63
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai hasil dan pembahasan dari penelitian yang telah dilakukan di lapangan. Hasil dan pembahasan penelitian ini merupakan jawaban dari tujuan yang telah ditetapkan pada bab sebelumnya. Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha untuk mencapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, ruang yang dijadikan tempat observasi dan objek penelitian adalah ruang tata usaha yang merupakan bagian dari SMK Negeri 1 Salatiga.
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Gambaran Umum SMK Negeri 1 Salatiga a. Identitas Sekolah
1. Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Salatiga
2. Alamat :Jalan Nakula Sadewa I/ 3 Kembangarum, Kel. Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga
3. Kota : Salatiga
4. Kode Pos : 50722 5. Provinsi : Jawa Tengah 6. Nomor Telpon/Fax : (0298) 323566
64 b. Sejarah Singkat SMK Negeri 1 Salatiga
Pada tahun1967 belum ada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri di Salatiga. Pada tahun itu pula dibentuk panitia pendiri SMEA Negeri yang diketahui oleh Bapak Wali kota madya Salatiga (Bp. Letkol S. Soegiman pada waktu itu) dan didukung oleh bapak-bapak Muspida. Perolehan izin dari kepala kantor perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah No. IDPE/435/D/67, tanggal 17 Januari 1967, maka berdirilah SMEA yang berstatus persiapan di Salatiga.
Atas dasar surat Bapak Kepala Kantor Perwakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah tersebut, mengajukan permohonan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta agar ditingkatkan status SMEA persiapan Negeri No. M/30/115 tanggal 25 Mei 1968, yang dilampiri rekomendasi dari IDPE Provinsi Jawa Tengah, dan akhirnya mendapatkan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 191/UUK-3/1969 tanggal 25 Mei 1968, yang merubah status persiapan menjadi Negeri.
65
pimpinan sekolah pada waktu itu ditunjuk Bapak Sri Sadana, B. A.(Almarhum).
Pada tahun 1973 SMEA Negeri atas perkenan Bapak Walikota madya Salatiga, yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Letkol. S. Soegiman diberi izin untuk menempati gedung bekas sekolah Cina milik BAPERKI yang digunakan proses belajar mengajar. Mula-mula gedung yang hanya terdiri dari enam lokal di sebelah barat beserta aula yang sekarang digunakan untuk menyimpan barang inventaris (meja kursi guru), awal mulanya aula tersebut di sekat-sekat 3 lokal untuk mencukupi ruang belajar dan sebagian untuk ruang guru/ ruang Tata Usaha (TU).
66
Vocational Education). Demikian pula perabot dan peralatan praktiknya dilengkapi juga dengan dana ADB sekitar 2 milyar.
Sejak tanggal 1 Agustus 1992 SMEA Negeri Salatiga melaksanakan upacara yang dihadiri pula Bapak Kakanwil Depdikbud Provinsi Jateng beserta ibu dan para pejabat setempat. Pada saat boyongan kelas I dan II yang pindah ke lokasi baru, adapun kelas III tetap di Jl. A. Yani 14 Salatiga hingga akhir Maret 1993. Gedung baru memiliki alat teori dan alat praktik yang lengkap terdiri dari ruangan pertemuan dll.
Pengembangan SMK 1 menjadi SMK Besar tahun pertama 2004-2005 menerima 10 kelas, terdiri dari Akuntansi 2 kelas, Tata Boga 2 Kelas, dan Tata kecantikan 1 kelas. Pada tahun kedua dan ketiga (2005-2006 dan 2006-2007) penerimaan siswa baru sebanyak 12 kelas, masing-masing program keahlian 2 kelas, sehingga komposisi kelas saat ini, kelas III 10 kelas, kelas II 12 kelas dan kelas I 12 kelas, total kelas di SMK Negeri 1 Salatiga saat ini 34 kelas.
c. Visi dan Misi Sekolah Visi Sekolah
“Menghasilkan lulusan yang beriman, kompeten, dan kompetitif serta
berwawasan lingkungan”.
Misi Sekolah
1. Meningkatkan Keimanan dan Ketaqwaan peserta didik.
67
3. Mendidik peserta didik, mampu menerapkan hidup sehat, memiliki wawasan pengetahuan, lingkungan dan seni.
4. Mendidik dan melatih peserta didik memiliki ketrampilan sesuai kompetensi keahliannya.
5. Menumbuhkan jiwa dan semangat wirausaha.
6. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan ketrampilan sebagai bekal bagi yang berminat untuk melanjutkan pendidikan.
d. Tujuan Sekolah 1. Tujuan Umum
1. Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Menghasilkan lulusan yang sehat, cerdas, kreatif, mandiri, bertanggungjawab serta peduli terhadap lingkungan.
3. Menghasilkan lulusan yeng memiliki pengetahuan, sebagai bekal untuk melanjutkan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi. 2. Tujuan Khusus
1. Menghasilkan lulusan yang siap mengisi lapangan kerja di dunia usaha, dunia industri sesuai dengan kompetensi keahliannya.
68 KA. Komp. Keahlian busana butik Winarsih Komite Sekolah BKK Indrianto Prakerin PAR Istiningsih Adm Pembelajaran Suratman Peng. Kur
&Peng. Lab. NA Nugroho Prakerin BM Widyo Harsono Eval. Pembelajaran Suratman Perpustakaan Sri Kustiyah
WEB & IT
Florens N, Staff Teknis Nining M. WAKA. KETENAGAAN M. SYAFI’I Staff Teknis Q Martini & Erlin W.W.
Staf Sosial Nunuk B & Farida
WAKA. KESISWAAN MARTANA WAKA SARPRAS SURIPAN Sekretaris Sri Susana Ektrakuliler Idah Wahyuti Beasiswa Titik Ruwaidah Organisasi Indrianto Prestasi Ismawati SS Tata Upacara Awaludin Koordinator BP/BK Taskiyah Keimanan dan Ketakwaan
Untoro
KA. KOMP. KEAHLIAN AKUNTANSI Sri Makmuri TKM KA. KOM KEAHLIAN ADM
PERKANT. Lina A
KA. KOMP. KEAHLIAN PEMASARAN Gendi Dwijanti
KA. KOMP. KEAHLIAN JASA BOGA Siti Manzuzatun
KOOR. MAPEL NON KEJURUAN Tedjo Sukmono, S. Pd
KA. KOMP. kecantikam Siti Manzuzatun
GURU DAN KARYAWAN
3. Menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa dan semangat wira usaha.
e. Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga
Gb. 4.1 Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga Periode 2015-2019 Kepala Sekolah Haris Wahyudi Institusi Pasangan WAKA KURIKULUM VICTOR HARUMAN WAKA HUMAS/HUBIN
DRS. NiAM ABADI
WAKA MANAJ MUTU
69 Keterangan:
Kepala Sekolah : Haris Wahyudi, S. Pd, M. Pd Koord. Tata Usaha : Dra. Budiati
Waka Manajemen Mutu : Amar Ma’ruf, M. Pd
1. Staff Teknis :Nining Marianingsih, S. Pd Waka Kurikulum : Victor Haruman, S. P
1. Peng.Kur.& Peng.Lab.NA:Nugroho D.S., M. Pd 2. Admin. Pembelajaran : Wiwik E.N., S. Pd 3. Perpustakaan : Dra. Hj. Sri Kustiyah
Staff : Sutrisno. A. Md
4. Evaluasi Pembelajaran : Suratman, S. Pd Waka Humas/ Hubind : Drs. Niam Abadi
1. Prakerin BM : Widyo Harsono, S.P 2. Prakerin PAR : Istiningsih, S. Pd
3. BKK : Drs. Indrianto N
4. WEB & IT : Florens N., S. Pd Waka Ketenagaan : M. Syafi’i, S. Ag, S. H., M. KN., M. Pd.I
1. Staff teknis : a. Q. Martini, S. Pd : b. Erlin W. W., S. Pd 2. Staff Sosial : a. Dra. Nunuk Biasati
:b. Farida, S. Pd.Ing Waka Kesiswaan : Martana, S. Pd
70
2. Tata Upacara : Awaludin, S. Si 3. Keimanan dan ketakwaan : Drs. Untoro, M. Pd 4. Prestasi : Ismawati SS, S. Pd 5. Koordinator BP/ BK : Taskiyah, S. Pd 6. Ekstrakulikuler : Lilis Julianti, M. Pd 7. Beasiswa : Dra.Titik Ruwaidah 8. Organisasi : Indrianto Nugroho, S. Pd
Waka Sarpras : Suripan, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Adm. Perkantoran: Dra. Lina Andraswati KA. Komp. Keahlian Akuntansi : Sri Makmuri Titi K. M., S. Pd KA. Komp. Keahlian Pemasaran : Gendi Dwijanti, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Busana Butik: Winarsih, S. Pd
KA. Komp. Keahlian Jasa Boga : Siti Manzuzatun, S. Pd., M.Pai KA. Komp. Kecantikan Rambut : Yustina Denik R., S. Pd
f. Kebijakan Mutu/Budaya Mutu
71
layanan produk jasa pendidikan d an latihan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan.
Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, SMK Negeri 1 Salatiga
menerapkan budaya mutu dengan semboyan “DINAMIS”, yang berarti
bahwa:
(D)Dedikasi : Mempunyai komitmen terhadap budaya mutu yang diterapkan sekolah serta memiliki rasa percaya dan kesanggupan yang tinggi dalam menyelesaikan tugasnya sebagai agen perubahan dalam dunia pendidikan.
(I) Integritas : Mempunyai keutuhan moral yang tinggi, dengan mengutamakan kejujuran untuk mencapai tujuan.
(N) Normatif : Memiliki perilaku yang didasarkan atas nilai-nilai agama, budaya dan norma-norma susila yang berlaku di lingkungan sekolah maupun di masyarakat.
(A) Asah, Asih, Asuh:Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan latihan yang didasari dengan sikap kasih sayang yang tulus demi keberhasilan siswa.
(M)Mandiri :Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri tetapi tetap selalu dapat bekerja sama dengan orang lain.
72
(S) Semangat: Mempunyai semangat pantang menyerah dalam menghadapi berbagai macam persoalan dan berusaha mencari solusi yang terbaik.
Dengan menerapkan budaya mutu “DINAMIS,mencerminkan semangat seluruh warga SMK Negeri 1 Salatiga untuk selalu berubah kearah yang lebih baik dalam upaya membentuk siswa dan tamatan yang tangguh dan kompeten.
4.1.2. Deskripsi Permasalahan Penelitian 4.1.2.1. Penataan Ruang Kantor
73
[image:11.595.100.515.177.588.2]Adapun gambar denah ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga adalah sebegai berikut:
Gambar 4.2. Denah ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga
a. Bentuk ruang kantor
Adapun bentuk ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga ini terdiri dari satu ruang yang luas yang ditempati oleh beberapa staff tata usaha dan pimpinan atau koordinator tata usaha serta semua barang-barang yang diperlukan dalam bekerja. Ruangan tata usaha ini berukuran 9 m x 12 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat meja agendaris berbentuk almari kecil berisi arsip, tepat dibagian atas meja tersebut terdapat printer dan toples berisi kabel-kabel. Di depan meja tersebut terdapat sebuah filling cabinet yang letakkan dekat dengan tembok. Di sebelah
74
kanan meja arsip menerima tamu adalah meja kerja agendaris yang melayani kegiatan administrasi kantor kaitannya dengan surat menyurat. Disebelah meja kerja agendaris adalah meja kerja bagian keamanan biasanya meja digunakan untuk tempat duduk ketika sedang rapat.
75
Di balik dua almari terdapat dua meja staff bagian keuangan yaitu bagian bendahara komite sekolah dan staff bagian pemungut iuran komite sekolah. Meja yang disusun tanpa adanya jarak. Meja dilengkapi dengan kursi yang letaknya tidak ada jarang juga dengan meja staff dibelakangnya. Tepat dibelakang meja staff bagian bendahara komite sekolah ialah meja kerja bendahara gaji dan BOS. Kemudian dibelakangnya meja bendahara gaji dan BOS ialah meja untuk meletakkan mesin ketik manual disertai dengan kursinya. Tepat di sebelah kiri dari meja kerja staff pemungut iuran komite sekolah terdapat meja kecil dan loket pembayaran iuran komite dari para siswa di SMK Negeri 1 Salatiga. Loket ini terbuat jendela kaca yang diberi rongga atau lubang untuk memberikan iuran kepada staff. Di samping loket terdapat dua buah almari arsip dan tiga buah filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan. Paling ujung pojok belaknag terdapat pintu alternatif yang jarang sekali digunakan sebagai akses mobilisasi staff.
76
Dapat Pokok Pendidikan dan Sistem Informasi Manajemen. Kemudian, di samping kanan dari pegawai ini terdapat dua almari arsip, satu meja tempat arsip dan buku-buku, satu almari arsip dan meja komputer disertai mesin penghancur kertas yang diletakkan berdekatan. Adapun di sepanjang jalan terdapat dokumen, arsip dna kursi yang memenuhi jalan yang digunakan staff dalam berpindah.
Di belakang mesin penghancur kertas terdapat sebuah ruangan yang disekat menggunakan kaca dan kayu tanpa adanya sebuah penutup. Ruangan tersebut berisi beberapa almari, meja komputer dan komputer, sebuah kursi dan beberapa benda lainnya seperti tinta yang diletakkan pada kaca, stand microphone, kardus diletakkan di atas almari, beberapa owdner, dan lain sebagainya. Ruang ini digunakan untuk menyimpan data pokok pendidikan sekolah. Disamping kiri dari ruang ini terdapat sebuah kardus yang diletakkan dilantai berisi beberapa kertas yang tidak terpakai. Disamping kardus terdapat dua meja staff bagian sarana dan prasarana dan koordinator tata usaha yang diletakkan paing belakang. Di belakangnya terdapat empat filling cabinet dan dua almari arsip berukuran cukup besar yang ditutupi dengan cordyn dengan motif sama cordyn jendela ruang tata usaha.
77
sebuah papan program kerja tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga yang sudah tidak berlaku karena menunjukkan periode lama, sebuah papan daftar guru SMK Negeri 1 Salatiga, sebuah papan data staff tata usaha, sepasang foto presiden dan wakil presiden Republik Indonesia, sebuah papan mekanisme persuratan, dan sebuah papan struktur organisasi SMK Negeri 1 Salatiga. Selain itu, terdapat enam buah lampu dan satu buah lampu mati. Ruangan juga dilengkapi satu buah televisi, satu buah CCTV dan satu buah kipas angin.
b. Sistem dan prosedur
Tata usaha di SMK N 1 Salatiga memiliki sebuah sistem yang mengatur berbagai unit-unit yang ada dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dalam menyelesaikan pekerjaan melalui tahapan-tahapan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh adalah prosedur dalam membuat surat dan menyimpan surat yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan di tata usaha. Contoh lainnya ialah prosedur dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan bagi tata usaha, prosedur surat masuk dan surat keluar dan masih banyak prosedur lainnya.
c. Kondisi umum ruang tata usaha
78
dan menyingkirkan barang tersebut ketika berjalan melewati rintangan. Bukan hanya peletakan barang yang tidak sesuai dengan letaknya namun dalam perpindahan dalam berjalan pun terganggu karena sempitnya penempatan meja dan kursi sehingga hampir tidak ada jarak antara staff yang satu dengan staff yang lain.
d. Ruang khusus di dalam ruang tata usaha
Selain itu, terdapat suatu ruangan khusus yang diletakkan dalam ruang tata usaha ini. Ruangan yang dimaksud adalah ruang Data Pokok Pendidikan Menengah (Dapodikmen). Adapun ruang Dapodikmen merupakan tempat untuk mengatur sistem informasi manajemen dari pendidikan yang ada di sekolah. Letak dari ruang ini berada di dalam ruangan tata usaha SMK, tepatnya berada di pojok ruangan. Kondisi dari ruangan tersebut terdapat beberapa komputer dan, meja komputer, dua almari, owdner diletakkan diatas almari secara berserakan, kardus-kardus kosong yang tidak terpakai di atas almari, alat penyangga microphone, beberapa tinta printer yang diletakkan pada sekat kaca. e. Akses ruang kantor
79
tata usaha, guru-guru dan tamu atau stake holder, siswa-siswi yang memiliki kepentingan tertentu serta pihak-pihak sekolah lainnya. Penyusunan ruangan yang ada di sekolah dapat dirubah jika sewaktu-waktu diadakan perubahan susunan penempatan staff tata usaha, peralatan dan perabot kantor yang digunakan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan.
4.1.2.2. Penempatan staff tata usaha
Pengaturan tata ruang bukan hanya pada penataan barang-barang yang diatur sedemikian rupa untuk memudahkan penjangkauan, namun juga memperhatikan penempatan staff tata usaha. Adapun penggambaran pengaturan tempat kerja staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagai berikut:
a. Penempatan meja kursi staff
80
penempatan meja kerja staff dikelompokkan sesuai jenis pekerjaan yang serumpun.
Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff tata usaha seperti bagian bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan BOS, pemungut iuran komite, urusan kepegawaian/ SDM, urusan kepegawaian/Proses Belajar Mengajar /Sistem Informasi Manajemen /Data Pokok Pendidikan, urusan perlengkapan/ inventaris barang, urusan agendaris, teknisi listrik,air,telepon, penggandaaan, transportasi, urusan PLH/7K, keamanan/satpam, gudang, sarana prasarana dan perpustakaan dan penjaga malam/siang. Berbagai pembagian tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff akan berkaitan satu dengan yang lainnya. Adanya pembagian tugas pokok dan fungsi ini akan menyebabkan penempatan kerja staff yang berbeda.
Penempatan meja kerja untuk staff tata usaha maupun koordinator tata usaha ditempatkan pada satu ruangan tanpa ada bilik-bilik pada meja kerja staff. Jarak antar meja staff tata usaha terlalu rapat bahkan hampir tidak ada jarak antara meja staff yang satu dnegan staff yang lain. Perpindahan gerak staff tata usaha dilakukan dengan menyingkirkan dahulu kursi maupun barang lain yang merintangi seperti meja staff lain, kursi yang ada di lorong untuk jalan, dan berbagai dokumen yang ada di lantai.
81
Adapun bagian paling depan pada ruang tata usaha terdapat meja telepon dan meja khusus meletakkan teko untuk membuat minuman staff. Letak telepon dengan staff tata usaha cukup jauh karena staff tata usaha harus berpindah dan menggeser kursi menuju telepon. Penerima telepon ini harus menghentikan pekerjaan yang sedang dikerjakannnya. Setelah menerima informasi telepon maka ia harus menyampaikan informasi yang diterimanya kepada pihak yang dituju agar segera diproses maupun dilaksanakan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya tugas ganda yang harus dilakukan oleh beberapa staff yang menerima telepon ketika menyelesaikan pekerjaannya.
c. Perpindahan gerak staff tata usaha
Luas lantai yang tersedia untuk jumlah staff tata usaha dan berbagai perabot serta peralatan lainnya menjadikan lorong untuk jalan menjadi sempit. Para staff tata usaha akan bergantian dalam melewati lorong ketika berpapasan dengan staff lain. Selain itu, rintangan bagi staff yang hendak berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan terhalang oleh beberapa peralatan dan perabot seperti meja dan kursi kosong ditempati oleh beberapa dokumen dan barang lain. Hal ini akan menyenggol barang-barang yang ada di kursi maupun di meja.
4.1.2.3. Pengaturan Peralatan dan Perabot Kantor
82
usaha dilakukan berdasarkan pertimbangan kedekatan staff dengan peralatan yang dipakai seperti bagian depan perabot digunakan oleh agendaris, bagian belakang staff yang menangani BOS, bagian samping untuk staff yang menangani keuangan dan paling belakang perabot yang digunakan oleh koordinator tata usaha.
a. Penempatan peralatan dan perabot
Luas lantai yang ada digunakan dalam penempatan perabot-perabot yang ada seperti meja, kursi, meja telepon, almari arsip, filling cabinet maupun peralatan seperti mesin ketik manual, mesin penghancur kertas, printer dan lain-lain dalam satu ruangan. Khususnya peletakkan perabot kantor seperti almari arsip kepegawaian dan kesiswaan yang diletakkan dibagian paling depan sehingga membuat cahaya dari luar terhalang karena adanya almari besar.
b. Jarak antar perabot kantor
83
dari meja dan kursinya menuju tempat lain dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.
c. Peralatan yang sering digunakan
Penataan lainnya ialah penataan peralatan yang digunakan seperti printer yang diletakkan di bagian depan. Sedangkan setiap staff tidak semua memiliki printer dan hanya beberapa saja yang digunakan. Beberapa staff tata usaha merasakan sedikit terhambat pekerjaan karena dalam penjangkauan printer yang terlalu jauh tata letaknya dengan tempat duduk, sedangkan ada juga staff lain yang hendak menggunakan printer tersebut. Oleh karena itu, printer digunakan oleh dua pekerjaan bahkan lebih dalam waktu bersamaan. Hal ini mengakibatkan antrian penggunaan printer antar staff tata usaha bahkan terkadang staff yang sudah memiliki printer tetap menggunakan printer staff lainnya.
d. Jangkauan peralatan dan perabot
84
kabel stop kontak tata letaknya cukup jauh sehingga kesulitan untuk mengalirkan listrik yang dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan kantor.
Disisi lain masing-masing staff diperlengkapi dengan sebuah meja yang terdapat laci untuk menyimpan barang-barang pribadi, arsip maupun barang lainnya yang sering digunakan. Penyimpanan barang pun dapat disimpan di laci maupun di atas meja, namun barang yang dapat disimpan akan terbatas jumlahnya. Keterbatasan ini mengakibatkan staff menyimpan arsip yang penting dalam jumlah cukup banyak pada alamari arsip atau filling cabinet untuk menyimpan. e. Jenis peralatan dan perabot kantor
[image:22.595.100.514.207.755.2]Adapun peralatan dan perabot kantor yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:
Tabel 4.1. Peralatan dan Perabot Kantor Tata Usaha SMK N 1 Salatiga
No Jenis Barang Jumlah Kondisi barang
1 Almari dorong filling cabinet 2 buah Baik
2 PVC Cut Cutter 1 buah Baik
3 Meja staff 13 buah Baik
4 Laminator 1 buah Baik
5 Komputer 3 buah Baik
6 Printer 3 buah Baik
7 Digital microphone 1 buah Baik
85
9 Airphone 2 buah Baik
10 Filling cabinet 8 buah Kurang baik
11 Almari arsip 2 pintu 1 set Kurang baik
12 Kursi guru/ kursi pipa Baik
13 Alat penghancur kertas 1 buah Baik
14 Telephone 1 buah Baik
15 Mesin faximile 1 buah Rusak
16 Mesin tik manual 1 buah Baik
17 Laptop 8 buah Baik
86
f. Peralatan dan perabot yang belum ada
Peralatan dan perabotan yang digunakan di tata usaha SMK N 1 Salatiga masih ada yang dibutuhkan seperti mesin fotokopi yang belum ada, kursi dan meja khusus tamu atau stakeholder tata usaha yang berkunjung untuk kepentingan tertentu, printer, Air Conditioner untuk memperlancar sirkulasi udara dan menghindari asap rokok yang ada di ruang tata usaha dan laptop karena tidak semua staff memiliki laptop. Selain itu, masih kurangnya perabot kantor seperti almari arsip karena saat ini almari arsip digabungkan untuk menyimpan dokumen kesiswaan dan arsip kepegawaian. Kekurangan almari penyimpanan ini menimbulkan dokumen-dokumen lain tersebar dan berserakan dimana-mana seperti diatas almari, lantai, meja kerja dan lain-lain.
87 4.1.2.4. Lingkungan Fisik
Penataan ruang kerja kantor tidak jauh dari lingkungan fisik yang ada di sekitarnya. Beberapa hal yang dapat ditinjau dari segi lingkungan di sekitar kantor ialah pengaturan udara, cahaya, warna dinding ruangan, dan suara. Adapun kondisi lingkungan yang ada pada penataan ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga digambarkan sebagai berikut;
a. Pengaturan Udara
Pengaturan udara di dalam ruangan tata usaha berasal dari udara terbuka atau dengan kata lain langsung dari alam. Sirkulasi udara ruangan melalui ventilasi maupun dua pintu yang sering dibuka untuk akses keluar masuk staff dan tamu. Pengaturan udara terbuka atas pertimbangan di kota Salatiga memiliki udara yang sejuk karena termasuk daerah dekat pegunungan sehingga tidak menggunakan AC di dalam ruangan. Sebenarnya tata usaha sudah memiliki kipas angin dalam membantu sirkulasi udara yang ada, namun berhubung kondisi kipas angin tersebut rusak dan belum diperbaiki jadi tidak digunakan lagi.
88
menjadi hilang dan berpindah tempat bahkan debu yang terbawa oleh angin masuk dan mengakibatkan ruangan cepat kotor.
Pengaturan udara secara alami akan membuat staff tata usaha tidak memperhatikan udara yang ada di dalam ruangan. Hal ini ditunjukkan dengan adanya staff tata usaha yang merokok dan menyebabkan asap rokok berada di dalam ruang kerja. Asap rokok sebenarnya tidak hanya berasal dari staff tata usaha saja melainkan para guru yang sering berkunjung di dalam ruangan tersebut. Pamakaian rokok menimbulkan ruangan dipenuhi asap rokok yang akan mengganggu staff tata usaha yang lainnya dalam bekerja.
b. Pengaturan Cahaya
Cahaya di dalam ruangan tata usaha bersumber dari cahaya matahari dan lampu di dalam ruangan yang berjumlah 6 buah, 5 buah masih bisa digunakan namun 1 buah mati. Secara keseluruhan cahaya didapatkan lebih banyak berasal dari cahaya matahari yang tembus ke dalam ruang tata usaha melalui ventilasi dan dua pintu yang dibuka sebagai jalur akses keluar masuk staff dan tamu.
Penempatan perabot-perabot kantor seperti almari dan filling cabinet dua pintu di dekat pintu samping mengakibatkan cahaya yang masuk ke dalam ruangan terhalang. Pengaturan perabot yang diletakkan di bagian depan ruang tata usaha menjadi agak gelap.
89
Penataan warna pada dinding ruang tata usaha sudah cukup terang yaitu crem. Pewarnaan dinding ini tidak ada pembeda dengan ruang sekolah lainnya karena memiliki warna yang sama. Warna yang dimiliki perabot-perabot kantor yang digunakan ialah warna klasik karena bahan terbuat dari kayu.
Namun, kondisi pewarnaan dinding dan peralatan atau perabot kantor sudah mulai pudar atau usang dan terdapat kotoran yang berada disekitar dinding ruangan. Beberapa perabot seperti almari menunjukkan kepada kerusakan karena rapuh dimakan binatang kecil seperti rayap dan binatang kecil lainnya. Pewarnaan tersebut dapat dilakukan bukan saja pada dinding ruangan namun juga pada peralatan maupun perabotan seperti almari maupun meja dan kursi staff.
d. Pengaturan Suara
Keadaan suara yang ada di ruang tata usaha terkadang cukup gaduh. Hal ini ditunjukkan dengan adanya sumber suara yang berasal baik dari dalam ruangan maupun luar ruangan. Adapun sumber suara yang berasal dari dalam ruangan ialah berasal dari staff tata usaha sendiri dan para guru yang memiliki kepentingan tertentu sehingga seringkali berdiskusi mengenai topik tertentu. Sedangkan sumber suara yang berasal dari luar ruangan ialah siswa-siswi, motor dan mobil dari jalan.
90
tata usaha menjadi satu ruangan memudahkan merekanberinteraksi antar staff pada suatu waktu mengenai topik tertentu. Mereka seringkali tidak segera menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan namun juga membicarakan beberapa topik pembicaraan di luar kepentingan pekerjaan.
Sumber suara yang berasal dari luar ruangan salah satunya ialah suara kendaraan baik mobil maupun sepeda motor. Suara yang ditimbulkan tidak begitu bising dan terjadi hanya pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang bersumber dari luar lainnya ialah dari siswa-siswa yang berada di luar ketika pembelajaran diluar atau olahraga dan ketika sedang jam istirahat. Suara keributan siswa hanya terjadi pada jam-jam tertentu saja. Selain itu, siswa siswa terkadang keluar masuk meminta dokumen atau presensi kelas, pengisian spidol dan kepentingan lainnya.
91
Akses keluar masuk staff tata usaha maupun tamu yang berkepentingan melalui pintu utama dan pintu samping digunakan oleh banyak orang antara lain guru, tamu, juga warga sekolah lainnya untuk keluar masuk melalui pintu tersebut. Sebenarnya pintu yang dapat digunakan guru-guru dan siswa ialah melalui pintu utama namun karena pintu samping sebagai pintu alternatif yang dapat tembus dengan waktu yang lebih cepat jika dibandingkan dengan pintu utama maka mereka menggunakan pintu samping sebagai akses keluar masuk. Jadi, pintu dua akses ini sebenarnya bukan jalur umum keluar masuknya pihak lain selain staff tata usaha.
4.1.2.5. Efisiensi Kerja
Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai pertimbangan. Segala keadaan yang ada berperan dalam penentuan efisiensi kerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil yang diperoleh dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.
a. Waktu
92
menyingkirkan perabotan yang menghalangi untuk berjalan seperti meja dan kursi. Selain itu, barang-barang banyak berserakan di lantai, tepi meja, dan di atas meja yang menyebabkan ketidakleluasaan dalam berjalan karena lorong yang sempit. Staff juga membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan karena barang terkadang terselip, lupa menyimpan, rusak dan bahkan hilang. Semua barang akan menjadi tercampur dan tidak dapat menemukan dengan waktu yang singkat.
Pekerjaan yang banyak dan menumpuk menyebabkan staff tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sebagai contoh dalam penyelesaian tugas seorang agendaris tata usaha pernah mengalami keterlambatan karena penataan yang tidak sesuai.
93
untuk segera diselesaikan maka pencarian dokumen dengan melalui rintangan akan sedikti menghambat.
b. Biaya
Penataan ruang kantor dalam prinsip efisiensi berkaitan pula dengan biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Penempatan staff tata usaha yang dijadikan satu dalam satu ruangan menggunakan informasi yang tercentral. Hal ini dikarenakan semua staff staff berada pada satu ruangan dan komunikasi pun dalam satu ruang sehingga terjadi penurunan biaya jika dibandingkan staff tata usaha yang dibedakan dalam ruangan yang berbeda. Hal ini mengakibatkan adminitrasi tidak perlu menggandakan surat atau informasi yang diteruskan kepada unit lain sebagai tembusan.
Penggunaan biaya dapat diminimalisir dari segi informasi yang digunakan. Apabila staff tata usaha tidak segera menyelesaikan tugas dan pekerjaan maka ia akan lembur pekerjaan. Akibatnya penggunaan listrik pun akan bertambah dan menambah pula biaya yang diperlukan. Keterbatasan peralatan seperti mesin foto kopi akan menambah biaya dalam penyelesaian tugas karena apabila memiliki mesin tersebut maka tidak perlu menambah biaya dan lebih menghemat biaya.
c. Tenaga
94
yang ingin beranjak dari tempat duduknya ke tempat lain ia harus menarik kursinya, meminta izin staff yang lain karena jarak antar meja dengan meja lain sempit, lorong yang dilewati pun sempit, masih ada perabot seperti meja yang menghalangi karena kursi yang diletakkan ditengah lorong yang merupakan akses jalan, dan lain-lain. Kegiatan berpindah posisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan akan sedikit terhambat dengan adanya perabotan lain yang tidak pada tempatnya.
Kondisi lain menunjukkan bahwa penyelesaian tugas yang terlambat akan berdampak pada tenaga yang dibutuhkan dalam menyelesaikannya. Seperti halnya dalam pencarian dokumen atau barang yang tidak mudah diketemukan akan menghabiskan tenaga dalam mencarinya. Jadi semua hal ini akan sangat erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya. Namun jika dilihat dari perbandingan jumlah siswa dan tenaga yang ada cukup memenuhi beban tugas yang harus diselesaikan.
d. Hasil
Penggunaan peralatan yang bersamaan dan melayani pihak yang berkepentingan secara bersama-sama menimbulkan antrian. Selain itu menimbulkan keterlambatan pula dalam bekerja. Antrian dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan dapat pula terjadi dalam kondisi seperti ini.
95
sekarang ini. Selain itu staff tata usaha juga merasa kurang nyaman dalam bekerja dengan keadaan ruangan yang ada seperti penataan dokumen yang berserakan dan tidak pada tempatnya, kurang rapi dan diletakkan diatas meja, lantai ataupun di atas almari. Selain itu, keadaan suara yang terlalu ramai dan luasnya ruangan juga menjadikan staff tata usaha merasa kurang nyaman.
4.2. Pembahasan
4.2.1 Penataan Ruang Kantor
Pelaksanaan kegiatan administrasi dalam suatu organisasi tertentu membutuhkan adanya sebuah tempat. Tempat dimana segala komponen-komponen melakukan segala tugas dan pekerjaan demi tercapainya suatu tujuan. Begitu pula dengan organisasi sekolah di SMK Negeri 1 Salatiga yang memiliki pusat administrasi yang ditempatkan pada sebuah tempat tertentu agar tujuan sekolah dapat tercapai. Tempat tersebut terdiri dari tenaga kerja yang mengoperasikan berbagai informasi dan data-data yang berkaitan dengan kegiatan sekolah dan peralatan yang digunakan serta beberapa prosedur yang digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan. Hal ini sesuai dengan Nuraida yang mengemukakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara
96
mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.1
Kantor digunakan sebagai tempat dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kebutuhan yang diperlukan oleh pimpinan. Adapun pembagian pekerjaan yang dilakukan staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berkaitan dengan segala kegiatan yang berhubungan baik secara internal maupun eksternal antara lain berkaitan dengan kegiatan proses pembelajaran, surat menyurat, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana serta stakeholder yang berkaitan dengan sekolah tersebut. Oleh karena itu, segala hal yang berkaitan dengan tata usaha perlu penataan yang baik agar kegiatan berjalan dengan lancar. Salah satu penataan yang penting disini ialah penataan ruang kantor yang bermanfaat dalam kelancaran bekerja.
Penataan ruang kantor di SMK Negeri 1 Salatiga dilakukan berdasarkan luas ruangan yang tersedia bagi kegiatan administrasi sekolah. Pengaturan ruang kantor melibatkan beberapa sumber daya yang digunakan dalam suatu ruangan termasuk tenaga kerja dan beberapa komponen yang berada didalamnya seperti peralatan dan lingkungan fisik disekitarnya. Sumber daya manusia terdiri dari beberapa staff tata usaha yang memiliki tugas melayani segala keperluan dan informasi yang diperlukan baik internal maupun eksternal. Hal ini sesuai dengan pendapat Umam ciri pekerjaan kantor ialah
1
97
bersifat pelayanan2. Pelayanan dilakukan dalam memenuhi segala informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Kegiatan operasional administrasi tersebut berkaitan dengan penanganan surat keluar masuk, data kesiswaan, data kepegawaian, inventaris, sistem informasi manajemen sekolah, data pokok pendidikan menengah, iuran komite dan keuangan lainnya.
Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari staff baik bagian paling depan yang melayani publik hingga koordinator tata usaha yang berada di belakang ruang tata usaha, peralatan dan perabot yang digunakan dijadikan dalam satu ruangan. Jenis ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga ini adalah terbuka, hal ini sesuai dengan teori Standingford bahwa kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di
dalam satu wilayah yang luas3. Pelaksanaan pekerjaan dikerjakan bersama dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun bentuk penempatan staff tata usaha saling berdekatan dan tidak disertai adanya sekat-sekat yang memisahkan meja kerja antar staff. Hal ini mengakibatkan staff tata usaha mudah berinteraksi satu dengan yang lainnya disela-sela pekerjaan mereka. Selain itu, penempatan meja kerja diatur dalam garis lurus atau sejajar berdasarkan kelompok dan bagian untuk memperoleh pemanfaatan ruang yang optimal. Hal ini dimaksudkan agar staff tata usaha fokus dengan pekerjaan masing-masing dan tidak memandang kegiatan staff yang lainnya. Apabila datang seorang tamu
2
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.
3
GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen
Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara,
98
untuk menemui kordinator maka tidak ada keinginan untuk melihat siapa yang datang menemui koordinator tata usaha.
Beberapa kondisi lain di tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga antara lain barang-barang atau dokumen-dokumen baik yang masih digunakan maupun yang tidak digunakan diletakkan di lantai, meja, kursi, di atas almari, dan sekitar ruangan tata usaha. Barang dan dokumen ini juga diletakkan di dalam ruangan khusus menyimpan data pokok pendidikan menengah (dapodikmen) bahkan nampak beberapa kardus dan barang-barang lainnya yang seharusnya tidak disimpan dalam ruang dapodikmen. Penataan barang-barang ini tidak rapi dan berserakan. Hal ini menyebabkan akses untuk jalan staff terasa sulit karena terhalang oleh barang-barang dan dokumen yang berserakan. Staff akan menggeser dokumen, barang yang merintangi ketika mereka melintas di jalan ruang tata usaha. Kondisi ini menyebabkan staff tata usaha terhambat dalam menyelesaikan pekerjaan karena harus menggeser terlebih dahulu.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Nuraida
tujuan dalam penataan ruang kantor adalah ... memudahkan setiap gerakan
para pegawai dari tempat penyimpanan arsip, memberikan rasa aman dan
keleluasaan pribadi, ... menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para
pelanggan dan tamu perusahaan.4
4
99
Kondisi penataan ruang kantor yang demikian menunjukkan beberapa kendala bagi staff dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Penataan yang kurang baik akan menyulitkan dalam pencarian kembali arsip, kehilangan dokumen, dan unsur ketidakrapian. Selain itu, penataan ruang kantor yang kurang baik akan memberikan citra yang kurang baik pula kepada stakeholder
yang berkunjung. Penampilan ruangan akan menunjukkan bagaimana kepribadian sekolah. Oleh karena itu, perlu untuk memperhatikan penataan ruang kantor tata usaha karena penataan ruang kantor akan memperoleh banyak manfaat. Seperti yang dikemukakan oleh Gie manfaat penataan antara lain mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan
modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu, menjamin kelancaran proses
pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara
efisien yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan
yang sebanyak-banyaknya, mencegah para pegawai di bagian lain terganggu
oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 5
Sebuah ruangan yang berisi data pokok pendidikan (dapodik) berada dalam satu ruangan tata usaha. Ruangan ini bersifat rahasia karena berisi data-data dan informasi yang penting kaitannya sistem informasi manajemen sekolah. Bahkan hanya pegawai tertentu yang dapat diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan tersebut. Ruangan ini hanya dibatasi oleh sebuah sekat kayu dan kaca tanpa penutup. Ruangan ini tidak efektif bila diletakkan di dalam ruang tata usaha karena selain bersifat rahasia, ruang dapodik ini cukup
5
100
memakan tempat ruang tata usaha. Bukan hanya letak yang kurang tepat, pengalihan fungsi terjadi dalam ruang dapodik ini karena ruangan tersebut bukan hanya berisi seperangkat alat penyimpan informasi namun juga dijadikan tempat penyimpanan barang lain seperti tumpukan kertas yang berantakan, beberapa kardus kosong, peralatan upacara yaitu stand microphone, tinta printer, owdner yang berserakan, dan barang-barang lainnya. Ruang yang tidak rapi akan berdampak pada citra sekolah karena penataan ruangnya. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan lagi dalam menempatkan ruang yang ada di ruang tata usaha berisi data pokok pendidikan sekolah.
Keadaan tersebut tidak sesuai dengan teori Sukoco menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat beberapa diantaranya adalah mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif,
mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai, dan
memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. 6Dengan demikian dapat ditunjukkan bahwa penempatan ruangan dapodik kurang memberikan manfaat dalam hal penggunaan ruang secara efektif. Tamu juga akan menilai dalam penataan ruang yang ada di tata usaha bagaimana kondisi yang ada ruang dapodik ini. Hal ini kaitannya pemberian citra kepada sekolah yang bersangkutan mengenai penataan ruang kantor.
Kegiatan operasional yang dijalankan oleh staff tata usaha membutuhkan akses untuk jalan keluar masuk dari ruang tata usaha menuju ruang yang lain sesuai tujuan yang diperlukan. Ruang tata usaha memiliki tiga
6
101
akses pintu, yang pertama ada pintu utama semua orang melewati pintu tersebut, yang kedua dan ketiga adalah pintu sampaing sebagai pintu alternatif yang digunakan staff untuk mempercepat akses jalan keluar dari ruang tata usaha dan menuju tempat lain. Pintu samping sering digunakan oleh banyak orang baik guru, siswa terkadang juga tamu yang datang. Kegiatan keluar masuk oleh semua orang melalui pintu alternatif sering terjadi, sehingga setiap orang yang melewati pintu tersebut akan menggangu konsentrasi setiap staff yang bekerja dalam ruangan. Secara otomatis, staff akan melihat dan terkadang juga tegur sapa sehingga fokus pekerjaan akan berkurang.
Selain itu, orang lain mudah masuk khususnya para guru yang datang untuk menerima layanan tata usaha bahkan diselingi dengan percakapan atau diskusi. Percakapan yang sering dilakukan ini menjadikan staff tidak menyelesesaikan pekerjaannya sesuai target. Kursi dan meja terkadang juga digunakan oleh tamu dan para guru ketika datang ke ruang tata usaha. Penggunaan meja kursi ini menghambat staff bekerja karena tempat duduk dipakai oleh mereka. Diskusi yang cukup keras mengurangi daya konsentrasi karyawan yang ada di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan penggunaan akses keluar masuk pintu samping tata usaha demi kelancaran pekerjaan staff.
102
kurangnya fokus pegawai dan upaya mengurangi angin yang masuk ke dalam ruangan. Angin yang dapat masuk berakibat menerbangkan kertas, membawa banyak debu. Ruang tata usaha menjadi cepat kotor dan tidak sehat. Oleh karena itu perlu untuk diperhatikan keberadaan pintu alternatif ini.
4.2.2 Penempatan Staff Tata Usaha
Penempatan pegawai staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga diurutkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing pegawai dengan menghadap arah yang sama. Bagian depan melayani surat menyurat atau seorang agendaris yang disambung dengan bagian keamanan. Di belakang agendaris adalah bagian inventaris dan kepegawaian. Sebelah kepegawaian adalah bagian bendahara baik bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan dan BOS, bendahara pemungut iuran komite sekolah. Di belakang staff kepegawaian adalah bagian Proses Belajar Mengajar/ Sistem Informasi Manajemen/ Data Pokok Pendidikan. Paling belakang adalah koordinator staff tata usaha dan bagian sarana dan prasarana. Pembagian kerja tata usaha selain berdasar tugas pokok dan fungsi juga dikarenakan sifat tata usaha yang melakukan pelayanan. Pelayanan staff tidak dapat dikerjakan secara individu melainkan saling berhubungan antar bagian yang lain. Hal ini sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Richard Muther (dalam Nuraida bahwa penataan ruang kantor terdiri dari beberapa asas salah satunya ialah asas rangkaian
103
kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.7
Asas ini akan bermanfaat jika diterapkan sebagaimana mestinya agar tercipta efisiensi kerja bagi staff tata usaha. SMK Negeri 1 Salatiga dalam kenyataannya sudah menerapkan asas tersebut karena pegawai ditempatkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai yang dimulai dari depan bagian pelayanan umum dengan staff bagian lain dibelakangnya diikuti bagian paling belakang adalah pimpinan tata usaha sebagai koordinator urusan ketatausahaan.
Jarak meja antar staff hampir tidak ada jarak. Penataan meja kerja yang demikian akan menghambat staff jika hendak beranjak dari meja kerjanya menuju tempat lain dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini disebabkan staff harus menggeser kursi staff lain atau meminta izin dan menunggu staff lain beranjak atau harus berputar mencari jalan untuk keluar. Belum lagi di setiap jalan terdapat rintangan yang menghadang seperti kursi, berkas-berkas, buku, arsip dan barang-barang lainnya sehingga mereka harus menghindari barang-barang tersebut atau menggesernya. Lorong utama untuk jalan staff juga sempit sehingga terkadang bergantian ketika berpapasan dengan staff lain.
7
104
[image:42.595.98.505.192.619.2]Berikut digambarkan alur kerja penanganan surat masuk oleh agendaris tentang permohonan izin penelitian di SMK Negri 1 Salatiga adalah sebagai berikut:
Gambar 4.3. Denah penempatan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga
Keterangan: 1. Surat masuk
2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah 3. Surat dikelola agendaris
4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha 5. Surat diserahkan untuk diarsipkan
Denah pada gambar tersebut menunjukkan kasus pengelolaan surat masuk dari stake holder.Stake holder harus menunggu proses jalannya surat masuk, bahkan surat harus ditinggal dalam pemrosesan surat. Kemudian surat diterima oleh bagian agendaris dengan melampiri lembar disposisi, lalu agendaris membawa surat kepada kepala sekolah untuk mengisi lembar
2
1 3
105
disposisi surat, setelah lembar disposisi diisi oleh kepala sekolah staff bagian agendaris membawa surat kembali untuk dikelola dimasukkan kedalam pencatatan surat masuk, kemudian agendaris menindaklanjuti surat kepada koordinator tata usaha karena sebagai pihak yang bersangkutan dalam isi surat tersebut. Surat diterima dan diproses, lalu dikembalikan kepada agendaris untuk disimpan sebagai arsip. Penanganan tersebut merupakan bukti contoh staff yang bertugas melayani bagian surat menyurat. Kasus ini mengenai penanganan surat masuk seorang peneliti yang akan melakukan penelitian di SMK Negeri 1 Salatiga.
106
beserta disposisinya diterima oleh koordinator tata usaha, maka ia harus menindaklanjuti isi surat tersebut dan menyerahkan surat kepada agendaris untuk disimpan sebagai arsip sekolah.
Serangkaian proses dalam penanganan surat disertai adanya pergerakan yang harus dilalui. Perpindahan yang terjadi seringkali harus melewati berbagai rintangan. Denah tersebut menunjukkan bahwa staff harus menempuh jarak yang cukup jauh untuk menuju ke bagian yang dituju. Jauhnya jarak yang diperlukan juga membutuhkan tenaga yang harus dihabiskan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Bukan hanya tenaga, melainkan waktu yang dimiliki staff akan terbuang lebih banyak karena memiliki gerakan menyingkirkan barang-barang yang menghalangi, jauhnya jarak dan sempitnya lorong.
107
tertunda. Jika kejadian seperti ini dilakukan secara terus menerus maka proses penyelesaian pekerjaan pun tidak selesai tepat waktu.
Beberapa kondisi tersebut akan menghambat waktu penyelesaian pekerjaan menjadi lebih lama serta menjadikan jarak tempuh menjadi lebih panjang. Hal tersebut tidak sesuai dengan teori Gie yang menyatakan bahwateknik yang dapat digunakan adalah ... diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai sebaiknya di
bagian tengah terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm,
lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan
perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm
sehingga lorong tersebut dapat dijalani dua orang dengan tanpa
bersinggungan waktu berpapasan oleh 2 orang. Sedangkan teknik lainnya
adalah jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau
dibelakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.8
Hal ini diperkuat dengan prinsip tata ruang yang diungkapkan oleh Nurasih dan Rahayuadalah usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana, ruang lantai harus terbebas
dari semua rintangan, setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan
penggunanya, jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya
dan luasnya harus memadai.9Maka jelaslah bahwa penataan ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga hendaknya diperhatikan lagi khususnya dalam
8
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal. 193-194.
9
108
penataan tempat duduk staff. Hal ini akan lebih baik jika adanya penataan kembali penempatan staff kaitannya dengan jarak antar meja dan lorong utama sebagai lalu lintas staff diberi jarak yang sesuai agar dalam perpindahannya staff tidak mengalami kesulitan, sedikit beranjak, menempuh jarak yang pendek agar tidak berputar mencari jarak yang bisa dilewati antara meja kerja staff.
[image:46.595.99.532.212.730.2]Selain alur yang digunakan agendaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor melalui lorong yang harus memutar tempat ke belakang, alternatif lain yang biasanya digunakan oleh agendaris ialah menggunakan jalan dengan menggeser kursi yang ada disebelahnya.
Gambar 4.3. Alur Perpindahan Penanganan Surat Masuk SMK N 1 Salatiga
Keterangan: 1. Surat masuk
1 3
4 5
109
2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah 3. Surat dikelola agendaris
4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha 5. Surat diserahkan untuk diarsipkan
Perbedaan alur kerja yang dilaksanakan oleh agendaris dari gambar tersebut terletak pada alur nomor dua, dimana agendaris berjalan melalui jalan dengan menggeser kursi yang ada di sebelahnya. Jika dalam perpindahan, kursi milik keamanan tidak ditempati oleh seseorang maka ia langsung menggesernya dan berpindah tempat menuju ruang kepala sekolah. Namun, jika kursi ditempati oleh orang lain baik staff yang lain, guru maupun tamu maka ia harus minta izin untuk melintasi jalan di sela-sela kursi tersebut, kemudian orang yang menempati harus menggser kursinya sehingga agendaris dapat lewat melalui jarak yang disediakan walaupun dengan memiringkan badannya. Alternatif ini dapat membantu hanya saja ia harus meinta izin terlebih dahulu dan menunggu orang lain menggeser kursinya terlebih dahulu.
110
Namun seringkali staff tata usaha harus melakukan beberapa tugas tambahan seperti menerima telepon masuk. Biasanya telepon berasal dari pihak luar atau stake holder yang berkepentingan dalam menjalin kerjasama maupun tugas lainnya. Adapun meja dan kursi untuk menerima telepon berada di bagian depan ruangan. Ketika telepon berbunyi maka salah satu dari anggota staff yang berada di ruang tata usaha harus mengangkatnya. Melihat gerak yang sulit bagi staff untuk berpindah dari tempat duduknya akan membutuhkan waktu untuk datang ke meja telepon dna mengangkatnya. Belum lagi siapa pun yang menerima telepon akan menghentikan sejenak pekerjaannya dan pergi menuju meja telepon. Panggilan telepon dalam sehari bisa berkali-kali sehingga staff harus bolak-balik menerima telepon dan meninggalkan sementara pekerjaannya. Hal ini cukup mengganggu karena staff memiliki tugas ganda selain tugasnya masing-masing. Frekuensi menerima telepon akan membuat lelah staff dan saling tunggu staff yang satu dengan yang lain untuk menerima telepon. Dengan demikian, dapat pula sekolah memperhatikan hal tersebut dalam melihat efisiensi kerja yang ada pada staff tata usaha. mereka akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam berpindah dan pekerjaan tertunda.
4.2.3 Pengaturan Peralatan dan Perlengkapan Kantor
111
menjangkau peralatan/ perabot yang sering digunakan dan mempertimbangkan efisiensi tenaga dan waktu yang digunakan. Hal ini sudah sesuai dengan teori Gie prinsip menyusun ruang kantor adalah ... lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai-pegawai yang paling sering
mempergunakan benda-benda itu.10 Penyimpanan barang-barang dapat disimpan didekat meja staff, baik dilaci, bawah meja maupun di atas meja. Namun, penyimpanan barang-barang, dokumen dan arsip akan terbatas jumlah mengingat daya tampung laci yang terbatas, sehingga memerlukan tempat atau perabot lain yang dapat menyimpan arsip yang perlu untuk disimpan. Almari-almari akan sangat dibutuhkan kaitannya dalam penyimpanan dokumen penting. Apabila dalam pencarian kembali dokumen tersebut dapat segera diketemukan dengan waktu yang relatif singkat.
Disisi lain, penjangkauan beberapa peralatan atau perabot lain oleh beberapa staff dirasa cukup jauh karena harus berpindah tempat dari tempat duduknya dengan melewati rintangan yang ada pada lorong. Hal akan memerlukan waktu yang lebih lama karena harus berputar dari meja ke meja untuk bisa keluar. Bukti bahwa adanya jarak yang cukup jauh dan sulit menjangkau ialah staff tata usaha meminta dalam pengambilan barang kepada staff yang berada di dekatnya barang yang dibutuhkan. Perabotan dan peralatan yang digunakan sudah memadai karena staff dapat mengerjakan segala tugas dan pekerjaan masing-masing. Namun tidak memungkiri bahwa dalam
10
112
pelaksanaannya masih terdapat keterbatasan peralatan maupun perabot yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Penggabungan penyimpanan arsip kesiswaan dengan arsip kepegawaian yang ada di filling cabinet dua pintu yang berada di bagian depan ruang tata usaha sebagai bukti terbatasnya peralatan atau perabot yang digunakan. Beberapa almari/perabot yang lainnya sudah cukup rapuh dan tua. Penumpukan almari dikarenakan perabot-perabot tersebut berasal dari bantuan pemerintah dan tidak ada tempat untuk menyimpan sehingga masih tetap digunakan. Selain itu, almari arsip pada bagian kesiswaan masih dirasa kurang karena beberapa dokumen kesiswaaan dan kepegawaian diletakkan di luar almari seperti di atas meja, atas almari, lantai dan beberapa tempat kosong lainnya. Keadaan yang yang kurang tertata ini menyebabkan ruangan terasa sesak karena berbagai dokumen dan barang-barang diletakkan diberbagai tempat seperti disekitar lantai, diatas meja yang kosong, diatas almari bahkan diatas kursi.
113
menyampaikan maksud dan tujuannya datang. Hal ini akan memberikan penilaian terhadap wajah sekolah melalui ruang tata usaha.
Akibat lain dari penggunaan almari lama yang rapuh akan berdampak pada arsip didalam almari tersebut karena proses pelapukan yang terjadi akan memakan kertas yang berada pada almari dan memudarkan warna kertas lebih cepat. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nurasih dan Rahayu yang menyatakan bahwa fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara
tenaga, biaya maupun waktu.11
Keterbatasan peralatan yang hendak digunakan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan seperti jumlah printer yang digunakan secara bersamaan dalam waktu sama akan menghambat kelancaran pekerjaan staff tata usaha. Akibatnya adalah antrian antar staff tata usaha dalam menggunakan printer khusunya milik agendaris yang sering dipakai. Staff tata usaha pada dasarnya beberapa dari mereka dilengkapi sebuah printer dalam menunjang pekerjaan. Namun karena kerusakan dan faktor lain sehingga staff bagian dapodik, koordinator tata usaha, maupun bagian lain lebih sering menggunakan printer milik agendaris. Kebutuhan mesin fotokopi dalam proses pekerjaan yang tidak tersedia di tata usaha menyebabkan pegawai harus berjalan menuju ruang penggandaan, tempat foto kopi yang membutuhkan biaya tambahan.
Fasilitas lain yang dapat meningkatkan kenyamanan dan kesehatan ialah Air Conditioner(AC). SMK Negeri 1 Salatiga belum memiliki fasilitas
11
114
AC di dalam ruang tata usaha. Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu,
peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor
menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen setelah diberi AC. Terpenuhinya
kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan
bagi kantor antara lain: meningkatkan produksi tetap, meningkatkan mutu
kerja kantor, menjaga kesehatan pegawai, meningkatkan semangat kerja,
menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.12 Keadaan ruang tata usaha tidak sesuai dengan teori tersebut, bahkan kondisi lain yang memprihatinkan ialah staff lain maupun para guru merokok di dalam ruang tata usaha. Udara yang bebas akan membuat orang di dalam ruangan tersebut merokok dengan bebas pula. Tidak adanya AC akan membuat staff tata usaha akan merokok ketika jam kerja. Hal ini bukan hanya menimbulkan dampak bagi perokok aktif melainkan juga perokok pasif yang ada di sekitar ruang tata usaha.
Oleh karena itu dibutuhkan pengadaan peralatan yang dibutuhkan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Penambahan peralatan dan perabotan akan membantu karyawan dalam mengelola peralatan tersebut demi tercapainya tujuan sekolah. Produktifitas yang tinggi, kenyamanan dan kesehatan akan dimiliki staff tata usaha jika pengaturan peralatan dapat diperhatikan dengan baik. Penambahan peralatan maupun perabot kantor antara lain almari arsip dan penggantian almari yang lama, printer, AC, meja kursi
12
115
tamu tata usaha, mesin fotokopi, dan beberapa peralatan dan perabot lainnya yang dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan tata usaha. Terpenuhinya peralatan dan perabot kantor akan membantu staff dalam bekerja, bukan hanya dari kualitas kerja yang baik melainkan kenyamanan dan kepuasan dalam bekerja akan menentukan efisiensi kerja yang ada.
Tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga juga memiliki rekan kerja dalam memperbaiki peralatan yang rusak seperi laptop, printer dan lain sebagainya. Berbagai kegiatan perbaikan dilakukan agar peralatan tersebut dapat menunjang dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hal ini sesuai dengan pendapat Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro menyatakan bahwa pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua
pekerja. Peralatan seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet
perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh
sembarang orang.13Pemeliharaan dan perawatan peralatan maupun perabot yang digunakan akan menghemat setiap kerusakan yang hendak terjadi. Oleh karena itu apabila peralatan yang digunakan memiliki keawetan pekerjaan staff tata usaha pun tidak akan terganggu karena apabila sudah rusak maka pegawai akan menunggu dan menunda pekerjaan jika menggunakan peralatan tersebut. Bentuk perawatannya lainnya ialah dengan menjalankan kesepakatan bersama yaitu mengikuti jumat bersih yang diadakan satu kali dalam seminggu. Kegiatan ini hendaknya dapat dilakukan oleh semua pihak tata usaha dalam memelihara peralatan dan perabot agar ruangan menjadi rapi dan nyaman.
13
116
Barang-barang dapat diminimalisir dari keadaan disekitar lantai, diatas almari dan lain sebagainya.
4.2.4 Lingkungan Fisik
Penataan ruang kantor tidak terlepas dari adanya lingkungan fisik yang berada disekitar tempat ruang kerja. Lingkungan fisik di SMK Negeri 1 Salatiga dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu dari udara, cahaya, warna pada dinding dan peralatan, dan suara yang ditimbulkan disekitar ruang tata usaha. Aspek lingkungan fisik ini akan memengaruhi berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh staff. Kepuasan dan kenyamanan dalam bekerja merupakan hal yang sangat penting untuk didapatkan oleh masing-masing pegawai. Menurut Moekijat kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang.14
a. Udara
Faktor-faktor lingkungan fisik yang pertama dijelaskan dengan adanya keadaan udara di ruangan kantor. Udara yang bersih akan membuat nyaman semua pegawai yang sedang bekerja. Namun, SMK Negeri 1 Salatiga masih menggunakan udara alami tanpa ada alat pengontrol udara. Akses dua pintu dan ventilasi yang dibuka pada jam kerja mengakibatkan angin masuk cukup besar dan membawa banyak debu dan kotoran ke dalam ruangan. Kondisi yang kotor akan menjadi sebab penyakit. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa Air Conditioner (AC) mengatur
14
117
keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan
kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20
persen setelah diberi AC.15SMK Negeri 1 Salatiga belum menyediakan AC sebagai pengontrol udara yang ada di ruangan. Hal ini akan mengakibatkan beberapa staff tata usaha merokok didalam ruang kerja. Udara yang bebas rokok akan membantu kenyamanan semua orang, namun apabila ruangan tersebut setiap hari dipenuhi oleh asap rokok maupun bau-bau yang lain hal ini akan berdampak pada kesehatan pekerja. Lingkungan yang nyaman akan memengaruhi kualitas kerja staff. Semangat yang tinggi akan muncul setelah udara yang dihirup menyegarkan dan bersih bahkan tidak ada lagi asap-asap rokok yang ada di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk ditinjau bagaimana penambahan peralatan yang dapat menunjang semangat staff dan kenyamanan dalam bekerja.
b. Cahaya
Hal lain yang ditinjau lingkungan fisik kantor adalah cahaya. Menurut Nuraida bahwa cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan
keselamatan serta kelancaran kerja.16Kondisi yang sebenarnya di SMK Negeri 1 Salatiga sudah cukup memberikan penerangan cahaya melalui
15
Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta, hal 178.
16
118
beberapa lampu dan memanfaatkan sinar matahari. Cahaya yang diberikan berasal dari lampu yang berada pada langit-langit sebagai sumber pencahayaan ruang tata usaha. Jenis pencahayaan staff tata usaha termasuk
Ambient lighting,McShane dalam Sukoco mendefinisikan bahwa Ambient lighting yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh
ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang. Biasanya lampu
jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan
kantor tersebut.17
Penempatan peralatan dan perabot dekat jendela dan posisi yang tidak beraturan menjadikan cahaya matahari terhalang masuk.Hal ini ditunjukkan di sebelah kiri menghalangi sebagian staff karena terhalang oleh beberapa almari arsip yang diletakkan di bagian depan. Hal ini menyebabkan cahaya terhalang dan agak redup. Cahaya yang kurang merata akan berdampak pada penyelesaian pekerjaan. Pemerataan cahaya yang ada di ruangan menjadikan kegiatan operasional di ruang tata usaha kurang optimal. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa
penempatan sumber cahaya perlu diatur secara untuk mencapai kualitas
penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata
dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi.18
17
Badri Munir Sukoco, 2007. Manajemen Administras Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta, hal. 209.
18
119
Berdasarkan kondisi tersebut dapat dilakukan penataan ulang perabot kantor seperti almari arsip, filling cabinetmaupun peralatan yang lainnya yang menghalangi cahaya yang masuk ke dalam ruangan. Hal ini dimaksudkan agar pencahayaan yang ada pada staff tata usaha memberikan kenyamanan dalam bekerja karena cahaya merata ke seluruh ruangan.
c. Warna
Faktor fisik selanjutnya ialah warna yang digunakan pada dinding dan peralatan yang digunakan di ruang kantor. Pemakaian warna perabot yang ada di SMK Negeri 1 Salatiga klasik dan tidak terlalu mencolok. Hal ini karena sebagian besar penggunaan perabot berasal dari kayu. Sedangkan warna dinding ialah warna crem sama dengan warna pada ruangan lainnya di lingkup sekolah. Menurut Nuraida bahwawarna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai.
Penggunaan tata warna dalam kantor berpengaruh besar terhadap
keadaan psikologis atau perasaan seseorang. Warna dapat memantulkan
cahaya yang diterima sehingga menimbulkan penerangan.19 Hal ini tidak sesuai dengan teori tersebut dikarenakan penggunaan warna pada dinding sudah mulai memudar. Bahkan adanya kotoran yang menempel pada dinding ruangan membuat ruangan menjadi kurang bersih. Selain itu, beberapa peralatan dan perabot kantor yang sudah lama dan masih
19
120
disimpan juga rapuh karena binatang kecil yang merusakkan. Perabot-perabot yang dimaksud ialah beberapa almari yang kurang memenuhi standar fasilitas yang perlu digantikan dan dibaharui.
Oleh karena itu, perlu adanya pengecatan kembali agar menimbulkan semangat yang baru dan menimbulkan kenyamanan tersendiri bagi pegawai. Adapun warna dapat diberikan warna yang dapat menciptakan semangat dalam bekerja maupun memberikan suasana yang baru dan nyaman. Saran warna yang dapat diterapkan pada ruang tata usaha apabila menurut Quible dalam Sukoco bahwa menginginkan warna dinding adalah warna sejuk – biru, hijau dan violet – menghasilkan mood
yang tenang dan melelahkan, warna hangat – merah, oranye, warna
kuning –menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural
seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan
warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan mood depresi,
sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.20Pemilihan warna pada dinding dapat dipilih sesuai kebutuhan ruangan sehingga suasana yang baru akan berdampak pada psikologis staff tata usaha SMK N 1 Salatiga.
d. Suara
Faktor lingkungan fisik yang terakhir ialah suara. Keadaan suara SMK Negeri 1 Salatiga berasal dari karyawan, tamu, guru dan siswa.
20
121
Selain itu berasal dari lingkungan sekitar seperti jalan raya. Kebisingan dari luar ruangan terjadi pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang cukup mengganggu ialah dari karyawan sendiri yang berinteraksi dan berdiskusi antar karyawan bahkan guru. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida
terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor suara
dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat
mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan.21
Penggunaan akses keluar masuk melalui pintu samping memudahkan para guru untuk singgah dan berdiskusi dengan staff tata usaha lainnya mengenai topik tertentu. Pembicaraan ini tidak hanya pada salah satu staff melainkan memancing staff yang lainnya karena faktor jenis ruang tata usaha yang terbuka. Kesatuan komunikasi akan terjalin karena suara yang dapat terkontrol pada ruang tata usaha.
Akibatnya penundaan dalam menyelesaikan pekerjaan akan sering terjadi, dan berkelanjutan pada kegiatan lembur. Hal ini akan menimbulkan pemborosan baik tenaga, waktu dan biaya. Oleh karena itu perlu untuk dipertimbangkan suara-suara yang dapat ditimbulkan baik dari karyawan sendiri, orang lain maupun lingkungan di sekitar ruang kantor. Dapat dilakukan kesepakatan bersama untuk menjaga ruang yang kondusif seperti kebijakan dalam mengontrol suara maupun pembicaraan yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Selain itu, dapat pula di
