BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan
Pada akhir abad 19, beberapa dekade setelah di keluarkannya Undang-Undang A graria Pemerintah Hindia Belanda tahun 1870, banyak investor swasta dari negeri Belanda dan Inggris yang ingin menanamkan modalnya dibidan g Perkebunan Teh di Indonesia.
Hal ini dilakukan sebagai antisipasi kurang baiknya hubungan dagang dan politik dengan pemerintah China pada waktu itu. Oleh karena itu untuk mengurangi ketergantungan pasokan teh dari China, maka mereka harus mencari sumber pasokan alternatif agar kesinambungan perdagangan tehnya dengan negara-negara Eropa tetap lancar.
Pada tahun 1900-an, Hugh Tomlinson seorang investor Inggris sangat berminat membuka Perkebunan teh didataran tinggi Pangalengan Jawa Barat, menyusul keberhasilan keluarga KAR Booscha yang telah lebih dulu menanam teh didaerah M alabar dan Tanara.
Setelah menghubungi beberapa tea planter di Jawa Barat, Tomlinson mendapatkan tanah seluas ± 600 Ha di daerah Tegal Padung dan Tanah Goha dilereng Gunung Wayang (± 10 km dari kebun M alabar ) dan masih berada didataran tinggi Pangalengan, sejak itu mereka mulai melakukan pekerjaan Land clearing dan penanaman teh sampai dengan tahun 1908 dengan biji dari Assam,
India dan sedikit dari China. Biji tersebut diperoleh dari Keluarga Booscha dan Yunghun. Oleh karena itu mereka diminta menjadi Visiting Agent (VA) yang pertama di Kertasarie. Pada tahun tersebut, berdirilah perusahaan perkebunan
Kertasarie Tea Co. Ltd.
Pada tahun 1911, karena letak arealnya yang 90% datar seperti piring dilembah diantara Gunung Wayang, Gunung Windu dan Gunung Haruman, memungkinkan akan seringnya terjadi serangan frost (Ibun bajra) dimusim kemarau yaitu udara yang sangat dingin dimalam menjelang pagi hari yang dapat merusak tanaman teh dalam skala luas.
Kekhawatiran tersebut menyebabkan manajemen Ker tasarie Tea Co. Ltd. melelang kebun Kertasarie, yang akhirnya dibeli oleh Tjiwangie Tea Estate of Java, sebuah perusahaan dari Cireungas, Cianjur Selatan.
Dr. Visser seorang ahli dari Teh Royal Observatory di Batavia (sekarang Jakarta) mengadakan penelitian mengenai serangan frost di Kebun Kertasarie pada tahun 1922.
Pada tahun 1931 sebuah perusahaan perkebunan dari Liverpool Inggris Harrisons & Crosfield Ltd. membeli Perkebunan Kertasarie dari Tjiwangie. Setelah itu terjadi jaman M alaise (restriksi ekonomi) yang menyebabkan usaha budidaya dan perdagangan teh agak mengendur.
Geoffrey Lambe, seorang M anajer muda Inggris mencoba menanam pohon pelindung (shade trees) sebagai usaha melindungi tanaman teh pada waktu serangan
yang paling tinggi elevasinya, 1825 m dpl, Selama pendudukan Jepang pada tahun 1942, banyak perkebunan teh menjadi terlantar, areal kebun seluas 73 Ha beralih fungsi menjadi lahan pertanian dan perternakan.
M enyusul situasi keamanan yang tidak kondusif seperti berakhirnya PD II/1945, Kemerdekaan RI/1945 dan setelah berakhirnya Clash Kemerdekaan II/1948, akhirnya kebun direhabilitasi lagi oleh perusahaan.
Sebagai dampak dari adanya pohon pelindung pada waktu itu dan tersebarnya penyakit cacar teh (Blister Blight) dari Sri Lanka ke Indonesia pada tahun 1949 menyebabkan beberapa areal kebun teh terserang penyakit tersebut pada tahun 1950-1952, sehingga perkebunan melakukan eradikasi penyakit tersebut sampai tuntas.
Tanah kosong ex-lahan pertanian dan peternakan seluas 73 Ha yang terlantar dijaman Jepang, diremajakan kembali dengan tanaman teh. Situasi keamanan didaerah perkebunan kembali kurang menguntungkan dengan adanya pemberontakan DI-TII Kartosuwiryo di tahun 1960-an. Kertasarie pernah dijadikan basis gerombolan dan dalam beberapa waktu, pabrik sempat dipakai untuk markas militer TNI guna melindungi karyawan perkebunan dan keluarganya, serta sebagai Komando Operasi penumpasan pemberontakan DI-TII.
Dalam era perjuangan Dwikora atau semasa konfrontasi dengan negara M alaysia pada tahun 1964, semua Perkebunan akhirnya dikelola dibawah pengawasan pemerintah RI, termasuk Perkebunan Kertasarie dan disusul dengan peristiwa G30 S pada tahun 1965.
Setelah kurang lebih 4 tahun kebun diluar kontrol perusahaan, maka sebagai kelanjutan kebijaksanaan pemerintah menetapkan UU No. 1 Tahun 1967 tentang Penanaman M odal Asing, maka terbukalah kesempatan untuk membangun kembali perusahaan. Sejak itu semua Perkebunan swasta dibawah Dwikora diserahkan kembali kepada pemegang HGU nya semula. Kertasarie dikembalikan lagi kepada Harrisons & Crosfield Ltd. Pada tahun 1970 berganti nama dengan PT. PP. London Sumatra Indonesia yang berkantor Pusat di M edan Sumatra Utara.
Pada tahun 1994, Perusahaan telah melakukan Go-public sampai sekarang, dengan nama PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. dan berkantor Pusat di Jakarta.
3.1.3 Uraian Tugas dan Wewenang serta Tanggung Jawab Board of Directors :
a . M erupakan pemilik saham dan perusahaan b. M engotorisasi laporan GLF
c. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan
Head of Factory :
a. M engawasi berjalannya pabrik
b. Bertanggung jawab penuh atas berjalannya pabrik c. M embuat laporan GLF
d. M emeriksa laporan operasional pabrik
Head of Field :
a. M engawasi berjalannya perawatan dan pemetikan pucuk teh b. Bertanggung jawab penuh atas tanaman teh
c. Bertanggung jawab atas hasil petikan teh
Maintenance Assistant :
a. Bertugas untuk memastikan perawatan hal yang mendukung operasional pabrik b. Bertanggung jawab penuh atas semua hal yang mendukung operasional pabrik
Processing Assistant :
a. Bertugas mengkoordinasikan antara bagian maintenance yang mendukun g operasional pabrik dengan bagian produksi.
Processing Supervisor :
a. Bertugas dan bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pengaturan bidan g produksi, baik kualitas maupun kuantitas.
Receiving S tation :
a. Bertugas dan bertanggung jawab dalam menangani penerimaan pucuk basah yang akan diproduksi
Whitering Station :
a. Bertugas dan bertanggung jawab melakukan proses pelayuan
Rolling and Fermentation Station :
a. Bertugas dan bertanggung jawa melakukan proses penggulungan b. Bertugas dan bertanggung jawab melakukan proses fermentasi
Firing and S orting S tation :
a. Bertugas dan bertanggung jawab melakukan proses pengeringan b. Bertugas dan bertanggung jawab melakukan proses sorting Packing S tation :
a. Bertugas dan bertanggung jawab melakukan proses pengepakan b. M enyerahkan bubuk teh yang telah dipack ke bagian gudang
Factoring Clerk :
a. Bertugas dan bertanggung jawab atas perencanaan dan pengaturan bidan g produksi
b. M embawahi semua pekerjaan yang dilaksanakan oleh bagian produksi.
Finance :
a. M elakukan pencatatan untuk kas masuk dan kas keluar
b. M embuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas serta melaporkannya kepada kepala pabrik dan direktur.
a. Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengelola aktifitas yang berhubungan dengan keamanan untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.
b. Bertugas untuk berkoordinasi dengan pihak – pihak eksternal terkait mengenai masalah keamanan (misalnya Polda, dll) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan.
Field Assistant :
a. Bertanggung jawab atas perencanaan penanaman dan pemeliharaan teh di perkebunan.
b. M engadakan pengawasan dan pembinaan mandor petik di lapangan. c. M engadakan pengawasan data dari perkebunan.
Kepala Lapangan :
a. Bertugas untuk mengkoordinir semua kegiatan mandor upkeep dan plucking di lapangan.
Mandor Up Keep :
a. M embawahi karyawan langsung atau pekerja dalam melaksanakan perawatan tanaman di lapangan.
Mandor Plucking :
a. M embawahi karyawan langsung atau pekerja sebagai pelaksana pemetikan pucuk teh untuk kepentingan produksi kertasarie.
Divisi Krani :
a. Bertanggung jawab atas penerimaan pucuk teh basah dari lapangan serta atas tingkat kehadiran mandor dan pekerja dan dilakukan oleh staff dalam menjalankannya.
a. Bertugas untuk menimbang pucuk basah yang dihasilkan pekerja b. M embuat Laporan Penerimaan Pucuk Basah
Krani Absen :
a. Bertugas untuk mengawasi dan mencatat kehadiran dari para mandor dan pekerja.
3.2 Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur yang berjalan
Proses produksi pada Kertasarie dilakukan tanpa adanya konfirmasi terlebih dahulu dari kepala pabrik untuk melakukan produksi. Porses produksi di lakukan secara rutin. Proses produksi pada Kertasarie dimulai dari :
M andor Petik menerima hasil pemetikan pucuk teh dalam bentuk waring (sejenis karung) dari para pekerja. Jenis petikan yang digunakan adalah petikan medium (Peko-3 atau juga disebut P+3), pemetikan dilakukan setiap 15 hari. Setelah menerima hasil petikan dari para pekerja, mandor petik di setiap lapangan akan mengumpulkan waring – waring tersebut di petugas timbang untuk kemudian ditimbang.
Setelah semua waring dari setiap mandor telah di kumpulkan maka akan dilakukan penimbangan secara manual ditiap traktor yang telah disediakan oleh petugas timbang. Penimbangan umumnya dilakukan sebanyak 2 kali dalam sehari, namun jika sedang musim petik maka penimbangan dilakukan sebanyak 3 kali dalam sehari. Petugas timbang akan mencatat hasil timbangan pucuk teh dari tiap mandor petik dalam Surat Pengantar Pucuk Basah (SPPB) .
Setelah penimbangan pucuk teh di traktor telah selesai, maka hasil pucuk teh tersebut di bawa ke pabrik untuk di timbang kembali oleh bagian krani timbang oleh driver traktor. Penimbangan ini dilakukan dengan cara menimbang traktor beserta muatan (pucuk teh) menggunakan alat digital berupa jembatan timbang. Hasil timbangan pabrik ini akan di pakai sebagai acuan laporan hasil produksi karena hasilnya lebih valid dan akurat. Setelah melakukan penimbangan maka krani timbang akan mencetak print out timbang sebanyak 2 rangkap (rangkap 1 untuk
Supervisor dan rangkap 2 untuk diarsip), namun print out timbang ini akan dicetak setelah krani timbang menimbang traktor tanpa muatan(pucuk teh). Sehingga akan didapat berat bersih pucuk teh yang dipetik. Selanjutnya Krani Timbang akan membuat Laporan Penerimaan Pucuk Basah yang akan diberikan kepada Supervisor.
Setelah melalui proses penimbangan oleh krani timbang, proses selanjutnya adalah Receiving. Proses ini adalah proses penerimaan pucuk teh yang telah ditimbang oleh krani timbang untuk diberikan ke bagian produksi untuk masuk ke proses Whitering.
Whitering, proses ini adalah proses pelayuan pucuk teh basah, pucuk teh basah yang tadi telah di terima dikumpulkan dalam beberapa wadah besar yang disebut trough. Pada proses ini pucuk teh di ratakan dan di biarkan selama kuran g lebih 10 jam agar layu, peletakan pucuk teh di trough di catat dalam Form
Pengisian Trough 1 rangkap. Selama proses pelayuan berlangsung dilakukan juga proses analisa pucuk teh oleh bagian analisa. Proses analisa ini bertujuan untuk mengetahui kualitas dari pucuk yang telah dipetik apakah fine, coarse atau broke. Hasil analisa pucuk teh tersebut akan dicatat dalam Form Green Leaf Analysis
sebanyak 1 rangkap.
Unloading whitering, setelah pucuk teh mencapai standar kelayuan yang ditetapkan maka pucuk teh yang ada di trough dipindahkan ke mesin rolling melalui cerobong-cerobong yang ada. Pengisian pucuk layu ke mesin rolling dicatat dalam
Form Pengisian Pucuk Layu ke Roller sebanyak 1 rangkap.
Proses setelahnya adalah proses penggulungan yang dilakukan di rolling station. Pada proses ini pucuk teh akan digulung dengan bantuan mesin rolling.
Untuk memecah sel – sel daun. Bagian rolling akan membuat FormRolling Program yang dibuat sebanyak 1 rangkap.
Setelah digulung oleh mesin rolling maka pucuk teh akan masuk ke proses fermentasi, walaupun sebenarnya lebih tepat disebut proses oksidasi, karena proses ini tidak menggunakan ragi, hanya menggunakan udara bersih. Proses ini adalah salah satu proses yang penting karena dalam proses ini akan menentukan aroma, rasa, dan warna dari teh. Pada proses ini pucuk teh akan di biarkan dalam ruangan khusus dan bebas bau, kemudian teh akan dibiarkan untuk mengalami proses oksidasi sampai aroma dan warna teh berubah seperti yang diinginkan. Proses oksidasi ini akan dicatat dalam Form Oksidasi Enzimatis 1 rangkap.
Proses selanjutnya adalah proses firing. Proses ini bertujuan untuk mengeringkan dan menghentikan proses oksidasi pucuk teh hingga kadar air pada pucuk teh berkurang mencapai 2- 3 persen. Pada proses ini Bagian Firing akan membuat Form
Program Pengeringan sebanyak 1 rangkap.
Setelah dikeringkan maka akan masuk ke proses sorting. Proses sorting
adalah proses pemisahan dan penentuan jenis teh. Pada proses ini pucuk teh akan di sorting dengan bantuan mesin. M esin ini akan membantu dalam memisahkan pucuk teh antara serbuk kasar, setengah kasar, halus, dan batang. Proses ini dilakukan beberapa kali untuk memastikan jenis teh telah terpisah dan bersih. Dalam tahap ini dilakukan juga penimbangan bubuk teh yang kemudian dicatat dalam Form Penimbangan Teh. Bubuk teh yang telah melalui proses sorting di masukan kedalam drum-drum besar yang di pisahkan berdasarkan jenisnya (POB, Dust 1, Dust 2, dsb). Setelah drum-drum terisi Bagian sorting akan memberi
konfirmasi kepada bag.packing drum jenis teh apa saja yang telah terisi penuh dan dapat di pack.
Proses selanjutnya adalah proses packing atau proses pengepakan. Sebelum proses pengepakan dilakukan, bagian packing akan menerima konfirmasi dari bagian sorting mengenai drum dari teh jenis apa yang telah terisi penuh untuk kemudian dikemas. Pengepakan bubuk teh di Kertasarie saat ini telah di bantu dengan mesin. Bubuk teh akan di pack dalam paper sack dan timbang menggunakan timbangan digital agar hasil timbangannya lebih pasti. Saat melakukan proses pengepakan bagian packing akan mengambil sampel dari setiap jenis teh untuk diberikan ke bagian Supervisor, pengambilan sampel ini akan dicatat dalam Form Pengambilan Sampel (FPPS). Bagian packing juga akan membuat Form Packing Program(FPPr) yang akan diberikan kepada Supervisor.
Supervisor akan melaporkan hasil produksi kepada Kepala Pabrik dalam bentuk Daily Corp Report (DCR) ,yang terdiri dari Daily Corp, Green Leaf Analysis, Processing Record, sebanyak 3 rangkap. Laporan ini dibuat dengan menggunakan Ms.Excel. Kemudian Kepala Pabrik akan mengotorisasi DCR tersebut dan mengirimkannya kepada Direktur PT. PP London Sumatera Tbk. Setelah menerima DCR, Direktur kemudian akan mengotorisasi DCR tersebut. Rangkap 1 akan diarsipkan oleh Direktur, rangkap 2 dan 3 akan dikembalikan kepada Kepala Pabrik untuk diarsipkan.
3.2.2 Rich Picture
3.2.3 Identifikasi Event
Event Internal Agent Start When Activity
Menerima Waring Mandor Petik Setelah pemetikan
pucuk teh selesai
1. Mengawasi pemetikan
pucuk teh
2. Mengumpulkan waring
dari tiap pekerja
3. Mengumpulkan waring
kepada petugas timbang Melakukan
Penimbangan manual
Petugas Timbang Setelah menerima
waring dari mandor petik
1. Menerima waring dari
mandor petik
2. Menimbang waring
3. Mencatat hasil timbang
dari tiap mandor kedalam SPBB
4. Memberikan SPBB ke
krani timbang Melakukan
Penimbangan Digital
Krani timbang Menerima SPBB 1. Menerima SPBB
2. Menimbang traktor
saat masuk dan keluar
3. Mencatat Hasil
timbangan traktor saat masuk dan keluar
4. Mencetak print out
timbang(POT) dua rangkap 5. Membuat Laporan Penerimaan Pucuk Basah(LPPB) 6. Menyerahkan LPPB
dan POT rangkap 1 kepada supervisor
Melakukan Receiving Bagian Receiving Setelah traktor telah
ditimbang
1. Menerima pucuk teh
2. Menaikan pucuk teh ke
monorail
3. Menuang teh ke dalam
through Melakukan Proses
Whitering
Bagian
Whitering
Teh berada dalam through
1. Meratak an pucuk teh
di atas trough
2. Melakukan proses
pelayuan
3. Membuat Form Proses
Pelayuan(FPPl)
4. Menyerahkan FPPl ke
Supervisor
Menganalisa Teh Bagian Analisa Saat proses whitering
dilakukan
1. Mengambil sampel
pucuk teh
2. Menganalisa pucuk teh
3. Membuat Form Green
Leaf Analysis (FGLA)
4. Menyerahkan FGLA
kepada Super visor
Melakukan Proses
Unloading whitering
Bagian Unloading
whitering
Pucuk teh telah layu 1. Memasukan teh
Event Internal Agent Start When Activity
roller
2. Membuat Form
Pengisian Pucuk Layu ke Roller (FPPLR)
3. Menyerahkan FPPLR
ke Supervisor
Melakukan Proses
Rolling
Bagian Rolling Setelah pucuk teh di
masukan ke dalam mesin rolling 1. Mengawasi proses penggulungan teh 2. Memindahkan hasil rolling ke ruang ferment asi 3. Membuat Form Rolling Program (FPR) 4. Memberikan FPR ke Supervisor Melakukan Proses Fermentasi
Bagian Fermentasi Setelah Menerima
hasil rolling
1. Menempatak an pucuk
teh ke dalam drier
2. Mengukur temperature ruangan 3. Mengukur temperature pucuk teh 4. Mengukur kelembaban pucuk teh 5. Memindahkan hasil ke ruang firing 6. Membuat form oksidasi enzimatis (FOE) 7. Menyerahkan FOE ke Supervisor Melakukan Proses Firing
Bagian Firing Setelah proses
ferment asi selesai
1. Menerima pucuk yang
telah di ferment asi/oksidasi 2. Melakukan proses firing 3. Mengukur temperature drier 4. Membuat form Program Pengeringan(FPP) 5. Memberikan FPP ke Supervisor Melakukan Proses Sorting
Bagian Sorting Proses firing selesai 1. Melakukan sorting
dengan mesin
2. Melakukan
penimbangan pucuk teh
3. Mengisi hasil sorting
ke dalam drum 4. Membuat Form penimbangan teh (FPT) 5. Memberikan FPT ke Supervisor 6. Memberikan
Event Internal Agent Start When Activity
konfirm asi ke packing
mandor Melakukan proses
packing
Bagian Packing Setelah Menerima
Kon firmasi dari Bagian sorting
1. Menerima kon firmasi
dari mandor sorting
2. Mengambil sampel bubuk teh 3. Melakukan pengemasan 4. Melakukan penimbangan bubuk teh yang di dalam
paper sack 5. Membuat Form packing program (FPPr) 6. Membuat Form pengambilan sampel (FPS) 7. Memberikan FPPr dan FPS ke Supervisor
8. Memberikan bubuk teh
yang telah di packing
ke bagian gudang
Membuat Daily Corp
Report (DCR)
Supervisor Setelah menerima
semua dokumen dari bagian produksi dan LPPB dari krani timbang 1. Membuat DCR 2. Mencetak DCR 3 rangkap 3. Menyerahkan DCR 3
rangkap ke kep ala pabrik
Mengotorisasi Daily Corp Report (DCR)
Kepala Pabrik Setelah menerima
DCR dari Supervisor 1. Mengotorisasi DCR 2. Menyerahkan DCR 3 rangkap ke direktur Mengotorisasi Daily Corp Report
Direktur Setelah menerima
DCR dari kepala pabrik
1. Mengotorisasi Daily Corp report
3.2.5 Formulir dan Laporan yang Digunakan Pada S istem yang Berjalan
1. Surat Pengantar Pucuk Basah (SPBB)
Surat Pengantar Pucuk Basah dibutuhkan untuk :
a. M engetahui berat pucuk basah yang dipetik dari setiap mandor dan divisi b. M engetahui jumlah pekerja yang memetik
2. Print Out Timbang (POT)
Print Out Timbang dibutuhkan untuk : a. M engetahui berat bersih pucuk teh basah 3. Laporan Penerimaan Pucuk Basah (LPPB)
LPPB dibutuhkan untuk :
a. M engetahui total penerimaan pucuk basah dalam sehari yaitu total dari dua atau tiga kali penimbangan dari tiap divisi.
4. Form Green Leaf Analysis (FGLA) FGLA dibutuhkan untuk :
a. M engetahui jumlah fine leaf, coarse leaf, broke leaf yang ditemukan pada pucuk teh basah yang diterima.
5. Form Pengukuran Pelayuan ( FPPl) FPPl dibutuhkan untuk :
a. M engetahui tingkat kelayuan dari pucuk teh pada setiap trough 6. Form Pengisian Pucuk Layu ke Roller (FPPLR)
FPPLR dibutuhkan untuk :
a. M engetahui berat pucuk layu sebelum di roller dan jam penggulungannya 7. Form Rolling Program (FRP)
a. M engetahui apakah pelaksanaan proses rolling sesuai standard atau belum 8. Form Oksidasi Enzimatis (FOE)
FOE dibutuhkan untuk :
a. M engetahui apakah proses oksidasi berjalan sempurna berdasarkan waktu pengisian drier, ketebalan bubuk, temperature bubuk dan ruangan, agar dapat di
9. Form Program Firing (FPP) FPP dibutuhkan untuk :
a. M engetahui proses firing yang dilakukan, berdasarkan durasi firing dan temperature drier.
10. Form Penimbangan Teh (FPT) FPT dibutuhkan untuk :
a. M engetahui tingkat kemurnian dari bubuk teh
b. M engetahui Berat kotor dan bersih dari bubuk teh yang telah disorting
11. Form Packing Program (FPPr) FPPr dibutuhkan untuk :
a. M engetahui kelayakan dari pengemasan, apakah sesuai standard atau belum, berdasarkan berat bersih dan kotor, jumlah sack, dan tinggi pallet. 12. Form Pengambilan Sampel (FPS)
a. M engetahui jumlah sampel yang diambil dan merupakan sampel dari chop ke berapa.
b. M engetahui kualitas teh yang dihasilkan, berdasarkan kelembaban dan berat sampel
DCR dibutuhkan untuk :
a. M engetahui jumlah bubuk teh yang diproduksi
b. M engetahui kualitas dari teh yang dihasilkan, berdasarkan data-data dari tiapstation.
3.2.6 Workflow Table
ACTOR ACTIVITY Menerima Waring
M andor Petik 1. M emberi Perintah pemetikan kepada pekerja
Pekerja 2. M emetik pucuk teh yang siap di petik
M andor Petik 3. M engawasi Proses pemetikan pucuk teh
Pekerja 4. M engumpulkan waring ke mandor
M andor Petik 5. M enerima Waring dari pekerja
6. M enyerahkan waring kepada petugas timbang
Melakukan Penimbangan Manual
Petugas Timbang 7. M enerima waring dari tiap mandor petik
8. M elakukan penimbangan secara manual
9. M encatat hasil timbang secara manual
10. M engisi SPBB
11. M embawa pucuk teh ke krani timbang
menggunakan traktor
12. M enyerahkan SPBB kepada krani timbang
Melakukan Penimbangan Digital
Krani timbang 13. M enerima SPBB dari petugas timbang
14. M elakukan penimbangan traktor dan muatan saat
masuk ke bag. Receiving
15. M enginput hasil timbang traktor dan muatan saat
16. M enunggu traktor keluar
17. M enimbang traktor tanpa muatan saat keluar dari
bag. Receiving
18. M enginput hasil timbang traktor saat keluar,
kedalam POT (Ms. Excel)
Komputer 19. M encetak POT 2 rangkap
Krani Timbang 20. M enyerahkan rangkap 1 ke Supervisor
21. M enyimpan rangkap 2 sebagai arsip
22. M embuat Laporan Penerimaan Pucuk basah
(LPPB)
23. M enyerahkan LPPB ke Supervisor
Melakukan Receiving
Bagian Receiving 24. M enerima pucuk teh yang telah di timbang
25. M enurunkan pucuk teh dari dalam traktor
26. M enaikan pucuk teh basah ke monorail
27. M enuangkan pucuk teh ke dalam through
Melakukan Proses Whitering
Bagian Whitering 28. M eratakan teh diatas through
29. M elakukan proses whitering/pelayuan
30. M elakukan pembalikan pucuk teh setiap 3 jam
31. M embuatFPPI
32. M enyerahakan FPPI ke Supervisor
Bagian Analisa 33. M engambil sampel teh dari tiap mandor yang telah diletakkan di atas trough (dibedakan dengan warna waring)
34. M elalukan analisa pucuk teh
35. M encatat hasil analisa ke dalam FGLA
36. M enyerahkan FGLA ke Supervisor
Melakukan proses Unloading whitering
Bagian Unloading whitering 37. M engecek kelayuan teh
38. M engangkat teh dari through
39. M emasukan teh kedalam cerobong roller
40. M embuat FPPLR
41. M enyerahkan FPPLR ke Supervisor
Melakukan proses Rolling
Bagian Rolling 42. M enyiapkan M esin
43. M elakukan proses rolling
44. M emindahkan hasil penggulungan ke ruang
fermentasi
45. M embuat Form Rolling Program (FRP)
46. M emberikan FRP ke Supervisor
Melakukan proses Fermentasi
Bagian Fermentasi 47. M enerima hasil rolling
48. M elakukan proses fermentasi
50. M engukur kelembaban pucuk teh
51. M engecek hasil fermentasi
52. M emindahkan hasil fermentasi ke bagian firing
53. M embuat FOE
54. M enyerahkan FOE ke Supervisor
Melakukan Proses Firing
Bagian Firing 55. M enerima pucuk teh yang telah di fermentasi
56. M enyiapkan mesin
57. M elakukan Proses Firing
58. M engukur temperature drier
59. M engecek hasilnya sudah cukup kering atau belum
60. M emindahkan pucuk teh yang sudah kering ke
bagian sorting dengan bantuan mesin
61. M embuat FPP
62. M emberikan FPP ke Supervisor
Melakukan Sorting
Bagian Sorting 63. M enyiapkan mesin
64. M enerima hasil firing
65. M elakukan Sorting
66. M elakukan Penimbangan pucuk teh
67. M embuat FPT
68. M engisi hasil sorting kedalam drum
70. M engkonfirmasi ke mandor packing drum mana yang telah terisi penuh
Melakukan Packing
Bagian Packing 71. M enerima Konfirmasi dari bagian sorting
mengenai drum yang telah terisi penuh
72. M enyiapkan paper sack
73. M enyiapkan mesin
74. M emasukan bubuk teh kedalam papersack
75. M engambil sample bubuk teh dari tiap papersack
76. M embuat FPS
77. M elakukan pengepakan
78. M enimbang bubuk teh yang telah di pack
79. M embuat FPPr
80. M enyerahkan bubuk teh yang telah di pack ke
bagian gudang
81. M enyerahkan FPPr dan FPS ke Supervisor
Melaporkan Hasil Produksi
Supervisor 82. M enerima form-form dari setiap station di pabrik dan LPPB dari krani timbang
83. M enginput data hasil produksi ke dalam Daily
Corp Report menggunakan M s.Excel
Komputer 84. M encetak DCR 3 rangkap
Mengotorisasi Daily Corp Report
Kepala Pabrik 86. M enerima DCR dari Supervisor
87. M engotorisasi DCR
88. M enyerahkan DCR 3 rangkap ke direktur
Mengotorisasi Daily Corp Report
Direktur 89. M enerima DCR
90. M engotorisasi DCR
91. M engembalikan DCR rangkap 2 dan 3 (signed)
kepada kepala pabrik
92. M enyimpan rangkap 1(signed) sebagai arsip
3.3 Analisis Hasil Temuan Survey
Temuan I Kurangnya Laporan yang dihasilkan oleh perusahaan, seperti Laporan Biaya Produksi dan Laporan Harga Pokok Produksi Kriteria M enurut M ulyadi (2001, p5) Laporan berisi informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
M enurut M ulyadi (2001, p426) Kartu Harga Pokok Produk merupakan buku pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dan merupakan rincian rekening control barang dalam proses dalam buku besar.
M enurut M ulyadi (2001, p426) Kartu Biaya merupakan buku pembantu yang merinci biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
Sebab Pihak perusahaan menganggap laporan hasil produksi sudah cukup.
Akibat Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lengkap dan akurat. Perusahaan tidak dapat menentukan harga produk yang tepat.
Rekomendasi M embuat Laporan Harga Pokok Produksi dan Laporan biaya produksi, agar perusahaan dapat mengontrol harga pokok produksi dan biaya yang dikeluarkan.
Temuan II Form POT, FGLA, FPPl, FPPLR ,FRP ,FOE ,FPP ,S PBB ,FPT ,FPPr ,FPS , DCR. LPPB masih dibuat dan diisi secara manual Kriteria M enurut M ulyadi (2001, p76) pemakaian formulir electronic
merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data electronic. M anfaatnya : tidak pernah kehabisan formulir, tidak ketinggalan jaman, mengefisiensikan form, kecepatan pengisisan form, menghindari penggunaan form yang salah, memudahkan copy form, menghindari data yang mengambang.
Sebab Perusahaan masih menggunakan Form yang dibuat dan diisi secara manual
Akibat Kinerja perusahaan menjadi lebih lambat, terjadi kesalahan pencatatan form atau laporan, terlalu banyak kertas dokumen sehingga terkadang membingungkan Supervisor dalam menyusun laporan hasil produksi.
Rekomendasi M embuat formulir dengan menggunakan sistem komputer, dan form – form FGLA, FPPl, FPPLR, FRP, FOE, FPP, FPT, FPPr, FPS
outputnya tidak menggunakan kertas
Tabel 3.4 Analisis Hasil Temuan S urvey II
Temuan III Kurangnya dokumen pendukung yaitu S urat Pengantar Barang Masuk Gudang dan Laporan Analisis Ptoduksi
Kriteria M enurut Mulyadi (2001, p78) Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk
merekam terjadinya transaksi. Jadi setiap ada transaksi yang terjadi, sebaiknya dibuatkan formulir.
Sebab Setiap kali produksi, perusahaan langsung memproduksi pucuk teh basah yang di terima tanpa mengetahui jumlah teh yang bisa di hasilkan dari pucuk teh yang di terima, setelah produk telah jadi perusahaan juga langsung saja barang memasukkan ke gudang.
Akibat Berat teh kering yang di hasilkan tidak sesuai keinginan dan Sulit mengetahui hasil produksi yang masuk ke gudang dan persediaan produk di gudang
Rekomendasi M embuat Laporan Analisis Produksi untuk membantu dalam menganalisis bubuk teh yang telah di produksi berdasarkan gradenya dan juga membuat dokumen pendukung yaitu Surat Pengantar Barang M asuk Gudang guna mengetahui tanggal dan waktu produk disimpan di gudang, dan mengetahui ada berapa jumlah stock di gudang.
Table 3.5 Analisis Hasil Temuan S urvey III
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
1. Laporan Biaya Produksi
Laporan Biaya Produksi dibutuhkan untuk mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan, dan berapa jumlah biaya yang digunakan pada masing – masin g bagian.Laporan Biaya Produksi dibuat 3 rangkap, rangkap 1 ke Direktur, rangkap 2 ke Kepala Pabrik, dan rangkap 3 ke bagian keuangan.
2. Laporan Harga Pokok Produksi
Laporan Harga Pokok Produksi dibutuhkan untuk mengetahui jumlah harga pokok produksi, dan membantu dalam pengambilan keputusan Direktur dalam menentukan harga jual. Laporan Harga Pokok Produksi dibuat 3 rangkap, rangkap 1 ke Direktur, rangkap 2 ke Kepala Pabrik, dan rangkap 3 ke Bagian Keuangan. 3. Surat Pengantar Barang M asuk Gudang
Surat Barang M asuk Gudang dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang hasil produksi (bubuk teh) yang masuk ke bagian gudang. Surat Barang M asuk Gudang dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 untuk bagian gudang, rangkap 2 untuk bagian supervisor, rangkap 3 sebagai arsip.
4. Laporan Analisis Produksi
Laporan Analisis Produksi dibutuhkan untuk menganalisa hasil produksi setiap grade dari bubuk teh yang telah di olah dari pucuk teh basah yang di terima. Laporan Analisis Produksi dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 ke Kepala Pabrik, dan rangkap 2 ke bagian Supervisor.
