Welcome To Blog…Ericute

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Perkembangan manajemen modern semakin menyadarkan diri pada kebutuhan informasi, ketidak lancaran pengolahan arus informasi dapat mengakibatkan kekacauan dalam mengambil keputusan. Pengendalian operasional, perencanaan, teknis dan strategis rasanya semua ini tidak terlalu sulit diwujudkan dengan adanya komputer, untuk itu dalam usaha mengkomputerisasikan sebuah sistem pada suatu organisasi sepertinya telah menjadi suatu keharusan dan kewajiban, karena sekarang ini komputer memegang peranan yang sangat penting guna mencapai suatu hasil kerja yang maksimal sehingga mempunyai sarana yang cukup menunjang informasi yang cepat, tepat dan akurat.

(2)

peminjaman. Saat ini pada proses pengajuan pinjaman di Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur masih dilakukan secara manual, sehingga proses pengajuan pinjaman kurang efisien dan kurang maksimal.

Sehingga dalam proses pengajuan pinjaman di Unit Simpan Pinjam Swamitra-Koperasi Pasar Cibibur masih ditemukan banyak kendala, diantaranya sebagai berikut:

a. Proses pencatatan dan perubahan data kurang efisien. b. Kesulitan dalam proses pencarian data anggota.

c. Pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual.

Kendala tersebut diatas terjadi karena sistem yang digunakan saat ini belum sepenuhnya menggunakan komputer. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah dan mempercepat proses peminjaman. Sehingga kesalahan dalam proses pengajuan pinjaman tersebut dapat diperkecil.

Untuk mengatasi kendala tersebut diatas maka penulis mengambil pokok permasalahan, dengan judul tentang :

KOMPUTERISASI SISTEM PENGAJUAN PINJAMAN PADA UNIT SIMPAN PINJAM SWAMITRA KOPERASI

PASAR CIBUBUR JAKARTA TIMUR

(3)

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari pembuatan tugas akhir ini adalah :

a. Memperbaiki sistem yang berjalan dengan merancang sistem pengajuan pinjaman yang dapat memberikan hasil pengolahan informasi yang efektif dan efisien dalam penyajian laporan.

b. Merubah sistem pemberian pinjaman yang masih manual kebentuk komputerisasi sehingga sistem menjadi lebih optimal.

Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program Diploma tiga (D III) pada jurusan Manajemen Informatika pada Akedemik Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3 Metode Penelitian

Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan dan sebagai upaya pengajuan usulan pengembangan sistem pengajuan pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur, penulis menggunakan metode riset yang meliputi :

1. Observasi

(4)

3. Studi Pustaka

Dalam penulisan ini juga mempelajari dan mengumpulkan data dan informasi yang di perlukan dengan mencari buku bacaan atau literature yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.

1.3.1 Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup yang akan dibahas adalah mengenai proses pengajuan pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur, meliputi proses permohonan peminjam, proses Evaluasi/analisa pinjaman, proses keputusan pinjaman, proses pencairan pinjaman, proses pengumpulan berkas, proses pembayaran pinjaman, tanpa membahas tentang seberapa besar pinjaman dan simpanan.

1.3.2 Sistematika Penulisan

Adapun penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas secara garis besar penulisan tugas akhir yang meliputi penjelasan secara umum, maksud dan tujuan penulisan tugas akhir, metode penulisan yang digunakan dalam pengumpulan data, ruang lingkup serta penjelasan ringkasan bab-bab yang ada.

(5)

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas konsep dasar sistem dan peralatan yang mendukung

(tool sistem) dari diagram alir data (DAD), normalisasi dan kamus data

(data dictionary) yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Berisi tentang sejarah singkat berdiri dan berkembangnya USP Swamitra-KOPPAS Cibubur, struktur organisasi dan fungsi masing-masing bagian, prosedur sistem berjalan, kamus data sistem berjalan yang meliputi spesifikasi dokumen bentuk masukan dan keluaran pada sistem berjalan, dan permasalahan yang ada serta alternatif pemecahannya.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(6)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Kalau ada sesuatu yang baru, sebenarnya sudah lama ada. Di nilai baru karena baru ditemukan dan baru diungkapkan serta baru diketahui oleh orang banyak.

A. Pengertian Sistem

Dalam landasan teori ini membahas tentang pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, dimana sistem mempunyai dua kelompok pendekatan yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya.

Menurut Jogiyanto (2001:2] memberikan batasan bahwa “sistem adalah Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut McLeod (1996:11) memberikan batasan bahwa “sistem adalah sebuah data sebagai berikut data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai”.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objective).

(7)

B. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah Input, Proses, dan Output. Selain itupula sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah:

1. Komponen Sistem (System Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

(8)

Suatu sistem dapat menjadi suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari suatu sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

C. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai abstrak (abstract system) dan sistem fisik

(physicals system).

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system).

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tertentu (probabilistic system).

(9)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

D. Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (2001:1) menyimpulkan bahwa Informasi (information)

merupakan bagian yang terpenting dalam suatu organisasi, karena apabila suatu organisasi kurang mendapatkan informasi maka akan mudah luruh, kerdil dan akhirnya berakhir atau bangkrut. Dalam hal ini diperjelas dalam definisi informasi (information) dalam buku yaitu informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

(10)

informasi ( information system ) atau disebut juga dengan processing systems atau

information processing systems atau information generating systems.

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2001:11) mengemukakan bahawa ”sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Untuk dapat mendesain model dari suatu sistem informasi yang akan diusulkan dalam bentuk logical model. Media atau tools system merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools system yang digunakan akan dijelaskan seperti di bawah ini :

A. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Alir Data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem otomatis atau komputerisasi, manualisasi dan gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangannya dari Diagram Alir adalah tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan.

(11)

Simbol-simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat Digram Alir Data yang lazim digunakan, terbagi dari 4 (empat) buah simbol yaitu sebagai berikut :

1. Kesatuan Luar (External entity)

Yaitu merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan atau menerima output dari sistem.

2. Proses (Proccess)

Yaitu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

3. Arus Data (Data flow)

Yaitu arus data yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store), dan kesatuan luar.

4. Simpanan Data (Data store)

(12)

2. Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan lainnya secara langsung.

3. Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh diperkenankan menghubungkan data

store dengan external entity secara langsung.

4. Setiap proses harus ada Data Flow yang masuk dan juga Data Flow yang keluar.

Langkah-langkah membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi 3 (tiga) tahap atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu sebagai berikut:

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta data yang akan tujuan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam proses yang ada di dalam diagram nol.

B. Pengertian Normalisasi

(13)

(delete), mengubah (update), membaca (retrieve) pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal.

Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan menyebabkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.

Tehnik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasilkan struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan normalisasi yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

(14)

a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu bentuk. b. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda. c. Tiap elemen (field) hanya satu pengertian.

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF Second Normal Form)

Suatu relasi 2 NF jika dan hanya bentuk tersebut mencakup 1 NF dan setiap

non key attribute tergantung fungsionalnya atau tergantung sederhana pada

primary key

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ke tiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal ke dua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan secara menyeluruh.

5. BCNF(Boyce Cood Normal Form)

Boyce Cood Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ke tiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal ke satu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada attribute super key.

Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, pencarian hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan ke dalam pengolahan database.

Cara menentukan field atau atribute kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut :

1. Kunci Calon (Candidate Key)

(15)

Adalah suatu atribute atau set minimal atribute yang mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik dari suatu entity.

2. Kunci Primer (Primary key)

Adalah suatu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kajadian yang secara spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

3. Kunci Alternatif (Alternative key)

Adalah suatu kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key. Seringkali alternatif ini dipakai hingga pengurutan dalam membuat laporan.

4. Kunci Tamu (Foreign Key)

Adalah atribute atau set atribute yang melengkapi satu hubungan (Relationship)

Dari normalisasi di atas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut adalah :

1. File Master

Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu tertentu. Ada dua tipe file master yaitu :

(16)

Berisi informasi yang akan ditampilkan. 4. File Sejarah/Arsip (History)

Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk keperluan masa depan.

5. File Pelindung (Back Up)

Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. 6. File Kerja

Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara. 7. File Library

Berisi program-program aplikasi atau utility program.

Sedangkan untuk akses dan organisasi file selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pengaturan dari record secara logika di dalam file dihubungkan dengan file yang lainnya simpanan luar.

a. File Urut (Sequential File)

Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan secara urut. b. File Urut Terindeks (Indexed Sequential File)

Merupakan file organisasi urut dan pengaksesan secara langsung. c. File Random

Dalam metode ini rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak.

(17)

Suatu metode untuk menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record dari suatu file. File dapat di akses dengan dua cara :

1. Metode Akses Urut (Sequential Access Method)

Dibentuk dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca record terlebih dahulu, mulai dari record pertama sampai dengan record yang diinginkan.

2. Metode Akses Langsung (Direct Access Method)

Dilakukan dengan akses langsung membaca record pertama terlebih dahulu.

C. Kamus Data

Kamus Data atau data dictionary di sebut juga dengan istilah sistem data

dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari

(18)

DAD yang memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencari dengan mudah.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain tidak ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3. Bentuk Data

Bentuk data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sesudah perencanaan sistem. Telah diketahui bahwa dalam bentuk data, arus data mengalir :

a. Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat disuatu dokumen atau formulir.

b. Hasil dari suatu proses kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer.

c. Hasil dari proses lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimaannya. d. Hasil dari suatu proses yang direkam ke simpanan data, data yang

mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel.

e. Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field.

(19)

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetakan, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field.

4. Arus Data

Arus Data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

5. Penjelasan

Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengindentifikasikan kapan input data harus di masukkan ke sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.

7. Volume

(20)

Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yaitu disebut notasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :

1. Notasi Tipe Data

Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan notasi-notasi kamus data untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang digunakan sebagai berikut :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

Angka nol ditampilkan spasi kosong Titik sebagai pemisah ribuan

Koma sebagai pemisah pecahan

Hypen, sebagai tanda penghubung

Slash, sebagai tanda pembagi

(21)

2. Notasi Struktur Data

Untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

Pilihan (boleh ya atau tidak) Iterasi atau pengulangan proses Pilih salah satu pilihan

Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] Keterangan atau catatan

Petunjuk (Key Field)

(22)

Kode alphabetik (alphabetic code) merupakan kode yang memakai gabungan angka huruf dan karakter-karakter khusus.

Meskipun kode numerik, alphabetik dan alhanumerik merupakan kode yang paling banyak digunakan di dalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga paling banyak digunakan , seperti misalnya kode batang (bar code). Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut ;

1. Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya. 2. Harus unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

3. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpanan luar komputer.

5. Harus konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan. 6. Harus distandarisasikan

(23)

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

7. Spasi dihindari

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam penggunaannya.

8. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama, misalnya panjang dari kode adalah 6 digit.

Ada beberapa macam tipe dari data yang dapat digunakan dalam sistem informasi, diantaranya adalah :

1. Kode Mnemonik

(24)

2. Kode Urut

Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code)

merupakan kode yang nilai urutnya antara satu kode dengan kode berikutnya. 3. Kode Blok

Kode blok (block code) mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

4. Kode Group

Kode group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan qtiap-tiap field kode mempunyai arti. Kalau anda mengamati buku-buku teks, maka akan terlihat suatu kode yang disebut dengan ISBN (International Standart Book Number) yang terdiri 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang masing-masing field mempunyai arti tertentu. 5. Kode Desimal

Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit qangka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.

(25)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem peminjaman yang sedang berjalan di Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur agar dapat menemukan apa yang menjadi kendala atau permasalahan pada sistem peminjaman, pada saat ini penulis dapat mengusulkan perbaikannya. Sistem berjalan yang ada pada Unit simpan Pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur, khususnya mengenai sistem yang melayani peminjaman ini berisikan tentang tinjauan organisasi, mengenai sejarah dan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian, prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari spesifikasi bentuk masukan dan keluaran, permasalahan yang ada pada sistem berjalan serta alternatif pemecahan masalah.

(26)

membangun dan megembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Hal ini guna meningkatkan kesejahteraan ekonomi sosial anggotanya. Disamping itu ikut serta dalam membangun tatanan perekonomian nasional untuk mewujudkan masyarakat maju, adil dan makmur.

3.2.1 Sejarah Singkat Unit Simpan Pinjam Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur (USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR)

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian BAB I ketentuan umum pasal 1 ayat 1 bahwa koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan atas asas kekeluargaan. Dapat disimpulkan bahwa kopersi dapat membantu atau memperbaiki ekonomi rakyat dan juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam pembangunan Nasional.

Usp Wsamitra Koppas Cibubur merupakan unit usaha otonom dari koperasi Pasar Cibubur yang bekerjasama dengan Bank Bukopin, yang didirikan pada bulan februari 1998 di pasar Cibubur. Usp Swamitra Koppas Cibubur adalah pola kemitraan berdasarkan perjajian kerjasama antara Pengelola Swamitra dengan Koperasi Pasar Cibubur yang memiliki unit/usaha simpan pinjam (Selanjutnya disebut USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR), yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.25 tahun 1992 Perkoperasian dan peraturan Pemerintah No.9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi, yang kegiatan utamanya di bidang usaha simpan pinjam. Usp Swamitra Koppas Cibubur ini bertujuan untuk memajukan kesejahteraan para pedagang Pasar Cibubur pada khususnya dan masyarakat pada umumnya dengan melakukan kegiatan simpan pinjam.

(27)

(28)

A. Tugas dan Fungsi Organisasi

Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Unit simpan Pinjam Swamitra koperasi pasar Cibubur, maka di tetapkan tugas organisasi diatas sebagai berikut :

1. Bank Bukopin

Adapun tugas dan tanggung jawab Bank Bukopin adalah sebagai berikut : a. Mengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR sepenuhnya. b. Menyusun sistem, program, prosedur secara teknis yang akan

diterapakan dalam mengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

c. Melaksanakan recruitmen, pendidikan, training, bagi calon dan tenaga SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

d. Monotoring, supervisi dan pengawasan. e. Memberikan kredit investasi dan midal kerja. 2. KOPPAS Cibubur

Adapun tugas dan tanggung jawab KOPPAS Cibubur adalah sebagai berikut :

a. Menyerahkan sepenuhnya pengelolahan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada Bank Bukopin.

b. Menyalurkan kredit yang diterima kepada USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR untuk diteruskan kepada anggota (calon), koperasi lain dan anggota koperasi laon.

(29)

c. Membantu memasarkan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada masyarakat.

d. Menyadiakan sarana dan ruangan kantor yang diperlukan beserta sarana telepon, listrik dan air.

e. Membantu dalam pembinaan kepada anggota. 3. Manager Komersil

Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Komersil adalah sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja tahunan berupa rencana ekspensi kredit dan mobilisasi dana/simpanan.

b. Melakukan supervisi dan pembinaan kepada A/O.

c. Melakukan penilaian performance A/O dan disiplin kerjanya. d. Melakukan fungsi marketing unit.

e. Melakukan fungsi A/O untuk menangani portfolio kredit.

f. Melakukan supervisi dan monitoring kredit kepada nasabah USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

(30)

c. Menyusun program kerja tahunan untuk pengembangan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

d. Mengelola sumber daya manusia /karyawan yang berada dibawah kepemimpinannya.

e. Melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi pengelolahan likuidasi USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

Adapun tugas dan tanggung jawab Internal Control adalah sebagai berikut :

a. Melakukan kontrol terhadap operasional dan pembukuan USP KOPPAS CIBUBUR setiap hari secara rutin dan kontinyu.

(31)

6. Account Officier

Adapun tugas dan tanggung jawab Account Officier adalah sebagai berikut : a. Menyusun target dan rencana pencapaian pembiayaan dan pendanaan

bisnis di wilayahnya, serta merealisasikannya setelah memperoleh persetujuan pengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

b. Melaksanakan fungsi pemasaran, menghimpun dan menyalurkan dana masyarakat melalui produk simpan pinjam USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

c. Menganalisa pinjaman yang diajukan oleh anggota dan atau anggota luar biasa khususnya dari aspek karakter dan kapabilitas (kemampuan).

d. Mengevaluasi dan membina nasabah yang telah mendapatkan pinjaman.

e. Mambantu dalam penilaian agunan yang dijaminkan bersama Credit Support.

(32)

d. Membantu A/O dalam melakukan monitoring kualitas pinjaman. e. Melakukan administrasi pembukuan tagihan.

8. Teller

Adapun tugas dan tanggung jawab Teller adalah sebagai berikut :

a. Memberikan pelayanan penarikan dan setoran simpanan di USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

b. Melakukan administrasi dan pembukuan simpan pinjam sampai dengan pembentukan neraca dan laba/rugi.

c. Melakukan pencarian dana terhadap pinjaman yang sudah disetujui. d. Memberikan informasi simpan pinjam yang dilayani di USP

SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

e. Melakukan administrasi dan monitoring surat menyurat intren dan ekstren USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

9. Credit Support

Adapun tugas dan tanggung jawab Credit Support adalah sebagai berikut : a. Melakukan analisa yuridis mengenai subyek dan obyek hukum calon

nasabah/debitur USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.

b. Melakukan penilaian agunan yang dijaminkan oleh nasabah/debitur. c. Mendokumentasikan, mengadministrasikan file pinjaman dan agunan,

mulai dari permohonan sampai dengan pelunasan pinjaman, sesuai dengan ketentuan yang ada.

(33)

e. Mempersiapkan akad perjanjian pinjaman dan jaminan dengan calon nasabah/debitur baik secara intren maupun notaril, setelah mendapat persetujuan dari Credit Committe.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Berkaitan dengan pengjuan pinjaman yang dilakukan oleh calon debitur, maka prosedur pemberian pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur adalah sebagai berikut :

A. Proses Permohonan Pinjaman

Pada Tahap ini debitur mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa berkas pinjaman antara lain : foto copy KTP suami istri, Kartu Keluarga, Surat/ akta nikah, dan foto copy Jaminan kepada Pembina Pinjaman (A/O), yang kemudian akan diproses.

B. Evaluasi / analisa Pinjaman

Analisa pinjaman yang dilakukan oleh C/S dan A/O dituangkan dalam proposal kredit, dengan format sebagai berikut :

(34)

hukum yang berkaitan dengan fasilitas kredit yang akan diberikan, keseluruhan analisa, dengan memberikan opini yang jelas apakah permohonan tersebut direkomendir untuk disetujui atau tidak. Apabila rekomendasi yang diberikan adalah disetujui, maka isi dari rekomendasi tersebut meliputi : kesimpulan secara keseluruhan, struktur kredit yang diusulkan, kondisi/persyaratan yang harus diperhatikan.

C. Proses Keputusan Pinjaman

Komite kredit adalah lembaga yang berwenang untuk memberikan keputusan suatu rekomendasi fasilitas pinjaman yang akan diberikan. Keputusan kepada debitur yang diambil dianggap sah apabila memenuhi Quarum. Dan setiap anggota kredit komite mempunyai kewenangan tertentu yang diatur dalam individual limit.

D. Proses Perjanjian Pinjaman

Tahap ini adalah tahap dimana M/K dan A/O membuat surat perjanjian Kredit yang berisikan tentang persetujuan, persyaratan pencairan, persyaratan pembanyaran, syarat-syarat penerimaan jaminan dan persyaratan lain-lain dari catatan-catatan anggota kredit komite. Dimana semua ini dituangkan dalam bentuk pasal-pasal yang dapat dilihat dalam lembar lampiran.

(35)

E. Proses Pencairan Pinjaman

Tahap ini adalah tahap dimana debitur dan Manager Komersil menandatangani surat perjanjian kredit yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah ditandatangani semua dokumen pada saat pencairan maka debitur baru bisa menerima uangnya.

F. Proses Pembayaran Pinjaman

Setelah debitur menerima uang pinjaman dan menerima bukti penerimaan kas yang kemudian mengisinya dan menyerahkannya kembali ke bagian Teller beserta uang pembayaran angsuran pinjaman. Kemudian bagian Teller memberikan pengesahan dan menyerahkan bukti penerimaan kas lembar putih kepada pihak Swamita dan bukti penerimaaan kas lembar kuning kepada anggota untuk disimpan dan sebagai bukti pembayaran angsuran pinjaman. G. Proses Pengumpulan Berkas

(36)

3.4 DAD Sistem Berjalan

FPP : Formulir Permohonan Pinjaman SRPS: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra

PK : Perjanjian Kredit

SRPS: Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra

SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja

SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur

(37)

1.0

Memo Analisa Yuridis, Memo Taksasi

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah , Fc. Jamiman , Memo

Analisa Yuridis, Memo Taksasi, Survei Usaha, Survei

Jaminan

Persetujuan Pinjaman

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman , Memo Analisa Yuridis, Memo

T aksasi, Survei Usaha, Survei Jaminan

Persetujuan Pinjaman, Fc. KT P S, I, Fc. KK, Fc. Surat nikah, Fc. Jamiman , Memo Analisa

Yuridis, Memo Taksasi, Survei Usaha, Survei Jaminan Uang, Buku Tabunagn ,

(38)

Keterangan :

FPP : Formulir Permohonan Pinjaman

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

(39)

2.1

(40)

Keterangan :

KTP S, I : Kartu Tanda Penduduk Suami, Istri KK : Kartu Keluarga

(41)

4.1

SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami

SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa

(42)

(43)

(44)

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada dialur diagram. Arus data yang ada di DAD sifatnya adalah umum dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang stuktur data dari suatu arus data di DAD secara lebih terperinci dapat dilihat pada kamus data.

A Dokumen Masukan

Pada saat sistem berjalan itu dilaksanakan dibutuhkan suatu masukan data dari sumber data yang ada untuk penyajian laporan maupun data keluaran untuk arsip. Untuk itu perlu adanya data masukan yang nantinya akan digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang akan diproses dari sumber data. Sedangkan masukan itu terdiri dari :

1. Nama Arus Data : Formulir Permohonan Pinjaman Alias : FPP

Bentuk Data : Dokumen Dasar Arus Data : Proses 1.0 Debitur

Proses 1.0 Account Officer

Penjelasan : Sebagai bukti permohonan pinjaman Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Formulir Permohonan Pinjaman Header + Isi + Footer

(45)

Isi : Identitas + Nama + Alamat_rumah + Telepon + Alamat_kantor + Telepon + Bidang_usaha + Susunan_Pengurus + Sarana_yang_dimiliki + Tanah_dan_bangunan [Rumah + Rp | Tempat Usaha + Rp] + Perlengkapan_usaha + Rp + Inventaris_rumah_tangga + Rp + Jumlah_Karyawan + Orang + Hubungan_Dengan_Peminjam_lain + Bank_Lain + Rp + Peminjam_Lain + Rp + Pinjamam_yang_diajukan + Modal_kerja + Rp + Kegunaan + Jangka_Waktu + Investasi + Rp +

Kegunaan + Jangka_Waktu +

Jaminan_Pinjaman_yang_Diserahkan

Footer : Pemohon

B. Nama Arus Data : Kartu Tanda Penduduk Suami/Istri Alias : KTP S/I

(46)

Header : Logo + Kartu_tanda_penduduk_republik_Indonesia Isi : N.I.K + Jenis_kelamin + Nama + Kelahiran + Tanggal

Alamat + Agama + Golongan_darah + Kewarganegaraan

Footer : Yakarta + Tanggal + [Tanda_tangan | Cap_jempol] + Tanda_tangan_Lurah

C. Nama Arus Data : Kartu Keluarga Alias : KK

Penjelasan : Sebagai persyaratan pinjaman Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Kartu Keluarga Header + Isi + Footer

Header : Logo + Pemerintah_propinsi_DKI_Jakarta + Kotamadya + Kecamatan + Kelurahan + Kartu_keluarga_WNI + Nomor + Kepala_keluarga + Alamat + Model + No_seri

(47)

Agama + Status_perkawinan + Pendidikan + Pekerjaan + Hubungan_keluarga + Nama [Bapak | Ibu] + Keterangan

Footer : Tanda_tangan_Lurah +Jakarta + Tanggal +Bulan + Tahun +Tanda_tangan_kepala_keluarga

D. Nama Arus Data : Buku Nikah Alias : BN

Penjelasan : Sebagai Persyaratan pinjaman Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 5 Halaman

Struktur Data : Buku Nikah Header + Isi + Footer

Header : Buku_nikah + Lambang +

(48)

Bertepatan + Pukul + 1 {Nama + [Bin | Binti] + Tempat + Tanggal_lahir + Warganegara + Agama + Status _Sebelumnya + Alamat + Pekerjaan}2 + Dengan_wali_nikah + Nama + Tempat + Tanggal_lahir + Warganegara + Agama + Alamat + Pekerjaan + Sebagai_wali

Keterangan Lambang *Garuda Pancasila*

Footer : Kota + Tanggal + Bulan + Tahun + Tanda_tangan_penghulu

E. Nama Arus Data : Surat Tanah Alias : ST

Penjelasan : Sebagai Persyaratan pinjaman Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 5 Halaman

Struktur Data : Surat Tanah Header + Isi + Footer

Header : Judul + Hak + Nomor + Propinsi + Kotamadya + Kecamatan + Kelurahan + Daftar_isisan + Nomor + Kanror_Kotamadya

(49)

Isi : Pendaftaran_pertama +Hak + Nomor + Kelurahan + Tanggal_berakhir + Hak + NIB + Letak_tanah + Asal_hak + Dasar_pendaftaran {Daftar_isian + Tanggal + Nomor +Surat_keputusan + Tanggal + Nomor} + surat_ukur {Tanggal + Nomor + Luas} + Nama_pemegang + Tanggal_lahir + Pembukuan {Tempat + Tanggal} + Penerbitan_sertifikat {Tempat + Tanggal} + Surat_ukur + Nomor + Sebitang_tanah_terletak_dalam + Propinsi + Kotamadya + Kecamatan + Kelurahan + Peta + Nomor_peta_pendaftaran + Lembar + Kotak + Keadaan_tanah + Tanda_batas + Luas + Penepatan_batas

Footer : Pengesahan * Diisi oleh Kepala Kantor Pertanahan Kotamadya, Kepala Seksi Pengukuran dan Pendaftaran Tanah Kantor Pertanahan Kota *

(50)

Penjelasan : Sebagai bukti bahwa Koperasi Pasar Cibubur Mengetahui bahwa debitur meminjam di USP Swamitra

Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Surat Rekomendasi Pinjaman Swamitra Header + Isi + Footer agar_dapat_terealisasi_Pengajuan_Pinjamannya + Nama + Tanggal_Lahir + Alamat + Pekerjaan +

(51)

G. Nama Arus Data : Memo Taksasi Alias : MT

Bentuk Data : Dokumen Dasar Arus Data : Proses 2.0 Account Officer Penjelasan : Menghitung Kelayakan Jaminan Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Memo Taksasi Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Memo_Taksasi + NO + CS_CI

(52)

Footer : Demikianlah_Disampaikan_Atas_Perhatiannya Diucapkan_Terima_kasih + [Credit_Support | Credit Investigator]

H. Nama Arus Data : Memo Analisa Yuridis Alias : MAY

Bentuk Data : Dokumen Dasar Arus Data : Proses 2.0 Credit Support Penjelasan : Menghitung Kelayakan Jaminan Periode : Setiap ada yang ingin meminjam

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Memo Analisa Yuridis Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Memo_Analisa_Yuridis + NO

(53)

SIM | PASPOR] + No : + Berlaku_Sampai_dengan + KK_dan_Surat_Nikah : [Ada | Tidak_Ada] +Surat_Persetujuan_Istri_dan_Suami : [Ada | Tidak_Ada] + III_Bidang_Usaha : + Legalitas : Izin_Usaha_No + NPWP_No + TDP_No + IV_Jaminan + Keterangan + Jenis_jamianan + Status_Kepemilikan + Nama_Pemilik + Hubungan_Dengan_ Debitur + Lokasi_Jaminan + Kelengkapan_Dokumen + Jaminan : [Diterima | Ditolak | Diterima_Dengan_Syarat :] + V_Pengikatan_Kredit : [Intren | Notariil] + Pengikantan_Jaminan : [Intren | Notariil] +

Yang_hadir +

VI_Hal_Hal_Yang_Perlu_Diperhatikan :

Footer : Credit_Support

(54)

Struktur Data : Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kridit Header + Isi + Footer

Header : Jakarta + Tanggal + No + Kepada + [Bapak | Ibu] + Di_Tempat + Perihal + Surat_Pemberitahuan_ Persetujuan_Prinsip_Kredit

Isi : Menunjuk _ Surat _ Permohonan _ Kredit _ Saudara _ Tanggal + Sebesar + Rp + [%_Per_Tahun_Flat | Effektif] + 5.Provisi_1% + Rp + 6.Administrasi + Rp + 7.Pengikatan + [Notarial | Interen] + 8.Jaminan + 9.Persyaratan_Lain + 10.Hal_hal_lain_sesuai_ketentuan_yang_berlaku_pad a_Usp_Swamitra_Cibubur

Footer : Usp_Swamitra + Menyetujui J. Nama Arus Data : Surat Pengakuan Hutang Alias : SPH

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0 Account Officer

Proses 4.0 Debitur

(55)

Penjelasan : Digunakan untuk surat Pengakuan Hutang Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Surat Pengakuan Hutang Header + Isi + Footer

Header : Surat_Pengakun_Hutang

Isi : Saya_yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama +

No.KTP + Alamat +

Dengan_ini_saya_mengakui_bahwa_saya_mempuny ai_hutang_Di_USP_SWAMITRA_dalam_jangka_wa ktu + Bulan +Terhitung_mulai_hari_ini_tanggal +

Sampai_tanggal +

Adapun_jaminan_yang_saya_serahkan_adalah_sebag ai_berikut

Footer :

(56)

Penjelasan : Digunakan untuk penerimaan Jaminan Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : 3 Halaman

Struktur Data : Tanda Teriman Jamian Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Tanda_Terima_jaminan Isi : Telah_terima_dari + Nama + Pekerjaan + Alamat +

Berupa +

Barang_tersebut_di_atas_merupakan_jaminam_pinja man_atas_nama + Untuk_keperluan [Pinjaman_baru | Tambahan_baru | Pelunasan_pinjaman |

Penggantian_jaminan |

Dipinjam_sementara_atas_dikembalikan_tanggal | Lain_lain]

Footer : Yang_menyerahkan + Yang_menerima + Menyetujui + Manager_Usp_Swamitra + Tanggal + Tanda_tangan + Pinjaman_telah_lunas + Bagian_Administrasi_kredit + Tangal +

Tanda_tangan + Diperiksa_oleh +

Bagian_credit_support + Tanggal + Tanda_tangan L. Nama Arus Data : Surat Kuasa

Alias : SK

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer

(57)

Arus Data : Proses 4.0 Account Officer Proses 4.0 Debitur

Penjelasan : Digunakan untuk Surat Kuasa Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Surat Kuasa Header + Isi + Footer

Header : Surat_Kuasa

Isi : Saya_yang_Bertanda_tangan_dibawah + Nama +

No.KTP + Alamat +

Memberikan_kuasa_penuh_kepada_Usp_Swamitra Footer : Jakarta + Tanggal + Penerima_kuasa + Mengetahui

[Suami | Istri] + Yang_memberikan_kuasa M. Nama Arus Data : Surat Pernyataan Istri / Suami

Alias : SPI / S

(58)

Header : Surat_Pernyataan_Istri_Suami

Isi : Saya_yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama + No.KTP + Tempat_tanggal_lahir + Alamat

Footer : Jakarta + Tanggal + Yang_membuat_pernyataan N. Nama Arus Data : Perjanjian Kredit

Alias : PK

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0 Account Officer

Proses 4.0 Debitur

Penjelasan : Digunakan untuk sebagai perjanjian kredit Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : 3 Halaman

Struktur Data : Perjanjian Kredit Header + Isi + Footer

Header : Perjanjian_Kredit + Nomor + Tahun

(59)

Isi : Pada_hari_ini + Tanggal + Kami_yang_bertanda_Ta ngan_dibawah_ini + 1.[KTP | Sim] + Nomor + dalam_hal_ini_bertindak_untuk_dan_atas_nama_sen diri_dan_untuk_tindakan_ini_telah_mendapat_perset

ujuan_dari [Istri | Suami] +

Yang_turut_menandatangani_perjanjian_kredit_ini_b erdasrkan_surat_persetujuan_tertulis_tanggal + Beralamat_di + Selanjutnya_disebut_Debitur + 2.Dalam_hal_ini_bertindak_selaku_Manager_unit_si mpan_pinjam_Kopersi_pedagang_pasar + Usp_Swamitra_Koppas_cibubur_berdasrkan_surat_ keputusan_pengurus_Koppas_cibubur + Nomor +

Tahun + Tanggal +

Berwenang_mewakili_Koppas_cibubur + Beralamat + Kelurahan + Kecamatan + Kota +Untuk_

selanjutnya_disebut_Kreditur +

(60)

Pasal_5 + Pasal_6 + Pasal_7 + Pasal_8 + Pasal_9 + Pasal_10 + Pasal_11

Footer :Demikian_perjanjian_kredit_ini_telah_dibaca_

dimengerti_dipahami_disetujui_dan_ditandatangani + Kreditur + Menyetujui_istri + Debitur

O. Nama Arus Data : Aplikasi Pembukaan Simpanan Alias : APS

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 5.0 Debitur

Proses 5.0 Teller

Penjelasan : Digunakan untuk pembukaan simpanan Periode : Setiap orang yang membuka simpanan

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Aplikasi Pembukaan Simpanan Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Aplikasi_Pembukaan_ Simpanan

Isi : Jenis_simpanan [Simpanan_koperasi_berhadiah | Simpanan_bermakna_ganda] + Informasi_data_diri + Nama + Alamat + Telepon + No_Anggota + No.KTP_Identitas_lain

(61)

Footer : Diisi_oleh_petugas + No.Simpanan + Persetujuan + Diperiksa + Disetujui + Jakarta + Tanggal + Tanda_tangan_pemohon

P. Nama Arus Data : Tanda Terima Uang Alias : TTU

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 5.0 Teller

Proses 5.0 Debitur

Penjelasan : Sebagai bukti uang telah diterima

Periode : Setiap orang yang akan menerima uang pinjaman

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Tanda Terima Uang Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Tanda_teriman_uang

Isi : Yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama +

Alamat + Atas_nama

(62)

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 6.0 Debitur

Proses 6.0 Teller

Penjelasan : Digunakan untuk Penyetoran Uang

Periode : Setiap orang yang ingin membayar pinjaman dan Menabung

Volume : 3 Halaman

Struktur Data : Slip Setoran Serbaguna Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Tanggal

Isi : Setoran_untuk [Tabungan_Swamitra |

Simpanan_Berjangka] + Rekening_No + Atas_nama + Setoran_berupa [Tunai | Cek_Bilyet_Giro] + Rp + Nomor + Bank + Kota + Total + Rp + Terbilang + Rp Footer : Tanda_tangan_penyetor

3.5.2 Dokumen Keluaran

Untuk mengelola hasil masukan dari sumber data yang ada diperlukan mekanisme pemprosesan data keluaran yang sangat teliti, setiap sistem pada umumnya memiliki format standar yang berisi informasi umum tentang usaha yang dijalankan, peminjaman yang nantinya dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dan laporan yang diinginkan oleh pihak Usp Swamitra, untuk dokumen keluarannya adalah :

(63)

A. Nama Arus Data : Buku Tabungan Alias : BT

Bentuk Data : Kertas Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0 Teller

Proses 4.0 Debitur

Penjelasan : Digunakan untuk mencatat simpanan uang dan pengambilan uang

Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : 1 Halaman

Struktur Data : Perjanjian Kredit Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra

Isi : Tgl + Sandi + Mutasi [Debit | Kredit] + Saldo + Pc + Btc

Footer : Disahkan oleh * Pejabat Swamitra + Tanda tangan Keterangan Sandi : 1 *Mutasi Kas*

(64)

10 *Pajak*

13 *Biaya Administrasi* 66 *Penyesuaian Saldo*

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Sistem Yang telah berjalan selama ini, untuk bagian Account Officier masih Menggunakan sistem manual. Dimana cara seperti ini masih sangat riskan dengan tidak akuratnya data yang akan disajikan. Maka disini penulis akan memberikan bentuk data masukan dan keluaran dari program yang akan dibuat nanti.

3.6.1 Bentuk Dokumen Masukan

A. Nama Dokumen Masukan : Formulir Permohonan Pinjaman

Fungsi : Untuk permohonan pinjaman

Sumber : Debitur

Tujuan : Bagian Account Officer

Frekwensi : Setiap ada yang ingin meminjam

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A-1

B. Nama Dokumen Masukan : Kartu Tanda Penduduk Suami/Istri

Sumber : Debitur

Media : Kertas

(65)

Bentuk : Lampiran A-2 C. Nama Dokumen Masukan : Kartu Keluarga

Sumber : Debitur

Media : Kertas

D. Nama Dokumen Masukan : Buku Nikah

Sumber : Debitur

Media : Kertas

E. Nama Dokumen Masukan : Surat Tanah

(66)

Fungsi : Untuk rekomendasi pinjaman

Sumber : KOPPAS Cibubur

Media : Kertas

G. Nama Dokumen Masukan : Memo Taksasi

Fungsi : Untuk Menghitung Kelayakan Jaminan

Sumber : debitur

Media : Kertas

H. Nama Dokumen Masukan : Memo Analisa Yuridis

Fungsi : Untuk Menghitung Kelayakan Jaminan

Sumber : Debitur

Tujuan : Bagian Credit Support

Media : Kertas

I. Nama Dokumen Masukan : Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kredit

(67)

Fungsi : Untuk persetujuan prinsip kredit

Sumber : Account Officer

Tujuan : Debitur

Frekwensi : Setiap pinjaman yang akan dikeluarkan

Media : Kertas

J. Nama Dokumen Masukan : Surat Pengakuan Hutang

Fungsi : Sebagai pengakuan hutang

Tujuan : Debitur

Media : Kertas

K. Nama Dokumen Masukan : Tanda Terima Jaminan Fungsi : Sebagai tanda terima jamian

(68)

Tujuan : Debitur

Media : Kertas

O. Nama Dokumen Masukan : Aplikasi Pembukaan Simpanan

Fungsi : Untuk membuka simpanan

Sumber : Debitur

(69)

Tujuan : Teller

Frekwensi : Setiap orang yang membuka simpanan

Media : Kertas

P. Nama Dokumen Masukan : Tanda Terima Uang

Fungsi : Sebagai alat untuk mencairkan pinjaman

Sumber : Debitur

Tujuan : Teller

Media : Kertas

Q. Nama Dokumen Masukan : Slip Setoran Uang

Fungsi : Sebagai alat untuk membayar pinjaman

Sumber : Debitur

Tujuan : Teller

Frekwensi : Setiap pinjaman yang akan dibayar

(70)

Sumber : Teller

Tujuan : Debitur

Frekwensi : Setiap angsuran pinjaman yang dibayar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran B-1

3.7 Permasalahan Pokok

Setelah penulis mempelajari proses dan prosedur peminjaman pada sistem yang sedang berjalan dibagian Account Officer pada Usp Swamitra_Koppas Cibubur, masih terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut jika hal-hal berikut terjadi, diantaranya :

a. Jika terjadi kehilangan data peminjam karena disebabkan adanya suatu musibah. Apakah media back-up file data peminjam.

b. Banyaknya media penyimpanan seperti buku atau kertas yang dipergunakan untuk proses pencatatan, sehingga membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih besar seperti lemari penyimpanan.

c. Waktu yang diperlukan dalam pengolahan data baik berupa pencarian, pencatatan data, perubahan data, dan laporan kurang efisien dan efektif.

d. Adanya anggota yang mengelola Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur yang mempunyai tugas rangkap sehingga kinerja anggota tersebut tidak menjadi maksimal.

(71)

3.8 Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses peminjaman di Usp Swamitra-KOPPAS Cibubur, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada sistem tersebut sebagai berikut :

a. Dipergunakannya sistem yang berbasis komputer dengan perpaduan sistem manual, sistem manual ini hanya dipergunakan dalam media penyimpanan untuk kearsipan yang sewaktu-waktu bisa dipergunakan. Sedangkan yang berbasis komputer dipergunakan untuk pengolahan data baik berupa entry data, edit data, menghapus data, maupun didalam pembuatan laporan.

b. Dipergunakan tehnik pengolahan data yaitu Database system yang memungkinkan septiap pemakaian dapat meminta informasi dari data file setiap saat tanpa menunggu lama dari jenis informasinya yang diminta atau dibutuhkan. Konsep dari Database system ini adalah data filenya terdapat pada suatu Direct access storage device agar supaya pengolahan data tidak perlu menurut urutan tertentu.

(72)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum

Sistem komputerisasi sangat diperlukan pada zaman era globalisasi pada saat sekarang ini. Semua kegiatan tidak terlepas dari komputerisasi, dengan manfaat komputer dalam pengolahan data maka diharapkan faktor keterlambatan informasi yang dibutuhakan menjadi berkurang. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui kekurangan yang ada pada sistem peminjaman di USP Swamitra-KOPPAS Cibubur, khususnya untuk mempermudah atau mempercepat dalam proses penerimaan uang pinjaman. Maka penulis mencoba mengajukan rancangan sistem usulan untuk mengatasi masalah tersebut.

Sistem yang penulis ajukan disini adalah mengoptimalkan kinerja komputer. Sistem yang baru yang diusulakan ini merupakan terobosan dalam pengembangan sistem kerja yang ada. Oleh karena itu diharapkan pada sistem usulan ini dapat meningkatkan pelayanan peminjaman dengan cepat dan akurat. Sasaran-sasaran yang hendak dicapai tersebut antara lain :

a. Dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagi seluruh pegawai sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih berkualitas dan dapat di pertanggungjawabkan.

b. Menghemat waktu dalam proses dan pembuatan laporan serta melaksanakan 72

(73)

pekerjaan untuk kapasitas yang lebih besar dengan waktu singkat.

c. Mempercepat proses permohonan pinjaman hingga sampai penerimaan pinjaman dan proses pembayaran angsuran pinjaman.

d. Memudahkan Manager Komersil dalam memeriksa laporan bulanan maupun periode tertentu pada waktu yang diinginkan.

e. Mengurangi kemungkinan kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi dalam prosedur kerja sistem berjalan.

f. Menghemat media penyimpanan.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan yang penulis ajukan tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada, hanya saja pada sistem usulan pengolahan data anggota sudah dilakukan secara terkomputerisasi.

(74)

B. Proses Evaluasi Pinjaman

Analisa pinjaman yang dilakukan oleh C/S dan A/O dituangkan dalam proposal kredit, dengan format sebagai berikut :

- Tujuan, maksud penggunaan fasilitas kredit dan besarnya kredit yang diajukan. - Performance yaitu, performance dari calon debitur dan usahanya.

- Prospek usaha yaitu, Kualitatif dan kuantitatif.

- Resiko yaitu, resiko intren dan ekstren yang mungkin akan timbul.

- Monitoring yaitu, kegiatan debitur dalam mengelola usaha dan identifikasi masalah-masalah yang mungkin akan timbul.

- Analisa Yuridis yaitu, analisa yang dilakukan atas kebenaran, kelengkapan, keabsahan dan aspek hukum lainnya dari subyek hukum dan obyek hukum yang berkaitan dengan fasilitas kredit yang akan diberikan, sehingga memungkinkan resiko kerugian bagi Bank dapat diperkecil/dicegah.

- Jaminan yaitu, kayakinan Bank atas kesanggupan debitur, faktor penting dalam mengurangi resiko kredit.

- Kesimpulan dan rekomendasi yaitu, merupakan gambaran atas hasil keseluruhan analisa, dengan memberikan opini yang jelas apakah permohonan tersebut direkomendir untuk disetujui atau tidak. Apabila rekomendasi yang diberikan adalah disetujui, maka isi dari rekomendasi tersebut meliputi : kesimpulan secara keseluruhan, struktur kredit yang diusulkan, kondisi/persyaratan yang harus diperhatikan.

(75)

C. Proses Keputusan Pinjaman

Komite kredit adalah lembaga yang berwenang untuk memberikan keputusan suatu rekomendasi fasilitas pinjaman yang akan diberikan. Keputusan kepada debitur yang diambil dianggap sah apabila memenuhi Quarum. Dan setiap anggota kredit komite mempunyai kewenangan tertentu yang diatur dalam individual limit.

D. Proses Perjanjian Pinjaman

Tahap ini adalah tahap dimana M/K dan A/O membuat surat perjanjian Kredit yang berisikan tentang persetujuan, persyaratan pencairan, persyaratan pembanyaran, syarat-syarat penerimaan jaminan dan persyaratan lain-lain dari catatan-catatan anggota kredit komite. Dimana semua ini dituangkan dalam bentuk pasal-pasal yang dapat dilihat dalam lembar lampiran.

E. Proses Pencairan Pinjaman

(76)

G. Proses Pembuatan Laporan

Ditahap terakhir bagian Credit Support membuat laporan untuk diserahkan kepada Manager Komersil dengan melihat dari file-file yang ada.

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Pada sistem usulan ini penulis menggunakan DAD untuk mengambarkan sistem yang akan diusulkan. Pada dasarnya bentuk DAD pada sistem usulan tidak banyak mengalami perubahan dari sistem yang berjalan, hanya disini penulis mengusulkan dalam proses perjanjian kredit, proses pembuatan laporan dilakukan

(77)

Komputerisasi Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Analisa Yuridis,

Memo Taksasi , Persetujuan Pinjaman

Fc. KTP S, I, Fc. KK, Fc. Surat Nikah, Fc. Jaminan, Memo Analisa

Yuridis, Memo Taksasi

Survei Jaminan

(78)

(79)

Keterangan :

PK : Perjanjian Kredit

SP3K: Surat Pemberitahuan Persetujuan Prinsip Kerja SPI/S: Surat Pernyataan Istri/Suami

SPH : Surat Pengakuan Hutang SK : Surat Kuasa

TTJ : Tanda Terima Jaminan

(80)

1.1

KTP : Kartu Tanda Penduduk

FPP : Formulir Permohonan Pinjaman

Gambar VI.3 Diagram Detail Sistem Berjalan Usp Swamitra_KOPPAS Cibubur

(81)

(82)

3.1 Data Debitur, Fc. Jaminan, FPP

Memenuhi Persyaratan, Survei Data Debitur, Fc. Jaminan, FPP

Memenuhi Persyaratan, Survei Usaha, Survei Jaminan

(83)

(84)

(85)

4.4 Kamus Data Sistem Usulan 1. Kamus Data Dokumen Masukan

A. Nama Arus Data : Formulir Permohonan Pinjaman

Alias : FPP

Bentuk Data : Dokumen cetakan manual Arus Data : Proses 1.0 File FPP

Penjelasan : Berisi biodata lengkap debitur yang ingin meminjam Periode : Setiap pengajuan pinjamam

Volume : Volume rata-rata 5, volume puncak 10 Struktur Data : Formulir Permohonan Pinjaman Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp +

Formulir_Permohonan_Pinjaman + No_FPP

(86)

Kegunaan + Jangka_Waktu + Investasi + Rp +

Kegunaan + Jangka_Waktu +

Jaminan_Pinjaman_yang_Diserahkan

Footer : Pemohon

B. Nama Arus Data : Aplikasi Pembukaan Simpanan

Alias : ASP

Bentuk Data : Dokumen cetakan manual Arus Data : Proses 1.0 Debitur

Penjelasan : Untuk pembukaan rekening debitur Periode : Setiap pengajuan pinjamam

Volume : Volume rata-rata 5, volume puncak 15 Struktur Data : Aplikasi Pembukaan Simpanan Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Aplikasi_Pembukaan_ Simpanan

Isi : Jenis_simpanan [Simpanan_koperasi_berhadiah | Simpanan_bermakna_ganda] + Informasi_data_diri + Nama + Alamat + Telepon + No.Anggota + No.KTP_Identitas_lain

Footer : Diisi_oleh_petugas + No.Simpanan + Persetujuan + Diperiksa + Disetujui + Jakarta + Tanggal + Tanda_tangan_pemohon

(87)

C. Nama Arus Data : Tanda Terima Uang

Alias : TTU

Bentuk Data : Dokumen cetakan manual Arus Data : Proses 5.0 Debitur

Proses 5.0 Teller

Penjelasan : Sebagai bukti uang pinjaman sudah dikeluarkan Periode : Setiap pinjaman yang disetujui

Volume : Volume rata-rata 5, volume puncak 10 Struktur Data : Tanda Terima Uang

Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Tanda_teriman_uang + No.TTU

Isi : Yang_bertanda_tangan_dibawah_ini + Nama +

Alamat + Atas_nama

(88)

Proses 6.0 Teller

Penjelasan : Digunakan untuk Penyetoran Uang

Periode : Setiap orang yang ingin Membayar pinjaman dan Menabung

Volume : Volume rata-rata 20, volume puncak 35 Struktur Data : Slip Setoran Serbaguna

Header + Isi + Footer

Header : Logo + Swamitra_Usp + Tanggal

Isi : Setoran_untuk [Tabungan_Swamitra |

Simpanan_Berjangka] + Rekening_No + Atas_nama + Setoran_berupa [Tunai | Cek_Bilyet_Giro] + Rp + Nomor + Bank + Kota + Total + Rp + Terbilang + Rp Footer : Tanda_tangan_penyetor

2. Kamus Data Dukumen Keluaran

A. Nama Arus Data : Laporan Data Debitur

Alias : Laporan Debitur

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer Arus Data : Proses 7.0 Credit Support.

Proses 7.0 Manager Komersil

Penjelasan : Sebagai laporan tentang debitur yang meminjam Periode : Sebulan Sekali.

Volume : 1 Lembar Perbulan.

(89)

Struktur Data : Laporan Data Pinjaman Header + Isi

Header : Judul

Isi : No_FPP + Tgl_FPP + Tpt_Pengajuan + Nama + Almt_rmh + Telepon + Almt_ktr + Telepon + Bdg_Usaha + Bank_lai + Pinjaman_Lain + Jaminan B. Nama Arus Data : Laporan Data Pinjaman

Alias : Laporan Pinjaman

Penjelasan : Sebagai laporan tentang data pinjaman Periode : Sebulan Sekali.

(90)

C. Nama Arus Data : Laporan Data Pencairan

Alias : Laporan Pencairan

Penjelasan : Sebagai laporan tentang data pencairan Periode : Sebulan Sekali.

Header : Judul

Isi : No_TTU + Tgl_TTU + No_FPP + Nama + Alamat + Atas_Nama + Uang_Pinjaman + Terbilang + No_Pinjaman + Tgl_perjanjian + Bunga_Pinjaman + Jangka_Waktu_Bunga

D. Nama Arus Data : Laporan Data Pembayaran

Alias : Laporan Pembayaran

Penjelasan : Sebagai laporan tentang data pembayaran Periode : Sebulan Sekali.