Orientasi Karyawan Baru Perusahaan
Orientasi karyawan baru adalah proses integrasi di mana rekrutan baru diperkenalkan dengan pekerjaan dan lingkungan kerja mereka. Melalui pendampingan, karyawan baru menjadi akrab dengan perusahaan, departemen mereka, rekan kerja, dan persyaratan pekerjaan. Program orientasi yang efektif memberikan banyak manfaat, tidak hanya untuk karyawan tetapi juga untuk perusahaan secara keseluruhan. Pada dasarnya, orientasi karyawan baru meyakinkan pemilik bisnis bahwa karyawan baru bertransisi dengan lancar ke dalam peran mereka.Orientasi karyawan diperlukan karena menjadi landasan bagi karyawan baru. Kesan awal yang kita buat pada seseorang sering kali menjadi dasar untuk segala sesuatu yang mengikutinya. Namun, ini adalah fungsi yang diabaikan di banyak organisasi. Tanpa orientasi, karyawan baru mungkin merasa tidak nyaman di lingkungan baru dan mungkin membutuhkan waktu ekstra untuk mencapai potensi penuh mereka. Tumpukan dokumen dan buku pegangan karyawan tidak lagi cukup untuk menyambut karyawan baru di perusahaan.
Tujuan sebagian besar organisasi bukanlah untuk sepenuhnya memenangkan "hati dan pikiran" selama proses ini. Orientasi (sering disebut sebagai on-boarding) adalah proses di mana organisasi membekali karyawan baru dengan pengetahuan penting yang diperlukan untuk menjadi sukses, menyempurnakan keterampilan yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil yang diperlukan, dan membangun daya tarik yang cukup bagi organisasi untuk mempertahankan di luar " ambang kontribusi positif.” Orientasi mungkin (dan boleh dibilang harus) terdiri dari program-program khusus-peran dan khusus-tingkat. Faktanya, tidak jarang menemukan pelatih profesional yang dipekerjakan semata-mata untuk tujuan meningkatkan eksekutif kunci dengan cepat di mana implikasi untuk pengembalian cepat atas investasi perekrutan sangat besar. Program-program ini umumnya disebut sebagai program “asimilasi kepemimpinan” atau “transisi kepemimpinan”, dan umumnya dibangun bersama-sama dengan program pengembangan kepemimpinan perusahaan. “Rata-rata, waktu untuk karyawan eksternal baru untuk mencapai produktivitas penuh berkisar dari delapan minggu untuk pekerjaan klerikal hingga dua puluh minggu untuk profesional hingga lebih dari dua puluh enam minggu untuk eksekutif” (Williams, 2003).1
Berdasarkan pendapat Ingham (2012), orientasi merupakan tindakan dan tingkah laku karyawan, inilah yang kemudian sebagai suatu konsep yang dapat menciptakan keselarasan dan harmoni dalam lingkungan pekerjaan dan akan meningkatkan kinerja pegawai secara individu dalam sebuah perusahaan.2 Program orientasi ini sesungguhnya berfungsi untuk membuat karyawan baru 1 Bowles, J. (2012). New Employee Orientation. In The Encyclopedia of Human Resource Management
(eds W.J. Rothwell and R.K. Prescott). https://doi.org/10.1002/9781118364741.ch63
2 SAKIT, K.K.P.R., PENGARUH ORIENTASI KARYAWAN DAN PELATIHAN TERHADAP KINERJA KARYAWAN PADA RUMAH SAKIT LIRA MEDIKA KARAWANG.
https://www.academia.edu/download/64078733/Jurnal_PENGARUH%20ORIENTASI%20DAN
%20PELATIHAN%20TERHADAP%20KINERJA.pdf
merasa nyaman dengan lingkungan kerja mereka. Adanya orientasi akan menghemat pengeluaran uang perusahaan, sebab karyawan diajarkan apa yang harus menjadi tugas dan tanggung jawab mereka. Semakin berpengetahuan mereka, semakin cepat mereka bekerja. Perusahaan juga dapat menghemat waktu karena karyawan baru diajarkan satu kali saja. Tidak perlu mengulangi aturan hal- hal lain karena semuanya telah disetrika selama orientasi.3
Delapan puluh tujuh persen yang menjalani orientasi formal mengatakan bahwa itu membantu mereka mempersiapkan diri untuk sukses dalam organisasi/perusahaan. Program orientasi formal meningkatkan kemungkinan bahwa karyawan meningkat lebih cepat karena mereka merasa didukung dan dipandu selama hari-hari pertama dengan perusahaan. Karyawan yang menerima orientasi formal merasa nyaman dalam peran mereka lebih cepat. Atribut ini memberikan dasar yang baik untuk produktivitas kerja. Dari perspektif perusahaan, memberikan orientasi formal membantu mendapatkan karyawan baru hingga cepat dan membantu retensi, yang mengurangi biaya omset yang tinggi.
Orientasi karyawan baru adalah upaya yang disengaja oleh sebuah organisasi untuk memperkenalkan karyawan baru seperti apa bekerja untuk organisasi itu (Goldstein dan Ford, 2002).
Meskipun NEO (New Employee Orientation) dapat mengajarkan beberapa pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan penting, mereka juga mengajarkan karyawan baru tentang sejarah, tujuan, nilai organisasi (Klein dan Weaver, 2000), orang, politik, dan bahasa (Chao et al., 1994).
Orientasi karyawan baru memulai proses sosialisasi dan membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungan barunya (Barge dan Schlueter, 2004; Wanous dan Reichers, 2000). Pelatihan formal biasanya berfokus pada apa dan bagaimana suatu pekerjaan, sementara program ini juga berfokus pada mengapa suatu pekerjaan (Robbins, 2002).4
Pentingnya orientasi karyawan dalam suatu organisasi sering diremehkan. Kebutuhan orientasi sama dengan pentingnya pelatihan. Orientasi berfungsi untuk membantu karyawan baru dengan alat dan informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil dalam pekerjaan. Ini menetapkan tahap untuk proses sumber daya manusia dan kebijakan perusahaan dalam organisasi/perusahaan.5 Orientasi berlangsung di ruang kelas atau ruang konferensi di mana manajer SDM memberikan gambaran umum tentang apa yang harus diketahui karyawan baru, seperti kebijakan perusahaan, tunjangan, asuransi, peraturan industri, dan lain – lain. Proses ini membantu mengurangi pergantian karyawan karena menunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawannya dan memberi mereka 3 de Bussy, N.M. and Suprawan, L., 2012. Most valuable stakeholders: The impact of employee
orientation on corporate financial performance. Public Relations Review, 38(2), pp.280-287.
javascript:void(0)
4 Acevedo, J.M. and Yancey, G.B. (2011), "Assessing new employee orientation programs", Journal of Workplace Learning, Vol. 23 No. 5, pp. 349-354. https://doi.org/10.1108/13665621111141939 5 Hartati, M.P., 2018. PENGARUH PROGRAM ORIENTASI KARYAWAN BARU TERHADAP INTENSI
sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Namun, sesi orientasi karyawan tidak cukup untuk mempertimbangkan bahwa karyawan baru sekarang sepenuhnya memahami informasi yang diberikan, tetapi bantuan berkelanjutan dari manajer dan kolega mereka diperlukan.
Agar perusahaan dapat dilihat sebagai tempat kerja yang profesional dan menjadi yang terdepan (diinginkan banyak orang), karyawan baru perlu melaksanakan dan menghadiri sesi orientasi wajib yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Langkah ini harus menjadi segmen konstan dari program orientasi dan seharusnya diadakan untuk menjaga hubungan kerja jangka panjang.
Orientasi juga mengembangkan persahabatan di antara rekan kerja. Jika ada pertemuan organisasi di mana semua pekerja hadir, masing-masing akan diberi kesempatan untuk saling mengenal. Jika ada persahabatan, hubungan kerja yang lebih harmonis akan tercapai. Hal ini juga dapat mengurangi stres di antara anggota baru karena mereka telah benar berorientasi pada apa yang harus dilakukan. Akan ada sedikit stres dan kecemasan karena anggota baru tidak akan memiliki keraguan dan pertanyaan mengenai tanggung jawab yang mereka pegang. Kesalahan dapat dihindari jika ada orientasi. Anggota organisasi akan dipandu dengan benar tentang apa yang harus dilakukan.
Adalah penting bahwa karyawan dan anggota harus tahu apa yang diharapkan organisasi dari mereka sehingga sebagai imbalannya, mereka juga akan melakukan tanggung jawab mereka dengan sikap positif.
Pengaruh orientasi melampaui manfaat bagi karyawan baru. Orientasi karyawan sama pentingnya dengan perusahaan itu sendiri. Dengan orientasi yang ditetapkan bahwa semua karyawan baru pergi melalui, Anda menciptakan keseragaman di seluruh perusahaan dan mendorong semua karyawan untuk merasa seperti bagian dari tim. Ketika karyawan merasa diberdayakan dan seolah- olah mereka bekerja sebagai bagian dari tim yang lebih besar, mereka lebih cenderung produktif.
Mereka juga lebih cenderung kurang stres, memiliki lebih banyak kepuasan kerja dan cenderung tidak meninggalkan perusahaan. Misalnya, menggunakan praktik terbaik orientasi karyawan baru di rumah sakit di mana rumah sakit menekankan budaya peduli, pasien lebih bahagia, dan perawat cenderung tidak pergi. Melalui praktik terbaik orientasi karyawan baru di rumah sakit seperti ini, bahkan pelanggan mendapat manfaat.
Banyak waktu dan uang dihabiskan setiap tahun untuk bersosialisasi dan melatih karyawan secara profesional. Memastikan investasi ini dihabiskan dengan baik harus dilihat sebagai perhatian utama. Namun, ini tidak selalu terjadi. Organisasi harus memastikan bahwa mereka secara efektif mempersiapkan karyawan untuk sukses di tempat kerja dengan menyediakan konten pelatihan yang tepat dan mengajarkannya dengan cara yang benar. Tidak terkecuali NEO. Menilai kebutuhan pelatihan karyawan baru membutuhkan waktu dan uang, tetapi mengirimkan pesan bahwa organisasi berkomitmen untuk pengembangan karyawannya, untuk menyediakan mereka dengan alat yang tepat
untuk melakukan, dan menempatkan mereka pada posisi di mana mereka dapat berhasil. Diakui oleh NEO (Mestre et al., 1997).6
Membantu karyawan baru agar sesuai dengan pekerjaan dan organisasinya adalah penting ketika mempertimbangkan kepuasan kerja, komitmen, dan retensi (Kristof-Brown et al., 2005).
Apakah calon potensial menerima pekerjaan atau tidak agak dipengaruhi oleh seberapa baik mereka percaya bahwa mereka akan cocok dengan perusahaan itu (Carless, 2005). Dengan demikian, mengembangkan program NEO yang tidak hanya akan melatih karyawan baru dengan benar, tetapi juga berhasil memperkenalkan mereka ke organisasi baru mereka sangatlah penting.7 Berikut adalah aspek penting dalam orientasi karyawan baru, yaitu:
1. Akuisisi Pengetahuan
Elemen orientasi yang terkait dengan transfer pengetahuan, seperti “me issues”, biasanya berperan dalam proses tersebut. Sementara karyawan baru biasanya diberikan tumpukan dokumen tentang tunjangan dan rencana pembayaran pada saat perekrutan, mereka biasanya membutuhkan bantuan tambahan untuk memahami informasi ini. Pengetahuan tambahan yang terkait dengan ekspektasi pekerjaan tertentu adalah bagian penting dari ekspektasi pekerjaan dan diskusi serta dokumentasi ekspektasi tersebut harus terjadi melalui diskusi ekspektasi kinerja terstruktur dengan supervisor. Selain itu, orientasi staf memberikan kesempatan kepada karyawan untuk belajar lebih banyak tentang bisnis sehingga mereka dapat lebih memahami bagaimana kesuksesan dicapai. Siswa dapat memperoleh banyak pengetahuan melalui konten online yang dikombinasikan dengan diskusi langsung dengan seorang supervisor.
2. Pencapaian Keterampilan
Salah satu cara untuk membingkai konsep ini adalah dengan mengatakan bahwa menjadi terbiasa dengan peran baru sebenarnya adalah kesempatan untuk mempelajari sesuatu, yang mungkin penting untuk sukses dalam peran itu. Hal ini dapat dicapai melalui kurikulum "pelatihan karyawan baru", yang akan tergantung pada kompleksitas keterampilan yang dibutuhkan, atau dilakukan secara lebih informal melalui mentor yang ditugaskan atau kesempatan belajar campuran.
Perolehan keterampilan yang berkaitan dengan orientasi dapat lebih dari sekadar keterampilan yang dibutuhkan untuk peran tersebut; mereka juga harus menyertakan keterampilan yang dibutuhkan untuk bertahan hidup di organisasi baru. Misalnya,
penggunaan alat pendukung teknologi yang diperkenalkan dari waktu ke waktu ke basis karyawan yang ada (seperti portal karyawan, sistem manajemen pembelajaran, portal karir, alat manajemen perjalanan online, atau alat pemesanan inventaris online) dapat menjadi akrab bagi karyawan yang ada, tetapi itu akan menjadi kesempatan belajar bagi karyawan baru jika mereka ingin cepat meningkatkan posisi mereka.
Penggunaan alat-alat ini akan memungkinkan karyawan baru untuk memiliki pemahaman yang lebih baik tentang perusahaan, dan itu akan membantu mereka menjadi lebih produktif.
3. Lampiran Organisasi
Peningkatan pengetahuan dan keterampilan pada akhirnya merupakan kontributor untuk mempromosikan keterkaitan melalui keterlibatan. Jika dirancang dengan benar, proses orientasi memberikan kesempatan untuk mendorong banyak orang tua yang dikenal untuk mempromosikan keterlibatan karyawan dan meningkatkan kemungkinan retensi. Ini termasuk memahami harapan, mengembangkan hubungan pengawasan, hubungan peran dengan hasil organisasi yang penting, keakraban dengan kelompok (peer), keakraban dengan alat yang diperlukan untuk sukses, pemahaman elemen kompensasi total, dan membangun saluran komunikasi yang andal. Penggunaan orientasi untuk meningkatkan keterlibatan akan bervariasi menurut tingkat dan peran.
Demi kejelasan bahasan ini, berikut adalah tujuan diadakannya orientasi karyawan baru sebuah perusahaan adalah:
a) Membiasakan diri dengan organisasi;
b) Memperkenalkan kebijakan dan prosedur perusahaan. Setiap organisasi memiliki kode etik yang mereka ikuti untuk mempertahankan kesopanan;
c) Tanggung jawab dan harapan pekerjaan. Orientasi yang tepat membantu karyawan baru untuk memahami tujuan utama mereka dan pekerjaan yang perlu mereka lakukan. Hal ini memungkinkan mereka untuk memahami apa harapan organisasi dalam jangka panjang.
d) Membangun hubungan di tempat kerja. Orientasi yang tepat membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan anggota tim mereka. Sehingga menghasilkan pekerjaan yang lebih efisien menuju tujuan bersama.
e) Berkonsentrasi pada apa yang dibutuhkan karyawan. Ketika karyawan baru mulai bekerja di organisasi baru, mereka mungkin skeptis tentang meminta kebutuhan mereka. Menyiapkan lembar saran untuk mereka akan membantu mereka untuk bertanya apa yang mereka butuhkan.
f) Membantu mempertahankan bakat terbaik. Mendorong peluang untuk membangun hubungan yang kuat dengan manajemen juga membantu. Dengan program orientasi yang solid, eksekutif perusahaan dapat meletakkan dasar yang kuat yang mendorong bakat terbaik untuk bertahan.
g) Mendapatkan kepercayaan. Hari pertama bisa menakutkan bagi karyawan baru.
Individu sering tidak tahu apa yang seharusnya dia lakukan, ke mana harus pergi, siapa yang harus berkonsultasi, atau bagaimana melakukan tugas-tugas tertentu.
Program orientasi yang solid membantu karyawan baru belajar lebih banyak tentang peran mereka dan juga mencerahkan mereka tentang praktik organisasi.
h) Mengurangi turnover. Salah satu kata umum di antara karyawan yang berhenti adalah bahwa mereka biasanya tidak berhenti dari pekerjaan tetapi perusahaan. Tanpa orientasi, seorang karyawan baru sering berjuang untuk menemukan tempatnya di antara rekan kerja. Individu mungkin juga merasa sulit untuk berinteraksi dengan manajemen, terutama jika mereka tidak yakin bagaimana memenuhi harapan.
Program orientasi yang terencana dengan baik membantu karyawan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang lebih baru. Ini juga membantu organisasi dalam meningkatkan garis bawahnya dengan kebijakan yang kuat. Memang membutuhkan waktu dan komitmen, tetapi biasanya membantu organisasi dalam jangka panjang. Program orientasi yang baik memberi karyawan kebebasan untuk bertanya dan memberikan umpan balik tentang bagaimana perasaan mereka tentang pekerjaan mereka. Umpan balik ini biasanya membantu organisasi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi karyawan. Program orientasi yang efektif adalah bagian penting dari organisasi apa pun. Itu tergantung pada bagaimana sebuah organisasi menerapkan program. Banyak kejadian yang memperlihatkan peningkatan jumlah karyawan yang bergabung dengan angkatan kerja. Tanpa bimbingan yang tepat, menjadi sulit bagi karyawan untuk mengatasi pekerjaan mereka.
Menurut Talya N.Bauer, seorang profesor di Portland State University di Oregon, orientasi memiliki empat blok bangunan yang berbeda: kepatuhan (aturan dan peraturan hukum dan kebijakan dasar), klarifikasi (pemahaman tentang pekerjaan baru dan harapan terkait), budaya (rasa norma organisasi), dan koneksi (hubungan interpersonal dan jaringan informasi). Keberhasilan tergantung
pada sejauh mana organisasi mengintegrasikan blok bangunan ini, dengan sebagian besar organisasi jatuh ke salah satu dari tiga level (Bauer 2010):
a) Level 1: Passive Onboarding. Berfokus pada kepatuhan, memberikan karyawan aturan (kebijakan, prosedur, dan peraturan).
b) Level 2: Orientasi Berpotensi Tinggi. mencakup kepatuhan dan klarifikasi dan aspek budaya dan koneksi yang terbatas.
c) Level 3: Orientasi Proaktif. Mengatasi keempat blok bangunan dan pendekatan orientasi sebagai proses yang sistematis.8
Daftar Pustaka
Bowles, J. (2012). New Employee Orientation. In The Encyclopedia of Human Resource
Management (eds W.J. Rothwell and R.K. Prescott).
https://doi.org/10.1002/9781118364741.ch63
SAKIT, K.K.P.R., PENGARUH ORIENTASI KARYAWAN DAN PELATIHAN TERHADAP KINERJA KARYAWAN PADA RUMAH SAKIT LIRA MEDIKA KARAWANG.
https://www.academia.edu/download/64078733/Jurnal_PENGARUH%20ORIENTASI
%20DAN%20PELATIHAN%20TERHADAP%20KINERJA.pdf
de Bussy, N.M. and Suprawan, L., 2012. Most valuable stakeholders: The impact of employee orientation on corporate financial performance. Public Relations Review, 38(2), pp.280-287.
javascript:void(0)
Acevedo, J.M. and Yancey, G.B. (2011), "Assessing new employee orientation programs", Journal of Workplace Learning, Vol. 23 No. 5, pp. 349-354.
https://doi.org/10.1108/13665621111141939
Hartati, M.P., 2018. PENGARUH PROGRAM ORIENTASI KARYAWAN BARU TERHADAP INTENSI TURNOVER PADA SALES DI PT. X (Doctoral dissertation, Unika Soegijapranata Semarang). http://repository.unika.ac.id/16634/
Lawson, K., 2006. New employee orientation training. Routledge.
https://d22bbllmj4tvv8.cloudfront.net/45/66/a721041b37f3f9b898f6c897c3cd/new-employee- orientation-sample-chapter.pdf
8 Lawson, K., 2006. New employee orientation training. Routledge.
https://d22bbllmj4tvv8.cloudfront.net/45/66/a721041b37f3f9b898f6c897c3cd/new-employee- orientation-sample-chapter.pdf
