1 BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
PT Astra Otoparts Tbk (Astra Otoparts) adalah perusahaan komponen otomotif terkemuka Indonesia yang memproduksi dan mendistribusikan suku cadang kendaraan bermotor baik kendaraan roda dua maupun roda empat. Sejarah Astra Otoparts bermula dari didirikannya PT Alfa Delta Motor pada tahun 1976, yang bergerak di perdagangan otomotif, perakitan mesin dan konstruksi.
Setelah mengalami berbagai perubahan dan pergantian nama perusahaan, akhirnya pada tahun 1997 berganti nama menjadi PT Astra Otoparts dan pada tahun 1998 mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta (sekarang Bursa Efek Indonesia) dengan kode transaksi: AUTO. Sejak saat itu PT Astra Otoparts menjadi perusahaan publik dengan nama PT Astra Otoparts Tbk. Saat ini perusahaan telah bertransformasi menjadi perusahaan industri komponen otomotif terbesar di Indonesia yang didukung oleh enam unit bisnis dan 33 anak perusahaan dengan 34.566 orang karyawan. Beberapa anak perusahaan merupakan perusahaan patungan dengan sejumlah produsen komponen terkemuka dari Jepang, Cina, Eropa dan Amerika, seperti Aisin Seiki, Aisin Takaoka, Akashi Kikai Seisakusho, Akebono Brake, Asano Gear, Daido Steel, Denso, DIC Corporation, GS Yuasa, Juoku Technology, Kayaba, Keihin Seimitsu Kogyo, Mahle, NHK Precision, Nippon Gasket, Nittan Valve, Pirelli, SunFun Chain, Toyoda Gosei, Toyota Industries, Visteon, dan AktiebolagetSKF
Suku cadang kendaraan bermotor produk Astra Otoparts diserap pasar segmen pabrikan otomotif atau Original Equipment for Manufacturer (OEM) dan segmen pasar suku cadang pengganti atau Replacement Market (REM). Pelanggan Astra Otoparts di segmen OEM diantaranya adalah Toyota, Daihatsu, Isuzu, UD Trucks, Mitsubishi, Suzuki, Honda, Yamaha, Kawasaki, dan Hino. Sedangkan di segmen REM, produk Astra Otoparts sudah didistribusikan ke seluruh pelosok Nusantara,
2 melalui 70 jaringan distribusi (48 diler di area luar Jawa-Bali dan 22 kantor penjualan di area Jawa-Bali) dan 12.000 toko suku cadang.
Produk Astra Otoparts tidak hanya menguasai pasar dalam negeri tetapi juga telah merambah ke lebih dari 40 negara di Timur Tengah, Asia Oceania, Afrika, Eropa, dan Amerika. Astra Otoparts memiliki dua kantor perwakilan masing-masing di Singapura dan Dubai. AOP memenuhi segala kebutuhan pelanggan dengan menyediakan inovasi, nilai tambah dan produk yang berorientasi pasar. Sebagai tambahan kepada pelanggan OEM, AOP juga menyediakan pelayanan kepada masyarakat luas lewat “Shop&Drive” jaringan retail modern. Target utama dari jaringan ini adalah untuk mendukung pengembangan bisnis otomotif dari PT. Astra Otoparts untuk memenuhi segala jenis kebutuhan otomotif yang ada di Indonesia.
Selama lima tahun terakhir yaitu pada tahun 2008 sampai 2013 Astra Otoparts telah membukukan kinerja keuangan yang solid, diantaranya ditandai dengan penjualan yang terus meningkat, walaupun kondisi ekonomi dan industri otomotif tidak selalu menggembirakan. Keuntungan bersih Astra Otoparts selama tiga tahun terakhir berada di atas 1 triliun rupiah mengindikasikan kinerja yang konsisten dan berkelanjutan. Dengan profil keuangan yang sehat dan portofolio bisnis yang beragam, Astra Otoparts akan terus bertumbuh menjadi pemasok komponen otomotif kelas dunia. (company profile, 2014)
PT. Astra Otoparts dalam hal ini menggunakan software SAP dalam menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning) di perusahannya. Selain menggunakan aplikasi SAP, pada bidang receiving juga digunakan software MS Office untuk menunjang proses bisnis, seperti pengetikan memo, perintah kerja, dan sebagainya. Dalam menunjang proses bisnis, PT Astra Otoparts juga menggunakan Data Base Management System (DBMS). Produk SAP yang digunakan oleh PT Astra Ottoparts adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan yaitu : database, application server dan client SAPgui. SAP menggunakan bahasapemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business ApplicationProgramming (ABAP). ABAP mempunyai banyak
3 fitur dari bahasa pemrograman modernlainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder, Yang mana SAP R3 ini mempunyai 3 area fungsional seperti:
1. Logistic
2. Financial controlling 3. Human Resources
Visi Perusahaan
Menjadi supplier komponen otomotif kelas dunia sebagai mitra usaha pilihan utama di Indonesia dengan dukungan kemampuan engineering yang handal.
Misi Perusahaan
Mengembangkan industry komponen otomotif yang handal dan kompetitif, serta menjadi mitra strategis bagi para pemain industry otomotif di Indonesia dan regional serta menjadi warga usaha yang bertanggung jawab dan memberikan kontribusi positif kepada stakeholders
1.2 Latar Belakang Penelitian
Dalam tataran lingkungan global sekarang ini,dituntut sebuah strategi yang baik serta inovasi-inovasi baru dari setiap perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahan-perusahaan lainnya yang datang dari dalam maupun dari luar negeri. Penetapan strategi di dalam perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam pencapaian tujuan.
Agar perusahaan dapat menghadapi persaingan yang ketat di era global diperlukan sistem yang dapat mengintegrasikan departemen departemen yang ada didalam perusahaan sehingga didapat data yang akurat. Untuk mendapatkan data yang akurat tersebut diperlukan sebuah sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi yang terintegritas dari seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan.tidak terintegritasnya data membuat dibutuhkannya waktu yang lama dalam memenuhi akan data yang biasa datangnya mendadak sehingga menghambat keputusan yang akan diambil, padahal data dan informasi adalah suatu sumberdaya dengan baik
4 seperti sumberdaya lainnya. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu piranti manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses- proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources; sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif (Wallace dan Kremzar, 2001).
Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi- fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan terintegrasi, namun demikian upaya mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah menjadi satu kesatuan ke dalam sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan antar departemen yang berbeda merupakan permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan (Ethie dan Madsen, 2006) Nilai tambah ERP setelah diterapkan pada perusahaan adalah mempermudah analisis dan pengambilan keputusan; proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu; meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan; penurunan inventory 40%, serta peningkatan layanan pada pelanggan (Herawan, 2008).
Sistem ERP mencerminkan strategis bisnis inovatif karena adopsi sistem ERP melibatkan perbaikan proses bisnis, pengimplementasian praktik terbaik, dan pengintegrasian seluruh proses bisnis. Pengintegrasian proses bisnis digunakan untuk mengelola dan mengkoordinasikan semua sumber daya perusahaan. Pengintegrasian ini mengakibatkan terjadinya perubahan yang mempengaruhi sebagian bahkan seluruh fungsi perusahaan, termasuk strategi, teknologi, sikap, kultur, sistem manajemen, sumber daya manusia dan struktur organisasi (Pontoh, 2010).
Fenomena pengimplementasikan ERP sudah mulai menyebar ke Indonesia,baik pada perusahaan manufaktur maupun sektor jasa, karena dengan menggunakan ERP manejemen dapat mengetahui akibat dan yang ditimbulkan keterlambatan
5 bahan baku terhadap keseluruhan proses dalam perusahaan dalam manajemen dapat mengintifikasinya sejak dini (hartono, 2004).
Dengan menerapkan ERP diharapkan terintegrasinya data online untuk seluruh fungsi dalam perusahaan, strandarisasi dan keakuratan data, mempermudah tugas-tugas manajemen sehari-hari,meningkatkan efiesiensi dan efektivitas organisasi melalui alokasi sumber daya perusahaan secara optimal.meningkatkan kualitas informasi akuntansi untuk pengambilan keputusan serta menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan jangka panjang.
Proyek implementasi ERP adalah proyek yang kompleks dan berbiaya tinggi dan tidak semua implementasi ERP dapat sukses. 91% proyek implementasi ERP selesai melebihi biaya yang direncanakan (Marinos, 2001). Ketidaktepatan implementasi ERP mengakibatkan banyak dari perusahaan bangkrut dan banyak pula yang memutuskan untuk tidak memakai ERP (Bhatti, 2005). Hasil survey tahun 2010 yang dilaporkan oleh Krigsman dalam journalnya yang berjudul “Early warning: The IT Project Failure Dilemma” mengindikasikan bahwa 57% dari implementasi system ERP memakan waktu yang lebih lama dari yang diharapkan, 54% melebihi anggaran mereka, 41% gagal menyadari manfaat dan 40% mengalami gangguan dalam operasionalnya. 32% eksekutif dan 39% pekerja tidak puas dengan implementasi ERP.
Dalam pelaksanaan sebuah proyek sistem informasi, baik itu dari skala kecil sampai dengan besar, sangat sering terjadinya delay bahkan sampai dengan pembatalan. Menurut hasil survey yang dilakukan oleh Standish Group tahun 1995 (Chaos Report), Hanya sekitar 16% proyek yang dapat diselesaikan secara time dan on-budget, itupun hanya sekitar 40% saja yang on-spec pada proyek skala enterprise, sedangkan pada proyek di perusahaan yang lebih kecil bisa mencapai angka 74% on-spec (sesuai fungsi dan fitur yang direncanakan di awal) Sekitar 53% proyek mengalami cost-overrun dan sisanya 31% bahkan mengalami cancellation. Investasi TI senilai US$ 600 Billion pada tahun 2001 “terbuang” (Gartner, 2002) CIO Fortune 1000 menyatakan bahwa 40% investasi TI mereka tidak menghasilkan value (IBM,
6 2004) Pada 2005, hanya 35% dari keseluruhan proyek TI yang dapat dinilai sukses mencapai tujuannya, sedangkan sisanya yaitu 65% itu gagal parsial dan total (Standish Group, 2006). Salah satu contoh proyek teknologi Informasi yang gagal dan menimbulkan kebangkrutan bagi perusahaan adalah kasus di perusahaan FoxMeyer yang mengakibatkan perusahaan tersebut bangkrut pada tahun 1996. Seperti yang dikutip dari Industry Week volume 31-37 yang diterbitkan pada November tahun 1997 yang ditulis oleh Jesitus J, kepala operasional Pinacle untuk FoxMeyer, menyatakan bahwa kegagalan FoxMeyer “bukan merupakan kegagalan otomasi penjualan. Bukan juga kegagalan aplikasi komersial (SAP ERP). Itu merupakan kegagalan manajemen”.
Pada PT Astra Ottoparts Tbk pun tidak luput dari masalah implementasi ERP diantaranya adalah implementasi salah satu kustomisasi yang tanggal go live tidak sesuai dengan yang ditargetkan dari awal, adanya keterlambatan dalam proses go live proyek yang awalnya direncakan Oktober 2013 sudah dapat diselesaikan namun baru selesai pada Maret 2014. Pada tabel kedua dalam masalah instalasi infrastruktur adannya keterlambatan yang awalnya direncanakan selesai minggu pertama bulan maret namun selesai pada minggu terakhir mendekati end month closing. Keterlambatan go live suatu proyek akan membuat budget anggaran akan membekak dikarenakan terdapat running cost yang awalnya tidak masuk dalam perencaan anggaran menjadi terhitung dalam cost implementasi proyek tersebut dan itu akan menjadi kerugian tersendiri bagi perusahaan.
Kendala lain dalam implementasi ERP di PT Astra Ottoparts adalah Pemahaman user yang tidak memadai dalam melaksanakan tugasnya menggunakan software ERP sehingga mengakibatkan kesalahan pemakaian yang menyebabkan suatu proses di dalam system tidak dapat berjalan akan tetapi proses produksi tetap berjalan. Hal ini akan mengakibatkan kerugian yang diakibatkan karena overstate invontori yang ada didalam laporan keuangan.
Kendala lainnya adalah kesalahan implementasi modul logistic untuk HS Code goods receipt untuk barang import yang mengakibatkan kesalahan pembebanan
7 dalam pajak masuk barang import yang mengakibatka kerugian sekitar 3 milyar rupiah dikarenakan pajak yang dikenakan lebih tnggi daripada pajak yang dipakai di dalam system.
Dengan tingginya angka ketidakoptimalan dalam pengimplementasian ERP membuat banyak peneliti yang meneliti tentang faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi ERP dengan Critical success factors (CSF), Delone and Mclean model dan Technology Acceptance Model (TAM). Penelitian ini menggunakan Critical success factor dikarenakan model ini dapat menangkap benefits secara financial. (Bhatti dan Jayaraman, 2005) mengemukakan bahwa manajemen proyek yang efektif, business process reengineering, pelatihan pengguna, infrastruktur teknologi, pergantian manajemen, dukungan manajamen puncak, komunikasi yang efektif, tim yang seimbang, keikutsertaan pengguna, keikutsertaan konsultan serta sasaran dan tujuan yang jelas sebagai faktor yang menpengaruhi keberhasilan implementasi sistem ERP. Penelitian lain yang dilakukan oleh (Tjakrawala, 2011) menyatakan manajemen proyek yang efektif merupakan factor yang paling berpengaruh diikuti setelahnya adalah training dan edukasi, top management support, business process reengineering, dukungan pemasok. (Ji dan Min, 2005) mendapatkan faktor yang berpengaruh yakni : business process reengineering, manajemen proyek yang efektif, pergantian manajemen. Sedangkan dukungan eksternal dan dukungan manajemen puncak sebagai faktor yang tidak berpengaruh.
Berdasarkan hal-hal yang telah dikemukakan diatas dan dikarenakan adanya hasil yang tidak konsisten, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada PT Astra Ottoparts dan menuliskan hasil penelitian ini dalam sebuah skripsi yang berjudul: Analisa faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi ERP (studi kasus pada PT Astra Ottoparts).
8 1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian diatas, penulis membuat identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Faktor apa yang paling berpengaruh dalam keberhasilan implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Astra Ottoparts Tbk
2. Bagaimana pengaruh Critical Success Factors terhadap keberhasilan implementasi ERP (dukungan manajemen pincak, manajemen proyek yang efektif, business process reeenginering, teknologi, pendidikan, dan dukungan vendor) secara simultan
3. Bagaimana pengaruh Critical Success Factors terhadap keberhasilan implementasi ERP (dukungan manajemen pincak, manajemen proyek yang efektif, business process reeenginering, teknologi, pendidikan, dan dukungan vendor) secara parsial
1.4 Tujuan Penelitian
Sehubungan dengan latar belakang serta identifikasi masalah tersebut diatas Penelitian ini dimaksudkan untuk mencoba mempelajari dan menilai faktor Yang paling berpengaruh dalam keberhasilan implenentsai ERP pada PT ASTRA OTTOPARTS.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui faktor yang paling berpengaruh dalam keberhasilan implementasi ERP pada PT ASTRA OTTOPARTS
2. Bagaimana pengaruh CSF terhadap keberhasilan implementasi ERP (dukungan manajemen pincak, manajemen proyek yang efektif, business process reeenginering, teknologi, pendidikan, dan dukungan vendor) secara parsial 3. Bagaimana pengaruh CSF terhadap keberhasilan implementasi ERP (dukungan
manajemen pincak, manajemen proyek yang efektif, business process reeenginering, teknologi, pendidikan, dan dukungan vendor) secara simultan
9 1.5 Kegunaan Penelitian
Dari hasil penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat secara langsung maupun tidak langsung bagi perusahaan dimana penulis melakukan penelitian, bagi masyarakat terutama pihak-pihak lain yang memerlukan termasuk penulis sendiri. 1. Bagi perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi sumbangan pemikiran dalam hal mengembangkan teknologi informasi supaya lebih bermanfaat.
2. Bagi masyarakat
Hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dalam menambah pengetahuan terapan dari pengetahuan yang telah dipelajari di bangku kuliah.
3. Bagi penulis
Hasil penelitian dapat dimanfaatkan dalam menambah pengetahuan mengenai faktor-faktor keberhaslan implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam perusahan serta memperluas wawasan serta turut berkembang seiring dengan perkembangan zaman.
1.6 Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Pembahasan dalam skripsi ini akan dibagi dalam lima bab yang terdiri dari beberapa sub-bab. Sistematika penulisan skripsi ini secara garis besar adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini memberikan penjelasan mengenai gambaran umum objek penelitian, latar belakang penelitian yang mengangkat fenomena yang menjadi isu penting sehingga layak untuk diteliti disertai dengan argumentasi teoritis yang ada, perumusan masalah yang didasarkan pada latar belakang penelitian, tujuan penelitian dan kegunaan penelitian ini secara teoritis dan praktis, serta sistematika penulisan secara umum.
10 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LINGKUP PENELITIAN
Bab ini mengungkapan dengan jelas, ringkas, dan padat mengenai landasan teori tentang Critical Success factor dalam implementasi ERP. Bab ini juga menguraikan penelitian terdahulu sebagai acuan penelitian ini, kerangka pemikiran yang membahas rangkaian pola pikir untuk menggambarkan masalah penelitian, hipotesis penelitian sebagai jawaban sementara atas masalah penelitian dan pedoman untuk pengujian data, serta ruang lingkup penelitian yang menjelaskan dengan rinci batasan dan cakupan penelitian.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan tentang jenis penelitian, pendekatan penelitian yang digunakan, identifikasi variabel dependen dan variabel independen, definisi operasional variabel, tahapan penelitian, jenis dan sumber data (populasi dan sampel), uji validitas dan reabilitas serta teknik analisis data.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan keadaan responden yang diteliti, deskripsi hasil penelitian yang telah diidentifikasi, analisis model dan hipotesis, dan pembahasan mengenai pengaruh variable independen terhadap variable dependen
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan hasil penafsiran dan pemaknaan terhadap hasil analisis temuan penelitian dan saran secara kongkrit yang diberikan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi dalam implementasi ERP dalam aspek praktis dan tujuan pengembangan ilmu.
