DAFTAR ISI. 1 P a g e

(1)

(2)

1 | P a g e

DAFTAR ISI

BAB I - KONTEKS PERUSAHAAN ... 2

1. Isu internal dan eksternal perusahaan ...Error! Bookmark not defined. 2. Pemangku kepentingan ... 3

3. Model bisnis dan ruang lingkup penerapan SMM ... 3

4. Proses Manajemen Mutu ... 3

Bab II - KEPEMIMPINAN ... 0

1. Kepemimpinan dan komitmen ... 0

2. Fokus Pelanggan ... 0

3. Kebijakan mutu ... 0

4. Komunikasi Kebijakan Mutu ... 1

5. Peran, tanggung jawab dan wewenang penerapan SMM ... 1

Bab III - PERENCANAAN ... 2

1. Manajemen risiko ... 2

2. Sasaran mutu ... 0

3. Perubahan perencanaan ... 0

Bab IV - DUKUNGAN ... 1

1. Sumberdaya ... 1

2. Kompetensi ... 2

3. Kepedulian ... 2

4. Komunikasi ... 2

5. Informasi terdokumentasi ... 3

Bab V - OPERASIONAL ... 4

1. Perencanaan dan pengendalian jasa ... 4

2. Persyaratan jasa ... 4

3. Inovasi jasa ... 5

4. Pengendalian pemasok. ... 5

5. Penyediaan jasa ... 5

6. Pelepasan jasa ... 7

7. Penanganan ketidaksesuaian ... 7

Bab VI – EVALUASI KINERJA ... 8

1. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi ... 8

2. Audit internal ... 8

3. Tinjauan manajemen ... 9

Bab VII – PERBAIKAN BERKELANJUTAN ... 11

1. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif... 11

2. Peningkatan berkelanjutan ... 11

(3)

BAB I ‐ KONTEKS PERUSAHAAN

CV. CAU CHOCOLATE BALI memproduksi coklat organic tanpa pengawet.

Produk coklat yang dihasilkan antara lain :

✓ Dark chocolate 73%, sea salt with coconut sugar

✓ Dark chocolate 61% with coconut sugar

✓ Dark chocolate 61%, sea salt with coconut sugar

✓ Chocolate powder

✓ Chocolate candy

✓ Chocolate sweet nibs

✓ Chocolate roasted

✓ Varian dark chocolate

Produk – produk diatas bersertifikat Organik, Halal dan PIRT.

Ciri khas produk coklat menggunakan bahan baku biji coklat yang dipasok dari petani dari Tabanan – Bali. Hal ini sesuai dengan misi pemilik perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan petani di daerahnya. Misi bersama dengan merk “cau” diambil dari nama desa di Tabanan – Bali ini memberikan nilai (values) dan memperkuat branding produk coklat. Misi ini menciptakan jargon “ Senyum Petani, Senyum Cau Chocolate” untuk menunjukan keterikatan perusahaan dengan petani lokal.

Produk coklat di jual di toko‐toko oleh – oleh di Bali, minimarket dan duty free di bandara. Pelanggan – pelanggan produk antara lain :

1. Dufrindo Internasional 2. Krisna

3. Carefour & Transmart

4. Diet Angle Entreprise (untuk ekspor) 5. Pepito

6. Cocomart 7. Agung Bali

Isu internal, eksternal dan risiko

(Klausul 4.1)

Persyaratan perijinan bahan pangan yaitu persyaratan BPOM untuk coklat susu dan persyaratan PIRT oleh DINKES untuk dark chocolate. Maka, perusahaan harus mengurus ijin dari kedua instansi.

Risiko kekurangan pasokan bahan baku biji kokoa pernah dialami, dan perusahaan mencari pasokan bahan baku dari berbagai tempat seperti dari Kabupaten Jembrana bahkan sampai diluar Bali.

(4)

3 | P a g e

Permintaan Input Kegiatan ^Output ^Penerima

Kontrol, Pengukuran dan

Dokumentasi

Penurunan jumlah wisatawan ke Bali adalah risiko lain yang dihadapi oleh perusahaan.

Perusahaan saat ini sedang dalam proses mengurus sertifikasi HACCP dan GMP untuk memperkuat merk dan meningkatkan pangsa pasar.

Pemangku kepentingan

(Klausul 4.2)

Stakeholder yang terkait dengan bisnis perusahaan adalah pelanggan dan pemasok.

Pelanggan produk coklat sangat respek dengan produk perusahaan karena langsung terkait dengan kesejahteraan petani kokoa lokal.

Petani lokal sangat senang memasok biji kokoa ke perusahaan karena harga beli perusahaan baik dibandingkan pihak lain, disamping itu perusahaan juga melakukan pembinaan dan pelatihan kepada petani.

Untuk menjalin keterikatan perusahaan, petani dan pelanggan perusahaan melakukan gathering, sekaligus pemberian reward kepada pelanggan.

Reward diserahkan oleh perwakilan petani sebagai tanda terima kasih atas peningkatan dan peran pelanggan dalam mensejahterakan petani.

Ruang lingkup penerapan SMM

(Klausul 4.3)

Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2015 CV. CAU CHOCOLATE BALI ialah proses produksi coklat organic.

Proses Manajemen Mutu

(Klausul 4.4)

Proses manajemen mutu produksi coklat organic mengikuti prinsip seperti diagram berikut :

(5)

Proses manajemen mutu di integrasikan dengan analisa bahaya dan pengendaliannya (Hazard Analysis & Critical Control Point/HACCP), sebagai berikut :

(6)

Proses Bahaya Batas

Kritis Monitoring Tindakan Koreksi Validasi

Fermentasi

Untuk memperkuat aroma, rasa, dan kelembutan.

Hasil akhirnya :

Kulit mudah terkelupas Berwarna coklat kegelapan

Kontaminasi:

Kotoran hewan Negatif Pemeriksaan visual

Pembersihan setelah fermentasi dengan air yang mengalir

Pemeriksaan visual oleh QC

Penjemuran Kontaminasi:

Kotoran hewan Negatif Pemeriksaan visual

✓ Dijemur diatas rak

✓ Pengeringan dengan cara penjemuran selama 5 Hari

✓ Moiture content = 7‐

8%

✓ Pengawasan kebersihan

Penyimpanan biji kakao hasil fermentasi

Kelembaban

Tikus dan Serangga Negatif Pengecekan berkala Penggunaan Pallet Dibungkus plastic rapat

Pemeriksaan visual oleh QA Roasted

Suhu:

Min = 120ºC Max = 130ºC

Selama 1 jam 10 menit

Kontaminasi:

kotoran Negatif

✓ Menggunakan mesin roasting dilengkapi dengan Control Panel

✓ Mesin dibersihkan sebelum digunakan

Ruangan bersih Pemeriksaan visual oleh QA

(7)

Untuk pemesanan khusus Raw Butter dipanasi sekitar

45ºC selama 2‐3 jam

Pemisahan Kulit dari daging Nibs

Kontaminan materi fisik seperti serpihan; besi, kayu, kerikil dan benda asing lainnya

Negatif Pemeriksaan visual

Mesin sortir dilengkapi magnet

Pemeriksanaan Manual

Pemeriksaan oleh QC

Penyimpanan Nibs Jamur Negatif Pengecekan berkala Ruangan tidak boleh

lembab Pemeriksaan oleh

QC

Pembuatan pasta Cemaran dari

manusia (human) negatif Pemeriksaan visual

Pekerja menggunakan hair cap, sarung tangan, apron dan masker

Pemeriksaan oleh QC

Pengepresan untuk memisahkan lemak dengan cake dengan daya tekan 40 MPa per 10 Kg, dengan suhu alat 110ºC

Cemaran dari

manusia (human) Negatif

Dilakukan dengan mesin untuk Memisahkan Lemak dan Cake (Bahan Baku Coklat)

Pekerja memakai apron, Hair Cap, sarung tangan, dan masker

Pemeriksaan oleh QC

Penggilingan Cake Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dilakukan dengan mesin hingga menjadi halus

Pemeriksaan oleh QC

(8)

2 | P a g e

Pengayakan Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dilakukan dengan mesin hingga menjadi halus

Pemeriksaan oleh QC

Pencampuran melalui pengadukan bahan Coklat dengan bahan lain, selama minimal 10 jam

Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dilakukan dengan mesin, proses selama 10 jam

Pekerja memakai apron, Hair Cap, sarung tangan, dan masker.

Mencuci tangan dengan alcohol sebelum memasuki ruang kerja

Pemeriksaan oleh QC

Pelembutan hasil pengadukan selama 48 jam

Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dilakukan dengan mesin, proses selama 48 Jam

Pemeriksaan oleh QC

Pencetakan

Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dilakukan dengan manual sesuai SOP

Pemeriksaan oleh QC

(9)

Pendinginan

Cemaran dari

manusia (human) Negatif Dengan Suhu 5 ‐ 10ºC

Pemeriksaan oleh QC

Packaging

Cemaran dari

manusia (human) Negatif

Dilakukan dengan manual sesuai SOP

Disimpan dengan suhu 18 ‐ 22 ºC

Pemeriksaan oleh QC

(10)

Bab II ‐ KEPEMIMPINAN

(Klausul 5)

Kepemimpinan dan komitmen

(Klausul 5.1.1)

Tujuan utama penerapan SMM 9001: 2015 di CV. CAU CHOCOLATE BALI adalah memperluas pangsa pasar, meningkatan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai tujuan tersebut pimpinan puncak manajemen CV. CAU CHOCOLATE BALI berusaha menerapkan persyaratan HACCP dan GMP untuk menunjukan komitmen terhadap penerapan SMM. Komitmen pimpinan puncak dilakukan melalui :

1. Edukasi kepada pemasok bagaimana menghasilkan bahan baku yang berkualitas baik

2. Komunikasi intensif dengan karyawan untuk menyelesaikan segala permasalahan terkait produksi dan pemasaran sesegera mungkin 3. Penyediaan infrastruktur dan lingkungan kerja yang mendukung HACCP

dan GMP

4. Training kepada karyawan

Fokus Pelanggan

(Klausul 5.1.2)

Pimpinan puncak manajemen CV. CAU CHOCOLATE BALI menerapkan langkah – langkah sebagai berikut untuk menunjukan komitmen terhadap pelanggan melalui :

1. Memenuhi persyaratan PIRT 2. Menerapkan HACCP,

3. Gathering dengan pelanggan

4. Program reward untuk pelanggan yang banyak memakai produk 5. Survey kepuasan pelanggan

6. Pemantauan penjualan produk oleh R&D

Kebijakan mutu

(Klausul 5.2.1)

Kebijakan mutu CV. CAU CHOCOLATE BALI ialah :

“Menghasilkan produk yang memberikan kepuasan kepada pelanggan melalui penerapan sistem manajemen mutu dengan mematuhi peraturan pemerintah dan memberikan manfaat bagi petani kakao lokal serta berusaha melakukan perbaikan berkelanjutan untuk peningkatan mutu produk”.

(11)

Komunikasi Kebijakan Mutu

(Klausul 5.2.2)

Pimpinan puncak manajemen CV. CAU CHOCOLATE BALI terus menerus mengkomunikasikan kebijakan mutu perusahaan melalui pemasangan spanduk dan pengarahan secara berkala terutama terkait kebersihan lingkungan. Kebijakan mutu perusahaan bisa diakses oleh semua pihak yang berkepentingan dan relevan dengan bisnis perusahaan melalui website perusahaan dan situs ini.

Peran, tanggung jawab dan wewenang penerapan SMM

(Klausul 5.3)

Struktur organisasi CV.CAU CHOCOLATE BALI seperti dibawah ini, pimpinan menunjuk staf QA/QC :

1. Memastikan SMM tetap terpelihara sesuai standar ISO 9001:2015 2. Memonitor dan mengevaluasi proses – proses diarea kerja untuk

menghasilkan produk sesuai standar 3. Memastikan pelanggan tidak complaint.

4. Memastikan pekerja mematuhi cara – cara kerja yang menjami higenisitas produk

(12)

2 | P a g e Kriteria Tingkat Kemungkinan :

1. Sering : aktifitas atau kejadian kemungkinan ada setiap tahun lebih dari 10 kali

2. Kadang – kadang: aktifitas atau kejadian kemungkinan ada setiap tahun maksimal 10 kali 3. Jarang : aktifitas atau kejadian kemungkinan ada

kurang dari 5 kali

Kriteria Tingkat Dampak :

A. Berat : Kemungkinan akan mendapatkan keluhan masyarakat & pelanggan

B. Sedang : Kemungkinan akan mempengaruhi kinerja mutu perusahaan secara keseluruhan

C. Ringan Kemungkinan hanya akan mempengaruhi kinerja mutu unit kerja tertentu

Bab III ‐ PERENCANAAN

(Klausul 6)

Perencanaan SMM 9001:2015 memperhatikan isu internal, isu eksternal dan kebutuhan pemangku kepentingan. Perusahaan menyadari adanya risiko dan peluang dalam penerapan dan peningkatan SMM dan memenuhi harapan pemangku kepentingan.

Manajemen risiko

(Klausul 6.1)

a. Kriteria Risiko

Kemungkinan (K) (3)

Jarang

(2) Kadang ‐

kadang

(1) Sering

Dampak (D)

(A) Berat

Risiko Sedang

(S)

Risiko Tinggi (T)

(B) Sedang

Risiko Sedang (S)

Risiko Tinggi

(T)

(C) Ringan

Risiko Rendah

(R)

Risiko Rendah

(R)

Risiko Sedang

(S)

(13)

b. Rencana pengendalian risiko dan peluang

Perusahaan menetapkan lay out ruangan produksi coklat dan alur produksi yang menjamin higenisitas produk;

i. Ruang produksi mencakup:

o ruang penyimpanan biji kakao siap olah, o ruang roasted, pasta dan cake

o ruang pencampuran o ruang packaging

o ruang penyimpanan produk jadi dengan suhu sekitar 22^OC ii. Wastafel untuk cuci tangan disediakan didepan setiap pintu masuk,

dengan aturan setiap orang yang memasuki ruangan produksi harus mencuci tangan

iii. Botol berisikan alkohol disediakan untuk karyawan yang menangani produk.

iv. Setiap lubang dalam ruangan ditutup untuk mencegah hewan masuk v. Pembersihan alat – alat produksi sebelum digunakan

vi. Ruangan tidak boleh lembab vii. Pembersihan ruangan

Rencana pengendalian risiko dan peluang yang mempengaruhi mutu produk pada setiap proses dilakukan melalui Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) sebagai berikut :

(14)

Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi Fermentasi

Untuk memperkuat aroma, rasa, dan kelembutan.

Hasil akhirnya :

Kulit mudah terkelupas Berwarna coklat kegelapan

Kontaminasi:

Kotoran hewan Negatif 1 C S Pemeriksaan visual

Pembersihan setelah fermentasi dengan air yang mengalir

Penjemuran Kontaminasi:

Kotoran hewan Negatif 1 C S Pemeriksaan visual

✓ Dijemur diatas rak

✓ Pengeringan dengan cara penjemuran selama 5 Hari

✓ Moiture content

= 7‐8%

✓ Pengawasan kebersihan

Penyimpanan fermentasi

biji kakao hasil Kelembaban Tikus Serangga

dan Negatif 2 A S Pengecekan berkala

✓ Penggunaan Pallet

✓ Kakao dibungkus plastic rapat

Pemeriksaan visual oleh QA

(15)

Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi Roasted

Suhu:

Min = 120ºC Max = 130ºC

Selama 1 jam 10 menit

Untuk pemesanan khusus Raw Butter dipanasi sekitar

45ºC selama 2‐3 jam

Kontaminasi

kotoran Negatif 2 A S

✓ Menggunakan mesin roasting dilengkapi dengan Control Panel

✓ Mesin roasting dibersihkan sebelum dipakai

✓ Ruangan bersih

✓ Pekerja

menggunakan hair cap, sarung tangan, apron dan masker

Pemeriksaan visual oleh QA

Pemisahan kulit dari daging Nibs

Kontaminan materi fisik seperti serpihan;

besi, kayu, kerikil dan benda asing lainnya

Negatif 2 A S Pemeriksaan visual

✓ Mesin sortir dilengkapi magnet

✓ Pemeriksanaan Manual

Pemeriksaan oleh QC

Penyimpanan Nibs Jamur Negatif 1 A S Pengecekan berkala Ruangan tidak boleh

lembab Pemeriksaan

oleh QC

Pembuatan pasta

Cemaran dari manusia

(human)

negatif 1 A S Pemeriksaan visual

Pekerja menggunakan hair cap, sarung tangan, apron dan masker

Pemeriksaan oleh QC

(16)

2 | P a g e

Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi Pengepresan untuk memisahkan

lemak dengan cake dengan daya tekan 40 MPa per 10 Kg, dengan suhu alat 110ºC

(human)

Negatif 2 A S

Dilakukan dengan mesin untuk Memisahkan Lemak dan Cake (Bahan Baku Coklat)

Pemeriksaan oleh QC

Penggilingan Cake

(human) Negatif 2 A S

Dilakukan dengan mesin hingga menjadi halus

Pemeriksaan oleh QC

Pengayakan

Dilakukan dengan mesin hingga menjadi halus

Pemeriksaan oleh QC

Pencampuran melalui pengadukan bahan Coklat dengan bahan lain, selama minimal 10 jam

Dilakukan dengan mesin, proses selama 10 jam

Pekerja memakai apron, Hair Cap, sarung tangan, dan masker.

Pemeriksaan oleh QC

(17)

Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi

Pelembutan hasil pengadukan selama 48 jam

Dilakukan dengan mesin, proses selama 48 Jam

Pemeriksaan oleh QC

Pencetakan

(human) Negatif 2 A S Dilakukan dengan manual sesuai SOP

Pemeriksaan oleh QC

Pendinginan pada suhu 5^oC – 10^oC

(human) Negatif 2 A S Dengan Suhu 5 ‐ 10ºC

Mencuci tangan dengan alcohol sebelum memasuki

Pemeriksaan oleh QC

(18)

4 | P a g e

Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi ruang kerja

Packaging

Dilakukan dengan manual sesuai SOP Disimpan dengan suhu 18 ‐ 22 ºC

Pemeriksaan oleh QC

(19)

Sasaran mutu

(Klausul 6.2.1)

Sasaran mutu yang ditetapkan oleh perusahaan ialah Kepuasan pelanggan yang diukur melalui pertumbuhan jumlah pelanggan.

Perubahan perencanaan

(Klausul 6.3)

Perubahan yang mempengaruhi SMM harus melalui persetujuan pimpinan puncak dengan mempertimbangkan, antara lain :

1. Keinginan pelanggan 2. Risiko perubahan

3. Ketersediaan dan kemampuan sumberdaya

(20)

1 | P a g e

Bab IV ‐ DUKUNGAN

(Klausul 7)

Sumberdaya

(Klausul 7.1)

Sumberdaya yang digunakan untuk memenuhi persyaratan pelanggan mencakup antara lain :

a. Personel

(Klausul 7.1.1)

Personel di CV.CAU CHOCOLATE BALI terdiri dari staf produksi dan pemasaran. Staf produksi harus sehat yang dibuktikan melalui tes kesehatan dari Puskesmas, memahami instruksi dan arahan pimpinan.

Penekanan sikap yang baik dalam pekerja menjadi persyaratan utama perusahaan.

b. Infrastruktur

(Klausul 7.1.2)

Infrastruktur utama untuk menunjang penerapan SMM mencakup ialah ruang produksi yang bersih sesuai persyaratan HACCAP dan GMP.

c. Lingkungan untuk operasi proses

(Klausul 7.1.3)

Untuk menjaga lingkungan kerja yang bersih dan sehat untuk menjaga produk yang higenis dilakukan melalui ;

✓ Penyediaan fasilitas pengolahan limah,

✓ Pengaturan lay out ruang penyimpanan bahan baku, ruang produksi dan ruang pengepakan yang saling terpisah

✓ Penyediaan AC untuk menjaga kualitas produk

✓ Pembasmian tikus, kecoak atau serangga lain oleh Rentokill

✓ Menyediakan wastafel di dekat pintu – pintu masuk raung produksi

✓ Pembersihan halaman sekitar

d. Peralatan ukur

(Klausul 7.1.5)

Termometer sangat penting untuk proses tempering; kalibrasi alat dilakukan sendiri. Cara kalibrasi dilakukan dengan melalui perbandingan dengan alat ukur sejenis yang ada ditempat kerja. Apabila ada alat yang menyimpang maka alat tersebut dipisahkan untuk tidak digunakan lagi.

(21)

e. Pengetahuan organisasi

(Klausul 7.1.6)

Pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai kesesuaian permintaan pelanggan, ialah melalui seminar atau pelatihan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah atau pusat. Terutama terkait dengan bagaimana menjaga dan meningkatkan kualitas produk.

Kompetensi

(Klausul 7.2)

Perusahaan memberikan pelatihan kepada karyawan melalui briefing sebelum diterima menjadi staf. Perusahaan memilih staf yang berpengalaman dibidangnya untuk diterima sebagai karyawan. Persyaratan utama karyawan memiliki sikap yang baik dan menjaga kebersihan badan dan peralatan kerja.

Kepedulian

(Klausul 7.3)

Pimpinan perusahaan melakukan awareness melalui briefing terkait personel hygiene, cara – cara kerja yang bersih dan sehat untuk menjaga higenisitas produk. Poster cara bekerja yang baik ditempatkan di beberapa tempat yang mudah dibaca karyawan.

Komunikasi

(Klausul 7.4)

Pimpinan perusahaan menetapkan program komunikasi rutin untuk meningkatkan mutu produk dan kinerja perusahaan sebagai berikut :

✓ Edukasi berkala kepada petani bagaimana menghasilkan bahan baku yang sesuai dengan persyaratan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

✓ Pertemuan berkala dengan karyawan terkait bagaimana bekerja dengan benar untuk menjaga kualitas dan higenisitas produk

✓ Pertemuan dengan pelanggan (gathering) yang dihadiri juga oleh petani untuk menerima masukan terkait produk dan layanan

(22)

3 | P a g e

Informasi terdokumentasi

(Klausul 7.5.1)

Dokumen terkait SMM mencakup : i. Kebijakan

ii. Manual mutu iii. Prosedur iv. Formulir

v. Foto – foto kegiatan vi. Video kegiatan

Dokumen tersebut diatas tersimpan dalam sistem informasi manajemen mutu atau tempat penyimpanan dokumen.

a. Membuat & memutakhirkan dokumen

(Klausul 7.5.2)

Seluruh dokumen diberikan judul. Masa berlaku dokumen untuk terus disimpan atau dimusnahkan ditetapkan oleh pimpinan puncak.

Dokumen yang sudah tidak berlaku disingkirkan atau diberikan tanda.

þ

b. Pengendalian dokumen

(Klausul 7.5.2)

Dokumen yang dipersyaratkan oleh standar dan dokumen lain yang menjadi catatan proses disimpan.

Dokumen yang bersifat rahasia yaitu PO dan resep produk dibatasi akses hanya oleh pimpinan puncak.

(23)

Bab V ‐ OPERASIONAL

(Klausul 8)

Perencanaan dan pengendalian produk

(Klausul 8.1)

Perusahaan merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Kebutuhan sumberdaya, kriteria dan pengendalian proses sesuai persyaratan BPOM, PIRT, Halal MUI, HACCP dan GMP. Persyaratan dan kriteria proses antara lain :

✓ Bahan baku kakao yang dipasok petani bersertifikat organik; persyaratan fermentasi 85%; waste kurang dari 2,5%; kontaminasi moulding maksimal 1%. Bean Count rata – rata grade B (100 – 110 biji per 100 gram); moisture content 8%.

✓ Gula kelapa yang digunakan harus dari produsen bersertifikat organik

✓ Proses produksi dilakukan pada tempat dan peralatan yang bersih, tidak ada tikus ataupun serangga

✓ Karyawan yang terkait dengan proses produksi menggunakan baju bersih, sepatu, sarung tangan, masker, tutup kepala dan apron.

Persyaratan produk

(Klausul 8.2)

a. Komunikasi pelanggan

(Klausul 8.2.1)

Komunikasi produk dengan calon pelanggan atau pelanggan dilakukan antara lain melalui Website, Instagram dan Youtube

b. Penentuan persyaratan produk

(Klausul 8.2.2)

Perusahaan memperkenalkan produk melalui katalog produk.

c. Tinjauan persyaratan produk

(Klausul 8.2.3)

Pelanggan menerbitkan PO oleh bagian marketing untuk memastikan delivery yang sesuai persyaratan pelanggan untuk kemudian menerbitkan SO ke bagian produksi. ,

d. Perubahan persyaratan.

(Klausul 8.2.4)

Apabila ada perubahan PO maka dilakukan proses komunikasi antara bagaian marketing dan customer agar perubahan dapat dipenuhi oleh perusahaan .

(24)

5 | P a g e

Inovasi produk

(Klausul 8.3)

Inovasi produk dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan pangsa pasar.

Proses inovasi produk melalui tahapan sebagai berikut :

✓ Informasi kebutuhan inovasi yang dibutuhkan pasar ditangkap dan dianalisa oleh marketing dan staf R&D,

✓ Pimpinan perusahaan menyetujui inovasi produk,

✓ Bagian produksi membuat contoh produk,

✓ Bagian marketing melakukan pemasaran produk untuk di coba di pasar (trial),

✓ Tanggapan dari pelanggan dianalisa oleh marketing dan R&D untuk dinilai peluang dan risikonya

✓ Pimpinan puncak menetapkan keberlanjutan produk hasil inovasi berdasarkan analisa pasar

Pengendalian pemasok.

(Klausul 8.4)

Bahan – bahan yang dipasok ke perusahaan antara lain ; biji kakao, gula kelapa, gula tebu dan susu. Persyaratan bahan adalah sebagai berikut :

✓ Pemasok susu harus menyertakan sertifikat HALAL. Kandungan ‘fat’

dalam susu maksimal 26%.

✓ Pemasok gula kelapa harus menyertakan sertifikat organic.

✓ Petani pemasok kakao memiliki sertifikat organic.

✓ Perusahaan akan memeriksa keabsahan sertifikat kepada penerbitnya apabila meragukan

✓ Bahan – bahan diperiksa oleh QC sebelum digunakan.

Perusahaan mencatat seluruh pemasok dalam daftar pemasok. Bahan baku dipasok harus memenuhi persyaratan yang menjamin produk diterima oleh pelanggan.

Perusahaan melakukan kunjungan ke petani dan memberikan penyuluhan kepada petani bagaimana menghasilkan bahan baku yang sesuai persyaratan.

Penyediaan produk

(Klausul 8.5)

a. Pengendalian produk

(Klausul 8.5.1)

(25)

✓ Proses produksi dikendalikan sesuai proses dan persyaratan HACCP dan GMP untuk memastikan higenisitas produk. Penerapan HACCP

& GMP di verifikasi oleh pihak Surveyor Indonesia.

✓ Bahan baku dan bahan – bahan lain diperiksa oleh QC untuk memastikan produk yang dihasilkan higenis dan memenuhi harapan pelanggan

✓ Produk yang sudah dikemas disimpan di gudang yang terjaga kebersihannya dengan suhu maksimal 22^OC dan tidak lembab yang dapat merusak produk.

b. Identifikasi dan mampu telusur produk

(Klausul 8.5.2)

produk perusahaan diidentifikasi melalui kode produksi dicantumkan pada kemasan dan setiap surat jalan delivery mencantumkan juga kode produksi.

Kode produksi menunjukan asal bahan baku, tanggal mulai produksi dan pengemasan. Rekaman terkait penelusuran produk dicatat dalam Catatan Produksi dan Catatan Pengiriman Barang ..

c. Properti milik pelanggan

(Klausul 8.5.3)

Tidak ada barang milik pelanggan ditempat produksi.

d. Preservasi

(Klausul 8.5.4)

Perusahaan menyimpan produk jadi digudang. Persyaratan gudang bebas dari tikus dan serangga, bersih dan kering. Suhu maksimal 22^OC, Perusahaan menyimpan produk jadi digudang. Status produk di gudang penyimpanan di catat dalam Catatan Gudang

e. Penanganan paska layanan

(Klausul 8.5.5)

Penanganan paska layanan diberikan oleh perusahaan sesuai PO.

Pelanggan akan mengembalikan barang apabila barang tidak sesuai keinginan pelanggan

f. Pengendalian perubahan

(Klausul 8.5.6)

Perusahaan menetapkan kebijakan terkait perubahan proses yang

(26)

7 | P a g e

✓ Perubahan terkait dengan proses produksi, bahan baku atau bahan campuran dikomunikasikan kepada pimpinan untuk disetujui.

✓ Pimpinan manajemen merencanakan langkah langkah yang bersifat sementara terkait adanya proses perubahan yang significant terkait perubahan infrastruktur, lingkungan kerja atau peralatan produksi.

Pelepasan produk

(klausul 8.6)

Produk yang telah selesai dikemas dan diperiksa oleh manajer untuk memastikan produk yang dikirim sesuai permintaan pelanggan melalui PO (Purchase Order). Pengiriman ke pelanggan dilengkapi dengan surat jalan yang didalamnya berisikan informasi lot produksi. Rekaman pelepasan produksi dicatat dalam Catatan Pengiriman Barang.

Penanganan ketidaksesuaian

(Klausul 8.7)

Untuk mencegah ketidaksesuain maka pemeriksaan bahan baku sangat penting. Bahan baku yang rusak atau kotor berat harus ditolak. Bahan baku yang kotor dan tercemar harus disingkirkan. Penanganan ketidaksesuaian bahan baku direkam dalam Catatan Pasokan Bahan Baku.

Saat proses memasukan barang ke mobil angkutan, manajer melakukan pemeriksaaan fisik kemasan. Kemasan yang rusak harus dipisahkan dan diganti dengan kemasan yang lebih baik. Penanganan ketidaksesuaian bahan baku direkam dalam Catatan Pengiriman Barang . Produk yang dikembalikan oleh pelanggan karena tidak sesuai pesanan direkam dalam Catatan Pengembalian Produk.

(27)

Bab VI – EVALUASI KINERJA

(Klausul 9)

Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi

(Klausul 9.1.1)

Produk yang terjual dipasar dimonitor oleh R&D dan marketing. Staf R&D memonitor produk mana yang paling laku dan yang kurang laku dipasar.

Bagian marketing melakukan survey dan wawaancara kepada pelanggan untuk menangkap persepsi pelanggan terhadap produk perusahaan.

a. Kepuasan pelanggan

(Klausul 9.1.2)

Pengukuran yang berhubungan dengan pelanggan dan jasa dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan. Perusahaan menggunakan TripAdvisor untuk evaluasi persepsi pelanggan.

b. Evaluasi dan analisis

(Klausul 9.1.3)

Perusahaan melakukan evaluasi dan analisa terkait rekaman – rekaman proses sebagai berikut :

1. Daftar pelanggan

2. Catatan penerimaan bahan baku 3. Catatan produksi

4. Cacatan gudang

5. Catatan pengiriman barang 6. Catatan pengembalian produk 7. Catatan audit dan pemeriksaan

Audit internal

(Klausul 9.2)

a. Tujuan dan persyaratan

(klausul 9.2.1)

Audit internal dilakukan oleh pihak Surveyor Indonesia untuk memastian SMM terpelihara dan diterapkan di lingkungan CV.CAU CHOCOLATE BALI dengan efektif. Persyaratan HACCP dan GMP juga sudah dilaksanakan.

(28)

9 | P a g e

b. Pelaksanaan audit

(Klausul 9.2.2)

Audit dilakukan pada proses manajemen mutu mulai dari penerimaan bahan baku sampai pengiriman yang mencakup kesesuaian terhadap penerapan HACCP, pemeriksaan fasilitas kerja dan pemeriksaan lingkungan kerja.

Surveyor Indonesia mengeluarkan laporan audit yang mencakup : kriteria, hasil pengamatan dan temuan audit.

Ketidaksesuaian yang ditemukan saat pelaksanaan audit dilakukan koreksi dan tindakan korektif agar tidak terulang kembali.

Rencana, program dan rekaman pelaksanaan audit di rekam dalam Catatan Audit dan Pemeriksaan

Tinjauan manajemen

(Klausul 9.3.1)

Pimpinan perusahaan akan melakukan tinjauan manajemen setelah audit internal untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektifitas dan keselarasannya dengan rencana strategis perusahaan.

a. Masukan tinjauan manajemen

(Klausul 9.3.2)

Tinjauan manajemen dilakukan untuk membahas, antara lain:

✓ Status tindaklanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

✓ Perubahan isu internal atau isu eksternal

✓ Informasi dan umpan balik dari pemangku kepentingan yang relevan

✓ Pencapaian sasaran mutu

✓ Hasil audit dan pemeriksaan Surveyor Indonesia

✓ Kinerja pemasok bahan baku

b. Keluaran tinjauan manajemen

(Klausul 9.3.3)

Keluaran tinjauan manajemen ialah keputusan antara lain terkait:

i. Peluang peningkatan

ii. Perlu atau tidakperlunya perubahan SMM

(29)

iii. Kebutuhan sumberdaya

(30)

11 | P a g e

Bab VII – PERBAIKAN BERKELANJUTAN

(Klausul 10)

Perusahaan senantiasa melakukan tindakan perbaikan berkelanjutan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Perbaikan berkelanjutan mencakup antara lain : a. Perbaikan HACCP

b. Perbaikan GMP

Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

(Klausul 10.2)

Ketentuan penanganan ketidaksesuaian dan tindakan korektif ditetapkan sebagai berikut:

a. Ketidaksesuaian dapat diketahui antara lain melalui : i. Inspeksi HACCP & GMP

ii. Audit

iii. Temuan saat dilakukan QC

b. Ketidaksesuaian ditindaklanjuti oleh perusahaan antara lain melalui : i. Rejected apabila terkait bahan baku, bahan campuran, proses dan

produk terhadap persyaratan. Temuan “rejected” dicatat.

ii. Evaluasi dan analisa untuk mengetahui penyebab ketidak sesuaian yang selanjutnya dilakukan koreksi dan tindakan korektif. Koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan perusahaan dicatat.

iii. Penanganan ketidaksesuaian direkam dalam Catatan Audit dan Pemeriksaan

Peningkatan berkelanjutan

(Klausul 10.3)

Dari hasil tinjauan manajemen, laporan ketidaksesuaian, masukan dari pemangku kepentingan, maka perusahaan melakukan perbaikan – perbaikan pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Rekaman pelaksanaan peningkatan berkelanjutan dalam bentuk foto, video atau Catatan Tinjauan Manajemen dan Peningkatan berkelanjutan