SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG DI CV ANUGERAH JAYA LESTARI

(1)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN BARANG DI CV

ANUGERAH JAYA LESTARI

Ahmad Fauzi

1

, Tati Harihayati Mardzuki

2

1,2

_{Teknik Informatika – Universitas Komputer Indonesia}

Jl. Dipatiukur 112-114 Bandung

E-mail : a_fauzi44@email.unikom.ac.id

1

_{, tati.harihayati@email.unikom.ac.id}

2

ABSTRAK

CV Anugerah Jaya Lestari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan barang, yaitu

AC (Air Conditioning) jenis Split Wall dengan merek

yang dijual Daikin, LG, Panasonic, Sharp. Setiap AC yang dijual disimpan terlebih dahulu di dalam sebuah gudang sebagai bentuk persediaan. Bagian Gudang merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan. Bagian Gudang terdiri dari satu Kepala Gudang dan empat orang Staff Gudang. Masalah yang dialami oleh Kepala Gudang saat ini adalah mengalami kesulitan dalam menentukan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan setiap bulannya karena ketidakpastian permintaan dari konsumen, sedangkan setiap bulannya penentuan jumlah persediaan setiap barang yang disediakan hanya berdasarkan pada jumlah permintaan barang bulan sebelumnya. Masalah lainnya adalah Kepala Gudang mengalami kesulitan untuk memenuhi permintaan barang dari toko. Akibatnya, permintaan tidak terpenuhi karena barang yang dibutuhkan toko tidak tersedia di gudang. Hal ini disebabkan karena toko melakukan permintaan barang tidak menentu, yaitu ketika barang di toko jumlah persediaanya mulai habis atau dirasa kurang. Berdasarkan hal itu maka CV Anugerah Jaya Lestari memerlukan sebuah sistem yang dapat membantu Kepala Gudang dalam menentukan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan dan membantu dalam merencanakan pengeluaran barang dari gudang ke toko. Penentuan jumlah persediaan dilakukan menggunakan metode peramalan dengan metode

single exponential smoothing menggunakan data

masa lalu. Setelah dilakukan analisis, perancangan, dan pengujian sistem maka dapat diambil kesimpulan yaitu sistem yang dibangun membantu Kepala Gudang dalam menentukan jumlah persediaan yang harus disediakan pada setiap akhir bulannya dan juga membantu dalam merencanakan barang keluar.

Kata kunci: Manajemen, Persediaan, Perencaaan,

Air Conditioning, Single Exponential Smoothing

1. PENDAHULUAN

CV Anugerah Jaya Lestari merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang. Barang yang dijual yaitu AC (Air

Conditioning) Split Wall. AC Split Wall adalah jenis

AC yang paling umum digunakan di rumah, kantor

maupun instansi lainnya. AC jenis ini terdiri dari dua unit bagian, yaitu unit indoor dan unit outdoor. Unit

outdoor ditempatkan di luar ruangan, sedangkan unit

indoor dipasang di dalam ruangan. CV Anugerah

Jaya Lestari menjual AC Split Wall merek Daikin, LG, Panasonic, Sharp. Setiap AC yang dijual disimpan terlebih dahulu di dalam sebuah gudang sebagai bentuk persediaan. Gudang yang dimiliki terdiri dari dua lantai, lantai pertama digunakan untuk menyimpan unit outdoor AC, sedangkan lantai kedua digunakan untuk menyimpan unit indoor. Gudang tersebut memiliki kapasitas penyimpanan sekitar 300 unit AC untuk semua merek barang. Penyimpanan barang di gudang menggunakan sistem FIFO (First In

First Out), yaitu barang yang pertama kali masuk ke

dalam gudang itulah yang akan pertama kali keluar dari gudang. Bagian Gudang merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan agar persediaan yang dimiliki selalu tersedia ketika ada permintaan. Bagian ini terdiri dari satu orang Kepala Gudang dan empat orang Staff Gudang. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian gudang dalam mengelola persediaan memiliki beberapa prosedur kerja, yaitu barang masuk (barang yang dikirim supplier ke perusahaan, dalam hal ini ke bagian gudang), barang keluar (barang yang dikirim dari gudang ke toko), retur penjualan (pengembalian barang dari konsumen ke toko) dan stok opname (kegiatan menghitung fisik persediaan barang di gudang).

Hasil wawancara dengan Bapak Hendra selaku Kepala Gudang CV Anugerah Jaya Lestari menyatakan bahwa pada setiap akhir bulan Kepala Gudang melakukan perencanaan kebutuhan jumlah persediaan barang yang harus disediakan untuk bulan selanjutnya. Kepala Gudang membuat laporan daftar usulan pengadaan barang. Laporan ini dibuat berdasarkan dari jumlah persediaan setiap barang pada kartu stok. Di samping itu, Kepala Gudang juga menentukan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan. Saat ini, dalam menentukan jumlah persediaan setiap barang beradasarkan pada jumlah permintaan barang bulan sebelumnya. Hal ini mengakibatkan terjadinya kekurangan persediaan barang karena ketidakpastian permintaan dari konsumen. Sebagai contoh, selama tahun 2017 mengalami empat kali kekurangan persediaan untuk barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14, yaitu pada bulan Januari, Maret, April, dan Mei (Lampiran F).

(2)

Terjadinya kekurangan persediaan barang mengakibatkan permintaan konsumen tidak terpenuhi dan perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan.

Bapak Hendra juga menyatakan bahwa barang keluar dari gudang dilakukan ketika ada permintaan dari toko. CV Anugerah Jaya Lestari memiliki dua toko penjualan, yaitu toko Capitol dan Jamika. Kedua toko tersebut melakukan permintaan barang ke gudang dengan cara membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) kemudian diberikan kepada bagian gudang. Selanjutnya, bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan barang yang tertera di SPPB tersebut. Permintaan barang dilakukan tidak menentu yaitu ketika barang yang ada di toko jumlah persediaanya mulai habis atau dirasa kurang. Hal ini membuat Kepala Gudang kesulitan untuk memenuhi permintaan barang dari toko. Akibatnya, permintaan tidak dapat terpenuhi karena barang yang dibutuhkan oleh toko tidak tersedia di gudang.

Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi manajemen persediaan barang yang dapat memberikan bantuan perencanaan dan pengendalian persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari.

Adapun Tujuan yang ingin dicapai dari pembangunan sistem informasi manajemen persediaan barang ini yaitu:

1. Membantu Kepala Gudang dalam menentukan kebutuhan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan pada periode atau bulan selanjutnya.

2. Membantu Kepala Gudang dalam merencanakan pengeluaran barang dari gudang agar dapat memenuhi permintaan dari toko.

2. ISI PENELITIAN

2.1 Sistem Informasi Manajemen

Banyak definisi - definisi mengenai sistem informasi manajemen yang dikemukakan oleh beberapa para ahli.

Menurut Drs. Soetodjo Moeljodihardjo dalam bukunya yang berjudul “Management Information

System” mendefinisikan bahwa sistem informasi

manajemen merupakan cara untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu untuk manajemen mengenai lingkungan luar maupun lingkungan dalam organisasi yang berupa kegiatan – kegiatan operasi dengan tujuannya yaitu membantu pengambilan keputusan dan proses perencanaan dan pengawasan [1].

Keputusan suatu organisasi tentang perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan merupakan hasil keluaran yang dihasilkan dari suatu proses komunikasi yang mana informasi masukan (input) direkam, kemudian di proses dan disimpan [2].

2.2 Persediaan

Menurut Eddy Herjanto dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Produksi dan Operasi”

mendefinisikan persediaan sebagai barang atau bahan yang disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan (gudang) yang kemudian digunakan untuk tujuan – tujuan tertentu, contohnya seperti dalam proses produksi, digunakan untuk dijual kembali atau untuk

sparepart dari suatu peralatan atau mesin [3].

Bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses produksi, barang jadi maupun suku jadi merupakan berbagai macam bentuk persediaan. Adanya persediaan dibutuhkan untuk menghadapi maupun mengantisipasi beberapa situasi. Dalam hal ini, contohnya yaitu berkenaan dengan ketidakpastiaan. Ketidakpastian merupakan suatu hal yang terdapat di dalam bisnis yang tidak dapat dihilangkan. Terdapat dua ketidakpastian yaitu dari segi penawaran maupun permintaan. Ketidakpastian penawaran bisa datang dari supplier. Misalnya, terkadang terjadi keterlambatan pengiriman, produk tidak sesuai harapan, dan sederet kejadian lainnya. Sementara itu, ketidakpastian permintaan datang dari konsumen, yaitu jumlah permintaan setiap konsumen bervariasi dan tidak dapat diketahui secara pasti. Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan berbagai cara untuk dapat memperkirakan banyaknya kebutuhan setiap pelanggan [4].

2.3 Pergudangan

Gudang merupakan tempat penyimpanan yang memiliki banyak fungsi, yaitu untuk menyimpan barang sementara waktu sebelum barang itu digunakan kembali untuk proses produksi ataupun penjualan, untuk memantau pergerakan dan status suatu barang. Selain itu gudang juga berfungsi mendukung kegiatan operasi untuk proses operasi selanjutnya, baik kepada konsumen akhir atau ke lokasi distribusi [5]. Keuntungan adanya gudang untuk persediaan diantaranya yaitu menyediakan tempat untuk menyimpan barang, menjamin service

level (menyediakan barang tepat waktu sesuai

pesanan), memantau status barang, dan mengurangi biaya transportasi [5].

2.4 Peramalan

Menurut J. Heizer dan B. Render peramalan

(forecasting) merupakan ilmu untuk memprediksi

kejadian di masa depan [6]. Peramalan ini dapat melibatkan data historis dan memproyeksikannya ke masa mendatang dengan suatu bentuk model matematis. Selain itu, dapat juga merupakan intuisi yang bersifat subjektif atau juga dapat dibuat kombinasi antara model matematis dengan intuisi, contohnya disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer [6]. Peramalan terbagi menjadi beberapa kategori berdasarkan horizon waktu, diantaranya yaitu peramalan jangka pendek, peramalan jangka menengah, dan peramalan jangka panjang.

2.4.1 Single Exponential Smoothing

Metode single exponential smoothing umumnya digunakan untuk pola data yang tidak stabil

(3)

(fluktuatif) [8]. Adapun persamaan dari metode single

eponential smoothing ditunjukkan pada persamaan

(2.1).

𝐹𝑡+1= 𝑎𝑋𝑡+ (1 − 𝑎) 𝐹𝑡 (2.1)

Keterangan:

𝐹𝑡+1 = Hasil forecast untuk periode 𝑡 + 1

𝑋𝑡 = Data demand aktual untuk periode t

𝐹𝑡 = Forecast pada periode t 𝐹𝑡=𝑛

Nilai alpha (α) pada metode single exponential

smoothing dapat ditentukan secara bebas, artinya

tidak ada aturan yang pasti untuk mendapatkan nilai α yang optimal. Oleh karena itu, pemilihan nilai α dilakukan dengan cara trial dan error. Besarnya nilai α antara 0 sampai 1 [7].

2.5 Menghitung Kesalahan Peramalan

Menghitung kesalahan peramalan merupakan kebutuhan untuk menguji kinerja dari suatu model peramalan. Kriteria untuk menguji suatu metode peramalan yaitu ketepatan atau ketelitian. Metode peramalan yang paling baik adalah metode yang mengasilkan tingkat kesalahan (nilai error) paling kecil dibandingkan metode lainnya.

Terdapat banyak model matematis yang dapat digunakan untuk menghitung nilai dari kesalahan peramalan diantaranya, yaitu Mean Absolute

Deviation (MAD), Mean Absolute Error (MAE),

Mean Square Error (MSE). Metode yang digunakan

untuk menghitung kesalahan peramalan pada penelitian ini yaitu metode Mean Square Error

(MSE). Mean Squared Error (MSE) yaitu rata-rata dari kesalahan peramalan dikuadratkan. Adapun rumus dari metode ini dapat dilihat pada persamaan (2.2).

𝑀𝑆𝐸 = ∑(𝑋𝑡−𝐹𝑡)2

𝑛 (2.2)

Keterangan

𝑋𝑡 = Data aktual pada periode t

𝐹𝑡 = Data ramalan dari model yang digunakan pada

periode t

n = Banyak data hasil ramalan

2.6 Persediaan Pengaman (Safety Stock)

Safety stock adalah tambahan persediaan yang

diadakan dengan tujuan untuk menjaga atau meminimalisasi dari kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan. Penggunaan bahan baku rata – rata, waktu, dan biaya – biaya yang digunakan dalam kegiatan produksi atau pemesanan bahan baku kepada supplier merupakan beberapa faktor yang menentukan besarnya safety stock [9]. Fungsi dari

safety stock yaitu untuk menjaga kesalahan daam

memprediksi selama lead time (waktu tunggu pemesanan). Persediaan pengamanan akan berfungsi apabila permintaan yang sesungguhnya lebih besar dari nilai rata-rata [6]. Rumus untuk menghitung nilai

safetystock dapat dilihat pada persamaan (2.3).

𝑆𝑎𝑓𝑒𝑡𝑦 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘 = 𝑍 𝑥 𝑆𝑑𝑙 (2.3)

Keterangan:

𝑍 = Service Level (Kemampuan perusahaan untuk melayani permintaan atau

diterjemahkan dari keputusan manajemen)

𝑆𝑑𝑙 = Ditentukan dari ketidakpastian

permintaan dengan ketentuan dapat dilihat pada Gambar 1

Gambar 1. Interaksi Permintaan dan Lead Time

2.7 Monitoring

Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data kemudian memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring menyediakan data mentah untuk menjawab pertanyaan. Sementara itu, evaluasi adalah meletakkan data-data tersebut agar dapat digunakan dan dengan demikian memberikan nilai tambah. Evaluasi adalah tempat belajar kejadian, pertanyaan yang perlu dijawab, rekomendasi yang harus dibuat, menyarankan perbaikan. Namun tanpa monitoring, evaluasi tidak akan ada dasar, tidak memiliki bahan baku untuk bekerja dengan, dan terbatas pada wilayah spekulasi oleh karena itu Monitoring dan Evaluasi harus berjalan seiring [10].

2.8 Analisis Manajemen Persediaan Barang

Analisis manajemen persediaan barang merupakan analisis bagaimana prosedur – prosedur yang terkait dengan persediaan barang akan diimplementasikan pada sistem informasi manajemen persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari. Berikut adalah model SIM persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari dijelaskan pada Gambar 2

Gambar 2. Model SIM Persediaan Barang CV

Anugerah Jaya Lestari

a. Merencanakan Kebutuhan Persediaan Barang Merencanakan kebutuhan persediaan barang yaitu bagaimana Kepala Gudang menentukan kebutuhan jumlah persediaan setiap barang yang harus disediakan pada setiap bulannya untuk memenuhi permintaan. Penentuan ini dilakukan menggunakan peramalan (forecasting) dengan metoode single

exponential smoothing. Sebagai contoh, akan

dilakukan perencanaan kebutuhan persediaan barang untuk bulan Januari 2018. Perencanaan ini dilakukan berdasarkan hasil evaluasi barang keluar bulan sebelumnya selama periode 2 tahun, yaitu dari bulan Januari 2016 – Desember 2017. Data yang akan digunakan sebagai dasar peramalan yaitu data hasil evaluasi barang keluar periode bulan Januari 2016 – Desember 2017. Berdasarkan data tersebut, Barang dengan AC merek Daikin 1 PK FTNE25MV14

(4)

merupakan barang yang paling banyak terjual (Lampiran F). Oleh karena itu, barang tersebut akan digunakan sebagai contoh analisis perhitungan peramalan permintaan barang. Adapun hasil evaluasi barang keluar untuk barang AC Daikin 1 PKFTNE25MV14 periode Januari 2016 – Desember 2017 dapat dilihat pada Tabel 1

Tabel 1. Hasil Evaluasi Barang Keluar AC Daikin 1 PK FTNE25MV14

Bulan Tahun Jumlah

Permintaan Januari 2016 31 Februari 38 Maret 40 April 50 Mei 32 Juni 25 Juli 23 Agustus 26 September 37 Oktober 34 November 19 Desember 40 Januari 2017 54 Februari 31 Maret 26 April 47 Mei 48 Juni 44 Juli 38 Agustus 44 September 41 Oktober 28 November 55 Desember 39

Data hasil evaluasi pada tabel 1 kemudian diplot ke dalam bentuk grafik untuk mengetahui pola data yang dihasilkan. Hal ini bertujuan untuk membuktikan bahwa metode peramalan yang digunakan sudah tepat karena sesuai dengan pola yang dihasilkan.

 Meramalkan Permintaan Barang

Sebelum melakukan peramalan permintaan barang, terlebih dahulu menentukan nilai alpha yang akan digunakan. Nilai alpha yang dapat digunakan yaitu antara 0,1 – 0,9. Nilai alpha yang digunakan sebagai contoh perhitungan peramalan yaitu 0,1. Perhitungan peramalan dimulai pada bulan Februari 2016 sampai dengan Desember 2017. Berikut contoh perhitungan peramalan untuk bulan April 2016 dengan nilai alpha 0.1 menggunakan persamaan rumus (2.1).

Diketahui bahwa permintaan barang pada bulan Maret 2016 sebanyak 40 unit (𝑋𝑡= 40) sedangkan

hasil peramalan pada bulan Maret sebanyak 31 unit (𝐹𝑡= 31.70) maka pada bulan April 2016

perhitungannya sebagai berikut.

FApril = (0.1 * 40) + (1 – 0.1) 31.70 FApril = 4 + 28.53

FApril = 32.53

Jadi, peramalan permintaan barang pada bulan April 2016 adalah sebanyak 33 unit (hasil pembulatan). Hasil perhitungan peramalan permintaan barang dari bulan Februari 2016 – Januari 2017 dapat dilihat pada Tabel 2

Tabel 2. Hasil Peramalan Permintaan Barang Bulan Februari 2016 - Januari 2018

Bulan Tahun Jumlah

Permintaan Hasil Peramalan Januari 2016 31 - Februari 38 31,00 Maret 40 31,70 April 50 32,53 Mei 32 34,28 Juni 25 34,05 Juli 23 33,14 Agustus 26 32,13 September 37 31,52 Oktober 34 32,07 November 19 32,26 Desember 40 30,93 Januari 2017 54 31,84 Februari 31 34,06 Maret 26 33,75 April 47 32,98 Mei 48 34,38 Juni 44 35,74 Juli 38 36,57 Agustus 44 36,71 September 41 37,44 Oktober 28 37,79 November 55 36,82 Desember 39 38,63 Januari 2018 - 38,67

Jadi, hasil peramalan permintaan barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14 pada Januari 2018 dengan nilai alpha 0,1 adalah sebanyak 39 unit barang (hasil pembulatan). Lakuan perhitungan yang sama untuk nilai alpha 0,1 - 0,9

 Menghitung Kesalahan Peramalan

Setelah melakukan peramalan, selanjutnya yaitu menghitung kesalahan peramalan total dengan metode Mean Squared Error (MSE). Perhitungan MSE untuk hasil peramalan AC Daikin 1 PK FTNE25MV14 dengan nilai alpha 0,1 menggunakan persamaan rumus (2.2) menghasilkan nilai 83,53. Perhitungan MSE untuk hasil peramalan dengan nilai alpha 0,2 – 0,9 dilampirkan (Lampiran F). Setelah dilakukan perhitungan nilai MSE untuk nilai alpha 0,1 – 0,9 maka dapat diketahui bahwa nilai 0,1 menghasilkan nilai error yang paling kecil, yaitu 83.53. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa nilai alpha 0,1 akan digunakan untuk meramalkan permintaan barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14 dan barang lainnya. Berikut hasil peramalan permintaan semua barang pada bulan Januari 2018 dengan alpha 0,1 dapat dilihat pada Tabel 3

(5)

Tabel 3. Hasil Peramalan Permintaan Semua Barang Bulan Januari 2018

Kode

Barang Merek Ukuran Tipe Indoor Tipe Outdoor Hasil Pera malan

10001 Daikin 1/2 PK FTNE15MV14 RNE15MV14 18

10003 Daikin 1 PK FTNE25MV14 RNE25MV14 39

10004 Daikin 1.5 PK FTNE35MV14 RNE35MV14 14

10006 Daikin 1/2 PK FTV15AXV14 RV15AXV14 8

10007 Daikin 3/4 PK FTV20AXV14 RV20AXV14 3

10008 Daikin 1 PK FTV25AXV14 RV25AXV14 12

10009 Daikin 1.5 PK FTV35AXV14 RV35AXV14 5

10011 Daikin 1/2 PK FTKC15PV14 RKC15PV14 2

10012 Daikin 3/4 PK FTKC20PV14 RKC20PV14 2

10013 Daikin 1 PK FTKC25QV14 RKC25QV14 9

10014 Daikin 1.5 PK FTKC35QV14 RKC35QV14 4

10016 Panasonic 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN7SKJ 12 10017 Panasonic 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 9 10018 Panasonic 1 PK CS-YN9SKJ CU-YN9SKJ 29 10019 Panasonic 1.5 PK CS-PN12SKJ CU-PN12SKJ 11 10020 Panasonic 2 PK CS-PN18SKP CU-PN18SKP 25 10021 LG 1/2 PK T05NLA T05NLA 5 10022 LG 3/4 PK T07NLA T07NLA 1 10023 LG 1 PK T09NLA T09NLA 5 10024 LG 1/2 PK T06EMV T06EMV 2 10025 LG 3/4 PK T08EMV T08EMV 2 10026 LG 1 PK T10EMV T10EMV 5 10027 LG 1.5 PK T13EMV T13EMV 1 10028 LG 2 PK T19EMV T19EMV 2

10029 Sharp 1/2 PK AH-A5UCY AU-A5UCY 9

10031 Sharp 1 PK AH-A9UCY AU-A9UCY 14

10032 Sharp 1.5 PK AH-12UCY AU-12UCY 5

10033 Sharp 2 PK AH-18UCY AU-18UCY 7

10034 Sharp 1/2 PK AH-A5TEY AU-A5TEY 4

10035 Sharp 1 PK AH-A9TEY AU-A9TEY 1

Total Peramalan 328

Hasil peramalan setiap barang nantinya akan digunakan pada proses perhitungan pengadaan barang.

b. Monitoring Persediaan Barang

Monitoring persediaan barang dilakukan untuk menjaga persediaan agar tidak terjadi kekurangan dengan cara menentukan jumlah persediaan minimal untuk setiap barang dengan menggunakan metode

safety stock. Berikut perhitungan safety stock untuk barang Daikin 1 PK FTE25MV14 menggunakan persamaan rumus (2.3).

Diketahui:

- Jumlah peramalan bulan Januari 2018 = 39 unit - Jumlah hari kerja pada bulan Januari 2018 = 26 hari

- Lead time pengiriman (l)= 2 hari

- Rata – rata permintaan dalam satu bulan (d) = 39/26 = 1,5 => 2 (hasil pembulatan)

- Standar deviasi jumlah peramalan bulan Januari 2018 (𝑠𝑑) = 39/10 = 3,9 => 4 unit (hasil pembulatan)

- Standar deviasi dari lead time (𝑠𝑙) = 2/10 = 0,2

- Sevice level 95% (Z) = 1.645 𝑆afety stock=Z xSdl Dimana: Sdl = √(22 x 0,22)+(2 x 42) Sdl = √(0,16)+(32) Sdl = √32.16 Sdl = 5.67

Safety Stock = 1.645 x 5.67 = 9.32 => 9 unit (hasil pembulatan)

Berdasarkan perhitungan safety stock yang telah dilakukan, maka CV Anugerah Jaya Lestari harus

menyediakan safety stock untuk barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14 sebanyak 9 unit. Berikut adalah

safety stock untuk semua barang dapat dilihat pada Tabel 4

Tabel 4. Safety Stock Semua Barang Kode

Barang Merek Ukuran Tipe Indoor Tipe Outdoor

Safety Stock

10001 Daikin 1/2 PK FTNE15MV14 RNE15MV14 5 10002 Daikin 3/4 PK FTNE20MV14 RNE20MV14 2

10004 Daikin 1.5 PK FTNE35MV14 RNE35MV14 2

10006 Daikin 1/2 PK FTV15AXV14 RV15AXV14 2 10007 Daikin 3/4 PK FTV20AXV14 RV20AXV14 2

10009 Daikin 1.5 PK FTV35AXV14 RV35AXV14 2

10011 Daikin 1/2 PK FTKC15PV14 RKC15PV14 2 10012 Daikin 3/4 PK FTKC20PV14 RKC20PV14 2

10014 Daikin 1.5 PK FTKC35QV14 RKC35QV14 2

10016 Panasonic 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN7SKJ 2 10017 Panasonic 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 2 10018 Panasonic 1 PK CS-YN9SKJ CU-YN9SKJ 7 10019 Panasonic 1.5 PK CS-PN12SKJ CU-PN12SKJ 2 10020 Panasonic 2 PK CS-PN18SKP CU-PN18SKP 7 10021 LG 1/2 PK T05NLA T05NLA 2 10022 LG 3/4 PK T07NLA T07NLA 2 10023 LG 1 PK T09NLA T09NLA 2 10024 LG 1/2 PK T06EMV T06EMV 2 10025 LG 3/4 PK T08EMV T08EMV 2 10026 LG 1 PK T10EMV T10EMV 2 10027 LG 1.5 PK T13EMV T13EMV 2 10028 LG 2 PK T19EMV T19EMV 2

10032 Sharp 1.5 PK AH-12UCY AU-12UCY 3

10033 Sharp 2 PK AH-18UCY AU-18UCY 3

10034 Sharp 1/2 PK AH-A5TEY AU-A5TEY 3

Berdasarkan jumlah safety stock untuk setiap barang pada Tabel 4, maka Bagian Gudang harus minimal menyediakan jumlah persediaan minimum sesuai dengan jumlah safety stock dari setiap barang sehingga diharapkan tidak terjadi kekurangan persediaan.

Monitoring persediaan akan ditampilkan dalam bentuk tabel dimana apabila sisa persediaan barang kurang dari jumlah safety stok, maka akan dinyatakan status tidak aman. Sebaliknya, apabila sisa persediaan lebih dari jumlah safety stok, dinyatakan status aman. Setelah dilakukan monitoring persediaan barang, maka dapat diketahui barang mana saja yang akan dilakukan pengadaan. Barang yang akan dilakukan pengadaan adalah barang yang status stoknya menunjukan status tidak aman atau dengan kata lain barang yang jumlah persediaannya kurang dari jumlah safety stock. Sebaliknya, barang yang keterangan persediannya menunjukan status aman, tidak akan dilakukan pengadaan

c. Membuat Daftar Usulan Pengadaan

Setelah dilakukan monitoring, selanjutnya yaitu membuat daftar usulan pengadaan barang. Barang yang akan diusulkan untuk dilakukan pengadaan adalah barang yang status stoknya menunjukan status tidak aman. Adapun jumlah pengadaan setiap barang dihitung dengan cara sebagai berikut.

Jumlah pengadaan = (hasil peramalan + safety stock) – sisa persediaan

Perhitungan jumlah pengadaan barang AC Daikin 1 PK FTNE25MV14 sebagai berikut.

(6)

Jumlah pengadaan = 43

Jadi, jumlah pengadaan barang untuk AC Daikin pada bulan Januari 2018 adalah sebanyak 43 unit. Lakukan perhitungan yang sama untuk semua barang lainnya

d. Menghitung Kebutuhan Kapasitas Penyimpanan Menghitung kebutuhan kapasitas penyimpanan barang dilakukan untuk memeriksa apakah kapasitas gudang mencukupi atau tidak untuk menyimpan semua barang yang akan dilakukan pengadaan. Kapasitas gudang yaitu sekitar 300 unit AC untuk semua merek barang. Total kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan untuk menyimpan semua barang yang dilakukan pengadaan sebanyak 247 unit AC, sedangkan total kapasitas penyimpanan yang sudah terisi sebanyak 93 unit AC. Jadi, jumlah kapasitas penyimpanan barang setelah dilakukan pengadaan adalah sebanyak 340 unit AC. Sementara itu, penyimpanan untuk setiap barang, gudang hanya dapat menyimpan barang sebanyak 309 unit. Dengan demikian, maka dapat disimpulkan bahwa kapasitas gudang tidak mencukupi untuk dapat menyimpan semua barang yang akan dilakukan pengadaan. Oleh karena itu, perlu dilakukan beberapa kali pengiriman barang dari supplier untuk barang – barang tertentu. e. Melakukan Pengadaan Barang

Pengadaan dilakukan setelah daftar usulan pengadaan barang telah disetujui oleh Direktur. Berikut rencana pengadaan barang kepada supplier

bulan Januari 2018 dapat dilihat pada Tabel 5

Tabel 5 Rencana Pengadaan Barang Kepada Supplier Kode

Baran g

Merek Ukura_n Tipe Indoor _OutdoorTipe Jml Peng a daan Supplier 10003 Daikin 1 PK FTNE25MV 14 RNE25MV1 4 43 PT. Daikin Airconditioi ng Indonesia 10004 Daikin 1.5 PK FTNE35MV 14 RNE35MV1 4 16 10005 Daikin 2 PK FTNE50MV 14 RNE50MV1 4 37 10006 Daikin 1/2 PK FTV15AXV 14 RV15AXV1 4 9 10015 Daikin 2 PK FTKC50QV 14 RKC50QV1 4 2

Total jumlah pengadaan merek Daikin 107

10018 Panason_ic 1 PK CS-YN9SKJ CU-_YN9SKJ ₃₀

PT. Konka Sukses Jaya 10020 Panason_ic 2 PK CS-_PN18SKP CU-_PN18SKP ₃₀

Total jumlah pengadaan merek Panasonic

10021 LG 1/2 PK T05NLA T05NLA 7 PT. Jayanta Jaya Abadi 10022 LG 3/4 PK T07NLA T07NLA 3 10023 LG 1 PK T09NLA T09NLA 7 10024 LG 1/2 PK T06EMV T06EMV 3 10026 LG 1 PK T10EMV T10EMV 7 10027 LG 1.5 PK T13EMV T13EMV 2

Total jumlah pengadaan merek LG 29

PT. Sharp Elektronik Indonesia 10031 Sharp 1 PK AH-A9UCY AU-A9UCY 17

10032 Sharp 1.5 PK AH-12UCY AU-12UCY 8 10033 Sharp 2 PK AH-18UCY AU-18UCY 10 10034 Sharp 1/2 PK AH-A5TEY AU-A5TEY 6 10035 Sharp 1 PK AH-A9TEY AU-A9TEY 2

Total jumlah pengadaan merek Sharp 51

Total pengadaan semua merek barang 247

f. Melakukan Penerimaan Barang

Setelah dilakukan pengadaan, tahap selanjutnya yaitu melakukan penerimaan barang yang dikirim oleh supplier. Adapun data yang akan dijadikan sebagai sample yaitu data penerimaan barang AC merek Daikin pada bulan Januari 2018 yang dapat dilihat pada Tabel 6

Tabel 6. Data Penerimaan Barang AC Daikin

No Penerima an Supplier Jml Terim a Tgl Terima Peneri ma No Surat Jalan 180100000 6 PT Daikin Airconditoni ng Indonesia 190 unit 05/01/20 18 Ririn SJ-40001045 41

g. Monitoring Barang Masuk

Monitoring barang masuk yaitu melakukan pengawasan terhadap setiap barang yang masuk ke dalam gudang. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa setiap barang yang masuk ke dalam gudang sudah sesuai dengan barang yang tertera di dokumen PO (Purchased Order) dan dokumen DO (Delivery

Order) dari supplier. Berikut monitoring barang

masuk dapat dilihat pada Tabel 7

Tabel 7. Monitoring Barang Masuk

Supplier Tgl Pesan Jml Peme sanan Tgl Terima Jml Peneri maan Keterangan PT Daikin Aircondition ing Indonesia 01/03/201 8 190 unit 05/01/201 8 190 unit Sesuai

Berdasarkan monitoring barang masuk pada tabel 7, maka dapat disimpulkan bahwa barang – barang yang dipesan kepada supplier yang tertera di dokumen PO (Purchase Order) sesuai dengan barang yang dikirim oleh supplier yang tertera di dokumen

DO (Delivery Order).

h. Merencanakan Barang Keluar

Merencanakan barang keluar yaitu menentukan berapa banyak barang yang akan keluar dari gudang dan tanggal pengeluaran setiap barangnya. Barang keluar dalam hal ini adalah barang yang keluar dari gudang ke toko. CV Anugerah Jaya Lestari memiliki dua toko, yaitu toko Capitol dan Jamika. Banyaknya jumlah barang yang keluar dari gudang ke toko berdasarkan permintaan barang dari toko. Sebagai contoh, akan dilakukan perencanaan barang keluar untuk toko Capitol. Berikut perencanaan barang keluar untuk toko Capitol pada tanggal 15 Januari 2018 dapat dilihat pada Tabel 8

Tabel 8. Perencanaan Barang Keluar Tanggal 15 Januari 2018

Kode

Barang Merk Ukuran Tipe Indoor Tipe Outdoor

Jml Keluar

10001 Daikin 1/2 PK FTNE15MV14 RNE15MV14 3 10003 Daikin 1 PK FTNE25MV14 RNE25MV14 10

10011 Daikin 1/2 PK FTKC15PV14 RKC15PV14 3 10016 Panasonic 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN5SKJ 2 10017 Panasonic 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 1 10018 Panasonic 1 PK CS-YN9SKJ CU-YN9SKJ 5

10021 LG 1/2 PK T05NLA T05NLA 1

10026 LG 1 PK T10EMV T10EMV 2

Total 41

i. Melakukan Pengeluaran Barang

Setelah direncanakan barang mana saja yang akan keluar dari gudang dan kapan pengeluarannya, maka tahap selajutnya yaitu melakukan pengeluaran barang berdasarkan perencanaan. Data yang akan digunakan sebagai sample yaitu data barang keluar tanggal 20 Januari 2018. Berikut data barang keluar 20 Januari 2018 dapat dilihat pada Tabel 9

(7)

Tabel 9. Data Barang Keluar Tanggal 20 Januari 2018

No Pengeluaran

Tanggal Toko Jumlah Keluar

Pengirim

1805000010 20/01/2018 Capitol 21 unit Wawan

Adapun detail dari barang keluar dapat dilihat pada Tabel 10

Tabel 10. Detail Barang Keluar

Kode

Barang Merk Ukuran Tipe Indoor

Tipe Outdoor Qty

10011 Daikin 1/2 PK FTKC15PV14 RKC15PV14 3 10016 Panasonic 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN5SKJ 2 10017 Panasonic 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 1

j. Monitoring Barang Keluar

Monitoring barang keluar yaitu mengecek apakah barang yang dipajang di toko sesuai atau tidak dengan permintaan dari konsumen. Apabila jumlah persediaan di toko Jamika atau Capitol memenuhi jumlah permintaan dari konsumen maka dinyatakan status terpenuhi. Sebaliknya, apabila jumlah permintaan dari konsumen tidak terpenuhi maka dinyatakan status tidak terpenuhi. Sebagai contoh, data yang digunakan sebagai sample yaitu data permintaan barang pada tanggal 30 Januari 2018. Berikut monitoring barang keluar dapat dilihat pada Tabel 11

Tabel 11. Monitoring Barang Keluar Kode Bara ng Mer k Uku ran Tipe Indoor Tipe Outdoor Jml Persedi aan Jml Permint aan Status 1000 1 Daik in 1/2 PK FTNE15M V14 RNE15M V14 5 3 Terpe nuhi 1000 3 Daik in 1 PK FTNE25M V14 RNE25M V14 10 8 Terp enuhi 1000 5 Daik in 2 PK FTNE50M V14 RNE50M V14 5 8 Tidak Terpe nuhi 1000 8 Daik in 1 PK FTV25AX V14 RV25AX V14 5 4 Terpe nuhi 1001 0 Daik in 2 PK FTV50AX V14 RV50AX V14 2 ₂ Terpe nuhi 1001 6 Pana soni c 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN5SKJ 4 3 Terpe nuhi 1001 7 Pana soni c 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 2 1 Terpe nuhi 1001 8 Pana soni c

1 PK CS-_YN9SKJ CU-_YN9SKJ 3 5 Tidak Terpe nuhi 1003 5 Shar p 1 PK AH-A9TEY AU-A9TEY 3 1 Terpe uhi

Status tidak terpenuhi menunjukan bahwa jumlah persediaan tidak mencukupi jumlah permintaan barang dari konsumen.

k. Evaluasi Barang Keluar

Mengevaluasi barang keluar yaitu menentukan tindakan berdasarkan hasil monitoring yang telah dilakukan. Berikut hasil evaluasi barang keluar berdasarkan monitoring barang keluar pada Tabel 11 a. Barang dengan status tidak terpenuhi (jumlah persediaannya tidak mencukupi jumlah permintaan dari konsumen) akan dilakukan permintaan pengeluaran barang kembali ke bagian gudang oleh Admin Penjualan

b. Barang dengan status terpenuhi (jumlah persediannya mencukupi jumlah permintaan konsumen) akan dilakukan perencanaan kembali untuk barang masuk, yaitu untuk

menentukan jumlah persediaan yang harus disediakan oleh bagian gudang untuk bulan selanjutnya. Berikut hasil evaluasi barang keluar bulan Januari 2018 dapat dilihat pada Tabel 12

Tabel 12. Hasil Evaluasi Barang Keluar Bulan Januari 2018

Kode

Barang Merk Ukuran Tipe Indoor Tipe Outdoor

Jml Permintaan

10001 Daikin 1/2 PK FTNE15MV14 RNE15MV14 3 10003 Daikin 1 PK FTNE25MV14 RNE25MV14 8 10008 Daikin 1 PK FTV25AXV14 RV25AXV14 4 10010 Daikin 2 PK FTV50AXV14 RV50AXV14 2 10016 Panasonic 1/2 PK CS-YN5SKJ CU-YN5SKJ 3 10017 Panasonic 3/4 PK CS-YN7SKJ CU-YN7SKJ 1

2.9 Use Case Diagram

Use case diagram SIM persediaan barang dapat

dilihat pada Gambar 3

Gambar 3. Use Case Diagram SIM Persediaan

Barang

2.10 Skema Relasi

Skema relasi merupakan hubungan antar data pada tabel, arti data dan batasannya. Skema relasi pada sistem informasi manajemen persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 4

(8)

2.11 Pengujian Sistem

Pengujian sistem dilakukan untuk menemukan kesalahan atau kekurangan pada sistem manajemen persediaan barang yang diuji. Pengujian dilakukan menggunakan metode pengujian black box, dan User

Acceptance Test (UAT).

2.11.1 Kasus dan Hasil Pengujian Login

Pengujian login ditunjukan kepada user untuk dapat masuk ke dalam sistem. Pengujian login dapat dilihat pada Tabel 13

Tabel 13. Pengujian Fungsional Login

Kasus dan Hasil Uji (Data Benar) Data Masukkan Hasil yang

Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Contoh Masukan: Username: hendragunawan Password: admin Sistem akan menampilkan halaman utama sistem sesuai dengan hak akases user Sistem menampilkan halaman utama sesuai dengan hak akses user

[√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Salah) Data Masukkan Hasil yang

Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Contoh Masukan: Username: admin Password: admin Sistem akan menampilkan pesan “Username atau Password salah” Sistem menampilkan pesan “Username atau Password salah” [√] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Uji (Data Kosong) Data Masukkan Hasil yang

Diharapkan Pengamatan Kesimpulan Contoh Masukan: Username : Password : Sistem akan menampilkan pesan “Silahkan isi” pada form isian username dan password yang kosong Sistem menampilkan pesan “Silahkan isi” pada form isian username dan password yang kosong

[√] Diterima [ ] Ditolak

2.11.2 Kesimpulan Pengujian BlackBox

Berdasarkan hasil pengujian sistem yang telah dilakukan secara keseluruhan, maka dapat disimpulkan bahwa secara fungsional sistem informasi persediaan barang di CV Anugerah Jaya sudah sesuai dengan perencanaan awal dan telah memenuhi kebutuhan sistem sesuai yang diharapkan.

2.11.3 Kesimpulan Pengujian UAT

Berdasarkan hasil pengujian User Acceptance Test (UAT) yang dilakukan terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi manajemen persediaan barang di CV Anugerah Jaya Lestari sudah sesuai dengan proses yang diuji dan diharapkan oleh pengguna sehingga dapat digunakan oleh pengguna akhir.

2.12.4 Kesimpulan Pengujian Penerimaan Pengguna

Berdasarkan jawaban dari pengguna sistem informasi manajemen persediaan barang mengenai pengujian sistem, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.

a. Sistem informasi manajemen persediaan barang ini dapat membantu Kepala Gudang dalam menentukan jumlah persediaan barang yang harus disediakan pada periode atau bulan selanjutnya. b. Sistem informasi manajemen persediaan barang

ini dapat membantu Kepala Gudang dalam melakukan perencanaan pengeluaran barang dari gudang ke toko

3. PENUTUP

Berdasarkan hasil pengujian yang didapat dari penelitian yang dilakukan dalam penyusunan tugas akhir ini serta mengacu pada tujuan penelitian yang telah dibuat, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibangun dapat membantu Kepala Gudang dalam menentukan jumlah persediaan barang yang harus disediakan pada periode atau bulan selanjutnya dan dapat membantu dalam merencanakan pengeluaran barang dari gudang ke toko.

Adapun saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem informasi manajemen persediaan barang ini yaitu sistem yang dibangun dapat dikembangan atau dibuat ke dalam platform berbasis android dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang ada di CV Anugerah Jaya Lestari agar pencarian informasi menjadi lebih cepat

DAFTAR PUSTAKA

[1] S. Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Andi, 2005.

[2] R. G.Murddick, J. E.Ross and J. R.Claggett, Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern, 3rd ed., Jakarta: Erlangga, 1993.

[3] E. Herjanto, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia, 1997.

[4] B. Harsanto, Dasar Ilmu Manajemen Operasi, Bandung: Unpad Press, 2013.

[5] R. Martono, Manajemen Logistik Terintegrasi, Jakarta: PPM, 2015.

[6] J. Heizer and B. Render, Manajemen Operasi, 9th ed., vol. 1, Salemba Empat, 2009.

[7] S. Makridakis, S. C. Wheelwright and V. E. McGree, Metode dan Aplikasi Peramalan Jilid 1, Jakarta: Erlangga, 1999.

[8] K. M. S and S. P. W, "Analisis dan Penerapan Metode Single Exponential Smoothing Untuk Prediksi Penjualan Pada Periode Tertentu (Studi Kasus: PT.Media Cemara Kreasi)," in Seminar

Nasional Teknologi dan Informatika, Jakarta,

2015.

[9] F. Rangkuti, Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis, Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 1997.

[10 ] Mardiani, G. T. (2013). Sistem Monitoring Data Aset Dan Inventaris PT Telkom Cianjur Berbasis Web. KOMPUTA, Vol 2, No 1, Hal 36.