BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengawasan Internal
1. Pengertian dan Tujuan Pengawasan Internal
Pengawasan internal yang baik merupakan alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Melalui pengawasan internal yang efektif, pimpinan perusahaan juga dapat menilai apakah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Menurut Mulyadi (2001: 163), menyatakan bahwa :
Pengawasan internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Niswonger (1999: 183), “Pengawasan internal (Internal Control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan memastikan bahwa perundang- undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”.
Menurut SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam audit Laporan Keuangan paragraf 06, mendefenisikan bahwa:
Pengawasan intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku serta efektivitas dan efisiensi operasi. Dari defenisi pengawasan intern terdapat beberapa konsep dasar yaitu :
a. Pengawasan intern merupakan proses. Pengawasan intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengawasan intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengawasan intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas.
b. Pengawasan intern dijalankan oleh orang. Pengawasan intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.
c. Pengawasan intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengawasan intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengawasan menyebabkan pengawasan intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. d. Pengawasan internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang
saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Dari defenisi – defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengawasan internal dalam suatu perusahaan adalah penting untuk menghindari kesalahan- kesalahan dan kecurangan informasi keuangan yang menyebabkan kerugian bagi pihak perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001: 163) menyatakan bahwa adanya tujuan sistem pengawasan internal menurut defenisi tersebut adalah :
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Mulyadi (2001: 163), menyatakan bahwa tujuannya pengawasan internal dapat dibagi menjadi 2 jenis yaitu :
a. Pengawasan intern akuntansi (Intern Accounting Control)
Merupakan bagian dari sistem pengawasan intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
b. Pengawasan internal administrasi (Intern Administrative Control) Meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Gambar 2.1
Pembagian Pengawasan Internal Sumber : Mulyadi (2001 : 182)
Sistem Pengawasan
Intern
Pengawasan Intern
Akuntansi
Pengawasan Intern
Administratif
Pengawasan Aplikasi
(Aplication Control)
Pengawasan Umum
(General Control)
Ketelitian
Kelengkapan
Organisasi Prosedur pengubahan program
Prosedur pengembangan system
Pengendalian administrasi di atas menunjukkan bahwa pengawasan tersebut berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan mengarah pada otorisasi transaksi. Tipe pengawasan ini membawa pengaruh tidak langsung kepada catatan keuangan. Tujuan utama pengendalian administrasi lebih mengutamakan pada pencapaian tujuan operasional seperti hubungan masyarakat, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen. Sedangkan pengawasan intern akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta/aktiva dan menghasilkan catatan/ laporan keuangan yang andal.
Menurut Bambang (1999 : 4), menyatakan adanya hubungan pengawasan intern administrasi dengan pengawasan intern akuntansi dapat dilihat dalam tabel
berikut: Tabel 2.1
Hubungan Pengawasan Intern Administrasi dengan Pengawasan Intern Akuntansi
Pengawasan Administrasi Pengawasan Akuntansi
1. Penjelasan secara tegas dan tertulis masing-masing tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas.
Pencegahan dari pengelapan, pencurian dan kesalahan. Adanya jaminan bahwa tugas- tugas dikerjakan oleh orang-orang yang betul- betul mampu. Adanya jaminan bahwa tugas- tugas dapat berlangsung terus, seandainya ada perubahan (penggantian karyawan)
2. Menghindari pembagian tugas yang
tidak sesuai tanggung jawab untuk
(1)Memulai atau mengadakan dan/
atau menyetujui transaksi ;
(2)Penyimpanan harta
(3)Akuntansi harus dipisahkan dari
ketiga tanggung jawab di atas.
Pencegahan dari penggelapan, pencurian dan kesalahan. Adanya jaminan bahwa
penggelapan, pencurian dan kesalahan dapat dicegah secara cepat dan tindakan korektif yang layak akan segera dilakukan.
3. Harus ada “jaminan”bagi karyawan
yang menduduki posisi terpercaya
Untuk menghindari penggelapan dan pencurian.
4. Menyelenggarakan suatu ‘liburan’bagi
karyawan yang menduduki posisi terpercaya
Menghindari dan menemukan penggelapan dan pencurian
5. Menyelenggarakan perputaran jabatan pada jabatan akuntansi
Untuk mencegah dan menemukan penggelapan, untuk menjamin kelangsungan tugas-tugas (operasi) bila terjadi perubahan pergantian karyawan secara tidak terduga.
6. Menarik karyawan yang cakap Melindungi terhadap penggelapan, pencurian,
dan kesalahan yang berlebihan. 7. Memberi penggajian yang wajar dan
sistem kesejahtraan yang mencukupi untuk karyawan dan keluarganya
Untuk pencegahan penggelapan dan pencurian yang disebabkan oleh tingkat gaji yang rendah (kebutuhan keluarganya)
8. Laporan pemeriksaan intern(Internal Audit) kepada manajemen tingkat atas
Untuk mencegah dan menemukan penggelapan, pencurian dan kesalahan.
2. Unsur – unsur Pengawasan Internal
Menurut Bambang (1999: 81 ), komponen struktur pengawasan internal terdiri dari:
a. Lingkungan Pengawasan (Control Environment)
Lingkungan pengawasan mempengaruhi organisasi dalam kesadaran pengawasan orang-orangnya Merupakan dasar untuk semua komponen pengawasan intern, menetapkan disiplin dan struktur. Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang merefleksikan perilaku keseluruhan manajemen puncak, direktur, pemilik. Berikut ini adalah subkomponen lingkungan pengawasan yaitu :
1) Integritas dan Nilai-nilai Etis 2) Komitmen dan Kompetensi
3) Partisipasi Komite Audit dan Dewan Direksi 4) Falsafah Manajemen dan Gaya Operasi 5) Struktur Organisasi
6) Metode Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab b. Pertimbangan Risiko (Risk Assesment)
Pertimbangan risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, risiko atasan manajemen atas penyiapan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum.
c. Kegiatan Pengawasan (Control Activities)
Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan yang termasuk dalam 4 komponen, membantu tindakan- tindakan seperlunya yang mengarahkan risiko dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada banyak contoh-contoh kegiatan pengawasan dalam organisasi:
1) Pemisahan tugas yang layak 2) Otorisasi yang layak
4) Pengendalian fisik
5) Pengecekan (Pemeriksaan) secara bebas
d. Komunikasi dan Informasi (Communication and Information) Sistem informasi yang relevan untuk tujuan pelaporan keuangan,
yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dapat mengidentifikasi, menyatukan, analisa, klasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi organisasi/lembaga dan menjaga akuntanbilitasnya,jumlah aktiva dihitung. Informasi akuntansi dan sistem komunikasi mempunyai subkomponen seperti penjualan, retur penjualan, penagihan, akuisisi dan sebagainya
e. Pemantauan (Monitoring)
Monotoring adalah proses penilaian performan, kualitas struktur pengawasan intern dalam suatu waktu. Kegiatan monitoring melalui kegiatan yang berjalan
Struktur pengawasan internal harus dirancang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keadaan dan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Oleh sebab itu dibutuhkan penelitian terhadap seluruh aspek perusahaan untuk menghindari penyelewengan dan pemborosan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001 : 164), menyatakan bahwa unsur pokok pengawasan internal terdiri dari :
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Menurut Bambang (1999 : 12), menyatakan ada 5 sifat (characteristics) sistem pegawasan internal yang dapat dipercaya (reliable) yaitu :
a. Kualitas karyawan sesuai dengan tanggung jawabnya
b. Rencana organisasi yang memberi pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak
c. Sistem pemberian wewenang, tujuan, teknik dan pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengawasan atas aktiva, utang, penghasilan dan biaya.
d. Pengawasan terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir yang penting
e. Perbandingan catatan-catatan aktiva dan utang dengan senyatanya ada dan mengadakan tindakan koreksi bila ada perbedaan.
Struktur organisasi dalam suatu perusahaan harus sesuai dengan jenis dan keadaan perusahaan yang bersangkutan. Struktur organisasi menggambarkan pembagian wewenang dan pembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam pembagian wewenang dan pembagian tugas perlu adanya pemisahan bagian dan fungsi yang saling terkait. Misalnya pemisahan fungsi operasi dari fungsi akuntansi atau fungsi pengeluaran dengan fungsi pencatatan. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Jika fungsi ini disatukan maka membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang tidak sebenarnya sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya dan kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
Didalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak yang berwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dalam pelaksanaannya harus memiliki media untuk mengawasi pencatatan transaksi misalnya penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap
transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.
Dari empat unsur pokok pengawasan internal, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengawasan internal yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengawasan internal lainnya dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Sebaliknya, meskipun tiga unsur sistem pengawasan internal yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur maka empat tujuan sistem pengawasan internal tidak akan tercapai.
B. Gaji dan Upah
1. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada karyawan atas tenaga, pikiran dan keahlian yang diberikan kepada perusahaan. Besarnya gaji dan upah yang dibayar biasanya berdasarkan suatu tingkatan tertentu sesuai dengan keahlian yang dimiliki karyawan tersebut.
Menurut Niswonger (1999 : 446),pengertian gaji dan upah adalah :
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan dan tahunan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau per jam.
Menurut Ruky (2001 : 8), pengertian gaji dan upah adalah sebagai berikut: Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Upah atau dalam bahasa inggris “wage” dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung (direct labour) misalnya operator, maupun tidak langsung (indirect labour) misalnya bagian pemeliharaan mesin. Sebaliknya pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori fixed cost (biaya tetap) atau overhead costs. Contohnya adalah para supervisor atau manajer, staf administrasi, dan sebagainya.
Menurut Mulyadi (2001 : 373) ,pengertian gaji dan upah adalah :
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji yang dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Berdasarkan beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan perbedaan antara gaji dan upah dari segi satuan waktu dan tingkatan jabatan dan keahlian masing-masing karyawan. Gaji merupakan balas jasa yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang jenjang jabatan seperti manajer dan pembayaran gaji dalam satuan bulan sedangkan untuk upah merupakan balas jasa yang diberikan perusahaan kepada karyawan pelaksana atau yang terlibat langsung dalam proses produksi, dan dalam satuan waktu jam, hari atau jumlah satuan produk yang dihasilkan karyawan tersebut.
Menurut Ruky (2001 : 110), ada enam faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat Patokan Gaji (Standar Upah/Gaji) perusahaan yaitu :
a. Ketetapan Pemerintah
Dalam hal ini banyak perusahaan berpegang pada Ketentuan Pemerintah tentang Upah Minimum Regional (UMR) atau Upah Minimum Sektoral Regional (UMSR) sebagai pegangan untuk menetapkan tingakat upah patokan bagi perusahaannya.
b. Tingkat upah/ gaji di pasaran
Tingkat upah yang berlaku di pasaran diperoleh melalui benchmarking atau survei imbalan. Tentu saja tingkat upah ini tidak dapat lebih rendah daripada ketentuan UMR
c. Kemampuan Perusahaan
Istilah “buku” untuk kemampuan perusahaan adalah company’s ability to pay. Dalam hal ini yang menjadi acuan utama adalah kemampuan finansial perusahaan untuk membayar.
d. Kualifikasi SDM yang digunakan
Kualifikasi SDM yang digunakan perusahaan sangat ditentukan terutama oleh tingkat teknologi yang digunakan olehnya dan segmen pasar di mana perusahaan tersebut bersaing.
e. Kemauan Perusahaan
Dalam hal ini perusahaan tidak memperdulikan harga pasar ataupun faktor-faktor lain, tetapi hanya berpegang pada apa yang menurut mereka wajar.
f. Tuntutan Pekerja
Tuntutan pekerja akan menentukan tingkatan imbalan yang dibayar perusahaan. Tuntutan pekerja dan kemauan perusahaan biasanya akan dipertemukan dalam meja perundingan dengan cara musyawarah atau tawar menawar.
Selain gaji dan upah pokok, karyawan juga menerima kompensasi lainnya Kompensasi tersebut berupa komisi, tunjangan kesejahtraan atau pembagian laba. Ada juga beberapa perusahaan yang membayar bonus tahunan kepada manajer selain gaji pokok. Jumlah bonus seringkali didasarkan pada beberapa ukuran produktivitas, seperti laba perusahaan. Walaupun pembayaran umumnya dilakukan dengan cek atau tunai, namun juga dapat berupa rumah dinas, properti atau jasa lain. Secara umum, bentuk pembayaran tidak memiliki pengaruh terhadap bagaimana gaji dan upah diperlakukan baik oleh pimpinan maupun karyawan perusahan.
2. Prosedur Pengawasan Akuntansi Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2002 : 285), pengertian dari sistem akuntansi penggajian dan sistem akuntansi pengupahan sebagai berikut :
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk membayar gaji dan upah semua karyawan tepat waktu. Sistem gaji dan upah juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Walaupun sistem akuntansi gaji dan upah berbeda di setiap perusahaan, namun unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem akuntansi gaji dan upah adalah register gaji dan upah, catatan pendapatan karyawan dan cek gaji.
Menurut Niswonger (1999: 452), unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sistem akuntansi gaji dan upah sebagai berikut :
a. Register Gaji dan Upah (Payroll register),
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengiktisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian
b. Catatan Pendapatan Karyawan
Berupa catatan yang berisi jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian
c. Cek gaji dan upah (Payroll Checks)
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Dalam membayar gaji, sebagian besar majikan menggunakan cek-cek gaji yang dapat ditarik dari rekening bank khusus.
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya dokumen- dokumen yang digunakan. Menurut Mulyadi (2002 : 290), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah ada 2 jenis yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personal disajikan berikut ini :
Tabel 2.2
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung 1. Pencatatan biaya gaji
dan upah
Bukti Kas Keluar Rekap Daftar Gaji dan Upah 2. Pencatatan pembayaran
gaji dan upah.
Bukti Kas Keluar Daftar Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2001: 374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja
d. Daftar gaji dan daftar upah
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah f. Surat pernyataan gaji dan upah
g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah umumnya dikeluarkan oleh bagian kepegawaian. Dokumen tersebut berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, ataupun surat pemberhentian karyawan (PHK). Kartu jam hadir digunakan untuk mencatat waktu jam hadir
setiap karyawan oleh bagian pencatat waktu. Kartu jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, ada juga yang menggunakan kartu jam hadir yang menggunakan mesin pencatat waktu seperti Clock card atau finger scan. Sedangkan kartu jam kerja merupakan dokumen untuk mencatat waktu tenaga kerja langsung di pabrik dalam mengerjakan pesanan tertentu. Kartu ini digunakan sebagai dasar distribusi biaya upah langsung pada setiap jenis transaksi.
Dokumen berikutnya adalah daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto untuk masing-masing karyawan dengan rincian potongan-potongan yang dikenakan oleh perusahaan. Dokumen rekap daftar gaji dan rekap daftar upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji dan upah dari masing-masing bagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan daftar upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yaang dibebankan. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
Dibawah ini adalah contoh dokumen kartu hadir, daftar gaji dan upah serta surat pernyataan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001 : 376)
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya urutan prosedur. Menurut Mulyadi (2001 : 385), sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari beberapa prosedur berikut ini :
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine).
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir..
c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar e. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk. Jadi waktu kerja dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur pembuatan daftar upah d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar f. Prosedur pembayaran upah
Menurut Mulyadi (2001 : 382), adanya catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah karyawan yaitu :
a. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produksi
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkuntan.
Menurut Mulyadi (2002 : 289), terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu:
Tabel 2.3
Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Nama Unit Organisasi
Fungsi Pemegang Fungsi 1. Fungsi Penerima Pegawai Bagian Kepegawaian
2. Fungsi Pencatat Waktu Bagian Pencatat Waktu 3. Fungsi Pembuat daftar Gaji Bagian Gaji dan Upah
Dan Upah
4. Fungsi Pembuat Bukti Kas Bagian Utang Keluar
5. Fungsi Pembayar Gaji dan Bagian Kasa Upah
6. Fungsi Akuntansi Biaya Bagian Akuntansi Biaya 7. Fungsi Akuntansi Umum Bagian Akuntansi Umum
Dari setiap fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah memiliki tanggung jawab dan berkaitan dengan prosedur-prosedur yang terkait
dalam sistem akuntansi gaji dan upah yang telah penulis paparkan sebelumnya. Untuk fungsi penerimaan pegawai yang dilakukan oleh bagian kepegawaian (Bag. Personalia), berperan dalam hal penerimaan pegawai, kenaikan jabatan, bahkan sampai penghentian pegawai atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Untuk fungsi pencatat waktu, sama halnya dengan prosedur pencatatan waktu kerja dan waktu hadir, yaitu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan daftar waktu untuk kehadiran para pegawai dengan menggunakan kartu jam hadir karyawan. Untuk fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berperan dalam membuat daftar gaji pagawai yang terdiri dari gaji bruto pegawai beserta potongan-potongan dan tunjangan-tunjangan yang diberikan karyawan.
Menurut Mulyadi (2002 : 290), “fungsi pembuat bukti kas keluar bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.” Fungsi ini juga berkaitan dengan fungsi keuangan dalam hal. Untuk fungsi pembayar gaji dan upah berperan dalam hal pembayaran gaji dan upah kepada pegawai sesuai dengan daftar gaji dan upah yang telah diotorisasi oleh fungsi pembuat buakti kas keluar.
Fungsi akuntansi biaya menurut Mulyadi (2002 : 290) adalah :
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab mencatat distribusi biaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). Sedangkan fungsi akuntansi umum berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.
Dalam proses pembayaran gaji dan upah seperti yang telah dijelaskan sebelumnya oleh Mulyadi, James (2001 : 321) juga menjelaskan proses pembayaran gaji dan upah melalui uraian dibawah ini :
a. Departeman Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayaran gaji berbagai formulir kegiatan personal. Dokumen-dokumen tersebut mengidentifikasi para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam , pengurangan gaji dan klasifikasi pekerjaan. b. Departemen Produksi
Pegawai produksi menyiapkan 2 jenis catatan waktu yaitu kartu pekerjaan dan kartu waktu.Kartu pekerjaan (Job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh tiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen-dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus konversi), diman dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (Time Card) berisi total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk perhitungan jumlah cek pembayaran. c. Departemen Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya menggunakan job ticket untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkumkan dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. d. Departemen Pembayaran Gaji
Departemen pembayaran gaji menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas administrasi dari departemen ini melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut : menyiapkan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih. Memasukkan informasi di atas ke catatan pembayaran gaji pegawai (employee payroll records), menyiapkan cek untuk para pegawai. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan satu salinan daftar gaji ke bagian utang dagang. Menyimpan time card , formulir kegiatan personel dan salinan daftar gaji.
e. Departemen Utang Dagang
Petugas administrasi utang dagang memeriksa register gaji untuk kebenarannya dan menyiapkan 2 salinan voucher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan,bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.
f. Departemen Pengeluaran Kas
Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek-cek pembayaran gaji dan kemudian menandatanganinya lalu mengirim cek-cek pembayaran gaji tersebut ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke pegawai.
g. Departemen Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucher pengeluaran kas dari utang dagang. Voucher pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya
C. Pengawasan Manajemen
Perusahaan yang besar tentunya memiliki struktur organisasi yang cukup kompleks pula. Dimana tiap bagian dari struktur organisasi itu saling berkaitan. Disinilah peran pengawasan manajemen untuk memastikan bahwa setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya. Di samping itu manajemen juga dituntut untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, mencegah terjadinya kesalahan dan penggelapan. Untuk kepentingan di atas maka sangat dibutuhkan sistem pengawasan manajemen. Dengan sistem pengawasan manajemen yang tepat maka akan menghasilkan informasi yang teliti, tepat waktu, jelas dan dapat dipercaya.
Menurut Munawir (2002 : 453) pengertian pengawasan manajemen dan proses pengawasan manajemen yaitu :
Pengawasan manajemen adalah suatu proses atau kegiatan pada masing-masing pusat pertanggungjawaban yaitu dengan mana manajemen menjamin bahwa organisasi melaksanakan strateginya dengan efektif dan efisien. Proses pengawasan manajemen terdiri dari empat tahap yaitu :
a. Penyusunan Program
Penyusunan program adalah proses pengambilan keputusan mengenai program-program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan penaksiran sumber-sumber yang harus dialokasikan pada tiap program tersebut, misalnya program pengembangan karyawan, program penelitian jangka panjang (long range planning)dan program pengembangan produk baru dan program-program lain yang biasanya bersifat jangka pendek. b. Penyusunan anggaran
Penyusunan program dalam rangka pelaksanaan strategi tujuan perusahaan sedangkan penyusunan anggaran dalam rangka pelaksanaan program yang harus dilakukan oleh tiap pusat pertanggungjawaban atau penentuan ukuran-ukuran atau standar prestasi bagi tiap manager pusat pertanggungjawaban. c. Pelaksanaan dan Pengukuran
Setelah anggaran disusun maka harus dilaksanakan dan agar pelaksanaan tersebut sesuai dengan yang telah dianggarkan maka perusahaan tersebut harus diawasi. Pelaksanaan anggaran tersebut diukur dan dicatat dan selalu dimonitor untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang menjurus kearah hal-hal yang merugikan perusahaan.
d. Pelaporan dan Analisis
Informasi mengenai pelaksanaan anggaran harus dilaporkan agar manajer mengetahui apa yang sedang terjadi sehingga dapat mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di berbagai pusat pertanggungjawaban. Laporan pelaksanaan anggaran merupakan alat pengawasan bagi manajemen dan dengan melakukan analisis terhadap laporan tersebut, manajemen akan dapat mengambil langkah-langkah perbaikan,baik perbaikan pelaksanaannya maupun perbaikan anggaran bahkan kalau perlu perbaikan programnya maupun strateginya.
Menurut Munawir yang membahas bahwa pengawasan manajemen terdiri dari empat tahap dihubungkan dengan pengawasan internal atas gaji dan upah sehingga menjadi penyusunan program atas proses penggajian dan pengupahan, penyusunan anggaran gaji dan upah, pelaksanaan dan pengukuran gaji dan upah serta pelaporan dan analisis dari proses penggajian dan pengupahan. Ke empat tahap ini akan membantu pihak manajer dalam melakukan pengawasan manajemen atas pengawasan internal dari gaji dan upah dalam suatu organisasi.
Menurut Robert (2005: 8) pengertian pengawasan manajemen dan pembagian pengawasan manajemen yaitu:
Pengawasan manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Pengawasan manajemen terdiri dari beberapa kegiatan, meliputi :
b. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian oragnisasi
c. Mengkomunikasikan informasi d. Mengevaluasi informasi
e. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada f. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah prilaku mereka. Dengan adanya pengawasan manajemen dalam suatu organisasi perusahaan, akan sangat membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dalam skripsi ini penulis membahas tentang pengawasan manajemen untuk hal gaji dan upah. Dimana pengawasan internal atas gaji dan upah merupakan alat bantu pengawasan manajemen dalam perusahaan.
D. Pengawasan Internal Atas Gaji dan Upah Sebagai Sarana Pengawasan Manajemen
Aktivitas pengawasan internal atas prosedur akuntansi gaji dan upah sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang memiliki banyak tenaga kerja. Aktivitas pengawasan yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerjasama untuk menjamin dihasilkannya pembukuan yang dapat dipercaya guna menetapakan berapa gaji dan upah yang harus diterima oleh tiap pegawai. Ini dilakukan guna menghindari terjadinya kecurangan – kecurangan mulai dari proses perhitungan gaji/upah, pencatatan dan pembayaran gaji/upah tersebut. Menurut Mulyadi (2001: 386), unsur-unsur pengawasan internal dalam prosedur akuntansi gaji dan upah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian
6. Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu 7. Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi
Praktik yang Sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
15. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Salah satu unsur agar terciptanya pengawasan internal atas sistem akuntansi gaji dan upah seperti keterangan di atas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungisional secara tegas. Fungsi – fungsi tersebut adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan,
dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur – unsur pengawasan internal yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengawasan yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.
E. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Charles (2001 : 90) melakukan penelitian sejenis pada PT. Cipta Niaga Cab. Medan berpendapat bahwa:
Dalam struktur organisasi sebaiknya ditetapkan adanya pemisahan tanggung jawab dan wewenang dengan tegas dan perlu adanya satuan pengawasan internal (internal auditor) dan menggunakan anggaran sebagai alat pengawasan untuk penerimaan pegawai sampai proses penyerahan gaji/upah.
Irawaty (2001 :70) melakukan penelitian sejenis pada Hotel Natour Dharma Deli Medan berpendapat bahwa “setiap sistem pengawasan internal memiliki keterbatasan bawaan, sebaiknya perusahaan melakukan pengawasan secara rutin dan bila perlu dibentuk tim Internal Auditor dalam perusahaan”. Selain pemisahan wewenang dalam struktur organisasi dan prosedur-prosedur dalam proses pengawasan, perlu juga dibentuknya tim pengawasan internal untuk mengantisipasi keterbatasan sistem pengawasan yang diterapkan.
Roganti (2006 : 85) melakukan penelitian sejenis pada PT. Nindya Karya (Persero) Cabang Sumatera Utara berpendapat bahwa “pengawasan internal atas gaji dan upah dapat dilihat dari pembagian secara tegas wewenang dari tiap bagian organisasi dan pelaksanaan prosedur dan fungsi-fungsi yang saling berkaitan.
