36
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Latar Belakang Organisasi
Arion Swiss-Belhotel merupakan anak cabang dari PT.Arion Paramita yang
didirikan pada tanggal 10 Maret 1969. Guna mendukung sektor pariwisata yang sudah
dimiliki sebelumnya oleh organisasi, PT.Arion Paramita mendirikan usaha dibidang
perhotelan pada tahun 1996.
Arion Swiss-Belhotel merupakan hotel bintang empat bertaraf internasional
yang terletak di Jakarta (Jalan Kemang Raya no. 7, Kebayoran Baru-Jakarta), bandung
(Jl. Otto Iskandardinata No.16, bandung), dan medan (Jalan Surabaya 88, Medan).
Arion Swiss-Belhotel menyediakan lebih dari 100 kamar yang elegan dan
memiliki berbagai fitur yang di perlukan untuk kenyamanan pelanggan, selain itu
Arion Swiss-Bel Hotel juga menyediakan berbagai model ruangan untuk rapat
perusahaan yang bisa di sewa (gambar 3.1).
3.2
Pemetaan Wiig Knowledge Management Cycle Pada Arion Swiss-Belhotel
Pada siklus knowledge management yang berjalan dalam perusahaan kami
menganalisa berdasarkan teori Wiig Knowledge Management Cycle (gambar 3.2).
3.3
Pemetaan Sistem yang Berjalan Berdasarkan Model Inukshuk
Pada sistem yang sedang berjalan, kami menggunakan model Inukshuk yang di
perkenalkan oleh Kimiz Dalkir dalam buku Knowledge Management in Theory and
Practice (gambar 3.3).
Gambar 3.3 Model Inukshuk
1.
Measurement
Gambar 3.4 Measurement
Sejauh ini pengukuran skill atau kompetensi dari pengetahuan karyawan belum
dimiliki oleh perusahaan.
2.
Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge
Gambar 3.5 Tacit dan Explicit knowledge
Tabel 3.1 Tacit dan Explicit
Tacit
Explicit
Berupa pengalaman dan pengetahuan
yang tersimpan dalam setiap individu
karyawan.
Sejauh ini explicit knowledge yang
ditemukan dalam perusahaan hanyalah
SOP yang digunakan sebagai panduan
pekerjaan.
3.
Socialization, Externalization Combination Internalization(SECI)
Gambar 3.6 SECI
Tacit menjadi Tacit (socialization)
Tacit menjadi Explicit (externalization)
Explicit menjadi Explicit (combination)
Explicit menjadi Tacit (internalization)
Tabel 3.2 SECI dalam Arion Swiss-BelHotel
Socialization
Perusahaan
melakukan
training
karyawan yang biasanya dilakukan
setiap 2 bulan sekali, selain itu meeting
staff yang setiap pagi rutin dilakukan
juga merupakan proses socialization.
Externalization
Sejauh ini externalization belum ada
dalam perusahaan, dalam kata lain
perusahaan belum mendokumentasikan
knowledge yang ada.
Internalization
Training yang dilakukan perusahaan
menggunakan modul SOP, hal ini bisa
dikategorikan sebagai Internalization.
Combination
SOP. Contoh konversi dari combination
(eksplisit ke eksplisit) adalah SOP.
4.
Leadership
Gambar 3.7 Leadership
Leadership atau kepemimpinan dalam hotel ini berkaitan dengan knowledge
management sangat baik, antara lain:
1.
Pemimpin dalam hotel ini mau menerima pendapat-pendapat dari bawahan.
2.
Pemimpin mau menerima teknologi baru.
3.
Pemimpin mau merubah kebisaan lama berupa penyebaran knowledge yang
diadakan hanya tiap pagi menjadi makin bertambah menjadi setiap hari, dan
setiap waktu.
Berikut adalah visi dan misi dari organisasi :
1. Visi
Menjadi hotel dengan sumber daya manusia yang teruji dan
memberikan pelayanan yang tebaik bagi para pengunjung dan memusakan
pengunjung hotel yang sesuai standar internasional.
2. Misi
a.
Meningkatkan mutu pelayanan dengan sasaran memberikan kepuasan
kepada pelanggan.
b.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia agar menjadi terampil dan
memiliki kemampuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik guna
memuaskan pelanggan dengan professional dan proaktif dalam
menghadapi perubahan tuntutan masyarakat yang makin canggih dan
lingkungan yang kompetitif.
c.
Menjadi hotel yang banyak diminati para pengunjung dan menjadikan
hotel idaman bagi semua pengunjung.
5.
Technology
Gambar 3.8 Technology
Sejauh ini teknologi yang dipakai untuk mendukung jalannya proses bisnis
perusahaan adalah perangkat komputer, koneksi lan, dan koneksi internet.
6.
Culture
Gambar 3.9 Culture
Perusahaan memilki budaya knowledge sharing yang cukup baik, dilihat dari
adanya meeting rutin setiap pagi. Selain itu perusahaan juga memilki budaya sadar
teknologi yang cukup baik.
3.4
Masalah yang Dihadapi
Dari survey yang kami lakukan berikut ini adalah masalah-masalah yang dihadapi oleh
perusahaan :
1.
Tidak adanya wadah untuk menampung knowledge yang ada.
2.
Knowledge Sharing belum berjalan dengan baik karena tidak adanya aplikasi yang
mendukung.
3.
Tidak adanya pengukuran yang baik untuk mengetahui kemampuan dari tiap
karyawan.
3.5
Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada kamu mengusulkan pemecahan sebagai berikut :
1.
Menciptakan wadah berupa knowledge portal.
2.
Meningkatkan budaya knowledge sharing dengan menciptakan forum diskusi
dalam knowledge portal.
3.
Melakukan pengukuran kemampuan karyawan berdasarkan knowledge balance
score card serta memudahkan dalam pencarian.
3.6
Struktur Organisasi di Arion Swiss-Belhotel
Job Description:
1.
General Manager :
a.
Merancang strategi hotel bersama direktur utama dan mengembangkannya.
b.
Memberikan saran kepada direktur utama.
c.
Mengkoordinir dan mengawasi aktivitas setiap departemen.
d.
Mengawasi dan memberikan nasihat kepada setiap karyawan.
e.
Membuat program kerja untuk kegiatan operasional.
f.
Mengontrol kegiatan operasional agar tetap terfokus pada tujuan yang
ditetapkan.
g.
Menerima laporan dari setiap dapertemen.
h.
Memberikan laporan dari setiap departemen kepada direktur utama.
2.
HRD Manager :
a.
Mengepalai departemen HRD.
b.
Mengawasi kinerja staf HRD.
c.
Menentukan aturan pembayaran gaji karyawan.
d.
Menentukan layak atau tidaknya calon karyawan untuk diterima bekerja.
e.
Memberikan laporan penilaian dan perkembangan karyawan kepada general
manager.
3.
Financial Controller:
a. Mengepalai departemen finance and accounting.
f.
Mengawasi kinerja staf finance and accounting.
g.
Memberikan laporan mengenai lalu lintas keuangan kepada general manager.
4.
Chief Engineering:
a.
Mengawasi operasi, pemeliharaan dan perbaikan peralatan hotel, peralatan dan
fasilitas. chief engineering mengawasi pekerjaan dalam memelihara engineers.
b.
Mengelola staf pemeliharaan dan memastikan bahwa fasilitas hotel dan sistem
operasi berjalan dengan baik.
c.
Memastikan operasi harian dan daya tarik tamu hotel.
5.
Executive Chef:
a.
Mengontrol penuh segala kejadian di dapur dan mengawasi staf chef.
b.
Mengatasi segala masalah dalam dapur dengan cepat dan efisien.
c.
Mengelola sous chef dan koki de partie.
6.
Front Office Manager :
b.
Mengawasi kinerja staf front office.
c.
Memberikan laporan persentase OCC (Occupancy) kepada general manager.
7.
Executive House Keeper :
a.
Mengepalai departemen house keeping.
b.
Mengawasi kinerja staf house keeping.
c.
Memberikan laporan penggunaan sumber daya kepada general manager.
8.
Chief Security:
a.
Mengelola tim keamanan, kebijakan, sistem dan prosedur menjaga tamu.
b.
Mengawasi anggota keamanan, properti dan lain-lain yang ada di sekitar hotel.
9.
Assistant Chief Engineering:
a.
Mengawasi dan mendelegasikan tugas kepada kepala bagian.
b.
Merencanakan, menjadwalkan dan mengkoordinasikan semua perawatan
pencegahan dan perbaikan karya.
c.
Bekerja sama dengan kontraktor umum, departemen lain dan badan-badan
pemerintah.
d.
Menyediakan pelatihan yang diperlukan untuk staf teknik untuk meningkatkan
tujuan dan memperbarui pengetahuan mereka.
10.
Executive Sous Chef:
a.
Mengawasi keseluruhan pekerjaan Staf Sous Chef.
b.
Bertanggung jawab atas masalah yang menyangkut Sous Chef.
11.
Pastry Chef:
a.
Membuat kue.
b.
Mengelola anggota dapur staf junior.
c.
Menjaga dapur tetap bersih dan terorganisir.
d.
Menyiapkan anggaran dan memesan persediaan untuk pembuatan kue.
12. SR Guest Service Manager:
a.
Memeriksa tamu masuk dan keluar.
b.
Mengawasi kedatangan dan keberangkatan tamu VIP.
c.
Menangani lintas-pelatihan di semua fungsi departemen front office.
13.
Chief Accounting:
a.
Membuat buku besar.
b.
Mencetak laporan harian.
14.
Credit Manager:
a.
Mengelola departemen kredit.
b.
Membuat keputusan mengenai batas kredit.
c.
Mengontrol eksposur utang dan pengeluaran.
15.
Purchasing Manager:
a.
Mengawasi pembelian produk atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan
bisnis hotel dan beroperasi sebagai yang diperlukan.
b.
Mencari penawaran yang lebih baik dari pemasok dan yang lebih
menguntungkan.
c.
Mengawasi pembelian dan pemeliharaan barang dan penghematan biaya dan
keuntungan.
16.
IT manager:
a.
Mengawasi seluruh pekerjaan IT staf.
b.
Mengelola dan menyediakan hardware dan pemeliharaan software, pelatihan
dan konsultasi, dan rekomendasi tentang perencanaan masa depan dan
pengembangan sumber daya IT.
17.
Duty Manager:
a.
Menyediakan hotel dengan orang yang berwenang untuk membuat keputusan
manajerial.
b.
Menggantikan posisi general ganager disaat general ganager tidak dapat
hadir.
18.
Sous Chef:
a.
Mengoperasikan dapur dibagian daging
19.
Chief Steward:
a. Mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan pekerja dapur pantry, gudang.
b.
Mengawasi pembelian, persediaan dapur, dan peralatan.
c.
Mengkoordinasikan kegiatan menncuci piring, membersihkan penyimpanan,
distribusi bahan makanan dan persediaan.
20.
Housekeeping SPV:
a.
Memberikan housekeeping tugas dan pekerjaan sesuai dengan standar yang
ditentukan kebersihan.
b.
Menyelidiki keluhan mengenai housekeeping dan peralatan, dan mengambil
tindakan korektif.
c.
Mengkoordinasikan daftar kamar yang ingin dibersihkan dan daftar calon
check-out untuk mempersiapkan tugas kerja.
d.
Melakukan pelatihan orientasi dan training service untuk menjelaskan
kebijakan, prosedur kerja, dan untuk menunjukkan penggunaan dan
pemeliharaan peralatan.
21.
General Cashier:
a.
Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran
yang dilakukan tamu hotel.
22.
Account Payable Supervisor:
a. Mengawasi rekening seluruh departemen utang.
b.
Mengarahkan staf di faktur pengolahan dan pembayaran.
c.
Menangani rekening pengeluaran.
d.
Mengelola laporan anggaran untuk bisnis atau organisasi.
23.
Income Auditor:
a.
Bertanggung jawab untuk semua penghasilan harian dari hotel.
b.
Meninjau semua potongan harga dan tunjangan, memastikan bahwa telah
diotorisasi, dan untuk melaporkan semua penyimpangan dari kebijakan dan
prosedur yang berlaku.
c.
Memverifikasi sales dari Kamar-kamar, Makanan dan Minuman dan
Departemen Operasional lainnya.
d.
Memastikan persiapan yang tepat waktu dan distribusi pendapatan harian, dan
laporan statistik.
e.
Memposting semua transaksi dalam jurnal pendapatan, tunjangan dan
penyesuaian setelah penerimaan penjualan yang sudah dikonfirmasi.
f.
Memverifikasi semua pemeriksaan diskon Makanan dan Minuman, dan
menyiapkan laporan penggunaan untuk Manajemen.
24.
Cost Controller:
a.
Mengatur keuangan, anggaran dan akuntansi untuk mengevaluasi biaya proyek
dan memastikan bahwa mereka tetap dalam batas anggaran.
b.
Mencatat kegiatan usaha dan mempersiapkan laporan keuangan periodik dan
menginformasikannya ke manajemen puncak tentang kemajuan proyek.
25.Accounts Receivable:
