Audit Terhadap Siklus Jasa Personel: Pengujian Pengendalian
dan Pengujian Substantif
(Audit Siklus Penggajian dan Kepagawaian)
Dibuat untuk memenuhi tugas harian mata kuliah
“Pengauditan 2”
Disusun oleh :
Desi Khoiriyah
(2014017084)
Fakultas Ekonomi
Akuntansi 3
Universitas Sarjanawiata Tamansiswa
Dalam perusahaan manufaktur pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan. Sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Siklus Jasa Personel
Siklus jasa personel dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Siklus jasa personel terdiri dari dua sistem informasi akuntansi berikut:
1. Sistem informasi akuntansi penggajian, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut: a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji c. Prosedur pembayaran gaji d. Prosedur distribusi biaya gaji
2. Sistem informasi akuntansi pengupahan, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir b. Prosedur pencaatatan waktu kerja c. Prosedur pembuatan daftar upah d. Prosedur pembayaran biaya upah e. Prosedur distribusi upah
Siklus jasa personel berhubungan dengan siklus pengeluaran dan siklus prosuksi. Akun yang dipengaruhi oleh siklus jasa personel adalah:
4. Biaya administrasi dan umum 5. Utang pajak penghasilan karyawan 6. Utang dana pensiun
Perancangan Program Audit untuk Pengujian Pengendalian terhadap Siklus Jasa Personel
Fungsi yang terkait dalam setiap unit organisasi dalam siklus jasa personel: 1. Fungsi penerima pegawai
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Bertanggung jawab menghitung penghasilan setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
4. Fungsi pembuat bukti kas keluar
Bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas utnuk pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
5. Fungsi pembayar gaji dan upah
Bertanggung jawab mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.
6. Fungsi akuntansi biaya
Bertanggung jawab mencatat distribusi biaya kedalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja.
7. Fungsi akuntansi umum
Bertanggung jawab untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum. Dokumen lengkap yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja
Dokumen yang digunakan untuk kmencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi pembuat bukti kas keluar kepada fungsi pengeluaran kas, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Catatan Akuntasi
1. Jurnal umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap pesanan dan departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja.
2. Kartu kos produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Buku pembantu biaya
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan dalam Siklus Jasa Personel
Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji meliputi: 1. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
2. Otorisasi dari manajer yang berwenang untuk:
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
d. Kartu jam hadir e. Perintah lembur f. Daftar gaji dan upah
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah h. Bukti memorial untuk pembebanan biaya tenaga kerja
3. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungawabkan
4. Pengecekan independen atas:
a. Terif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja b. Kartu jam hadir
c. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu d. Pembuatan daftar gaji dan upah
e. Pembayaran gaji dan upah 5. Rekonsiliasi:
a. Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan daengan daftar gaji dan upah keryawan
b. Penghitungan pajak pengjhasilan karyawan dengan kartu penghasilan karyawan 6. Penggunaan kartu penghasilan karyawan sebagai tanda penerimaan gaji dan upah
oleh keryawan
Program Audit untuk Pengujain Pengendalian terhadap Siklus Jasa Personel
1. Lakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dari fungsi pembayaran gaji dan upah dan fungsi pencatatan waktu hadir dari fungsi operasi
2. Lakukan pengamatan terhadap pembayaran gaji dan upah
3. Lakukan pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir dan jam kerja karyawan 4. Ambil sampel daftar gaji dan upah
5. Ambil sampel kartu jam hadir karyawan 6. Ambil sampel kartu jam kerja karyawan
7. Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaina formulir tersebut
8. Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui untuk pembayaran gaji dan upah dan lakukan pengusutan ke dokumen pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan
9. Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal
Prosedur Analitik
Penerapan prosedur analitik terhadap berbagai saldo utang yang bekaitan dengan siklus jasa personel adalah:
1. Perbandingan biaya karyawan dan dengan biaya karyawan menurut anggaran. 2. Perbandingan saldo utang yang berkaitan daengan siklus jasa personel yang
tercantum dalam neraca yang diaudit dengan saldo utang tersebut dalam neraca tahun sebelumnya.
3. Perhitungan ratio biaya pajak penghasilan karyawan dengan total biaya karyawan dan perbandingan ratio tersebut dengan tatio yanng sama tahun sebelumnya.
