43
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah singkat PT. Primajaya Pantes Garment
PT. Primajaya Pantes Garment (PPG) adalah perusahaan yang bergerak di bidang retail garment yang didirikan pada tanggal 22 Maret tahun 1988 oleh Bapak Jemmy Wantono dengan NPWP : 1.573.874.3-034. Perusahaan ini berkantor pusat di Jl. Semanan Raya No.27, Daan Mogot Km 16, Kalideres, Jakarta Barat. PPG memiliki kurang lebih 1000 karyawan. PT PPG juga memiliki 80 counter tersebar di Jakarta, Jawa, Bali, Sumatera, Batam, Riau, Balikpapan, Manado dan Ujung Pandang.
PT PPG menjual pakaian jadi dengan merk terkemuka di Indonesia juga di dunia dengan pangsa pasar menengah ke atas. Pada awalnya PT PPG berkonsentrasi pada pakaian pria saja, tetapi saat ini PT PPG juga telah mengembangkan produk untuk wanita dan anak-anak.
Karena banyaknya permintaan pasar yang meningkat sejak beberapa tahun yang lalu, maka PT PPG melakukan out sourcing dalam proses produksinya. Mereka menyebutnya sebagai CMT (Cut, Make, and Trim), jadi PT PPG membeli pakaian jadi dari para CMT kemudian menjualnya ke pasaran, melalui counter-counter yang tersebar di Indonesia.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT Primajaya Pantes Garment :
1. Direktur (Director)
• Bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran perusahaan
• Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak luar dalam membina kerjasama
2. Wakil Direktur (Vice Director)
• Bertanggung jawab terhadap Direktur
• Menyusun kebijakan perusahaan dan formasi manajer beserta staf
• Membuat langkah-langkah strategi yang harus ditempuh dalam mencapai tujuan perusahaan
• Memeriksa laporan-laporan tiap-tiap bagian dan mempertanggung jawbkannya kepada direktur
• Memberikan motivasi dan pengarahan kepada para manajer agar tujuan perusahaan dapat tercapai
3. Manajer Pembelian (Purchase Manager) • Bertanggung jawab terhadap wakil direktur
• Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas bahan baku yang dibeli dari pemasok, disesuaikan dengan kebutuhan
• Bertanggung jawab atas bagian persediaan dan bagian logistic. 4. Bagian Persediaan
• Bertanggung jawab terhadap manajer pembelian
• Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku, bahan pembantu, dan aksesoris yang disimpan digudang bahan baku.
5. Bagian Logistik
• Bertanggung jawab terhadap manajer pembelian
6. Manager Produksi (Production Manager)
• Bertanggung jawab terhadap Wakil Direktur
• Merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kegiatan produksi
• Bertanggung jawab penuh atas hasil produksi, baik dari segi kualitas maupun kuantitas
• Bertanggung jawab untuk meningkatkan efisiensi dari mesin dan tenaga kerja manusia, serta pemakaian bahan
• Mengawasi proses desain, gunting, penjahitan dan finishing. 7. Bagian Desasin (Design)
• Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
• Bertugas melakukan desain dengan membuat pola kaos atau kemeja 8. Bagian Gunting (Cutting)
• Bertanggug jawab terhadap manajer produksi
• Bertugas melakukan pemotongan pola dari kaos atau kemeja. 9. Bagian Penjahitan
• Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
• Bertugas melakjukan proses pengobrasan dan penjahitan 10. Bagian Finishhing
• Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
• Bertugas melakukan pelubangan untuk kancing, pemasangan kancing, buang benang, pemasangan resleting, pemasangan label, pin, hang tag, dan pengepakan.
11. Manajer Pemasaran (Marketing Manajer)
• Bertanggung jawab terhadap Manajer Umum
• Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran di semua cabang
• Membuat rencana kerja untuk meningkatkan penjualan dari produk-produk yang dijual setiap cabangnya
• Mengawasi kepala cabang dalam melakukan kegiatan pemasaran
• Melakukan survei terhadap kebutuhan pasar guna menentukan sasaran pemasaran atau strategi promosi produk
• Menetapkan target penjualan untuk setiap cabang 12. Manajer Akuntting (Accounting Manager)
• Bertanggung jawab pada Wakil Direktur atas semua hal yang berkaitan dengan akunting dan perusahaan
• Bertanggung jawab atas Budget Planningi
• Bertgas melakukan analisa keuntungan (Profitability Analyst)
• Bertugas menyusun rencana terhadap dana dan pengelolaan modal perusahaan serta menyusun sistem akuntansi perusahaan
13. Manajer Keuangan (Finance Manager)
• Bertanggung jawab terhadap Wakil Direktur
• Bertanggung jawab membuat pembukuan atas seluruh aktivitas perusahaan • Menganalisis penyebab terjadinya penyimpangan dana
• Melakukan pemantauan terhadap laporan neraca, jurnal umum dan laporan rugi laba yang dihasilkan di setiap cabangnya untuk kemudian melakukan perbaikan dan pembaharuan strategi bila diperlukan
14. Manajer Personalia (Human Resource Manager) • Bertanggung jawab terhadap Manajer Umum
• Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan di personalia
• Menentukan kebijakan pengembangan sumber daya manusia perusahaan
• Bertanggung jawab atas penerimaaan karyawan baru dan mengevaluasi daftar hadir karyawan beserta perhitungan gajinya
15. Counter
• Bertanggung jawab terhadap manajer pemasaran, manajer akunting, manajer keuangan
• Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3.4 Visi dan Misi PT. Primajaya Pantes Garment • Visi PT. Primajaya Pantes Garment
Menjadi perusahaan garment terkemuka di Indonesia dan secara bertahap menjadi perusahaan terkemuka di Asia.
• Misi PT. Primajaya Pantes Garment
- Membangun kepercayaan dan kemitraan yang tahan lama dengan para CMT yang handal dan dengan para konsumen kami, serta menyediakan solusi yang kompetitif terhadap pemenuhan kebutuhan dibidang pakaian. - Selalu berusaha menjadi mitra terpercaya dalam menghantarkan
pelanggan menuju kepuasan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang optimal.
3.5 Analisis dan Matriks SWOT 3.5.1 Analisis SWOT
SWOT yang terdapat pada PT PPG dapat diuraikan sebagai berikut : • Strength
1. Perusahaan sudah dikenal oleh masyarakat luas yang memiliki kualitas produk yang baik, terutama diluar negeri.
2. Sudah terkomputerisasi (telah menggunakan teknologi yang mempunyai kemampuan yang cukup baik dalam pengolahan sistem informasi).
3. Produknya punya ciri khas tersendiri, yaitu kain yang berbeda dan memiliki logo produk yang lain dari produk yang lainnya.
4. Memiliki counter yang sudah tersebar di beberapa tempat yang cukup strategis di Indonesia.
5. Memungkinkan adanya orang asing dan orang Indonesia yang telah lama tinggal di luar negeri, ketika datang ke Indonesia mereka lebih memilih untuk
menggunakan dan membeli produk Polo di Indonesia, dan harga yang ada di Indonesia lebih murah dibanding dengan harga yang ada diluar negeri.
6. Kegiatan produksi diwakilkan oleh CMT sebagai out sourcing, sehingga kegiatan pemasaran dan penjualan dapat optimal melalui strategi-strategi bisnis yang diterapkan.
• Weaknesses
1. Produk pakaian Polo ini kebanyakan modelnya khusus untuk kalangan orang yang suka olahraga (sporty), dan selain itu kebanyakan model pria.
2. Model yang kurang variatif.
3. Sebagian kegiatan entri data yang tidak langsung dilakukan, sehingga pada saat dilakukan audit ditemukan adanya ketidakcocokkan data.
4. Belum ada sistem yang mengontrol keadaan stock produk disetiap counter. 5. Sistem konsinyasi mengharuskan perusahaan untuk mempersiapkan modal yang
cukup besar.
6. Counter-counter yang ada sekarang ini merupakan milik perusahaan, oleh karena itu perusahaan harus menyiapkan dana yang cukup besar untuk alokasi pengadaan counter tersebut.
• Opportunity
1. Tingkat pertumbuhan ekonomi masyarakat yang cukup meningkat memungkinkan mereka mampu untuk membeli produk tersebut.
2. Pertumbuhan penduduk yang semakin pesat memungkinkan peminat pasar dalam mengkonsumsi pakaian juga semakin bertambah.
• Threat
1. Ada banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama, menawarkan produk sejenis dengan harga yang lebih murah.
2. Produk perusahaan lain lebih bervariasi.
3. Ada banyak barang tiruan, yang diproduksi dengan menggunakan merek yang sama.
3.5.2 Matriks SWOT
Strength Weaknesses Opportunity • Memperluas jaringan
pemasaran di Indonesia.
• Melakukan promosi produk melalui event-event tertentu, serta media cetak dan elektronik. • Melakukan
outsourcing ke
• Merekrut SDM yang handal dan berpotensi dibidang teknologi informasi.. • Merekrut SDM yang berpotensi dalam desain produk • Memperluas daerah pemasaran. • Melakukan
perusahaan-perusahaan baik yang ada didalam maupun diluar negeri.
pengembangan produk yang lebih variatif. • Membuat suatu sistem
yang terkomputerisasi yang dapat memonitor keadaan stok pada setiap counter. Threat • Mengadakan promosi
dengan memberi potongan harga pada event-event tertentu, agar dapat mengungguli persaingan. • Melakukan pengembangan produk-produk yang akan dijual / dipasarkan. • Menyesuaikan dengan perkembangan
teknologi terbaru ( up-to-date) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. • Melakukan pengembangan dalam variasi produk. • Memberikan training (pelatihan) kepada SDM berkaitan dengan penggunaan dan pengembangan Teknologi Informasi. Tabel 3.1 Matriks SWOT
3.6 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor (CSF) pada PT. PPG dapat diuraikan sebagai berikut : • Produk dengan kualitas baik, dalam arti pengembangan variasi produk dan
pengiriman produk yang cepat ke counter-counter merupakan faktor kesuksessan suatu perusahaan pada umumnya. Kualitas produk yang baik dapat diukur dari kesetiaan pelanggan dalam membeli produk perusahaan yang ditawarkan.
• Rekruitmen karyawan yang berpotensi dalam desain produk yang berkualitas untuk mendukung fungsi dari proses bisnis perusahaan serta mendukung kesiapan dalam menghadapi globalisasi. Pada perusahaan maka diperlukan tenaga kerja yang meilki kualitas yang baik dan berpengalaman pada setiap fungsi bisnis yang ada. Hal ini menjadi nilai tambah perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya.
Berikut ini adalah matriks CSF vs Unit Organisasi :
Tabel 3.2 Matriks CSF vs Unit Organisasi
CSF-1 CSF-2 Direktur X X Wakil Direktur X X Manajer Pembelian Bagian Persediaan Bagian Logistik Manajer Produksi X X Bagian Desain X Bagian Gunting Bagian Penjahitan Bagian Finishing Manajer Pemasaran X Manajer Akunting Manajer Keuangan X Manajer Personalia X X CSF Unit Organisasi
3.7 Subyek Data dan Fungsi Bisnis 3.7.1 Subyek Data
Subyek Data merupakan sumber-sumber data yang dapat dipakai untuk menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Pada PT Primajaya Pantes Garment, diperoleh subyek data sebagai berikut :
Subyek Data Keterangan
Purchase Order Berisi informasi mengenai pesanan pembelian yang dilakukan oleh PT PPG
CMT Berisi informasi mengenai para CMT yang bekerja sama dengan PT PPG
Invoice Berisi informasi mengenai invoie yang timbul akibat kegiatan pembelian
Retur Pembelian Berisi informasi mengenai semua transaksi retur pembelian yang dilakukan
Pembayaran Berisi informasi mengenai pembayaran yang dilakukan oleh PT PPG
Penjualan Berisi semua informasi mengenai transaksi penjualan yang dilakukan
Bukti Kirim Barang Berisi informasi mengenai pengiriman barang dari pusat ke counter
Bukti Terima Barang Berisi informasi mengenai penerimaan barang dari counter ke pusat
Produk Berisi semua detail produk yang dijual oleh PT PPG Sales Order Berisi informasi mengenai pemesanan barang yang
dilakukan oleh counter
Counter Berisi informasi mengenai counter-counter di seluruh Indonesia
Market Area Berisi informasi mengenai area pemasaran yang tercakup dalam PT PPG ini
Stok Berisi informasi mengenai persediaan produk di pT PPG
Karyawan Berisi informasi mengenai karyawan yang bekerja pada PT PPG
Tabel 3.3 Tabel Subyek Data
3.7.2 Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pihak perusahaan berdasarkan bagian-bagian atau fungsi-fungsi tertentu, dimana kegiatan-kegiatan tersebut yang menyusun keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Fungsi bisnis yang terdapat pada PT. Primajaya Pantes Garment adalah :
Fungsi Bisnis Keterangan
Informasi CMT Melakukan kerjasama dengan CMT Pemesanan Produk Memesan produk pada CMT
Harga Produk Mengetahui harga produk dari CMT Penerimaan Produk Menerima produk dari CMT
Pengawasan Produk Mengawasi kualitas produk yang diterima dari CMT Order Penjualan Melakukan order penjualan oleh counter
Kontrol Persediaan Mengontrol persediaan produk Perencanaan Pemasaran Merencanakan pemasaran produk Penentuan Harga Jual Menentukan harga jual produk
Target Penjualan Menetapkan target penjualan tiap counter Analisis Penjualan Menganalisis penjualan yang terjadi
Penjualan Menjual produk ke konsumen
Kirim Barang Mengirim barang ke counter Terima Barang Menerima barang dari counter
Update Konsinyasi Mengupdate konsinyasi yang timbul akibat pengiriman ataun penerimaan barang
Laporan Keuangan Membuat laporan keuangan
Analisis Rugi Laba Menganalisa rugi laba pada PT PPG
Pengaturan Keuangan Mengatur arus keuangan sesuai dengan kebutuhan Rekrut Karyawan Menerima karyawan untuk bekerja di PT PPG
Klsifikasi Pekerjaan Mengklasifikasikan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan Penentuan Upah dan Tunjangan Menentukan upah dan tunjangan bagi karyawan
3.8 Analisis Matriks
3.8.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Berikut ini adalah tabel unit organisasi vs lokasi :
Tabel 3.5 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Pusat CMT Direktur X Wakil Direktur X Manajer Pembelian X Bagian Persediaan X Bagian Logistik X Manajer Produksi X Bagian Desain X Bagian Gunting X Bagian Penjahitan X Bagian Finishing X Manajer Pemasaran X Manajer Akunting X Manajer Keuangan X Manajer Personalia X Lokasi Organisasi
3.8.2 Matriks Subyek Data Vs Unit Organisasi
Berikut ini adalah tabel subyek data dan unit organisasi :
Tabel 3.6 Matriks Subyek Data vs Unit Organisasi
PO CMT
Invoice
Retur Pembelian Pembayaran
Penjualan Bukti Kirim Bukti Terima Produk Sales Order Counter Market Area
Stok Karyawan Direktur X X X Wakil Direktur X X X X X Manajer Pembelian X X X X X Bagian Persediaan X X X X Bagian Logistik X X X X X X X X Manajer Produksi X X Bagian Desain X X Bagian Gunting X Bagian Penjahitan Bagian Finishing X X X X Manajer Pemasaran X Manajer Akunting X Manajer Keuangan X Manajer Personalia X Subyek Data Organisasi
3.8.3 Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi
Berikut ini adalah tabel fungsi bisnis dan unit organisasi :
Tabel 3.7 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Keterangan :
R = Direct Management Responsibility
Organisasi bertanggung jawab atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
A = Executive/Policymaking Authority
Organisasi memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I = Involved in the Function
Organisasi ikut terlibat dalam kegiatan fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki kuasa atas fungsi bisnis tersebut.
Direktur
Wakil Direktur
Manajer Pembelian Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Akunt
ing
Manajer Keuangan Manajer Personalia Bagian Persediaan Bagian Desain Bagian Gunt
ing
Bagian Penjahit
an
Bagian F
inishing
Informasi CMT IW IW RAEW IEW IEW IEW IEW
Pemesanan Produk IEW IEW
Harga Produk IW IEW RAEW
Penerimaan Produk
Pengawasan Produk IW
Order Penjualan
Kontrol Persediaan IEW RAEW
Perencanaan Pemasaran IW IEW
Penentuan Harga Jual
Target Penjualan IW RAEW
Analisis Penjualan IW IEW
Penjualan IEW IW IW
Kirim Barang Terima Barang
Update Konsinyasi IW IW
Laporan Keuangan IW IW IEW IEW
Analisis Rugi Laba IEW IEW
Pengaturan Keuangan IW IW IEW IEW
Rekrut Karyawan IW RAEW
Klasifikasi Perkerjaan RAEW
Penentuan Upah dan Tunjangan IEW RAEW
Fungsi Bisnis Unit Organisasi
E = Technical Expertise
Organisasi yang terlibat memiliki keahlian teknis yang diperlukan bagi kegiatan fungsi bisnis yang bersangkutan.
W = Actual Execution of the Work
Organisasi yang melaksanakan langsung perkerjaan fungsi bisnis.
3.8.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data
Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan subyek data yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis tersebut. Berikut ini adalah tabel matriks fungsi bisnis vs subyek data :
Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
PO CM T Invoice R etur Pembelia n Pembayar an
Penjualan Bukti Kirim Bukti Terima Pr oduk SO C ounter Mar ket Ar ea Stok Kar yaw an Informasi CMT C Pemesanan Produk C R C R Harga Produk R R Penerimaan Produk R R C R R Pengawasan Produk R R C R R Order Penjualan R R R C R R R Kontrol Persediaan R R R R R R C Perencanaan Pemasaran R R C C R
Penentuan Harga Jual R R R
Target Penjualan R R R R Analisis Penjualan R R R R R Penjualan C R R R R Kirim Barang C R Terima Barang C R Update Konsinyasi R R R R R R R Laporan Keuangan R R R R R R
Analisis Rugi Laba R R R
Pengaturan Keuangan C R R R
Rekrut Karyawan R C
Klasifikasi Perkerjaan R
Penentuan Upah dan Tunjangan R
Fungsi Bisnis
Subyek Data
Keterangan :
• C : Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis
• R : Read, menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis • U : Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi
bisnis
• D : Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis
3.9 Teknologi Informasi di PT PPG
PT PPG telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak.
Gambar 3.2 Jaringan Komputer
3.9.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada PT PPG adalah : • Server :
- PC dengan Processor Pentium IV 1.4 GHz - Memory 256 MB SDRAM
- Harddisk Storage 40 GB - Jaringan LAN
• Workstation :
- Memory 128 MB SDRAM - Harddisk Storage 20 GB
3.9.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan pada PT PPG adalah : • Server
- Sistem Operasi : Windows 2000 Profesional - Database : Microsoft Access
• Workstation
- Sistem Operasi : Windows 98 - Front End Tool : Clipper 5.0
3.9.3 Matriks Apliksi Vs Fungsi Bisnis
Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis vs Aplikasi :
Tabel 3.9 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Microsoft Office Clippper 5.2
Informasi CMT X Pemesanan Produk X Harga Produk X Penerimaan Produk X Pengawasan Produk X Order Penjualan X Kontrol Persediaan X Perencanaan Pemasaran X
Penentuan Harga Jual X
Target Penjualan X Analisis Penjualan X Penjualan X Kirim Barang X Terima Barang X Update Konsinyasi X Laporan Keuangan X
Analisis Rugi Laba X
Pengaturan Keuangan X
Rekrut Karyawan X
Klasifikasi Perkerjaan X
Penentuan Upah dan Tunjangan X
Fungsi Bisnis
3.10 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Kebutuhan data dan informasi di PT. Primajaya Pantes Garment adalah :
• Dibutuhkan informasi market area mana saja yang memiliki penjualan tinggi, hal ini berguna bagi perusahaan untuk penempatan counter baru guna meningkatkan penjualan.
• Dibutuhkan informasi mengenai produk yang paling banyak terjual per periodenya, sehingga dapat diperkirakan jumlah persediaan yang harus tersedia pada waktu tertentu dan perusahaan dapat mengetahui pakaian model dan jenis apa yang laku dipasaran sehingga membuka wawasan dalam menentukan desain pakaian untuk produk baru.
• Dibutuhkan informasi mengenai penjualan produk yang tinggi di setiap counter, sehingga pendistribusian produk jenis tertentu dapat optimal dan menurunkan resiko penyimpanan produk yang tidak laku dijual.
• Dibutuhkan informasi mengenai pembelian barang dengan CMT, sehingga diketahui jumlah pembelian per periode waktu tertentu dan pembayarannya juga diperoleh informasi CMT yang memiliki kerjasama baik dengan perusahaan. • Dibutuhkan informasi mengenai persediaan barang yang selalu berubah-ubah
karena adanya pengiriman barang ke counter untuk dijual dan penerimaan barang dari counter karena barang tidak laku atau tidak trend lagi untuk saat itu.
3.11 Identifikasi Masalah
Sebagai perusahan retail di bidang garment, PT PPG perlu untuk senantiasa menjadi Perusahaan yang berdaya saing dan bermutu tinggi serta senantiasa memenuhi harapan konsumen, baik didalam maupun diluar negeri. Dengan demikian PT PPG dapat meningkatkan target penjualan serta efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan pemasaran dan penjualan produk, serta akurasi dalam kegiatan analisis. Kegiatan analisis yang baik embutuhkan informasi yang tepat. Namun terdapat beberapa masalah dalam mewujudkan hal itu, antara lain :
1. Data-data yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan yang ditujukan bagi pihak eksekutif guna pengambilan keputusan, biasanya diproses dalam waktu yang cukup lama dan tidak akurat.
2. Pihak eksekutif hanya menggunakan laporan-laporan umum dalam melakukan peramalan guna pengambilan kebijakan perusahaan, sehingga dihasilkan kebijakan tanpa dasar yang kuat.
3. Data-data transaksi perusahaan yang sudah berumur lebih dari 5 tahun selalu dilakukan penghapusan secara berkala karena terbatasnya kapasitas database OLTP. Pada kenyataannya data-data tersebut berguna untuk bahan pengambilan keputusan tingkat eksekutif.
4. Relasi dalam OLTP cukup rumit sehingga sulit mencari sumber data yang akan digunakan dalam pembuatan laporan.
Berikut ini adalah matriks masalah vs Unit Organisasi :
Matriks 3.10 Matriks Masalah vs Unit Organisasi
3.12 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang disusulkan adalah :
1. Untuk mempercepat pembuatan laporan yang akurat, dapat dibuat sebuah data warehouse yang dapat mempercepat proses pembuatan laporan analitikal dan histori karena struktur tabel lebih sederhana dibanding OLTP dan informasinya sudah terangkum. Data Warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari
Masalah-1 Masalah-2 Masalah-3 Masalah-4
Direktur X Wakil Direktur X Manajer Pembelian X X X Bagian Persediaan X X X Bagian Logistik X X Manajer Produksi X X X Bagian Desain X X Bagian Gunting X X Bagian Penjahitan X X Bagian Finishing X X Manajer Pemasaran X X X Manajer Akunting X X X Manajer Keuangan X X X Manajer Personalia X X X Masalah Unit Organisasi
sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem database yang terpadu.
2. Data warehouse dapat menyajikan laporan dalam bentuk grafik per periode waktu yang diinginkan, sehingga pihak eksekutif memiliki pandangan nyata akan kondisi perusahaannya dan kebijakan yang diambil pun memiliki dasar yang kuat.
3. Data warehouse merupakan database terpisah yang berisi data penting OLTP sehingga data-data lama masih dapat dikaji oleh pihak ekesekutif guna pengambilan keputusan.
4. Relasi dalam data warehouse lebih sederhana daripada OLTP dan memiliki metadata sehingga memudahakan dalam melacak sumber data.
