BAB IV ANALISA SISTEM USULAN

(1)

47

BAB IV

ANALISA SISTEM USULAN

4.1. Umum

Berdasarkan pengamatan dan evaluasi sistem Penerimaan Jasa Bordir pada PT. Miwha Puspita Indah, maka menurut penulis perlu dibuatkan penggunaan sistem atau aplikasi yang terkomputerisasi sehingga lebih memudahkan pengolahan data transaksi serta dalam pembuatan laporan. Dalam hal ini perangkat komputer sangat berperan penting dalam pembuatan sistem tersebut.

Tujuan dari komputerisasi sistem pengolahan data transaksi penerimaan jasa ini untuk menghindarkan masalah-masalah yang timbul dalam sistem yang sedang berjalan serta proses transaksi yang terjadi setiap hari agar dapat menghasilkan perhitungan-perhitungan yang lebih teliti, akurat, dan mempercepat pengolahan datanya.

Selain itu prosedur dari sistem usulan yang akan diuraikan tidak berbeda jauh dengan prosedur sistem berjalan. Perancangan sistem usulan yang penulis buat menitikberatkan pada pengembangan dan pembangunan dari sistem lama yaitu dari sistem manual menjadi terkomputerisasi.

Perubahan ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada serta untuk membantu PT. Miwha Puspita Indah didalam :

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pada karyawan dalam melakukan pekerjaannya.

2. Meningkatkan pelayanan jasa yang lebih baik.

(2)

3. Penurunan faktor kesalahan, karena dengan sistem ini pengolahan data dan perhitungan dalam transaksi keuangan yang dikerjakan oleh komputer sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan menjadi kecil.

4. Menjadikan sistem lama menjadi sistem yang terkomputerisasi, dengan menghasilkan informasi data yang cepat, efisien, dan akurat baik dalam sistem administrasi sampai pembuatan laporan yang efektif.

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Dalam prosedur sistem usulan yang penulis buat sebagai rancangan , seperti telah dijelaskan sebelumnya merupakan pengembangan secara terkomputerisasi dari prosedur sistem berjalan yang ada. Dengan sistem usulan terkomputerisasi secara otomatis berbagai proses yang ada pada sistem berjalan akan berhubungan dengan kegiatan komputerisasi. Selain itu mudah dipahami mengenai prosedur sistem usulan akan dijelaskan sebagai berikut :

4.3. Analisa Sistem Akuntansi Usulan

Adapun urutan-urutan langkah sistem usulan pada sistem informasi penerimaan jasa bordir PT. Miwha Puspita Indah sebagai berikut :

1. Pembuatan Sample

Sebelum produksi bordir Buyer akan memberikan artwork sample untuk pembuatan program bordir. Sample yang sudah jadi di bordir diberikan ke buyer untuk di acc. Sample acc akan di berikan kembali untuk panduan proses produksi.

(3)

2. Penerimaan PO dan Produksi

Selanjutnya sample yang sudah di acc akan diproduksi, maka buyer akan menurunkan PO (Purchasing Order) dengan melampirkan Surat Jalan Masuk (SJM). Untuk proses produksi bagian gudang akan mengisi form Laporan Material Keluar (LMK), lalu operator akan membuat Laporan Produksi Mesin dan akan dibuat Laporan Produksi (LP).

3. Pengiriman Barang

Barang yang sudah diproduksi akan di kirim ke buyer dengan melampirkan Surat Jalan Keluar (SJK).

4. Pembuatan dan Pembayaran Invoice

Pembuatan invoice dibuat oleh accounting sesuai dengan pengiriman hasil produksi. Invoice tersebut dilampirkan SJK dan diberikan kepada buyer. Invoice akan dibayar oleh buyer dengan cara transfer dan akan memberikan Bukti Bayar (BB).

5. Pembuatan Jurnal

Pembuatan jurnal akan diproses oleh accounting untuk mempermudah dan mempercepat proses pelaporan.

6. Pembuatan Laporan

Setelah semua pembayaran tagihan selesai, maka prosedur selajutnya yaitu pembuatan laporan kepada direktur yang terdiri dari Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Keuangan (LK).

(4)

4.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Diagram alir data sistem usulan pada dasarnya hampir tidak merubah diagram alir data yang telah dijelaskan dalam sistem berjalan. Perubahan yang terdapat pada diagram alir data sistem usulan seperti telah dijelaskan pada prosedur sistem usulan diantaranya perubahan pada proses penyimpanan arsip biasa ke dalam file komputer, perubahan dokumen masukan dan keluaran, sehingga proses yang dibentuk hamper sama. Karena proses dalam sistem usulan dapat dianggap perbaikan dan penyempurnaan proses-proses sebelumnya yang belum ada pada prosedur sistem akuntansi berjalan yang dianggap perlu. Berikut akan digambarkan bentuk dari diagram alir data sistem usulan.

(5)

DIAGRAM KONTEKS

(6)

DIAGRAM NOL

(7)

4.5. Kamus Data Sistem Usulan 4.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Sample Acc

Nama Arus Data : Sample Acc

Alias : -

Arus Data : Proses 1.0 – Operator

Penjelasan : Digunakan untuk panduan produksi

Periode : Setiap melakukan produksi

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header+Isi+Footer

Header = Judul+Nm_Buyer+Alamat+Telepon

Isi ={Arr_Date+Style+Body+Size+Factory+Buyer +PO+Swatch+Comments}

Footer = Ttd_Manager+Ttd_MM+Ttd_Direktur 2. Surat Jalan Masuk

Nama Arus Data : Surat Jalan Masuk

Alias : SJM

Arus Data : Proses 2.0 – Administrasi

Penjelasan : Digunakan untuk bukti penerimaan barang yang sudah masuk

Periode : Setiap penerimaan barang produksi

Volume : 2 Lembar

(8)

Header = Judul+No+Tgl+Kpd_Yth

Isi = {No_PO+N0+Item_No+Nm_Barang+

+Warna+Ukuran+Jlh+ Ket}

Footer = TTD. M+TTD. YM+TTD. YM

TTD. M = *Tanda Tangan Mengetahui*

TTD. YM = *Tanda Tangan Yang Menyerahkan*

TTD. M = *Tanda Tangan Yang Menerima*

No. Mobil =*Nomor Mobil Buyer*

SOP =*Sopir*

4.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Surat Jalan Keluar

Nama Arus Data : Surat Jalan Keluar

Alias : SJK

Arus Data : Proses 3.0 – Buyer

Penjelasan : Digunakan untuk bukti pengiriman barang hasil produksi

Periode : Setiap Pengiriman

Volume : 4 Lembar

Header = Judul+No+Tgl+Kpd_Yth

Isi = {No_PO+No+No_Item+Nm_Barang+Warna+

(9)

Ukuran+Jumlah+Keterangan}

Footer = Ttd_Penerima+Ttd_Mengetahui 2. Laporan Penerimaan Kas

Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Kas

Alias : LPK

Arus Data : Proses 6.0 – Direktur

Penjelasan : Digunakan untuk melaporkan penerimaan tagihan yang telah dibayar setiap bulan

Periode : Setiap Bulan

Volume : 1 Lembar

Header = Judul+Periode

Isi = {No+Nm_Buyer+Tgl_PO+No_PO+Jumlah+

Total}

Footer = Ttd_Direktur

3. Laporan Keuangan

Nama Arus Data : Laporan Keuangan

Alias : LK

Arus Data : Proses 6.0 – Direktur

Penjelasan : Digunakan untuk melaporkan keuangan

Periode : Setiap Hari

Volume : 1 Lembar

(10)

Header = Judul

Isi = {No+Kd_Akun+Nm_Akun+Sld_Awal+

Uraian Neraca+Uraian Laba Rugi+Uraian Arus Kas+Total+Sld_Awal+Sld_Akhir+

Laba?Rugi}

Footer = Ttd_Direktur

4.6. Spesifikasi Rancangan Sistem Akuntansi Usulan

Spesifikasi rancangan sistem akuntansi usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen yang mempunyai peranan dalam proses sistem penerimaan kas yang penulis usulkan.

4.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi Dokumen Masukan pada Sistem Usulan adalah : 1. Nama Dokumen : Sample Acc

Fungsi : Sebagai bukti untuk sample yang sudah siap untuk produksi

Sumber : Buyer

Tujuan : Administrasi

Frekuensi : Setiap penerimaan sample acc

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Satu Lembar

(11)

Bentuk : Lampiran D-2 2. Nama Dokumen : Surat Jalan Masuk

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan barang yang akan produksi

Sumber : Buyer

Tujuan : Administrasi

Frekuensi : Setiap penerimaan barang

Jumlah : 2 Lembar

Bentuk : Lampiran D-2

4.6.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan segala bentuk dokumen yang merupakan hasil keluaran suatu proses kegiatan yang merupakan dokumen akhir yang dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Adapun bentuk dokumen keluaran adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Jalan Keluar

Fungsi : Sebagai bukti total pengiriman barang yang sudah produksi

Sumber : Administrasi

Tujuan : Buyer

Frekuensi : Setiap penngiriman barang

Jumlah : Empat Lembar

(12)

2. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Kas

Fungsi : Digunakan sebagai laporan penerimaan pendapatan

Sumber : Accounting

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap bulan

3. Nama Dokumen : Laporan Keuangan

Fungsi : Digunakan sebagai laporan keuangan

Sumber : Accounting

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap bulan

4.6.3. Normalisasi File

Proses normalisasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahapan-tahapan yang penulis coba jelaskan sesuai dengan topic permasalahan yang penulis bahas dalam Tugas Akhir ini.

(13)

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Gambar IV.3.

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Kd_Sample Kd_BK

Nm_Sample Tgl_BK

Image Penerima

Size Kd_BM

Style No_Bayar

Id_Buyer Tgl_Bayar

Nm_Buyer Kd_BK

Almt Kd_Akun

Telp No_Jurnal

No_PO Tgl_Jurnal

Tgl_PO Debet

Qty Kredit

Subtotal Ket

Ttl_Harga No_Bayar

Kd_Sample Kd_Akun

Id_Buyer No_PO

Kd_BM Tgl_BM No_PO

(14)

2. Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form)

Keterangan :

* : Candidate Key (Kunci Kandidat)

Gambar IV.4.

Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form) Kd_Sample*

Nm_Sample Image Size Style Id_Buyer*

Nm_Buyer Almt Telp No_PO*

Tgl_PO Qty Subtotal Ttl_Harga Kd_BM*

Tgl_BM No_Bayar*

Tgl_Bayar Kd_Akun*

Nm_Akun No_Jurnal*

Debet Kredit Ket

(15)

3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Keterangan :

* Kunci Utama / Primary Key Hubungan relasi one to one

** Kunci Tamu / Foreign Key Hubungan relasi one to many

Gambar IV.5.

Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

(16)

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Keterangan :

* Kunci Utama / Primary Key Hubungan relasi one to one

** Kunci Tamu / Foreign Key Hubungan relasi one to many Gambar IV.6.

Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

(17)

4.6.4. Spesifikasi File

File-file yang dibuat dari beberapa tabel tersebut. Berikut ini penjelasan dari spesifikasi file yang penulis usulkan antara lain :

1. Nama File : File Sample Akronim : Data Sample

Fungsi : Untuk menyimpan data sample Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequentil

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 48 Karakter Kunci Field : Kd_Sample

Software : Microsoft Access 2007 Tabel IV.1.

Spesifikasi File Sample

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Sample Kd_Sample Text 3 Primary Key

2 Nama Sample Nm_Sample Text 20

3 Image Image Attachment -

4 Size Size Text 5

2 Style Style Text 20

2. Nama File : File Buyer Akronim : Data Buyer

Fungsi : Untuk menyimpan data buyer

(18)

Tipe File : File Master Organisasi File : Index Sequentil

Media : Hard Disk

Panjang Record : 83 Karakter Kunci Field : Id_Buyer

Spesifikasi File Buyer

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Identitas Buyer Id_Buyer Text 6 Primary Key

2 Nama Buyer Nm_Buyer Text 15

3 Alamat Almt Text 50

4 Telepon Telp Text 12

3. Nama File : File PO

Akronim : Data Purchase Order Fungsi : Untuk menyimpan data PO Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Panjang Record : 34 Karakter

Kunci Field : No_PO

Software : Microsoft Access 2007

(19)

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Purchase Order

1 Nomor PO No_PO Text 10 Primary Key

2 Tanggal PO Tgl_PO Text 10

3 Total Harga Ttl_Harga Currency 8

4 Identitas Buyer Id_Buyer Text 6 Foreign Key

4. Nama File : File Detail PO

Akronim : Data Detail Purchase Order

Fungsi : Untuk melihat dan menyimpan data PO Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Kunci Field : No_PO

Spesifikasi File Detail Purchase Order

1 Quantity Qty Text 10 Primary Key

2 Subtotal Subtotal Currency 9

3 Kode Sample Kd_Sample Text 6 Foreign Key

4 Nomor PO No_PO Text 6 Foreign Key

5. Nama File : File Barang Masuk

Akronim : BM

(20)

Fungsi : Untuk menyimpan data barang masuk Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Kunci Field : Kd_BM

Spesifikasi File Barang Masuk

1 Kode BM Kd_BM Text 6 Primary Key

2 Tanggal BK Tgl_BM Date 10

6. Nama File : File Barang Keluar

Akronim : BK

Fungsi : Untuk menyimpan data barang keluar atau kirim Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Kunci Field : Kd_BK

(21)

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Barang Keluar

1 Kode BK Kd_BK Text 6 Primary Key

2 Tanggal BK Tgl_BK Date 10

3 Penerima Penerima Text 10

4 Kode BM Kd_BM Text 10 Foreign Key

7. Nama File : File Bayar

Akronim : Bayar

Fungsi : Untuk menyimpan dan melihat data pembayaran Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk

Panjang Record : 26 Karakter Kunci Field : No_Bayar

Spesifikasi File Bayar

1 Nomor Bayar No_Bayar Text 10 Primary Key

2 Tanggal Bayar Tgl_Bayar Date 10

3 Kode_BK Kd_BK Text 6 Foreign Key

8. Nama File : File Perkiraan Akronim : Perkiraan

(22)

Fungsi : Untuk menyimpan dan melihat data perkiraan Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Panjang Record : 44 Karakter Kunci Field : Kd_Akun

Spesifikasi File Perkiraan

1 Kode Akun Kd_Akun Text 4 Primary Key

2 Nama Akun Nm_Akun Text 40

9. Nama File : File Jurnal

Akronim : Jurnal

Fungsi : Untuk mengelompokkan transaksi Tipe File : File Laporan

Media : Hard Disk

Panjang Record : 77 Karakter Kunci Field : No_Jurnal

(23)

Tabel IV.9.

Spesifikasi File Jurnal

1 Nomor Jurnal No_Jurnal Text 10 Primary Key

2 Tanggal Jurnal Tgl_Jurnal Date 10

3 Keterangan Ket Text 40

4 Nomor Bayar No_Bayar Text 7 Foreign Key

10. Nama File : File Detail Jurnal Akronim : Detail_Jurnal

Fungsi : Untuk mengelompokkan transaksi jurnal Tipe File : File Laporan

Media : Hard Disk

Panjang Record : 29 Karakter Kunci Field : No_Jurnal

Spesifikasi File Detail Jurnal

1 Debet Debet Currency 10 Primary Key

2 Kredit Kredit Currency 10

3 Nomor Jurnal No_Jurnal Text 5 Foreign Key

4 Kode Akun Kd_Akun Text 4 Foreign Key

(24)

4.6.5. Struktur Kode

Penggunaan kode didalam kegiatan pengolahan data dengan menggunakan komputer akan dapat mengurangi terjadinya kesalahan. Dengan adanya pengkodean ini, maka pengolahan data akan lebih efisien dan memudahkan dalam pencarian data.

Berikut ini akan penulis uraikan kode yang penulis gunakan : 1. Buyer

Format :

X X X 9 9

Nomor Urut Inisial Buyer Contoh :

R Y L 0 1

Keterangan :

RYL : Menunjukkan inisial buyer yaitu Royal 01 : Menunjukkan nomor urut buyer

2. Sample Format :

X X X 0 1

Nomor Urut Nama Sample

(25)

Contoh :

M S H 0 1

Keterangan :

DOR : Menunjukkan inisial nama sample yaitu Masha 01 : Menunjukkan nomor urut sample

3. Purhase Order Format :

X X 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut

Bulan Pengiriman PO Tahun Pengiriman PO Inisial PO

Contoh :

P O 1 5 0 3 0 0 1

Keterangan :

PO : Menunjukkan inisial Purchasing Order

15 : Menunjukkan tahun pengiriman PO yaitu 2015

03 : Menunjukkan bulan pengiriman PO yaitu bulan Maret 01 : Menunjukkan nomor urut PO

4. Barang Masuk Format :

(26)

X X 9 9 9

Nomor Urut

Inisial Barang Masuk Contoh :

B M 0 0 1

Keterangan :

BM : Menunjukkan inisial nama barang masuk 001 : Menunjukkan nomor urut barang masuk 5. Barang Keluar

Format :

X X 9 9 9

Nomor Urut

Inisial Barang Keluar Contoh :

B K 0 0 1

Keterangan :

BK : Menunjukkan inisial nama barang keluar 001 : Menunjukkan nomor urut barang keluar

(27)

6. Bayar Format :

B 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut Bulan Pembuatan Tahun Pembuatan Inisial Bayar Contoh :

B 1 5 0 4 0 0 1

Keterangan :

B : Menunjukkan inisial Bayar

15 : Menunjukkan tahun pembuatan yaitu 2015 03 : Menunjukkan bulan pembuatan yaitu bulan April 001 : Menunjukkan nomor urut Bayar

7. Perkiraan Format :

9 9 9 9

Nomor Urut Perkiraan Jenis Perkiraan

Kelompok Perkiraan

(28)

Contoh :

1 0 1 1

Keterangan :

1 : Menunjukkan kelompok perkiraan aktiva 01 : Menunjukkan jenis perkiraan untuk kas 1 : Menunjukkan nomor urut perkiraan 8. Jurnal

Format :

J 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut Bulan Pembuatan Tahun Pembuatan Inisial Jurnal Contoh :

J 1 5 0 4 0 0 1

Keterangan :

J : Menunjukkan inisial Jurnal

15 : Menunjukkan tahun pembuatan yaitu 2015 04 : Menunjukkan bulan pembuatan yaitu bulan April 001 : Menunjukkan nomor urut Jurnal

(29)

4.6.6. Spesifikasi Program

Program merupakan pernyataan yang diberikan kepada komputer berupa instruksi atau kumpulan transaksi. Program yang akan dibuat haruslah berdasarkan spesifikasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Sebelum penulis menjabarkan proses masing-masing program terlebih dahulu digambarkan bentuk diagram HIPO yang menguraikan tentanf hierarki program secara keseluruhan. HIPO merupakan alat dan teknik dokumentasidalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.

Adapun gambar HIPO pada spesifikasi program system akuntansi usulan dapat digambarkan sebagai berikut :

(30)

LOGIN

0.0 Menu Utama

0.0

2.0 Menu Transaksi

0.0

4.0 Exit

0.0 3.0

Menu Laporan 0.0 Menu File

1.0

0.0

Sample 1.1

1.0

Buyer 1.2

1.0

Purchase Order 1.3

1.0

Barang Masuk 1.4

1.0

Barang Keluar

1.5

1.0

Perkiraan 1.0 1.6

2.1 Bayar

2.0

2.2 Jurnal

2.0

3.1 Laporan Penerimaan Kas

3.0

3.2 Laporan Keuangan

3.0

Gambar IV.7.

Diagram HIPO ( Hierarchy Plus Input-Process Output)

(31)

Adapun spesifikasi dari program-program tersebut adalah sebagai berikut : 1. Spesifikasi Program Login

Nama : Program Login

Akronim Program : Login.frm Paket Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : Untuk masuk ke dalam program

Bentuk : Lampiran E-1

Proses Program : a. Untuk masuk ke dalam area login masukkan user name dan password

b. Tekan Login untuk maka akan masuk ke dalam menu utama

c. Tekan Batal jika ingin batal masuk ke program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama : Program Menu Utama

Akronim Program : Menu.frm Paket Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu proses, yaitu : a. Menu Master

b. Menu Transaksi c. Menu Laporan d. Menu Exit

Proses Program : a. Menu Master, maka akan tampil sample, buyer,

(32)

purchase order, barang masuk, barang keluar, perkiraan.

b. Menu Transaksi, maka akan tampil transaksi bayar dan transaksi jurnal.

c. Menu Laporan, maka akan tampil laporan penerimaan kas dan laporan keuangan.

d. Exit

3. Spesifikasi Program Menu Master Sample

Nama : Menu Sample

Akronim : FSample.frm

Paket Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data sample

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Sample maka akan ditampilkan :

a. Tambah, untuk menambah data sample

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Sample

4. Spesifikasi Program Menu Master Buyer

Nama : Menu Buyer

Akronim : FBuyer.frm

(33)

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Buyer

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Buyer maka akan ditampilkan :

a. Tambah, untuk menambah data Buyer

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Buyer

5. Spesifikasi Program Menu Master Purchase Order

Nama : Menu Purchase Order

Akronim : FPO.frm

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Purchase Order

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Purchase Order maka akan ditampilkan : a. Tambah, untuk menambah data Purchase Order b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Purchase Order

(34)

6. Spesifikasi Program Menu Master Barang Masuk

Nama : Menu Barang Masuk

Akronim : FBM.frm

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Barang Masuk

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Barang Masuk maka akan ditampilkan : a. Tambah, untuk menambah data Barang Masuk b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Barang Masuk 7. Spesifikasi Program Menu Master Barang Keluar

Nama : Menu Barang Keluar

Akronim : FBK.frm

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Barang Keluar

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Barang Keluar maka akan ditampilkan : a. Tambah, untuk menambah data Barang Keluar

(35)

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Barang Keluar 8. Spesifikasi Program Menu Master Perkiraan

Nama : Menu Perkiraan

Akronim : FPerk.frm

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Perkiraan

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Master Perkiraan maka akan ditampilkan :

a. Tambah, untuk menambah data Perkiraan

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Hapus, untuk menghapus data yang telah diinput d. Keluar, untuk keluar dari menu Perkiraan

9. Spesifikasi Program Menu Transaksi Bayar

Nama : Menu Bayar

Akronim : FBayar.frm

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Bayar

(36)

Proses Program : Pada menu utama pilih menu master, kemudian pilih Transaksi Bayar maka akan ditampilkan :

a. Baru, untuk menambah data Bayar

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Batal, untuk membatalkan transaksi

d. Keluar, untuk keluar dari menu Bayar 10. Spesifikasi Program Menu Transaksi Jurnal

Nama : Menu Jurnal

Akronim : FJurnal.frm Paket Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : Untuk menambah, menyimpan, dan mengubah data Jurnal

Proses Program : Pada menu utama pilih menu transaksi, kemudian pilih Transaksi Jurnal maka akan ditampilkan : a. Baru, untuk menambah data Jurnal

b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Batal, untuk membatalkan transaksi

d. Keluar, untuk keluar dari menu Jurnal 11. Spesifikasi Program Menu Laporan Penerimaan Kas

Nama : Menu Laporan Penerimaan Kas

Akronim : FLapPK.frm

(37)

Fungsi Program : Untuk melihat hasil laporan Penerimaan Kas

Proses Program : Pada menu utama pilih menu , kemudian pilih Transaksi Jurnal maka akan ditampilkan : a. Baru, untuk menambah data Penerimaan Kas b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Batal, untuk membatalkan laporan

d. Keluar, untuk keluar dari menu Penerimaan Kas 12. Spesifikasi Program Menu Laporan Keuangan

Nama : Menu Laporan Keuangan

Akronim : FKeu.frm

Fungsi Program : Untuk melihat hasil laporan

Proses Program : Pada menu utama pilih menu , kemudian pilih Menu Laporan Keuangan akan ditampilkan : a. Baru, untuk menambah data Laporan Keuangan b. Simpan, untuk menyimpan data yang telah diinput c. Batal, untuk membatalkan laporan

d. Keluar, untuk keluar dari menu Laporan Keuangan

(38)

4.7. Spesifikasi Sistem Komputer 4.7.1. Umum

Kegiatan dalam menentukan kebutuhan sistem baru terletak antar kegiatan pembahasan sistem berjalan dan perancangan sistem baru dari langkah analisa sistem, yang merupakan salah satu karakteristik yang membedakan metode penyusunan sistem yang sudah ada.

Karena PT. Miwha Puspita Indah masih menggunakan sistem manual, maka penulis akan mengusulkan sistem komputer yang lebih baik untuk menunjang efektifitas kerja.

4.7.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yaitu perlatan dari sistem yang secara fisik dapat terlihat.

Sistem perangkat keras digunakan untuk mendukung berjalannya kegiatan pengolahan data pada penerimaan jasa bordir ini menggunakan fasilitas komputer sebagai berikut :

1. Proceessor : Intel Atom CPU N445 @1.66GHz 2. Memory : 1024MB

3. Harddisk : 300GB 4. Floppy Disk : 1.44MB

5. Monitor : Generic Pnp Monitor 10”

6. Keyboard : 104 Keys 7. Mouse : Standard Mouse 8. Printer : Inkjet

(39)

4.7.3. Perangkat Lunak

Perangkat Lunak adalah komponen dalam data processing system yag berupa program-program yang digunakan atau diperlukan untuk mengetahui sistem dan menjalankan perangkat keras, diantaranya adalah bahasa pemograman, sistem operasi dan program aplikasi. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah :

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 2. Software : Microsoft Visual Basic 6.0 3. Database : Microsoft Access 2007

4.8. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai jadwal dan tahapan proses implementasi komputerisasi sistem penerimaan jasa, tahapan tersebut adalah :

1. Penyiapan data awal

Pada tahapan ini data-data yang diperlukan dikumpulkan sesuai dengan datang yang akan diolah sebagai dasar pembuatan program, penyiapan data awal diperkirakan membutuhkan waktu dua minggu pada bulan pertama.

2. Pembuatan program dan test program

Dalam pembuatan program seorang programmer dituntut untuk dapat menghasilkan program yang baik dan mudah dipahami sehingga dapat terhindar dari kesalahan, proses pembuatan program dan tes program diperkirakan membutuhkan waktu empat minggu pada bulan pertama minggu ketiga.

(40)

3. Pembuatan buku petunjuk

Pembuatan buku petunjuk sangat penting bagi para pemakai dan memahami tata cara pengoperasian program tersebut, pembuatan buku petunjuk diperkirakan membutuhkan waktu dua minggu pada minggu ketiga bulan kedua.

4. Pelatihan dan training

Sebelum pelaksanaan operasi program, pihak perusahaan perlu memberikan pelatihan dasar mengenai tata cara pengoperasian program tersebut agar para personil yang terlibat (operator) dapat menjalani program tersebut dengan baik.

Pelatihan personil diperkirakan membutuhkan waktu dua minggu pada minggu pertama bulan ketiga.

5. Test Sistem

Pengetesan sistem perlu dilakukan guna mengetahui apakah sistem dengan program yang baru tersebut layak untuk digunakan. Pengetesan sistem diperkirakan membutuhkan waktu tiga minggu.yaitu mulai minggu kedua bulan ketiga.

6. Evaluasi dan operasi

Setelah sistem dan program tersebut di test maka programmer dan pihak perusahaan perlu mengevaluasi sistem tersebut dapat berjalan lebih baik dari yang sebelumnya dan apakah sistem tersebut sudah dapat dijalankan secara baik.

Waktu yang diperlukan adalah empat minggu yaitu mulai minggu pertama pada bulan keempat.

(41)

Adapun daftar selengkapnya serta rincian yang diperlukan untuk masing- masing kegiatan dapat dilihat pada table berikut :

Tabel IV.11.

Jadwal Implementasi

N

O Kegiatan

Waktu

Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penyiapan Data Awal

2 Pembuatan Program Dan

Test Program

3 Pembuatan Buku Petunjuk

4 Pelatihan Dan Training

5 Test Sistem

6 Evaluasi Dan Operasi