Prosedur Analisis Dampak Risiko IAIN-PLPMPS02.01

(1)

(2)

No. Dokumen :

IAIN-Pwt/LPM/PS/02.01

No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 10 Oktober 2017 Halaman _{: i dari}

v

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik IAIN Purwokerto

dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Purwokerto

i

Prosedur Analisis Dampak Risiko

IAIN-P/LPM/PS/02.01

PENGESAHAN

Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:

Rektor Wakil Rektor I Ketua LPM

(3)

ii

Prosedur Analisis Dampak Risiko

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag.

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si. Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I. Rofina Dienasari, S.H.I. Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.

Nursalim, M.Pd.I. Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto Telp. 0281-635624,

Fax. 0281-636553

(4)

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga salah satu prosedur sistem yakni Prosedur Analisisis Dampak Risiko dapat diselesaikan sesuai jadwal yang direncanakan.

IAIN Purwokerto telah melakukan upaya-upaya perbaikan untuk meningkatkan kualitas salah satunya membuat beberapa prosedur sistem. Prosedur sistem analisisis dampak risiko ini dimaksudkan untuk mengelola risiko secara sitematis. Dengan begitu, risiko-risiko yang akan terjadi dapat diminimalisir dengan baik.

Risiko merupakan kata yang biasa kita dengar setiap hari. Biasanya kata tersebut mempunyai konotasi yang negatif, sesuatu yang tidak kita sukai dan yang ingin kita hindari. Risiko berkaitan erat dengan kondisi ketidakpastian, sehingga kita memerlukan prosedur agar risiko tersebut tidak terjadi. Akhirnya, kami berharap dengan adanya panduan ini dapat mendukung para civitas akademik IAIN Purwokerto untuk mewujudkan tujuan tersebut.

Purwokerto, September 2017 Rektor

(5)

iv

(6)

v

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ... i

TIM PENYUSUN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

SK REKTOR ... iv

DAFTAR ISI ... v

1. TUJUAN ... 1

2. RUANG LINGKUP... 1

3. DEFINISI ... 1

4. DOKUMEN TERKAIT ... 3

5. PROSEDUR ... 4

6. FLOWCHART ... 6

7. DISTRIBUSI ... 6

8. FORMULIR ... 7

9. REFERENSI ... 12

(7)

1

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses analisis dan dampak risiko di lingkungan IAIN Purwokerto berjalan efektif efisien, dan diupayakan kegiatannya secara terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan risiko, sehingga dapat dipastikan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi.

2. RUANG LINGKUP:

2.1.

_{Prosedur ini berlaku di Lingkungan IAIN Purwokerto baik} akademik dan non akademik.

3. DEFINISI:

3.1. Risiko adalah suatu kegiatan atau peristiwa yang apabila terjadi dapat menghambat pencapaian, tujuan atau sasaran. Kejadian atau peristiwa tersebut dapat disebabkan oleh faktor internal atau eksternal. (Sumber, ISO 31000: 2009).

3.2. Risiko adalah pengaruh ketidakpastian terhadap sasaran atau target organisasi. (Sumber, ISO 31000: 2009).

3.3. Pengaruh (the effect) didefinisikan sebagai ketidaksesuaian (penyimpangan) terhadap sesuatu yang telah diperkirakan, bisa positif dan/atau negatif, sedangkan ketidakpastian (unceertainly) didefinisikan sebagai kurangnya informasi (baik informasi mengenai kemungkinan kejadian maupun dampaknya) terkait dengan suatu peristiwa. (Sumber ISO 31000:2009).

(8)

2

risiko, kategori risiko, dan deskripsi yang berisi kejadian risiko.

3.5. Threats adalah risiko yang akan berdampak negatif pada pencapaian target jika risiko tersebut terjadi.

3.6. Prioritas risiko (risk priority) adalah risiko yang telah diperingkat dari yang tertinggi sampai yang terendah berdasarkan kriteria risiko yang telah ditetapkan komite risiko.

3.7. Risk triggers adalah gejala atau bahaya yang mengidentifikasikan dampak suatu potensi risiko akan terjadi dan suatu perencanaan tindakan perbaikan harus dijalankan.

3.8. Kejadian risiko (risk event) adalah suatu potensi kejadian (event) yang berdampak baik secara langsung (direct impact) maupun tidak langsung (indirect impact) terhadap organisasi.

3.9. Kemungkinan terjadinya risiko (likelihood) adalah peluang atau kemungkinan terjadinya risiko

3.10. Kriteria risiko (risk criteria) adalah suatu acuan yang ditetapkan untuk mengevaluasi tingkat (signifikasi) risiko. 3.11. Manajemen risiko (risk management) adalah upaya

terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan kegiatan terhadap risiko.

3.12. Identifikasi risiko (risk identification) adalah proses menemu kenali dan menguraikan karakteristik dari risiko.

(9)

3

3.14. Penanganan risiko (risk treatment risk respon) adalah suatu proses untuk mengembangkan dan memilih alternatif alternatif untuk menangani risiko atau pelaksanaannya. 3.15. Kaji ulang (review) adalah peninjauan secara berkala

terhadap efektivitas system manajemen risiko dan pelaksanaan penanganan risiko guna perbaikan secara terus menerus.

3.16. Analisis risiko (risk analysis) adalah suatu proses untuk memahami karanteristik risiko (probabilitas dan dampak) yang dapat dilakukan secara kualitatif ataupun kuantitatif untuk menentukan tingkat risiko.

3.17. Dampak risiko (risk impact) adalah akibat dari suatu kejadian yang mempengaruhi tujuan organisasi.

3.18. Evaluasi risiko (risk evaluation) adalah membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan apakah risiko tersebut berada pada tingkat yang bisa diterima atau ditoleransi.

3.19. Proses hasil analisis risiko yang mencakup perbandingan hasil analisis risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan yang menjadi basis data dalam penentuan risk treatment terhadap risiko.

4. DOKUMEN TERKAIT:

4.1. SOP Pengendalian Produk dan Jasa yang tidak sesuai 4.2. SOP Tindakan Perbaikan

(10)

4

5. PROSEDUR:

5.1. Setiap unit kerja yang terkait menentukan konteks internal dan eksternal untuk melakukan kajian risiko, kajian tersebut harus jelas spesifik (SMART).

5.2. Setiap unit kerja yang terkait melakukan identifikasi risiko, menganalisis risiko, dan mengevaluasi potensi risiko, penanganan risiko dan pemantauan atau mengkaji ulang risiko berdasarkan konteks, proses dan atau aktifitas. 5.3. Setiap unit kerja yang terkait melakukan penilaian risiko

dengan menggunakan formulir yang terlampir.

5.4. Mengisi tahapan nama proses dan atau aktifitas di masing-masing unit kerja untuk menemukan, mengenali dan menguraikan karakter dari risiko.

5.5. Mengisi persyaratan yang ditentukan terhadap proses tersebut dan atau berdasarkan ketentuan yang berlaku. 5.6. Mengisi potensi analisis risiko, yaitu kemungkinan

terjadinya risiko dimana peluang atau kemungkinan terjadinya risiko terhadap proses tersebut.

5.7. Mengisi potensi dampak risiko, adalah akibat dari suatu kejadian yang mempengaruhi tujuan proses tersebut. 5.8. Menilai level dampak risiko yaitu untuk mengkategorikan

peringkat risiko berdasarkan probabilitas dan dampak yang mungkin ditimbulkannya. (lihat tabel 1 Risiko)

5.9. Mengisi potensi penyebab risiko adalah dimana faktor-faktor, kondisi atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya suatu kejadian terhadap proses tersebut.

5.10. Menilai peluang yang akan terjadi sesuai dengan tabel 2 Peluang Risiko.

(11)

5

dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi.

5.12. Mengisi tindakan penanganan risiko dengan cara mengurangi probabilitas terjadinya risiko, dan atau mengurangi dampak negatif yang timbul bila risiko terjadi. 5.13. Mengisi siapa yang akan bertanggung jawab, target dan

penyelesaiannya terhadap tindakan.

5.14. Mengisi rencana tindakan, status tindakan dan tanggal penyelesaian.

5.15. Mengisi level dampak dan peluang yang akan terjadi berdasarkan tabel 3, maka penilaian risiko hasil perkalian dari level dampak dan peluang terjadi akan terisi secara system.

(12)

6

menentukan atau mengidentifikasi risiko di masing-masing unit kerja

Observa tensi terhadap risiko yang ada di setiap

unit kerja

berdasarkan pro-ses aktifitas mengevaluasi risiko terhadap ptotensi risiko

melakukan penilaian risiko dengan menggunakan

7.2. Pembantu Rektor 7.3. Kabiro.

(13)

7 7.5. Wakil Dekan

7.6. Unit Kerja

8. FORMULIR

8.1. Tabel Risiko

8.2. Formulir Analisis Potensi Risiko

Tabel 1. Nilai Kemungkinan Risiko

Nilai Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi

/ Frekuensi

1 Sangat

Jarang

Peristiwa mungkin terjadi tetapi hanya dalam keadaan luar biasa. riwayat kejadian masa lalu.

Sekali dalam 20

tahun 3 Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam

beberapa waktu. Adanya beberapa tanda-tanda peringatan sebelumnya atau riwayat kejadian sebelumnya

Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapa waktu.

Tidak ada riwayat kejadian

Peristiwa diperkirakan terjadi dalam situasi normal. Telah sering terjadi kejadian masa lalu.

Sekali setiap 6 bulan atau

(14)

8

Tabel 2. Nilai Dampak Risiko

Nilai Konsekuensi

Dampak Kegiatan Organisasi

Dampak

Finansial Dampak Reputasi

1 dengan nilai > Rp. 100.000,-

Dampak yang

sangat kecil –

pengaruh pada

internal organi-sasi itu sendiri dengan nilai > Rp. 5.00.000,-

Dampak yang

terbatas –

pengaruh pada

media lokal dengan nilai > Rp.1.000.000,-

Dampak yang

pantas

dipertim-bangkan –

pengaruh media

lokal. Dampak

terhadap lisensi

nasional

Dampak Nasional

– pengaruh media

nasional. Dampak

terhadap lisensi

nasional operasional > Rp.10.000.000,-

Dampak

internasional –

pengaruh media

terhadap lisensi

(15)

9 Nilai Keparahan atau Konsekuensi

Penilaian “Severity” atau “konsekuensi” merupakan dampak dari risiko tersebut yang dapat diukur dari (atau kombinasinya):

 Dampak pada kegiatan organisasi  Dampak finansial

 Reputasi pada organisasi

 Dampak peraturan perundang-undangan

Tabel 3. Penilaian Risiko

Penilaian risiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai kemungkinan. Tingkat risiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut penanganan risiko. Table berikut di bawah ini menggambarkan tingkat risiko yang digunakan oleh IAIN Purwokerto.

(16)

10 Evaluasi Risiko

Penilaian risiko melibatkan komparasi nilai risiko yang muncul dan analisis proses prioritas dan persyaratan yang ada.

Strategi penanganan risiko sebagai berikut:

 Ekstrim: memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi risiko memungkinkan hancurnya organisasi. Risiko tersebut dapat dicegah oleh IAIN Purwokerto.

 Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat (maksimal 3 bulan) karena potensi dampaknya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerja pada aktivitas terkait proses ini diperlukan.

 Besar: memerlukan penanganan dengan rencana tindakan (antara 3 – 6 bulan). Risiko tersebut dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk menurunkan kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau menurunkan potensi dampak kegagalan proses.

 Medium: merupakan batas risiko yang dapat diterima oleh IAIN Purwokerto, namun selalu memantau dan mengevaluasi risiko tersebut. Menerima risiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk memperbaiki.

(17)

11

(18)

12

9. REFERENSI

9.1 Klausul 4 : Konteks Organisasi 9.2 Klausul 9 : Evaluasi Kinerja 9.3 Klausul 10 : Peningkatan 9.4 Borang BAN-PT

10. PENUTUP