2.1. Knowledge management
Knowledge adalah sebuah proses mentranslasi informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu menjadi hubungan/relasi yang berarti yang dapat dimengerti dan diaplikasikan oleh seorang individu. Knowledge management adalah sebuah proses untuk mengidentifikasi, menangkap, dan menyebarkan aset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang perusahaan (Debowski, 2006, p16).
Menurut Davenport & Prusak dalam (Kettinger, W. J., & Li, Y., 2010). Data mengacu padafakta-fakta tentangbenda atauperistiwa,informasi data yang diproses ataupesanyang membuat perbedaanataumemberikan informasi,dan pengetahuan adalah kesatuan pengalaman yang digunakan untuk mengevaluasiatau menggabungkanpengalaman baru. Informasi harus melewati beberapa proses transformasi sebelum menjadi Knowledge, yaitu:
• Comparison, membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi lain yang sudah pernah diketahui;
• Consequences, menemukan dampak/akibat dari informasi yang bermanfaat dalam tahap pengambilan keputusan dan tindakan;
• Connections, menemukan hubungan-hubungan antara bagian-bagian informasi dengan hal-hal lainnya;
• Conversations, menyatakan pandangan dan pendapat serta tindakan kepada orang lain berkaitan dengan informasi tersebut.
2.2. Proses konversi knowledge
Tacit
From
Explicit
Gambar 2.1 Tacit Knowledge To Explicit Knowledge
Menurut Nonaka and Takeuchi dalam (Dalkir Kimiz, 2005, p.53-56) menjelaskan hubungan tacit knowledge dan explicit knowledge melalui empat jenis proses konversi (SECI Model), yaitu
• Sosialisasi, merupakan proses penciptaan tacit knowledgedari tacit knowledge yang sebelumnya telah ada melalui interaksi tatap muka, berbagi pengalaman, brainstorming dan mentoring
• Eksternalisasi, merupakan proses konversi tacit knowledgemenjadi explicit knowledgemelalui proses diskusi, refleksi, dan dokumentasi;
• Kombinasi, merupakan proses penyempurnaan explicit knowledge menjadi explicit knowledge baru secara sistematis berdasarkan explicit knowledgeyang telah ada dan informasi yang berkaitan. Tidak ada pengetahuan baru yang diciptakan pada tahap ini. Tahap ini lebih kepada
Socialization Externalization
Internalization Combination
Knowledge
meningkatkan pengetahuan yang dimiliki menjadi sintesis atau review report, ringkasan analisis atau database baru.
• Internalisasi, merupakan proses pembelajaran terhadap knowledgeyang telah terdokumentasi oleh anggota organisasi dan diaplikasikan dengan pengalaman sendiri sehingga menghasilkan tacit knowledge. Internalisasi dihubungkan dengan “learning by doing”
2.3. People, Process, Technology
Gambar 2.2 People, Process, Technology 2.3.1. People
Menurut Debowski (2006, p. 47), people adalah orang yang memiliki knowledge, mengelola sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategic knowledge untuk keseluruhan perusahaan. Budaya sharingmendorong penyebaran knowledge dapat dibangun melalui
hubungan knowledge efektif, networks, CoPs dan strategi komunitas sosial lainnya
2.3.2. Process
Menurut Debowski (2006, p. 47), process merupakan pengaturan dan penyelarasan dari strategi, prinsip, proses, practice untuk memastikan bahwa knowledge management berjalan dengan baik ketika diimplementasikan.
2.3.3. Technology
Menurut Debowski(2006,p. 258), technology merupakan peran pendukung yang penting dalam knowledge management, dimana dibutuhkan user yang kompeten dan confident ketika menggunakannya.
Implementasi knowledge management system memerlukan berbagai tools cukup beragam yang ikut terlibat dalam sepanjang siklus knowledge management teknologi digunakan untuk memfasilitasi terutama komunikasi, kolaborasi, dan kontenmanajemen untuk knowledgecapture, sharing, dissemination, and application.(Dalkir Kimiz, 2005, p.219)
Gambar 2.3Komponen teknologi dalam sebuah Integrated KM Cycle 2.4. The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI)
The Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) ditemukan oleh Kim Cameron dan Robert Quinn dalam adalah metode penelitian yang divalidasi untuk menganalisa budaya organisasi. Sejumlah studi empiris telah membangun reliabilitas dan validitas dari OCAI seperti Ralston et.Al., 2006. OCAI adalah kuesioner yang memiliki enam kategori di mana responden akan mendistribusikan 100 poin untuk empat sub-item yang masing-masing mewakili empat competing values cultures, di manajenis tipe A menunjukkan clan culture, tipe B menunjukkan gaya adhocracy culture, tipe C menunjukkan market culture sedangkan tipe gaya D menunjukkan hierarchy culture. (Muya, J. N., & Wesonga, J. N., 2012). A. Clan Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang ramah. Orang memiliki banyak kesamaan, dan itu mirip dengan keluarga besar. Para
pemimpin atau eksekutif dianggap sebagai mentor atau bahkan mungkin sebagai tokoh ayah. Organisasi ini disatukan oleh loyalitas atau tradisi. Ada keterlibatan yang besar. Organisasi ini menekankan pembangunan jangka panjang sumber daya manusia dan ikatan antar rekan didasari oleh moral. Sukses didefinisikan dalam kerangka memenuhi kebutuhan klien dan perduli terhadap orang lain. Organisasi ini mempromosikan kerja sama tim, partisipasi, dan konsensus.
B. Adhocracy Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja yang dinamis dan kreatif. Karyawan berani mengambil risiko. Para pemimpin dipandang sebagai inovator dan pengambil risiko. Percobaan dan inovasi adalah bahan ikatan dalam organisasi. Tujuan jangka panjang organisasi adalah untuk tumbuh dan menciptakan sumber daya baru. Ketersediaan produk baru atau jasa dipandang sebagai keberhasilan. Organisasi ini mempromosikan inisiatif individu dan kebebasan.
C. Market Culture
Merupakan organisasiberbasis hasilyangmenekankan pada penyelesaian pekerjaan danhasil dari sesuatu yang dilakukan. Orang-orang kompetitif dan terfokus pada tujuan. Pemimpin dalam organisasi memiliki harapan yang tinggi. Menekankan pada kemenangan reputasi dan sukses. Fokus jangka panjang pada kegiatan pesaing dan pencapaian tujuan, harga yang kompetitif dan kepemimpinan pasar adalah penting. Gaya organisasi ini didasarkan pada persaingan.
D. Hierarchy Culture
Merupakan organisasi dengan lingkungan kerja formal dan terstruktur. Prosedur memutuskan apa yang dilakukan orang. Pemimpin berbasis efisiensi koordinasi dan organisasi. Menjaga fungsi organisasi dengan aturan formal dan kebijakan sangat penting untuk keberlangsungan organisasi ini. Tujuan jangka panjang adalah stabilitas dan hasil, yang digabungkan dengan pelaksanaan yang efisien dan kelancaran tugas. Pengelolaan personil harus menjamin pekerjaan dan prediktabilitas.
Tabel 2.1 Enam aspek kunci budaya organisasi
2.5. Core knowledge Analysis
Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau operasional yang
menyumbangkan hasil yang besar kepada proses dan hasil yang dilakukan oleh suatu organisasi.
Gambar 2.4 Developing core knowledge framework (Debowski, 2006, p.171-185)
2.5.1. Phase 1 Clarify core knowledge scope
1. Identify core business and its knowledge requirements
Setiap organisasi mempunyai ciri khas yang unik, beragam faktor dapat mempengaruhi bagaimana organisasi itu beroperasi. Langkah pertama yang paling penting dilakukan adalah untuk mengenal organisasi kita secara utuh, berikut ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat membantu mengenal core business, yaitu :
a. Apa saja aktifitas-aktifitas yang utama yang dilakukan oleh organisasi? b. Arahan dari organisasi untuk masa depan dan prioritas-prioritas yang
diambil oleh organisasi tersebut?
c. Apa saja pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi-fungsi dari organisasi atau prioritas-prioritas yang telah ditetapkan? d. Apakah ada unsur-unsur pengetahuan lain yang unik atau special yang
2. Define the knowledge domain
Tahap berikutnya setelah mendefenisikan dari core knowledge adalah melakukan investigasi tentang area-area pengetahuan apa saja secara spesifik yang perlu ditumbuhkan di lingkungan organisasi. Knowledge domain mungkin mempunyai 2 level :
a. Pengetahuan yang harus dimiliki oleh seluruh anggota dibagikan dan digunakan sebagai pemenuhan utama penyelesaian pekerjaan.
b. Pengetahuan yang bersifat strategis yang dikembangkan terus-menerus.
Informasi dari knowledge domain dapat disimpulkan dari deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan, proyek, dan rencana-rencana unit kerja, performance indicator, dll
3. Review knowledge capabilities
Pengembangan Knowledge management dipengaruhi oleh kemampuan dan kebutuhan dari karyawan. Untuk membuat system knowledge management yang efektif maka harus di teliti apakah pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan dan pengetahuan apa yang karyawan harus ketahui. Pertanyaan utama yang biasanya ditanyakan pada tahapan ini adalah :
a. Apa yang benar-benar diketahui oleh karyawan kita? b. Apa yang seharusnya mereka ketahui?
c. Bagaimana mereka dapat mendapatkan pengetahuan ini? 2.5.2. Phase 2 Define core knowledge parameter
4. Defining core knowledge
Core knowledge adalah pengetahuan yang bersifat strategis atau operasional yang berkontribusi besar terhadap proses dan hasil yang terjadi di organisasi.
Penulisan core knowledgeke dalam bentuk yang explicit akan mendorong pengembangan dari core knowledgedan pengintegrasian ke dalam struktur proses dan aktifitas pengetahuan yang sedang berjalan.
Kategori dari core knowledgedibagi menjadi 3 level :
Basic core knowledge
Adalah pengetahuan yang utama yang dihasilkan, dibagikan dan diakses ataupun dikelola oleh seluruh karyawan. Basic core knowledge adalah dasar bagi pengetahuan yang dibutuhkan pada saat ini.contoh dari knowledge objects disini adalah pelanggan, pangsa pasar, dll. Strategic core knowledge
Adalah pengetahuan yang penting bagi pencapaian hasil dari organisasi, pengetahuan ini berkembang secara pesat dan mungkin tidak dapat diakses oleh seluruh anggota pada organisasi. Contoh knowledge objects adalah ide-ide dari pihak manajemen, akses kepada arahan dari para ahli, dll.
Developmental core knowledge
Berhubungan dengan pengetahuan yang secara potensial akan bermanfaat bagi organisasi, tetapi masih dipelajari dan di teliti manfaatnya.
5. Develop the core knowledge policy
Organisasi perlu menyampaikan defenisi core knowledgeyang disetujui dan yang diharapkan kepada seluruh anggota dari organisasi. Pengembangan knowledge policy adalah salah satu cara untuk mendukung proses Knowledge management dalam organisasi. Dalam penerapannya core knowledge policy harus bersifat stabil, dengan kata lain tanpa banyak adanya perubahan-perubahan yang besar dan diterapkan secara konsisten untuk jangka waktu yang lama.
Dilema yang harus dijawab dalam penerapan core knowledgeadalah : a. Apa dan bagaimana dan kapan pekerja akan membagikan core
knowledgemereka ?
b. Siapa yang bertanggung jawab dalam menjalankan policy ini?
c. Bagaimana policy ini di integrasikan kedalam proses dan sistem pada organisasi?
d. Kerahasiaan dan nilai kompetitif dari core knowledge? 2.5.3. Phase 3Develop the core knowledge structure 6. Map Core knowledge
Menjelaskan tentang kategori pada core knowledge dan area-area yang dianggap penting oleh organisasi. Peta dari core knowledge dapat berupa relational knowledge map yang berupa pengkategorian pengetahuan berdasarkan topik dari subjek atau operational knowledge map yang mendokumentasikan aktifitas-aktifitas fungsional dari suatu organisasi.
7. Build the knowledge repository
Knowledge repository adalah unsur yang penting dalam strategi knowledge management, repository dapat berisi tentang sumber daya utama yang terdapat dalam organisasi. Dalam penyusunan isi dari sumber daya, pengelolaan repository dapat dibagi menjadi 2 :
a. Structured repository management strategies, adalah metode untuk mengorganisasikan core knowledgepada penyusunan yang umun dan terstruktur dengan rapi dengan judul dan penjelasan dari isi.
b. Unstructured repository management strategies, memungkinkan pengelolaan core knowledgelebih kearah pengaturan yang lebih individual/ sesuai dengan keinginan pengguna
Prinsip utama dari design core repository
a. Repository harus dapat mengatur bentuk dan isi dari pengetahuan yang direkam.
b. Level dari control ditentukan oleh organisasi
c. System harus memberikan kemudahan dalam pengaksesan informasi
Budaya organisasi menjelaskan tentang cara pandang secara kolektif mengenai kepercayaan, nilai-nilai yang dianut oleh karyawan pada tempat kerja. Karyawan belajar mengenai budaya organisasi pada hari pertama mereka bekerja di tempat barunya.
2.6. SWOT Analysis
SWOT Analysis adalah teknik yang digunakan untuk mengevaluasi eksternal threads dan opportunities perusahaan dan internal strength dan weakness dari perusahaan. Perusahaan harusmelakukananalisis SWOT berbasis pengetahuan dan memetakan pengetahuan terhadapsumber daya dan kemampuanperusahaan. Peluangdan ancamanstrategissebagai tahapan untuk lebihmemahamiperusahaan dalam mendapatkan keuntungandan mengurangi kelemahan.Perusahaan dapat menggunakanpeta ini untukmembimbingstrategisKMmerekasehinggameningkatkankeuntunganp engetahuan danmengurangikelemahanpengetahuan mereka. (Lin, C., Liu, A. C., Hsu, M., & Wu, J., 2008).
• Kekuatan
Adalah kelebihan - kelebihan sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Seperti keahlian dan keterampilan sumber daya manusia, lokasi perusahaan, atau keunggulan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan.
• Kelemahan
Adalah keterbatasan atau kekurangan satu atau lebih sumber daya atau kompetensi dibandingkan dengan pesaing yang dapat mengurangi performa dari suatu perusahaan.
• Peluang
Adalah kondisi yang baik dimana perusahaan dapat menemukan atau menciptakan suatu keunggulan yang lain dari pesaing, seperti perubahan
situasi persaingan, identifikasi segmen pasar yang sebelumnya terabaikan, perubahan teknologi, serta membaiknya hubungan dengan pihak luar dapat memberikan peluang bagi pihak perusahaan.
• Hambatan
Adalah kondisi yang tidak diinginkan atau kurang baik yang dialami oleh suatu perusahaan. Munculnya pesaing baru, kehilangan pelanggan, kehilangan pangsa pasar, regulasi yang diberlakukan dapat merupakan suatu ancaman bagi perusahaan.
Menurut (Carlsen, J., & Andersson, T. D., 2011) Tujuan akhir dari strategic SWOT analysis adalah:
• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi untuk mengkonversi kelemahan menjadi kekuatan
• Mengembangkan dan mengimplementasikan strategi untuk mengeksploitasi kesempatan
• Menyiapkan strategi untuk merespond ancaman terhadap organisasi 2.7. Zackman Framework
Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategi knowledge dan strategi organisasi.
Gambar 2.5Gap analysis Zack framework
Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack (1999), yang membandingkan poin-poin tentang pengetahuan yang dimiliki organisasi terhadap poin-poin tentang apa yang dikerjakan oleh organisasi. Baik pengetahuan maupun apa yang dikerjakan, masing-masing dibagi lagi ke dalam dua kutub, yaitu apa yang telah diketahui atau telah dikerjakan dan apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin yang telah terpisahkan tadi, dapat dianalisa gap yang terjadi baik pada pengetahuan dan pada apa yang dilakukan (Ying-Jung Yeh, Sun-Quae Lai, & Chin-Tsang, H., 2006)
2.8. Knowledge Goals
Menurut Probst dalam (Wu, K., 2011) mengusulkan 3 level knowledge goals:
1. Normative Knowledge Goals, berhubungan dengan visi umum dari kebijakan organisasi dan semua aspek dari budaya organisasi
2. Strategic Knowledge Goals, serangkaian program jangka panjang yang membantu realisasi visi
3. Operational Knowledge Goals, membantu untuk memastikan bahwa program tujuan strategic dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari perusahaan.
Idealnya, tiga level knowledgegoals diatas melengkapi satu sama lain dan seharusnya berkontribusi untuk merealisasikan tujuan organisasi.
2.9. Knowledge Solutions
Pada tahap ini akan diberikan usulan untuk pengembangan knowledge management meliputi people, process and technology berdasarkan analisa yang didapat pada tahapan sebelumnya
2.10. Grand Design Knowledge management system
Pada tahapan grand design knowledge management systempeneliti mengambiltahapan 5-7 dari 10-Step KM Road Map Oleh Amrit Tiwana(2002).(
Harry K.H. Chow, K.L. Choy and W.B. Lee, 2007)
2.10.1. Design The Knowledge management Team
Pada tahap ini anggota tim KM harus ambil dari berbagai area fungsional dan departemen yang berbeda dari perusahaan Tujuan dari langkah merancang tim knowledge management adalah mengidentifikasi stakeholder, menentukan sumber untuk bidang tertentu (expert), memilih project leader yang berpengalaman, mengidentifikasi keterlibatan antara end-user dengan manajemen, dan menyeimbangkan tim manajemen dengan teknologi.
Merancang KMS secara keseluruhan baik hardware, software, jaringan dan design dari database
‐ Hardware: kebutuhan komputer untuk web server, application server dan database server
‐ Software: Platform yang digunakan untuk men develop knowledge management system
‐ Jaringan yang digunakan: WAN(Wide Area Network), LAN(Local Area Network), MAN(Metropolitan Area Network)
‐ DesignDatabase : Tabel-tabel database yang digunakan untuk knowledge management system
2.10.3. Develop The Knowledge management system 2.10.3.1. knowledge managementsystem architecture
Gambar 2.6Seven Layer Knowledge management system - Interfacelayer
Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan sistem manajemen pengetahuan yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali dan berbagi pengetahuan.
- Accessandauthenticationlayer
Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna siapa yang mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk mencegah pengakses yang tidak sah dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut.
- Collaborativefilteringandintelligencelayer
Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks dan sebagainya.
- Applicationlayer
Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, yellowpages, sarana berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video, whiteboarddigital, electronicforum dan sebagainya.
- Transportlayer
Lapisan ini memuat teknologi seperti webserver, emailserver, pendukung untuk alur video dan audio dan sebagainya.
- Middleware and legacy-integration layer
Legacysystem merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah ada. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru.
- Repositories
Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen dan database lainnya yang menggambarkan pondasi sistem manajemen pengetahuan.
2.10.3.2. Design Interface knowledge management system
Pada tahap ini akan dibangun design interface aplikasi knowledge management system setelah itu akan dibangun aplikasi knowledge management system secara keseluruhan
2.11. Komponen Knowledge management system
Business process management
Secara strategis business process management mengarahkan dan mempertajam pembangunan KMS dengan membangun strategi perusahaan untuk knowledge management. Hal ini secara langsung berpengaruh pada KMS dan aspek lain knowledge management yang menentukan akses terhadap knowledge tertentu, knowledge yang memiliki prioritas tinggi dan bagaimana dukungan terhadap akses knowledge.
Content management system
Terdapat banyak sumber knowledge yang ditemukan dalam organisasi. Namun sulit untuk mengidentifikasi, mengelola dan mengakses secara efisien. Terdapat sumber yang terstruktur dan tidak terstruktur, official, dinamis dan archive content. Content management system memastikan effective content dan document management sehingga KMS secara efektif menghubungkan end user dengan banyak sumber intelectual content baik dalam maupun luar organisasi.
Web content management system
Web management system mengoperasikan platform teknologi KMS. Pada level dasar, ini menyediakan kapasitas teknologi untuk menghubungkan KMS dengan user dan sumber knowledge yang lain yang berada didalam dan diluar organisasi. Adanya server, interface dan KMS portal yang mendukung web content mangement system.
Knowledge applications management
Knowledge application management menyediakan user dengan kemudahan dan efektivitas knowledge tools. Fungsi utamanya adalah memfasilitasi
pembentukan knowledge, kolaborasi dan komunikasi. Efektivitas KMS sebagian tergantung pada kapasitas user untuk menciptakan knowledge baru dan mengelola workflows menggunakan teknologi yang ada dan manajemen aplikasi knowledge yang mendukung hal ini.
Ada tiga (3) kriteria yang harus diraih agar implementasi KMS berhasil (Debowski, 2006, p.151):
1. Sistem merefleksikan dan responsif terhadap kebutuhan perusahaan. 2. Sistem merefleksikan prinsip-prinsip KM, terutama pendorong untuk kolaborasi dan komunikasi.
3. Sistem merefleksikan perhatian yang dalam terhadap individual di seluruh fase pengembangannya.
2.12. Deployment menggunakan the results-driven incremental(RDI) methodology
Metodologi RDI ini diusulkan oleh Amrit(2002), Metodologi ini menggunakan pilot deployment untuk mengidentifikasi dan mengisolasi point-point keagagalan pada tahap final deployment. Dalam pilot deployment, sistem prototype merupakan cara untuk mengumpulkan feedback dari komentar user sehingga problem dapat dimengerti sebelum implementasi sebenarnya. Keunggulan dari pendekatan ini adalah, knowledge management system dapat diimplementasikan dengan cepat, dan dapat dibuat sebuah pilot system(Harry K.H. Chow, K.L. Choy and W.B. Lee, 2007)
2.13. Performance Indicator Matrix
Pada matrix dibawah ini terdiri dari performance indicator yang ditemukan pada berbagi organisasi yang berbeda, matrix ini memberikan indikasi kinerja dari knowledge management projects. Sejumlah performance indicators mungkin sesuai dengan sistem yang dikembangkan, dibutuhkan untuk memilih indikator pengukuran mana yang paling cocok untuk project. Walaupun terdapat pengukuran yang luas dari semua indikator namun tidak selalu cost-effective dan efficient menggunakan semua indikator dalam performance indicator matrix
Tabel 2.3: Performance Indicator Matrix
