PERSEDIAAN BARANG DI PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA XI (PERSERO)
PABRIK KARUNG ROSELLA BARU
SURABAYA
OLEH :
MARIA INDAH SARI NPM : 0732010095
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga
sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi.
Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan
judul “SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PERSEDIAAN BARANG DI
PK. ROSELLA BARU”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan
gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan
dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung
yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam
kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang
sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto, MP, selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Ir. Sutiyono, MT, selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Dr.Ir Minto Waluyo,MM, selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik
bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.
5. Bapak Ir. M. Anang F, MMT, dan Bapak Suseno Budi P,ST, MT selaku
Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta
nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
6. Pimpinan dan Staf Pk Rosella Baru yang memberikan Ijin dan kesempatan
kepada saya untuk melakukan Penelitian.
7. Bapak dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak
dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materiil
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
8. Mas Mario yang telah memberikan bantuan material.
9. Adek.ku Mariani yang memberikan support, makasih sister...
10. Teman – teman angkatan 2007 terima kasih atas dorongan dan semangatnya,
terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
11. Semua Temen-temen mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri
angkatan 2007 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
12. Semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu
dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi
kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh
karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini
kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir
(Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna
dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya,Januari 2012
KATA PENGANTAR……..………... i
DAFTAR ISI ..……….………... iii
DAFTAR TABEL………... ix
DAFTAR GAMBAR... x
DAFTAR LAMPIRAN ……...……….…... xii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang………... 1
1.2
Perumusan Masalah ....……….……... 3
1.3
Batasan Masalah ……...……… 3
1.4
Tujuan Penelitan……….………... 3
1.5
Asumsi ...……….…….… 4
1.6
Manfaat Penelitian ……… 4
1.7
Sistematika Penelitian ... 5
iv
2.2
Pokok – pokok sebuah SIM... ... 9
2.3 Konsep Dasar Informasi ... …….. 10
2.3.1 Data...………... 10
2.4
Informasi... ……... 11
2.4.1
Kualitas Informasi... 11
2.4.2
Pengembangan Sistem... 12
2.4.3
Sistem Informasi Menurut Level Organisasi... 14
2.5
Bagan Alir Dokumen ... ……... 15
2.6
Sistem Informasi manufaktur…………...………...……... 17
2.7
Data Flow Diagram………...………...………... 18
2.8
Persediaan... ……… 20
2.8.1
Klasifikasi Barang Persediaan... 21
2.9
Pengkelasan dan Pengkodean…..…………..………. 22
2.10
Gudang dan Pergudangan…………..………. 23
2.10.1
Administrasi pergudangan………. 24
2.11
Visual basic net...………. 25
2.12
My SQL... 26
2.13
Economic Order Quantity... 27
3.2
Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel... 32
3.3
Langkah – Langkah pemecahan Masalah…...………... 33
3.4
Metode Penggolahan Data... 38
3.5
Flow Chart Persediaan barang... 42
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Pengumpulan Data...44
4.2
Analisis Sistem...44
4.2.1 Sistem Informasi Manajemen Persediaan...44
4.3
Perencanaa Sistem...45
4.3.1 Identifikasi Permasalahan Pada Sistem...45
4.3.2 Perancangan Kebutuhan Informasi...46
4.3.3 Perancangan Prosedure...47
4.3.3.1 Alur Sistem...48
vi
4.3.4 Perancangan Input...52
4.3.5 Perancangan Data base...52
4.4
Perancangan Program Komputer...52
4.4.1 Validitas Rancangan Sistem informasi Manajemen Persediaa...52
4.4.2 Verifikasi Program Komputer...53
4.4.3 Hubungan Antar Data Base...53
4.4.3.1 konseptual Modeling Data...53
4.5
Implementasi...55
4.5.1 Cara Kerja Program...55
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan...67
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Pilar Kualitas Informasi………..12
Gambar 2.2 Pengembangan Sistem ………...14
Gambar 2.3 simbol yang digunakan di bagian alir dokumen...17
Gambar 2.4 Notasi Proses DAD ………...19
Gambar 2.5 Simbol Simpanan Data Di DAD ………....20
Gambar 3.1 Flowchart Pemecahan Masalah...34
Gambar 3.2 Flowchart Persediaan Barang...42
Gambar 4.3 Konteks Diagram...49
Gambar 4.4 DFD Level 1 ...50
Gambar 4.5 DFD Level 2...51
Gambar 4.6 Conceptual Data Modeling...54
Gambar 4.7 Physical Data Modelling...55
Gambar 4.8 Dialog LogIn...56
Gambar 4.9 Menu Utama...56
Gambar 4.10 Aplikasi Stok Bahan...57
Gambar 4.11 Perhitungan Metode EOQ...57
Gambar 4.12 Form Data Supplier...58
Gambar 4.13 Form Stok Bahan Baku...59
Gambar 4.17 Form Cari Data Supplier...63
Gambar 4.18 Form Cari Data Stok Bahan...63
Gambar 4.19 Form Cari Data Bahan Produksi...64
Gambar 4.20 Form Cari Data Stok Barang...64
Gambar 4.21 Laporan Data Supplier...65
Gambar 4.22 Laporan Data Stok Bahan...65
Gambar 4.23 Laporan Data Produksi...66
ABSTRAK
The very rapid technological developments are accompanied by advances in technology, leading companies must devote all its resources optimally and professional company to support the company's success in confronting fierce competition in this era of globalization. The company's success is highly dependent on the success of management in carrying out his job. The success of the company's management depending on the availability of relevant information from appropriate data processing. In order for information work can be handled in a systematic and practical need for management information systems.
New Pk.Rosella is a company engaged in the manufacture of plastic bags. Along with the development company the right information is necessary to accurately Pk. Rosella in handling the administration of sales and warehouse stock. To assist the decision making process by management. Unavailability of appropriate information systems, rapid and accurate lead time data processing and report maker becomes ineffective and can cause kesalahn in preparing reports that will ultimately affect the process penganbilan decision by management.
The purpose of this study is to design a management information system in order to obtain the results of the election effective and efficient inventory and inventory related permasalahn overcome the design information data base, which contains information on design inputs and design outputs in the form of a report - the report.
From the research results obtained that information systems designed to improve the procedure warehouse stock sales activities and becoming more effective because it can shorten the time of reporting, speed up delivery of information to managers so that production can easily control the existing inventory in warehouse.
Perkembangan teknologi yang sangat pesat yang di iringi oleh kemajuan teknologi, menyebabkan perusahaan harus mengarahkan seluruh sumber daya perusahaan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam menghadapkan persaingan yang ketat di era globalisasi ini. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan manajemen perusahaan tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya manajemen sistem informasi.
Pk.Rosella baru merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan karung plastik. Seiring dengan perkembangan perusahaan informasi yang tepat secara akurat sangatlah diperlukan Pk. Rosella dalam menangani administrasi penjualan dan stok gudang. Untuk membantu proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Belum tersedianya sistem informasi yang tepat, cepat dan akurat menyebabkan waktu pemprosesan data dan pembuat laporan menjadi tidak efektif serta dapat menimbulkan kesalahn dalam pembuatan laporan yang pada akhirnya akan berpengaruh pada proses penganbilan keputusan oleh pihak manajemen.
Adapun tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi manajemen agar didapat hasil pemilihan persediaan yang efektif dan efisien serta mengatasi permasalahn yang menyangkut persediaan informasi yang merancang data base, merancang input yang berupa informasi dan merancang output yang berupa laporan – laporan.
Dari hasil penelitian didapat bahwa sistem informasi yang dirancang dapat memperbaiki procedure kegiatan penjualan dan stok gudang mejadi lebih efektif karena dapat mempersingkat waktu pembuatan laporan, mempercepat penyampaian informasi kepada manajer produksi agar dengan mudah dapat mengontrol persediaan yang ada digudang.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ketergantungan dunia usaha terhadap komputerisasi sudah berlangsung
sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera
globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam
kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan
sistem informasi manajemen di berbagai bidang.
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyampaikan informasi. Selain itu sistem informasi yang dapat dibangun
dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas,
menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah),
meningkatkan layanan dan kepuasan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam
perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Sedangkan secara
umum manfaat-manfaat sistem informasi tersebut dapat dikategorikan sebagai
manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible
benefit).
Sistem informasi persediaan yang baik dan akan sangat membantu pihak
manajemen dalam menentukan keputusan – keputusan ataupun kebijakan –
kebijakan yang nantinya akan mempengaruhi jalannya proses produksi, stock
barang baik tidaknya suatu sistem informasi sangat tergantung dari cepat
memberikan informasi secara cepat , tepat serta akurat kepada pihak –pihak yang
memerlukan.
PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero) PK. Rosella Baru Surabaya
merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri karung plastik dan benang
multiflament. Perusahaan dituntut agar dapat menghasilkan produksi yang sesuai
permintaan pelanggan dan mengirimkannya sesuai dengan permintaan pelanggan
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Banyaknya jumlah barang yang harus ditangani serta frekuensi keluar
masuknya barang digudang semakin tinggi membutuhkan suatu sistem informasi
yang dapat mengolah data dengan cepat dan menghasilkan suatu informasi yang
akurat, relevan dan tepat waktu. Saat ini sistem informasi persediaan yang ada di
PK Rosella Baru PT Perkebunan Nusantara XI (Persero) bersifat sederhana dan
dilakukan dengan cara manual. Hal ini menyebabkan lambatnya atau sulitnya
mendapatkan informasi persediaan. Sistem informasi persediaan yang
terkomputerisasi akan sangat membantu perusahaan dalam melaksanakan semua
kebijakan yang berkaiatan dengan persediaan.
Karena permasalahan tersebut, maka perlu dibuat suatu sistem informasi
manajemen dengan membuat suatu program database. Dengan adanya program
database ini, maka hasil yang diharapkan adalah agar dapat menyederhanakan
sistem kerja manual yang ada sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan
juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya. Selain itu juga , informasi yang
diberikan akan lebih akurat relevan dan tepat waktu, sehingga mempermudah
3
informasi yang pada akhirnya dapat mendukung pengambilan keputusan yang
akurat oleh pihak manajerial perusahaan.
1.2 Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah uraian diatas maka dirumuskan masalah
sebagai berikut:
“ Bagaimana merancang sistem informasi manajemen persediaan barang
di PK. Rosella baru ?”
1.3 Batasan Masalah
Agar hasil penelitian dapat lebih terarah, spesifik, dan tidak terlalu melebar
atau menyimpang dari tujuan semula, maka perlu adanya pembatasan masalah,
yaitu :
1. Sistem informasi yang akan dipelajari dan dikembangkan ialah sistem
persediaan barang berupa bahan baku dan barang jadi.
2. Pengembangan sistem informasi yang dilakukan meliputi perbaikan sistem.
3. Tidak dilakukan perhitungan biaya.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah Untuk merancang Sistem Informasi
1.5 Asumsi
Dalam penelitian ini diasumsikan:
1. Operator mengerti dalam menjalankan sistem yang baru.
2. Diasumsikan data supplier telah terdata secara resmi diperusahaan.
3. Pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan sesuai dengan order
yang dilakukan.
1.6 Manfaat Penelitian
Manfaat dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang
ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Perusahaan
•Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang ada sekarang dengan
sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan ketelitian. •Membatu memperlancar operasi kerja.
•Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif, dan efisien.
2. Bagi Mahasiswa
•Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah
wawasan yang sangat penting bagi mahasiswa di masa depan.
•Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara
teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
•Sebagai perbendaharaan perpustakaan dan study banding bagi mahasiswa
5
1.7 Sistematika Penulisan
Pada dasarnya sistematika penyusunan berisikan mengenai uraian yang
akan dibahas pada masing-masing bab, sehinnga setiap bab akan mempunyai
bahas topik sendiri.
Adapun sistematika dari tugas akhir ini :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan penjelasan mengenai latar belakang penulisan tugas akhir
ini yang menguraikan tentang perusahaan, masalah yang terdapat
diperusahaan, batasan masalah, asumsi, maksud dan tujuan penelitian,
manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA
Bab ini mengemukakan dasar-dasar teori yang yang berhubungan dan
berkenaan dengan topic yang dibahas dan akan dipakai sebagai dasar dalam
menganalisa dan memecahkan masalah.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini berisi lokasi dan waktu penelitian, langkah – langkah penelitian,
langkah – langkah analisa sistem, dan langkah – langkah perancangan
sistem.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan penjelasan mengenai identifikasi permasalahan,
yang diterapkan serta analisa kebutuhan informasi, juga membahas
mengenai perancangan sistem yang terdiri dari diagram perancangan input
dan output dari program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini mengemukakan kesimpulan dari pemecahan masalah dan
memberikan saran terhadap perbaikan sistem yang digunakan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedure mendefinisikan sistem sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 1)
Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur
lebih menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur
(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neusehel sebagai berikut: (HM.
Jogiyanto, 2005: 1)
Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal
(tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih
departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam
dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D.
Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : (HM.
Jogiyanto,2005: 2)
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
(Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana
(how) mengerjakannya.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen
atau komponenya, didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sistem
sebagai berikut ini: (HM. Jogiyanto, 2005: 2)
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
berikut:(Mecleod, 2001: 11)
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen
atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi
yang lebih luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari
beberapa subsistem atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau
subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan saling berhubungan
membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat
tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisa dan
perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai
komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari
sistem tersebut.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada
9
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran
dalam ruang ingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama,
seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan.
Untuk sistem akuntasi atau sistem-sistem yang lainnya yang merupakan
bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih
tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem
tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan
bergantian dan tidak dibedakan.
2.2 Pokok – Pokok Sebuah SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen – elemen
fisik sebagai berikut :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem
b. Perangkat lunak terapan umum
c. Program aplikasi
3. Data Base ( data yang tersimpan dalam media penyimpan komputer)
4. Prosedure
5. Petugas pengoperasian.
Dalam Penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari :
Program untuk melaksanakan penggolahan komputer
Prosedure untuk membuat terapan menjadi operasional ( formulir,
Subsistem terapan dapat diuraikan dalam fungsi keorganisasian yang
mendukung ( pemasaran, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya ) atau
dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan. ( Gordon B. Davis
1985:15,16).
2.3 Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi
dapat didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak
dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan
nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat,
benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.3.1 Data
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian,
aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak
berpengaruh secara langsung kepada pemakai. ( Abdul kadir, 2003 :29 )
Data yang terformat adalah adalah data dengan suatu format tertentu.
Misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai
11
2.4Infor masi
McFadden, dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang
telah di proses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan
seseorang yang menggunakan data tersebut. Shannon dan Weaver, dua
orang insinyur listrik, melakukan pendekatan secara matematis untuk
mendefinisikan informasi ( kroeneke, 1992 ). Menurut mereka, informasi
adalah jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima.
Artinya dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat.
Menurut Davis (1999), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. (Abdul kadir, 2003 :
31 ).
2.4.1 Kualitas Infor masi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari
tiga hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 10)
1. Informasi harus akurat (accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias
atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.
Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk
3. Relevan (relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang dtunjang oleh tiga buah pilar.
Gambar . 2.1 Pilar k ualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
2.4.2 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun
suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama
perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai
berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang
13
misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak
effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem
yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas,
volume pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih
baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan
kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang
meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari
pimpinan ataupun dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan
kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus
diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
- Laporan yang tidak tepat waktunya
- Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda
- Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
- Bertumpuknya back-order tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama
memerlukan perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan
untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih
kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Gambar 2.2 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
2.4.3 Sistem Infor masi Menur ut Level Or ganisasi
Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi:
(Abdul Kadir, 2003 : 94)
1. Sistem Informasi departemen
2. Sistem Informasi Perusahaan.
3. Sistem Informasi Antarorganisasi.
Sistem yang ada
Permasalahan kesempatan instruksi
Pengembangan sistem
Memecahkan masalah meraih kesempatan memenuhi instruksi
15
Serupa dengan pembagian menurut level organisasi, kroenke (1992)
mengklasifikasikan sistem informasi dalam sebuah organisasi menjadi tiga
kelompok : (Abdul kadir, 2003 :95 )
1. Sistem Informasi Probadi.
2. Sistem informasi kelompok kerja ( workgroup information system ) dan
3. Sistem Informasi perusahaan (enterprise information system)
2.5 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan
alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan
alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol
sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manual, mekanik atau komputer
b. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual
c. Simbol Simpanan Offline
Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor
Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf
(alfabetical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut tunggal
(cronogical)
d. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
e. Simbol Hard disk
Adalah simbol yang menunjukkan input atau output
menggunakan hard disk.
f. Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan
diskette
g. Simbol Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line
keyboard
h. Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses A
17
i. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih
sama atau ke halaman lain
j. Simbol Keputusan
Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi
k. Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
l. Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
m. Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir suatu proses
Gambar 2.3 Simbol yang digunakan di bagan alir dok umen (Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
2.6 Sistem Infor masi manufaktur
Sistem Informasi Manufaktur merupakan sistem yang digunakan untuk
mendukung fungsi produksi, yang mencangkup seluruh kegiatan yang
terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses memproduksi barang
2.7 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram atau DFD adalah diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data. DFD sering digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan
fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, hard disk,
diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and
design) yang menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur
dan jelas dan merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow
Diagram): (HM. Jogiyanto, 2005: 700)
1. Kesatuan Luar (External Entity),
Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang
dapat berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input
atau menerima output dari sistem.
Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat
diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem
19
dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis
panahnya.
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses
untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang
dengan sudut-sudut tumpul.
Gambar 2.4 Notasi pr oses di DAD
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :
1. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan
nomor acuan dari proses yang ditulis pada bagian atas di simbol proses.
2. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama
proses diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.
3. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses
dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.
4. Simpanan Data (Data Store)
Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di
salah satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses
menunjukan proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan
data, sedangkan arus data yang berasal dari simpanan data menunjukkan Identifikasi
bahwa proses menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan
data.
Gambar 2.5 Simbol simpanan data di DAD
2.8 Per sediaan
Barang persediaan atau disebut inventory adalah barang – barang yang biasanya dapat dijumpai digudang tertutup, lapangan, gudang terbuka atau
tempat – tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku barang setengah jadi, barang jadi, barang – barang unutk keperluan operasi, atau barang – barang untuk keperluan suatu proyek. Tujuan mengadakan persediaan antara
lain : (Richardus, 2003 : 4 )
1. Memenuhi kebutuhan normal.
2. Memenuhi kebutuhan mendadak.
3. Memungkinkan pembelian atas dasar ekonomi
Manajemen Persediaan (inventory control ) atau disebut juga inventory
management atau pengendalian tingkat persediaan adalah kegiatan yang
berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan
kebutuhan material sedemikan rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan d
Ilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.
21
2.8.1 Klasifikasi Barang Per sediaan
Barang persediaan dapat dibagi atas beberapa jenis atau klasifikasi
antara lain : ( Richardus, 2003 : 8 )
1. Bahan baku ( raw material )
Bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi
barang jadi, sebagai hasil utama dari perusahaan yang
bersangkutan.
2. Barang setengah jadi ( semi finished products )
Hasil olahan bahan mentah sebelum menjadi barang jadi, yang
sebagian akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi.
3. Barang jadi ( finished products )
Barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah, yang
merupakan hasil utama perusahaan yang bersangkutan dan siap
untuk dipasarkan atau dijual.
4. Barang umum dan suku cadang (general material and spare
parts )
Segala jenis barang atau suku cadang yang digunakan untuk
operasi menjalankan perusahaan atau pabrik dan untuk
memelihara peralatan yang digunakan.
5. Barang untuk proyek ( work in progress )
Barang yang ditumpuk menunggu pemasangan dalam suatu
proyek baru.
Barang yang dibeli, sudah merupakan barang jadi dan disimpan
digudang menunggu penjualan kembali dengan keuntungan
tertentu.
2.9 Pengkelasan dan Pengkodean
Untuk mempermudah memahami data perlu dikelompokan dalam
kelas-kelas dan setiap kelas diberi kode tertentu. Pengkelasan adalah suatu
proses unutk mengenali dan mendapatkan suatu data dalam kelas-kelas
berdasarkan kesamaan sifat yang berguna. Hal – hal yang perlu diperhatikan
didalam pengkelasan :
1. Pengkelasan merupakan jawaban terhadap kebutuhan
pemakai.
2. Pengkelasan dapat dikembangkan untuk menerima
kemungkinan adanya item pengenal.
3. Pengkelasan logis dalam membagi – bagi data.
4. Pengkelasan dapat mengantisipasi kebutuhan yang luas.
Kode merupakan symbol dari kelas yang digunakan untuk mencatat,
mengkomunikasikan dan memproses data. Kode dapat brupa angka, huruf,
symbol khusus atau gambar. Dengan kode data item / record, file dapat
dikenal dengan jelas , disamping untuk retrieve dan manipulasi. Hal – hal
yang perlu diperhatikan dalam mendesain kode adalah :
1. Tiap kode mewakili item yang unik.
2. Bagan kode mempunyai logika sesuai dengan kebutuhan
23
3. Strukutur kode harus mudah dimengerti oleh setiap pemakai
organisasi.
4. Desain kode harus fleksibel untuk menampung kemungkinan
terjadinya perubahan.
5. Kode perlu mempunyai makna yang luas dalam setiap kondisi
dan situasi.
Perancangan system pengkodean sanagat membantu dalam
pengefisianan dan pengefektifan proses, bukan saja dalam proses
pemanggilan data tetapi juga pemyimpanan data. Dengan adanya kode –
kode tersebut dapat menghemat pengetikab data yang terlalu panjang dan
memudahkan operator untuk mengingatnya. Sedangkan untuk penyimpanan
dan pemngamanan data maka kode – kode tersebut dibuat berbeda satu
sama lain baik dalam satu file maupun dengan file – file yang lain sehingga
akan mencegah terjadinya penumpukan data yang sama atau data yang
hilang.
2.10 Gudang dan Per gudangan (inventory)
Pergertian gudang adalah bangunan yang dipergunakan untuk
menyimpan barang dagangan ( kata benda ), sedangkan pergudangan adalah
kegiatan menyimpan barang dalam gudang ( kata kerja ).
Gudang dan pergudanagn merupakan salah satu bagian penting dari
seluruh proses pabrik. Posisi ini berpengaruh besar terhadap lancer tidaknya
mempunyai tugas menerima barang, menyimpan barang dan mengeluarkan
barang.
Dalam arti yang lebih luas, gudang dan pergudanagn membahas
pemindahan serta penganan bahan dan barang jadi. Karena itu kita dapat
meninjau dari beberapa hal, yaitu :
1. Karakteristik barang tersebut ( apakah padat, cair , gas , atau
apakah lunak , mudah busuk , keras , berat , nilainya sangat
tinggi atau rendah atau hubungan antara nilai itu dengan berat
jenisnya ).
2. Sumber dari mana barang itu diterima dan bagaimana
mengantarkannya.
3. Apakah yang terjadi pada barang itu didalam gudang atau
dimana barang itu berhenti.
4. Tujuan terakhir barang itu, siapa yang membutuhkan dan untuk
keperluan apa.
2.10.1 Administr asi Per gudangan
Masalah administrasi digudang adalah sangat penting karena setiap
hal yang terjadi atau berlangsungnya harus didata dengan jelas. Ada
kemungkinan persediaan mengkonversikan sabagai masalah transportasi,
manajemen persediaan, pengemasan dan pergudanagan kedalam bahasa
computer yang dapat digunakan untuk memeriksa operasi system melalui
25
Konversi catatan – catatan kekomputer memudahkan penanganan
berbagai dokumen dalam satu system rutin. Selain itu, catatan – catatan
dapat dianalisis mengenai kegunaan data umpan balik yang cepat dan
pengembangan strategi perusahaan.
Manfaat penggunaan computer pada pergudangan adalah untuk
berbagai tujuan, antara lain :
1. Mencatat pengeluaran, penerimaan dan sisa yang ada digudang
dengan kecepatan tinggi.
2. Mencatat persediaan yang sedang dipesan dan menunggu
penyerahaan.
3. Memberikan informasi tentang barang yang sudah mencapai
pesanan ulang, dan dapat diprogram untuk membuat order
tambahan .
2.11 Visual Basic Net
Sejarah Visual Basic diawali dari pengembangan bahasa BASIC
(Beginner All Purpose Symbolic Instruction Code) di Darmouth College
Amerika Serikat pada awal tahun 1960-an. Sejak semula Basic memang
dirancang untuk udah dipelajari. Begitu sederhananya hingga nyaris semua
pakar pemrograman menggunakan Basic sebagai bahasa pemrogramannya.
Dalam pengembangan Visual Basic. Net ada banyak perubahan
radikal. Salah satunya adalah pengembangan dasar bagi semua alat – alat
pengembangan. Net. Dasar ini disebut NET Freamework yang menyediakan
(Ducan Mackenzie, Kent sharkey,2004 :17)
2.12 My SQL
MySQL merupakan database yang paling populer digunkan untuk
membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan
pengelola datanya.
Kepopuleran MYSQL dimungkinkan karena kemudahannya untuk
digunakan, cepat, secara kinerja query, dan mencukupi untuk kebutuhan
database perusahaan – perusahaan skala menengah – kecil. MySQL
merupakan database yang digunakan oleh situs – situs terkemuka di interned
untuk menyimpan datanya.
Software database MySQL kini dilepas sebagai sofrware manajemen
database yang open source, sebelumnya merupakan software yang
shareware. Shareware adalah suatu software yang dapat didistribusikan
secara bebas untuk keperluan penggunaan secara pribadi, tetapi jika
digunakan secara komersial maka memakai harus mempunyai lisensi dari
pembuatnya. Software open source menjadikan software dapayt di
distribusikan secara bebas dan dapat dipergunakan untuk keperluan bribadi
atau pun komersial, termasuk di dalamnya source code dari software
tersebut.
Database MySQL tersedia secara bebas Cuma – Cuma dan boleh
digunakan oleh setiap orang, dengan lisensi open source GNU General
Public Licence (GPL) atau pun lisensi komersial non GPL. Saat ini
perkirakan lebih dari 3 juta pemakai di seluruh dunia, dengan lebih dari
27
MP3.com, Motorola, NASA, Silicon Graphics, HP,Xerox, Cisco, dan Texas
Instruments.
Database MsSQL, merupakan database yang menjanjikan
sebagai,alternatif pilihan database yang dapat digunakan untuk sistem data.
Personel atau organisasi kita. Oracle sebagai database besar telah mermbuat
kit (modul) untuk memuydahkan proses migrasi dari MsSQL ke dalam
Oracle hal ini dapat menunjukan bahwa Oracle telah memperhitungan
database MySQL sebagai database alternatif masa depan. Demikian juga
dengan pengguna dari database MySQL, menunjukkan makib banyaknya
perusahaan besar menggunakannya. (Betha sidik, 2003 : 2)
2.13 ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
Jumlah pemesanan yang dapat meminimumkan total biaya
persediaan disebut economic order quantity (EOQ). Model EOQ tersebut
dapat dilakukan dengan menggunakan asumsi sebagai berikut :
1. Kebutuhan bahan bakun dapat ditentukan, relatif tetap dan terus menerus.
2. Tenggan waktu pemesanan dapat ditentukan dan relatif tetap.
3.Tidak diperkenankan adanya kekurangan persediaan artinya stetelah
kebutuhan dan tenggang waktu dapat ditentukan secara pasti berarti
kekurangan persediaan dapat dihindari.
4. Pemesanan datang sekaligus dan akan menambah persediaan.
5. Struktur biaya dapat berubah, biaya pemesanan atau persiapan sama tanpa
fungsi linier terhadap rata-rata persediaan dan harga beli atau biaya
pembelian perunit adalah konstant ( tidak ada potongan ).
6. kapasitas gudang dan modal cukup untuk menampung dan membeli
pesanan. (Drs. Zulian Yamit, Msi, 1999 )
2.14 Penelitian Terdahulu
a
a.. (Dhani Irawati, 2009, Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. Terang Fajar Persada Sidoarjo)
PT. TERANG FAJARPERSADA adalah perusahaan yang
bergerak di bidang manufaktur pengolahan dan pembuatan
furniture. Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki
karyawan yang cukup besar. Pada perusahaan ini absensi karyawan
masih dilakukan secara manual pada departemen masing – masing ,
begitu juga dengan lembur karyawan.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia
merupakan hal yang vital bagi PT.TERANG FAJARPERSADA
karena penggajian sangat berpengaruh terhadap produktivitas
tenagta kerja bagi PT .TERANG FAJARPERSADA yang
mempunyai jumlah karyawan yang cukup banyak perhitungan gaji
karyawan yang dilakukan secara manual bisa menimbulkan banyak
masalah, dikarenakan terlambatnya informasi absen dan lembur
yang diberikan, pada pimpinan. Selain itu perhitungan yang manual
juga tidak efektif dan efisien , tidak jarang terjadi kesalahan hitung
29
maupun PT.TERANG FAJARPERSADA. Dengan system absensi
dan lembur yang masih manual pihak manajemen PT. TERANG
FAJARPERSADA tidak dapat langsung mengetahui data absen dan
lembur bila sewaktu – waktu dibutuhkan.
b. ( Siti Munawaroh, Perancangan Sistem Informasi Persediaan
Barang, Study kasus : di Universitas STIKUBANK Semarang) dari
jurnal Teknologi Industri.
Universitas STIKUBANK semarang merupakan salah satu
perguruan yang cukup besar di Jawa Tengah yang dalam hal ini
mempunyai satu tujuan yaitu untuk meluluskan mahasiswa –
mahasiswa yang berkualitas. Untuk mencapai tujuan itu, Universitas
Stikubank semarang harus juga memperhatikan tujuan dari sub
sistem – subsistem yang ada didalamnya, yang nantinya akan saling
terkait. Salah satu sistem yang ada didalam Universitas Stikubank
semarang adalah sistem persediaan alat tulis kantor merupakan
suatu sistem yang tujuannya adalah menyediakan segala kebutuhan
alat tulis kantor yang dibutuhkan bila ada suatu kegiatan di
universitas stikubank semarang dan pada akhirnya nanti bisa
membuat suatu laporan yang dapat digunakan untuk evaluasi pada
waktu – waktu yang akan datang.
c. (Novi Surya Nugroho, 2005, Perancangan Sistem Informasi
Manajemen Persediaan Barang di Cv Surya Indah Gresik )
Diera globalisasi sekarang ini, perkembangan dunia usaha
perdagangan maupun jenis usaha industri akan mempunyai dampak
terhadap perusahaan yaitu akan menimbulkan adanya persaingan
yang ketat. Timbulnya persaingan itu menuntut perusahaan agar
bekerja secara efektif dan efisien dalam proses prodduksi. Oleh
karena itu informasi telah menjadi kebutuhan yang sangat penting
bagi perusahaan untuk menggambil keputusan.
Cv Surya Indah adalah perusahaan yang memproduksi
interior design dengan sistem produksi job order. Seiring dengan
perkembangan perusahaan, informasi yang tepat , cepat dan akurat
sangatlah diperlukan Cv Surya Indah dalam menangani administrasi
penjualan, pembelian dan gudang untuk membantu proses
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen belum tersedianya
sistem informasi yang cepat, tepat dan akurat. Menyebabkan waktu
memproses data dan pembuatan laporan menjadi tidak efektif serta
dapat menimbulkan kesalahan dalam pembuatan laporan yang pada
akhirnya akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan oleh
pihak manajemen.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem
informasi manajemen agar dapat memperlancar arus informasi yang
dapat diperoleh perusahaan dengan menganalisis serta memperbaiki
arus informasi yang ada merancang basis data, merancang program
komputer dengan bahasa pemprograman visual basic 6.0 merancang
31
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa sistem informasi
yang dirancang bermanfaat dapam efisiensi waktu memproses data
dan pembuatan laporan serta mengurangi kesalahan dalam
pembuatan laporan keterlambatan dalam pembelian bahan baku
dapat dicegah karena stok bahan baku dapat terkontrol dengan baik.
Sehingga dapat dihasilkan informasi dengan cepat tepat dan akurat
METODE PENELITIAN
3.1. Lokasi Penelitia n dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di PK Rosella Baru PT. Perkebunan Nusantara XI
Surabaya. Adapun waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada tanggal 1 Mei
samapai 2 Juni.
3.2. Identifikasi dan Definisi Oper a siona l Var iabel
Variabel yang digunakan adalah variabel – variabel yang berkaitan dengan
judul penelitian dimana variabel – variabel tersebut digunakan untuk
mempermudah didalam merancang sistem dan prosedur sistem informasi
manajemen persediaan. Variabel tersebut antara lain adalah :
a. Variabel terikat :
Sistem Informasi Manajemen Persediaan barang di perusahaan.
b. Variabel Bebas :
1.Data Stok Bahan
Data stok bahan yang dibutuhkan.
2.Data Supplier
Data yang digunakan sebagai identitas pengirim barang keperusahaan.
3.Data Produksi
Data tentang jumlah barang yang diproduksi.
4.Data Stock barang siap jual
33
3.3. Langkah – langkah Pemecahan Masalah
Agar lebih sistematis maka langkah – langkah yang harus dilakukan dalam
35
Keterangan Gambar :
1. Studi Pustaka
Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara
berfikir, bertindak, dan memberikan arah penelitian serta membantu
menyelesaikan masalah.
2. Survey Awal
Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah
diterapkan.
3. Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini disusun dengan memperhatikan faktor-faktor yang
menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu
metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecah
masalahnya.
4. Penetapan Tujuan Penelitian
Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan penetapan tujuan penelitian
dengan maksud agar langkah-langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah
dan mencapai sasaran yang diinginkan..
5. Analisa Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi:
a) Memahami cara kerja sistem
Ada dua cara dalam memahami cara kerja sistem antara, yaitu:
1) Menganalisa struktur organisasi
Menganalisa tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap bagian
2)Identifikasi prosedur
Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang
akan dikembangkan.
b) Identifikasi permasalahan pada sistem
Memahami jalannya sistem dan masalah-masalah yang ditemukan pada
proses identifikasi.
c) Analisa kebutuhan informasi
a. Analisa dokumen dan laporan
Menganalisa macam-macam dokumen yang digunakan pada sistem yang
lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem informasi yang baru.
b. Analisa kebutuhan informasi
Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan tujuan
sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
6. Perancangan Sistem Informasi
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan
perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah
untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan.
Perancangan sistem informasi meliputi:
a. Pembuatan kerangka sistem
Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain sistem
secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara lebih detail
37
b. Perancangan sub sistem
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem maka sistem informasi
perlu dijabarkan menjadi sub sistem-sub sistem yang lebih ringkas.
c. Perancangan database
Dilakukan perancangan suatu sistem file yang saling berhubungan dan
berfungsi untuk mengolah sumber informasi yang saling berkaitan dan
memberikan informasi yang akurat dan konsisten. Berisi jenis-jenis dan susunan
file secara keseluruhan serta bagaimana masing-masing file berelasi satu dengan
lainnya juga dijelaskan fungsi dan kegunaan masing-masing file dalam sistem.
d. Perancangan input dan output
Yaitu merancang suatu sistem dialok yang mudah dimengerti sehingga
memudahkan pemakai dalam memasukkan data kedalam komputer serta
merancang tampilan laporan-laporan yang akan dihasilkan dari pengolahan data.
7. Perancangan Program
Perancangan perangkat lunak ini merupakan transformasi sistem informasi
dirancang sebelumnya yang kemudian dirubah kedalam bahasa pemrograman
sehingga mudah untuk dioperasikan. Kriteria yang nantinya dimiliki oleh
perangkat lunak tersebut, adalah mudah dalam penggunaan dan aplikasinya serta
memberikan informasi sejelas-jelasnya.
8. Validasi Program
Pembuatan perangkat lunak yang telah dilakukan kemudian diuji cobakan
untuk melihat dan mengevaluasi kinerja perangkat lunak tersebut dan mengetahui
9. Verifikasi Desain Sistem
Berdasarkan hasil verifikasi desain sistem maka bisa terlihat apakah sistem
dan perangkat lunak yang telah dibuat dapat berfungsi dengan baik dan semua
fungsi yang terlibat dalam sistem informasi manajemen telah masuk kedalam
program dan dapat menjawab apakah sistem informasi manajemen persediaan
barang yang dibuat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada perusahaan
secara signifikan.
10.Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian
didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan
yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan
dengan penelitian yang telah dilakukan
3.4 Metode Penggola han Data
Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada
perusahaan, akan menggunakan Software Visual Basic.NET dan DataBase
My SQL.
1. Tahap Ana lisis Sistem
Setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan kita sudah mengetahui
sistem yang ada, maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisa data tersebut,
sehingga diperoleh gambaran untuk perubahan sistem yang ada menjadi
39
1. Identifikasi sistem, prosedur dan permasalahan sistem.
a. Identifikasi sistem.
Bagian ini diidentifikasikan sebagai kegiatan-kegiatan yang
berlangsung pada masing-masing departemen, juga diidentifikasikan
personil-personil yang terlibat secara langsung dalam tugas maupun
wewenang.
b. Identifikasi prosedure
Bagian ini diidentifikasikan prosedur yang berlaku pada sistem yang
akan dikembangkan yaitu prosedur bagian gudang. Disini dapat dilihat
aktivitas yang terjadi dan hubungan antar departemen dalam
perusahaan.
c. Identifikasi permasalahan.
Diidentifikasikan mengenai permasalahan sistem yang ada dan
penyebabnya.
2. Memahami cara kerja sistem.
Pada bagian ini mempelajari jalannya sistem beserta permasalahan yang
muncul dan menghambat kelancaran sistem informasi yang ada. Pada
bagian ini juga mempelajari dokumen dan laporan yang digunakan pada
sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan.
3. Analisi Sistem dan Pembuatan Laporan Hasil analisis.
Setelah melakukan identifikasi komponen sistem dan memahami cara
kerja sistem, maka dapat dilakukan analisa terhadap permasalahan yang
ada. Pada analisa dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang
dilakukan analisa terhadap kebutuhan informasi untuk menjawab
permasalahn yang ada. Setelah semua analisis dilakukan dibuat laporan
hasil dari analisis yang dapat dikonsultasikan dengan penguna sistem,
yaitu pihak manajemen perusahaan yang dihadapi. Apabila hasil dari
analisa sistem ini disetujui pihak pengguna, maka dapat dilakukan
perancangan sistem. Tetapi jika hasil analisa sistem ini tidak disetujui,
maka akan dilakukan analisa ulang.
2. Per ancangan Sistem
Pada perancangan sistem informasi manajemen usulan ini, diharapkan
dapat menyelesaikan semua permasalahan sistem yang ada saat ini yang meliputi
beberapa perancangan, antara lain:
a. Perancangan Input dan Output
Pada perancangan input dilakukan perancangan sistem yang mampu
mengumpulkan dan mencatat data secara lengkap dan tepat, sehingga
memudahkan operator dalam memasukkan data ke komputer. Sedangkan pada
perancangan output dilakukan perancangan tampilan laporan-laporan yang
dihasilkan dari pengolahan data.
b. Pengembangan Sistem dan Prosedur
Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang
ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak
manajemen perusahaan .
c. Perancangan Data Base dan program komputer
Pada tahap ini dirancang suatu sistem file yang saling berhubungan beserta
41
berkaitan dengan persediaan barang pada perusahaan, sehingga diperoleh
informasi yang dibutuhkan sesuai dengan sistem yang dirancang.
3. Uji Validitas Pr ogr am (Uji Coba Progr am)
Pada tahap ini dilakukan uji terhadap program yang telah dibuat dengan
tujuan menghindari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi:
1. Pengetesan form, Dilakukan pada tiap form.
2. Pengetesan program. Apabila semua modul sudah dibuat diuji secara
terangkai sebagai satu program.
4. Tahap hasil dan Pembahasan
Setelah sistem informasi manajemen usulan diterapkan dan dilakukan
beberapa uji kelayakan, diperoleh hasil dan dilakukan pembahasan mengenai
kekurangan dan kelebihan dari sistem informasi manajemen usulan.
5. Tahap Kesimpulan dan sar an
Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian
didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan
yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan
4.1 Pengumpulan Data
Pada proses pengumpulan data yang diperlukan untuk menganalisa sistem
serta untuk mengidentifikasi prosedur yaitu data bahan baku, data supplier, data
produksi, data barang siap jual.
4.2 Analisis Sistem
Tahap awal yang harus dilakukan pada perancangan system adalah analisis
terhadap sistem yang ada ( sistem yang sekarang digunakan ). Hal ini penting
untuk mengetahui apa dan bagaimana kondisi dari sistem yang saat ini tengah
berjalan.
4.2.1 Sistem Infor masi Manajemen Per sediaa n
Sistem informasi yang ada pada saat ini kegiatannya masih dilakukan
secara manual, mulai dari pencatatan sampai pembuatan laporan –
laporannya. Perusahaan belum mengoptimalkan komputer yang ada.
Sistem informasi manajemen pada PK. Rosella baru terdiri dari dua
bagian utama yaitu permintaan barang pada supplier, penjualan barang pada
pelanggan dan pencatatan stok barang digudang sebagai pendukung kegiatan
tersebut. Proses permintaan barang merupakan permintaan barang dari
supplier yang akan diserahkan ke staf gudang sesuai dengan permintaan
43
barang yang diminta sehingga dari pencatatan tersebut diketahui dan
diperoleh informasi mengenai jumlah barang yang perlu dipesan ke supplier.
Dari proses permintaan ini, barang akan dikirim langsung ke perusahaan
sebelum nantinya dilanjutkan ke gudang sehingga dapat diketahui barang
yang ada digudang sebagai stok persediaan.
Proses penjualan adalah sistem dan prosedur penjualan barang yang
ada diperusahaan kepada pelanggan/konsumen. Prosedur penjualan dengan
mencatat data barang yang dipesan kemudian dikeluarkan dari gudang untuk
memperoleh informasi keluar masuknya barang yang ada. Dari kedua proses
utama tersebut diatas, dimana keduanya menggunakan data persediaan
barang yang sama
Sebenarnya sistem informasi manajemen pada PK. Rosella baru
sudah cukup baik, hanya saja sistem tersebut masih menggunakan sistem
manual sehingga untuk memperoleh informasi yang akurat secara cepat
memerlukan waktu yang relatif lama karena harus menunggu penyusunan
laporan dari staf gudang dengan melihat catatan pada buku stok barang.
4.3 Per enca naan Sistem
Tahap ini merencanakan suatu sistem dengan memperhatikan sistem yang
ada serta memperhatikan permasalahan dan meningkatkan kinerja sistem dengan
4.3.1Identifikasi Per masalahan Pada Sistem
Permasalahan merupakan hasil identifikasi terhadap kebutuhan sistem
yang sekarang, sesudah sitem yang ada dianalisa secara mendetail maka
dilakukan analisa permasalahan. Langkah ini merupakan penjabaran dari
permasalahan.
Tabel 4.1 Identifikasi Masalah
No Per masalahan Identifikasi Masalah Tempat Ter jadinya Masalah 1. Lamanya pembuatan laporan penjualan Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan penjualan Bagian penjualan 2 Kesalahan dalam pendataan stok
Pendataan stok barang masih dilakukan dengan menghitung manual Bagian gudang 3 Lamanya pembuatan laporan stok barang Pembuatan laporan menyalin kembali dari catatan stok barang
Bagian gudang
Dari hasil analisa diatas, dapat disimpulkan bahwa beberapa hal yang
menjadi permasalaan adalah :
Belum adanya sistem informasi yang menandai dan terkomputerisasi
dengan baik pada bagian penjualan dan gudang sehingga aktifitas
manajemen yang dilakukan kurang optimal. Kondisi ini berakibat pada
lambatnya mengakses informasi.
Melihat permasalahaan diatas, maka dengan adanya penelitian tentang
perancangan sistem informasi manajemen persediann ini diharapkan dapat
memberikan masukan mengenai pengembangan sistem dari yang sudah
45
4.3.2 Per ancangan Kebutuhan Infor masi
Perancangan kebutuhan informasi sangat penting artinya dalam suatu
sistem. Hal ini terutama berkaitan dengan input masukan dalam sitem dan
output yang nantinya hendak dihasilkan.
Tabel 4.2 Per encanaan Kebutuhan Infor masi
No Infor masi yang dibutuhkan Per iode Keter angan
1. Data Supplier Setiap saat Untuk mengetahui data
supplier secara rinci
2. Data stock bahan Setiap saat
Untuk mengetahui data stok bahan digudang secara rinci
3. Data produksi Setiap saat / tiap
periode tertentu
Untuk mengetahui data produksi setiap saat / tiap periode tetentu
4. Data stok barang siap jual Setiap saat / tiap periode tertentu
Untuk mengetahui data-data stok barang siap jual setip saat / tiap periode tetentu
5. Laporan supplier Setiap saat / tiap periode tertentu
Untuk mengetahui laporan supplier yang tersedia
6. Laporan stok bahan Setiap saat Untuk mengetahui laporan stok bahan secara rinci
7. Laporan produksi Setiap saat Untuk mengetahui
laporan produksi secara terperinci
4.3.3 Per ancangan pr osedur e
Perancangan proses digunakan untuk menggambarkan sejumlah proses
terstruktur dalam sistem aplikasi, berorientasikan pada aliran proses yang
terjadi, agar memperjelas proses alur aplikasi yang dibuat.
4.3.3.1Alur Sistem
Alur sistem ini Seorang petugas hanya meng-klik 2 kali icon aplikasi
setelah ini menunggu aplikasi terbuka dan petugas memilih menu, dimana
pada menu terdapat :
1. FILE
Pada halaman file ini terdapat beberapa pilihan untuk inputan data
diantaranya :
Data Supplier
Data Stok Bahan
Data Produksi
Data Stok Barang Siap Jual
2. TRANSAKSI
Pada halaman ini petugas melakukan inputan data penjualan
3. LAPORAN
Pada halaman ini petugas dapat melihat berbagai macam laporan
diantaranya :
Laporan Data Supplier
Laporan Data stok Bahan
47
Laporan Data Stok Barang Siap jual
4. CARI DATA
Pada halaman ini petugas dapat melakukan pencarian data
diantaranya :
Cari Data Supplier
Cari Data Stok Bahan
Cari Data Produksi
Cari Data Stok Barang Siap Jual
5. Aplikasi stok bahan plastik
Pada halaman ini , dapat melakukan pengisian bahan baku atau
pengiriman bahan baku dari silo / tempat pentimpanan ke mesin
produksi secara otomatis.
6. Perhitungan Metode EOQ
Pada halaman ini dapat melakukan atau mengetahui interval
pemesanan persediaan bahan baku.
4.3.3.2Konteks Diagr am
Diagram arus data yang ada pada rancangan sitem informasi
manajemen ini digunakan dengan menunjukkan aliran – aliran data yang
terjadi. Pembuatan didahulukan dengan membuat context diagram yang
4.4 Context Diagram
Penjelasan gambar 4.3 :
Petugas melakukan login terlebih dahulu, setelah itu petugas masuk dalam system
persediaan. Selanjutnya jika petugas akan membuat data supplier, maka masuk
pada entry data supplier. Jika ingin menginput atau mengetahui jumlah bahan
baku maka masuk pada entry data bahan baku. Dan apabila ingin menginput data
produksi, maka masuk pada entry data produksi. Untuk mengetahui atau
menginput data barang siap jual maka entry data stok barang jual. Dan apabila
ingin menginput data penjualan maka masuk entry data penjualan.
A. DFD LEVEL 1
Semua proses pada DFD level 0 atau konteks diagram diturunkan atau
49
4.5 DFD Level 1
Penjelasan Gambar 4.2 DFD Level 1 menunjukkan DFD level 1 dari sistem
informasi persediaan, yaitu :
1. Entry data, Cetak data, Hapus data
Petugas terlebih dahulu login kedalam sistem dengan memasukkan user name
dan password. Petugas mengentry data yang dibutuhkan. Setelah itu sistem
memberikan informasi data supplier, data stok gudang, proses produksi, stok
barang jual, penjualan kepada petugas.
2. Cetak Data
Petugas terlebih dahulu login kedalam sistem dengan memasukkan user name
dan password. Petug
