PROCEDURE (SOP)
PROCEDURE (SOP)
PENGELOLAAN SDM:
PENILAIAN KINERJA
PERUSAHAAN UMUM JAMINAN KREDIT
INDONESIA
(PERUM JAMKRINDO)
2011
PERUM
JAMKRINDO
PENILAIAN
KINERJA
Pemilik Proses
SOP PENGELOLAAN SDM Divisi:
SDM DAN HUKUM Penanggung JawabDirektur Keuangan
Pengembangan Atribut Proses Bisnis (APB) Sejarah Perubahan
Disusun oleh:
Adi Pudjihananto Kepala Divisi SDM dan Hukum
Tanggal : ... Disetujui oleh: Herry Sidharta Direktur Keuangan Tanggal : ... Dokumen No... Berlaku mulai tanggal...
Revisi dari dokumen No: Tanggal... Tujua Proses
1. Untuk mengetahui nilai dan kualitas kinerja karyawan secara periodik sebagai Sumber informasi untuk penetapan Kebijaksanaan Imbalan Jasa dan Pembinaan Pegawai
2. Untuk menilai kesenjangan/gap kinerja antara yang aktual dengan kinerja yang diharapkan oleh perusahaan
3. Memberikan feedback dan rekomendasi perbaikan kepada karyawan untuk terus memperbaiki kinerjanya
4. Menampung dan menyelesaikan keluhan karyawan Indikator Risiko Utama
1. % penilaian kinerja pegawai semesteran & tahunan yang diselesaikan tepat waktu 2. % of low performing employees
3. % of high performing employees
4. % of employee with their performance decreased compared to last apraisal
5. % of employee with their performance increased compared to last apraisal
Risiko:
1. Kesalahan dalam menyusun dan menentukan kriteria evaluasi 2. Bias dalam menilai kinerja karyawan
3. Resistensi dari karyawan terhadap proses penilaian kinerja karyawan 4. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) semesteran hilang
Pengendalian yang Dibutuhkan:
1. Menyusun kriteria dalam evaluasi sesuai dengan best practice (termasuk memasukan unsur pengelolaan risiko)
2. Melakukan penilaian secara objektif dan transparan
3. Pejabat penilai membangun komunikasi yang kondusif dengan pegawai yang dinilai dan menyampaikan tujuan penilaian secara baik
4. Mendokumentasikan formulr PKP yang sudah final secara rapi dan disimpan ditempat yang aman
Definisi dan Terminologi:
3. Periode Penilaian Semesteran adalah penilaian Kinerja Pegawai untuk setiap 6 (enam) bulan sekali
4. Periode Penilaian Tahunan adalah Penilaian kinerja pegawai untuk akumulasi 2 (dua) penilaian semesteran pada tahun berjalan.
5. Pegawai yang dinilai adalah seluruh pelaksana, staf dan pejabat pada yang bekerja pada perusahaan yang menjadi obyek penilaian.
6. Pejabat penilai adalah atasan langsung dari yang dinilai untuk penilaian kinerja pegawai. 7. Atasan Pejabat Penilai adalah pejabat yang secara hirarkhi memiliki jabatan 2 (dua) tingka di atas pegawai yang dinilai dan Direksi untuk Unit Kerja/Pejabat.
Ketentuan dan Kebijakan Umum:
1. Sistem penilaian kinerja karyawan diadakan untuk menjamin obyektifitas dalam mempertimbangkan dan menetapkan kenaikan pangkat, golongan gaji dan tingkat gaji serta pengangkatan dalam jabatan struktural tertentu pada perusahaan.
2. Nilai Kinerja Pegawai (NKP) selama 1 (satu) semester dipergunakan sebagai pertimbangan penetapan kenaikan gaji dan atau golongan gaji.
3. Penilaian kinerja karyawan (PKP) dilakukan setiap 6 bulan sekali .
a. Penilaian semester I : Periode Bulan Januari s/d Juni, Pelaksanaan penialain dilakukan pada awal bulan Juli
b. Penilaian semester II: Periode bulan Juli s/d bulan Desember, Pelaksanaan penilaian dilakukan pada awal bulan Januari
c. Pelaksanaan Penilaian kinerja semesteran mempergunakan Formulir PKP-1 untuk Pejabat dan Formulr PKP-2 untuk staf dan Pelaksana
4. Penilaian Kinerja Tahunan merupakan kompilasi dari Nilai Kinerja semester I ditambah Nilai Kinerja Semester II
5. Penilaian kinerja tahunan Kinerja Pegawai (PYKP) digunakan untuk a. Perhitungan pemberian penghargaan
b. Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai
c. Salah satu pertimbangan untuk kebijakan pembinaan pegawai.
6. Penilaian Kinerja Pegawai dilakukan secara terbuka yaitu penilaian yang dilakukan melalui diskusi antara pegawai yang dinilai dengan pejabat penilai
7. Penilaian Kinerja pegawai bersifat rahasia (confidential) yaitu penilaian kinerja pegawai hanya boleh diketahui oleh pegawai pagawai yang dinilai dan pejabat penilai/atasan pejabat penilai.
8. Apabila pegawai yang dinilai merasa kurang puas dengan hasil penilaian kinerjanya, pegawai yang dinilai dapat memberikan pendapat pada kolom komentae pegawai di formulir penilaian kinerja pegawai dan dapat dijadikan bahan pertimbagangan atasan pejabat penilai untuk memberikan penilaian akhir yang bersifat final dan mengikat.
9. Hasil penilaian kinerja pegawai wajib dijaga kerahasiaanya dan menjadi tanggung jawab Bagian Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM)
Referensi:
1. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha Nomor : 36/DIR/VII/2001 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keputusan Direksi Nomor 3/DIR/I/2001 tanggal 15 Januari 2001 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha 2. Peraturan Direksi Perusahaan Umum (PERUM) Sarana Pengembangan Usaha Nomor: 20/Per-Dir/VI/2008 tentang Ketentuan dan Tata Cara Penilaian Kinerja Perusahaan dan Kantor Cabang dalam Rangka Pemberian Insentif kepada karyawan dan Unit Kerja Perum Sarana Pengembangan Usaha
3. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha No. 06/DIR/II/2004 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha
Dokumen Terkait:
1. SOP Pengelolaan Sumber Daya Manusia Lainnya 2. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I 3. Formulir Penilaian Kinerja Pejabat (PKP) II
4. Panduan Pengisian Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I & 2 Lampiran:
1. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha Nomor : 36/DIR/VII/2001 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keputusan Direksi Nomor 3/DIR/I/2001 tanggal 15 Januari 2001 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha 2. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I
3. Formulir Penilaian Kinerja Pejabat (PKP) II
Kegiatan Utama dan RACI
Kegiatan Utama
HariKeterlibatan Para
Pihak
RACI
(Who is Responsible, Accountable, Consulted, and
Informed) 1. Penyampaian Form Penilaian Kinerja Pegawai
(PKP) Semesteran
2. Melakukan pengisian formulir kinerja karyawan semesteran sesuai dengan ketentuan
3. Pegawai yang dinilai memberikan komentar pegawai dalam formulir jika tidak puas
4. Melakukan diskusi dengan pegawai dan memberikan masukan perbaikan
5. Perbaikan & Menghitung Nilai Kinerja Pegawai dalam formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semeteran
6. Pegawai yang dinilai dan pejabat penilai menandatangani formulir penilaian kinerja final
7. Atasan pejabat penilai mereviu & menandatangani formulir penilaian kinerja final
8. Pendokumentasian formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran
R : Staf Bagian
Adminstrasi SDM A : Kepala Bagian
Adminstrasi SDM C : Kepala Divisi SDM &
Hukum
I : Seluruh Kepala Unit Kerja
R : Pejabat Penilai A : Pejabat Penilai C : Atasan Pejabat
Penilai
I : Pegawai Yang Dinilai R : Pegawai yang dinilai A : Pegawai yang dinilai C : Pejabat Penilai R : Pegawai Penilai A : Pegawai Penilai I : Pegawai yang dinilai R : Pejabat Penilai A : Pejabat Penilai R : Pegawai yang dinilai A : Pejabat Penilai
R : Atasan Pejabat Penilai
A : Atasan Pejabat Penilai
diambil kembali dan aman
c. Sampaikan hasil Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran kepada Bagian Adminsitrasi SDM 9. Mempersiapkan data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai (PTKP)
a. Dapatkan hasil Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran per pegawai
b. Lakukan perhitungan nilai rata-rata dua semester berturut-turut untuk tahun berjalan.
c. Periksa apakah nilai rata-rata < dari 2,75, jika kurang maka kenaikan TG ditunda. Jika > dari 2,75 buatkan usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG)
10. Menyusun usulan Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai
11. Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai oleh Direktur Keuangan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Direksi
12. Sampaikan Surat Keputusan (SK) Direktur Keuangan mengenai Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai kepada pegawai dan atasan pegawai
13. Melakukan pendokumentasian terhadap seluruh berkas dalam proses penilaian kinerja dan menyusun laporan evalaluasi tahunan
R : Kepala Bagian Administrasi SDM A : Kepala Divisi SDM &
Hukum I : Internal R : Direktur Keuangan A : Direktur Keuangan C : Divisi SDM & Humum R : Kepala Bagian Administrasi SDM A : Divisi SDM & Humum C : Direktur Utama I : Pegawai I : Atasan Pegawai R : Staf Bagian Administrasi SDM A : Kepala Bagian Adminsitrasi SDM C : Kepala Divisi SDM &
Hukum I : Internal
(SIPOC)
PERUM
JAMKRINDO
PENILAIAN
KINERJA
Pemilik Proses SOP PENGELOLAAN SDM Divisi:SDM dan Hukum Penanggung JawabDirektur Keuangan
Pengembangan SIPOC Sejarah Perubahan
Direviu oleh:
Adi Pudjihananto Kepala Divisi SDM dan Hukum
Tanggal : ... Disetujui oleh: Victor Hutapea Direktur Keuangan Tanggal : ... Dokumen No... Berlaku mulai tanggal...
Revisi dari dokumen No: Tanggal...
PEMASOK MASUKAN TAHAPAN KEGIATAN KELUARAN KUSTOMER
Bagian
Adminsitrasi • Laporan Kerja Karyawan 1.
Penyampaian Form • Formulir Penilaian
Seluruh Kepala Unit Kerja
data pendukung Pejabat Penilai • Formulir
Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran 2. Melakukan pengisian formulir kinerja karyawan semesteran sesuai dengan ketentuan • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi pejabat penilai Pegawai yang Dinilai
Pejabat Penilai • Formulir
Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi pejabat penilai 3. Pegawai yang dinilai memberikan komentar pegawai dalam formulir jika tidak puas dengan hasil penilaian pejabat penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah dikomentari pegawai yang dinilai Pejabat Penilai Pegawai yang
dinilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi
pejabat penilai atau yang telah dikomentari oleh pegawai yang dinilai jika tidak puas
4. Melakukan diskusi dengan pegawai dan memberikan masukan perbaikan • Notulen Hasil Diskusi • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang telah didiskusikan Internal
Internal • Notulen Hasil Diskusi • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang telah didiskusikan 5. Pejabat Penilai melakukan perbaikan & menghitung Nilai
Kinerja Pegawai dalam Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semeteran • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai Pegawai yang Dinilai
Pejabat Penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai 6. Pegawai yang dinilai menandatangani formulir penilaian kinerja final • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai Pejabat Penilai
Pejabat Penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah
ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang
7. Atasan pejabat penilai mereviu & menandatangani formulir penilaian kinerja final • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah Pejabat Penilai
Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai serta Atasan Pejabat Penilai Pejabat Penilai Formulir Penilaian
Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah
ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai serta Atasan Pejabat Penilai 8. Pendokumentasian formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang terdokumentasi Internal Divisi SDM & Hukum Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semester 1 & 2 final Dokumen/catatan pendukung lainnya 9. Mempersiapkan data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai (PTKP) Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG) Divisi SDM & Hukum Divisi SDM & Hukum Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG) 10.Menyusun usulan Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai
Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG) Direktur Keuangan Divisi SDM & Hukum Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG) 11.Penetapan
Kenaikan Gaji Pegawai oleh Direktur Keuangan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Direksi Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai Direktur Keuangan Divisi SDM & Hukum Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai 12.Sampikan Surat Keputusan (SK) Direktur Keuangan mengenai Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai kepada pegawai dan atasan pegawai Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai Divisi SDM & Hukum Divisi SDM & Hukum • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semester 1 & 2 final • Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai 13.Melakukan pendokumentasian terhadap seluruh berkas dalam proses penilaian kinerja dan menyusun laporan evalaluasi tahunan laporan dokumentasi dan evalusai tahunan Divisi SDM & Hukum
PERUM
JAMKRINDO
PENILAIAN
KINERJA
SELURUH UNIT KERJA
Pengelolaan SDM
: Penilaian Kinerja
DIREKSI DIVISI SDM & HUKUM
Mulai 1. Penyampaian Form Penilaian Kinerja 2. Pengisian Formulir Penilaian Kinerja 3. Pegawai Memberikan Komentar Bila Tidak Puas 4. Diskusi dengan Pegawai yang Dinilai 5. Perbaikan & Perhitungan Nilai Kinerja Pegawai 6. Penandatanganan Penilaian Kinerja Final 7. Review dan Form Penilaian Kinerja Form Penilaian Kinerja
SELURUH UNIT KERJA DIREKSI DIVISI SDM & HUKUM
A 9. Mempersiapkan Data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai 10. Menyusun Usulan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai Usulan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai Usulan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai 11. Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai SK Kenaikan Gaji SK Kenaikan Gaji 12. Menyampai -kan SK kepada Pegawai & Atasannya 13. Pendokumen -tasian
