EDISI 540 2 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: KAJIAN TEKNOLOGI INFORMASI
Menyelenggarakan Audit Menyeluruh
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Seperti diketahui, sistem informasi merupakan kumpulan dari berbagai komponen organisasi yang saling berhubungan satu dan lainnya. Komponen dimaksud tidak saja bersifat teknis, namun juga yang bersifat non teknis seperti budaya perusahaan, kesiapan sumber daya manusia, ketersediaan dana, regulasi pemerintah, dan lain sebagainya. Oleh karena itulah maka untuk menganalisa dan mengkaji kondisi sistem terkini, cara paling ampuh yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan audit secera menyeluruh.
Tujuan dari audit sistem informasi bukanlah untuk mencari kesalahan yang dilakukan perusahaan, namun untuk memastikan pengelolaan dan kinerja teknologi informasi benar-benar sesuai dengan harapan dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Audit menyeluruh akan sangat membantu perusahaan dalam menemukan hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki agar tujuan serta sasaran dimaksud dapat tercapai.
!
Ruang lingkup audit didefinisikan berdasarkan harapan perusahaan terhadap kinerja sistem informasi yang dimiliki. Dalam konteks ini, setiap perusahaan memiliki tujuan dan
EDISI 540 2 MARET 2014 sasaran yang berbeda-beda, sangat tergantung pada peranan dan fungsi sistem informasi dalam kerangka strategis bisnis perusahaan. Misalnya adalah:
• Sistem informasi harus membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan berkualitas dengan cara menyediakan data secara cepat, tepat, dan akurat;
• Sistem informasi dikembangkan agar seluruh proses manajemen keuangan dapat dilakukan secara transparan dan akuntabel berdasarkan standar “good corporate governance”;
• Sistem informasi dibangun untuk memudahkan seluruh pelanggan perusahaan dalam melakukan transaksi jual beli secara online dan real-time dalam modus 24/7;
• Sistem informasi ditargetkan dapat meningkatkan frekuensi dan volume transaksi menjadi dua kali lipat dibandingkan dengan kondisi sebelumnya; dan lain sebagainya.
Jika ruang lingkup telah secara jelas didefinisikan, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi hal-hal apa saja yang harus bekerja dengan baik agar target/sasaran tersebut dapat terpenuhi. “Critical Success Factors” ini akan menjadi obyek audit tempat fokus kajian dilakukan, seperti:
• Manajemen data yang berkualitas;
• Ketersediaan dan kinerja jaringan infrastruktur yang andal; • Kecepatan layanan aplikasi teknologi informasi;
• Pengelolaan call center yang prima;
• Dukungan help desk yang responsif dan efektif; • Navigasi sistem dan aplikasi yang mudah;
• Implementasi/penerapan sistem yang berjalan mulus; dan lain sebagainya.
Agar seluruh faktor di atas benar-benar dapat dipenuhi dengan baik, perusahaan perlu memastikan adanya kendali atau kontrol yang bekerja secara efektif. Bentuk kendali dimaksud dapat bermacam-macam, seperti: SOP (Standard Operating Procedure) yang dipantau keterlaksanaannya, manajer penyelia (supervisor) yang mengawasi jalannya proses atau aktivitas terkait, kebijakan yang harus dijalankan dan dilengkapi dengan sistem insentif serta hukumannya (reward and punishment), keberadaan kamera surveilan untuk mengawasi pelaksanaan proses, dan lain-lain.
Diagnosa menyeluruh melalui proses audit tidak saja akan menghasilkan berbagai temuan terkait dengan isu yang dihadapi dan ada tidaknya kendali/kontrol yang dibutuhkan, namun lebih jauh akan menjadi dasar dari rekomendasi perbaikan sistem di kemudian agar lebih baik kinerjanya. Untuk temuan-temuan yang bersifat “major”, perbaikan harus dilakukan sesegera mungkin (target jangka pendek); sementara untuk yang bersifat “minor”, dapat dijadwalkan sesuai dengan kondisi yang ada.
