ORIENTASI KARYAWAN BARU (SEHARUSNYA)
TAK KENAL MAKA TAK SAYANG, TAK MENGERTI MAKA HARUS BERTANYA
Pengertian Orientasi
Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup fakta-fakta seperti jam kerja, cara memperoleh kartu pengenal, cara pembayaran gaji dan orang-orang yang akan bekerja sama dengannya. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu suatu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan kepada pegawai baru.
Tujuan Orientasi
Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :
a. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian.
b. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis. Karyawan baru sering memiliki harapan tinggi yang tidak realistis tentang keuntungan yang akan diperolehnya dalam pekerjaan baru dan hal ini sering terbentur pada kenyataan bahwa yang akan mereka peroleh tidak seperti yang mereka harapakan semula.
c. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan. Kejutan dapat terjadi apabila harapan mengenai pekerjaan atau diri sendiri tidak terpenuhi.
Dalam sebuah studi yang dilaksanakan di Perusahaan Texas Instrument, para peneliti menemukan hal-hal berikut tentang pegawai baru :
a. Hari-hari pertama di tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan menganggu perasaan.
b. Praktek-praktek “prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan rasa cemas.
c. Rasa cemas berangsur hilang dengan proses training
d. Karyawan baru yang berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini. e. Karyawan baru enggan membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka. Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.
Teknik-Teknik Orientasi
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :
a. Program orientasi dan sosialisasi
Program orientasi ini berawal dari perkenalan singkat secara informal sampai pada program-program formal dengan waktu yang lebih panjang. Dalam program formal, karyawan baru biasanya diberi buku pegangan atau bahan cetakan yang berisi jam kerja, peninjauan prestasi, cara pembayaan gaji, liburan dan penggunaan fasilitas serta pedoman dan peraturan perusahaan lainnya. Aktivitas ini biasanya dilakukan oleh supervisor si karyawan baru dan departemen personalia.
Orientasi awal sebaiknya adalah orientasi umum, calon karyawan baru diperkenalkan profil organisasi oleh panitia orientasi (jika ada panitianya), mereka dikumpulkan di auditorium dan pelaksanaannya disusun dengan baik. Dibuka oleh pembawa acara, ada susunan acara yang terstruktur, ada absensi, dan ada notulen; yang bukti pelaksanaannya dilaporkan ke atasan.
Orientasi berikutnya adalah orientasi terhadap pekerjaan yang akan mereka jalani, hal ini dapat berdasarkan tingkat pendidikannya atau kompetensi pendidikan calon karyawan baru dengan waktu pelaksanaan sesuai kebutuhan atau sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, jika banyak bagian fungsional maka nara sumber pelaksanaanya adalah para fungsional dari jabatan struktutral organisasi. Demikian juga jika banyak bagian atau bidang maka nara sumbernya adalah pejabat yang berkompeten dengan bagiannya atau bidangnya.
Jika masih mungkin dapat dilakukan wawancara: jika kesibukan kerja bagi pejabat yang berwenang tinggi maka perlu pengaturan wktu, hal ini ing dibuat perihal bertujuan untuk melihat performance individual berdasarkan kompetensinya dan juga untuk mendapatkan informasi motivasi dan niat kerja dari calon karyawan baru tersebut. Jika sudah ada format tanya jawabnya pejabat yang bersangkutan diperbolehkan mengembangkannya dalam proses wawancara tersebut. Catatan-catatan penting perlu dilakukan karena berguna untuk dijadikan informasi hasil dan kompetensi dan lain sebagainya perihal calon karyawan baru.
Tahapan selanjutnya adalah penyusunan rencana penempatan calon karyawan baru yang diselenggarakan dalam rapat forum kecil dengan absensi dan notulen yang juga harus dilaporkan kepada direktur/kepala kantor. Dalam rapat ini sesuatu yang realistis patut disepakati, pemanfaatan informasi pribadi calon karyawan baru menjadi sumber informasi dalam pengambilan keputusan dan dijalankan agar kinerja organisasi dapat tercapai, akibat dari adanya unsur like and dislake maka kinerja dan nilai organisasi dapat tidak terwujud bahkan merugikan.
Selanjutnya pengesahan rencana penempatan dan diikuti dengan surat penugasan /penempatannya yang ditandatangani oleh kepala kantor dan dibuat rangkap sesuai kebutuhan dan status ketenagakerjaan mereka. Dokumen calon karyawan baru beserta bukti orientasi ini ditempatkan dalam file rahasia dan dipelihara dengan baik. Karyawan baru dapat ditentukan jenis hubungannya dengan organisasi, apakah mereka merupakan TKHL, Honor Tetap, Honor Tidak Tetap, Karyawan Kontrak dan sebagainya. Status ini berdasarkan bukti teraan dalam dokumen lamaran mereka. Tahapan terakhir dari orientasi ini adalah penyerahan dokumen dan karyawan baru dimana mereka ditempatkan dengan juga diikuti oleh serah terima resume hasil orientasi dan jika mungkin daftar tilik monitoring dan evaluasi kinerja dan beban kerja mereka.
Bagian, unit, ruangan, bidang dan sebagainya tidak serta merta melepaskan mereka untuk langsung bekerja tetapi dengan juga ada tahapan-tahapan kerja. Awalnya adalah orientasi ruangan-ruangan, orientasi pekerjaan-pekerjaan, orientasi teman kerja, dan berikutnya memberikan pendampingan dalan pelaksanaan pekerjaan, berikutnya adalah melepas mereka bekerja dengan pengawasan, penilaian atas tahapan ini di
ruangan dapat dijadikan informasi untuk melepaskan mereka bekerja sesuai dengan tanggung jawab yang didelegasikan kepada mereka.
b. Peninjauan pekerjaan secara realistis
Aktivitas ini bertujuan untuk menunjukkan cakupan pekerjaan yang sebenarnya kepada calon karyawan. Cara ini efektif untuk memperkecil kejutan realitas. Schein mengemukakan bahwa salah satu masalah terbesar yang dihadapi calon karyawan dan pimpinan dalam tahap awal kepegawaian adalah hal-hal yang mencakup perolehan informasi yang akurat dari kedua belah pihak.
c. Pembinaan budaya organisasi
Budaya organisasi dapat diartikan sebagai sikap dan persepsi yang dimiliki karyawan pada umumnya dalam suatu perusahaan tempat mereka berkerja. Dengan kata lain para karyawan menangkap isyarat tentang perusahaan mereka misalnya sejauh mana mereka dinilai secara adil atau sejauh mana hubungan persahabatan yang diperlihatkan oleh pimpinan mereka.
d. Pereratan hubungan antar-karyawan
Cara lain untuk membantu proses sosialisasi karyawan baru adalah dengan mempererat hubungan antar mereka dan dengan teman kerja baru atau dengan para supervisor mereka, yang bertindak sebagai mentor. Sebagai contoh beberapa perusahaan mendukung adanya program-program formal. Seperti sistem sahabat dimana karyawan yang ditugasi sebagai mentor memberi training khusus dan bertindak sebagai pemandu bagi pendatang baru.
e. Informasi prestasi kerja
Sistem penilaian perusahaan juga memainkan perananan penting dalam proses sosialisasi. Catatan prestasi kerja secara formal dan informal dari supervisor yang disampaikan pada waktu yang tepat kepada karyawan baru dapat mengurangi tekanan akibat ketidakpastian karena “ tidak mengetahui prestasi yang dicapai”. Selain itu catatan tersebut dapat membantu karyawan baru untuk memutuskan cara
melaksanakan pekerjaan di masa mendatang. Sebagai contoh, penilaian sebelumnya dapat digunakan sebagai upaya “penalaran” untuk memperbaiki persepsi yang keliru. 2. PENEMPATAN KERJA
Kebutuhan penempatan staf dapat dipenuhi melalui dua cara, yaitu: menyewa dari pihak luar perusahaan dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut sebagai penempatan dari dalam.
2.1 Faktor Faktor yang Mempengaruhi Penempatan Karyawan
a) Pertumbuhan Perusahaan
Pertumbuhan bisnis menyebabkan terjadinya pengisian posisi pekerjaan baru, baik melalui promosi karyawan yang sudah ada atau yang baru sama sekali. Adanya pengaruh ekspansi bisnis yang mampu mencipatakan posisi pekerjaan baru.
b) Reorganisasi
Sebuah restrukturisasi dari perusahaan akan menghasilkan jenis yang beragm dalam hal kegiatan – kegiatan personal, misalnya jika terjadi merger dan reorganisasi perusahaan. Pembelian /penjualan perusahaan merger dengan perusahaan lain akan mempengaruhi aktivitas departemen SDM, seperti rancangan pekerjaan, kompensasi, manfaat, hubungan pekerja, dan program pensiun dini. Hal ini akan mempengaruhi keputusan penempatan karyawan.
c) Kecenderungan Ekonomi Umum
Satu konsekuensi dari pengaruh menurunnya pertumbuhan ekonomi adalah secara signifikan akan menurunkan ketersediaan pekerjaan, baik bagi mereka/karyawan yang permanen dan temporer serta sekaligus bagi pencari kerja. Resesi ekonomi akan mengakibatkan terjadinya pengangguran besar-besaran. Sebaliknya, jika kondisi ekonomi membaik maka departemen SDM akan proaktif melakukan kegiatannya, seperti promosi, rekrutmen dan seleksi karyawan baru.
d) Atrisi
Atrisi merupakan pengurangan karyawan yang disebabkan terjadinya terminasi, pengunduran diri, pengalihan keluar dari unit bisnis, dan meninggal. Secara khusus program pensiun dini telah meningkat selama terjadinya penurunan aktivitas usaha dan kelambanan aktivitas ekonomi, sehingga karyawan berada pada posisi tertekan dan terjadi pemangkasan kelebihan karyawan (rasionalisai).
2.2 Promosi
Sebuah promosi terjadi jika seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang lebih tinggi baik dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab, dan tngkat status keorganisasiannya. Promosi memiliki manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan, yaitu:
a. Promosi dapat memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemampuan karyawan untuk memperluas usahanya.
b. Promosi dapat mendorong tercapainya kinerja karyawan yang baik
c. Terdapat korelasi signifikan antara kesempatan untuk kenaikan pangkat dan tingkat kepuasan kerja.
Ada dua pendekatan yang digunakan dalam merekrut karyawan, yaitu: 1. Pendekatan Tertutup
Pendekatan yang lebih umum adalah pendekatan tertutup yang menempatkan unsur tanggung jawab untuk mengidentifikasi karyawan yang dapat dipromosikan. Penyelia harus memiliki catatan tentang kandidat, dan mencari informasi tentang kandidat di departemen lain yang memiliki kualifikasi tertentu.
2. Pendekatan Terbuka
Digunakan bagi karyawan yang paling berkualifikasi dan diumumkan lewat papan pengumuman dan buletin. Jadi semua karyawan yang beminatdan merasa kualifikasinya terpenuhi bebas untuk melamar. Dilihat dari sisi filosofi dengan sistem terbuka perusahaan telah bertindak secara transparan, adil, dan tidak diskriminatif. Dalam praktiknya, kedua sistem promosi diatas biasanya didasarkan pada dua aspek, yaitu:
a. Promosi berdasarkan Merit
Terjadi ketika seseorang karyawan dipromosikan karena kinerja yang luar biasa dalam pekerjannya.
b. Promosi berdasarkan Senioritas
Dalam beberapa situasi tertentu, karyawan yang paling senior memperoleh promosi. Senior dalam hal ini berarti karyawan yang memiliki masa kerja terlama dalam perusahaan. Dalam serikat pekerja sering mencari promosi jenis ini untuk mencegah karyawan dari diskriminasi diantara anggota serikat pekerja.
2.3 Pengalihan
Pengalihan terjadi manakala seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang relatif pembayaran gajinya sama, begitu pula tanggung jawabnya dan tingkat dalam struktur organisasinya. Pengalihan sangat bermanfaat bagi pemegang jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan kepada seseorang dengan ketrampilan baru dan perspektif berbeda yang membuat orang itu menjadi pekerja dan kandidat yang lebih baik untuk dipromosikan di masa depan. Pengalihan ini dapat memperbaiki motivasi dan kepuasan individual.
2.4 Penurunan Pangkat
Penurunan pangkat dapat pula dikatakan sebagai penugasan dari seorang karyawan ke posisi pekerjaan yang lebih rendah dengan gaji/upah yang lebih kecil serta kualifikasi ketrampilan dan tanggung jawab yang lebih rendah. Ada lima alasan mengapa penurunan pangkat terjadi, yaitu:
a. promosi yang gagal
b. ketidak mampuan melaksankan pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawn bersangkutan
c. kapasitas karyawan yang kurang (kedisiplinan, absensi) d. pengurangan kapasitas perusahaan (merger, reorganisasi)
2.5 Program Penempatan Kerja / Lowongan Pekerjaan
Perusahaan menginformasikan para karyawan adanya kualifikasi dan pembukaan kesempatan kerja yang belum terisi. Pengumuman penempatan kerja mengundang karyawan/orang yang berkualifikasi untuk melamar. Maksud dari program ini adalah mendorong karyawan untuk mencari promosi dan pengalihan kerja yang membantu departemen SDM mengisi posisi dari dalam dan memenuhi tujuan personal karyawan. Semakin tinggi tingkat pekerjaan yang ditempatkan, membantu perusahaan memenuhi rencana kegiatan yang telah disepakati dan menjadi sebuah kesempatan yang adil bagi karyawan. Apabila tingkat pekerjaan lebih rendah terisi tanpa diketahui, para karyawan yakin mereka diizinkan melamar melalui program tersebut. Oleh karena itu, departemen SDM dalam membuat aturan program penempatan pekerjaan penting untuk diketahui seluruh karyawan dan ditindaklanjuti secara taat asas.
- See more at: http://myworld-wahyuindra.blogspot.com/2012/11/program-orientasi-karyawan-dan.html#sthash.nub3ieed.dpuf Written on 16.36 by Ed's-HRM
Program Orientasi
Ketika datang pegawai baru yang merupakan kiriman dari kantor pusat maka seperti biasa bagian HRD mulai menyiapkan program orientasi bagi karyawan tersebut. Program ini dibuat agar para pegawai baru dapat dengan cepat mengadaptasi lingkungan pekerjaan baik secara teknis maupun non teknis. Biasanya dalam program ini dilakukan juga penilaian terhadap pegawai baru, karena bagaimanapun juga sebagai pengelola SDM perusahaan kita harus bisa menilai sisi baik maupun sisi kurang baik dari setiap pegawai terutama pengetahuan dan skillnya ditambah sikap kerjanya. Sebenarnya hasil penilaian yang dilakukan, banyak pegawai yang tidak memenuhi kriteria untuk menjadi pegawai namun karena sesuai SOP maka kepada mereka diberikan program pelatihan sesuai kebutuhan sebagaimana hasil penilaian tadi.
Sebagai salah satu elemen dari program pengembangan karyawan pada sebuah perusahaan, program orientasi tentu sangat penting karena biasanya penilaian dari proses rekrutmen belum menyeluruh (komprehensif) terutama yang menyangkut teknis
pekerjaan di lapangan. Memang seperti kita ketahui banyak juga perusahaan yang menginginkan agar setiap karyawan baru yang masuk sudah mempunyai pengalaman yang memadai sehingga tidak perlu “repot” lagi melaksanakan pengembangan atau orientasi bagi pegawai baru dimana waktu yang diperlukan cukup lama. Bagi para pengelola SDM perusahaan program-program yang telah dibuat dan direncanakan serta dilaksanakan secara terus menerus akan membuat rasa kejenuhan atau kebosanan selain itu program-program itu seperti pekerjaan yang menjadi sebuah kewajiban saja alias rutinitas saja, kekecewaan akan bertambah lagi ketika selesai melakukan program banyak karyawan baru mengundurkan diri dari perusahaan.
Pembahasan kita kali ini adalah untuk menjawab mengapa banyak karyawan yang akhirnya mengundurkan diri setelah mengikuti program orientasi dan atau program pengembangan. Tidak bisa kita pungkuri bahwa adanya pegawai baru yang masuk akan membawa sesuatu yang dianggap “negatif” oleh sebagian karyawan lama bahkan biasanya sering dilakukan pengucilan, apalagi ketika pegawai baru mencoba untuk melakukan perubahan-perubahan yang mengganggu kenyamanan pegawai lama. Selain itu dari sisi lain, tidak jarang program orientasi ini tidak tertata dengan baik sehingga tidak memberikan informasi yang jelas akibatnya membuat pegawai baru tidak mengerti harus berbuat apa untuk perusahaan
Tak Kenal maka Tak Sayang
“Rekrut,training sebentar,cemplungkan ke pekerjaan,berproduksi, lantas keluar lagi,rekrut lagi…..Kita merasa seperti berjalan ditempat..” keluh seorang manajer pengembangan SDM,berkaitan dengan turn over karyawan baru yang besar. Padahal di tempatnya bekerja program pelatihan,orientasi untuk karyawan baru sudah dijalankan. Dimana kesalahannya?
Tidak jarang kita menemui karyawan baru di perusahaan menatap dengan pandangan kosong,terlihat ragu-ragu,dan bila didatangi oleh salah satu pimpinan perusahaan akan berpura-pura sibuk. Yang lebih berani akan menghadap ke bagian SDM dan mengeluhkan tidak jelasnya tugas ataupun kegiatan orientasi yang diberikan
kepadanya. Ternyata,program kelas,tandem dengan karyawan senior,atau on the job
training yang sudah dirancang bagian pengembangan SDM sering dirasakan para trainee tidak cukup.
Seorang CEO perusahaan,secara obsesif meluangkan waktu untuk duduk bersama dalam program-program orientasi perusahaan bagi karyawan baru. Ia tidak sekedar memberi pengarahan tentang visi perusahaan ataupun gambaran umum tentang apa yang diinginkan dari para karyawan,tetapi juga mengikuti dengan seksama apa yang ditranformasikan rekan-rekan manajer perusahaan kepada trainee,serta bagaimana para senior ini menangani tanya jawab mengenai praktik di perusahaan. Pada akhir masa orientasi, setiap orang harus menghadap CEO ini dan melakukan tanya jawab. Para trainee selalu memandang kegiatan ini sebagai “ujian lisan”, namun aneh tapi nyata,mereka sangat menikmatinya.
Memang tidak semua pucuk pimpinan meluangkan waktu untuk karyawan baru di perusahaan. CEO yang terlibat dalam program orientasi karyawan baru berpendapat bahwa upaya ini secara tidak langsung akan menekan biaya manajemen perusahaan. Dengan cara ini diharapkan karyawan baru dapat mengenal dan mengimplementasikan praktik-praktik yang berlaku di perusahaan dengan cepat. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyerap hal ini, maka semakin tinggi pula biaya kesalahan dan penundaan yang harus ditanggung oleh manajemen.
Karyawan baru sebenarnya dapat disamakan dengan imigran. Mereka perlu mempelajari sejarah, gaya bertingkah laku. Code of conducts,gaya komunikasi, “bahasa” yang biasa digunakan,dan kultur perusahaan,serta harapan manajemen terhadap kinerja karyawan. Harus diingat bahwa ini semua tidak bisa dituangkan hanya melalui formulir-formulir,buku petunjuk,ataupun pengarahan.
Ada 3 (tiga) tingkatan orientasi yang perlu dialami karyawan sebelum benar-benar ia dapat bertingkah laku secara “pas” di perusahaan.
Pertama, hal-hal yang berkaitan dengan tugas dan pekerjaannya. Disini selain pengarahan yang diberikan oleh manajer divisi di kelas, seorang karyawan baru juga
perlu dibimbing ketat oleh seseorang yang sudah mengenal tugas tersebut dengan baik. Terkadang seorang profesional sekalipun,walau sudah trampil dalam menjalankan tugas,tetap perlu mengetahui bagaimana kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan dijalankan, yang mungkin berbeda dengan tempat ia bekerja dahulu. Disini program tandem dalam on the job training akan sangat mempan.
Kedua, lebih mengarah pada karyawan baru perlu bertingkah laku dalam
kelompok,divisi,atau unitnya. Disalah satu perusahaan,diatur adanya seorang “buddy” yang akan menemani karyawan baru,dan menjadi tempat mengajukan pertanyaan. Misalnya saja,mengenai kebiasaan makan siang,apa yang harus dilakukan sendiri kalau mesin fotocopy macet,prosedur meminta ganti uang taksi, dan sebagainya. Disini divisi SDM juga berkewajiban untuk menyiapkan informasi yang komunikatif tentang bagaimana mengajukan permintaan,apa yang akan didapat karyawan,serta apa yang merupakan hak dan kewajiban karyawan.
Ketiga atau yang tertinggi,beberapa manajemen puncak akan memfokuskan perhatian pada transfer sebanyak mungkin pemahaman mengenai prinsip-prinsip komunikasi,nilai-nilai yang dianut perusahaan,serta bagaimana seorang karyawan dapat berpartisipasi dan berkontribusi di perusahaan. Ditansfernya isu-isu ini oleh manajemen puncak sendiri benar-benar bernilai filosofis.
Dengan adanya otomasi yang demikian friendly, program orientasi inipun bisa dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya dengan menggunakan video interaktif,program-program on-line,buku karyawan, dan interaktif,program-program mentoring lainnya yang kreatif.
Dengan program orientasi yang tepat,kita juga menghemat biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Bila seorang karyawan yang sudah diberi pelatihan selam 3 bulan tapi tetap mengundurkan diri karena program orientasi yang tidak jelas,secara otomatis,biaya rekrutmenpun akan berlipat ganda.
Seperti kata pepatah, tak kenal maka tak sayang. Bagaimana karyawan baru dapat bertahan,bila mereka tidak “mengenal” perusahaan tempatnya bekerja? Oleh karenanya sangat dibutuhkan kesadaran dari pihak manajemen dan konsistensi dalam
pelaksanaan program orientasi. Niscaya, karyawan baru akan bertahan dan menjadi salah satu aset berharga bagi perusahaan.
POA ORIENTASI KARYAWAN BARU
NO KEGIATAN WAKTU/MINGGU
I II III IV V VI VII VIII IX X
1 PENGUMUMAN PENERIMAAN KARYAWAN BARU
2 PENERIMAAN BAHAN
3 SELEKSI BAHAN LAMARAN
4 PENGUMUMAN HASIL 3
5 SELEKSI PA TERTULIS
6 PENGUMUMAN HASIL 5
7 ORIENTASI UMUM
8 ORIENTASI PEKERJAAN DAN WAWANCARA
9 RENCANA PENEMPATAN DAN PENYERAHAN
KARYAWAN DENGAN TANDA BUKTI DOKUMEN
10 ORIENTASI RUANGAN
11 PENDAMPINGAN
