BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

BAB 3

ANALIS IS S IS TEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Profil dan S ejarah Perusahaan

PT Djarum merupakan sebuah perusahaan rokok yang memiliki pusat di Kudus, Jawa Tengah. Pada saat ini, PT Djarum termasuk dalam salah satu dari tiga besar perusahaan rokok terbesar di Indonesia.

PT Djarum memproduksi tiga jenis rokok yaitu rokok Cerutu yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan daun tembakau pula, rokok putih yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan kertas sigaret dan rokok kretek yang terbuat dari tembakau ditambah daun cengkeh dan dibungkus dengan kertas sigaret. Ketiga jenis rokok ini dipasarkan di pasar dalam negeri dan luar negeri.

Sekarang ini, PT Djarum merupakan salah satu jenis perusahaan perseroan yang ada di Indonesia. Akan tetapi, pada mulanya PT Djarum merupakan sebuah perusahaan perseorangan karena didirikan oleh Oei Wie Gwan.

Pada awalnya Oei Wie Gwan memulai usahanya di bidang produksi mercon pada tahun 1929 yang bernama “Leo”. Pada saat itu

(2)

industri mercon tersebut sudah cukup terkenal dan menguasai pasar Jawa.

Akan tetapi terjadi ledakan di pabrik mercon tersebut pada tahun 1939 dan tahun 1942 yang menyebabkan Oei Wie Gwan mencari jalan rezeki lain.

Akhirnya Oei Wie Gwan memutuskan untuk memulai produksi rokok. PT Djarum dibuka pada tanggal 21 April 1951,dan sampai sekarang diperingati sebagai hari ulang tahun PT Djarum, dengan nama awal Djarum Gramophone yang akhirnya berubah menjadi Djarum. Pada saat itu, industri rokok masih menggunakan cara manual dan hanya memiliki 10 karyawan saja.

Dalam perkembangannya, PT Djarum memiliki pasang surut. juga pada saat Oei Wie Gwan akhirnya digantikan oleh kedua anaknya, yaitu Budi Hartono dan Bambang Hartono. Pada era 1980 dianggap sebagai tahun “kesuksesan” bagi PT Djarum, dekade itu PT Djarum berkembang pesat menjadi perusahaan rokok yang besar di Indonesia. Bahkan saat ini PT Djarum telah merambah pasar luar negeri.

Perkembangan pesat PT Djarum dibuktikan dengan penggunaan mesin dalam proses pembuatan rokok dan penggunaan sistem informasi dan teknologi informatika yang baik. Dibuktikan dengan implementasi SAP R/3 untuk modul Material Management, Financial and Accounting, Sales and Distribution, Human Resource selama lebih dari dua tahun.

(3)

Juga penggunaan sistem yang telah terkomputerisasi dalam proses bisnisnya.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

M isi utama PT Djarum adalah “To satisfy the global smoker’s needs” yaitu bahwa PT Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan konsumen rokok. PT Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama yang harus dicapai.

Sedangkan visi PT Djarum adalah “M enjadi terbesar dalam nilai penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia” yang artinya kepemimpinan dalam pasar dengan cara menghasilkan produk yang berkulaitas secara konsisten dan invovatif dalam memuaskan konsumen, penciptaan citra positif yang kuat untuk perusahaan dan produk yang dihasilkan dan manajemen profesional yang berdedikasi serta SDM yang kompeten.

Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT Djarum memiliki nilai- nilai dalam proses pengembangan usahanya. Nilai-nilai tersebut adalah:

1. Fokus pada pelanggan

2. Profesionalisme

3. Organisasi yang terus belajar

(4)

Serta penerapan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) di tahun 2000. Di tahun yang sama juga dimulai perjalanan meraih standar manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin.

3.1.3 Visi dan Misi Divisi TI

Visi divisi TI Djarum: untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta membawa solusi bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis.

M isi divisi TI berfungi sebagai penyedia untuk kesempurnaan operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran.

Strategi divisi TI Djarum:

1. M enggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

2. M anajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

3. M emastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.

4. M emastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

(5)

3.1.4 Profil IT

Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT Djarum adalah SAP R/3 Enterprise 4.7 yang masih menggunakan platform SAP Web Application Server (SAP Web AS). SAP mulai diimplementasikan pada tahun 2008.

Hingga saat ini telah mencapai 4 tahun pemakaian. M odul-modul yang telah diterapkan dalam PT Djarum adalah modul MM (Material Management), FI/CO (Financial Modules), HR (Human Resources), SD (Sales and Distribution), QM (Quality Management), PM (Plant Maintenance) dan PP (Production Planning). Aplikasi SAP R/3 ini telah diimplementasikan pada kantor pusat, gudang dan kantor cabang. Akan tetapi pola yang dipakai adalah pola semi sentralisasi yang berarti bahwa inspeksi tetap berada pada tanggung jawab kantor pusat.

Untuk modul Material Management, pusatnya terdapat di kantor pusat PT Djarum di Kudus. Implementasi modul MM ini sudah meliputi gudang-gudang. Pada modul MM tetap ada modul QM yang betujuan untuk melakukan inspeksi dalam tujuan pengendalian internal.

Fitur-fitur dalam modul MM belum digunakan semuanya. Pada saat melakukan proses bisnisnya, PT Djarum melakukan pemilihan terhadap best practice dari SAP seluruhnya. Kustomisasi yang dilakukan hanya pada laporan saja.

(6)

3.1.5 S truktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada di PT Djarum beserta dengan tugas dan wewenang setiap divisi yang ada.

(7)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Djarum Sumber : HRD PT Djarum tahun 2010

Chief Executive Officer

Chief Operating Officer

Strategic Affairs

Public

Corporate Communication SCM

QM S Business Development

Purchasing Production R & D Finance M arketing HRD Business

Technology

Warehousing Purchaser Administration

(8)

Dalam tiap divisi yang ada pada PT Djarum, terdiri dari beberapa level, antara lain sebagai berikut :

1. Level 1: Direktur

2. Level 2: M anajer 3. Level 3: Supervisor

4. Level 4: Staff

Berikut adalah tugas dan wewenang dalam struktur organisasi yang ada pada PT Djarum :

1. Chief Executive Officer

Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan.

2. Strategic Affairs

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan.

3. Chief Operating Officer

Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan

(9)

4. Public Affairs

Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah.

5. SCM

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang PT Djarum

6. QMS

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa qualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted stock ataupun blocked stock.

7. Corporate Communication

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas berkaitan dengan komunikasi baik yang berhubungan dengan media atau publik.

8. Business Development

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.

9. Business Technology

(10)

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan kesiapan didalam menghadapi perkembangan teknogi yang semakin pesat serta kebutuhan- kebutuhan customizing didalam menghasilkan aplikasi yang efektif, efisien dan user friendly.

10. Production

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal (konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang) 11. Finance

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.

12. Marketing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT Djarum dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan PT Djarum.

(11)

13. Purchasing

Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi :

a. Warehousing

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun Block Stocked.

b. Purchaser

Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok dengan standart yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur, merencanakan serta , menetukan pembelian yang memang sesuai dengan kebutuhan / keperluan PT Djarum.

c. Administration

Bagian yang membuat laporan data pembelian dan menganalisis data pembelian.

(12)

3.1.6 S tandard Operasional Perusahaan

JUDUL: STANDARD OPERATING PROCEDURE PADA SIKLUS PEM BELIAN BAHAN BAKU PADA PT.DJARUM

I. DEFINISI

Siklus pembelian adalah suatu perputaran rantai dalam perusahaan yang dimulai dari timbulnya permintaan baik dari sistem MRP maupun secara manual dari user dan berakhir kepada proses pembayaran atas barang barang yang telah dibeli tersebut.

II. TUJUAN

Adapun dari siklus pembelian disini mempunyai tujuan yaitu untuk memenuhi kebutuhan user yang ada yang bersangkutan dengan kebutuhan konsumen yang ada. Sehingga didalam satu siklus pembelian diharapkan terjadi suatu rantai yang saling berkesinambungan sehingga data dan informasi yang diperoleh adalah akurat dan dapat dipercaya.

III. PELAKSANA

Pelaksana disini adalah orang yang lebih bertanggung jawab kepada keseluruhan siklus pembelian, yaitu M anajer Pembelian PT.Djarum. Bagian yang terkait dalam proses bisnis

(13)

khususnya dalam pembelian adalah bagian gudang, akuntansi dan keuangan dan SCM

Tabel 3.1 Pelaksana Proses

IV. P R

P R O

IV. PROSEDUR

Adapun prosedur yang akan digunakan adalah dengan menggunakan tabel agar lebih mudah untuk dibaca. Diantaranya adalah sebagai berikut:

M elakukan Pembelian Bahan Baku Dengan M enggunakan M etode M anual dan M elakukan Pemilihan Vendor

No Personil Tanggung Jawab

1 M anajer Pembelian

M engotorisasi Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order

2 Staf Pembelian M embuat Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order

3 Bagian Gudang M enerima barang dari pemasok 4 Akuntansi &

Keuangan ‐ M elakukan pengecekan terhadap invoice

‐ M elakukan pembayaran terhadap pembelian yang telah dilakukan

5 SCM M embuat Purchase Requisition berdasarkan MRP atau manual

(14)

Tabel 3.2 Pembelian Material

No Workflow Output Data/

Referensi

Transaction code

Data yang dibutuhkan 1 M embuat

Purchase Requisition (PR) secara manual

Form PR Kebutuhan

yang urgent M E51N ‐ Material Number

‐ Quantity

‐ Delivery Date

‐ Plant

‐ Document Type 2 M elakukan

persetujuan Purchase Requisition

M engubah status menjadi approve

Form PR M E55 ‐ Release code

‐ Release group

‐ Plant

‐ Purchasing group 3. M embuat

Request For Quotation

Form RFQ Form PR M E41 ‐ RFQ Type

‐ RFQ Date

‐ PR Number

‐ Purchase Organizati on

‐ “Klik Adopt”

‐ “Search Vendor Address”

‐ “Klik Collective Number

*Agar dapat dicompare

4. M embuat Quotation

Form Quotation

Form RFQ ‐ RFQ

Number

‐ Net Price

‐ “Klik Save”

(15)

5 M elakukan Price

Comparison

View Price Comparison

Form Quotation

M E49 ‐ Collective RFQ

‐ “Klik Execute”

‐ *system akan memberika n purpose Vendor

‐ “Klik rejection”

vendor yang tidak dipilih.

6. M embuat Purchase Order

Form PO Form PR M E21N ‐ Purchase Organizati on

‐ Purchasing number

‐ “Klik adopt”

7. M elakukan persetujuan PO

Form PO M E28 ‐ Release Code

‐ Release Group

‐ Purchasing Group

‐ “Klik PO yang akan di appove”

8 M embuat Good

Receipt

‐ Material Document Good Receipt

‐ Accounting Document

Form PO M IGO ‐ PO

Document Number

‐ Storage Location

‐ Delivery Note

‐ Item Text

‐ Good Receipt

‐ “Klik item ok”

9. M embuat Invoice

Form Invoice Form Invoice

M IRO ‐ Invoice Date

‐ Posting

(16)

date

‐ PO Number

‐ Baseline date

‐ Amount 10 M embuat

Report

Report ‐ PO

‐ PR

‐ Invoice

‐ Master data

‐ M E2N

‐ M E5A

‐ M IR6

‐ M B51

‐ Nomor transaksi

M elakukan Pembelian Bahan Baku Dengan M enggunakan M etode MRP dan Tanpa M elakukan Pemilihan Vendor

Tabel 3.3 Pembelian bahan baku dengan metode MRP

Referensi

Transaction code

Purchase Requisition (PR) secara MRP

Form PR Form Planned Order

M E51N ‐ Plant

‐ MRP Controller

‐ Fixed Indicator

‐ Form Operning Date

‐ “Klik convert online”

2. M embuat Purchase Order from PR yang ada

Form PO Form PR M E21N ‐ Document Type

‐ Purchasin g

Organizat ion

‐ Vendor 3 M elakukan

persetujuan PO

M engubah status menjadi

Form PO M E28 ‐ Release Code

‐ Release

(17)

approve Group

‐ Purchasin g Group

‐ “Klik PO yang akan di

approve”

4 M embuat Good

Receipt

‐ Material Documen

‐ Good Receipt

‐ Accounti ng Documen t

Form PO M IGO ‐ PO Document Number

‐ Storage Location

‐ Delivery Note

‐ Item Text

‐ Good Receipt

‐ “Klik item ok”

5 M embuat Invoice

Form Invoice

M IRO ‐ Invoice Date

‐ Posting date

‐ PO Number

‐ Baseline date

‐ Amount 6 M embuat

Report

Report ‐ PO

‐ PR

‐ Invoic e

‐ Maste r data

‐ M E2N

‐ M E5A

‐ M IR6

‐ M B51

Nomor transaksi

(18)

M elakukan Pemindahan Bahan Baku Secara Internal di dalam PT.Djarum Tabel 3.4 Pemindahan Bahan Baku Secara Internal di dalam PT.Djarum

Referensi Transaction code

Purchase Order

Form PO/STO

Form Planned Order

M E21N ‐ Document Type

‐ Purchasing Organizati on

‐ Vendor 2. M elakukan

persetujuan PO

Form PO M E28 ‐ Release Code

‐ Release Group

‐ Purchasing Group

‐ “Klik PO yang akan di

approve”

3. M embuat Good

Receipt

‐ Material Document Good Receipt

‐ Accounting Document

Form PO M IGO ‐ PO Document Number

‐ Storage Location

‐ Delivery Note

‐ Item Text

‐ Good Receipt

‐ “Klik item ok”

4 M embuat Report

Report ‐ PO

‐ PR

‐ Invoice

‐ Master data

‐ M E2N

‐ M E5A

‐ M IR6

‐ M B51

Nomer transaksi

(19)

Narasi Prosedur Secara Lengkap :

Narasi prosedur pembelian ke vendor luar (baik secara manual/MRP dan melakukan pemilihan vendor/tidak) secara lengkap:

1. Siklus pembelian dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(standard order planned) dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent. Dalam hal ini PT Djarum mengelompokkan dalam 2 jenis yaitu produksi yang akan dilakukan secara internal (tidak termasuk dalam lingkup material management) dan pembelian eksternal yang berasal dari berbagai pemasok Kemudian memproses dari permintaan kebutuhan yang ada maka dibuatlah Purchase Requisition yang dibuat oleh staf pembelian dari PT Djarum.

2. Dari Purchase Requistion yang ada akan dikondisikan menjadi dua hal yaitu ketika sudah ada perjanjian dan kontrak dengan vendor yang ada maka dari pembuatan PR dapat langsung dilanjutkan ke PO langsung. Namun jika ada permintaan material baru yang belum pernah ada kesepekatan sebelumnya, maka dari staf pembelian akan membuat Request For Quotation (RFQ) yang dikirimkan ke berbagai vendor. Setelah itu akan mendapat respon dari berbagai vendor dimana setiap vendor yang ada memberikan balasan berupa Quotation yang berisi tentang penawaran harga dari masing – masing vendor. Kemudian quotation yang diberikan oleh pemasok diinput ke

(20)

dalam sistem. Setelah itu dilakukan seleksi pemasok oleh manager pembelian yang dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu (price and quality). Dan setelah menemukan 1 vendor yang cocok dengan kriteria yang ada, maka bagian pembelian akan meneruskan ke kesepakatan yang ada. Dan akan menghasilkan purchase order yang akan di proses selanjutnya. Untuk quotation yang tidak sesuai dengan kriteria, maka akan diberikan rejection letter oleh PT Djarum.

3. Pembuatan purchase order dilakukan oleh staf dari bagian pembelian dimana pembuatan PO ini diambil berdasarkan PR yang ada dan juga bisa jugadari RFQ dan Quotation yang ada. Purchase Order yang ada juga merefer ke sourcelist,inforecord,vendor master record dan juga material master record. PO disini akan dikirimkan ke vendor yang sudah dipilih tadi. Kemudian PO yang ada akan diproses lebih lanjut lagi.

4. Setelah PO disampaikan kepada vendor, maka setelah vendor memproses pesanan yang ada dan setelah semua pesanan tercukupi maka vendor akan mengirimkan barang ke PT Djarum. dalam proses ini disebut dengan Good Receipt. Good receipt disini dilakukan oleh orang gudang sebagai yang berwenang untuk menerima barang.

Dalam proses GR ini maka akan dihasilkan material document dan accounting document. Setelah bagian gudang menerima barang maka divisi quality management akan memasukkan semua barang yang ada

(21)

kedalam kotak Quality Inspection. Setelah dilakukan pengecekan maka barang hanya dikategorikan dalam 2 kondisi yaitu unrestricted stock(apabila barang yang masuk telah sesuai dengan spesifikasi yang ada ) dan blocked stock(yaitu apabila barang yang masuk tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta)

5. Adapula kondisi dimana bisa melakukan good receipt dengan beberapa kasus khusus yaitu tanpa adanya PO, dengan initial entry of stock value, tanpa production order dan juga untuk sampel.

6. Untuk perlakuan barang yang berada di blocked stock maka ada 2 kondisi, yaitu reversal (suatu kondisi dimana transaksi yang dilakukan salah penempatannya; contohnya material tembakau yang harusnya diletakkan pada storage location 1100 pada kenyataannya dikirim ke storage location 1200. Sehingga harus ada pengembalian barang dimana kondisi reversal ini tidak wajib disertai dengan alasan (optional)dan juga tanpa GR/Issue slip), return (suatu kondisi dimana barang yang dikirimkan oleh vendor tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada,dalam hal ini alasan yang diberikan harus wajib ada, kemudian barang yang dikembalikan bersamaan dengan return delivery slip)

7. Setelah melakukan good receipt,dalam kurun waktu yang telah disepakati, supplier akan mengirimkan invoice verification ke PT.Djarum, kemudian PT Djarum akan melakukan three way

(22)

matching yaitu mencocokan antara invoice yang diberikan oleh vendor, Purchase Order yang ada dalam PT Djarum dan juga material document dari good receipt yang telah dilakukan. Setelah semuanya cocok maka akan diproses pembayaran oleh bagian akuntansi dan keuangan. Namun jika invoice tidak dikirimkan dari pemasok maka PT Djarum tidak akan melakukan pembayaran.

8. Setelah proses pembayaran selesai, maka divisi pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data yang berasal dari document entry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari master data (Material master record, Vendor master record, Purchasing info record dan juga Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.

Narasi prosedur pembelian ke sesama pihak internal PT Djarum secara lengkap:

1. Siklus pembelian internal atau lebih jelasnya disebutkan sebagai

“pemindahan” material antar plant ataupun antar storage location di internal PT Djarum dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(standard order planned) dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent dimana material

(23)

yang diinginkan tersebut terdapat di plant ataupun storage location yang lain tetapi masih berada dalam lingkungan PT Djarum.

2. Setelah munculnya permintaan barang ke plant ataupun storage location lain, jadi nama PO yang dilakukan ke plant yang berbeda dinamakan STO (Stock Transport Order) jadi hanya digunakan di dalam internal perusahaan saja. Dalam hal ini contohnya dari plant produksi membutuhkan suatu barang dari plant warehouse, sehingga akan menghasilkan STO yang akan dikirim kepada bagian warehouse yang bersangkutan. STO tidak menyangkut kepada pembayaran dan juga invoice.

3. Setelah PO dibuat, maka akan diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer pembelian yang ada, dan setelah itu barulah dilakukan transfer posting ke plant/storage location yang dituju. Transfer posting disini bertujuan untuk memindahkan barang ke plant atau storage location yang lain. Data masukan yang penting dalam membuat transfer posting ini adalah nomer PO yang telah dibuat, pencocokan movement type yang sesuai dan juga plant/storage location baik yang berasal dari maupun ke yang ingin dituju.

4. Kemudian dilakukan penerimaan barang (good receipt) oleh plant / storage location yang dituju. Data masukan yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang ini adalah tipe nya harus diubah dahulu

(24)

yang sesuai, nomor PO internal harus dicantumkan dan tempat nya harus jelas (plant/storage location yang mana).

5. Setelah selesai menerima barang, dalam kurun waktu tertentu, bagian pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data yang berasal dari document entry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari master data (Material master record, Vendor master record, Purchasing info record dan juga Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.

Kemudian dari narasi yang diatas, digambarkan melalui sebuah rich picture. Rich picture tersebut merupakan gambaran dari proses bisnis normal yang terjadi pada PT Djarum. Diperlihatkan pada gambar 3.2.

(25)

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Procurement

(26)

3.2 Perspektif IT Balance Scorecard dalam Evaluasi

M etode yang dipilih untuk mengevaluasi PT Djarum adalah dengan menggunakan IT Balance Scorecard. Metode ini dipilih karena telah memakai sistem SAP yang stabil dalam proses bisnis berjalannya. Untuk itu IT balance scorecard diperlukan untuk mengukur kinerja SAP R/3 khususnya modul material management dalam divisi Purchasing PT Djarum.

Dalam pelaksanaan evaluasinya, ditentukan empat macam perspektif sebagai tolak ukur yang digunakan dalam evaluasi. Berikut adalah perspektif yang digunakan:

1. Orientasi Pengguna

Perspektif orintasi pengguna mengukur evaluasi pengguna dari teknologi informasi. Yang menjadi fokus dari perpektif ini adalah bagaimana pandangan pengguna akhir (end-user) terhadap divisi TI dan pengguna internal perusahaan (karyawan) dan menjamin kepuasan dari pengguna sistem dengan cara hubungan baru yang bernilai dengan pengguna akhir melalui penggunaan teknologi sistem informasi dalam hubungan ini berfokus pada peningkatan secara sginifikan kualitas layanan ke pengguna akhir dan pemasok dalam aktivitas layanan perusahaan.

2. Penyempurnaan Operasional

Dalam perspektif penyempurnaan operasional yang dilakukan adalah mengevaluasi teknologi informasi dan sistem yang digunakan untuk

(27)

mengembangkan aplikasi SAP R/3. Yang menjadi fokus dari perspektif ini adalah pengembangan sistem informasi dan pengembangan operasi komputer yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi didalam memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif atau untuk memenuhi tujuan strategi perusahaan lainnya.

Dalam perspektif ini, efisiensi sangatlah dibutuhkan. Karena untuk mendapatkan hasil yang sempurna dengan biaya yang seminimal mungkin dan pengembangan yang semudah mungkin.

3. Orientasi M asa Depan

Dalam perspektif orientasi masa depan, yang menjadi bahan pengukuran adalah sumber daya manusia dan teknologi yang diperlukan untuk meningkatkan pelayanan. Hasil dari pengukurann itu menjadi basis dari perusahaan untuk mengembangkan sistem aplikasi dan menghadapi perubahan di masa mendatang.

Fokus utama dari perspektif ini adalah pengusaan terhadap sistem aplikasi (SAP R/3) baik dari segi teknologi maupun individu yang menggunakannya didalam peningkatan operasi atau untuk menyebarkan inovasi serta membangun halangan untuk masuk para pesaing dengan mengecilkan hati mereka serta menunda perusahaan lainnya untuk memasuki pasar.

4. Kontribusi Perusahaan

Perspektif kontribusi perusahaan mengevaluasi nilai bisnis dari sistem aplikasi yang digunakan. Dalam perspektif ini ada dua yaitu evaluasi jangka

(28)

panjang dan evaluasi jangka pendek. Dalam perspektif ini terdapat pengontrolan biaya, perhitungan keuntungan finansial dan meningkatkan keuntungan yang didapat perusahaan. Sehingga perusahaan melakukan investasi dalam teknologi informasi untuk meningkatkan operasi atau untuk menyebarkan inovasi serta membantu membangun halangan untuk masuk para pesaing atau pihak luar untuk masuk ke industri terkait.

(29)

3.3 Penyelarasan Visi Misi Perusahaan dan S trategi Perusahaan

Tabel 3.5 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi TI

Visi Perusahaan

M enjadi terbesar dalam nilai penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia

Sumber : PT Djarum

Tabel 3.6 Penyelarasan M isi Perusahaan dan M isi Divisi TI

Sumber : PT Djarum

Visi Divisi TI

Untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta membawa solusi bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis

M isi Perusahaan

PT Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan konsumen rokok. PT Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama yang harus dicapai

M isi Divisi TI

Penyedia untuk kesempurnaan operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran

(30)

Tabel 3.7 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi TI

Sumber : PT Djarum Strategi Perusahaan

• Fokus pada pelanggan

• Profesionalisme

• Organisasi yang terus belajar

• Meraih standar manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin

sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin

Strategi Divisi TI

• Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga

mendukung tujuan strategis perusahaan.

• Manajemen yang baik

terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

• Memastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.

• Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

(31)

Tabel 3.8 Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi TI

Tabel 3.9 Penyelarasan Strategi Divisi TI dengan Perspektif IT BSC IT Balance Scorecard Strategi Tujuan Strategis

1. User Perspective M enggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

M eningkatkan

implementasi sistem SAP R/3

M emastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada

M eningkatkan kepuasan user

M emastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan dengan baik.

M eningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

2. Operational Excellence

M anajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

M eningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

M enggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien

M eningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

User Perspective

Operational Excellence

Future Orientation

Business Contribution M enggunakan software yang

kompatibel dengan kebutuhan PT Djarum sehingga berjalan

efektif dan efisien M anajemen yang baik terhadap

Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI M emastikan infrastruktur TI pada PT Djarum dapat berjalan

dengan baik.

(32)

M eningkatkan

penanganan terhadap masalah-masalah

operasional M emastikan semua sistem yang

berjalan sesuai standar yang ada

M eningkatkan

penanganan terhadap masalah-masalah

operasional 3. Future

Orientation

Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP

Keahlian staff TI

M eningkatkan

pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

4.Business Contribution M anajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI

M engoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan

M engontrol biaya penggunaan sistem

(33)

3.4 Hubungan S ebab Akibat

(34)

3.5 Tujuan dan S asaran Strategis

Tabel 3.10 Tujuan Strategis dalam Evaluasi

A. Perspektif Orientasi Pengguna

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis

1.M eningkatkan efektivitas implementasi sistem SAP R/3

2. M eningkatkan kepuasan user

a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

b. Persentase kelengkapan fitur pada modul MM

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user

b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah diterapkan

c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM d. Skala user-friendly dari SAP R/3 MM

95%-100%

85%-100%

4

3

(35)

3. M eningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam

pengembangan aplikasi

70%-85%

B. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis 1. M eningkatkan efisiensi

pengembangan piranti lunak

2. M eningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

3. M engembangkan sistem SAP R/3

4. M eningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada waktunya

a. Persentase peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3 MM

b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM a. Tingkat intensitas

pemeliharaan sistem SAP R/3 MM

a. Persentase tingkat keamanan dalam siklus MM

b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

100%

80%

90%

3

100%

5%

(36)

c. Kecepatan respon sistem d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down

Realtime Bisa diterima

C. Perspektif Orientasi M asa Depan

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis 1. Pelatihan staf TI terhadap

aplikasi SAP

2. Keahlian staff TI

3. M eningkatkan

pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun

b. Tingkat kualitas pelatihan c. Anggaran untuk pelatihan staff TI

a. Keterlibatan staff TI yang mensupport penggunaan sistem SAP R/3 pada modul MM a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP R/3

3

3 4

80%

4

3

D. Perspektif Kontribusi Perusahaan

(37)

Keterangan :

Gambar 3.3 Standar Umum Perusahaan Sumber : PT Djarum

• Skala 1 = 0%-40% (Jelek)

• Skala 2 = 40%-70% (Cukup)

Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Strategis 1. M engoptimalkan nilai

bisnis aplikasi perusahaan

2. M engontrol biaya penggunaan sistem

a. Periode pengembalian investasi TI

b. M asa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang

dikeluarkan untuk implementasi

4

3

Ya

90%-100%

(38)

• Skala 3 = 70%-85% (Baik)

• Skala 4 = 85%-100% (Sangat baik)

Keterangan Penilaian Score untuk CMM

Criteria Score

Realization > Target 5

Realization = Target 4

Jika Target <= 10 % dari Realization 3 Jika Target <= 20 % dari Realization 2 Jika Target < 30% dari Realization 1

Kriteria Penilaian Level untuk CMM

Level Range

Initial 1 - < 2 Repeatable 2 - < 3 Defined 3 - < 4 Managed 4 - < 5

Optimized 5

(39)

Dalam pengukuran setiap tujuan strategis, ada beberapa tujuan strategis yang menggunakan skala tersendiri yang akan dituliskan lebih lanjut pada perhitungan hasil pengukuran pada setiap tujuan strategisnya.

Untuk pengolahan kuesioner menggunakan skala likert. Dengan pemberian skor untuk setiap jawaban responden. Untuk jawaban pilihan A, diberi skor 4, untuk jawaban pilihan B, diberi skor 3, untuk jawaban pilihan C, diberi skor 2, untuk jawaban pilihan D, diberikan skor 1.

Untuk kuesioner menggunakan responden berjumlah 10 orang yang diambil dari beberapa sub divisi dalam divisi Purchasing yaitu bagian Purchasing, Warehouse dan SCM. Responden tersebut adalah pengguna SAP R/3 dan staff TI yang ada pada PT Djarum. Sepuluh orang responden tersebut mewakili 20% dari keseluruhan user SAP pada PT Djarum.

A. Perspektif Orientasi Pengguna

Tujuan strategis :

1. M eningkatkan implementasi sistem SAP R/3

Tujuan strategis untuk meningkatkan implementasi SAP R/3 adalah mengevaluasi apakah adanya kekurangan didalam proses bisnis dengan pada saat implementasi yang telah dilakukan sehingga dapat diketahui apakah perlu dilakukan perbaikan-perbaikan ataupun peningkatan-peningkatan sehingga dapat menunjang berjalannya proses bisnis dalam PT Djarum didalam mendukung keunggulan strategis perusahaan.

(40)

Dalam tujuan strategis ini yang menjadi bahan pengukuran adalah :

a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

Dalam ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui berapakah persentase modul Material Management yang diimplementasikan pada bagian purchasing perusahaan yang kemudian digunakan pada proses berjalannya. Dengan ini dapat diketahui apakah modul yang telah diimplementasikan sudah dipakai semua atau belum.

Sasaran strategis : 95%-100%

b. Tingkat kelengkapan fitur pada modul MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui persentase fitur dalam modul material management pada proses berjalan dibandingkan dengan keseluruhan fitur yang diimplementasikan dalam SAP R/3 yang digunakan PT Djarum. Sehingga dapat membatu mendapatkan keunggulan kompetitif perusahaan melalui keunggulan diferensiasi pasar pesaing dan melakukan diferensiasi produk dan jasa.

2. M eningkatkan kepuasan user

Tujuan strategis ini adalah untuk mengukur bagaimana kepuasan user (pengguna) pada saat menggunakan SAP R/3. Sehingga diperoleh data yang tepat, apakah perlu diadakan peningkatan pelayanan atau perubahan fitur dan user interface untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan SAP R/3.

(41)

Dalam tujuan strategis ini, yang menjadi obyek pengukuran adalah :

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user Ukuran strategis ini mengukur apakah aplikasi SAP R/3 yang saat ini diterapkan sudah memenuhi kebutuhan user, yang mendukung kebutuhan user dalam menjalankan proses bisnis perusahaan.

Sasaran strategis : 4

b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah diterapkan M enyajikan sesuatu yang menggambarkan kepuasan dari keseluruhan pengguna akan aplikasi MM SAP R/3 dalam PT Djarum.

c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM

M enyajikan suatu persentase apakah fungsi yang disediakan oleh SAP R/3 telah sepenuhnya mendukung berjalannya modul MM dengan lancar atau tidak. Dengan adanya ukuran ini maka dapat diperoleh suatu hasil apakah adanya masalah karena kurangnya fungsi yang disediakan oleh SAP R/3 atau tidaknya, dalam hubungannya dengan berjalannya modul MM dalam perusahaan.

d. Tingkat user-friendly dari SAP R/3 MM

M enyajikan sebuah data dari pengguna apakah modul MM dalam SAP R/3 tersebut mudah untuk digunakan dan mudah untuk dipahami dalam penggunaannya.

(42)

3. M eningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM

Tujuan strategis ini dimaksudkan untuk meningkatkan kerjasama antara pengguna dengan sistem MM dan divisi TI yang ada dalam perusahaan sehingga dapat mempermudah penanganan masalah dan pengembangan aplikasi.

Ukuran strategis yang terdapat di dalamnya adalah :

a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam pengembangan aplikasi

M enyajikan banyaknya pengguna yang diikutsertakan dalam penentuan kebutuhan pada saat pengembangan sistem aplikasi dibandingkan dengan seluruh pengguna aplikasi dalam perusahaan.

B. Perspektif Penyempurnaan Operasional

1. M eningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan peningkatan dalam pengembangan piranti lunak yang dipakai pada PT Djarum.

Dalam tujuan strategis ini, didalamnya terdapat ukuran strategis sebagai berikut:

a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai pada waktunya

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur bagaimana kinerja SAP R/3 modul MM dalam pengaruhnya membantu kegiatan operasional perusahaan,

(43)

apakah laporan bagi pihak managemen dapat diselesaikan tepat pada

waktunya. Dengan maksimal 1 tahun ada 12 laporan yang selesai tepat pada waktunya.

Sasaran strategis : 100%

2. M eningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan peningkatan dalam pemanfaatan aplikasi SAP R/3 modul MM dalam menangani operasi bisnis perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini, didalamnya terdapat ukuran strategis sebagai berikut :

a. Tingkat peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3 MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah terdapat peningkatan kecepatan waktu yaitu naik 80 % dari 30 hari, saat pembuatan laporan pembelian dimana 30 hari tersebut merupakan standar sebelum menggunakan SAP .

b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah data yang dihasilkan oleh aplikasi SAP R/3 sudah akurat ataukah masih diperlukan pemeriksaan kembali. Pengukuran diambil berdasarkan re-close dari laporan pembelian dengan perbandingan tahun terakhir sebelum menggunakan SAP dan tahun

(44)

pertama setelah menggunakan SAP dimana jumlah re-close dalam satu tahun sebelum menggunakan SAP adalah 20 x.

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan peningkatan dalam sistem aplikasi SAP yang digunakan, serta untuk membantu menentukan langkah pengembangan yang dapat digunakan untuk mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan secara baik.

Dalam mencapai tujuan strategis ini, dibutuhkan ukuran strategis sebagai berikut :

a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM

Tujuan strategis ini bertujuan untuk menganalisa saat yang tepat untuk melakukan pemeliharaan terhadap sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan, sehingga mengurangi timbulnya masalah-masalah dalam sistem yang terjadi.

4. M eningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengurangi masalah-masalah dalam kegiatan operasional serta meningkatkan kemampuan pelayanan terhadap masalah yang terjadi. Sehingga dapat diperoleh sistem aplikasi yang mampu untuk merespon secara cepat dan tepat akan setiap masalah yang terjadi.

Yang menjadi ukuran strategisnya adalah :

(45)

a. Persentase tingkat keamanan dalam aplikasi MM

M enyajikan informasi mengenai tingkat keamanan sistem. Sehingga dapat diketahui apakah dalam sistem aplikasi SAP R/3 telah memenuhi target dan persyaratan akan pengendalian internal dalam perusahaan.

b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

M enyajikan data mengenai tingkat terjadinya kesalahan yang terjadi yang disebabkan oleh pengguna, apakah tingkat terjadinya kesalahan tersebut berkurang setelah penggunaan sistem aplikasi MM SAP R/3 dalam menjalankan proses bisnis.

c. Kecepatan respon sistem

Ukuran strategis ini untuk menganalisa seberapa cepat sistem aplikasi MM dapat memberikan respon terhadap tugas yang diberikan dan seberapa cepat sistem dapat memproses input data yang dimasukkan sehingga dapat digunakan oleh user lain untuk diproses kembali.

Sasaran strategis : Real time

d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down

M enyajikan informasi mengenai apakah user dapat menerima waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan sistem ketika terjadi jarigan down ataupun buffer dimana perlu dilakukan perbaikan sistem.

Sasaran strategis : Bisa Diterima

(46)

C. Perspektif Orientasi Masa Depan 1. Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP

Tujuan strategis ini berfokus pada peningkatan kualitas dan intensitas terhadap pelatihan staff TI yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan pengguna dalam penguasaan aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini, terdapat ukuran strategis sebagai berikut : a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM

selama satu tahun

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pelatihan bagi staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun sudah sesuai dengan kebutuhan.

Sasaran strategis: 3

b. Tingkat kualitas pelatihan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas pelatihan yang diberikan kepada staff TI dalam rangka mendukung proses pembelian didalam SAP R/3 M odul Material Management

c. Anggaran untuk pelatihan staff TI

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui bagaimana persentase antara anggaran untuk pelatihan staff TI dengan keseluruhan anggaran bagi divisi TI dalam perusahaan.

(47)

Tujuan strategis ini digunakan untuk mempersiapkan agar perusahaan tidak terjadi kekurangan SDM yang mampu mengoperasikan dan menguasai sistem aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.

Dalam tujuan strategis ini terdapat ukuran strategis yaitu :

a. Keterlibatan staff TI yang mensupport penggunaan sistem SAP R/3 pada modul MM.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar persentase keterlibatan staff TI yang mampu untuk mendukung sistem aplikasi SAP R/3 dalam perusahaan.

3. M eningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

Tujuan strategis ini bertujuan untuk meningkatkan pengembangan terhadap seluruh infrastruktur yang mendukung sistem aplikasi TI perusahaan baik berupa hardware, software dan jaringan serta untuk pengembangan sistem aplikasi yang lebih baik lagi untuk perusahaan di masa depan.

Di dalamnya terdapat ukuran strategis sebagai berikut : a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kualitas aplikasi yang digunakan, serta mengetahui kekurangan terdapat dalam sistem, sehingga dapat diketahui area mana saja yang harus dilakukan pengembangan.

(48)

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP R/3

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui tingkat kesesuaian aplikasi yang lain sehingga dapat diketahui apakah aplikasi lain tersebut dapat mensupport modul MM dalam SAP R/3 didalam proses sistem berjalan.

D. Perspektif Kontribusi Perusahaan

1. M engoptimalkan biaya dan anggaran perusahaan untuk aplikasi dan nilai bisnis

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan dengan anggaran perusahaan untuk sistem aplikasi sudah berjalan optimal atau belum. Sehingga Sehingga dapat diketahui anggaran yang diberikan perusahaan telah mencukupi untuk pengembangan sistem aplikasi. Sehingga perusahaan didalam melakukan investasi TI lebih tepat sasaran yang dapat membangun halangan untuk masuk para pesaing atau pihak luar.

a. M asa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa lama sistem SAP R/3 khususnya modul MM dalam PT Djarum akan habis pemakaiannya sehingga perlu dilakukan pergantian sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan dari user.

b. Periode pengembalian investasi TI

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui kapan periode waktu pengembalian dari investasi TI dalam perusahaan.

(49)

c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui strategi dari pihak

manajemen yang terbaik yang akan dilakukan oleh perusahaan dalam proses perencanaan dan pengembangan sistem aplikasi baru ke depannya.

Sasaran strategis : Ya

2. M engontrol biaya penggunaan sistem

Tujuan strategis ini digunakan untuk melakukan pengontrolan terhadap berbagai biaya yang dikeluarkan oleh PT Djarum

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi

Tujuan strategis ini bertujuan untuk mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan didalam implementasi telah sesuai dengan kebijakan anggaran yang telah ditetapkan pihak manajemen. Sehingga dapat diketahui apakah anggaran telah dialokasikan dengan tepat didalam proses pembiayaan implementasi sistem.

Sasaran strategis : 90%- 100 %

(50)

3. 6 Metode Pengumpulan Data

Tabel 3.11 M etode pengumpulan data perspektif orientasi pengguna

A. Perspektif Orientasi Pengguna Tujuan Strategis Ukuran Strategis M etode

Pengumpulan Data

Nara Sumber

1.M eningkatkan efektivitas

implementasi sistem SAP R/3

2. M eningkatkan kepuasan user

a. Persentase

submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

b. Persentase

kelengkapan fitur pada modul MM

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan user b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah diterapkan c. Skala keoptimalan

Wawancara

Kuesioner

M anajer Business Development

M anajer Business Development Staff Purchasing

Staff Purchasing

(51)

Tabel 3.12 M etode pengumpulan data perspektif penyempurnaan operasional 3. M eningkatkan

kerjasama antar user dengan sistem MM

fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM

d. Skala user-friendly dari SAP R/3 MM a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan dalam pengembangan aplikasi

Kuesioner

Wawancara

Staff Purchasing

Manajer Business Development

B. Perspektif Penyempurnaan Operasional Tujuan Strategis Ukuran Strategis M etode

Pengumpulan Data

Nara Sumber

1. M eningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak

a. Persentase pekerjaan yang

termasuk dalam siklus MM yang selesai pada

Data Data Penyajian Laporan

(52)

2. M eningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM

4. M eningkatkan penanganan terhadap masalah- masalah

operasional

waktunya a. Persentase

peningkatan kecepatan waktu setelah

penggunaan sistem SAP R/3 MM

b. Tingkat keakuratan data yang

berhubungan dengan modul MM

a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM a. Persentase tingkat keamanan dalam siklus MM b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

Data

Wawancara

Data Penyajian Laporan

M anajer Business Development M anajer Business Technology M anajer Purchasing

M anager Business

(53)

Tabel 3.13 M etode pengumpulan data perspektif orientasi masa depan d. Waktu rata-rata

pada saat jaringan down

Wawancara

Technology M anajer Business Technology

C. Perspektif Orientasi M asa Depan Tujuan Strategis Ukuran Strategis M etode

Pengambilan Data

Nara Sumber

1. Pelatihan staf TI terhadap aplikasi SAP

a. Tingkat intensitas pelatihan staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun

b. Tingkat kualitas pelatihan

c. Anggaran untuk pelatihan staff TI a. Keterlibatan staff TI yang mensupport penggunaan sistem

Wawancara

Kuesioner

Data

Wawancara

M anajer Business Technology

Staff Business Technology Data Keuangan

M anajer Business Technology

(54)

Tabel 3.14 M etode pengumpulan data perspektif kontribusi perusahaan 3. M eningkatkan

pengembangan terhadap

infrastruktur TI dan aplikasi

SAP R/3 pada modul MM

a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP R/3

Kuesioner

Wawancara

Staff Purchasing

M anajer Business Development

D. Perspektif Kontribusi Perusahaan Tujuan Strategis Ukuran Strategis M etode

Pengumpulan Data

Nara Sumber

3. M engoptimalkan

nilai bisnis aplikasi

perusahaan

a. Periode pengembalian investasi TI

b. M asa pakai sistem SAP R/3 modul MM

Wawancara

M anajer Keuangan

(55)

Untuk sampel kuesioner berjumlah 10 orang yang diambil dari beberapa sub divisi dalam divisi Purchasing yaitu bagian Purchasing, Warehouse, SCM dan Procurement. Responden tersebut adalah pengguna SAP R/3 yang ada pada PT Djarum. Sepuluh orang responden tersebut mewakili 20% dari keseluruhan user SAP pada PT Djarum.

Sedangkan wawancara dilakukan kepada manajer divisi Business Development dan staff Business development yang menangani bagian material management.

Daftar Pertanyaan :

A. Perspektif Orientasi Pengguna

1. Tujuan strategis : M eningkatkan efektivitas implementasi sistem SAP R/3 4. M engontrol

biaya penggunaan sistem

dalam perusahaan c. Perencanaan sistem baru untuk

meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang

dikeluarkan untuk implementasi

Wawancara

Manager Business Development

M anajer Keuangan

(56)

a. Persentase submodul MM yang digunakan pada bagian purchasing

• Berapa persenkah dari bagian purchasing yang telah menggunakan modul material management pada SAP R/3 bila dibandingkan dengan yang telah diimplementasikan?

b. Tingkat kelengkapan fitur pada modul MM

• Berapa persen tingkat kelengkapan fitur pada modul MM yang digunakan pada proses berjalan dibanding pada saat implementasi modul MM?

2. Tujuan Strategis : M eningkatkan kepuasan user (pengguna)

a. Skala kesesuaian antara aplikasi yang digunakan dengan kebutuhan pengguna

• Apakah SAP R/3 mendukung ketersediaan aplikasi didalam pemenuhan kebutuhan pengguna?

b. Skala kepuasan akan aplikasi Material Management yang telah diterapkan

• Seberapa puas anda menggunakan SAP R/3 didalam sistem pembelian?

c. Skala keoptimalan fitur-fitur yang disediakan oleh SAP R/3 yang mendukung modul MM

• Apakah fungsi fungsi yang disediakan modul MM dalam SAP R/3 sudah optimal?

d. Tingkat user-friendly dari SAP R/3 MM

(57)

• Apakah user interface dan fitur-fitur dari SAP R/3 mudah dimengerti?

3. Tujuan strategis : M eningkatkan kerjasama antar user dengan sistem MM a. Persentase pengguna yang dilibatkan dalam penentuan kebutuhan

dalam pengembangan aplikasi

• Berapa persentase pengguna yang dilibatkan didalam pengembangan aplikasi?

B. Perspektif Penyempurnaan Operasional

1. Tujuan strategis : M eningkatkan efisiensi pengembangan piranti lunak a. Persentase pekerjaan yang termasuk dalam siklus MM yang selesai

pada waktunya

• Apakah dengan menggunakan sistem SAP R/3 pekerjaan yang ada dapat selesai tepat pada waktunya?

2. Tujuan strategis : M eningkatkan efisiensi operasi dalam SAP modul MM a. Tingkat peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem

SAP R/3 MM

• Berapa tingkat persentase peningkatan kecepatan waktu setelah penggunaan sistem SAP R/3 dalam proses pembelian?

b. Tingkat keakuratan data yang berhubungan dengan modul MM

• Berapa tingkat keakuratan data yang dihasilkan setelah menerapkan SAP R/3 dalam proses pembelian?

(58)

a. Tingkat intensitas pemeliharaan sistem SAP R/3 MM

• Kapan dilakukan pemeliharaan sistem SAP R/3 MM ? 4. M eningkatkan penanganan terhadap masalah-masalah operasional

a. Persentase tingkat keamanan dalam siklus MM

• Berapa persentase tingkat keamanan sistem SAP R/3 pada siklus MM?

b. Persentase terjadinya human error dalam siklus MM

• Apakah sering terjadi human error ketika menggunakan aplikasi SAP R/3 khususnya dalam modul MM?

• Bagaimanakah tingkat respon sistem SAP R/3 terhadap kebutuhan pengguna?

d. Waktu rata-rata pada saat jaringan down

• Apakah waktu dalam pembenahan sistem ketika jaringan down dapat diterima oleh user?

C. Perspektif Orientasi Masa Depan

1. Tujuan strategis : Pelatihan staff TI terhadap aplikasi SAP

a. Tingkat intensitas staff TI yang dikhususkan pada SAP modul MM selama satu tahun

• Berapa kali mengadakan pelatihan bagi pengguna dalam 1 tahun?

b. Tingkat kualitas pelatihan TI

• Bagaimana menurut anda kualitas pelatihan aplikasi yang diberikan oleh PT Djarum?

(59)

c. Anggaran untuk pelatihan staff TI

• Berapa persenkah anggaran untuk pelatihan staff TI yang ada dalam keseluruhan budget yang ada ?

2. Tujuan strategis : Keahlian staff TI

a. Persentase staff TI yang mensupport sistem SAP R/3?

• Berapa rata-rata persentase jumlah dari keseluruhan staff TI yang mensupport sistem SAP R/3 pada modul MM?

3. Tujuan strategis : M eningkatkan pengembangan terhadap infrastruktur TI dan aplikasi

a. Tingkat kualitas aplikasi yang digunakan

• Berapa tingkat kualitas aplikasi yang digunakan?

b. Tingkat kesesuaian aplikasi lain yang mensupport modul MM dalam SAP R/3

• Sampai dimanakah tingkat kesesuaian aplikasi lain yang digunakan untuk mensupport SAP R/3?

D. Perspektif Kontribusi Perusahaan

1. Tujuan strategis : M engoptimalkan nilai bisnis aplikasi perusahaan a. Periode pengembalian investasi TI

• Berapa lama periode pengembalian investasi TI?

b. M asa pakai sistem SAP R/3 modul MM dalam perusahaan

• Berapa perkiraan masa pakai suatu sistem khususnya SAP R/3 MM?

(60)

c. Perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan.

• Apakah terdapat perencanaan sistem baru untuk meningkatkan nilai bisnis perusahaan?

2. Tujuan strategis : M engontrol biaya penggunaan sistem

a. Perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi

• Berapa perkiraan perbandingan antara anggaran dan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi?