Modifikasi Sel Berdasarkan Kriteria
Tulisan ini ditujukan bagi pemula dalam belajar Microsoft Excel, sehingga bagi yang merasa
sudah merasa mahir, DILARANG KERAS membacanya.
Dalam melakukan pekerjaan perkantoran, seringkali kita ingin memberi warna tertentu
pada sebuah sel dengan kriteria tertentu. Kriterianya misalnya, sel masih kosong, nilai sel
kurang dari nilai tertentu, dan lain-lain. Berikut ini cara memodifikasi sel dengan kriteria
yang bisa kita buat sendiri.
Lihat tabel berikut:
Perhatikan cel D6 sampai D8. Sel tersebut berwarna kuning. Namun ketika sel-sel tersebut
kita isi data, maka warnanya akan seperti biasa: No Color. Jadi dalam kasus ini, kita ingin
mengeset sel yang masih kosong dengan warna kuning, sedang yang sudah ada isinya tidak
berwarna. Bagaimana caranya?
Blok sel atau range yang akan kita modif, misalnya cel D2 sampai D8.
Pada menu Home, pilih Conditional Formatting, pilih Manage Rule.
Pada kotak dialog yang muncul pilih New Rule. Pada bagian ini kita disodorkan
berbagai macam kondisi yang bisa kita pilih. Untuk kasus di atas, pilih Format only
cell that contain.
Pada bagian Format only cell with, pilih tulisan Cell value, pilih Blanks.
Kotak dialog yang muncul terdiri dari beberapa tab. Kita masuk pada tab Fill. Pillih
warna yang diinginkan, kuning misalnya. Kalau pilihan warna yang tersedia belum
pas, kita bisa pilih More Colors, atau bisa kita pilih Fill Effect.
Setelah selesai urusan warna, Kita klik OK, OK lagi, OK lagi.
Lihat perubahan yang tampil.
Keterangan untuk pilihan kriteria memformat sel:
1. Format all cells based on their values, kalu kita ingin memberi warna seluruh sel
dengan warna yang berbeda-beda tergantung dari nilai dari sebuah sel, mulai dari
yang paling tinggi hingga yang paling rendah.
2. Format only cell that contain. Kita bisa memformat sel tertentu yang sesuai kriteria.
Kriterianya bisa lebih (greater than) atau kurang (less than) nilai tertentu, atau
antara (between) nilai tertentu. Atau mau memformat sel yang nilainya sama
dengan (equal to) atau tidak sama denngan (not equal to). Pada bagian kotak
terakhir yang ada tanda panah merah bisa kita isi angka atau teks atau sel tertentu.
Kalau mau diisi teks harus diawali dan diakhiri dengan tanda petik. Kalau mau
merujuk ke sel tertentu, kita klik tanda panah merah, dan pilih sel yang dikehendaki
di lembar kerja.
3. Format only top or bottom ranked values. Kita hanya memformat nilai yang
menempati rangkis teratas (top) atau paling rendah (bottom). Jumlah peringkatnya
pun bisa diatur.
4. Format only cell value that are below or above average. Kita ingin memformat sel
yang nilainya di bawah (below) atau atas (above) rata-rata.
5. Format only unique or duplicate value. Kita ingin memformat sel yangnilainya unik
atau berbeda dari sel yang lain atau sel yang mempunyai nilai sama dengan sel yang
lain. Cocol untuk membuat jadwal untuk mengecek bentrok atau tidak.
6. Use a formula to determine which cells to format. Ini kriteria yang powerfull banget,
kita bisa menggunakan rumus untuk memformat sel.
Kita ingin memformat satu kolom yang sesuai dengan nomor urut yang kita tulis sendiri di
sel E1. Jadi, ketika kita tulis angka 1 di sel E1, maka di tabel sel A4 sampai E4 berwarna
kuning yang lainnya tetap. Kalau kita ganti nilai pada sel E1 dengan 3, maka sel A6 sampai E6
berwarna kuning, yang lain tetap.
Caranya seperti langkah di atas, Blok sel A4 sampai E10, pilih Conditional Formatting, New
Rule, kita memilih Use Formula to determine cells to format.Terus kita tuliskan rumus
begini:
=$E$1=$A4
Terus klik tombol Format. Pilih warna yang diinginkan.
Lalu OK, OK, OK.
Catatan:
· Untuk contoh yang terakhir, diasumsikan pembaca sudah memahami konsep sel relative dan sel
absolute, baik absolute baris maupun absolute kolom. Jika belum, belajar lagi ke guru TIK di
sekolah ya....!
· Pada bagian tombol format, kita bisa memformat Angka, Tulisan, Border atau bingkai dan Warna
sel.
Pembaca, apa yang dipaparkan di sini hanya contoh sederhana saja, kita bisa berkreasi
dengan berbagai kondisi tergantung kreatifitas kita.
