TAKE HOME UJIAN AKHIR TRIWULAN I
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Oleh:
ABD. RAHMAT
P056154762.57E
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
1) Jawablah pertanyaan pertanyaan pada salah satu dari kasus yang terdapat pada buku Management Information System, Edisi ke 10 karya O’Brien dan Marakas chapter 1. Anda dapat memilih case nomor 2 (halaman 61 – 62), case nomor 3 (halaman 75) atau case nomor 4 (halaman 77 – 78).
Case 2 : The New York Times and Boston Scientific: Two Different Ways of Innovating with Information Technology
The New York Times dan Boston Scientific, dalam menghadapi
tantangan persaingan bisnisnya mereka mempunyai dua model konsep yang berbeda dalam berinovasi. The New York Times yang bergerak dibidang industri media melakukan inovasi dalam menyajikan informasi seluas-luasnya dan membuka pandangan baru dalam pengelolaan unit bisnisnya sedangkan Boston Scientific yang bergerak dibidang industri kesehatan/medis melakukan inovasi untuk dapat menghasilkan alat-alat kesehatan dengan tetap mempertahankan hak paten yang sudah ada agar tidak dapat ditiru atau dicuri oleh pesaingnya.
New York Times melalui NYTimes.com, Times Reader 2.0, dan peta
interaktif bekerjasama dengan Netflix dalam melakukan inovasi produk.
Boston Scientific melakukan inovasi proses dengan mengembangkan software Invention Machine’s Goldfire untuk memperbaiki standar prosedur
penelitian dan pengembangan.
1) Berdasarkan pernyataan didalam kasus, The New York Times memilih untuk menyebarkan inovasi dukungan kelompok mereka sebagai sebuah layanan di seluruh unit bisnisnya. Menurut Anda apakah pengertian tersebut? Keuntungan apakah yang didapat dari pemilihan pendekatan tersebut? Apakah ada kelemahannya juga?
The New York Times memilih penyebaran inovasi mereka melalui
dukungan kelompok untuk tujuan memberikan kesempatan kepada semua anggota kelompok agar dapat berperan aktif dan berkontribusi untuk mendukung penciptaan inovasi sehingga mereka dapat bekerja sama dengan satu kesamaan konsep-konsep yang sama untuk kemudian dikembangkan dan diterapkan di semua unit bisnis.
The New York Times akan menghadapi kerugian apabila tetap
menjalankan bisnisnya dengan model terdahulu. Oleh karena itu The New
York Times menerapkan dan mengembangkan inovasi baru terhadap
bisnisnya secara berkelanjutan di dalam bidang Teknologi Informasi (TI) dengan memeliki rules yakni mengembangkan sesuatu yang baru ke dalam satu platform, dengan mengindentifikasi kesempatan, konseptualisasi dan ide prototipe. Zimbalist (Vice President of R&D) beserta 12 staf ahlinya yang mahir dalam mobile atau dikenal dengan cloud computing dan data
miners mengembangkan data yang ada di situs mereka yang ditujukan
untuk mengembangkan wawasan terhadap apa yang pengunjung lakukan, seperti aplikasi BlackBerry untuk Boston.com dan situs yang lebih dalam
Untuk membangun suatu perangkat lunak, mereka tidak memerlukan investasi modal besar di muka dan memungkinkan untuk bereksperimen dengan titik berat terhadap pengembangan yang cepat. Mengurangi penggunaan kertas (paperless) salah satu tindakan efisiensi yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Sedangkan kerugian yang mungkin muncul adalah bagi pembaca yang masih tertinggal akan penggunaan teknologi informasi lambat laun akan semakin tersingkir, karena sudah terbiasa dan tidak merubah kebiasaan dalam memperoleh informasi melalui digital.
Keuntungan dari pemilihan penerapan dan pendekatan sistem tersebut, perusahaan dapat lebih fokus dalam meningkatkan pendapatan (revenue), meminimalkan biaya dan meningkatkan efisiensi melalui proses perbaikan (improvement) dan integrasi sistem TI otomatisasi. The
New York Times melibatkan banyak pihak internal dan eksternal untuk
mendapatkan inovasi yang beragam, dimana seluruh ide-ide ditampung sehingga kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) bisa terjaga dan dikembangkan dengan baik.
Sedangkan kelemahannya adalah dalam proses pengambilan keputusan akan memakan waktu lama dikarenakan semua anggota kelompok organisasi di semua unit bisnis akan memberikan pendapat, ide ataupun model konsep bervariasi yang akan menimbulkan berdebatan antara satu dengan yang lainnya. Keterbukaan New York Times dalam menjalin kerjasama dengan pihak lain membuka peluang untuk tersebarnya informasi penting perusahaan kepada pihak luar yang dapat merugikan New York Times. Kelemahan lainnya adalah untuk membangun sistem yang memadai tersebut dibutuhkan kesabaran dalam mengembangkan bisnis usahanya karena permasalahan yang kompleks harus dihadapi oleh pengusaha industri media informasi dan memastikan bahwa keuangan perusahaan selalu tersedia untuk pengembangan inovasi-inovasi baru.
2) Boston Scientific menghadapi tantangan untuk menyeimbangkan antara keterbukaan (openess) dan berbagi (sharing) dengan keamanan dan kebutuhan untuk membatasi akses informasi. Bagaimana teknologi dapat membantu perusahaan untuk mencapai dua tujuan tersebut dalam waktu yang sama? Perubahan budaya (cultural changes) apa yang dibutuhkan agar tujuan ini tercapai? Apakah perubahan budaya tersebut lebih penting dibanding tehnologi, dalam kaitannya dengan isu ini? Berikan beberapa contoh untuk mendukung jawaban ini?
Penerapan basis Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada perusahaan dapat mempermudah memberikan akses informasi antar satu sama lain perusahaan-perusahan dalam mencapai tujuan. Hal tersebut tentunya perlu dilakukan aturan batasan akses informasi perusahaan, untuk mengurangi dampak negatif yang akan terjadi dari keterbukaan informasi. Sehingga diperlukan sistem untuk membatasi akses informasi perusahaan dengan menggunakan Active Security. Agar dampak negatif tersebut dapat
diminimalkan maka diperlukan tata cara ataupun budaya yang dapat memonitor aktivitas siapa mengakses apa (dalam hal ini adalah untuk mendapatkan informasi apa?) dan melakukan perubahan izin dalam mengakses infomasi tersebut pada saat kondisi bisnis berubah. Budaya dalam pengawasan jauh lebih penting dibandingkan teknologi itu sendiri dikarenakan teknologi hanya sebagai alat bantu.
Boston Scientific telah merintis sebuah perangkat lunak active security yang bernama Machine’s Goldfire Software, yang bekerja untuk
mengantisipasi adanya pencurian data. Dengan software Goldfire membuat aliran kerja otomatis (Automated - Workflow) yang dapat menganalisa pasar dan memanfaatkan kekayaan intelektual perusahaan.
Software Goldfire mampu mengkombinasikan data internal perusahaan
dengan informasi yang bersumber dari publik. Sebelumnya, pengembang produk di Boston Scientific bekerja dengan software Silos yang aksesnya terbatas bila digunakan untuk bekerjasama dengan rekan kerja pada lini produksi yang berbeda. Informasi begitu tertutup sehingga bahkan jika ilmuwan menemukan sesuatu yang bermanfaat dari proyek sebelumnya, mereka tidak dapat mengaksesnya. Penggunaan data perusahaan oleh pihak luar dapat mendatangkan potensi bahaya dan resiko penyalahgunaan data oleh pihak ketiga. Perubahan budaya diperlukan salah satunya dengan cara mengubah etika penggunaan data perusahaan terutama bagi pihak luar dalam menghadapi resiko terjadinya pencurian data perusahaan.
Contohnya, perusahaan PT Pelapak menggunakan sistem Bussines
to Bussines (B2B), yang bekerja sama dengan PT Marketplace. Apabila
PT Marketplace ingin melihat data (penjualan, pembelian, tagihan, pengiriman barang, dll) yang telah dilakukan oleh PT Pelapak maka PT Marketplace dapat mengakses informasi di sistem B2B. Ketika PT Marketplace ingin masuk atau mengakses ke sistem B2B, maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah memasukkan username dan password yang diminta oleh sistem tersebut. Dengan penerapan sistem ini tentunya dapat mengurangi dampak negatif yang akan terjadi dari adanya keterbukaan akses informasi, sehingga jaminan kerahasiaan informasi antar perusahaan dapat tetap terjaga dengan baik.
3) Peta interaktif rental video yang dibangun oleh The New York Times dan Netflix secara grafik menampilkan film yang populer di kota-kota besar di Amerika Serikat. Bagaimana Netflix menggunakan informasi ini untuk meningkatkan bisnis mereka? Apakah perusahaan lain dapat mengambil manfaat dari data - data tersebut? Bagaimana? Berikan beberapa contoh?
Netflix menggunakan peta penyewaan video tersebut untuk
memberikan informasi kepada pelanggan tentang film-film yang saat ini paling digemari oleh masyarakat luas di negara-negara bagian dimana pelanggan itu berdomisili. Perusahaan-perusahaan lain tidak dapat mengambil keuntungan dari penerapan informasi tersebut karena peta tersebut hanya menunjukkan trend di antara pelanggan Netflix dan tidak mencerminkan trend film secara global.
Peta interaktif yang menunjukkan rental Netflix yang terkenal di 12 area kota besar US: New York, San Francisco / Bay Area, Boston, Chicago,
Washington, Los Angeles, Seattle, Minneapolis, Denver, Atlanta, Dallas,
dan Miami, telah memberikan kemudahan bagi para peminat penyewaan film, dimana kebiasaan sewa sekarang ada pada layar. Peta adalah
database grafis dari 100 top Netflix paling- menyewa film diletakkan di
atas peta. Dengan itu kita dapat mengeksplorasi secara grafis film Netflix berdasarkan tiga kriteria: film yang dibenci atau dicintai oleh kritikus, daftar abjad, dan paling disewa. Beberapa kecenderungan: film Netflix tahun 2009 yang paling popular adalah The Curious Case of Benjamin
Button, meskipun Slumdog Millionaire dan Twilight kedua dalam 10 besar. Milk, sebuah kisah aktivis San Fransisco Harvey Milk, sempat popular di San Francisco dan pusat kota lainnya, tapi tidak begitu banyak di
pinggiran kota selatan (seperti Dallas dan Atlanta). Mad Men, sebuah drama 1960 mengatur tentang eksekutif periklanan, pernah hot di bagian
Manhattan dan Brooklyn, tapi tidak di setiap kota besar lainnya. Ini hampir
tidak disebutkan di Denver dan Dallas, dan tidak sama sekali di Miami. Peta ini menunjukkan beberapa kecenderungan menarik: Big
Blockbuster tidak seperti yang populer di pusat kota (Wanted dan Transformers: Revenge of the Fallen, hampir membuat percikan di kota
pusat Manhattan dan San Francisco), meskipun hal ini bisa disebabkan fakta bahwa banyak orang melihat Blockbuster di bioskop. Last Chance
Harvey, sebuah komedi romantis yang dibintangi Dustin Hoffman dan Emma Thompson, pernah dinikmati dalam pinggiran kaya kota (seperti Scarsdale), tetapi tidak di kota pusat (seperti Manhattan). Film Tyler Perry (Tyler Perry Madea Goes to Jail dan Tyler Perry’s The Family That Preys)
sangat populer di lingkungan yang didominasi kulit hitam. Bagi perusahaan lain, hal ini sangat berguna, seperti penyaluran film-film original. Data yang diperoleh dapat membantu pendistribusian film ke daerah yang bayak peminatnya.
2. Buatlah Ringkasan atau review atas buku O’Brien dan Marakas chapter
9 tentang E-Commerce. Lakukan observasi pada situs-situs: www.amazon.com; www.1800flower.com (Berikanlah ulasan kritis atas
penerapan E-Commerce pada situs tersebut, pilih salah satu). Hal yang sama dapat anda lakukan pada salah satu situs www.bukalapak.com; www.lazada.co.id; www.tokopedia.com; www.traveloka.com; www.blibli.com.
Jadikanlah ulasan kritis anda ersebut sebagai lampiran dari ringkasan dan review atas chapter tentang E-Commerce tersebut.
Salah satu aktivitas manusia adalah berdagang (Bisnis). Dan perdagangan yang sangat populer saat ini dikenal dengan sebutan e-Business.
E-Business memiliki banyak pengertian, diantaranya adalah:
a. Praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama, seperti perancangan produk, bahan baku, manufaktur, penjualan dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi data yang telah terkomputerisasi.
b. Mengelola bisnis di internet yang terkait dengan penjualan, pembelian, pelayanan terhadap konsumen, dan kolaborasi dengan rekan bisnis. c. Aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan
proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi.
d. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan bisnis yang dijalankan pada internet, atau penggunaaan teknologi internet untuk meningkatkan produktivitas dan keutungan dari suatu bisnis.
e. Penggunaan teknologi internet untuk melakukan transformasi proses bisnis yang dilakukan.
f. Pendekatan yang aman, fleksibel, dan terintegrasi untuk memberikan nilai bisnis yang berbeda dengan mengkombinasikan sistem dan proses yang menjalankan operasi bisnis utama dengan pemanfaatan teknologi internet. Berdasarkan beberapa definisi E-Bisnis yang dikemukakan di atas, kita dapat menggabungkannya ke dalam suatu definisi e-business yang utuh dengan melihat kesamaan dari setiap definisi tersebut dan menggabungkannya menjadi definisi berikut: E-Bisnis adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh organisasi, individu, atau pihak - pihak terkait untuk menjalankan dan mengelola proses bisnis utama sehingga dapat memberikan keuntungan - dapat berupa berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimasi, efisiensi, atau/dan peningkatan produk vitas dan profit. Untuk dapat memahami sepenuhnya definisi dari e-business, kita dapat mengklasifikasikannya dari 4 sudut pandang, yaitu:
a. What: Menjelaskan aktivitas apa saja yang ada di dalam e-business, yaitu aktivitas relasi antara dua perusahaan, interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, maupun pertukaran informasi antar perusahaan dan perusahaan dengan pesaing bisnisnya.
b. Who: Menjelaskan siapa saja yang terlibat di dalam aktivitas e-business tersebut. Mereka adalah semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam suatu proses bisnis. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi entiti yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan e-business, yaitu:
Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government.
Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe e-Commerce B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumersnya). Atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah negara untuk permasalahan eksport dan import. Atau D-to-D yangmenghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone. Atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang - barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga.
c. Where: Menjelaskan dimana saja aktivitas bisnis dapat dilakukan. Dan penjelasannya adalah aktivitas e-business dapat dilakukan dimana pun dan kapan pun kita hendak melakukannya. Tidak ada batasan wilayah yang membatasi wilayah ataupun daerah aktivitasnya.
d. Why: Menjelaskan mengapa para praktisi bisnis diseluruh dunia sepakat mengimplementasikan e-business. Penerapan konsep e-business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yanga dapat dihemat (cost cuting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation) secara langsung maupun tidak langsung. Dengan mengimplementasikan e-business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-business. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan. Dan tidak jarang pula teradapat sebuah perusahaan berskala kecil (dilihat dari jumlah karyawannya) yang pendapatannya dapat melebihi perusahaan menengah maupun besar karena strategi efektif mereka dalam menerapkan e-business.
Perkembangan teknologi komunikasi dan computer, serta teknologi informasi menyebabkan terjadinya perubahan kultur kita sehari-hari. Dalam era yang disebut “information age” ini, media elektronik menjadi salah satu media andalan untuk melakukan komunikasi dan bisnis. E-commerce merupakan media elektronik yang dapat membantu para pelaku bisnis. Menurut James A. O'Brien (2008) e-commerce merupakan mengubah bentuk persaingan, kecepatan bertindak, dan perampingan interaksi, produk dan pembayaran dari pelanggan ke perusahaan lain dan dari perusahaan ke pemasok. E-commerce adalah penggunaan jaringan komunikasi dan komputer untuk melaksanakan proses bisnis (McLeod dan Shell, 2008).
E-commerce atau e-dagang atau perdagangan elektronik adalah konsep
umum yang melingkupi segala macam bentuk dari transaksi bisnis atau pelaksanaan pertukaran informasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (David Whiteley, 2000). Bentuk kategori aplikasi
e-commerce yang umumnya digunakan menurut McLeod dan Shell (2008),
David Whiteley (2000) ialah commerce business-to-consumer (B2C) dan
e-commerce business-to-business (B2B). Sedangkan pendapat James A.
O'Brien menambahkan satu kategori lain yakni e-commerce
consumer-to-consumer (C2C). Penambahan satu kategori lagi oleh O'Brien dikarenakan
adanya kemungkinan sebuah proses bisnis yang dilakukan antar konsumen.
E-commerce business-to-consumer menurut O'Brien, McLeod dan Shell,
serta Whiteley merupakan mekanisme pendekatan perusahaan kepada consumer, misalnya dengan menggunakan “electronic shopping mall” atau dengan membuat sebuah portal. Bentuk ini bersifat terbuka, dimana informasi disebarkan ke publik.
Perdagangan elektronis atau e-commerce adalah segala bentuk kegiatan pembelian dan penjualan, pemasaran produk, jasa, dan informasi yang dilakukan secara elektronis. Domain e-commerce adalah sebagai berikut:
a. Business to Business (B2B) menyatakan bentuk jual beli produk atau jasa yang melibatkan dua atau beberapa perusahaan dan dilakukan secara elektronis. Kebanyakan traksasi dilakukan secara langsung antara dua sistem, dan model seperti ini sudah banyak diterapkan. Adapun keuntungan dari Business to Business adalah:
a) Mempercepat transaksi antara penjual dan pembeli. b) Menurunkan biaya transaksi kedua belah pihak.
c) Menciptakan pasar baru tanpa dibatasi oleh wilayah geografis.
d) Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara penjual dan pembeli. b. Business to Constumer (B2C) adalah bentuk jual-beli produk yang
melibatkan perusahaan penjual dan konsumen akhir yang dilakukan secara elektronis. Business to Constumer banyak dimina oleh pemakai Internet karena pembelian produk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Selain itu umumnya harga produk lebih murah dan konsumen bisa membayar dengan kartu seperti Master Card dan Visa Card. Perusahaan- perusahaan terkenal yang melayani Business to Constumer antara lain adalah Dell
(www.dell.com), Cisco (www.cisco.com), dan Amazon (www.amazon.com).
c. Constumer to Constumer (C2C) yang biasa disebut Person To Person, menyatakan model perdagangan yang terjadi antara konsumen dengan konsumen yang dilakukan secara elektronis. Situs seperti eBay
(www.ebay.com) menyediakan sarana yang memungkinkan orang-orang
dapat menjual atau membeli barang di antara mereka sendiri.
d. Constumer to Business. Beberapa situs telah berinisialisasi untuk mendukung bisnis yang berbasiskan konsumen to pebisnis. Ini memungkinkan seseorang menjual sesuatu kepada perusahaan. Contoh,
Priceline.com
Terdapat sembilan komponen yang penting pada proses e-commerce. Berikut gambar proses e-commerce:
a. Access Control and Security
E-commerce harus menetapkan proses saling percaya dan memakai akses
yang aman, antara para pihak dalam transaksi e-commerce. Otentikasi pengguna, otorisasi akses dan menegakkan fitur keamanan yang harus lebih diutamakan.
b. Profiling and Personalizing
Mengumpulkan data tentang perilaku dan pilihan pelanggan. Membangun karakteristik profil dan preferensi pelanggan. Profil yang digunakan untuk mengenali pelanggan dan menyediakan pelanggan rekomendasi produk dan personalisasi iklan. Ini merupakan salah satu dari strategi pemasaran.
c. Search Management
Proses pencarian yang membantu pelanggan menemukan produk tertentu atau jasa yang mereka inginkan untuk mengevaluasi atau membeli.
d. Content and Catalog Management
Manajemen konten, perangkat lunak yang membantu perusahaan berkembang, dan juga membantu menghasilkan, memberikan, memperbarui arsip data, multimedia dan informasi di situs e-commerce. Manajemen catalog, perangkat lunak yang membantu menghasilkan dan mengelola konten. katalog pelanggan dan mass-customization swalayan produk, misalnya, konfigurasi manajemen.
e. Workflow Management
Perangkat lunak yang membantu karyawan secara elektronik berkolaborasi untuk menyelesaikan tugas-tugas kerja secara terstruktur. Memastikan transaksi tepat serta memastikan dokumen yang dikirim ke karyawan, pelanggan, atau pemasok.
f. Event Notification
Menanggapi peristiwa pelanggan yang mengakses situs web, yang melakukan pembayaran serta proses pengiriman barang. Event notifikasi
software memonitor proses e-commerce. Dalam hal ini mencatat semua
peristiwa yang relevan dan memberitahukan semua stakeholder yang terlibat.
g. Collaboration and Trading
Proses yang mendukung kolaborasi pengaturan vital dan layanan trading. Dibutuhkan oleh pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya. Meningkatkan layanan pelanggan dan membangun loyalitas pelanggan.
h. Electronic Payment Processes
Proses pembayaran web. Proses pembayaran kartu kredit. Proses pembayaran lainnya yang lebih kompleks. Transfer dana elektronik (TDE). Menangkap dan memproses transfer uang dan kredit antara bank, bisnis dan pelanggan mereka.
i. Securing Electronic Payment
Jaringan sniffers, perangkat lunak yang mengakui dan penyadapan format nomor kartu kredit.
Langkah-langkah keamanan untuk memerangi, mengenkripsi data antara pelanggan dan pedagang. Mengenkripsi otorisasi kartu kredit. Mengambil informasi sensitif secara offline.
Berikut merupakan faktor-faktor yang mensukseskan E-commerce:
a. Nilai dan Pilihan, pilihan produk yang menarik, harga yang kompetitif, kepuasan jaminan, dan dukungan pelanggan setelah penjualan.
b. Kinerja dan Pelayanan, cepat serta navigasi yang mudah, belanja, dan pembelian, dan pengiriman yang cepat dan pengiriman.
c. Tampilan dan Suasana, etalase Web yang menarik, belanja daerah situs Web, produk multimedia halaman katalog, dan fitur belanja.
d. Iklan dan Insentif, target halaman web iklan dan e-mail promosi, diskon, dan penawaran khusus, termasuk iklan di situs afiliasi.
e. Daya Tarik Personal, halaman Web pribadi, pribadi rekomendasi produk, web iklan dan pemberitahuan e-mail, dan dukungan interaktif untuk semua pelanggan.
f. Hubungan Komunitas, komunitas virtual dari pelanggan, pemasok, perusahaan perwakilan, dan lain-lain melalui newsgroup, chat room, dan link ke situs terkait.
g. Keamanan dan Keandalan, keamanan informasi pelanggan dan transaksi situs Web, informasi produk dapat dipercaya, dan pemenuhan pesanan diandalkan.
Adapun Web Storage Requirementnya agar bisnis e-commerce sukses:
Pokok - pokok dari proses e-Commerce adalah sebagai berikut: a. Pengendalian akses keamanan.
b. Manajemen Katalog. c. Kerja sama perdagangan. d. Manajemen isi.
e. Sistem pembayaran elektronik. f. Pemberitahuan kegiatan.
g. Pembuatan profil dan personalisasi. h. Manajemen pencarian.
bukalapak.com
Bukalapak online marketplace merupakan salah satu situs jual beli
online layaknya online marketplace lainnya. User pengguna disini yang
menjual barang dagangan adalah sesama pengunjung atau member, sehingga peran Bukalapak disini bukan yang menjual barang tetapi sesama antar pengunjung. Siapa saja boleh menjadi anggota Bukalapak untuk berjualan atau menjadi pembeli dimana semua layanan fasilitas ini diberikan secara gratis. Bukalapak hanya mengambil komisi dari sistem transaksi yang terjadi.
Bukalapak.com ini menerapkan model bisnis Cosumer to Consumer
dan untuk produknya hampir lengkap baik baru maupun bekas.
Bukalapak.com bekerja dengan banyak penjual atau pelapak, menggunakan
teknologi internet untuk memudahkan aksesnya. Bukalapak.com
menggunakan internet untuk menawarkan barang dari penjual kepada masyarakat, sebuah sistem yang tidak hanya menurunkan biaya operasional, tetapi juga meningkatkan kompetisi sesama pelapak dan mempercepat pemenuhan pesanan. Contoh penerapan e-marketplace di Indonesia yang memiliki stakeholders antara lain karyawan Bukalapak.com, lateral partners (bank penyedia jasa pembayaran dan maskapai pengiriman barang ke konsumen), serta pelapak dan pembeli (user dari Bukalapak.com).
Adapun panduan untuk prosedur pembeli di situs bukalapak.com adalah sebagai berikut:
a. Daftar akun atau login terlebih dahulu, Pembeli cari barang yang akan di beli dengan fitur search atau sesuai dengan kategori, dan juga bisa sorting item berdasarkan dari harga barang termurah, termahal, terpopuler, dan relevansi.
b. Klik beli pada barang yang akan di beli, pembeli dapat membeli lebih dari satu barang dari pelapak yang sama. Perhitungan hrga barang dan ongkos kirim akan disatukan dalam keranjang yang sama.
c. Isi form alamat pengiriman barang di shopping review.
d. Lakukan pembayaran, untuk pembayaran anda bisa melakukan pembayaran ke rekening buka lapak melalui BukaDompet, Mandiri
ClickPay, BCA KlikPay, CIMB Clicks, kartu Visa/MasterCard, transfer,
atau bisa melalui alfamart tapi kena cas Rp. 5000.
e. Berikan FeedBack kepada pelapak sebagai syarat bahwa transaksi selesai. Untuk panduan untuk prosedur pelapak adalah:
a. Daftar akun atau login terlebih dahulu, Pelapak bisa menentukan harga sesuai dengan keinginan sendiri, foto barang nya sebaik mungkin untuk menarik peminat.
b. Pelapak bisa mengelola dan memantau transaksi secara langsung di fitur transaksi. Setiap transaksi memiliki 5 (lima) status Menunggu, Dibayar, Dikirim, Diterima dan selesai.
c. Pelapak akan menerima e-mail, notifikasi dan sms dari setiap pembeli berhasil melakukan pembayaran. Anda dapat mengemas dan mengirimkan barangnya melalui kurir, dll.
d. Pelapak akan menerima uang pembayaran dan feedback. Usahakan mendapatkan feedback positif agar reputasimu sebagai pelapak semakin baik.
Berikut ini adalah beberapa jenis teknologi yang digunakan di
Bukalapak.com, yaitu:
a. Web. Di web bukalapak (bukalapak.com) terdapat beragam kegiatan seperti cara menjada pemesanan barang- barang tertentu, promosi terjadi khususnya pada saat hari-hari tertentu dengan pemberian potongan harga atau gratis ongkos kirim, cara pembayaran dengan berbagai bank, pemasaran dari produk - produk dari pelapak, dan rekruitmen untuk pelapak dan pembeli dengan membuat account terlebih dahulu.
b. SMS di bukalapak.com, dipakai untuk memberikan notifikasi kepada pelapak setiap ada pesanan.
c. E-mail digunakan untuk membuat akun pertama saat mendaftar, pengaduan, memberi masukan serta saran dan brosur distribusi.
d. Telepon digunakan untuk customer service.
e. Social Media (Facebook, twitter, instagram, aplikasi pada android).
Bukalapak.com menggunakan jejaring sosial untuk aktivitas promosinya dan konsultasi.
Adapun penerapan network yang digunakan pada bukalapak.com, yaitu: 1. Intranet. Jaringan intranet bukalapak.com digunakan oleh kantor
pusatnya di Plaza City View, Lt. 1-2, Jalan Kemang Timur No. 22, Pasar Minggu, Pejaten Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Penggunaan intranet bukalapak.com difokuskan pada fungsi website dan mobile
application maintenance.
2. Extranet. Jaringan extranet digunakan bagi para pengunjung untuk
log-in menjadi user dari bukalapak.com. Dimana para user memiliki
beberapa fasilitas untuk mengakses sebagian database Bukalapak.com. 3. Internet. Jaringan internet bisa diakses oleh siapa pun, baik pelapak,
pembeli, kompetitor atau pun orang yang ingin mengetahui informasi mengenai Bukalapak.com.
Adanya komunitas bukalapak.com agar antara pembeli dan pelapak dapat bernegosiasi, sharing, ataupun yang lainnya. Bukalapak.com mendapatkan dana dari akun - akun premium yang berbayar, jadi bukan dari iklan - iklan yang ada di web-nya.
Kelebihan dari Bukalapak.com adalah:
a. Bukalapak sudah memiliki brand awareness terkenal di masyarakat. b. Harga yang murah menjadi daya tarik pelanggan.
c. Pilihan banyak produk yang di sajikan bagi pelanggan Kekurangan dari Bukalapak.com adalah:
a. Bukalapak.com kurang mengontrol ketersedian barang pihak penjual. b. Bukalapak.com perlu meningkatkan fitur konfirmasi via telepon bagi
pembeli status pengembalian pembayaran atau deposit pembayaran yang di kembalikan ketika transaksi tidak berhasil antara penjual dan pembeli. 3. Jelaskan bagaimana pengembangan system informasi dengan
menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan! Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut!
Tingkat persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis/usaha, terutama di zaman yang semakin modern ini, dimana tentunya mendorong setiap perusahaan untuk lebih kreatif dan mampu mengelola bisnisnya secara lebih baik. Adapun tujuan dari pengelolaan ini adalah agar perusahaan mampu bersaing. Tentunya perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
Di dalam persaingan yang semakin ketat, informasi menjadi salah satu sumberdaya yang harus dikelola secara baik, sehingga dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan/organisasi. Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang bekerja secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna. Informasi yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid sehingga dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan keputusan yang tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Terdapat tiga alasan mendasar penerapan system informasi dalam sebuah perusahaan yaitu mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai, manajer dan top leader, dalam mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. Pentingnya peran system informasi dalam sebuah perusahaan/organisasi membuat setiap perusahan harus memiliki system informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan system informasinya sendiri, karena berbagai alasan.
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan
masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Berdasarkan penelitian mahasiswa Universitas Islam Indonesia; Fatur Wahid, 32 perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor di berbagai kota di Indonesia. Sebanyak 15,6% perusahaan tidak mempunyai bagian sistem informasi, sedang sisanya (84,4%) mempunyai departemen Sistem informasi. Dimana sebanyak 46,72% sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dikembangkan secara insourcing, 26,21% dengan outsourcing, sedang sisanya (27,07%) merupakan hasil kustomisasi sistem informasi yang ada di pasar.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) mulai mendapat perhatian pelaku bisnis sejak 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi karena SIM memanfaatkan sebuah metoda universal yang secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan yang timbul dari waktu ke waktu. Secara umum tahapan pengembangan informasi adalah: 1) Survei sistem / preliminary 2) Analisis Sistem 3) Desain Sistem 4) Pembuatan Sistem 5) Implementasi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem
Gambar. Information System Era
Pengembangan system informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui tiga metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing. Ketiga metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan. Begitu pula dengan alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya. Kelebihan dan kekurangan serta alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya adalah sebagai berikut.
1) Outsourcing
Menurut Beaumont dan Sohal, bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir - akhir ini. Sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar,
dab Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk
luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing yaitu:
a. IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi.
b. Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin. c. Struktur organisasi perusahaan.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) didalam bukunya, yaitu “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan Teknologi Informasi, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi Teknologi Informasi secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.
Outsourcing Teknologi Informasi juga dapat diterjemahkan sebagai
penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang Teknologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga Teknologi Informasi yang berkompeten dalam mengatasi kendala - kendala Teknologi Informasi maupun operasional kantor sehari-hari.
Outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga. Aplikasi Teknologi Informasi outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut:
a. Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance).
b. Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development
and implementation).
c. Data centre operations. d. End-user support. e. Help desk.
f. Dukungan teknis (Technical support). g. Perancangan dan desain jaringan. h. Network operations.
i. Systems analysis and design. j. Business analysis.
k. Systems and technical strategy
Penerapan metode outsoucing memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan Kekurangan 1. Biaya menjadi lebih murah karena
perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam
menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing.
4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. 2. Adanya perbedaan kompensasi
dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan
terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
Dari kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh outsoucing munculk berbagai pertimbangan kenapa suatu perusahan memilih metode ini. Outsourcing menurut Rahardjo (2006), bahwa sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core
business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki
oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dalam kebanyakan organisasi memilih metode outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya yang rendah (lower costs) dan layanan yang berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan
organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka.
Menurut Raharjo (2006), bahwa dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini disebabkan bahwa outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer. Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada
outsourcing layanan Teknologi Informasi, tetapi juga sudah merambah ke
bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.
Perusahaan/organisasi yang menggunakan metode outsourcing tentunya memiliki risiko Pengembangan Sistem Informasi. Pengelolaan
outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab ke pihak ketiga,
sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik melakukan
outsourcing. Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan sumber
daya ekstra untuk mengatasi gagalnya proyek outsourcing karena berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan perusahaan penyedia jasa
outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang sudah
dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula. Pada banyak kasus outsourcing bidang teknologi informasi, dapat diidentifikasi dua konsekuensi negatif utama dan empat skenario utama. Konsekuensi negatif tersebut adalah:
a) Eskalasi biaya mengacu pada semua pembengkakan biaya akibat pengerjaan operasi sistem informasi yang berjalan melebihi kontrak awalnya.
b) Penurunan kualitas layanan mengacu pada semua penurunan dalam tingkat layanan dibandingkan apa yang sudah disepakati pada kontrak.
Secara garis besar penggunaan penyedia outsourcing teknologi informasi akan mendatangkan efisiensi dan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, tetapi tanpa penanganan yang baik. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan diputuskan ketika memilih menggunakan outsourcing sebagai sebuah solusi di dalam hal-hal yang berhubungan dengan teknologi informasi yaitu:
a) Ketergantungan. Perusahaan harus memperhatikan fungsi dan tugas dari perusahaan penyedia outsourcing dengan lebih teliti karena perusahaan banyak tergantung dengan perusahaan penyedia
outsourcing dalam hal fungsi kerja teknologi informasi. Hal ini
menjadi masalah jika terjadi kesalahan prosedur kerja. Perusahaan selama ini menyerahkan sistem informasinya pada pihak luar sehingga perusahaan harus mengambil waktu yang lama untuk memperbaikinya atau segera mencari peyedia outsourcing lainnya yang lebih baik.
b) Peningkatan Biaya. Dari beberapa kasus yang terjadi, perusahaan hanya membuat kontrak untuk jangka waktu yang pendek. Banyak perusahaan terjebak dengan model kontrak sedemikian rupa sehingga untuk dua tahun pertama dari kontrak outsourcing, perusahaan hanya mengeluarkan biaya yang kecil tetapi setelah itu biaya akan meningkat sedemikian rupa. Beberapa penyebabnya adalah:
a. Perusahaan penyedia outsourcing biasanya tidak mencantumkan pendapatan tambahan dalam kontrak yang membolehkan tambahan biaya untuk peningkatan kapasitas diluar dari batas dasar yang telah ditentukan.
b. Perusahaan penyedia outsourcing mungkin mengabaikan biaya untuk peningkatan peralatan atau penambahan kapasitas komputer.
c. Jika pelayanan yang direncanakan berubah, biasanya perusahaan penyedia outsourcing akan menambahkan biaya pelayanan baru atau biaya peningkatan pelayanan. Biasanya perusahaan penyedia
outsourcing tidak mencantumkan ketentuan ini didalam kontrak
secara detail.
Untuk menghindari peningkatan biaya atau biaya tak terduga di dalam kontrak, kontrak harus menjabarkan semua pelanyanan dan aktifitas yang dilakukan dan selain itu kontrak harus menunjukkan sebuah ringkasan dari semua klausul kontak yang berhubungan dengan pembatasan kontraktor untuk menambah biaya untuk penambahan pelayanan. Dengan kata lain, kontrak harus berisikan bagian-bagian yang berhubungan dengan pembaharuan setelah dua tahun pertama dari kontrak. c) Kemampuan Mengatasi Situasi Darurat. Dalam keadaan darurat,
respon dari perusahaan penyedia outsourcing mungkin tidak secepat dari departemen atau tim internal yang tersedia di perusahaan. Biasanya kontraktor akan bekerja seefisien mungkin untuk meningkatkan keuntungan. Kadangkala perusahaan penyedia
outsourcing mengkombinasikan kerja dari para kliennya kedalam
satu fasilitas atau tim yang dapat beroperasi dengan sedikit peralatan dan staf. Kadangkala situasi ini akan menyebabkan perusahaan penyedia outsourcing tidak dapat mengantisipasi keadaan - keadaan darurat yang tidak terduga karena keterbatasan staf dan peralatan. Sebagai solusi, perusahaan harus memastikan bahwa kontrak yang dilakukan sepenuhnya untuk kegiatan perusahaan tersebut. Perusahaan penyedia outsourcing tidak boleh menyatukan aktifitas yang dikerjakan dengan proyek lainnya.
d) Pemulihan Dari Situasi Berbahaya. Pemulihan dari situasi bahaya dan permulaan outsourcing mungkin dibuat lebih susah oleh perusahaan penyedia outsourcing untuk menyeimbangkan kebutuhan klien dan perkiraan mereka akan keuntungan. Untuk memastikan permulaan outsourcing dapat berjalan dengan baik, kita harus memastikan bahwa perusahaan penyedia outsourcing mempunyai kesanggupan untuk melaksanaan outsourcing tersebut dan proyek itu telah dicoba beberapa kali dalam masing-masing tahun dalam bentuk simulasi atau prototype. Hal ini adalah satu cara untuk memastikan bahwa situasi yang berbahaya pada kontraktor tidak memberikan dampak yang berbahaya juga terhadap perusahaan kelak. Misalnya, ketika ditengah jalan ternyata kontraktor tidak dapat melanjutkan proyek tersebut, jika hal ini terjadi selain akan menghabiskan waktu dan uang bagi perusahaan, kadangkala malah akan memberikan dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan aktifitas bisnis perusahaan.
e) Keamanan Informasi. Penggunaan outsourcing pada aplikasi teknologi informasi kadangkala dapat menyebabkan kurangnya kontrol dari fungsi kritis organisasi. Sejak perusahaan penyedia
outsourcing dapat mengontrol operasi teknologi informasi
perusahaan, perusahaan penyedia outsourcing dapat memiliki akses dari strategi informasi perusahaan. Kadangkala perusahaan dalam kontraknya menemukan bahwa data mereka dan beberapa hal-hal penting, tidak dapat diserahkan kepada kontraktor. Kontrak harus menjelaskan secara jelas tentang kepemilikan data, prosedur dan program yang perusahaan gunakan yang berhubungan dengan kontrak ini. Perusahaan harus memastikan didalam klausul kontrak yang menjelaskan tentang hal ini. Karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa backup dari data dan program disediakan dalam satu tempat pada fasilitas perusahaan. Kontrak juga harus menjelaskan tentang batasan - batasan kerahasiaan informasi yang perusahaan berikan ke kontraktor. Kerusakan atau penggunaan secara illegal oleh kontraktor dan akibat serta penyelesaiannya harus dijelaskan dengan rinci dalam kontrak.
f) Perubahan Teknologi. Penyedia outsourcing biasanya tidak akan berhenti untuk mengadopsi teknologi baru, jika hal itu akan berdampak terhadap peningkatan keuntungan mereka, tetapi kadangkala kontraktor mungkin enggan untuk mengadopsi teknologi baru jika itu tidak meningkatkan profit bagi mereka, salah satu alasan lain, jika kontraktor tidak memiliki keahlian yang memadai akan teknologi tersebut. Jika perusahaan mempunyai komitmen untuk mengikuti perkembangan teknologi, perusahaan harus berhati-hati memasukkan hal ini kedalam kontrak. Karena penggunaan teknologi baru kemungkinan besar akan meningkatkan biaya di dalam pelaksanaannya. Satu hal yang patut perusahaan perhatikan, hendaknya perusahaan dapat mengerti dengan jelas, apakah teknologi tersebut sangat mendukung bagi aktifitas perusahaan atau hanya sekedar produk baru yang dikeluarkan oleh
produsen tanpa mempunyai kelebihan yang berarti dibanding produk sebelumnya. Salah satu fungsi tim internal perusahaan adalah memantau aktifitas tersebut diatas.
g) Manajemen Pelaksanaan. Walaupun mustahil untuk mengharapkan semua kemungkinan situasi yang mungkin timbul di dalam sebuah kerjasama outsourcing, intisari dari sebuah kontrak
outsourcing harus jelas dan detail. Oleh karena itu, kontrak antara
perusahaan dan kontraktor harus secara tepat menjelaskan sebanyak-banyaknya kemungkinan, baik kemungkinan pelaksanaan secara umum, kemungkinan - kemungkinan khusus yang bakal terjadi dan bagaimana itu akan diselesaikan dan dipertimbangkan. Oleh karena itu, manajemen pelaksanaan dari outsourcing haruslah seefisien dan seefektif mungkin. Kontrak tidak hanya memuat garis besar pelaksanaan tetapi mencantumkan secara detail seluruh aspek aktifitas yang akan dilakukan.
Adapun masalah Umum yang terjadi dalam penggunaan metode
outsourcing, yaitu:
a. Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan partner outsourcing. b. Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk
melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum.
c. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah demonstrasi buruh yang menuntu hak-haknya. Hal ini menjadi salah satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di Indonesia.
d. Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak.
2) Insourcing
Menurut Zilmahram (2009), Insourcing adalah mengoptimalkan sumberdaya (karyawan) di dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut, artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji. Selain itu, Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Pengertian lain dari Insourcing adalah suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu, dalam kaitannya dengan Teknologi Informasi, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis Teknologi Informasi) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Penerapan metode insoucing memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan Kekurangan
1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Mudah untuk melakukan modifikasi
dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 5. Adanya insentif tambahan bagi
karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
6. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
7. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. 10. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh
pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. 11. Cocok untuk pengembangan sistem
dan proyek yang kompleks.
12. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
13. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar.
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Membutuhkan waktu untuk
pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
3. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 7. Perlu waktu yang lama untuk
mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol.
8. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa. 9. Batasan biaya dan waktu yang
tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
10. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
Perusahaan/organisasi biasanya memilih metode insourcing antara lain untuk mengurangi/mengefisiensikan biaya tenaga kerja dan pajak. Akan tetapi bagi perusahaan/organisasi yang tidak puas dengan metode outsourcing akan memilih metode insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan metode insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya.
3) CO-SOURCING
Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi
yang melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu. Pemilihan metode co-sourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan Sumber Daya Manusia internal baik kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut secara efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan Teknologi Informasi dengan co-sourcing yaitu:
a) Perusahaan dan penyedia jasa Teknologi Informasi berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa Teknologi Informasi dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain.
b) Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien.
Penerapan metode co-soucing memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan Kekurangan
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan Sumber Daya Manusia yang menguasai teknologi informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
5. Adanya demotivasi dari karyawan
ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
Ada beberapa alasan yang mendasari pemilihan metode co-sourcing oleh perusahaan, yaitu:
a. Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi.
b. Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi. c. Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan
partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
d. Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan.
e. Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat.
f. Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya.
g. Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan.
h. Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik. Dalam pembangunan system informasi ada beberapa metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat berupa pendekatan
insourcing, co-sourcing, dan outsorcing. Di dalam Setiap metode
pengembangan dan pengelolaan informasi baik insourcing, co-sourcing dan outsorcing, masing – masing memiliki keunggulan dan kelemahan, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan usaha kecil dan menengah. Penggunaan sistem insourcing dapat menambah biaya pengeluaran pada perusahaan dan juga memerlukan waktu yang cukup lama untuk memodifikasi sistem informasi dalam perusahaan. Namun demikian, penggunaan sistem informasi insourcing pada perusahaan dapat meningkatkan kualitas sumberdaya manusia, dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi
perusahaan. Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko -resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya -biaya yang tersembunyi (hidden cost). Adapun Resiko - resiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata - mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan.
Beberapa faktor menentukan dalam pemilihan metode pengembangan antara lain faktor ketersediaan paket, sumberdaya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian. Dalam sistem teknologi informasi (STI) ada beberapa ketersedian paket seperti aplikasi akuntansi, operasi-operasi pokok perbankan dan lainnya. Namun dalam beberapa aplikasi khusus dan unik, biasanya tidak tersedia paketnya seperti DSS (Decision Support System) untuk permasalahan unik dan kompleks, sehingga harus dikembangkan sendiri. Jika paket tidak tersedia biasanya jatuh pada prioritas kedua berupa outsourcing. Kemampuan sumber daya dari departemen sistem teknologi informasi, tersedia dengan baik seperti; adanya analis dan pemrogram yang berkualitas membuat perusahaan dapat membuat sendiri, kalau tidak memadai dapat memilih
outsourcing.
Jika keputusan pengembangan secara internal (insourcing), biasanya yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan STI oleh pemakai sistem (End User Development/EUD) atau End User Computing (EUC). Faktor penentu pengembangan STI tergantung pada dampak STI tersebut, jika dampaknya sempit yaitu hanya individu pemakai sistem dan pengembang sistem, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan dengan EUC akan berbahaya, karena bila terjadi kesalahan dampaknya berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas. Pada pengunaan metode EUC biasanya mengunakan prototyping, dimana dengan metode ini pemakai STI tidak menungu terlalu lama, karena metode protoyping digunakan dengan segera dalam pengoperasian sehingga permasalahan dapat segera diselesaikan lewat metode ini, dimana pengambilan keputusan tidak lambat karena jadwal pemakaian bersifat segera. Jika jadwal pengembangan STI longar dan pengembangannya mempunyai cukup banyak waktu untuk menciptakan sistem secara utuh dapat mengunakan SDLC sebagai motode yang tepat.
Gambar. Pemilihan Metode-Metode Pengembangan STI Untuk membangun suatu sistem informasi melalui proses penyusunan sistem, proses yang dimulai dari konsep sistem sampai dengan operasi sistem guna menganalisa fenomena disebut SDLC (System
Development Life Cycle) atau siklus hidup pengembangan sistem. Dengan
meningkatnya kebutuhan dan permasalahan bisnis, mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan organisasi dan sistem informasi. SDLC merupakan metodelogi paling lama dalam pengembangan sistem, dengan mengunakan SDLC akan memakan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk melakukan tahapan pengembangan sistem. Beberapa permasalahan dapat dipecahkan melalui pengembangan sistem melalui
prototyping dan paket sofware aplikasi.
Menurut O’brein (1990) SDLC terdiri dari lima tahap: 1). Investigasi sistem 2) Analisis sistem 3) Rancang Bangun 4) Implementasi sistem 5) Perawatan sistem. Diatambahkan bahwa metode prototyping merupakan pengembangan sistem yang cepat dan interaktif baik untuk aplikasi yang besar maupun kecil. Metode ini dapat diperlihatkan dan didemonstrasikan kepada penguna untuk dievaluasi. Dengan demikian penguna dapat menentukan kebutuhan - kebutuhan informasi yang lebih baik. Karena dengan adanya masukan dari penguna sehingga dapat dilakukan evaluasi dan validasi model kerja (prototype) sistem untuk disempurnakan dan menghasilkan prototipe yang lebih baik karena telah disempurnakan.
Dua jenis prototyping yaitu: 1) Discovery Prototyping; yaitu pembangunan didasarkan oleh analisa kebutuhan dengan analisis saja, penguna baru terlibat setelah prototipe telah dibentuk 2) Refinery
prototyping, dimana sejak awal pembuatan penguna dilibatkan sehingga
dihasilkan suatu sistem yang lebih handal karena berpartisipasi dalam pengembangan sistem. Menurut Abutaman (1996), bahwa terdapat beberapa alasan pengembangan sistem metode prototipe lebih banyak digunakan, karena 1) Kebutuhan sistem dapat dirumuskan bersama-sama antara analis dengan pengguna 2) pengembangan jauh lebih cepat dan sesuai dengan kebutuhan penguna.
4. Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas
tidaknya suatu software. Jelaskan Urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi suatu system informasi di organisasi?
Software quality merupakan pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional
dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun. Aspek
maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi dan
modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun. Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini. Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal. Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :
1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations).
2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision). 3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru
(Product Transition).
Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam
Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam
menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.
Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance). System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki. Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel di bawah ini:
Tabel. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126
Karakteristik Sub karakteristik
Functionality :
Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya. Suitability, accuracy, interoperability, security Reliability :
Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.
Maturity, Fault tolerance, Recoverability Usability :
Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.
Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness Efficiency :
Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.
Time behaviour, Resource Utilization Maintainability :
Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan)
Analyzability, Changeability, Stability, Testability Portability :
Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.
Adaptability, Installability
Karakteristik maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain, yaitu
analyzability, changeability, stability dan testability. Dimana analysability
merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan, sedangkan
changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan
dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software. Di sisi lain pengertian stability, adalah tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.
Ada 3 (tiga) alasan penting terhadap pemeliharaan sistem (system
maintenance), yaitu:
a. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors). Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.
b. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism). Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas
maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan
periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system
maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance
