BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

65

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus

Pada tahun 1989, perusahaan memperluas jaringan operasinya ke beberapa Bandar udara di kota-kota besar di Indonesia: Bali, Surabaya, Manado, Makassar, dan Medan.

Pada tahun 2000 JAS memulai layanan cargo handling dan warehousing setelah PT. Cardig Air menyerahkan bisnis tersebut kepada JAS.

Perluasan bisnis ini mendukung perusahaan dalam melayani lebih dari 25 maskapai di seluruh Indonesia, sehingga menjadikan JAS sebagai perusahaan

ground handling pertama di Indonesia yang menawarkan layanan dalam ‘satu atap’

untuk pelanggannya.

Seiring dengan perkembangan bisnis yang pesat, JAS menjadi perusahaan publik yang mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Surabaya (BES) 15 Juli 2002. Status perusahaan public secara hukum diperoleh dengan pengesahan Mentri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia yang diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.57 tanggal 16 Juli 2002, Tambahan Berita Negara no.6923.

(2)

66 Melihat kebutuhan untuk mengangkat bisnis setara dengan standar internasional, bulan Februari 2004 JAS memilih Singapore Airport Terminal Services Limited (SATS) sebagai mitra strategis. SATS kemudian memiliki 49,79% saham JAS.

Pada tahun yang sama, Devro Group Limited menjual kepemilikan sahamnya di JAS kepada PT Cardig International (CI). Langkah ini diikuti dengan divestasi kepemilikan JAS di anak perusahaannya, yaitu PT. Jasapura Angkasa Boga (JAB), PT. Purantara Mitra Angkasa Dua (PMAD), PT. Cardig Express Nusantara (CEN), PT. UPS Cardig International (UCI), PT. GoTrans Interna Express (GoTrans) dan PT. JAS Aero-Engineering Services (JAE) kepada CI. Divestasi termasuk pelepasan dan transfer hak sewa gedung milik perusahaan di Halim Perdanakusuma kepada CI. Sejak saat itu, CI menjadi perusahaan induk JAS dengan kepemilikan 50,1%.

Saat ini JAS memiliki klien yang beragam, terdiri dari 34 maskapai domestik dan internasional serta lebih dari 10 bank, penerbit kartu kredit dan agen perjalanan besar sebagai pelanggan inti. Jaringan operasional JAS telah mencakup 15 bandara di seluruh Indonesia.

Dengan Bisnis utama di bidang ground handling bagi para maskapai penerbangan, JAS didirikan pada tanggal 8 Juni 1984. JAS mempunyai kegiatan operasional pada tahun 1985 di Bandara Soekarno Hatta Jakarta, dengan melayani

Cathay Pacific, Malaysian Airlines, Lufthansa, dan Singapore Airlines selaku klien

(3)

67

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini merupakan struktur organisasi JAS secara keseluruhan :

Gambar 3.1 Head Office Function Organization Structure

Dan berikut merupakan penjabaran struktur organisasi bagian Premier

Network Services memiliki banyak divisi di bandara-bandara di Indonesia (seperti

Bali, Surabaya, dan lain-lain). Namun sistem yang akan diusulkan akan memusatkan pada bagian Bandara Soekarno-Hatta (Cengkareng – CGK).

Senior Manager – Premier CH CGK

(CSM)

Dept. Head Cargo Domestic Services

(DCD)

Dept. Head Cargo Export Services

(DCE) Manager Doc.

Services & ULD (MCD)

Manager -Department Cargo

Halim (MCH)

Dept. Head Cargo Import Services

(DCI) Manager – Cargo

System & Projects (MCS)

Manager – Finance & Accounting

(4)

68 3.1.3 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian dari perusahaan PT. Jasa Angkasa Semesta Tbk. bagian Premier Network Servies memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut :

1. Senior Manager – Premier CH CGK (CSM)

Tugas dan wewenang Senior Manager – Premier CH CGK (CSM) yaitu: a. Memastikan bahwa semua pelayanan cargo handling kepada semua

airlines dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati

dan responsif terhadap dinamika operasional, sesuai dengan permintaan dari setiap airline, sehingga tercapainya tingkat pelayanan sesuai dengan target yang telah ditentukan SLA (Service

level Agreement).

b. Memastikan tersedianya sumber daya manusia dengan kualifikasi yang sesuai dengan persyaratan dari airlines, serta sumberdaya peralatan dengan keandalan yang tinggi, sumberdaya sistem dan prosedur sebagai panduan pelayanan, untuk dapat tercapainya tingkat pelayanan yang aman dan selamat sesuai dengan persyaratan dari airline dan otoritas pengawas keselamatan penerbangan sipil, serta dalam biaya yang sesuai dengan anggaran.

c. Memastikan kelangsungan usaha cargo handling (business

sustainability) dengan memberikan pelayanan yang prima sehingga

(5)

69 d. Melakukan recruitment staff, pengangkatan staff dan pemberhentian

staff oleh Direksi.

e. Memberikan persetujuan untuk perjalanan dinas dalam/luar negri sesuai dengan analisis kebutuhan.

2. Manager – Cargo System & Projects (MCS)

Tugas dan wewenang Manager – Cargo System & Projects (MCS) yaitu: a. Menghasilkan sistem kargo dengan mengkoordinasi dengan

keseluruhan department yang ada. 3. Manager – Department Cargo Halim (MCH)

Tugas dan wewenang Department Cargo Halim (MCH) yaitu:

a. Mengatur operasional kargo Halim dan sesuai dengan prosedur dan SLA (Services Level Agreement)

b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan ekspor dan impor c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran

d. Menangani relationship dan komplain dari pelanggan e. Membuat laporan

f. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo g. Sebagai people manager

4. Manager – Finance & Accounting (MFA)

Tugas dan wewenang Finance & Accounting (MFA) yaitu: a. Melakukan rekonsiliasi bank

b. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas cargo

(6)

70 sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional cargo

handling dan kesehatan kondisi keuangan.

c. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran cargo

handling, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk

memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan.

d. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan.

e. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisis keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi CSM dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya f. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan cargo handling

untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan

5. Manager – Document Services & ULD (MCD)

Tugas dan wewenang Document Services & ULD (MCD) yaitu:

a. Menjamin kelancaran kegiatan proses pelayanan dokumen kargo

(7)

71 b. Menjamin management ULD secara baik (incoming dan outgoing dengan cara menjaga keseimbangan standar ULD dari masing-masing Airlines Customer)

c. Melakukan koordinasi internal dan eksternal untuk mendukung kelancaran operasional dokumen kargo incoming

6. Dept. Head Cargo Domestic Services (DCD)

Tugas dan wewenang Dept Head Cargo Domestic Services (DCD) yaitu: a. Mengatur operasional kargo domestik di Cengkareng sesuai dengan

prosedur dan SLA (Service level Agreement)

b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan kargo domestik di Cengkareng

c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran d. Menangani relationship & complain dari pelanggan e. Membuat laporan

7. Dept. Head Cargo Export Services (DCE)

Tugas dan wewenang Dept Head Cargo Export Services (DCE) yaitu: a. Menjamin kelancaran kegiatan proses kargo ekspor di gudang

ekspor berjalan dengan aman dan lancar sesuai dengan prosedur dan SLA (Service level Agreement)

(8)

72 b. Melakukan koordinasi eksternal untuk mendukung kelancaran

operasional ekspor baik itu dalam hal penanganan komplain/klaim, kegiatan lainnya berkaitan dengan pelayanan yang diberikan

c. Menjaga kestabilan situasi di internal terutama para bawahan, untuk menunjang pelayanan yang diberikan kepada pelanggan

d. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran e. Turut serta dalam mencari peluang bisnis, terutama di kargo f. Sebagai people manager

8. Dept. Head Cargo Import Services (DCI)

Tugas dan wewenang Dept. Head Cargo Import Services (DCI) yaitu: a. Mengatur operasional impor CGK sesuai dengan prosedur dan SLA

(Service level Agreement)

b. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan import general dan

import rush.

c. Menyusun dan memonitor program kerja dan anggaran d. Menangani relationship & complain dari pelanggan e. Membuat laporan

3.1.4 Bidang Usaha

Bidang usaha JAS meliputi ground handling, cargo handling, pengelolaan ruang tunggu eksekutif di Bandar udara dan jasa lainnya seperti layanan di airport dan layanan ad-hoc.

(9)

73 1. Ground Handling

Di bidang ini, JAS menyediakan jasa pelayanan penumpang penerbangan dan

ramp untuk maskapai penerbangan. Layanan untuk penumpang meliputi pengurusan

tiket, check-in, serta penanganan bagasi. Untuk jasa ramp meliputi bongkar muat pesawat, pemanduan, jasa kemanan, operasional penerbangan, pembersihan bagian luar dan bagian dalam pesawat.

JAS membagi bidang usaha ground handling ke dalam dua produk, premier dan

silver:

• Premier

JAS Premier melayani kebutuhan full-service airline, dengan layanan prima sesuai dengan kebutuhan klien. Sebagian besar klien adalah maskapai penerbangan internasional ternama.

• Silver

JAS Silver memberikan layanan basic ground handling, yang mengutamakan keselamatan dan ketepatan waktu untuk international dan domestic low-cost

carriers.

2. Cargo Handling

JAS juga menyediakan layanan penanganan kargo dan penyimpanan barang yang terintergrasi dan berkualitas tinggi kepada para pelanggannya.

Jasa ini mencakup pengaturan dan pemilahan kargo; penanganan transfer dan transit; penyimpanan kargo, pengeluaran inventaris, dan penanganan hal-hal khusus; serta pengiriman kargo khusus seperti barang-barang berbahaya dan satwa hidup.

(10)

74 Dengan kegiatan operasional terbesar di Bandar Udara internasional Soekarno Hatta di Jakarta, JAS memiliki cabang pada bandar-bandar udara utama di Indonesia dan terus meningkatkan pelayanan bagi kepuasan pelanggan. 3. Ruang Tunggu Eksklusif

Sebagai bagian dari layanan penumpang JAS untuk maskapai penerbangan, JAS juga mengoperasikan ruang tunggu eksekutif di Bandar Udara Jakarta dan Bali.

Ruang tunggu eksekutif ini menawarkan kenyamanan dan kemewahan yang tak tertandingi untuk penumpang first dan business class serta pemegang kartu kredit tertentu.

4. Jasa Lainnya

The Meet & Assist Service menyediakan layanan untuk membantu

keberangkatan penumpang, mulai dari check-in sampai proses imigrasi secara cepat untuk kemudian diantar sampai di pintu pesawat. Untuk kedatangan, penumpang disambut didepan pintu pesawat dan dibantu melalui berbagai formalitas sampai meninggalkan bandara.

Ad hoc services menyediakan layanan lengkap, termasuk pengurusan

perizinan bagi pesawat charter yang akan mendarat atau melewati wilayah udara Indonesia.

Dengan latar belakang dan keahlian yang solid selama hamper 25 tahun, kegiatan usaha JAS telah berkembang sedemikian pesat. Dan pada saat ini, telah memperkerjakan sekitar 3.300 karyawan dan karyawan mitra perusahaan serta melayani 34 penerbangan domestik dan internasional di 15 bandara di Indonesia

(11)

75 3.2 Sistem yang sedang Berjalan

Dalam proses cargo handling, secara umum dibagi menjadi 2 prosedur umum, yaitu Incoming dan Outgoing. Prosedur Incoming terjadi pada saat Consignee menerima barang kargo dari daerah lain, baik dalam negeri (domestik incoming) ataupun luar negeri (impor). Sedangkan prosedur Outgoing terjadi pada saat Shipper/Agent ingin mengirim barang kargo ke daerah lain, baik dalam negeri (domestik outgoing) ataupun luar negeri (ekspor).

3.2.1 Prosedur Incoming

Proses kargo Incoming dimulai dengan Airline memberikan berkas-berkas yang salah satunya adalah manifest. Bagian acceptance akan memasukkan data operasional ke dalam basis data modul impor (Oracle Database 7i). Bagian document akan memberikan Notice of Arrival (NOA) kepada Consignee untuk menginformasikan bahwa barang milik Consignee sudah tiba dan siap diproses baik melalui telepon, e-mail, atau fax.

Consignee akan datang dan memberikan kartu identitas (KTP, Passport, SIM,

dan lain-lain) ke bagian document untuk mendapatkan Document Delivery Order (DDO). DDO digunakan untuk mendapatkan dokumen-dokumen asli milik

Consignee di bagian pengambilan dokumen asli. Setelah itu, Consignee akan

mengunjungi bea cukai untuk mengurus surat perijinan. Jika sudah mendapatkan surat ijin dari bea cukai, Consignee akan mengurus pembayaran ke bagian kasir.

Kasir akan melakukan proses pembuatan kwitansi PT. JAS dengan nomor AWB untuk impor atau SMU untuk incoming domestik berdasarkan data operasional yang diambil dari basis data modul impor. Kwitansi yang digunakan saat ini adalah

(12)

76

pre printed form dengan pre printed nomor kwitansi. Cara pembayaran kwitansi

dibagi menjadi 4 cara:

i. Cash to Cashier (CTC)

Dengan cara bayar CTC, Consignee akan membayar kwitansi secara tunai di kasir dan kwitansi akan lunas. Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada Consignee.

ii. Cash to Bank (CTB)

Dengan cara bayar CTB, Consignee mendapatkan copy kwitansi sebagai dasar pembayaran ke Bank yang ditunjuk dan berlokasi di area kargo ekspor. Pada saat pembayaran, copy kwitansi tersebut divalidasi oleh Bank. Bank akan menyimpan 1 copy kwitansi dan 1 copy kwitansi dikembalikan ke Consignee. Setelah Consignee melakukan pembayaran,

Consignee datang kembali ke kasir dan menyerahkan copy kwitansi yang

sudah divalidasi. iii. Deposit (DEP)

Dengan cara bayar DEP, Consignee hanya perlu menunjukkan nomor

account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account dan

cukup atau tidaknya jumlah saldo milik Consignee dan secara langsung, uang deposit yang masih ada milik Consignee akan dikurangkan sesuai jumlah tagihan kwitansi. Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada

Consignee.

(13)

77 Dengan cara bayar CRE, Consignee hanya perlu menunjukkan nomor

account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account. Jumlah

tagihan kwitansi dianggap sebagai piutang. Setelah itu, Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada Consignee.

Setelah proses pembayaran sudah selesai, Consignee akan mengunjungi bagian document untuk mendapatkan Cargo Delivery Order (CDO) dengan menunjukkan kwitansi yang sudah lunas. CDO digunakan untuk menyatakan bahwa barang milik Consignee sudah boleh dibawa keluar area kargo.

3.2.2 Prosedur Outgoing

Proses kargo outgoing domestik dimulai dengan Shipper/Agent datang ke bagian acceptance membawa barang yang akan dikirim beserta AWB atau surat SMU (Surat Muat Udara) untuk ditimbang ulang apakah sesuai dengan yang tertera pada surat AWB/SMU. AWB/SMU telah dibuat dengan kilo dan koli oleh

Shipper/Agent. Acceptance akan menerima AWB/SMU dan menimbang ulang. Jika

ada perbedaan antara data AWB/SMU dan hasil timbangan, maka data yang dimasukkan ke basis data adalah data hasil timbangan baru. Setelah itu, acceptance akan mengeluarkan slip timbang baru yang selanjutnya akan digunakan pada bagian pembayaran jasa layanan kargo di kasir.

Kasir akan melakukan proses pembuatan kwitansi PT. JAS dengan nomor AWB/SMU berdasarkan data operasional yang diambil dari basis data pada modul ekspor dan domestik (Dbase III). Kwitansi yang digunakan saat ini adalah pre

printed form dengan pre printed nomor kwitansi. Cara pembayaran kwitansi dibagi

(14)

78 i. Cash to Cashier (CTC)

Dengan cara bayar CTC, Consignee akan membayar kwitansi secara tunai di kasir dan kwitansi akan lunas. Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada Consignee.

ii. Cash to Bank (CTB)

Dengan cara bayar CTB, Shipper/Agent mendapatkan copy kwitansi sebagai dasar pembayaran ke Bank yang ditunjuk dan berlokasi di area kargo ekspor. Pada saat pembayaran, copy kwitansi tersebut divalidasi oleh Bank. Bank akan menyimpan 1 copy kwitansi dan 1 copy kwitansi dikembalikan ke Shipper/Agent. Setelah Shipper/Agent melakukan pembayaran, Shipper/Agent datang kembali ke kasir dan menyerahkan

copy kwitansi yang sudah divalidasi.

iii. Deposit (DEP)

Dengan cara bayar DEP, Shipper/Agent hanya perlu menunjukkan nomor

account kepada kasir. Kasir akan mengklarifikasi nomor account dan

cukup atau tidaknya jumlah saldo milik Shipper/Agent. dan secara langsung uang deposit yang masih ada milik Shipper/Agent akan dikurangkan sesuai jumlah tagihan kwitansi. Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada Consignee.

iv. Credit (CRE)

Dengan cara bayar CRE, Shipper/Agent hanya perlu menunjukkan nomor

(15)

79 tagihan kwitansi dianggap sebagai piutang. Setelah itu, Kwitansi akan dibuat dan diberikan kepada Shipper/Agent.

Pada saat akan dikirim, akan dibuat daftar manifest berdasarkan data AWB/SMU. Dokumen manifest berisikan informasi kargo apa saja yang dimuat dalam pesawat.

3.3 Data Flow Diagram (DFD)

3.3.1 Diagram Konteks

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem yang Tengah Berjalan Bagian Cargo Handling

(16)

80

3.3.2 Diagram Nol

(17)

81

3.4 Basis Data Sistem Berjalan

(18)

82

(19)

83

(20)

84 3.5 Spesifikasi Basis Data

3.5.1 Spesifikasi Basis Data Modul Ekspor Nama tabel : MST

Keterangan : Tabel yang menyimpan data hasil timbangan dari AWB ekspor

Nama Field Tipe Data Keterangan

MNO_AWB STRING (39) Nomor AWB HNO_AWB STRING (39) Nomor house AWB

KD_ARLNS STRING (9) Kode airline

KD_AGEN STRING (18) Kode agent

KD_CUST STRING (18) Kode customer

TGL_TMB DATE Tanggal timbang

JAM_TMB STRING (15) Jam timbang

ORG STRING (9) Airport asal

DEST STRING (9) Airport tujuan

KD_KMDT STRING (18) Kode komoditi KOLI_GEN FLOAT (49) Jumlah koli KILO_GEN FLOAT (49) Jumlah kilo VOL_GEN FLOAT (49) Jumlah volume

USER STRING (30) User yang mendata AWB

(21)

85 Nama tabel : CUSTOMER

Keterangan : Tabel yang menyimpan data Shipper dan Freight Forwarder (Agent)

NM_CUST STRING (75) Nama customer

NPWP STRING (60) NPWP

ALAMAT STRING (90) Alamat customer

PHONE1 STRING (45) Nomor telpon PHONE2 STRING (45) Nomor telpon FAX STRING (45) Nomor faximile

Tabel 3.2 Tabel Meta Data CUSTOMER (Basis Data Lama)

Nama tabel : AIRPORT

Keterangan : Tabel yang menyimpan data Shipper dan Freight Forwarder (Agent)

KD_ARPRT STRING (3 Byte) Kode airport

NM_ARPRT STRING (20 Byte) Nama airport NGR_ARPRT STRING (20 Byte) Negara airport

(22)

86 Nama tabel : AIRLINES

Keterangan : Tabel yang menyimpan data pesawat dan airline ekspor

KD_ARLNS STRING (3) Kode airline

NM_ARLNS STRING (30) Nama airline

FLIGHT STRING (10) Flight

NO_AWB STRING (3) Nomor AWB

Tabel 3.4 Tabel Meta Data AIRLINES (Basis Data Lama)

Nama tabel : KOMODITI

Keterangan : Tabel yang menyimpan data tipe barang yang tercantum pada Air

Way Bill ekspor (nature of goods)

Nama Field Tipe Data Keterangan KD_KMDT STRING (18) Kode komoditi NM_KMDT STRING (60) Nama komoditi KD_HNDL STRING (9) Kode handling

(23)

87 Nama tabel : HANDLING

Keterangan : Tabel yang menyimpan handling yang digunakan untuk tipe barang

yang tercantum pada Air Way Bill ekspor

Nama Field Tipe Data Keterangan KD_HNDL STRING (9) Kode handling

NM_HNDL STRING (75) Nama handling

Tabel 3.6 Tabel Meta Data HANDLING (Basis Data Lama)

Nama tabel : CURRENCY

Keterangan : Tabel yang menyimpan data nilai tukar mata uang

CODE STRING (3) Kode currency

DESCRIPTION STRING (20) Deskripsi currency

EXPIRY_DATE DATE Tanggal kadaluarsa currency CONVERSION_RATE NUMBER (15,6) Nilai tukar currency

(24)

88 Nama tabel : T_ACC

Keterangan : Tabel yang menyimpan data cara bayar

Nama Field Tipe Data Keterangan KD_ACC STRING (3) Kode account

NM_ACC STRING (18) Nama account

Tabel 3.8 Tabel Meta Data T_ACC (Basis Data Lama)

Nama tabel : BILL

Keterangan : Tabel yang menyimpan data kwitansi ekspor

MNO_AWB STRING (39) Nomor AWB HNO_AWB STRING (39) Nomor house AWB

NO_KWIT STRING (30) Nomor kwitansi

TGL_BYR DATE Tanggal bayar

J_HARI FLOAT (49) Jumlah hari JS_GEN FLOAT (49) Biaya jasa gudang JS_CRM FLOAT (49) Biaya Jasa Cool Room JS_CSR FLOAT (49) Biaya Jasa Cold Storage JS_STR FLOAT (49) Biaya Strong Room

JS_HFEE FLOAT (49) Biaya Handling

NAWBFEE FLOAT (49) Biaya NAWB JS_ADM FLOAT (49) Biaya administrasi CCCHARGES FLOAT (49) Biaya Cargo Charges

(25)

89 BCFEE FLOAT (49) Biaya Barcode Fee

JS_PPN FLOAT (49) PPN

JS_MAT FLOAT (49) Materai JAS TOTAL FLOAT (49) Total kwitansi DISCVAL FLOAT (49) Nilai Diskon CC_MAT STRING (3) Materi CCB

USER STRING (30) User

PPNJAS FLOAT (49) PPN JAS PPNCCB FLOAT (49) PPN CCB

KILO FLOAT (49) Kilo

KOLI FLOAT (49) Koli

CH_WGT FLOAT (49) Charge weight

(26)

90 Nama tabel : MNFS

Keterangan : Tabel yang menyimpan data manifest ekspor

MNO_AWB STRING (13) Nomor AWB HNO_AWB STRING (13) Nomor house AWB FLIGHT STRING (10) Flight

TGL_FLIGHT DATE Tanggal penerbangan

ULD STRING (20) ULD

KOLI_1 FLOAT (49) Jumlah koli KOLI_2 FLOAT (49) Jumlah koli KILO_1 FLOAT (49) Jumlah kilo KILO_2 FLOAT (49) Jumlah kilo REMARK STRING (25) Keterangan

Tabel 3.10 Tabel Meta Data MNFS (Basis Data Lama) Nama tabel : USERDAT

Keterangan : Tabel yang menyimpan data pengguna sistem (modul ekspor dan domestik)

ID STRING (11) Id pengguna

NAME STRING (25) Nama user yang digunakan untuk login

PASSWORD STRING (11) Password user

GROUP STRING (11) Group user

UPDTIME DATE Tanggal update terakhir

(27)

91 3.5.2 Spesifikasi Database Modul Impor

Nama tabel : IMPORT_AWB

Keterangan : Tabel yang menyimpan data AWB impor Primary Key : AWB_NUMBER, DN_HOUSE_NUMBER Foreign Key : FK_CUSTOMERCUSI (CUSTOMER)

AWB_NUMBER NUMBER (8) Nomor AWB

AWB_DATE DATE Tanggal AWB

DN_HOUSE_NUMBER NUMBER (8) Nomor House

CHARGEABLE_WEIGHT NUMBER (15,2) Chargeable weight

CONSIGNEE_COUNTRY_CODE VARCHAR (35) Negara consignee CNSGN_LOC_ADD VARCHAR (35) Alamat consignee

CNSGN_POSTAL_CODE VARCHAR (35) Kode pos consignee CNSGN_STREET VARCHAR (35) Jalan consignee

CREATION_TIMESTAMP DATE Tanggal penyimpanan data AWB

DN_HOUSE_PRIORITY VARCHAR (5) Penanda dimasukkan ke gudang rush/tidak FK_CUSTOMERCUSI NUMBER (8) Kode customer

(28)

92 Nama tabel : IMPORT_SHIPMENT

Keterangan : Tabel yang menyimpan data shipment AWB impor Primary Key : -

Foreign Key : FK_FLIGHTFLTNI (FLIGHT)

SHIPMENT_NUMBER NUMBER (2) Urutan shipment

ARRIVAL TIMESTAMP DATE Tanggal barang masuk gudang VOLUME DATE Volume WEIGHT_EXP_KG NUMBER (7,1) Berat barang (dalam kg) WEIGHT_EXP_LB NUMBER (7,1) Berat barang (dalam lbs) PIECES NUMBER (7,1) Jumlah piece / koli

NOTES VARCHAR (254 Byte) Catatan tambahan

FK_FLIGHTFLTNI VARCHAR (5) Kode/nomor penerbangan yang digunakan

(29)

93 Nama tabel : CUSTOMER

Keterangan : Tabel yang menyimpan data pelanggan (impor) Primary Key : CUSI

Foreign Key : -

CUSI NUMBER (8) Kode pelanggan CUSNOBI VARCHAR (35) Nama perusahaan CUSAI1 VARCHAR (35) Alamat 1

CUSAI2 VARCHAR (35) Alamat 2 CUSTNU VARCHAR (25) Nomor NPWP

CUSLUT DATE Tanggal pembuatan data

Tabel 3.14 Tabel Meta Data CUSTOMER (Basis Data Lama) Nama tabel : FLIGHT

Keterangan : Tabel yang menyimpan data pesawat (impor) Primary Key : FLTNI

Foreign Key : -

FLTNI VARCHAR (5) kode/nomor penerbangan AIRCCI VARCHAR (3) Inisial kode airlines AIRNI VARCHAR (35) Nama airlines

AIRDAWPI NUMBER (3) Prefix AWB airlines

(30)

94

Nama tabel : INVICE

Keterangan : Tabel yang menyimpan data kwitansi (impor) Primary Key : INVN

Foreign Key : FK_KDACC (T_ACC)

INVN NUMBER (15) Nomor kwitansi

INVAB VARCHAR (24) Nama user yang membuat

kwitansi PRIMARY_TOTAL_DUE NUMBER (15,2) Jumlah total

INVTOTDIW VARCHAR (254) Jumlah total kwitansi dalam kata FK_KDACC VARCHAR (3) Cara bayar

INVLUT DATE Tanggal pembayaran kwitansi

Tabel 3.16 Tabel Meta Data INVOICE (Basis Data Lama)

Nama tabel : T_ACC

Keterangan : Tabel yang menyimpan data cara bayar Primary Key : KD_ACC

Foreign Key : -

KD_ACC VARCHAR (3) Kode account

NM_ACC VARCHAR (18) Nama account beserta cara bayar

(31)

95 Nama tabel : CURRENCY

Keterangan : Tabel yang menyimpan data nilai tukar mata uang Primary Key : CODE

Foreign Key : -

CODE VARCHAR (3) Kode currency

DESCRIPTION VARCHAR (20) Deskripsi currency

EXPIRY_DATE DATE Tanggal kadaluarsa currency

CONVERSION_RATE NUMBER (15,6) Nilai tukar currency

Tabel 3.18 Tabel Meta Data CURRENCY (Basis Data Lama)

Nama tabel : USERDAT

Primary Key : ID Foreign Key : -

ID VARCHAR (11) ID user

NAME VARCHAR (25) Nama user yang digunakan untuk login

PASSWORD VARCHAR (11) Password user

GROUP VARCHAR (11) Group user

(32)

96 3.5.3 Spesifikasi Basis Data Modul Domestik

Nama tabel : DMSCARGO

Keterangan : Tabel yang menyimpan data Surat Muatan Udara

NOSMU STRING (60) Nomor SMU FLTCODE STRING (24) Kode flight

FLTDATE DATE Tanggal flight

INOUT STRING (3) Domestik IN / OUT CDCUST STRING (18) Kode customer

CDGOOD STRING (18) Kode goods

CDAGENT STRING (18) Kode agent

PIECES FLOAT (49) Jumlah piece

WEIGHT FLOAT (49) Berat

WTCAB FLOAT (49) Berat yang digunakan untuk perhitungan ORG STRING (18) Asal airport

DEST STRING (18) Airport tujuan

UPDTUSER STRING (33) User yang mendata SMU

UPDTTIME DATE Tanggal pendataan SMU

(33)

97 Nama tabel : TCUST

Keterangan : Tabel yang menyimpan data pelanggan kargo domestik

CDCUST STRING (18) Kode customer

NMCUST STRING (75) Nama customer

ADDRESS STRING (90) Alamat PHONE1 STRING (45) Nomor telpon PHONE2 STRING (45) Nomor telpon FAX STRING (45) Nomor faximile

Tabel 3.21 Tabel Meta Data TCUST (Basis Data Lama)

Nama tabel : TAIRPORT

Keterangan : Tabel yang menyimpan data airport yang tertera pada surat muatan udara

CDARPRT STRING (9) Kode airport

NMARPRT STRING (60) Nama airport

COUNTRY STRING (60) Negara airport

(34)

98 Nama tabel : TGOOD

Keterangan : Tabel yang menyimpan data jenis barang yang tertera pada surat muatan udara

Nama Field Tipe Data Keterangan CDGOOD STRING (18) Kode goods

NMGOOD STRING (60) Nama goods

Tabel 3.23 Tabel Meta Data TGOOD (Basis Data Lama)

Nama tabel : TARLNS

Keterangan : Tabel yang menyimpan data airline domestik

CDARLN STRING (9) Kode airline

NMARLN STRING (75) Nama airline

PREFIX STRING (9) Prefix awb

ADRESS STRING (90) Alamat airline

PHONE1 STRING (30) Nomor telpon PHONE2 STRING (30) Nomor telpon

(35)

99 Nama tabel : DMSINV

Keterangan : Tabel yang menyimpan data kwitansi domestik

PIECES FLOAT (49) Jumlah piece

WEIGHT FLOAT (49) Jumlah berat

WTCAB FLOAT (49) Berat yang digunakan untuk perhitungan CDCUST STRING (18) Kode customer

NOINV STRING (18) Nomor kwitansi INOUT STRING (3) Domestik IN/OUT HNDLFEE FLOAT (49) Handling fee

STOFEE FLOAT (49) Storage fee

CCCHARGES FLOAT (49) Biaya cargo charges

ADMFEE FLOAT (49) Administration fee

TAX FLOAT (49) Pajak

STAMP FLOAT (49) Materai

TOTAL FLOAT (49) Total kwitansi CDACC STRING (18) Kode account

PAYDATE DATE Tanggal bayar

INVDATE DATE Tanggal pembuatan kwitansi UPDUSER STRING (33) User yang membuat kwitansi

(36)

100 Nama tabel : DMSMFS

Keterangan : Tabel yang menyimpan data manifest domestik

INOUT STRING (3) Domestik IN/OUT

REMARKS STRING (75) Keterangan tambahan PIECES FLOAT (49) Jumlah piece

PIECES2 FLOAT (49) Jumlah piece

WEIGHT FLOAT (49) Jumlah berat WEIGHT2 FLOAT (49) Jumlah berat USER STRING (33) User yang mendata

manifest

(37)

101 Nama tabel : USERDAT

ID STRING (11) Id user

NAME STRING (25) Nama user yang digunakan untuk login

PASSWORD STRING (11) Password user

GROUP STRING (11) Group user

Tabel 3.27 Tabel Meta Data USERDAT (Basis Data Lama)

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan analisis sistem basis data yang sedang berjalan, maka dapat ditemui permasalahan pada PT. JAS sebagai berikut :

1. Basis data pada sistem yang berjalan memiliki banyak redundancy data (duplikasi data), contoh : airline, customer. Hal ini mengakibatkan tidak dapatnya mengintegrasikan dengan sistem eksternal (sistem backoffice PT. JAS) 2. Aturan perhitungan biaya jasa kargo tidak disimpan dalam basis data, akibatnya

pada saat terjadi perubahan kebijakan biaya jasa kargo, sistem tidak bisa mendukung.

3. Perancangan basis data lama tidak mendukung penyimpanan data saldo deposit

customer yang mengakibatkan sistem tidak dapat melakukan validasi jumlah

saldo customer yang tersisa saat terjadi transaksi dengan cara pembayaran deposit. Adapun jika timbul permintaan deposit, pihak kasir harus menghubungi

(38)

102 pihak Head Office PT. JAS yang memiliki sistem backoffice melalui telpon untuk menanyakan apakah jumlah saldo deposit customer tersebut masih cukup atau tidak untuk melakukan pembayaran

4. Terdapatnya banyak relasi yang belum dinormalisasikan sehingga mengakibatkan memiliki resiko terjadinya update anomalies dan sulit untuk melakukan perluasan basis data jika diperlukan ke depannya.

5. Basis data lama (DBase III) tidak mendukung dari segi skalabilitas terhadap data transaksi yang semakin meningkat pada layanan kargo

3.7 Solusi yang Diusulkan

Setelah mempelajari permasalahan yang ada, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Merancang suatu sistem basis data yang terintegrasi antara bagian ekspor, impor, domestik untuk menghilangkan masalah redundancy data (duplikasi data)

2. Merancang suatu sistem basis data yang mendukung permasalahan perubahan kebijakan biaya jasa kargo dengan menampung informasi biaya jasa kargo dalam sistem basis data yang baru

3. Merancang suatu sistem basis data yang mendukung penyimpanan data deposit

customer dengan mengintegrasikan informasi deposit customer pada sistem backoffice PT. JAS dengan sistem cargo billing

4. Merancang suatu sistem basis data yang sudah ternormalisasi untuk menghilangkan resiko terjadinya update anomalies dan untuk melakukan extend

(39)

103 5. Menggunakan DBMS untuk skala enterprise (contoh: Oracle Database 10g)

sebagai implementasi sistem yang diusulkan agar dapat mendukung penyimpanan data transaksi yang semakin meningkat pada layanan kargo