139
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1
Latar Belakang Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Pendirian Perusahaan
PT Kalbe Morinaga Indonesia ( Perusahaan ) didirikan berdasarkan Akta notaris No.33 tanggal 7 Februari 2005 dari notaris DR. Irawan Soerodjo, S.H., Msi. Akta pendirian tersebut telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam Surat Keputusannya No.C-06329 HT.01.01.TH.2005 pada tanggal 10 Maret 2005 serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.70 tanggal 1 September 2005, Tambahan No.9374. Anggaran Dasar telah diubah berdasarkan akta Notaris No.46 tanggal 28 Agustus 2008 dari notaris Tjong Trisnawati, SH tentang penyesuaian Anggaran Dasar Perusahaan dengan Undang-Undang Nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Perubahan anggaran dasar telah disetujui Menteri Hukum dan hak Asasi manusia Republik indonesia dengan surat keputusan No. AHU-85901.AH.01.02 Tahun 2008 tanggal 13 November 2008.
Kantor dan pabrik Perusahaan beralamat di Kawasan Industri Indotaisei Sektor I A Blok Q1 Kawasan Industri Indotaisei, Kota Bukit Indah Kalihurip Cikampek Karawang, Jawa Barat. Perusahaan tergabung dalam kelompok usaha ( grup ) Kalbe.
Perusahaan dimiliki oleh PT Kalbe ( 70% ), Morinaga Milk Industry Co. Ltd, japan ( 30% )
3.1.2. Jenis Layanan Manufaktur Perusahaan
Sesuai dengan pasal 3 anggaran dasar Perusahaan, ruang lingkup kegiatan Perusahaan adalah bergerak dalam bidang penerimaan titip olah produksi ( toll manufacturing ) atas susu bayi dan produk-produk lainnya. [ dengan prioritas produk Morinaga ] .
Layanan manufaktur perusahaan untuk pelanggan antara lain adalah : 1. Layanan manufaktur produksi susu bayi
2. Layanan manufaktur produksi susu ibu hamil
3. Layanan manufaktur produksi susu untuk anak umur 1-3 tahun 4. Layanan manufaktur produksi susu untuk anak umur 3-6 tahun
Produk yang diproduksi oleh perusahaan antara lain adalah :
Tabel 3.1.
Daftar Hasil Produksi PT.Kalbe Morinaga Indonesia ( 2009 )
Description Primary Unit of Measure
DIABETASOL BASE (BAG) 25 kg BAG
CHIL SCHOOL BASE (BAG) 25 kg BAG
BMT REGULER (SACHET) 200 gr - KMI (R09) Carton Box BMT REGULER (SACHET) 400 gr - KMI (R09) Carton Box BMT REGULER (SACHET) 2x400 gr - KMI (R09) Carton Box
GUM MP BASE (BAG) (KMI F002) BAG
CHIL MIL REGULER-DHA (CANNING) 400 gr Carton Box CHIL MIL REGULER-DHA (SACHET) 200 gr Carton Box CHIL KID REGULER HONEY (SACHET) 200 gr Carton Box CHIL KID REGULER VANILLA (SACHET) 200 gr Carton Box CHIL MIL PLATINUM (CANNING) 400 gr Carton Box CHIL MIL PLATINUM (CANNING) 800 gr Carton Box CHIL KID PLATINUM-SINBIO HONEY (CANNING) 400 gr Carton Box CHIL KID PLATINUM-SINBIO HONEY (CANNING) 800 gr Carton Box CHIL KID PLATINUM-SINBIO VANILLA (CANNING) 400 gr Carton Box CHIL KID PLATINUM-SINBIO VANILLA (CANNING) 800 gr Carton Box CHIL KID REGULER HONEY (SACHET) 800 gr Carton Box
CHIL KID REGULER VANILLA (SACHET) 800 gr Carton Box CHIL MIL REGULER-DHA (SACHET) 800 gr Carton Box BMT PLATINUM (CANNING) 400 gr Carton Box BMT PLATINUM (CANNING) 800 gr Carton Box NUTRIMAMA VANILLA (SACHET) 200 gr - PAKISTAN Carton Box NL33 (CANNING) 350 gr (KMI) Carton Box BMT REGULER-DHA (CANNING) 400 gr Carton Box BMT REGULER-DHA (CANNING) 800 gr Carton Box NUTRIMAMA VANILLA (SACHET) 44 gr - PAKISTAN Carton Box
Sumber : Data Perusahaan (2009)
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan secara Umum
Dalam menjalankan kegiatan usahanya serta sebagai arah dalam mencapai tujuannya setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang jelas. Demikian pula dengan PT. Kalbe Morinaga yang juga memiliki visi dan misi untuk menentukan arah bisnisnya. Adapun visi dari PT. Kalbe Morinaga adalah : “To become an Excellent Toll Manufacturing in Indonesia, prioritized for Morinaga Products”. Sementara itu misi dari PT. Kalbe Morinaga Indonesia yaitu : “To Provide Excellent Services for Our Customer and To become and remain Market Leaders”.
3.1.4. Gambaran Umum Komisaris, Direksi dan Karyawan
Susunan Komisaris dan Direksi Perusahaan pada tahun 2007 dan 2008 adalah :
Tabel 3.2.
Susunan Komisaris dan Board of Director
2008 2007
Komisaris Utama Bernadetta Ruth Irawati Bernadetta Ruth Irawati Komisaris Auddie Alexander Wiranata Johanes Setijono Direktur Utama Agustinus Teguh Nugroho Agustinus Teguh Nugroho Direktur Keuangan Bernardus Karmin Winata Bernardus Karmin Winata
Direktur Teknis Kaichiro Takahashi Kaichiro Takahasihi
Pada 31 Desember 2007 dan 2008, perusahaan memiliki masing-masing 110 dan tambahan 98 karyawan tetap ( tidak diaudit ); pada tahun 2009 memiliki 273 karyawan.
3.1.5. Sejarah Pemegang Saham
PT.Kalbe Farma mendistribusikan produk susu bayi Morinaga sejak tahun 1978 ( Perusahaan Farmasi ), karena produk morinaga di Indonesia ( pertumbuhannya ) sangat baik, maka di tahun 1985 morinaga ( Jepang ) menunjuk Kalbe Farma sebagai distributor tunggal produk Morinaga.
Pertumbuhan Morinaga yang pesat menjadi pemimpin pasar dan pemain dominan di Indonesia untuk susu bayi. Di tahun 2005 Kalbe Farma dan Morinaga menyetujui untuk membangun pabrik yang memproduksi susu bayi berlokasi di Indonesia
Total investasi US$ 45-50 juta dengan kapasitas 12,000 ton per tahun.
3.2.Struktur Perusahaan
Setiap perusahaan membutuhkan struktur organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi perusahaan bertujuan untuk melaksanakan kegiatan atau aktivitas perusahaan, seperti masalah pembagian kerja, pembagian fungsi, pembagian tugas dan tanggung jawab, agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
tersebut diperlukan suatu penetapan struktur organisasi yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan.
Dengan adanya struktur organisasi, masing-masing karyawan divisi dapat memahami tugas dan tanggung jawab apa yang dilimpahkan kepadanya. Selain itu juga untuk mengetahui hubungan formal antar unit dalam organisasi. Struktur organisasi perusahaan tidak selalu bersifat tetap, karena adanya kemungkinan perubahan situasi dan kondisi didalam perusahaan yang memungkinkan terjadinya perubahan struktur organisasi perusahaan.
3.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut ini merupakan struktur organisasi dari PT. Kalbe Morinaga Indonesia : Manajemen tingkat puncak hingga menengah
Gambar 3.1.
Struktur Manajemen tingkat puncak hingga menengah
Manajemen tingkat menengah-lini bawah
Gambar 3.2.
Struktur Manajemen tingkat menengah hingga lini bawah
Sumber : Data Perusahaan (2009)
3.2.2. Detail Wewenang dan Tanggung Jawab
Struktur organisasi perusahaan membantu menelusuri wewenang dan tanggung jawab masing-masing karyawan di perusahaan. Uraian dan penjelasan wewenang dan tanggung jawab dari PT Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut : [Sebagai catatan, principal ( prinsipal ) adalah pihak yang menentukan jumlah / besaran produk atau suplai untuk diproduksi oleh PT.Kalbe Morinaga Indonesia ].
1. Board of Commisioners ( Dewan Komisaris )
Board of Commisioners berada pada posisi teratas perusahaan dalam struktur organisasi dipimpin oleh seorang Presiden Komisaris yang membawahi tiga orang commisioner, dan satu orang tambahan commisioner saat ini.
2. Board of Director ( Dewan Direktur )
Dipimpin oleh seorang President Director yang membawahi seorang Direktur Teknis dan Direktur Administrasi & Keuangan.
3. President Director
President Director berada pada posisi teratas perusahaan dalam struktur organisasi dan memimpin pihak manajemen dengan uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Menerapkan tujuan perusahaan agar tumbuh terus menerus di atas pertumbuhan perusahaan lain yang sejenis.
- Selalu meningkatkan strategic position perusahaan agar lebih unggul di banding pesaing.
- Membuat strategi 5 tahunan,dan diimplementasikan tahun demi tahun secara konsisten dengan menjabarkan seluruh activity yang relevan dan tercermin dalam budget tahunan.
- Menjabarkan dan mengkomunikasikan strategi tahunan perusahaan baik secara verbal maupun dalam bentuk Individual Score Card ( ISC ) yang juga menjadi tolak ukur keberhasilan karyawan itu sendiri maupun perusahaan. - Membangun budaya kerja yang inovatif, penuh dengan improvement,
pembelajar, membuat jaringan kerja / informasi dengan pihak lain serta sistem berpikir yang rasional ( speak with data ).
4. Technical Director
Bersama dengan President Director, bertanggung jawab dalam :
- Memberikan nasehat teknis dalam pencapaian mutu, target produksi dan dalam trial formula baru.
- Memastikan bahwa proses produksi memenuhi standart kualitas Morinaga - Memastikan proses produksi telah memenuhi kualitas yang telah ditetapkan
oleh perusahaan.
5. Administration, Finance and Accounting Director
Secara umum, bertanggung jawab dalam plans, directs, and controls an organization’s overall financial plans and policies, accounting practices, and relationships with lending institutions, shareholders and the financial community.
6. Secretary BOD
Secara umum, bertanggung jawab untuk mengatur jadwal rapat, jadwal kerja, dan jadwal pertemuan ( Board of Director ) dengan client perusahaan dan membuat notulen hasil rapat koordinasi.
7. Finance & Accounting Manager
Secara umum, memiliki tanggung jawab untuk memacu pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan melalui pengendalian danoptimalisasi penggunaan uang serta aset berdasarkan sistem informasi keuangan yang terintegrasi, akurat, tepat waktu serta membangun team yang solid
- Membuat perencanaan strategis jangka panjang (5 tahun) Divisi Finance & Accounting
- Mengendalikan dan mengoptimalkan penggunaan uang dan aset perusahaan - Mengarahkan bawahan dalam pembuatan rencana jangka menengah dan
jangka pendek (3 & 1 tahun) berikut penyusunan anggaran tahunan
- Menganalisa, mengantisipasi, memberikan usulan kepada Manajemen mengenai penanganan issue keuangan baik internal maupun eksternal
- Mengkoordinir seluruh kegiatan di Divisi Finance & Acccounting untuk mencapai Visi dan target perusahaan
- Mengelola hubungan, terutama dengan eksternal auditor, Bank, suppliers, kantor Pajak
- Mengelola sumberdaya manusia di Divisi Finance & Accounting termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja Divisi Finance & Accounting
8. Senior Plant Manager
Secara umum, memiliki tanggung jawab untuk mengelola seluruh sumberdaya Plant ( manusia, mesin, teknologi, informasi, uang dan sumberdaya lainnya ), agar seluruh aktivitas Plant berlansung efektif dan efisien, sesuai dengan objective perusahan dengan berlandaskan pada QCS ( Quality, Cost, dan Speed )
serta membangun team yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam proses pengolahan susu formula.
Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Membuat perencanaan strategis jangka panjang (5 tahun) Plant Division sesuai objective perusahan.
- Memastikan seluruh aktivitas Plant division berlangsung sejalan dengan objective perusahaan.
- Mengarahkan bawahan dalam pembuatan rencana jangka menengah (3 tahun) dan jangka pendek (1 tahun) berikut penyusunan anggaran tahunan.
- Memastikan seluruh aktivitas Plant Division sesuai dengan Standard Quality System ( HACCP, GMP, ISO ) dan prosedur standard yang telah ditetapkan. - Memonitor, mereview, dan mempertanggungjawabkan kinerja Plant Division
9. Human Resource Manager
Secara umum, bertanggung jawab untuk memacu pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan dengan mempersiapkan dan mengelola sumber daya manusia melalui sistem ke-HRD-an, pengembangan yang terintegrasi dan menciptakan iklim kerja yang mendukung produktivitas di Perusahaan dengan membangun team yang solid.
Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Membuat perencanaan strategis jangka panjang (5 tahun) Divisi Human Resource Department.
- Mengarahkan bawahan dalam pembuatan rencana jangka menengah dan jangka pendek (3 & 1 tahun) berikut penyusunan anggaran tahunan.
- Mengembangkan sistem dan policy pengelolaan HRD.
- Mengembangkan sistem dan policy pengelolaan General Affairs.
- Mengembangkan sistem Succession Planning untuk mempersiapkan kader yang kompeten.
- Mengembangkan dan mengimplementasikan Human Resource Programs yang ditujukan untuk menjaga dan memelihara tingkat kepuasan karyawan. - Mendayagunakan Sumber Daya Manusia secara optimal untuk meningkatkan
produktivitas.
- Mengembangkan dan mengelola HRIS (Human Resources Information System) untuk seluruh proses bisnis HRD.
- Mengkoordinir seluruh kegiatan di Divisi Human Resources dan General Affairs untuk mencapai Visi dan Target perusahaan.
- Mengelola hubungan, terutama dengan Internal Organisasi, Institusi Pemerintah, dan Perwakilan Karyawan.
10. Quality Assurance Manager
Secara umum, bertanggung jawab untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai standar yang telah ditetapkan melalui penerapan Quality System (HACCP, GMP, ISO) yang baik dan benar selama proses produksi dan membangun team Quality Assurance yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam aktivitas
pengawasan mutu susu formula dan membangun team QA yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam aktivitas pengawasan mutu susu formula. Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Membuat perencanaan program kerja departement QA jangka menengah (3 tahun) dan jangka pendek (1 tahun).
- Mengelola seluruh kegiatan di Quality Assurance dengan :
Memastikan penerapan Quality System dalam segala aktivitas plant Memonitor sistem kerja Plant, mulai dari penerimaan Raw Material /
Packaging Material sampai penyimpanan Finished Goods, agar sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Mengelola proses internal audit sistem mutu di Plant.
Menangani keluhan pelanggan berkaitan dengan kualitas produk. Mengelola hubungan dengan suppliers.
Mengevaluasi hasil analisa dan menentukan status produk.
- Mengelola sumberdaya manusia di Departemen QA termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM dalam rangka membangun team yang solid dan memiliki kompetensi tinggi.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja departemen QA
11. Warehouse Manager
Secara umum, bertanggung jawab untuk
Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut : - Memastikan gudang memiliki stok yang akurat. - Memastikan pengambilan barang mudah dan cepat. - Memastikan pengiriman tepat waktu, jenis, dan jumlah.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja departemen Warehouse.
12. Production Manager
Secara umum, bertanggung jawab untuk mengelola seluruh sumber daya produksi ( Manusia, Mesin, Waktu, Informasi, Material, Uang dan Sumber Daya lainnya) agar departemen produksi dapat melaksanakan fungsinya untuk memproduksi produk secara efektif dan efisien berlandaskan QCS ( Quality, Cost, dan Speed ) serta membangun team produksi yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam bidang pengolahan susu formula.
Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Membuat perencanaan produksi jangka menengah (3 tahun), dan jangka pendek (1 tahun) berdasarkan Objective perusahan.
- Mengkoordinir seluruh kegiatan untuk menunjang pelaksanakan proses produksi secara efektif dan efisien dengan :.
o Mengelola penggunaan RM, PM.
o Mengelola pemeliharaan sarana Produksi dengan baik.
o Menjamin penerapan Quality system ( GMP, HACCP, ISO) secara konsisten.
o Meningkatkan Produktivitas dan menurunkan loss.
- Mengelola sumberdaya manusia di departemen produksi termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM dalam rangka membangun team yang solid dan memiliki kompetensi tinggi.
- Bekerjasama dengan depertemen terkait ( QA, WH, ENG, HRD), untuk menjamin proses produksi berlansung lancar, sesuai standar, efektif dan efisien.
13. Engineering Manager
Secara umum, bertanggung jawab untuk mengelola seluruh sumberdaya departemen Engineering, agar departemen Engineering dapat melaksanakan fungsinya untuk merawat mesin produksi, bangunan, fasilitas utility, dan penanganan limbah dengan baik, berlandaskan konsep QCS ( Quality, Cost, dan Speed ) serta membangun team Engineering yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam bidang penanganan mesin-mesin pengolahan susu formula.
- Membuat perencanaan jangka menengah (3 tahun) dan jangka pendek (1 tahun) berdasarkan berdasarkan Objective Perusahaan.
- Mengelola sumberdaya manusia di departemen enginering termasuk perencanaan tenagakerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM dalam rangka membangun team enginering yang solid dan memiliki kompetensi tinggi dalam penanganan mesin mesin pengolahan susu formula .
- Mengelola persediaan spare part agar proses maintenance berlangsung efektif dan efisien.
- Memastikan aktivitas perawatan dan perbaikan mesin produksi, sarana utility, bangunan dan sarana lainya terlaksana dengan baik sesuai rencana.
- Berkoordinasi dengan departemen terkait, untuk menjaga kelancaran proses produksi
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja departemen Enginering
14. IT Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab terhadap pengelolaan operasional sumber daya teknologi informasi dalam perusahaan. Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Mengembangkan ketentuan dan prosedur teknologi informasi untuk mendukung tujuan dari bisnis perusahaan.
- Mengevaluasi kebutuhan bisnis perusahaan yang berhubungan dengan pengaturan informasi, sistem, peralatan, dukungan dan pelatihan yang ditujukan untuk bahan pertanggung jawaban dalam memutuskan dan melaksanakan serta mengatur segala aspek dari kondisi teknologi informasi guna mendukung kebutuhan didalam perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam mengatur dan memberi dorongan kepada staff dan mengembangkan level kemampuan teknologi informasi yang berguna untuk pelaksanaan bisnis perusahaan.
- Mengatur kegiatan IT termasuk pengaturan keuanganyang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
- Memberi masukan dalam hal perubahan sistem yang ditujukan pada kebutuhan perusahaan dan meningkatkan keefektifitasan operasional.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja departemen IT.
15. HR Finance and Accounting Supervisor
Secara umum, Finance dan Accounting Supervisor memiliki tanggung jawab memaksimalkan penggunaan keuangan perusahaan dan menjaga asset perusahaan terhadap resiko-resiko keuangan.
Memiliki uraian tanggung jawab sebagai berikut :
- Membuat perencanaan strategi jangka pendek (1 tahun) Finance & Accounting Department selaras dengan sasaran jangka panjang Departement Finance & Accounting beserta anggaran.
- Mengarahkan bawahan dalam menyusun rencana jangka pendek ( 1 tahun ). - Mengatur cash flow perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional,
antara lain :
Memastikan sesuai dengan target yang ditetapkan manajemen.
Memaksimalkan penggunaan kelebihan uang kas bekerja sama dengan treasury Corporate.
Me-review proses pinjaman bank dan cadangan valas.
- Membuat laporan analisa posisi asset dan liabilities setiap bulan kepada pihak manajemen.
- Mengelola sumber daya manusia termasuk perencanaan tenaga kerja, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM di Finance & Accounting Department.
- Mengelola hubungan dengan Bank, Institusi Keuangan.
- Memastikan compliance proses pembayaran, penerimaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan memastikan tersedianya budget.
- Memonitor dan me-review kondisi keuangan cabang secara periodik serta merekonsiliasi laporan keuangan cabang dan catatan kantor pusat.
- Memastikan pengembangan sistem informasi keuangan yang terintegrasi dan akurat.
- Me-review proses pencatatan acrual biaya marketing dan status realisasinya secara periodik.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja Finance Department.
16. HR Payroll and Personnel Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk mendukung tercapainya sasaran Divisi HRD melalui pengelolaan, informasi data karyawan, administrasi kepersonaliaan, dan proses payroll.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : - Menyusun rencana jangka pendek ( 1 tahun ).
- Menyusun anggaran personnel expenses total perusahaan sesuai otorisasi. - Mengelola seluruh proses administrasi data karyawan dari awal masuk
sampai terminasi, laporan kekaryawanan, dengan menggunakan sistim HRIS. - Mengelola semua proses pengobatan, absensi dan cuti serta
mendokumentasikannya.
- Memverifikasi data – data dari lokasi.
- Melakukan proses semua transaksi yang berhubungan dengan payroll, sesuai dengan SOP yang sudah ditentukan dan datanya akurat.
- Membuat semua Reporting yang berhubungan dengan Payroll - Memastikan confidentiality dari data-data karyawan.
- Melakukan maintenance data untuk seluruh karyawan sesuai SOP dan perubahan-perubahan yang ada.
17. HR GA & Industrial Relation Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk melaksanakan pemberian kompensasi, benefit, pengelolaan asset, dan perijinan, serta membangun team yang solid.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat rencana aktivitas dan anggaran tahunan HR / GA Service & Industrial Relation.
- Mengelola aspek legal perusahaan, perijinan terkait dengan asset dan ketenagakerjaan.
- Mengelola pemeliharaan dan perawatan aset perusahaan.
- Mengelola sumber daya manusia termasuk perencanaan tenaga kerja, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM di HR/GA & Industrial Relation.
- Memfasilitasi hubungan dan kegiatan karyawan agar tercipta iklim yang kondusif dan mengkoordinasikan survei pendapat karyawan .
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja tim HR / GA Service & Industrial Relation.
- Melakukan pekerjaan lain yang diberikan Atasan terkait dengan bidang tugasnya.
- Mengelola pelaksanaan Surat Kesepakatan Kerja untuk karyawan kontrak ( mencatat dan memperbaharui ),
- Mengkoordinir penerbitan media komunikasi internal.
- Mengelola seluruh pelaksanaan pelayanan GA ( seperti contoh Asset, perijinan, dan lain-lain ).
- Mengelola hubungan dengan Institusi terkait antara lain : pemda, disnaker, deperindag, bapedal, jamsostek, telkom, kepolisian, dll.
- Memastikan kepuasan karyawan berkaitan dengan service yang dilakukan GA.
18. HR Recruitment and Training Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk mengelola sistem rekrutmen dan program pengembangan kompetensi agar tersedia SDM yang potensial untuk memenuhi kebutuhan organisasi agar Visi dan Misi perusahaan tercapai, dan membangun team yang solid.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat perencanaan strategi jangka menengah (3 tahun) untuk program Employment & People Development (perencanaan SDM / MPP , pengembangan SDM ) selaras dengan sasaran jangka panjang Divisi HRD, beserta anggaran.
- Mengarahkan bawahan dalam menyusun rencana jangka pendek ( 1 tahun ). - Membuat sistem dan mengelola proses rekrutment yang lebih efisien dan
efektif.
- Membuat sistem dan mengelola People Development : mengevaluasi dan merevisi Competency model sesuai dengan kebutuhan organisasi, mengelola people maping hasil assessment.
- Mengelola proses pelatihan dari tahap analisa kebutuhan, pembuatan matriks pelatihan, penyusunan materi, sampai memonitor penyelenggaraan pelatihan.
- Mengelola sumber daya manusia termasuk perencanaan tenaga kerja, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM di Employment & People Development Department.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja Employment & People Development Department.
19. Quality In-Line Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk memastikan penerimaan material (bahan baku, bahan kemas), proses produksi (online) dan mutu produk jadi sesuai dengan standar yang ditentukan serta memastikan prosedur pengambilan sample sesuai dengan standard dan personel yang melakukan sampling memiliki kompetensi untuk melakukan tugas tersebut.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Memastikan kegiatan penerimaan material dan proses produksi sesuai dengan standar yang ditentukan dengan :
Memonitor proses penerimaan, online process dan mutu produk jadi. Mengevaluasi metoda sampling.
Mengelola ( mengumpulkan, menyimpan dan memeriksa) retain sample secara rutin.
Menindak lanjuti informasi customer complaints dari Principal. Memonitor penanganan Pest dan Insect Control.
- Mengelola sumberdaya manusia di unit QC on line termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja unit QC on line
20. Quality Check Lab Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk memastikan hasil analisa kimia dan mikrobiologi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, serta memastikan personel yang melakukan analisa kimia dan mikrobiologi memiliki kompetensi untuk melakukan analisa tersebut
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat rencana pemeriksaan kimia, mikrobiologi mingguan dan harian berdasarkan rencana produksi.
- Memastikan hasil analisa kimia dan mikrobiologi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan dengan :
Memonitor penanganan sanitasi yang berkaitan dengan mikrobiologi untuk lingkungan, personil, mesin, udara di produksi dan gudang.
Memberikan usulan metoda analisa kimia dan mikrobiologi. Memastikan sarana Laboratorium dalam kondisi baik.
- Mengelola sumberdaya manusia di QC lab termasuk perencanaan tenaga kerja, pengelolaan kinerja, rekrutmen, pelatihan dan pengembangan SDM. - Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja unit QC Lab
21. System Supervisor
Secara umum, bertanggungjawab untuk implementasi Quality System di PT KMI ( ISO, HACCP, GMP, dll ) termasuk sistem pendukungnya ( Audit, kalibrasi, validasi, pest control, NCR, dll)
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Bertanggung jawab terhadap implementasi Quality System di seluruh Plant - Bertanggung jawab terhadap pengelolaan Quality System Document.
- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan validasi alat baru atau metode baru di Plant
- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kalibrasi seluruh alat ukur di Plant. - Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Quality System Audit Internal - Memonitor penerapan GMP termasuk Pest dan Insect Control di Plant - Menjadi Koordinator penyelesaian NCR (Non Conformance Report)
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja unit Quality System Support
22. PPC Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk membuat jadwal produksi berdasarkan order dari principal, ketersediaan material dan kesiapan Plant berlandaskan
prinsip QCS ( Quality, Cost, dan Speed ) serta memastikan jadwal produksi berjalan sesuai rencana dengan selalu berkoordinasi dengan produksi, principal, QA, dan WH.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : - Menerima order dari principal
- Membuat jadwal produksi berdasarkan order principal, ketersediaan material dan kesiapan plant.
- Membuat jadwal kedatangan RM PM dan pengiriman FG ke principal - Memonitor kedatangan RM PM dan pengiriman FG ke principal - Memonitor ketersediaan stock RM PM FG di Warehouse.
- Memonitor pelaksanaan proses produksi apakah telah sesuai dengan jadwal yang dibuat
- Mengelola penimbangan dan dispen mikro ingredient untuk kebutuhan produksi tiap batch
- Mengelola sumberdaya manusia di unit PPC termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM dalam rangka membangun team yang solid dan berkompetensi tinggi.
- Mengelola hubungan dengan pihak principal.
- Memonitor, me-review dan mempertanggungjawabkan kinerja unit PPC.
23. Process Drier Supervisor
Secara Umum, bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas Wet Process dan Spray Drier pada shift yang menjadi
tanggung-jawabnya, untuk memastikan aktivitas wet process dan spray drier berlangsung secara efektif dan efisien berlandaskan QCS ( Quality, Cost, dan Speed ) serta membangun team yang solid dan memastikan bahwa setiap personel Wet Proces dan Spray Drier memiliki kompetensi dalam bidang tugasnya masing masing.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat perencanaan alokasi sumber daya wet process spray drier pada shift yang menjadi tanggungjawabnya agar seluruh aktivitas wet process dan spray drier efektif dan efisien.
- Mengawasi dan memastikan seluruh aktivitas wet process spray drier berlangsung sesuai prosedur standard dan rencana yang telah ditetapkan - Berkoordinasi dengan departemen terkait dalam rangka menjamin proses
produksi dapat berlangsung lancar.
- Memastikan penerapan Quality system ( HACCP, GMP, ISO ) dilaksanakan secara konsisten
- Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas wet process spray drier pada shift supervisor tersebut bertugas.
- Membuat laporan aktivitas wet process spray drier dan memverifikasi laporan bawahan
24. Engineering Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas departemen Enginering pada area yang menjadi
tanggungjawabnya, untuk memastikan departemen Engineering dapat melaksanakan fungsinya merawat mesin produksi, fasilitas utility, bangunan dan penanganan limbah secara efektif dan efisien serta memastikan bahwa personel yang melakukan tugas maintenance memiliki kompetensi untuk melakukan tugas tersebut.
Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat perencanaan alokasi sumber daya departemen Engineering pada area yang menjadi tanggungjawabnya agar seluruh aktivitas berlangsung effective dan efisien.
- Mengawasi dan memastikan seluruh aktivitas Engineering berlangsung sesuai prosedur standard dan rencana yang telah ditetapkan
- Berkoordinasi dengan departemen terkait dalam rangka menjamin proses produksi dapat berlangsung lancar.
- Memastikan penerapan Quality system dilaksanakan secara konsisten
- Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas departemen engineering pada saat supervisor tersebut bertugas
- Membuat laporan aktivitas shift dan memverifikasi laporan bawahan
25. Packaging Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasi dan mengawasi aktivitas Can Line dan Sachet Line pada shift yang menjadi tanggungjawabnya, untuk memastikan aktivitas Can Line dan Sachet line berlangsung secara effective dan efisien berlandaskan QCS ( Quality, Cost, dan
Speed ) serta membangun team yang solid dan memastikan bahwa setiap personel packaging memiliki kompetensi dalam bidang tugasnya masing masing Uraian tanggung jawabnya adalah :
- Membuat perencanaan alokasi sumber daya Can Line dan Sachet Line pada shift yang menjadi tanggungjawabnya agar seluruh aktivitas Can Line dan Sachet Line berlangsung efektif dan efisien.
- Mengawasi dan memastikan seluruh aktivitas Can Line dan Sachet line berlangsung sesuai prosedur standard dan rencana yang telah ditetapkan - Berkoordinasi dengan departemen terkait dalam rangka menjamin proses
produksi dapat berlangsung lancar.
- Memastikan penerapan Quality system ( HACCP, GMP, ISO) dilaksanakan secara konsisten
- Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas Can Line dan Sachet Line pada shift supervisor tersebut bertugas.
- Membuat laporan aktivitas Can Line dan Sachet Line dan memverifikasi laporan bawahan.
26. Warehouse Supervisor
Secara umum, bertanggung jawab untuk Mengelola seluruh kegiatan di Ware House RM, PM, dan FG untuk mendukung pencapaian produksi sesuai target yang ditentukan, berdasarkan QCS ( Quality, Cost, Speed ) serta membangun team yang solid dan berkompetensi tinggi dalam penanganan RM, PM, dan FG. Uraian tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
- Membuat rencana kerja mingguan dan harian berdasarkan rencana bulanan hasil pertemuan dengan PPC.
- Mengelola seluruh kegiatan, mulai dari penerimaan, penyimpanan, penyiapan dan pengeluaran material untuk proses produksi dengan :
Mengelola persediaan RM, PM, dan FG yang akurat.
Melakukan stock opname RM, PM, dan FG secara periodik. Mengelola hubungan dengan Principal.
Melakukan koordinasi dengan departemen PPC, Produksi dan Purchasing
Memastikan sarana gudang RM, PM, dan FG tersedia dan terpelihara dengan baik.
- Mengelola sumberdaya manusia di unit RM, PM, dan FG termasuk perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengelolaan kinerja, pelatihan dan pengembangan SDM.
- Memonitor, me-review, dan mempertanggungjawabkan kinerja unit RM, PM, dan FG.
3.2.3. Departemen Utama yang berhubungan langsung dengan sistem di perusahaan PT.Kalbe Morinaga Indonesia
1. Departemen Plant [ Pabrik ]
Meliputi departemen PPIC, departemen Warehouse, departemen Produksi, departemen Quality Assurance, dan departemen Engineering.
Fungsi Departemen Plant :
Mengelola seluruh proses produksi, mulai dari perencanaan produksi, penyiapan RM/PM, penyiapan mesin dan fasilitas utility, proses produksi, pengawasan mutu, serta penyimpanan dan pengiriman finished goods ke principal.
Penjabaran Departemen Plant [ Pabrik ]
1.1.Departemen PPIC [ Production Planning and Inventory Control ]
Membuat perencanaan produksi berdasarkan order dari prinsipal dengan mempertimbangkan kesiapan material, mesin, sumber daya manusia serta prinsip efektivitas dan efisiensi produksi.
1.2.Departemen Warehouse [ Gudang ]
Mengelola raw material, packing material dan finished goods, mulai dari proses penerimaan dan penyimpanan RM/PM, penyiapan RM/PM untuk produksi serta penyimpanan dan pengiriman finished goods ke prinsipal.
1.3.Departemen Produksi
Melakukan proses produksi, mulai dari wet process, spray drier, power handling, filing dan packing kaleng dan sachet, sampai proses penyerahan finished goods ke warehouse.
1.4.Departemen Quality Assurance
Menjamin raw material, packing material, proses produksi, dan finished goods yang dihasilkan PT.Kalbe Morinaga Indonesia ( KMI ) memenuhi syarat mutu yang ditetapkan prinsipal.
1.5.Departemen Engineering
Merawat semua fasilitas pabrik ( mesin utility, mesin produksi, forklift, AC kantor, waste water treatment ), memproduksi steam ( uap ), air kompresor, treatment water, ice water, chilled water dll.
2.Departemen Finance & Accounting
Terdiri dari departemen Finance & Accounting dan departemen IT
Fungsi departemen Finance & Accounting
Mengelola pengendalian dan optimalisasi penggunaan uang serta aset berdasarkan sistem informasi keuangan yang terintegrasi, akurat, tepat waktu
Fungsi departemen Information Technology
Mengelola operasional sumber daya teknologi informasi dalam perusahaan serta mengembangkan ketentuan dan prosedur teknologi informasi untuk mendukung tujuan dari bisnis perusahaan.
3.Departemen Human Resources
Membawahi bagian Recruitment & Training, Payroll & Personnel Administration, GA & Ind Relation,dan Purchasing.
Fungsi departemen Human Resources
Mendorong pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan dengan mempersiapkan dan mengelola sumber daya manusia melalui sistem ke-HRD-an, pengembangan yang terintegrasi dan menciptakan iklim kerja yang mendukung produktivitas di Perusahaan dengan membangun team yang solid
3.3 Visi, Misi, Strategi, dan Nilai Inti Perusahaan
Gambar 3.3.
Gambaran Visi, Misi, Strategi dan Nilai Inti Perusahaan Sumber : Data Perusahaan (2009)
Visi 2010 : Menjadi perusahaan Toll Manufacturing terbaik di Indonesia, yang memprioritaskan produk Morinaga.
Excellent berarti :
Kualitas terbaik, Harga kompetitif, Pengantaran yang tepat waktu
Excellent Quality berarti :
Memenuhi standard kualitas, zero defects, dan hasil produksi diatas 95%
Harga Kompetitif berarti :
Harga keseluruhan maksimum ( menyangkut kualitas, hasil produksi, biaya transportasi / pengantaran ) adalah sama dengan Harga pasar
Pengantaran Tepat Waktu berarti :
Memenuhi 100% Jadwal Pengantaran ( Delivery Schedule ).
Excellent Toll Manufacturing di Indonesia berarti :
Excellent Services berbasiskan pada Persetujuan tingkat jasa dengan Pelanggannya.
Memprioritaskan Produk Morinaga berarti :
Prioritas pertama untuk memproduksi Produk Morinaga.
F inancial Profitability Revenue Cost “Kami akan mengoptimalkan Nilai Pemegang Saham dengan...” Customer
Fokus Terhadap Customer Value Proposition
Excellent Quality Timely Delivery Competitive Prices “ Memusatkan Usaha Kita terhadap Customer Value Proposition dengan ...” Customer is Our Soul In te rn al Pr oc es s
Efektif & Efisien
Proses yang Didorong oleh Pelanggan
Supplier Relation Production Delivery to Customer High Quality Supply High Quality production process High quality delivery handling Lower cost of Ownership Lower cost of Production Lower cost of Delivery Just‐in‐ Time Delivery Process Cycle Time Timely delivery “Proses Bisnis yang Didorong oleh Pelanggan yang Efektif dan
Efisien, yang dimungkinkan oleh ...” Excellence is Our Passion
Learning & Growth Technical & behaviour Competency Development Culture for Continu ous Improve ment Technology that facilitate Continuous Improvement Competent & Motivated People Good Climate for Action Information System that Result Benefit to Business “ Orang, Organisasi, Sumber daya Finansial & Teknologi yang Tersedia dengan Baik” Teamwork is Our Strength Gambar 3.4.
Rencana Strategis Lima Tahun Perusahaan
Sumber : Data Perusahaan (2009)
3.4
Strategi Map Perusahaan
Setelah menentukan bidang bisnis perusahaan ( yaitu toll manufacturing ), kemudian dilanjutkan dengan menciptakan misi, visi, dan strategi, kemudian menciptakan nilai inti.
• % Akurasi Data • % Ketepatan Waktu •Caused by KMI •Caused by SHP • Planning Accuracy • Procurement Cost • RM/PM Delivery schedule fulfillment • % Reject caused by Delivery Handling • Logistic Cost • % Accuracy of Quality Inspection
• % Overall Waste
• Total Production Cost / kg Product • Total Energy Cost / Production
Output
• Total Down Time
•Supplier Satisfaction Index
•COGS
• Total Improved Time Cycle
•Gross profit
•Operating Profit
• % Delivery Schedule
Accomplishment
• % NC product • Toll Fee / Unit Product
• Yield •Company ESI Mengoptimalkan Nilai Pemegang Saham Menghasilkan Revenue Produktivitas & Struktur Biaya Mengembangkan Iklim yang Mendukung untuk Bertindak Menyusun Sistem Informasi yang Selaras dengan Perusahaan P e rs p ekt if P e la ngga n P e rs p ekt if P ro ses B isn is In te rn al P e rs p ekt if Fi na ns ia l P e rs p e k tif P e rt um bu ha n & P e mb el aj ara n Pengiriman Tepat Waktu Mengembangkan Keahlian Teknis &
Kompetensi Perilaku Harga Kompetitif Kualitas Unggul Peningkatan Hubungan dengan Supplier Optimalisasi Kinerja Produksi Peningkatan Proses Pengiriman
Melestarikan Budaya Perbaikan yang Berkesinambungan – Continuous Improvement
Sesuai dengan Institutional Quality System Standard • Compliance Rate with international
Standard (ISO,HACCP) • Compliance Rate with Morinaga
Standard
• Menumbuhkan Sistem
i2C
INDIKATOR KUNCI KINERJA PERUSAHAAN
•Sales Growth
• Tingkat Kelulusan • Skor Rata-Rata
Gambar 3.5
Indikator Kunci Kinerja Perusahaan dalam Strategy Map
Sumber : Data Perusahaan (2009)
3.5 Nilai
Inti
Perusahaan
Untuk memenuhi syarat-syarat diatas kami percaya dalam : • Pelanggan adalah Jiwa Kami ( Customer is Our Soul )
9 Kami dengan segenap jiwa memenuhi dan melayani keinginan konsumen eksternal maupun internal dengan antusias, proaktif dan rasa hormat • Keunggulan adalah Hasrat Kami ( Excellence is Our Passion )
9 Kami dengan tekun dan antusias mendalami seluruh proses bisnis yang ada agar tercipta perbaikan yang terus menerus dengan didukung oleh teknologi untuk mencapai kesempurnaan dalam memuaskan pelanggan eksternal maupun internal
• Kerjasama Kelompok adalah Kekuatan Kami ( Teamwork is Our Strength ) 9 Kami membangun sikap saling percaya dan pola kerja tim dari berbagai latar
belakang serta berkomunikasi secara lintas fungsi dengan jujur. 9 Kami berbagi ilmu pengetahuan, teknologi dan cara kerja yang baik
9 Kami menghargai dan memberikan perlakuan adil pada setiap karyawan, saling mendukung untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian secara optimal serta senantiasa berperilaku DJITU+
• DJITU+ :
- Disiplin, Dedikasi, Jujur, Jeli, Inovatif, Inisiatif, Teliti, Tekun, Ulet, dan Unggul Berpikir+
