4. PEMBAHASAN. 12 Universitas Kristen Petra

(1)

Universitas Kristen Petra

12

4. PEMBAHASAN

4.1 Proses Aktivitas

Proses aktivitas penerimaan barang dilakukan berbeda pada Transit Warehouse (TW), Area Distribution Warehouse (ADW), dan Distribution Point Centre (DPC). Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang ada pada suatu warehouse.

a. Truk antri atau menunggu.

Truk antri atau menunggu merupakan aktivitas yang terjadi akibat truk tidak dapat langsung diproses karena suatu alasan tertentu seperti daerah bongkar muat penuh atau para pekerja gudang sedang melayani truk yang lain.

b. Persiapan truk.

Persiapan truk merupakan aktivitas awal ketika truk yang datang parkir pada daerah bongkar muat dan melakukan persiapan awal untuk proses menurunkan barang.

c. Surat jalan (SJ) ke satpam.

Surat jalan (SJ) ke satpam merupakan aktivitas untuk memberikan SJ yang dibawa oleh sopir kepada pihak satpam.

d. Surat jalan (SJ) ke warehouse.

Aktivitas surat jalan ke warehouse adalah aktivitas menyerahkan SJ yang dibawa oleh sopir kepada pihak petugas yang berada di warehouse.

e. Surat jalan (SJ) ke kantor.

Aktivitas surat jalan ke kantor adalah aktivitas menyerahakan SJ yang telah diterima pihak warehouse kepada petugas administrasi di kantor.

f. Periksa surat jalan (SJ).

Periksa SJ merupakan aktivitas memeriksa SJ yang diterima untuk dilihat apakah tujuan kedatangan truk benar pada warehouse terebut, selain itu dilihat juga kesesuaian jumlah dan jenis barangnya dengan instruksi dari planning.

g. Surat jalan (SJ) kembali ke warehouse.

SJ kembali ke warehouse adalah aktivitas membawa SJ kembali ke warehouse untuk digunakan sebagai acuan dalam memeriksa dan menghitung barang yang diturunkan.

(2)

13 h. Persiapan pallet.

Persiapan pallet merupakan aktivitas mengambil dan meletakkan pallet pada bagian belakang truk untuk digunakan sebagai alas barang jadi yang akan diturunkan dari dalam truk.

i. Menurunkan barang.

Menurunkan barang merupakan aktivitas mengeluarkan barang jadi dari dalam truk dan diletakkan di atas pallet. Apabila berhubungan dengan pengembalian barang dari salesman maka menurunkan barang adalah aktivitas menurunkan barang yang tidak terjual pada hari itu dari mobil salesman.

j. Memindahkan barang ke inventory.

Memindahkan barang ke Inventory merupakan aktivitas memindahkan barang yang sudah diturunkan dari truk ke tempat inventory rak.

k. Inventory rak.

Inventory rak merupakan tempat meletakkan barang jadi yang telah diturunkan dari dalam truk. Perhitungan lama waktu barang berada dalam inventory didapatkan dari pembagian antara jumlah sisa barang di akhir minggu dengan rata-rata penjualan tiap minggu.

l. Periksa jumlah barang.

Periksa jumlah barang adalah aktivitas memeriksa dan menghitung jumlah barang yang telah diturunkan. Pemeriksaan yang dilakukan berdasarkan SJ yang dibawa oleh sopir. Sedangkan untuk salesman, periksa jumlah barang adalah aktivitas membandingkan jumlah barang yang dikembalikan dengan hasil cetakan Bon Pengambilan dan Pengembalian Barang (BPPB). BPPB ini didapat dari sistem yang isinya adalah jumlah pengambilan barang, jumlah penjualan hari itu dan jumlah pengembalian barang dari seorang salesman. Apabila barang yang dikembalikan jumlahnya sesuai dengan BPPB, maka kertas BPPB ini akan ditanda tangani sebagai tanda bahwa jumlah sesuai.

m. Memindahkan barang ke pallet.

Memindahkan barang ke pallet merupakan aktivitas yang hanya terjadi pada penerimaan barang dari salesman dropping di ADW. Aktivitas yang dilakukan adalah memindahkan barang yang sudah diperiksa ke atas pallet.

(3)

14 n. Good Receive Good Issue (GRGI).

GRGI merupakan aktivitas yang berhubungan dengan surat menyurat.

Aktivitas GRGI ini terdiri dari tiga bagian besar. Pertama adalah tanda tangan surat jalan oleh sopir sebagai tanda barang yang diturunkan jumlahnya sesuai dengan surat jalan. Kedua adalah pembuatan GRGI. Pembuatan GRGI dilakukan untuk menandakan bahwa telah terjadi perpindahan kepemilikan barang didalam sistem. Apabila kepemilikan barang sebelumnya dimiliki oleh suatu tempat tertentu, maka kepemilikan barang yang sekarang menjadi milik tempat yang dituju. Terakhir adalah tanda tangan GRGI sebagai bukti pengesahan yang pada akhirnya akan di arsip oleh pihak warehouse.

Pekerja yang ada pada warehouse dapat dilihat pada Lampiran 1. Pekerja pada tiap warehouse ketika melakukan kegiatan bongkar muat dan memindahkan barang ke inventory menggunakan bantuan hand pallet untuk mempermudah pengerjaanya. Berikut adalah proses aktivitas yang terjadi pada tiap warehouse.

4.1.1 Proses Aktivitas pada TW

TW adalah tempat untuk menampung semua brand barang jadi yang diproduksi oleh PT X. Barang jadi ini akan didistribusikan ke semua warehouse yang wilayahnya berada di bawah TW. Fungsi lain TW adalah sebagai buffer untuk memenuhi permintaan konsumen (warehouse lain) yang dapat berubah sewaktu-waktu terutama apabila terjadi lonjakan permintaan. Proses penerimaan barang jadi yang diterima TW berasal dari pabrik langsung. Berikut adalah tabel proses aktivitas yang terjadi pada TW beserta dengan pekerja yang melakukannya.

Tabel 4.1. Aktivitas pada TW dan Pekerja yang Bertugas Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

Truk antri -

Persiapan truk Sopir

Surat jalan (SJ) ke warehouse SJ diserahkan ke helper oleh sopir Surat jalan (SJ) ke kantor SJ diserahkan ke Distribution Assistance

(DA) oleh helper Periksa surat jalan (SJ) DA

Surat jalan (SJ) kembali ke warehouse Helper

Persiapan pallet 2 unskill worker (bergantian)

Menurunkan barang 8 unskill worker menurunkan barang, 2 helper dan seorang sopir mengawasi Memindahkan barang ke inventory Seorang unskill worker

(4)

15

Tabel 4.1. Aktivitas pada TW dan Pekerja yang Bertugas (Sambungan) Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

GRGI

Tanda tangan surat jalan Sopir namun dibantu helper

Hasil tanda tangan ke kantor Hasil tanda tangan diserahkan ke DA oleh helper

Membuat GRGI DA

GRGI ke warehouse Helper

Tanda tangan GRGI Sopir namun dibantu helper

GRGI ke kantor Helper

Truk antri terjadi karena daerah bongkar muat penuh dengan kendaraan lain yang sedang diproses. Batas jumlah kendaraan yang dapat dilayani adalah 2 truk sehingga apabila ada lebih dari 3 truk yang datang maka truk ini akan menunggu dahulu sebelum melakukan aktivitas selanjutnya.

4.1.2 Proses Aktivitas pada ADW Jember

ADW adalah warehouse tempat barang jadi yang akan langsung dijual ke pasar. Berbeda dengan TW yang barang-barangnya disimpan untuk mengatasi kebutuhan warehouse lain, barang yang ada di ADW nantinya akan langsung dijual ke pasar. ADW berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang jadi yang akan dijual oleh salesman tiap harinya, selain itu ADW juga memiliki fungsi sebagai buffer untuk mengatasi lonjakan permintaan yang mungkin terjadi pada daerah distribusinya.

Proses penerimaan barang jadi pada ADW Jember berasal dari TW Surabaya dan juga berasal dari pengembalian barang yang tidak terjual oleh salesman. Satuan perhitungan waktu yang digunakan apabila penerimaan barangnya dari TW menggunakan satuan per-truk, sedangkan apabila penerimaan barangnya dari salesman maka satuannya adalah per-salesman. Berikut adalah tabel proses aktivitas penerimaan barang dari TW ke ADW yang terjadi beserta dengan pekerja yang melakukannya.

Tabel 4.2. Aktivitas pada ADW dan Pekerja yang Bertugas Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

Persiapan truk Sopir

Surat jalan (SJ) ke warehouse SJ diserahkan ke helper oleh sopir Persiapan pallet Seorang unskill worker

Menurunkan barang

1 unskill worker menurunkan barang, 1 unskill worker menata barang di pallet, seorang helper dan seorang sopir mengawasi

(5)

16

Tabel 4.2. Aktivitas pada ADW dan Pekerja yang Bertugas (Sambungan) Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

Memindahkan barang ke inventory

Seorang unskill worker (orang yang sama dengan unskill worker yang bekerja menata barang di pallet)

GRGI

Tanda tangan surat jalan Sopir dibantu helper Hasil tanda tangan ke

kantor

Hasil tanda tangan dari helper diserahkan ke DA

Membuat GRGI DA

Tanda tangan GRGI Sopir

Proses aktivitas penerimaan yang lain adalah pengembalian barang dari salesman. Penerimaan dari salesman ini dibagi menjadi beberapa bagian tergantung jenis salesman yaitu Routin Retail Outlet (RRO), Special Retail Outlet (SRO) dan Dropping. Salesman RRO bertugas menjual barang untuk toko-toko kecil seperti kios-kios. Barang yang dikembalikan oleh salesman RRO jumlahnya antara 500 sampai 800 pack. Salesman SRO bertugas menjual barang untuk toko yang lebih besar dan memiliki sistem informasi yang baik seperti cafe, hotel, dan restoran. Barang yang dikembalikan oleh salesman SRO jumlahnya antara 1.100 sampai 1.600 pack. Salesman Dropping bertugas menjual barang untuk wholeseller seperti Alfa, Indomart, Carefour dan tempat lain yang menjual dalam jumlah banyak. Barang yang dikembalikan oleh salesman Dropping jumlahnya antara 4.500 sampai 6.000 pack.

Pengembalian barang dari salesman dilakukan untuk menghindari resiko kehilangan barang dan untuk mengetahui berapa penjualan yang berhasil dilakukan pada hari itu. Nilai penjualan didapatkan dari pengurangan jumlah barang yang diambil dengan jumlah barang kembali. Rekapitulasi jumlah barang yang diambil dan kembali didapatkan dari hasil cetakan BPPB. Setiap sore setelah salesman mengembalikan barang salesman tersebut akan menyerahkan BPPB yang dimiliki kepada pihak Sales untuk dilihat berapa penjualannya.

Salesman yang pertama datang mengembalikan barang adalah salesman dropping dengan jam kedatangan jam empat hingga setengah lima sore.

Kedatangan selanjutnya adalah salesman SRO pada jam setengah lima hingga jam lima dan terakhir kedatangan salesman RRO jam lima hingga setengah tujuh.

Berikut pada tabel 4.3 adalah proses aktivitas penerimaan barang dari salesman yang terjadi di ADW beserta dengan pekerja yang melakukannya.

(6)

17

Tabel 4.3. Aktivitas Salesman pada ADW dan Pekerja yang Bertugas Jenis

Salesman Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

RRO

Truk antri -

Menurunkan barang Seorang salesman dibantu salesman assistance

Periksa jumlah barang DA dan salesman Memindahkan barang

ke inventory Seorang unskill worker

SRO

Periksa jumlah barang DA dan salesman Memindahkan barang

ke inventory Seorang unskill worker

Dropping

Periksa jumlah barang DA dan salesman Persiapan pallet

Seorang unskill worker Memindahkan barang

ke pallet

Memindahkan barang ke inventory

4.1.3 Proses Aktivitas pada DPC Banyuwangi.

Fungsi dari DPC sama dengan ADW Jember. Perbedaan antara DPC dan ADW terletak pada besarnya daerah distribusi dan juga status pengoperasian di dalam sistem. DPC tidak dapat mengakses sistem, sehingga update data harus dilakukan oleh ADW Jember yang merupakan atasan dari DPC Banyuwangi.

Proses aktivitas penerimaan barang jadi pada DPC Banyuwangi berasal dari TW Surabaya dan juga dari pengembalian barang salesman sama seperti yang terjadi di ADW Jember. Satuan perhitungan lama waktu yang digunakan apabila penerimaan barangnya dari TW menggunakan satuan per-truk, sedangkan apabila penerimaan barangnya dari salesman maka satuannya adalah per-salesman.

Berikut pada tabel 4.4 adalah proses aktivitas penerimaan barang dari TW ke DPC yang terjadi beserta dengan pekerja yang melakukannya.

(7)

18

Tabel 4.4. Aktivitas pada DPC dan Pekerja yang Bertugas Proses aktivitas Pekerja yang bertugas SJ ke satpam SJ diserahkan ke satpam oleh sopir

SJ ke kantor SJ diserahkan ke DA oleh satpam

Truk menunggu -

Periksa surat jalan DA dan helper

Persiapan Truk Sopir

Persiapan pallet Seorang unskill worker Menurunkan barang

Seorang unskill worker dan seorang helper menurunkan barang sedangkan seorang sopir mengawasi

Memindahkan barang ke inventory Seorang unskill worker

Periksa jumlah barang

Seorang sopir tanda tangan SJ, Seorang DA memeriksa barang yang diturunkan dan scan hasil tanda tangan SJ lalu mengirimkannya ke ADW

GRGI

Menunggu email balasan -

Cetak GRGI DA

GRGI ke warehouse Helper

Tanda tangan GRGI Sopir namun dibantu helper GRGI kembali ke kantor Helper

Kirim GRGI DA

Pada aktivitas periksa surat jalan juga dilakukan pemisahan antara surat yang ditujukan ke Jember dan ke Banyuwangi. Aktivitas pemisahan terjadi karena truk yang digunakan unuk tujuan Jember dan Banyuwangi sama dan dibongkar pertama di Banyuwangi.

Pembuatan GRGI tidak bisa langsung dibuat oleh DPC karena DPC tidak memiliki akses pada sistem yang digunakan. Pembuatan GRGI pada DPC harus dilakukan oleh atasannya yaitu ADW Jember, dengan demikian DPC harus menunggu email balasan yang berisi scanning hasil cetakan GRGI yang dilakukan oleh ADW terlebih dahulu baru kemudian DA akan mencetaknya agar dapat ditandatangani oleh sopir.

Proses aktivitas penerimaan barang yang lainnya adalah penerimaan barang dari salesman. Penerimaan dari salesman dibagi menjadi beberapa bagian tergantung jenis salesman. Salesman pada DPC Banyuwangi ada 3 jenis, yaitu RRO, SRO dan Dropping. Barang yang dikembalikan salesman RRO jumlahnya sekitar 1.100 sampai 1.300 pack. Barang yang dikembalikan oleh salesman SRO jumlahnya sekitar 3.300 sampai 4.200 pack. Barang yang dikembalikan oleh salesman dropping jumlahnya sekitar 9.000 sampai 11.000 pack.

(8)

19

Pengembalian barang dari salesman dilakukan untuk menghindari resiko kehilangan barang dan untuk mengetahui berapa penjualan yang berhasil dilakukan pada hari itu. Nilai penjualan didapatkan dari pengurangan jumlah barang yang diambil dengan jumlah barang kembali. Rekapitulasi jumlah barang yang diambil dan kembali didapatkan dari hasil cetakan BPPB. Setiap sore setelah salesman mengembalikan barang, salesman tersebut akan menyerahkan BPPB yang dimiliki kepada pihak Sales untuk dilihat berapa penjualannya. Proses aktivitas penerimaan barang setiap salesman aktivitasnya sama, yang berbeda hanyalah lama waktu tiap aktivitasnya (tergantung jenis salesman).

Salesman yang pertama datang adalah salesman dropping dengan jam kedatangan jam empat hingga setengah lima sore. Kedatangan selanjutnya adalah salesman SRO pada jam setengah lima hingga jam lima dan terakhir kedatangan salesman RRO jam lima hingga setengah tujuh. Berikut adalah tabel proses aktivitas penerimaan barang dari salesman yang terjadi di DPC beserta dengan pekerja yang melakukannya.

Tabel 4.5. Aktivitas Salesman pada DPC dan Pekerja yang Bertugas Jenis

Salesman Proses aktivitas Pekerja yang bertugas

RRO, SRO ,dan Dropping

Persiapan truk Seorang salesman dibantu salesman assistance Menurunkan barang Seorang helper dibantu seorang unskill worker Periksa jumlah barang DA dan salesman

Memindahkan barang

ke inventory DA yang juga memeriksa jumlah barang Persiapan truk hanya terjadi pada penerimaan barang dari salesman di DPC. Hal ini terjadi karena keterbatasan lokasi warehouse. Lokasi yang sempit mengakibatkan salesman tidak dapat langsung menurunkan barang yang akan dikembalikan sehingga diperlukan aktivitas khusus sebelum barang dapat diturunkan.

4.2 Perhitungan Data Waktu Baku

Data waktu yang diolah menggunakan satuan per-truk untuk penerimaan barang dari pabrik ke TW, TW ke ADW, dan TW ke DPC. Sedangkan untuk penerimaan barang dari pengembalian salesman maka data waktu yang diolah menggunakan satuan per-salesman.

(9)

20

Pengolahan data waktu baku dilakukan berdasarkan data-data waktu tiap proses aktivitas yang telah diambil melalui pengamatan secara langsung di lapangan. Setiap proses aktivitas yang telah diidentifikasi dihitung waktu bakunya. Perhitungan waktu baku dapat dilihat pada Lampiran 2 sampai Lampiran 6. Berikut hasil pengolahan data waktu baku pada setiap warehouse.

Tabel 4.6. Waktu Baku Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

Aktivitas Pabrik ke TW (mnt) Keterangan

Truk antri 49,29

Truk yang digunakan jenisnya adalah Wing Truck dengan kapasitas muat 720 box.

Penataan box dalam 1 pallet adalah 36 box sehingga untuk menurunkan seluruh barang dari 1 truk dibutuhkan 20 kali aktivitas persiapan pallet dan 20 kali aktivitas menurunkan barang.

Memindahkan barang ke inventory hanya dihitung sekali karena 19 kali proses memindahkan barang yang lain dilakukan bersamaan dengan aktivitas menurunkan barang.

Persiapan truk 2,4

SJ ke warehouse 0,3

SJ ke kantor 0,4

Periksa SJ 0,3

SJ kembali ke warehouse 0,4

Persiapan pallet 0,26 x 20 = 5,14 Menurunkan barang 2,4 x 20 = 48,1 Memindahkan barang ke

inventory 0,7

Tanda tangan surat jalan 0,3

Hasil tanda tangan ke kantor 0,4

Membuat GRGI 2

GRGI ke warehouse 0,4

Tanda tangan GRGI 1

GRGI ke kantor 0,4

TOTAL 111,53

Tabel 4.7. Waktu Baku Penerimaan Barang dari TW ke ADW

Aktivitas TW ke ADW (mnt) Keterangan

Persiapan truk 0,48 Truk yang digunakan jenisnya

Tronton dengan kapasitas muat 432 box.

Muatan hanya diturunkan setengahnya (216 box) karena setengah muatan yang lain diturunkan terlebih dahulu di DPC sehingga untuk menurunkan barang dari 1 truk masing-masing dibutuhkan 6 kali aktivitas persiapan pallet dan menurunkan barang.

5 kali proses memindahkan barang ke inventory tidak di- hitung karena dilakukan bersamaan dengan aktivitas menurunkan barang.

SJ ke warehouse 0,21

Persiapan pallet 0,21 x 6 = 1,27

Menurunkan barang 3,4 x 6 = 20,41 Memindahkan barang ke

inventory 0,52

Tanda tangan surat jalan 0,3

Hasil tanda tangan ke kantor 0,28

Membuat GRGI 7,89

Tanda tangan GRGI 0,64

TOTAL 32

(10)

21

Tabel 4.8. Waktu Baku Proses Penerimaan Barang dari TW ke DPC

Aktivitas TW ke DPC (mnt) Keterangan

SJ ke satpam 0,29 Truk yang digunakan sama dengan

truk yang di pakai untuk mengirim barang ke Jember dengan jenis Tronton dan kapasitas muat 432 box.

Muatan hanya diturunkan setengah (216 box) karena setengah muatan yang lain akan diturunkan nantinya di ADW sehingga untuk menurunkan barang dari 1 truk masing-masing dibutuhkan 6 kali aktivitas persiapan pallet dan 6 kali aktivitas menurunkan barang.

Memindahkan barang ke inventory hanya dihitung sekali karena 5 kali proses yang lain dilakukan bersamaan dengan aktivitas menurunkan barang.

SJ ke kantor 0,4

Truk menunggu 90

Periksa SJ 2,33

Persiapan truk 2,65

Persiapan pallet 0,3 x 6 = 1,79

Menurunkan barang 10,73 x 6 = 64,38 Memindahkan barang ke inventory 0,71

Periksa jumlah barang 3,12

Menunggu email balasan 60

Cetak GRGI 0,76

GRGI ke warehouse 0,25

Tanda tangan GRGI 1,83

GRGI kembali ke kantor 0,25

Kirim GRGI 2,56

TOTAL 231,32

Perhitungan waktu untuk proses persiapan pallet dan proses menurunkan barang pada Tabel 4.6 hingga 4.8 dikalikan dengan konstanta tertentu. Konstanta ini menunjukkan berapa kali aktivitas tersebut dilakukan untuk menyelesaikan proses penerimaan barang dari 1 truk.

Pengolahan data waktu truk antri yang terjadi pada penerimaan barang dari pabrik ke TW dapat dilihat pada Lampiran 7. Hasil pengolahan data antrian menunjukkan bahwa lama waktu truk antri memiliki distribusi 3-Parameter Lognormal dengan waktu menunggu selama 49,29 menit sebelum truk diproses.

Perhitungan lama waktu truk menunggu yang terjadi pada penerimaan barang dari pabrik ke DPC didapatkan dari pengurangan waktu saat truk memasuki warehouse dengan waktu masuk jam kerja warehouse (jam sembilan pagi dikurangi jam setengah delapan pagi) sehingga didapat lama waktu 90 menit.

Truk baru diperbolehkan memasuki warehouse jam sembilan karena sejak warehouse buka, para pekerja langsung melayani salesman yang mengambil barang dan setelah itu juga melakukan beberapa aktivitas administrasi lain. Tugas yang dikerjakan baru benar-benar tugas selesai pada jam sembilan pagi.

Perhitungan data lama menunggu email balasan yang terjadi pada penerimaan barang dari TW ke DPC menggunakan waktu tunggu terlama yaitu 60 menit.

(11)

22

Tabel 4.9. Waktu Baku Penerimaan Barang dari Salesman di ADW dan DPC Aktivitas

ADW DPC

RRO (menit)

SRO (menit)

Dropping (menit)

RRO (menit)

SRO (menit)

Dropping (menit)

Antri dilayani 0,54 - - - - -

Persiapan truk - - - 0,28 1,27 1,36

Menurunkan barang 0,35 0,72 1,59 0,82 0,96 1,75

Periksa jumlah barang 2,94 2,67 3,04 2,8 9,52 7,56

Persiapan pallet - - 1,3 - - -

Memindahkan barang ke pallet - - 0,81 - - -

Memindahkan barang ke inventory 0,23 0,21 0,65 0,31 0,8 0,3

TOTAL 4,06 3,6 7,39 4,21 12,55 10,97

Perhitungan waktu salesman RRO di ADW antri dapat dilihat pada Lampiran 8. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa lama waktu salesman antri adalah 0,54 menit. Kegiatan antri hanya terjadi pada RRO di ADW karena jumlah salesman RRO di ADW paling banyak yaitu 14 orang. Berikut adalah rekapitulasi hasil pengolahan data untuk perhitungan lead time setiap proses penerimaan barang yang terjadi pada tiap warehouse.

Tabel 4.10. Total Lead Time pada Setiap Warehouse

Proses penerimaan barang Lead time proses (menit)

Pabrik ke TW (720 box / truk) 111,53

TW ke ADW (216 box / truk) 32

Salesman RRO ADW (500-800 pack) 4,06

Salesman SRO ADW (1100-1600 pack) 3,6

Salesman dropping ADW (4500-6000 pack) 7,39

TW ke DPC (216 box / truk) 231,32

Salesman RRO DPC (1100-1300 pack) 4,21

Salesman SRO DPC (3300-4200 pack) 12,55

Salesman dropping DPC (9000-11000 pack) 10,97

4.3 Current State Value Stream Mapping

Current state value stream mapping menggambarkan seluruh proses aktivitas pada tiap warehouse. Penggambaran ini berdasarkan pengamatan yang dilakukan di PT X. Hasil penggambaran ini diverifikasi dan divalidasikan pada supervisor tiap daerah warehouse untuk melihat apakah masih ada kegiatan yang belum tergambarkan. Berikut gambar 4.1 hingga 4.9 adalah gambaran current state value stream mapping untuk proses penerimaan barang yang terjadi pada tiap warehouse.

(12)

23

1 Sopir Persiapan

truk

2 Unskill Persiapan

pallet

8 Unskill 1 Sopir 2 Helper Menurunkan

barang

I

Inventory 2,4 mnt

49,29 mnt

5,14 mnt 48,1 mnt

TW Handlift

Pabrik

Pickling List

1 DA Periksa SJ

Pickling List

0,3 mnt 0,4 mnt

0,3 mnt

Truk antri sebelum diproses

Sopir memberikan SJ kepada helper di

warehouse

Helper memberikan SJ

pada DA di kantor

Helper membawa SJ

kembali ke warehouse Truk parkir pada area

bongkar muat dan melakukan persiapan awal

DA memeriksa tujuan dari SJ

Unskill worker menurunkan barang

dan diawasi oleh helper dan sopir

(data untuk 20 pallet)

Lead time proses = 111,53 mnt NVA necessary = 60,74 mnt NVA non necessary = 50,79 mnt Supply Chain

Planing

Transit Warehouse Pickling List

Dept Transport

Pickling List

0,4 mnt 0,7 mnt

1 Helper 1 Sopir

Tanda tangan SJ

1 DA Membuat

GRGI

1 Helper 1 Sopir Tanda tangan GRGI

0,3 mnt 0,4 mnt 2 mnt 1 mnt

0,4 mnt 0,4 mnt

Persiapan pallet (data untuk

20 pallet)

Tanda tangan sebagai bukti bahwa barang yang diturunkan

sesuai

Helper membawa hasil tanda tangan ke

kantor

DA membuat GRGI dari sistem

Helper membawa

GRGI ke warehouse

Sopir menandatangani

GRGI Helper membawa GRGI kembali

ke kantor GRGI

Antri

Gambar 4.1 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

(13)

24

1 Sopir Persiapan

truk

1 Unskill Persiapan

pallet

2 Unskill 1 Helper 1 Sopir Menurunkan

barang

I Inventory Handlift

Pickling List Supervisor TW

Supervisor ADW Pickling List

TW

ADW

0,48 mnt 1,27 mnt 20,41

mnt

Truk parkir pada area loading dock dan melakukan persiapan awal

Sopir memberikan SJ

ke Helper di warehouse

Helper dan unskill menurunkan

barang dan diawasi oleh sopir

(untuk 6 pallet)

Memindahkan barang ke

inventory

Lead time proses = 32 mnt NVA necessary = 32 mnt NVA non necessary= - mnt

0,21 mnt 0,52 mnt

1 Helper 1 Sopir

Tanda tangan SJ

1 DA Membuat

GRGI

1 Sopir Tanda tangan GRGI

0,3 mnt 0,28 mnt 7,89 mnt 0,64 mnt

Persiapan pallet untuk alas barang (untuk 6 pallet)

Tanda tangan sebagi bukti bahwa baang yang diturunkan

jumlah sesuai

Helper membawa hasil tanda tangan ke kantor

DA membuat GRGI Sopir menandatangani GRGI langsung di

kantor GRGI

Gambar 4.2 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari TW ke ADW

(14)

25

TIM SALES RRO

1 DA 1 Salesman Periksa jumlah

barang Handlift

I

Inventory 1 Salesman

1 Assistance Menurunkan barang

ADW SALES

ADW BO ADMIN BPPB

BPPB

BPPB Print BPPB

0,54 mnt

0,35 mnt 2,94 mnt

Salesman antri sebelum diproses

menurunkan barang yang tidak

terjual

Menghitung jumlah barang dan di sesuaikan

dengan BPPB Memindahkan barang ke dalam

inventory

Lead time proses = 4,06 mnt NVA necessary = 3,52 mnt NVA non necessary = 0,54 mnt

0,23 mnt Antri

Gambar 4.3 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman RRO ADW

TIM SALES SRO

1 DA 1 Salesman Periksa jumlah

barang Handlift

I

Inventory 1 Salesman

ADW SALES

ADW BO ADMIN BPPB

BPPB

BPPB Print BPPB

0,72 mnt 2,67 mnt

Menurunkan barang yang tidak

terjual

Menghitung jumlah barang dan di sesuaikan

dengan BPPB Memindahkan barang ke dalam

inventory

Lead time proses = 3,6 mnt NVA necessary = 3,6 mnt NVA non necessary = - mnt

0,21 mnt

Gambar 4.4 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman SRO ADW

(15)

26

TIM SALES Dropping

1 Salesman 1 DA Periksa jumlah

barang

Handlift

I

Inventori rak 1 Salesman

1 Unskill ADW Persiapan pallet

1 Unskill Memindahkan barang

ke pallet SALES

ADW BO ADMIN BPPB

BPPB

BPPB Print BPPB

1,59 mnt 3,04 mnt 1,3 mnt

0,81 mnt

terjual

Menghitung jumlah barang dan dibandingkan dengan

hasil BPPB

Memindahkan barang ke atas

pallet

Inventory

Lead time proses = 7,39 mnt NVA necessary = 6,58 mnt NVA non necessary = 0,81 mnt

0,65 mnt

Persiapan pallet untuk alas barang

Gambar 4.5 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman Dropping ADW

(16)

27

1 Sopir Persiapan

truk

1 Unskill Persiapan

pallet

1 Helper 1 Unskill 1 Sopir Menurunkan

barang

I

Inventory Handlift

Pickling List Supervisor DEPO

DA DPC Pickling List

TW

DP 1 DA C

1 Sopir Periksa

jumlah barang 1 Helper

1 DA Periksa SJ

Pickling List

0,29 mnt

2,65 mnt 1,79 mnt 64,38 mnt 0,4 mnt

Sopir memberikan SJ

ke satpam

Periksa SJ dan memisahkan surat antara ADW

dan DPC

Unskill worker dan helper menurunkan barangdan diawasi

oleh sopir (untuk 6 pallet) Satpam

memberikan SJ ke DA di kantor

Truk parkir dan melakukan persiapan awal

Periksa jumlah barang apabila sesuai maka SJ ditandatangani.

Hasil tanda tangan di-scan untuk di

kirim ke ADW

Lead time proses = 231,32 mnt NVA necessary = 77,01 mnt

NVA non necessary = 154,31 mnt

0,71 mnt

1 DA Cetak GRGI

1 Helper 1 Sopir

Tanda tangan GRGI

0,76 mnt 1,83 mnt 60 mnt

1DA Kirim GRGI

Menunggu

0,25 mnt 0,25 mnt 2,56 mnt

Persiapan pallet sebagai

alas barang (untuk 6 pallet)

Menunggu kiriman hasil

GRGI dari ADW

Cetak GRGI Helper membawa

GRGI ke warehouse

Sopir menandatangani

GRGI Helper membawa GRGI kembali

ke kantor

DA melakukan scaning hasil tandatangan GRGI dan dikirimkan ke

ADW GRGI

3,12 mnt 2,33 mnt

Menunggu

90 mnt

Truk menunggu

sebelum diproses

Gambar 4.6 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari TW ke DPC

(17)

28

TIM SALES RRO

barang Handlift

I

Inventory 1 Helper

1 Unskill Menurunkan barang

DPC SALES

DPC

BO ADMIN BPPB

BPPB

1 Salesman 1 Assistance Persiapan truk Print BPPB

0,28 mnt 0,82 mnt 2,8 mnt

Truk parkir pada daerah bongkar muat dan melakukan persiapan awal

terjual

Periksa jumlah barang berdasarkan

hasil BPPB dan menandatanganinya

Lead time proses = 4,21 mnt NVA necessary = 4,21 mnt

NVA non necessary = - mnt

0,31 mnt

Gambar 4.7 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman RRO DPC

Inventory DPC

1,27 mnt 0,96 mnt 9,52 mnt

Lead time proses = 12,55 mnt NVA necessary = 12,55 mnt NVA non necessary = - mnt

0,8 mnt TIM SALES SRO

barang Handlift 1 Helper

I

1 Unskill Menurunkan barang SALES

DPC

BO ADMIN BPPB

BPPB

1 Salesman 1 Assistance Persiapan truk Print BPPB

Truk parkir pada daerah bongkar muat dan melakukan persiapan awal

terjual

Gambar 4.8 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman SRO DPC

(18)

29

Inventory DPC

1,36 mnt 1,75 mnt 7,56 mnt

Lead time proses = 10,97 mnt

NVA necessary = 10,97

mnt

NVA non necessary = - mnt

0,3 mnt

Truk parkir pada daerah bongkar

muat dan melakukan persiapan awal

terjual

inventory Dropping

1 Salesman

1 DA Periksa jumlah

barang Handlift

I

1 Helper 1 Unskill Menurunkan jumlah

barang SALES

DPC

BO ADMIN

BPPB

1 Salesman

1 Assistance Persiapan truk Print BPPB

Gambar 4.9 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Salesman Dropping DPC

(19)

30 4.4 Identifikasi Waste

Tahap identifikasi waste merupakan tahapan untuk menggolongkan proses aktivitas mana yang termasuk dalam kategori waste. Seluruh kegiatan yang terjadi di warehouse sebenarnya termasuk waste karena semua kegiatannya adalah non value added, meskipun demikian kegiatan ini dipisahkan lagi mana yang non value added necessary dan mana yang non necessary. Proses identifikasi waste akan difokuskan pada kegiatan yang termasuk non value added non necessary.

Kegiatan non value added non necessary dapat dilihat dengan tanda garis yang menghadap ke atas ( ) pada gambar current value stream mapping.

Pada tahapan proses identifikasi waste, ditemukan tiga tipe waste yang terjadi dari seluruh kegiatan yang telah digambarkan yaitu waiting time, transportation time, dan overprocessing. Berikut adalah penjelasan untuk setiap waste yang diidentifikasikan.

4.4.1 Identifikasi Waiting Time

Waiting time terjadi ketika tidak ada kegiatan yang dilakukan akibat menunggu suatu proses tertentu terlebih dahulu atau memang harus mengantri.

Berikut ini adalah penjelasan beberapa waiting time yang terjadi:

a. Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Proses awal ketika truk datang di TW, truk tidak dapat langsung diproses karena daerah bongkar muat penuh sehingga truk harus antri terlebih dahulu.

Proses antri ini terjadi karena petugas untuk proses penerimaan barang hanya dua tim sedangkan kedatangan truk juga tidak menentu sehingga apabila ada lebih dari dua truk yang datang pada saat yang sama maka truk ketiga dan seterusnya antri terlebih dahulu. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa data waktu truk antri sebelum dilayani memiliki distribusi 3-Parameter Lognormal dengan mean untuk waktu antrinya adalah 49,29 menit.

Gambar 4.10 Truk Antri pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

(20)

31

b. Salesman antri pada penerimaan barang dari salesman RRO di ADW.

Proses awal ketika salesman RRO datang di ADW, salesman tersebut tidak dapat langsung diproses karena daerah bongkar muat penuh sehingga salesman harus antri terlebih dahulu. Proses antri ini terjadi karena petugas untuk proses penerimaan barang hanya dua tim dan kedatangan salesman tidak menentu sehingga apabila ada lebih dari dua salesman yang datang pada saat yang sama maka salesman ketiga dan seterusnya antri terlebih dahulu. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa data waktu salesman antri adalah 0,54 menit.

Gambar 4.11 Salesman Antri pada Penerimaan Barang dari Salesman RRO di ADW

c. Truk menunggu pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Proses awal ketika truk datang di DPC, truk tidak dapat langsung diproses karena daerah bongkar muat penuh oleh kendaraan salesman yang melakukan pengambilan barang pada pagi. Akibatnya truk harus menunggu seluruh salesman dilayani sampai selesai terlebih dahulu dan ditambah beberapa aktivitas administrasi yang dilakukan oleh petugas warehouse sehingga truk baru diperbolehkan masuk ke warehouse pada jam sembilan. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa data waktu truk menunggu sebelum dilayani adalah 90 menit.

Gambar 4.12 Truk Menunggu pada Penerimaan Barang dari TW ke DPC d. DPC menunggu email balasan dari ADW pada penerimaan barang dari TW ke

DPC.

Kegiatan menunggu email balasan dari ADW pada penerimaan barang dari TW ke DPC terjadi karena status DPC yang tidak dapat mengakses sistem

(21)

32

sehingga tidak dapat melakukan pembuatan GRGI sendiri. Pembuatan GRGI harus dilakukan ADW Jember sebagai atasan dari DPC Banyuwangi. Lamanya waktu yang dibutuhkan dikarenakan petugas administrasi ADW belum tentu dapat langsung membuatkan GRGI, selain itu koneksi internet juga berpengaruh pada lama waktu tunggu yang dibutuhkan. Lama waktu menunggu email menggunakan waktu tunggu terlama yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu 60 menit sebelum DPC meneriman hasil pembuatan GRGI dari ADW.

Gambar 4.13 DPC Menunggu Email Balasan dari ADW

4.4.2 Identifikasi Transportation Waste

Tidak semua kegiatatan transportation termasuk waste. Suatu kegiatan dikategorikan termasuk transportation waste apabila ada kegiatan yang melakukan beberapa kali aktivitas memindahkan suatu barang dimana seharusnya tidak diperlukan aktivitas perpindahan sebanyak itu. Berikut adalah penjelasan transportation waste yang terjadi:

a. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Transportation waste yang terjadi adalah akibat adanya double transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA. Double transportation ini terjadi karena sopir tidak dapat langsung memberikan SJ ke DA sehingga harus melalui helper dahulu. Sopir tidak dapat langsung memberikan ke DA karena pada TW terdapat peraturan yang melarang masuknya orang lain selain pekerja TW dapat masuk ke kantor.

Gambar 4.14 Double Transportation Kegiatan Memberikan SJ dari Sopir ke DA pada TW

(22)

33

b. Perpindahan untuk Proses GRGI pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW.

Transportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan hasil tanda tangan SJ ke kantor untuk dibuatkan GRGI. Kedua adalah memindahkan GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir. Ketiga adalah memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor untuk diarsip.

Gambar 4.15 Banyaknya Aktivitas Perpindahan untuk Proses GRGI pada TW c. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Transportation waste yang terjadi adalah adanya double transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA. Double transportation ini terjadi karena sopir tidak dapat langsung memberikan SJ ke DA namun harus melalui satpam terlebih dahulu.

Kedatangan truk yang membawa barang dari TW terjadi pada pagi hari sedangkan pada pagi hari, daerah warehouse penuh dengan salesman yang mengambil barang. Oleh karena itu truk tidak dapat masuk dan sopirnya akan menunggu di tempat satpam terlebih dahulu, sedangkan SJ yang dibawa diberikan kepada satpam agar dapat langsung diberikan kepada DA.

Gambar 4.16 Double Transportation Kegiatan Memberikan SJ dari Sopir ke DA pada DPC

(23)

34

d. Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Transportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan hasil cetakan GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir. Selanjutnya adalah memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor untuk diarsip.

Gambar 4.17 Banyaknya Aktivitas Perpindahan untuk Proses GRGI pada DPC

4.4.3 Identifikasi Overprocessing Waste

Overprocessing terjadi karena adanya aktivitas kerja yang tidak perlu, penggunaan alat yang salah, dan cara pengolahan yang salah. Berikut ini adalah penjelasan overprocessing yang terjadi:

a. Proses aktivitas memindahkan barang ke pallet pada penerimaan barang dari salesman dropping di ADW.

Aktivitas memindahkan barang ke pallet adalah aktivitas dimana unskill worker akan meletakkan barang yang telah diturunkan dari mobil dan selesai diperiksa ke atas pallet sebelum dipindahkan ke inventory. Aktivitas ini termasuk overprocessing karena barang yang telah diturunkan harus memberikan kembali ke atas pallet. Hal ini menunjukkan bahwa adanya kegiatan yang tidak perlu yaitu menaruh kembali barang yang telah diturunkan (ke daerah pemeriksaan).

b. Proses aktivitas periksa jumlah barang pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Aktivitas periksa jumlah barang adalah aktivitas dimana DA memeriksa barang yang telah diturunkan dan dipindahkan ke inventory. Aktivitas ini termasuk overprocessing karena DA baru melakukan pemeriksaan barang setelah produk diturunkan dari truk dan bahkan telah dipindahkan ke inventory. Hal ini menunjukkan bahwa adanya kegiatan yang tidak perlu yaitu memeriksa barang

(24)

35

yang telah diturunkan dan dipindahkan dahulu sehingga harus ada kegiatan mencari di inventory karena barang sudah tercampur.

c. Proses pengembalian barang dari salesman setiap sore hari.

Mengingat bahwa seluruh kegiatan di warehouse adalah waste maka semakin sering suatu proses aktivitas dilakukan maka semakin banyak waktu yang terbuang percuma (karena semua kegiatannya non value added). Proses aktivitas pengembalian barang yang dilakukan salesman setiap hari juga termasuk waste overprocessing karena pada besok paginya salesman kembali akan mengambil sejumlah barang lagi untuk dijual.

Berikut adalah tabel rekapitulasi untuk tahap identifikasi waste:

Tabel 4.11. Rekapitulasi Waste yang Teridentifikasi dan Penyebabnya

No Jenis Waste Identifikasi Waste Penyebab

1

Waiting time

Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Kedatangan truk yang tidak menentu dan jumlah tim yang terbatas 2 Salesman antri pada penerimaan

barang dari salesman RRO di ADW

Kedatangan salesman yang tidak menentu dan jumlah tim yang terbatas

3 Truk menunggu pada penerimaan

barang dari TW ke DPC

Truk datang pada pagi hari sedangkan daerah bongkar muat penuh salesman yang melakukan pengambilan barang sehingga truk baru boleh masuk pada jam sembilan

4

DPC menunggu email balasan dari ADW pada penerimaan barang dari

TW ke DPC

DPC tidak dapat mengkases sistem sehingga harus dibuatkan oleh ADW, sedangkan bagian administrasi ADW belum tentu dapat langsung membuat dan koneksi internet juga mempengaruhi

5

Transportation

Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Terjadi double transportation akibat adanya peraturan yang melarang selain pekerja TW dapat masuk kantor

6 Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Banyaknya aktivitas perpindahan yang dilakukan akibat adanya peraturan yang melarang selain pekerja TW dapat masuk kantor 7

Transportation

Memindahkan SJ pada penerimaan

barang dari TW ke DPC Terjadinya double transportation 8 Perpindahan untuk proses GRGI pada

penerimaan barang dari TW ke DPC

Banyaknya aktivitas perpindahan yang dilakukan

9

Overprocessing

Proses aktivitas memindahkan barang ke pallet pada penerimaan barang dari

salesman dropping di ADW

Aktivitas kerja yang tidak perlu dilakukan karena adanya aliran proses yang salah

10

Proses aktivitas periksa jumlah barang pada penerimaan barang dari TW ke

DPC

Aktivitas kerja yang tidak perlu dilakukan karena adanya aliran proses yang salah

11 Proses pengembalian barang dari salesman

Aktivitas kerja yang tidak perlu dilakukan

(25)

36 4.5 Improvement

Berdasarkan identifikasi waste yang telah dilakukan sebelumnya, dilakukan beberapa improvement untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi.

Berikut adalah improvement untuk waste yang teridntifikasi.

4.5.1 Improvement Waiting Time

a. DPC menunggu email balasan dari ADW pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Kegiatan menunggu email balasan dari ADW pada penerimaan barang dari TW ke DPC terjadi karena status DPC yang tidak dapat mengakses sistem sehingga tidak dapat melakukan pembuatan GRGI sendiri. Lamanya waktu yang dibutuhkan dikarenakan petugas administrasi ADW belum tentu dapat langsung membuatkan GRGI, selain itu koneksi internet juga dapat berpengaruh pada lama waktu tunggu yang dibutuhkan.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menggunakan GRGI manual sehingga DPC tidak perlu lagi menunggu email hasil pembuatan GRGI dari ADW. GRGI manual yang dimaksudkan disini adalah membuat GRGI tanpa harus menariknya dari sistem, jadi petugas admin DPC sudah memiliki skema dari GRGI yang asli dan jika ada penerimaan barang tingal menggunakan skema ini.

Penerapan perbaikan ini menyebabkan waktu tunggu yang muncul dapat dihilangkan karena DPC dapat langsung mencetak GRGI manual dan dapat langsung ditandatangani sopir. Keuntungan lain adalah hilangnya proses mengirim hasil tanda tangan SJ ke ADW. Hasil tanda tangan SJ ini dikirim sebagai prasyarat membuat GRGI oleh ADW sehingga apabila menggunakan GRGI manual maka pengiriman hasil tanda tangan SJ oleh DPC juga hilang.

4.5.2 Improvement Transportation

a. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Waste transportation yang terjadi adalah adanya double transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA dimana proses memberikannya harus melaui helper terlebih dahulu. Hal ini terjadi karena pada TW terdapat peraturan yang melarang masuknya orang lain selain pekerja TW ke dalam kantor.

(26)

37

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga dapat mempermudah alur administrasi sekaligus dapat memperpendek jarak perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan SJ hanya diperlukan sekali yaitu langsung dari sopir ke loket agar dapat diperiksa DA setelah itu sopir dapat langsung memberikannya ke helper di warehouse. Keuntungan penerapan perbaikan ini adalah dapat menghilangkan double transportation yang terjadi dan juga mengurangi jarak perpindahan sehingga lead time dapat berkurang.

Perhitungan waktu perbaikan untuk memberikan SJ dari sopir ke loket dan membawa SJ dari loket ke warehouse dapat dilihat pada Lampiran 9. Hasil dari perhitungan didapatkan waktu untuk memberikan SJ dari sopir ke loket membutuhkan waktu 0,3 menit dan membawa SJ dari loket ke warehouse membutuhkan waktu 0,2 menit.

b. Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Transportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan hasil tanda tangan SJ ke kantor untuk dibuatkan GRGI. Kedua adalah memindahkan GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir. Ketiga adalah memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor untuk diarsip.

Proses tanda tangan harus dilakukan di warehouse karena terdapat peraturan yang melarang orang selain pekerja TW dapat memasuki kantor.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga dapat mempermudah alur administrasi sekaligus dapat memperpendek jarak perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan diperlukan sekali saja yaitu helper memberikan hasil tanda tangan SJ ke DA melalui loket. Setelah DA menerima SJ yang telah ditandatangani, DA dapat langsung membuat GRGI dan setelah tercetak dapat langsung ditandatangani oleh sopir. Keuntungan penerapan perbaikan ini adalah dapat menghilangkan aktivitas memindahkan hasil cetakan GRGI ke warehouse dan juga hasil tanda tangan GRGI ke kantor. Selain itu lama waktu perpindahan juga diperpendek karena tidak perlu masuk kantor (melalui loket).

(27)

38

Perhitungan waktu perbaikan untuk memberikan hasil tanda tangan SJ dari warehouse ke loket dapat dilihat pada Lampiran 9. Hasil dari perhitungan didapatkan waktu untuk memberikan hasil tanda tangan SJ ke loket membutuhkan waktu 0,2 menit.

c. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Waste transportation yang terjadi adalah akibat double transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA dimana proses memberikannya harus melaui satpam terlebih dahulu. Hal ini terjadi karena daerah warehouse penuh oleh salesman yang mengambil barang pada pagi hari sehingga sopir harus menunggu di satpam terlebih dahulu.

Perbaikan yang dilakukan adalah mengubah urutan proses kegiatan yang dilakukan dan juga mengubah petugas yang pemeriksa surat jalan. Urutan kegiatan yang terjadi saat ini pertama adalah memberikan surat jalan ke satpam lalu dari satpam ke DA dan baru dilakukan persiapan truk. Urutan ini diubah menjadi persiapan truk terlebih dahulu lalu sopir dapat langsung memberikan surat jalan kepada petugas yang bersangkutan untuk diperiksa.

Petugas yang melakukan pemeriksaan sebelumnya adalah DA karena apabila satpam mau memberikan atau menyampaikan sesuatu maka harus diberikan kepada DA terlebih dahulu (DA adalah orang yang bertanggung jawab di area DPC). Perubahan urutan yang dilakukan menyebabkan SJ tidak perlu melalui satpam lagi sehingga sopir dapat langsung memberikan pada helper dan helper dapat langsung memeriksanya. Penerapan perbaikan ini menghilangkan satu kali perpindahan SJ dari sopir ke satpam.

Perhitungan waktu perbaikan untuk perpindahan SJ dari sopir ke warehouse dapat dilihat pada Lampiran 10. Hasil dari perhitungan didapatkan waktu perpindahan SJ dari sopir ke warehouse membutuhkan waktu 0,3 menit.

d. Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Transportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan cetakan GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir dan selanjutnya memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor untuk diarsip.

(28)

39

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah tempat penandatanganan GRGI dari warehouse menjadi kantor sehingga setelah DA selesai mencetak GRGI, sopir dapat langsung tanda tangan di kantor. Penerapan perbaikan ini dapat mempercepat lead time proses penerimaan barang karena menghilangkan 2 aktivitas perpindahan yaitu memindahkan hasil GRGI ke warehouse dan memindahkan hasil tanda tangan GRGI ke kantor.

4.5.3 Improvement Overprocessing

a. Proses aktivitas memindahkan barang ke pallet pada penerimaan barang dari salesman dropping di ADW.

Aktivitas ini termasuk overprocessing karena barang yang telah diturunkan harus dinaikkan kembali ke atas pallet. Hal ini menunjukkan bahwa adanya kegiatan yang tidak perlu yaitu menaruh kembali barang yang telah diturunkan ke tempat lain (daerah pemeriksaan).

Perbaikan yang dilakukan adalah merubah urutan proses aktivitas.

Apabila sebelumnya pallet diambil setelah barang selesai diperiksa atau saat barang akan dipindahkan ke inventory maka perbaikannya adalah mengambil pallet terlebih dahulu sebelum salesman menurunkan barang sehingga salesman dapat langsung menurunkan barangnya ke atas pallet. Penerapan perbaikan ini dapat mempersingkat lead time karena kegiatan menaikan barang ke pallet hilang.

b. Proses aktivitas periksa jumlah barang pada penerimaan barang dari TW ke DPC.

Aktivitas ini termasuk overprocessing karena DA baru melakukan pemeriksaan barang setelah produk diturunkan dari truk dan telah dipindahkan ke inventory. Hal ini menunjukkan bahwa adanya kegiatan yang tidak perlu dilakukan yaitu memeriksa barang yang telah diturunkan dan bahkan harus mencari terlebih dahulu karena barang telah tercampur di inventory.

Perbaikan yang dilakukan adalah menggabung aktivitas periksa jumlah barang dengan menurukan barang sehingga saat helper dan unskill worker menurunkan barang, DA memeriksa jumlahnya. Penerapan perbaikan ini dapat menghilangkan kegiatan memeriksa jumlah barang dan mempercepat lead time.