPS)

Persiapan Asrama

Mem asukkan Data Pem bayaran UPA

M encetak Data Pem bayaran UPA

Mencari Data PembayaranUPA Bendahara I

(66)

Sekolah

Memasukkan Data Pembayaran US

Mencetak Data Pembayaran US

Mencari Data Pembayaran US Bendahara I

Sekolah

3.4.3.2.2.7 Use Case Update Uang Titipan Siswa

Memasukkan data Uang Ti ti pan Siswa

Mencetak data Uang Ti ti pan Siswa

Membatalkan data Uang Ti ti pan Siswa Bendahara I

(67)

3.4.3.2.3 Sistem Bendahara II

3.4.3.2.3.1 Use CaseUpdate Password

Bendahara II Mengganti Password

Gambar 3.11 Gambar Use Case Ganti Password

3.4.3.2.3.2 Use Case Update Kas Masuk

Memasukkan data kas mas uk

Mencetak data kas mas uk

Membatalkan data kas mas uk

Mengubah data kas mas uk Bendahara II

(68)

3.4.3.2.3.3 Use Case Update Kas Keluar

Memasukkan data Kas Keluar

Mencetak data Kas Keluar

Membatalkan data Kas Keluar

Mengubah data Kas Keluar Bendahara II

Gambar 3.13 Gambar Use Case Bukti Kas Keluar

3.4.3.2.3.4 Use Case Update Bon Uang

Memasukkan data Bon Uang

Mencetak data Bon Uang

Membatalkan data Bon Uang Bendahara II

(69)

3.4.3.2.3.5 Cetak Jurnal Umum

Mencetak data Jurnal Umum Bendahara II

Gambar 3.15 Gambar Use Case Cetak Jurnal Umum

3.4.3.2.3.6 Cetak Buku Besar

Bendahara II Mencetak data

Buku Besar

(70)

3.4.3.2.3.7 Cetak Laporan Keuangan

Mencetak Laporan Bon Uang

Mencetak Laporan Kas Masuk

Mencetak Laporan Neraca Saldo Mencetak Laporan

Kas Keluar

Mencetak Laporan Kas Harian Mencetak Laporan

(71)

3.4.3.2.3.8 Update Data Rekening

Gambar 3.18 Gambar Use Case Update Data Rekening

3.4.3.3 Use Case Narrative

1. Use Case Update Data Siswa

Nama Use Case: Update Data Siswa ID Use Case

Prioritas Tinggi

Sumber :

Tipe Use Case Persyaratan Bisnis : Analisis Sistem :

Pelaku Bisnis Utama : Bendahara I Pelaku Sistem Utama : Bendahara I Pelaku Partisipan Lain: -

Stakeholder yang berminat lain :

-

(72)

berdasarkan kategori pencarian dan melakukan penyimpanan data siswa. Setelah data tersimpan, Bendahara I dapat mencetak data siswa tersebut. Di use case ini, Bendahara I juga dapat mengubah data siswa dengan memilih salah satu data di tabel siswa, kemudian menggantinya dengan data baru. Prakondisi : Bendahara I harus terdaftar sebagai salah satu user

terlebih dahulu untuk kemudian dapat melakukan setting koneksi server lalu melakukan login untuk dapat memasuki sistem.

Pemicu : Use Case ini diinisiasi ketika seorang siswa melakukan pendaftaran siswa.

Bidang khas suatu event : Kegiatan Pelaku : Langkah 1: Bendahara I meminta untuk menampilkan data siswa

Langkah 3: Bendahara I akan mulai

memasukkan data-data siswa dengan mengisi field-field yang tersedia

Langkah 5: Jika semua

Respon Sistem:

Langkah 2: Sistem merespon dengan menampilkan data siswa di tabel siswa

Langkah 4: Sistem akan mengecek apakah data telah lengkap terisi. Jika ada data yang

terlewatkan, maka sistem akan menyampaikan pesan sebelum lanjut ke pengisian data

berikutnya.

(73)

data telah lengkap terisi, Bendahara I akan menyimpan data

tersebut.

Langkah 7: Bendahara menyetujui untuk mencetak data

meresponnya dengan menyimpan data dan menyampaikan pesan bahwa data telah tersimpan. Kemudian sistem akan memberikan opsi untuk mencetak data atau tidak.

Langkah 8: Sistem akan mencetak data siswa sesuai dengan NIS.

Bidang alternatif : Alt-Step 1: Jika ingin melakukan pencarian data siswa, Bendahara I dapat memasukkan kategori pencarian, kemudian mengisikan kata kunci pencarian di field cari.

Alt-Step 3: Jika perubahan diperlukan, Bendahara I dapat mengubah data siswa dengan meng-klik data siswa yang terdapat di tabel. Lalu mengganti data siswa yang lama dengan data siswa yang baru.

Alt-Step 7: Jika Bendahara I tidak ingin mencetak data siswa, maka Bendahara I dapat langsung mengisikan data siswa berikutnya.

Kesimpulan : Use Case ini menyimpulkan bahwa Bendahara I dapat memasukkan data siswa baru.

(74)

Aturan bisnis : • Bendahara harus terdaftar terlebih dahulu sebagai salah satu user dan telah

mendapatkan hak akses terhadap sistem ini. Batasan dan Spesifikasi

Implementasi :

GUI dibangun untuk pencatatan data siswa yang dilakukan oleh Bendahara I.

2. Use Case Update Penentuan Uang Gedung Siswa Baru

Nama Use Case: Update Penentuan Uang Gedung Siswa Baru ID Use Case

Prioritas Tinggi

Sumber :

Stakeholder yang berminat lain :

-

(75)

Prakondisi : • Bendahara I harus sebagai salah satu user terlebih dahulu untuk kemudian dapat melakukan setting koneksi server lalu melakukan login untuk dapat memasuki sistem.

• NIS yang dimasukkan harus sudah terdaftar sebagai siswa.

Pemicu : Use Case ini diinisiasi ketika seorang siswa melakukan pengisian data penentuan uang gedung siswa.

Bidang khas suatu event : Kegiatan Pelaku : Langkah 1: Bendahara I akan memasukkan NIS terlebih dahulu.

Langkah 3: Bendahara I akan memasukkan data-data untuk

penentuan uang gedung pada field-field yang tersedia.

Langkah 5: Setelah semua field telah terisi, Bendahara I akan

Respon Sistem:

Langkah 2: Sistem akan merespon dengan

menampilkan informasi nama, alamat dan nama ayah kandung siswa yang menandakan bahwa siswa tersebut telah terdaftar sebagai siswa.

mengecek tidak ada field yang terlewatkan.

(76)

menyimpan data tersebut.

Langkah 8: Bendahara I menyetujui untuk mencetak data.

pernah memasukkan data penentuan uang gedung sebelumnya atau tidak. Jika belum pernah maka sistem akan menyimpan data tersebut dan

menyampaikan pesan bahwa data telah tersimpan.

Langkah 7: Kemudian sistem akan memberikan opsi untuk mencetak data atau tidak.

Langkah 9: Sistem akan meresponnya dengan mencetak data yang baru saja tersimpan.

Bidang alternatif : Alt-Step 1: Jika Bendahara I hanya ingin mencetak data, maka Bendahara I memasukkan NIS yang akan dicetak datanya.

(77)

Alt-Step 4: Jika ada field yang terlewatkan, sistem akan menyampaikan pesan bahwa ada field yang belum diisi.

Alt-Step 8: Jika user tidak ingin mencetak data, maka field-field akan kembali kosong untuk siap diisi dengan data berikutnya.

Kesimpulan : Use Case ini menyimpulkan bahwa Bendahara I dapat memasukkan data penentuan uang gedung siswa baru.

Postkondisi : Data Penentuan Uang Gedung yang telah disimpan dapat digunakan dalam transaksi pembayaran cicilan UPS, UPA dan Uang Sekolah siswa.

Aturan bisnis : • Bendahara harus terdaftar terlebih dahulu sebagai salah satu user dan telah mendapatkan hak akses terhadap sistem ini. Batasan dan Spesifikasi

Implementasi :

GUI ini disediakan untuk pengisian data penentuan uang gedung awal siswa yang dicatat oleh

Bendahara I.

3. Use Case Update Pembayaran Uang Persiapan Sekolah (UPS)

Nama Use Case: Update Pembayaran UPS ID Use Case

Prioritas Tinggi

Sumber :

(78)

lain :

Deskripsi : Use case update pembayaran UPS mendeskripsikan kegiatan dari Bendahara I memasukkan data transaksi penerimaan UPS berupa jumlah uang dibayar yang merupakan besar cicilan UPS yang telah disepakati bersama pada saat penentuan uang gedung awal. Setelah memasukkan jumlah uang yang dibayar, maka sistem akan menampilkan sisa tagihan UPS dan data transaksi akan disimpan. Untuk mengetahui informasi UPS siswa, Bendahara I dapat mencari informasi tersebut melalui form data UPS siswa dengan memasukkan NIS dan informasi mengenai rincian UPS siswa yang ditampilkan dalam bentuk tabel.

Prakondisi : • Bendahara I harus terdaftar sebagai salah satu user terlebih dahulu untuk kemudian dapat melakukan setting koneksi server lalu melakukan login untuk dapat memasuki sistem.

• NIS yang dimasukkan harus sudah terdaftar sebagai siswa baru.

Pemicu : Use Case ini diinisiasi ketika seorang siswa melakukan pembayaran cicilan Uang Persiapan Sekolah.

Bidang khas suatu event : Kegiatan Pelaku : Langkah 1: Bendahara I akan mengecek terlebih dahulu apakah

Respon Sistem: