BAB 3
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tujuan Strategi dan Inisiatif
3.1.1 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal pada bisnis perusahaan PT. JOF METAL merupakan sebuah analisis yang dilakukan terhadap faktor-faktor eksternal. Faktor-faktor-faktor ini yang mempengaruhi semua kegiatan bisnis perusahaan ini. Analisis tersebut menggunakan teknik analisis Porter dan analisis PEST.
3.1.1.1.1 5 Daya Porter
Analisis 5 daya Porter digunakan untuk mengetahui dimana posisi para pesaing bisnis mereka dan peluang dari perusahaan PT. JOF METAL. Tujuan dari analisis ini yaitu dapat mempertahankan perusahan PT. JOF METAL dari persaingan, ancaman pendatang baru, tawar-menawar pemasok, tawar-menawar pelanggan, dan ancaman produk pengganti.
Gambar 3.1 Porter
Keterangan pada gambar 3.1: 1. Kekuatan tawar menawar pembeli
Dengan adanya pembeli, sebuah perusahaan dapat mendapat keuntungan. Dengan persaingan antar perusahan yang memiliki jenis usaha yang sama, akan membuat para pelanggan bisa untuk mendapatkan harga dan mutu yang terbaik untuk setiap pembeliannya. Kekuatan dari PT. JOF METAL dapat memberikan harga sesuai budget atau memberikan penawaran yang optimal sehingga pelanggan dapat percaya dan membeli kepada perusahaan tersebut.
Ancaman Pendatang Baru CV. Cakrawala Decoration PT. Super Teknik
UD. Eri Baja Pretama
Pemasok Supplier dari luar negeri dan dalam negeri Persaingan Industri PT. Amstrong PT. Prometama PT. Lion Metal Works Pembeli Kontraktor PP Wijaya Karya Ancaman barang substitusi Barang impor murah dari China
2. Persaingan industri
Persaingan utama dari PT. JOF METAL ini adalah PT. Prometama, dimana keduanya bersaing sejak lama dalam mendapatkann pelanggan. Dengan adanya persaingan tersebut membuat PT. JOF METAL terus meningkatkan mutu perusahaan, memaksimalkan produksi, dan memberikan harga yang terjangkau agar para pelanggan tersebut puas atas kinerja perusahaan.
3. Kekuatan tawar menawar pemasok
PT. JOF METAL yang memiliki banyak supplier untuk dapat bertansaksi, dapat mempermudah perusahaan untuk mencari barang serta harga yang baik untuk terjadinya transaksi. PT. JOF METAL memliki supplier yang berada di luar negeri maupun dalam negeri.
4. Ancaman pendatang baru
CV. Cakrawala Decoration, PT. Super Teknik dan UD. Eri Baja Pretama adalah pendatang baru yang memiliki potensi untuk menjadi pesaing dalam bidang produksi besi dan metal. Untuk tetap meningkatkan kualitas dari apa yang dihasilkan perusahaan ini, serta memberikan desain-desain yang lebih bervariasi serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 5. Ancaman barang substitusi
Sekarang ini ancaman dari barang subtitusi hanya berasal dari china, dimana barang – barang tersebut mempunyai harga yang murah. Tetapi dengan harga yang
murah belum bisa memberikan mutu dan desain yang baik terhadap penggunaan oleh pelanggan.
Dari analisis yang dilakukan diatas dapat disimpulkan ke dalam tabel seperti dibawah ini:
Tabel 3.1 Tabel Porter
Faktor Tingkat Ancaman/Peluang Solusi Pengaruh SI/TI
Persaingan industri
Mempunyai pelanggan yang banyak serta proses bisnis yang berjalan baik.
Pesaing masih cukup banyak tidak memiliki dukungan teknologi dalam menjalankan proses bisnisnya,
Perusahaan dapat bersaing dengan para kompetitornya dari segi harga serta kualitas yang diberikan.
Pelayanan yang diberikan dapat memberikan
keupasan kepada pelanggan dengan teknologi yang digunakan di perusahaan ini. Aplikasi Penjualan, pembelian, dan persediaan Kekuatan Tawar-menawar pemasok Memperkuat jalinan hubungan antara supplier dengan perusahaan
Keterlambatan dalam pengiriman dan harga yang cukup tinggi
Memberikan penawaran yang baik antara supplier dan perusahaan, dengan harga dan kualitas yang baik akan menjadikan prioritas dalam pembelian bahan
Kekuatan Tawar-menawar pembeli
Jumlah pelanggan yang banyak.
Banyakanya perusahaan yang sejenis
Perusahaan memiliki desain yang unik serta mutu kualitas yang sangat baik, dan dikenal banyak orang.
Melakukan strategi marketing dengan baik guna mencari pelanggan baru dengan pemasaran yang baik.
Memperkuat hubungan pelanggan dan perusahaan, dengan memberikan hasil yang terbaik ke pelanggan.
Selalu membantu pelanggan dalam pembuatan sebuah desain, harga, dan kualitas dengan memberikan solusi yang terbaik Aplikasi penjualan, pembelian, dan persediaan Ancaman pendatang baru
Adanya pendatang baru yang menjual produk sejenis.
Meningkatkan kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Aplikasi penjualan, pembelian, dan persediaan Ancaman barang substitusi
Barang-barang yang berasal dari China yang memiliki harga yang murah, dengan mutu standart
Memberikan pemahaman tentang kualitas dan mutu dari barang yang
diproduksi.
- tidak ada
Keterangan pada tabel 3.1 menjelaskan PT. JOF METAL sendiri memiliki peluang dengan banyaknya pelanggan serta
proses bisnis yang baik, tetapi PT. JOF METAL belum memakai teknologi yang dapat menunjang kinerja bisnis, diberikan juga solusi dalam penanganan masalah tersebut dengan memberikan harga dan kualitas terbaik bagi pelanggan dalam melakukan transaksi bisnis dan juga dapat memberikan kemudahan dalam proses bisnis dengan penggunaan teknologi yang sesuai dengan perusahaan. Pengaruh terhadap SI/TI yaitu adanya aplikasi penjualan, pembelian dan persediaan. Keterangan lainnya yaitu kekuatan tawar-menawar pada pemasok, PT. JOF METAL memiliki hubungan yang sangat kuat terhadap pemasok dalam pembelian bahan baku, tetapi tetap memiliki masalah pada harga yang berbeda dan tinggi serta keterlambatan pengiriman bahan baku. PT. JOF METAL sendiri memiliki solusi terhadap masalah serta peluang tersebut dengan meningkatkan hubungan baik dan memberikan prioritas utama dalam pembelian bahan baku, penggunaan SI/TI dalam hubungan ini tidak ada. Pada keterangan selanjutnya yaitu kekuatan tawar menawar pembeli, pelanggan/pembeli yang banyak dalam memenuhi kebutuhanya, serta banyaknya perusahaan sejenis dan persaingan mengenai harga dan mutu dari barang yang dijual. Solusi yang dimiliki PT. JOF METAL terhadap kekuatan tawar menawar itu sendiri dengan meningkatkan strategi marketing dalam pemasaran kepada pelanggan, serta meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan, dan pengaruh
dari SI/TI terhadap perusahaan yaitu penggunaan aplikasi penjualan, pembelian, dan persediaan. Untuk keterangan selanjutnya yaitu adanya ancaman pendatang baru yang menjual produk sejenis, solusi yang diberikan memberikan kualitas terbaik serta meningkatkan desain – desain yang baik, pengaruh terhadap SI/TI dengan adanya aplikasi penjualan, pembelian dan persediaan. Dan yang terakhir adanya ancaman barang subtitusi, dimana barang – barang yang dijual berasal dari china yang terkenal murah tapi tidak dengan mutu yang baik, solusi yang diberikan PT. JOF METAL dengan memberika mutu sesuai standard dan kualitas produk yang baik sesuai dengan harga, dan pengaruh terhadap SI/TI tidak ada.
3.1.1.1.2 PEST
Politik
Kondisi politik yang ada di Indonesia saat ini, tidak berpengaruh terhadap proses bisnis pada PT. JOF METAL. Meskipun adanya undang-undang baru atau tentang pajak, tidak memberikan sebuah dampak buruk bagi perusahaan. Dampak yang berarti ketika adanya perubahan upah minimum regional, sehingga adanya penambahan gaji di setiap karyawan.
Ekonomi
Dengan situasi global yang tidak stabil saat ini, dapat memberikan dampak kepada PT. JOF METAL. Dengan perubahaan kurs mata uang dapat menyulitkan perusahaan dalam membeli bahan baku kepada supplier yang berada di luar negeri. Karena harga yang tidak pasti membuat perusahaan sulit memberikan penawaran kepada pelanggan.
Sosial
Situasi sosial pada perusahaan ini cukup baik dimana para karyawan yang bekerja pada PT. JOF METAL adalah orang-orang yang tinggal di lingkungan sekitar, dengan begitu perusahaan ini memberikan dampak yang signifikan pada lingkungan sekitar dengan membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat.
Teknologi
Penggunaan teknologi pada PT. JOF METAL masih belum maksimal, dimana masih mengerjakan dengan manual untuk memberikan atau membuat data-data yang berhubungan dengan proses bisnis. Dan juga ketika menyampaikan informasi antar divisi yang belum memaksimalkan teknologi yang sudah ada.
Dari analisis yang dilakukan diatas dapat disimpulkan ke dalam tabel seperti dibawah ini:
Tabel 3.2 Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi)
Faktor Ancaman/Peluang Solusi Peranan SI/TI
P o li ti k • Undang-undang perpajakan • Naiknya UMR • Perusahaan mengikuti kebijakan dari negara tentang undang-undang yang sudah dibuat dan memberikan tunjangan tambahan terhadap kenaikan UMR, • tidak ada pengaruh E k o n o m i
• Harga kurs mata uang asing yang tidak menentu
• Ekonomi global
• Selalu mengupdate kurs mata uang serta harga yang diberikan agar tidak terjadi kesalahan, maupun kerugian yang besar bagi perusahaan dan ekonomi global tidak menutup adanya transaksi bisnis yang ada.
• E-mail • Telepon S o si a l
• Masyarakat sekitar • Penggunaan masyarakat sekitar sebagai karyawan di perusahaan ini, guna untuk meningkatkan kehidupan masyarakat sekitar
• tidak ada pengaruh
Keterangan pada tabel 3.2 menjelaskan PT. JOF METAL terhadap politik yang ada di Indonesia saat ini, ancaman yang ada yaitu adanya perubahan dalam undang-undang perpajakan serta peningkatan UMR terhadap karyawan. PT. JOF METAL sendiri memiliki solusi terhadap ancaman tersebut dengan mengikuti kebijakan pemerintah terhadap undang-undang perpajakan itu sendiri dan memberikan tunjangan tambahan sebagai solusi lain dari peningkatan gaji pada karyawan, sedangkan tidak ada peranan SI/TI. Keterangan selanjutnya hubungan ekonomi dengan PT. JOF METAL yaitu adanya naik turun kurs mata uang asing karena adanya pembelian dari luar negeri dalam pembelian bahan baku, serta adanya ekonomi global yang sudah ada sekarang ini di Indonesia. Solusi yang diberikan dengan selalu mencek setiap perubahan kurs mata uang setiap periodik dan membandingan dengan harga yang suda ada, peranan SI/TI dengan penggunaan telepon, email dalam mendapatkan data.
T ek n o lo g i
• Sistem yang belum dapat saling terintegrasi antar divisi di perusahaan
• Teknologi yang belum maksimal digunakan oleh perusahaan
• Membuat sebuah sistem yang dapat mengintegrasi antar divisi di dalam perusahaan
• Menyesuaikan kebutuhan teknologi sesuai yang
dibutuhkan dan memaksimalkan penggunaan teknologi
• Aplikasi penjualan, pembelian, dan persediaan
Keterangan selanjutnya hubungan PT. JOF METAL dengan sosial, bagaimana perusahaan memiliki hubungan dengan masyarakat sekitar dengan memberikan solusi menggunakan tenaga dari masyarakat sekitar yang membutuhkan pekerjaan, agar masyarakat sekitar bisa menunjang kehidupan untuk lebih baik dan lebih efisien karena jarak tempat yang tidak jauh, sedangkan peranan SI/TI tidak ada. Keterangan yang terakhir yaitu hubungan PT. JOF METAL dengan penggunaan teknologi, PT. JOF METAL belum memaksimalkan penggunaan teknologi, dengan peluang yang dapat memberikan kemudahan dalam pemberian data terhadap divisi, dan diberikan solusi dengan menggunakan teknologi yang dapat mengintegrasi antar divisi perusahan serta menyesesuaikan teknologi tersebut dengan kondisi perusahaan, peranan SI/TI dengan dibuatnya aplikasi penjualan, pembelian dan persediaan.
3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal
3.1.1.2.1 SWOT
Analisis SWOT adalah sebuah analisis yang menganilis atau mengindentifikasi faktor-faktor eksternal dan internal dari perusahaan ini sendiri, faktor – faktor itu seperti peluang, ancaman, kekuatan serta kelemahan. Dengan penggunaan analisis SWOT itu sendiri, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan perusahaan serta dapat memanfaatkan
peluang dari yang ada, serta mencegah dari ancaman yang dapat terjadi. Berikut analisis SWOT pada PT. JOF METAL :
1. Strength (Kekuatan)
S1. Posisi lokasi kantor dan pabrik yang strategis
S2. Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang baik
S3. Pembagian tugas yang baik setiap divisinya.
S4. Selalu dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, sesuai dengan visi
S5. Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap bulannya.
S6. Hubungan baik dengan rekan bisnis
S7. Memberikan pelatihan yang baik untuk setiap karyawannya
2. Weakness (Kelemahan)
W1. Perusahaan tidak memiliki bagian IT,sehingga belum adanya sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi, dan data belum dapat diketahui secara tepat waktu.
W2. Pengiriman bahan baku sering terlambat karena pengiriman yang tidak tepat waktu dari penjadwalan pengiriman kepada pelanggan
3. Opportunity (Peluang)
O1. Material produk yang dihasilkan perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green.
O2. Memiliki tekhnik desain yang berbeda dari para perusahaan pesaingnya
O3. Perkembangan teknologi yang dapat mengembangkan bisnis perusahaan
O4. Mempunyai karyawan yang baik dalam menangani permintaan pelanggan
4. Threat (Ancaman)
T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli ke supplier
T2. Adanya pelanggan yang melakukan repeat order kepada pesaing bisnisnya.
T3. Harga yang lebih murah dari pesaing dalam dan luar negeri
T4. Kurangnya pengetahuan beberapa karyawan terhadap kinerja produksi
3.1.1.2.2 Matrix SWOT
Tabel 3.3 Tabel SWOT Faktor Internal
Faktor Eksternal
Strength (Kekuatan)
S1. Posisi lokasi kantor dan pabrik yang strategis
S2. Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang baik
S3. Pembagian tugas yang baik setiap divisinya.
S4. Selalu dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, sesuai dengan visi
S5. Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap bulannya.
S6. Hubungan baik dengan rekan bisnis
S7. Memberikan pelatihan yang baik untuk setiap karyawannya
Weakness (Kelemahan)
W1. Perusahaan tidak memiliki bagian IT,sehingga belum adanya sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi, dan data belum dapat diketahui secara real time.
W2. Pengiriman bahan baku sering terlambat karenapengiriman yang tidaktepatwaktudaripenjadwalan pengiriman kepada pelanggan
W3. Pembuatan laporan yang kurang tepat.
Opportunity (Peluang) O1. Material produk yang dihasilkan perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green.
O2. Memiliki tekhnik design yang berbeda dari para perusahaan pesaingnya O3. Perkembangan teknologi yang dapat mengembangkan Strategi SO
(S4-O1) memenuhi kebutuhan pelanggan dengan material yang bersifat eco green
(S2-O2) dengan pelatihan karyawan yang memliki loyalitas dan teknik desain yang baik untuk pemenuhan kebutuhan pelanggan
(S5-S6-O3) dengan
mengembangkan tekonologi infromasi di perusahaan dapat semakin menjalin hubungan yang baik dengan cusomer serta penawaran dari pelanggan
Strategi WO
(W1-O1) dengan menggunakan teknologi informasi, dapat
mengintegrasi setiap divisi terhadap data-data informasi
(W1-O3) dengan adanya teknologi informasi di perusahaan, sehingga dapat membuat laporan sesuai dengan kebutuhan
bisnis perusahaan O4. Mempunyai karyawan yang baik dalam menangani permintaan pelanggan Threat (Ancaman) T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli ke supplier T2. Adanya pelanggan yang melakukan repeat order kepada pesaing bisnisnya. T3. Harga yang lebih murah dari pesaing dalam dan luar negeri
Strategi ST
(S3-S7-T4) Diharapkan dapat memberikan yang terbaik dari karyawan untuk perusahaan
(S4-T2) dengan teknik yang berbeda dan baik dari perusahaan dapat menarik pelanggan-pelanggan baru
Strategi WT
(W2-T3) bekerja sama dengan perusahaan jasa dalam pengantaran bahan baku dari supplier
(W1-T2) dengan adanya tekonologi informasi dapat mengembangkan bisnis perusahaan
T4. Kurangnya pengetahuan beberapa karyawan terhadap kinerja produksi T5. Pembayaran yang sering telat oleh pelanggan.
Keterangan pada tabel 3.3. menjelaskan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap PT. JOF METAL serta hubungan antara faktor internal dan faktor eksternal. Kekuatan dan kelemahan PT. JOF METAL yang tercantum akan di hubungkan dengan faktor – faktor eksternal seperti peluang dan ancaman, dari situ diambil kesimpulan untuk kekuatan dan peluang, kekuatan dan ancaman, kelemahan dan peluang, serta kelemahan dan ancaman.
3.1.1.2.3 IFAS dan EFAS
Tabel IFAS dan EFAS digunakan untuk menganalisis dan mengindentifikasi dimana posisi perusahaan tersebut terhadap analisis SWOT yang sudah dimiliki.
Internal Factor Analysis Strategy (IFAS)
Tabel 3.4 IFAS
FAKTOR – FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT x RATING
KEKUATAN
Posisi lokasi kantor dan pabrik yang strategis 0.1 4 0.4
Mempunyai karyawan yang memiliki loyalitas yang baik
0.1 3 0.3
Pembagian tugas yang baik setiap divisinya. 0.1 2 0.2
Selalu dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, sesuai dengan visi
0.1 3 0.3
Jumlah penawaran dari pelanggan yang baik setiap bulannya.
0.1 2 0.2
Hubungan baik dengan rekan bisnis 0.1 3 0.3
Memberikan pelatihan yang baik untuk setiap karyawannya
0.1 3 0.3
JUMLAH 0.7 2
KELEMAHAN
Perusahaan tidak memiliki bagian IT,sehingga belum adanya sistem yang dapat mengintegrasi setiap divisi,
dan data belum dapat diketahui secara real time.
Pengirimanbahanbakuseringterlambatkarenapengiriman yang tidaktepatwaktudaripenjadwalan pengiriman kepada pelanggan
0.1 2 0.2
Pembuatan laporan yang kurang tepat. 0.1 3 0.3
JUMLAH 0.3 0.7
TOTAL 1 2.7
Keterangan pada tabel 3.4 menjelaskan hasil dari analisis internal terhadap PT. JOF METAL, terlihat pada tabel kekuatan yang paling tinggi ada pada posisi kantor yang strategis. Total dari jumlah tabel IFAS adalah 1, dan pada gambar kekuatan memiliki 0.7 serta kelemahan 0.3. Dan untuk hasil dari perkalian bobot dan rating memiliki total 2.7.
External Factor Analysis Strategy (EFAS) Tabel 3.5 EFAS
FAKTOR – FAKTOR STRATEGI
EXTERNAL
BOBOT RATING BOBOT x
RATING
PELUANG
Material produk yang dihasilkan perusahaan PT. JOF METAL itu sendiri yang memiliki sifat eco green.
Memiliki tekhnik design yang berbeda dari para perusahaan pesaingnya
0.2 4 0.8
Perkembangan teknologi yang dapat mengembangkan bisnis perusahaan
0.1 4 0.4
Mempunyai karyawan yang baik dalam menangani permintaan pelanggan
0.1 2 0.2
JUMLAH 0.5 1.6
ANCAMAN
Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli ke supplier
0.1 2 0.2
Adanya pelanggan yang melakukan repeat order kepada pesaing bisnisnya.
0.1 3 0.3
Harga yang lebih murah dari pesaing dalam dan luar negeri
0.1 3 0.3
Kurangnya pengetahuan beberapa karyawan terhadap kinerja produksi
0.1 2 0.2
Pembayaran yang sering telat oleh pelanggan.
0.1 4 0.4
JUMLAH 0.5 1.4
Keterangan pada tabel 3.5 menjelaskan hasil dari analisis eksternal terhadap PT. JOF METAL, terlihat pada tabel tingkat peluang dan ancaman memiliki bobot yang sama yaitu 0.5, dikarena total jumlah adalah 1. Dari hasil perkalian bobot dan rating dapat ditentukan jumlahnya sebesar 3.
Tahap Analisa SWOT
Tabel IFAS dan EFAS dapat digunakan untuk menganalisa posisi suatu perusahaan terhadap strategi-strategi internal dan eksternal perusahaan. Dari hasil perhitungan yang telah di dapatkan dari tabel IFAS dan EFAS di atas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai yang dapat dilakukan perusahaan.
Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT:
1. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X.
Kekuatan : 2 Kelemahan : 0.7
Titik X ( Internal ) = Kekuatan – Kelemahan
= 2 – 0.7 = 1.3
2. Jumlah dari hasil perkalian (Bobot) X (Rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y.
Ancaman : 1.4
Titik Y ( Eksternal ) = Peluang – Ancaman
= 1.6 – 1.4 = 0.2
Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat digambarkan lewat titik koordinat SWOT, seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.2 Diagram SWOT
Keterangan pada gambar 3.2 menjelaskan hasil dari analisis IFAS dan EFAS yang sudah dikalkulasi dan menghasilkan seperti diagram diatas, dimana PT. JOF METAL berada pada kuadran 1.
Dengan begitu, dari hasil analisa diagram SWOT di atas dapat disimpulkan bahwa PT JOF METAL berada pada kuadran I, yang berarti perusahaan dapat menggunakan strategi SO ( Strength – Opportunity ). Strategi ini menjelaskan bahwa
PT JOF METAL dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada pada perusahaan. Agar dapat memanfaatkan strategi SO dengan baik, kami mengusulkan agar perusahaan memberikan penawaran harga dan meminta bahan baku sesuai dengan kemauan pelanggan serta melatih karyawan untuk menggunakan teknologi informasi.
3.1.1.2.4 Rantai Pasokan
Tabel 3.6 Tabel Rantai Pasokan Pemasukan Logistik Operasi Pengeluaran Logistik Pemasaran dan Penjualan Layanan Perusahaan Infrastruktur • Memasukan bahan-bahan • Melakukan inspeksi bahan-bahan • Memproduksi • Pengujian • Pemeliharaan • Fasilitas operasi • Pemrosesan order • Pengiriman barang • Iklan • Promosi • Suku cadang Pembelian • Melakukan jasa pengiriman • Bahan • Pasokan • Bagian lain • Pelayanan • Pengiriman • Media pemasaran • Subsitance • Suku cadang sistem Technology Development • Membuat desain • Komponen desain • Pengembanga n sistem infromasi • Riset pasar • Alat bantu teknis • Layanan manual dan
• Desain mesin • Prosedur pembuatan penjualan prosedur penggunaa n Human Resource Management • Perekrutan karyawan • Pelatihan karyawan • Perekrutan karyawan • Perekrutan karyawan
Keterangan pada tabel 3.6 menjelaskan tentang rantai pasokan pada PT. JOF METAL, terlihat pada tabel adanya hubungan perusahaan infrastruktur, pembelian, technology/development dan human resource management terhadap pemasukan logistik, operasi, pengeluaran logistik, pemasaran dan penjualan serta layanan.
Pada tabel perusahaan infrastruktur terhadap pemasukan logistik adanya pemasukan bahan-bahan dan melakukan inspeksi bahan-bahan, operasi yang ada yaitu memproduksi, pengujian, pemeliharan, dan fasilitas operasi. Pada bagian pengeluaran logistik adanya pemrosesan order dan pengiriman barang. Pada bagian pemasaran dan penjualan adanya iklan dan promosi dan adanya layanan yaitu suku cadang.
Pada tabel pembelian terhadap permasukan logistik adanya pengiriman barang ke pelanggan. Pada bagian operasi
adanya bahan, pasokan dan bagian lain. Pada pengeluaran logistik adanya pelayanan dan pengiriman. Untuk pemasaran dan penjualan adanya media pemasaran serta subsitance. Dan pada bagian layanan adanya suku cadang sistem.
Pada tabel technology development terhadap pemasukan logistik adanya pembuatan desain sesuai dengan keperluan pelanggan. Untuk operasi diperlukan komponen desain, mesin desain, dan prosedur pembuatan. Pada bagian pengeluaran logistik adaya pengembangan sistem informasi. Pada pemasaran dan penjualan adanya riset pasar, dan alat bantu teknis penjualan. Pada layanan adanya layanan manual dan prosedur penggunaan.
Pada human resource management terhadap operasi dengan perekrutan karyawan dan pelatihan karyawan. Untuk bagian pemasarn dan penjualan adanya perekrutan karyawan dan untuk layanan juga adanya perekrutan karyawan.
3.1.1.2.5 Balanced Score Card
Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT. JOF METAL di dalam balanced score card adalah sebagai berikut :
1. Perspektif Keuangan
a. Meningkatkan laba atas investasi yang dilakukan
b. Meningkatkan pendapatan pada PT. JOF METAL
c. Mencapai target yang disudah ditargetkan pada awal tahun.
d. Mengurangi biaya produksi. 2. Perspektif Pelanggan
a. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan b. Meningkatkan pangsa pasar
c. Mengembangkan kualitas dan citra dari perusahaan
d. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan dengan pelanggan
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
a. Meningkatkan kualitas proses pelayanan b. Meminimalisir jumlah produk gagal
c. Menjalin hubungan yang baik dengan para karyawan setiap divisi
d. Menerapkan infrastruktur yang baik
e. Menjalin hubungan baik dengan partner bisnis
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan a. Meningkatkan kompetensi karyawan
b. Membangun motivasi yang baik setiap karyawan
d. Pembelajaran kepada karyawan
Tabel 3.7 Tabel Keseimbangan Catatan Angka
Perspective
Goals/ Strategic Objective
KPI Target Aktual
Score KPI PIC Financial Menciptakan Laba Mencapai target yang sudah ditargetnya dari produksi. 100 % 50 Milyar pada tahun 2011) 100 % 50 Milyar pada tahun 2011 100 Divisi Keuangan Pelanggan Memberikan Kepuasan kepada pelanggan Kepuasan dihitung bedasarkan kepuasan pelanggan dari penawaran yang diberikan, desain yang dibuat, harga, kualitas produk, solusi dan pembayaran. 100 % (semua proses harus tercapai dalam 1 bulan) 90% (±40 hari) 90 Divisi Keuangan, Divisi Pemasaran, Admin
Proses Bisnis Internal Memberikan informasi serta pelayanan yang penting bagi semua karyawan Membuat dan mencetak surat-surat 100 % (1 minggu) 70 % (±3-5 hari) 70% Admin, Divisi Personalia Menjalin hubungan dengan partner bisnis sesuai dengan kebijakan dan ketentuan Pembuatan laporan yang baik dan penagihan serta pembayaran terhadap invoice-invoice yang ada 100 % (Sesuai dengan kontrak) 90% (Terlambat per tanggal ±1-5 hari dari tanggal yang ditentukan) 90 Semua divisi Pembelajaran dan Pertumbuhan Melakukan pelatihan kepada karyawan Presentasi dari hasil pelatihan 100 % (jumlah 30) 80 % 80 Setiap Divisi
Keterangan pada tabel 3.7 menjelaskan keseimbangan catatan angka pada PT. JOF METAL , yang terdiri dari
financial, pelanggan, internal bisnis proses dan learning and growth terhadap strategic objective, KPI, target pasar, aktual, KPI, dan PIC.
Pada financial, strategic obejctive nya menciptakan laba, dan perusahaan mencapai target yang udah ditargetkan, target yang ditargetkan sebesar 50 milyar pada tahun 2011. Pada kenyataan/aktual PT. JOF METAL mencapai target sebesar 50 milyar, dan keuangan dianalis oleh divisi keuangan.
Pada pelanggan, strategi objective nya memberikan kepuasan pada pelanggan, pada skor KPI dihitung menurut bedasarkan kepuasan pelanggan dari penawaran yang diberikan pada perusahaan dari desain, harga, mutu, kualitas sampai pengiriman barang. Target yang ditargetnya selama 1bulan, tetapi pada aktualya diperlukan 40 hari untuk menyelesaikannya. Dianalisis oleh divisi keuangan, divisi pemasaran, dan admin.
Pada internal bisnis proses, strategic objective nya memberikan informasi serta pelayanan yang penting bagi semua karyawan, dengan membuat dan mencetak surat-surat sebagai dasar skor KPI. Ditargetkan selesai selama 1 minggu, tetapi kenyataan / aktual selesai antara 10-12 hari, dan dianalisis oleh admin dan divisi personalia.
3.1.1.3 CONOPS
3.1.1.3.1 Skenario CONOPS
Pelanggan melakukan penawaran tentang proyek kepada bagian sales/penjualan, lalu bagian penjualan akan membuat surat permintaan penawaran kepada admin untuk mengetahui estimasi harga serta desain. Admin akan memberikan estimasi harga kepada pelanggan. Setelah pelanggan menyetujui dan menerima harga tersebut, bagian penjualan akan membuat sales order untuk pelanggan dan bagian pembelian. Pelanggan akan membayar DP terlebih dahulu dengan bagian keuangan dan menerima bukti pembayaran DP. Bagian pembelian yang menerima sales order dari bagian penjualan akan mengecek bahan-bahan yang dibutuhkan kepada bagian gudang, lalu bagian gudang membuat materal list kepada bagian pembelian untuk kekurangan bahan atau stok bahan yang ada. Bagian pembelian membuat surat pembelian / purchase order dan diberikan kepada supplier. Supplier mengirim barang – barang sesuai
purchase order kepada bagian gudang dan bagian produksi,
serta memberikan invoice untuk bagian keuangan. Setelah bahan-bahan di dapat, bagian admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi. Setelah barang tersebut selesai diproduksi, akan dikirim langsung kepada pelanggan melalui bagian pengiriman disertai surat jalan. Bagian keuangan membuat tagihan pelunasan kepada pelanggan lalu pelanggan
melunasi tagihan tersebut, dan mendapat surat pelunasan. Bagian keuangan membayar kepada supplier sesuai dengan
invoice yang sudah ada
3.1.1.3.2 Diagram CONOPS
Gambar 3.3 CONOPS
Keterangan pada gambar 3.3 :
1. Pelanggan melakukan penawaran kepada bagian penjualan.
2. Membuat surat permintaan penawaran kepada admin.
3. Admin memberikan draft dan estimasi harga kepada pelanggan.
4. Pelanggan melakukan persetujuan harga kepada bagian penjualan.
5. Bagian penjualan membuat sales order kepada pelanggan dan bagian pembelian.
6. Pelanggan membayat dp kepada bagian keuangan sesuai dengan kesepakatan yang dibuat di sales order.
7. Bagian keuangan membuat surat pembayaran dp kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dp.
8. Bagian pembelian melakukan cek bahan yang dibutuhkan kepada bagian gudang.
9. Bagian gudang membuat material list bahan – bahan yang ada digudang.
10. Bagian pembelian membuat surat pembelian yang berisi daftar belanja kepada supplier.
11. Supplier mengirim invoice kepada bagian keuangan sebagai bukti pembelian dan total belanja.
12. Supplier mengirim barang – barang kepada bagian gudang.
13. Bagian pembelian melakukan retur jika ada barang yang dikirim rusak berat atau salah pengiriman.
14. Admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi.
15. Setelah barang di produksi, bagian produksi mengirim barang dan membuatkan surat jalan.
17. Bagian keuangan mengirimkan tagihan pelunasan kepada pelanggan.
18. Pelanggan melakukan pelunasan kepada bagian keuangan.
19. Bagian keuangan membuatkan surat pelunasan kepada pelanggan.
20. Bagian keuangan membayar kepada supplier sesuai dengan
invoice.
3.1.1.4 Perencanaan Strategi
3.1.1.4.1 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari PT. JOF METAL yaitu:
Visi
Adapun visi dari PT. JOF METAL adalah menjadikan sebagai tempat produksi yang dapat menerima penawaran dengan desain yang sangat baik dan “never say no”, yang dmaksud adalah selalu mengusahakan keinginan pelanggan dan dengan solusi – solusi terbaik.
Misi
Adapun Misi dari PT.JOF METAL yaitu menjadi lebih dikenal dari masyarakat dalam pemilihan bahan untuk bangunan, memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
3.1.1.4.2 Statement of Strategic Direction
Dalam mengembangkan sebuah perusahaan dibutuhkan sebuah strategiyang sangat baik untuk mencapai visi dan misi. Strategi yang disesuaikan dengan bisnis dan teknologi yang dimiliki oleh PT. JOF METAL. Maka karena itu PT. JOF METAL menetapkan beberapa strategi yang diperlukan untuk mencapai visi dan misinya, dengan :
- Membangun sebuah sistem dan teknologi informasi yang dapat menunjang kinerja perusahaan dan mengefisienkan kinerja karyawan
- Memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat meningkatkan produktivitas.
- Meningkatkan kepuasan dari pelanggan dengan menjaga stabilitas harga dan kualitas produk yang dihasilkan.
3.2 Servis dan Produk
3.2.1 Perencanaan Bisnis
3.2.1.1 Gambar Bisnis
PT. JOF METAL didirikan pada tahun 1937, yang beralamat di Jalan Industri Raya no. 13, Jakarta Utara oleh Lie Bong Yo. Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur menggunakan bahan dasar “Galvanish, Galvalum/Zincalum, Alumunium, dan Stainless
Steel” ini hadir untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam bagian
konstruksi. Perusahaan ini bekerja sama dengan beberapa perusahaan lokal dan beberapa kontraktor di Indonesia. Sekarang PT. JOF
METAL dipimpin, yang salah satunya seorang cucunya yang bernama Bapak Andreas Hambali.
Dalam menjalankan PT. JOF METAL, Bapak Andreas Hambali tidak terlalu mengalami kesulitan dalam memasarkan produk miliknya tersebut. Hal ini disebabkan karena perusahaan beliau telah menjalin kerjasama baik dengan beberapa perusahaan dan kontraktor ternama di Indonesia.
Pada tabel berikut ini dapat digambarkan kondisi perusahaan mengenai unit organisasi serta lokasinya, setiap bagian memiliki tempat sendiri dalam melakukan tugasnya. Karena di perusahaan ini hanya memiliki 1 tempat yang terdiri dari office dan workshop.
Tabel 3.8 Lokasi Karyawan
Unit Organisasi Lokasi
Kantor Pabrik
Komisaris *
Direktur *
Sekertaris *
Internal Audit *
Divisi Adminitrasi dan Keuangan
*
Divisi Produksi *
Divisi Pemasaran *
Divisi Personalia dan Umum *
Bagian Akuntasi Pajak dan Asuransi
*
Bagian Pembelian *
Bagian Pabrikasi *
Bagian Sarana Pabrikasi *
Bagian Produksi *
Bagian Penjualan *
Bagian Pengembangan Pasar *
Bagian Personalia *
Bagian Umum *
Keterangan pada tabel 3.8 menjelaskan bagaimana tempat para eksekutif dan para tenaga kerja bekerja di PT. JOF METAL. Di perusahaan ini memiliki 2 tempat yaitu kantor dan pabrik.
3.2.1.2 Analisis Produk
Perusahaan PT. JOF METAL memiiki beberapa produk utama yang ditawarkan pelanggan, produk – produk tersebut seperti :
1. Berbagai macam pintu
Produk yang ditawarkan ini merukan produk unggulan dari perusahaan PT.JOF METAL, karena perusahaan ini sudah ahli dalam pembuatannya. Pintu – pintu yang dibuat seperti rolling door, rolling grille, steel door, rapid
rool-up doors, dan garage door.
Produk yang ditawarkan ini merupakan produk unggulan kedua dari PT. JOF METAL, perusahaan ini dapat membuat langit-langit untuk kantor, dan tempat lainnya sesuai dengan keinginan pelanggan. Langit-langit yang ditawarkan seperti linear, sun screen, grid concealed,
lay-in, pergola, dan modified.
3. Berbagai macam partisi
Produk terakhir yang ditawarkan yaitu partisi, partisi yang dimaksud adalah untuk pembagian dalam sebuah tempat seperti kantor. Partisi dapat berbentuk sekat-sekat untuk membagi setiap pekerja dikantor.
3.2.1.3 Profil Tim Eksekutif
3.2.1.3.1 Komisaris
Komisaris dari perusahaan ini bernama Anggriani Dewi , dia adalah seorang yang bekerja keras dalam bidangnya dalam membentuk sebuah perusahaan besar untuk sekarang ini.
3.2.1.3.2 Direktur
Direktur yang berjabat diperusahaan ini yaitu Lie Bok Bio / Lie Chi Sing yang dimana adalah cucu dari pemilik utama perusahaan ini, dengan pengalaman studi bisnis di luar negeri yang memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dalam menjalankan produksinya.
3.2.1.4 Hubungan Aktivitas Bisnis Untuk Strategi Akhir
Proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan ini sepenuhnya akan mendukung perusahaan dalam mencapai setiap strategi yang sudah ditargetkan. Proses bisnis yang dijalankan harus sama dengan tujuan yang sudah dibuat oleh PT. JOF METAL sendiri.
3.2.1.5 Struktur Organisasi
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Eksekutif
Keterangan pada Gambar 3.4 menjelaskan struktur organisasi eksekutif pada PT. JOF METAL yang terdiri dari komisaris pemegang kekuasan tertinggi, direktur yang dibantu oleh sekertaris dan internal audit.
3.2.1.6 Prospek Pasar dan Strategi Kompetitif
Industri manufaktur sekarang ini saat berkembang di Indonesia dan juga mengalami kemajuan yang signifikan. Hal ini dikarenakan kondisi di Indonesia sendiri banyak dibangunnya bangunan dalam jangka waktu yang singkat. Dengan berkembangnya di Indonesia ini maka dari situ perusahaan melakukan kegiatan yang dimana menunjang kebutuhan masyarakat, hal itu bisa dibuktikan dengan
pesatnya pertumbuhan jumlah industri manufaktur yang beroperasi di berbagai tempat di Indonesia.
Bedasarkan hal tersebut PT.JOF METAL mempunyai peluang yang sangat besar untuk meningkatkan bisnis yang berjalan, dimana perusahaan ini sebagai wadah dimana pembangunan terjadi. PT JOF METAL membuat/memproduksi bahan – bahan yang diperlukan dalam bangunan. Dengan meningkatkan kualitas produksi, peningkatan pelayanana terhadap pelanggan, serta melakukan perancanaan strategis yang baik maka diharapkan PT JOF METAL dapat bersaing dengan pesaingnya.
3.2.1.7 Perputaran Bisnis
Gambar 3.5 Perputaran Bisnis
Keterangan pada gambar 3.5 menjelaskan bagaimana perputaran bisnis di PT. JOF METAL. Dimulai dengan pemilihan dari supplier yang dimana dapat dijadikan partner bisnis dan sebagai pemasok bahan baku di perusahaan ini, setelah adanya pemilihan supplier adanya penawaran pembelian dari perusahaan dan supplier memberikan harga dan kualitas yang terbaik. PT JOF METAL akan membeli bahan baku dari supplier sesuai dengan permintaan order
dari pelanggan. Setelah supplier mengirim bahan baku, maka perusahaan akan memulai memproduksi dari bahan-bahan yang sudah dikirim. Setelah barang di produksi makan barang tersebut akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan permintaan yang diminta. Dan akhirnya barang sudah dijual ke pelanggan.
3.2.1.8 Ringkasan Kapialisasi
Ringkasan dari proses dan perbaikan yang ada di perusahaan PT. JOF METAL yaitu memperbaiki setiap masalah yang dialami perusahaan dari bentuk fisik hingga proses bisnis. Bentuk fisik yang dimaksud seperti gedung, penambahan mesin untuk bagian prouduksi, sistem keamanan yang terjaga baik.
3.2.1.9 Strategi Finansial
Strategi finansial yang dilakukan oleh PT. JOF METAL yaitu memberikan penawaran yang baik serta harga bersaing baik pelanggan, serta menjaga kualitas barang yang sangat baik sesuai kebutuhan.
3.2.1.10 Ringkasan Status Finansial Sekarang
Pendapatan perusahaan sekarang ini bergantung pada penawaran dari pelanggan, dengan memproduksi produk-produk sesuai keinginan pelanggan. Kisaran harga yang ditawarkan bervariasi tergantung bugdet dari pelanggan dan kualitas produk yang diinginkan, dari 100 juta rupiah keatas.
3.2.1.11 Hubungan Kemitraan dan Aliansi
PT. Jof Metal memiliki rekanan bisnis yang cukup banyak dengan bergerak di bidang yang sama.
3.2.1.12 Diagram SwimLane
Keterangan pada gambar 3.6 menjelaskan diagam swimlane pada PT. JOF METAL, di gambar tersebut menjelaskan bagaimana proses bisnis berjalan di perusahaan ini dimulai dari pelanggan yang melakukan permintaan kepada bagian penjualan, dan bagian penjualan mencatat data pelanggan dan menghasikan form pelanggan yang akan disimpan. Proses bisnis ini berlangsung sampai dengan pengiriman barang dan pembayaran kepada supplier, di gambar dijelaskan juga aktor-aktor yang bertanggung jawab atas pekerjaanya.
3.3. Data dan Informasi
3.3.1 Diagram Use Case dan Narasi
3.3.1.1 Use Case Narasi
1. Mendaftar Pelanggan
Bagian Penjualan mendaftarkan nama pelanggan, no telpon, alamat, perusahaan, dll sebagai data yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Membuat Permintaan Penawaran
Bagian Penjualan mencatat permintaan penawaran dari pelanggan.
3. Membuat Draft dan Estimati Harga
Admin membuat draft dan estimasi harga kepada bagian penjualan sesuai dengan penawaran yang dibuat
4. Membuat Sales Order
Bagian Penjualan membuat sales order yang berisi penawaran pelanggan, harga, dan total dp yang harus dilunasi. 5. Membuat Surat Pembayaran DP
Bagian Keuangan membuat surat pembayaran dp sesuai dengan dp yang dibayar oleh pelanggan.
6. Melakukan Pengecekan Bahan
Bagian pembelian melakukan pengecekan bahan-bahan baku kepada bagian gudang
7. Membuat Material List
Bagian gudang membuat material list untuk bagian pembelian
8. Membuat Purchase Order
Bagian pembelian melakukan pembelian dengan membuat purchase order kepada supplier
9. Membuat SPK
Bagian admin membuat surat perintah kerja kepada bagian produksi untuk melakukan produksi sesuai dengan sales order
10.Membuat Surat Jalan
Bagian produksi membuat surat jalan untuk mengirim barang kepada pelangga
11.Membuat Tagihan Pelunasan
Bagian keuangan membuat surat penagihan pelunasan untuk menagih kepada pelanggan yang sudah menerima barang
12.Membuat Surat Pelunasan
Bagian keuangan membuat surat pelunasan pembayaran jika pembayaran sudah dilunasi.
3.3.1.2 Diagram Use Case
Gambar 3. 7 Use Case Diagram
Keterangan pada gambar 3.7 menjelaskan mengenai proses bisnis pada PT. JOF METAL yang langsung berhubungan dengan sistem/komputerisasi yang ada. Pada use case pertama bagian penjualan mendaftar pelanggan, membuat permintaan penawaran, dan membuat sales order. Di gambar tersebut memiliki aktor bagian
penjualan, admin, bagian keuangan, bagian pembelian, bagian produksi dan bagian gudang yang memiliki pekerjaan masing-masing seperti digambar.
Tabel 3.9 Tabel Mendaftar Pelanggan Overview
Judul Mendaftar Pelanggan
Deskripsi Bagian penjualan mendaftarkan
pelanggan baru
Aktor Bagian Penjualan
Kondisi Pelanggan baru terdaftar
Aliran dasar
Step 1 : Pelanggan datang kepada bagian penjualan. Step 2 : Bagian penjualan mendaftar pelanggan. Kondisi selanjutnya
1. pelanggan dapat melakukan penawaran kepada bagian penjualan.
Tabel 3.10 Tabel Surat Permintaan Penawaran Overview
Judul Membuat Surat Permintaan Penawaran
Deskripsi Bagian penjualan membuat surat
permintaan penawaran
Aktor Bagian Penjualan
Kondisi Surat Permintaan Penawaran tercetak
Aliran dasar
Step 1 : Pelanggan yang menawarkan permintaan sesuai kebutuhan pelanggan. Step 2 : Bagian penjualan mencatat penawaran dan membuat surat permintaan penawaran
Kondisi selanjutnya
Tabel 3.11 Tabel Sales Order Overview
Judul Membuat sales order
Deskripsi Bagian penjualan membuat sales order
Aktor Bagian Penjualan
Kondisi Sales order tercetak
Aliran dasar
Step 1 : Pelanggan menyepakati draft dan estimasi harga yang sudah dicatumkan. Step 2 : Bagian penjualan membuat sales order
Kondisi selanjutnya
1. pelanggan membuat janji yang telah disepakati sesuai sales order
Tabel 3.12 Tabel Draft dan Estimasi Harga Overview
Judul Membuat draft dan estimasi harga
Deskripsi Admin membuat draft dan estimasi harga
Aktor Admin
Kondisi Draft dan estimasi harga tercetak
Aliran dasar
Step 1 : Bagian penjualan mencetak surat permintaan penawaran untuk admin. Step 2 : Admin membuat draft dan estimasi harga yang sesuai dengan keinginan pelanggan.
Kondisi selanjutnya
1. Pelanggan dan bagian penjualan membahas mengenai harga dan kualitas barang yang telah dibuat oleh admin.
Tabel 3.13 Tabel Surat Perintah Kerja Overview
Judul Membuat Surat Perintah Kerja
Deskripsi Admin membuat Surat Perintah Kerja
Aktor Admin
Kondisi Surat Perintah Kerja tercetak
Aliran dasar
Step 1 : sales order diterima oleh pelanggan dan pelanggan membayar DP. Step 2 : bahan-bahan yang diperlukan tersedia.
Step 3 : Admin membuat Surat Perintah Kerja Kondisi selanjutnya
1. barang – barang akan diproduksi oleh bagian produksi
Tabel 3.14 Tabel Surat Pelunasan DP Overview
Judul Membuat Surat Pelunasan DP
Deskripsi Bagian keuangan membuat surat
pelunasan DP
Aktor Bagian keuangan
Kondisi Surat pelunasan DP
Aliran dasar
Step 1 : pelanggan menyepakati sales order.
Step 2 : pelanggan membayar dp yang sudah ditentukan. Step 3 : bagian keuangan membuat surat pelunasan DP Kondisi selanjutnya
Tabel 3.15 Tabel Penagihan Pelunasan Overview
Judul Membuat surat penagihan pelunasan
Deskripsi Bagian keuangan membuat surat
penagihan pelunasan
Aktor Bagian keuangan
Kondisi Surat penagihan pelunasan tercetak
Aliran dasar
Step 1 : bagian keuangan membuat surat penagihan pelunasan. Step 2 : pelanggan melunasi pembayaran
Kondisi selanjutnya
1. pelanggan membayar pelunasan pembayaran
Tabel 3.16 Tabel Pelunasan Pembayaran Overview
Judul Membuat surat pelunasan pembayaran
Deskripsi Bagian keuangan membuat surat
pelunasan pembayaran
Aktor Bagian keuangan
Kondisi Surat pelunasan pembayaran tercetak
Aliran dasar
Step 1 : pelanggan menerima tagihan pelunasan. Step 2 : pelanggan melunasi pembayaran.
Step 3 : bagian keuangan membuat surat pelunasan pembayaran. Kondisi selanjutnya
Tabel 3.17 Tabel Pengecekan Barang Overview
Judul Melakukan pengecekan barang
Deskripsi Bagian pembelian melakukan
pengecekan bahan
Aktor Bagian Pembelian
Kondisi Mengecek bahan
Aliran dasar
Step 1 : bagian pembelian menerima sales order.
Step 2 : bagian pembelian mengecek bahan kepada bagian gudang. Kondisi selanjutnya
1. bagian pembelian mendapatkan material list dari bagian gudang
Tabel 3.18 Tabel Purchase Order Overview
Judul Membuat purchase order
Deskripsi Bagian pembelian membuat purchase
order
Aktor Bagian Pembelian
Kondisi Purchase order tercetak
Aliran dasar
Step 1 : bagian pembelian menerima material list. Step 2 : bagian pembelian membuat purchase order. Kondisi selanjutnya
Tabel 3.19 Tabel Material List Overview
Judul Membuat material list
Deskripsi Bagian gudang membuat purchase order
Aktor Bagian gudang
Kondisi Material list tercetak
Aliran dasar
Step 1 : bagian pembelian melakukan pengecekan bahan. Step 2 : bagian gudang membuat material list.
Kondisi selanjutnya
1. bagian pembelian membuat purchase order terhadap bahan-bahan yang kurang.
Tabel 3.20 Tabel Surat Jalan Overview
Judul Membuat surat jalan
Deskripsi Bagian produksi membuat surat jalan
Aktor Bagian produksi
Kondisi Surat jalan tercetak
Aliran dasar
Step 1 : bagian produksi menyelesaikan produksi.
Step 2 : bagian produksi membuat surat jalan untuk bagian pengiriman. Kondisi selanjutnya
3.3.2 Diagram Objek Keadaan Transisi
1. Statecahart Pelanggan
Gambar 3.8 Statechart Pelanggan
Keterangan pada gambar 3.8 menjelaskan bagaimana proses pelanggan dalam melakukan sebuah transaksi pada PT. JOF METAL. Dimana pelanggan melakukan penawaran, melakukan order dan bisa melakukan order bekali-kali, lalu pelanggan membayar dp, dan mendapat tagihan pelmbayaran, dan melunasi pembayaran.
2. Statechart Sales Order
Keterangan pada gambar 3.9 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat sales order pada pelanggan dan bagian pembelian.
3. Statechart Surat Permintaan Penawaran
Gambar 3.10 Statechart Penerimaan Penawaran
Keterangan pada gambar 3.10 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat permintaan penawaran.
4. Statechart Draft dan Estimasi
Gambar 3.11 Statechart Draft dan Estimasi
Keterangan pada gambar 3.11 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat draft dan estimasi sesuai permintaan penawaran.
5. Statechart Material List
Gambar 3.12 Statechart Material List
Keterangan pada gambar 3.12 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat material list.
6. Statechart Purchase Order
Gambar 3.13 Statechart purchase order
Keterangan pada gambar 3.13 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat purchase order.
7. Statechart Barang
Gambar 3.14 Statechart Barang
Keterangan pada gambar 3.14 menjelaskan bagaimana proses dalam memilih barang pada PT. JOF METAL.
8. Statechart Bahan Baku
Gambar 3.15 Statechart Bahan Baku
Keterangan pada gambar 3.15 menjelaskan bagaimana proses dalam memilih bahan baku untuk PT. JOF METAL.
Gambar 3.16 Statechart Supplier
Keterangan pada gambar 3.16 menjelaskan bagaimana proses dalam pendataan supplier pada PT. JOF METAL.
10.Statechart Invoice
Gambar 3.17 Statechart Invoice
Keterangan pada gambar 3.17 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat invoice untuk PT. JOF METAL.
11.Statechart Surat Perintah Kerja
Gambar 3.18 Statechart Perintah Kerja
Keterangan pada gambar 3.18 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat perintah kerja.
12.Statechart Pengiriman Barang
Gambar 3.19 Statechart Pengiriman Barang
Keterangan pada gambar 3.19 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat surat pengiriman barang pada pelanggan.
13.Statechart Pembayaran Supplier
Gambar 3.20 Statechart Pembayaran Supplier
Keterangan pada gambar 3.20 menjelaskan bagaimana proses dalam melakukan pembayaran kepada supplier.
14.Statechart Tagihan Pelunasan
Gambar 3.21 Statechart Tagihan Pelunasan
Keterangan pada gambar 3.21 menjelaskan bagaimana proses dalam membuat tagihan pelunasan kepada pelanggan.
3.3.3 Data Model Logikal
Keterangan pada gambar 3.22 menjelaskan proses bisnis yang terjadi pada PT. JOF METAL.
Customer / Pelanggan
Class Customer adalah class yang berisi data-data customer / pelanggan yang
merupakan pelanggan pada PT. JOF METAL. Atribut : ID_customer, nama, alamat, no_telepon
Sales order
Class sales order adalah class yang berisi data-data yang ada di dalam sales order.
Atribut : ID_SO, ID_customer, tanggal, jumlah_barang, total_harga
Surat Perintah Kerja
Class Surat Perintah Kerja adalah class yang berisi tentang barang yang akan
diproduksi sesuai sales order dan perintah kerja. Atribut : ID_spk, ID_SO, tanggal , desain_barang
Surat Permintaan Penawaran
Class surat permintaan penawaran adalah class yang berisi data-data
customer dan penawaran yang diinginkan pelanggan. Atribut : ID_spp, ID_customer, tanggal, jumlah barang
Surat Pelunasan DP
Class surat pelunasan DP adalah class yang berisi data-data mengenai sales order dan total yang akan dibayar.
Atribut : ID_spdp, ID_SO, tanggal, jumlah barang, total harga. Barang
Class barang adalah class yang berisi data-data mengenai barang yang
diproduksi.
Atribut : ID_barang, jenis_barang, harga_barang.
Draft dan Estimasi
Class draft dan estimasi adalah class yang berisi data-data mengenai draft dan
estimasi harga yang ditentukan sesuai dengan surat permintaan penawaran. Atribut : ID_de, ID_SPP, tanggal, jumlah barang, total harga.
Tagihan Pelunasan
Class tagihan pelunasan adalah class yang berisi data-data total harga yang
harus dilunasi pelanggan.
Atribut : ID_tp, ID_spdp. Tanggal, jumlah barang, total harga
Bahan Baku
Class Bahan baku adalah class yang berisi data-data bahan-bahan yang ada
Atribut : id_bahan_baku, id_barang, jenis_bahan_baku, harga_bahan_baku
Material List
Class material list adalah class yang berisi data-data bahan-bahan yang ada di
gudang.
Surat Jalan
Class surat jalan adalah class yang berisi data-data surat yang digunakan
untuk mengirim barang.
Atribut : ID_sj, ID_so, tanggal, jumlah barang, total harga
Pengiriman Barang
Class Pengiriman barang adalah class yang berisi data-data dari surat jalan
dan barang-barang yang dikirim
Atribut : ID_pb, ID_so, tanggal, jumlah barang
Purchase Order
Class purchase order adalah class yang berisi data-data bahan yang akan
dibeli.
Atribut : ID_po, ID_material list, tanggal, jumlah, total harga
Pembayaran Invoice
Class pembayaran invoice adalah class yang berisi data-data total
pembayaran dari pembelian kepada supplier
Atribut : id_ pembayaran_invoice, id_invoice, tanggal, jumlah barang, total harga
Invoice
Class Invoice adalah class yang berisi data-data bahan yang dibeli dan harga
yang harus dibayar.
Supplier
Class supplier adalah class yang berisi data-data supplier yang berhubungan
dengan perusahaan
Atribut : id_supplier, id_po, nama, alamat, no_telepon.
3.3.4 Aktivitas / Kesatuan Matriks
Pembelian
Mendata Supplier
Membeli Barang
Meretur Pembelian Barang
Mencetak Laporan Pembelian
Persediaan Mendata Barang Penjualan Mendata Pellanggan Penjualan Barang Mengirim Barang
Mencetak Laporan Penjualan Memproduksi Barang
Keterangan pada gambar 3.23 menjelaskan proses-proses yang dilakukan pada bagian pembelian, persediaan dan bagian penjualan. Pada bagian pembelian adanya mendata supplier, membeli barang, meretur pembelian barang, dan mencetak laporan pembelian. Pada bagian persediaan adanya mendata barang dan memproduksi barang. Pada penjualan adanya mendata pelanggan, penjualan barang, mengirim barang, dan mencetak laporan penjualan.
Tabel 3.21 Activity Matrix
P el an g g a n S u p p li er P en aw ar an D ra ft d an E st im as i H ar g a P em b ay a ra n D P S u ra tP er in ta h K e rj a M at er ia l L is t P u rc h as e O rd e r S u ra t Ja la n T ag ih an P el u n as an P el u n as an P em b ay ar an
Mendaftar Pelanggan CRUD RU
Membuat Permintaan Penawaran R RU
Membuat Draft dan Estimasi
Harga
CRUD
Membuat Sales Order CRUD CRUD
Membuat Surat Pembayaran DP R RU
Melakukan Pengecekan Bahan CR
Membuat Material List CRUD
Membuat Purchase Order R
Membuat Surat Perintah Kerja CRUD RU
Membuat Surat Jalan CRUD
Membuat Tagihan Pelunasan R R R CRUD
Membuat Surat Pelunasan R CRUD
Keterangan pada tabel 3.21 menjelaskan hubungan antara class dan proses bisnis pada PT. JOF METAL yang terjadi. Seperti pada tabel C berarti
Create yang memiliki arti membuat baru setiap surat-surat, R yang berarti Read yang memiliki arti membaca setiap surat yang ada, U yang berarti
Update yang memiliki arti untuk menambahkan atau mengubah dari data
yang sudah ada, dan D berarti delete yang berarti untuk menghapus.
Penjelasan dari tabel diatas :
1. Pelanggan akan didaftar oleh perusahaan (CRUD), pelanggan membuat permintaan penawaran (R), pelanggan mendapatkan surat pembayaran DP (R), pelangggan mendapatkan penagihan pelunasan (R), dan mendapat surat pelunasan (R)
2. Supplier akan mendapat surat pembelian (purchase order) (R)
3. Pembuatan permintaan penawaran (RU), dan pembuatan Sales Order (CRUD)
4. Pembuatan draft dan estimasi harga (CRUD) 5. Pelanggan melakukan pembayaran DP (RU)
6. Pembuatan surat perintah kerja (CRUD), dan surat penagihan pelunasan (R) 7. Pengecekan material list (CRUD), dan pengecekan bahan (CR)
8. Purchase Order sesuai dengan sales order (CRUD) 9. Pembuatan surat jalan (CRUD)
10.Membuat tagihan pelunasan (CRUD)
3.4 Sistem dan Aplikasi
3.4.1 Diagram Sistem Komunikasi
Gambar 3.24 Diagram Komunikasi
Keterangan pada gambar 3.24 menjelaskan arsitektur jaringan yang dimiliki PT. JOF METAL yang mempunyai jaringan internet yang dilindungi oleh firewall dan disambungkan langsung dengan modem yang terpasang untuk admin. Dari admin jaringan akan disalurkan menggunakan
router untuk kepada kepala divisi – divisi yang ada (PT. JOF METAL
memliki 4 divisi yang memimpin setiap karyawan).
Arsitektur jaringan yang dimiliki oleh PT. JOF METAL masih sangat sederhana dimana hanya menggunakan LAN yang terdapat di kantor tersebut, jaringan tersebut menghubungkan semua komputer yang berada disana dan tidak memiliki server. Topologi yang digunakan yaitu topologi tree.
3.4.2 Diagram Sistem Aliran Data
Gambar 3.25 Diagram nol
keterangan pada gambar 2.25 menjelaskan proses bisnis pada PT. JOF METAL secara singkat.
Gambar 3.26 Diagram Satu
Keterangan pada gambar 3.26 menjelaskan proses bisnis yang lebih rinci dari diagram nol tentang PT. JOF METAL, hubungan antara pelanggan kepada perusahaan dan perusahaan kepada supplier.
1.1 Mendaftar Pelanggan 1.2 Mencatat Pesanan Penjualan Data Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pesanan Penjualan Pesanan Barang
Gambar 3.27 Diagram Rinci 1
Keterangan pada gambar 3.27 menjelaskan lebih rinci dari satu proses bisnis yang terjadi di PT. JOF METAL. Pada diagram tersebut menjelaskan proses bagaimana pelanggan mendaftar dan melakukan penawaran kepada PT. JOF METAL.
Gambar 3.28 Diagram Rinci 2
Keterangan pada gambar 3.28 menjelaskan lebih rinci dari satu proses bisnis yang terjadi di PT. JOF METAL. Pada diagram tersebut menjelaskan proses bagaimana supplier mendaftar dan melakukan transaksi pembelian oleh PT. JOF METAL.
3.5 Teknologi dan Infrastruktur
3.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.29 Diagram Hubungan Koneksi
Keterangan pada gambar 3.29 menjelaskan hubungan koneksi pada PT. JOF METAL, tertera di gambar adanya internet yang disambugkan pada modem, lalu disambungkan kepada pusat data, yang berisi data-data yang bergambar seperti tabung. Lalu semua disambungkan menggunakan router dan wi-fi untuk setiap komputer yang digunakan. Pada gambar hanya dibuat 6 komputer untuk mewakili setiap komputer yang ada di PT. JOF METAL, dan dari setiap komputer disambungkan kepada printer serta scanner yang tersedia di perusahaan.
3.6 Keamanan
3.6.1 Keamanan dan Perencanaan Privasi
Dalam menjaga keamanan dalam sebuah aktivitas pada PT. JOF METAL dapat menggunakan beberapa kamera CCTV untuk menjaga serta mengamati setiap kegiatan yang terjadi di perusahaan ini. Dan untuk melindungi data – data penting perusahaan diberikan sebuah pengamanan seperti memasang kata sandi setiap mengakses sistem bagi setiap divisi, agar divisi lain yang tidak berhubungan tidak bisa membukanya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kerahasiaan dari pihak – pihak luar yang dimana tidak bertanggung jawab. Selain itu perusahaan harus menggunakan antivirus yang dimana untuk menyaring segala data-data yang masuk bebas dari virus yang bisa merusak kinerja sistem atau server.
3.6.2 Rencana Pemulihan Bencana
3.6.2.1 Aktivasi Pemulihan Bencana
Bencana dapat terjadi kapan saja dalam berbagai bentuk, seperti banjir, gempa bumi, dll. Hal – hal tersebut bisa terjadi karena alam dan struktur bumi. Bencana lain yang bisa disebabkan oleh manusia sendiri seperti kebakaran, infeksi virus, kehilangan data dan jaringan yang sudah ada. Untuk mencegah dari hal-hal tersebut diperlukan adanya pencegahan yang sesuai dengan bencana yang ada. Seperti adanya penggunaan data back-up untuk data-data bila hilang ada cadangan.
3.6.2.2 Pemulihan Peran dan Tanggung Jawab
Pemulihan peran dan tanggun jawab bertujuan untuk dapat memberikan proteksi terhadap aset-aset penting perusahaan. Dalam hal ini PT. JOF METAL mengadakan manajemen terhadap proteksi fasilitas-fasilitas yang ada saat ini dengan :
1. Melindungi perusahaan dari dampak banjir yang melanda jakarta saat ini, dengan menaikan lokasi dari jalan raya serta menaikan barang-barang yang mudah terkena banjir bila bencana terjadi.
2. Melindungi perusaahaan dari dampak kebakaran dengan membuat jaringan listrik yang baik, menjaga karyawan dari penggunaan rokok agar sesuai pada tempatnya dan melakukan latihan evakuasi kebakaran.
3. Melindungi perusahaan dari akses-akses pada perusahaan dari orang-orang yang berusaha menjatuhkan perusahaan.
3.6.2.3Prosedur Pemulihan
Dalam pemulihan juga memiliki prosedur – prosedur yang dapat memberikan keoptimalan. Untuk antisipasi dengan melakukan indentifikasi masalah-masalah serius yang dapat menganggu kinerja perusahaan, melakukan sistem back-up untuk mencegah data-data yang rusak atau hilang.
3.7 Standar
3.7.1 Perkiraan Teknologi
Berikut beberapa teknologi dimasing-masing bagian yang mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan yaitu Tabel 3.22 Area Perkiraan
Technology Forecast Forecast
Area jumlah Short Term Mid Term Long Term
(12 Bulan) (12-24 Bulan) (2-3 Tahun)
Software Operating
System 30
Windows XP
serverpack 3 HanyaUpdate HanyaUpdate
Office 30
Microsoft Office
2003 HanyaUpdate HanyaUpdate
AntiVirus 30 Karspersky 2012 Karspersky 2013 Karspersky 2014
Hardware Desktop PC 30 Komputerdengan Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Vga Internal 256Mb, Dvd-Rw
Mengganti Bagian yang rusak
Mengganti Bagian yang rusak
Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb, dengan monitor LCD Lg-flattron
Laptop 1 Acer X3 netbook
Mengganti Bagian yang rusak
Mengganti Bagian yang rusak
Connection 1 Switch 8 Port
Ingin terintegerasi setiap bagian
Pemilik bisa melihat data secara
realtime
Modem 1 Telkom Speedy Tidak ada Tidak ada
Printer 4
HP laserjet
P1006 Tidak ada Tidak ada
Scanner 2 Epson LX-300 Tidak ada Tidak ada
Keterangan pada tabel 3.22 menjelaskan penggunaan fisik terhadap teknologi di PT. JOF METAL, dijelaskan apa aja saja yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
3.8 Tenaga Kerja
3.8.1 Perencanaan Tenaga Kerja
Para pekerja serta eksekutif yang berada di perusahaan ini berusaha kerja untuk bekerja sesuai pekerjaan yang sudah ditentukan guna untuk meningkatkan mutu kualitas dari perusahaan PT. JOF METAL. Dalam
meningkatkan kinerja tersebut diperlukan strategi – strategi yang dapat membuat lebih efektif dan efisien serta hasil yang memuaskan.
3.8.1.1 Uraian Perencanaan Tenaga Kerja
Para tenagakerja di perusahaan PT. JOF METAL melakukan beberapa pelatihan sesuai tugas masing-masing dalam waktu 4 bulan sekali atau 6 bulan sekali agar dapat meningkatkan knerja dari masing-masing tenagakerja di perusahaan PT. JOF METAL.
3.8.1.2 Manajemen Tingkat Kompetensi
• Divisi Administrasi dan Keuangan :Bertanggung jawab atas proses keuangan, pajak dan pembelian ke supplier • Divisi Produksi :Bertanggung jawab atas produksi sebuah
bahan baku menjadi bahan jadi sesuai keperluan pelanggandan bertanggung jawab atas bahan – bahan yang diterima dari supplier
• Divisi Pemasaran :Bertanggung jawab atas penjualan serta pemasaran kepada perusahaan lain
• Divisi Personalia :Bertanggung jawab atas kinerja karyawan dan pengerjaan
3.8.1.3 Kompetensi SDM
Para tenaga kerja memiliki kelebihan sendiri di bidangnya masing-masing, contohnya para pekerja dapat melakukan tugas yang telah diberikan oleh pihak-pihak eksekutif di perusahaan. Dan para pekerja juga memiliki kelemahan, akan tetapi kelemahan
masing-masing pekerja berbeda-beda, contohnya tidak mempunyai inisiatif untuk berinovasi jadi tidak bisa berkembang dengan baik.
3.8.1.4 Pelatihan dan Pembelajaran
Dalam rangka meningkatkan kinerja para pekerja di perusahaan PT. JOF METAL, PT .JOF METAL sering mengadakan pelatihan atau kursus untuk para pekerja pada bidang-bidang tertentu agar para pekerja dapat melakukan pekerjaannya dengan maksimal dan jauh lebih baik dari sebelumnya.
3.8.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.30 Struktur Organisasi
1. Komisaris
• Menetapkan tujuan, sasaran dan kebijakan mutu yang telah ditetapkan
• Mengawasi setiap perkembangan dan pekerjaan dari perusahaan
• Mengevaluasi perusahaan • Pemegang kekuasaan tertinggi
