Sistem Manajemen Terintegrasi ISO 9001 ISO 14001 & OHSAS 18001

(1)

Sistem Manajemen Terintegrasi

IS

ISO 9

O 900

001,

1, IS

ISO 1

O 140

4001

01 da

dan

n OH

OHS

SAS

AS

18001

Quality, Environmental, Health and Safety

Management System

sebuah pengantar singkat

Disampaikan Oleh:

Hartoko Krido Handoko

Revisi 0 @2017

(2)

(3)

Hartoko Krido Handoko

mail.handoko@gmail.com mail.handoko@gmail.com 0818100893 0818100893 Education Education •

• Hiperkes & Keselamatan Kerja FK-Hiperkes & Keselamatan Kerja FK-UNS tahun -UNS tahun - 20022002 Certification

Certification •

• Ahli K3 Umum –Ahli K3 Umum – 2003 (Kemenakertrans)2003 (Kemenakertrans) •

• Ahli K3 Penanggulangan KebakaranAhli K3 Penanggulangan Kebakaran – – 2007 (Kemenakertrans)2007 (Kemenakertrans) •

• Auditor OHSAS 18001 –Auditor OHSAS 18001 – 2010 (IRCA )2010 (IRCA ) •

• Manajer Pengendalian Pencemaran AirManajer Pengendalian Pencemaran Air – – 2010 (IATPI)2010 (IATPI) •

• Ahli Madya CSR –Ahli Madya CSR – 2016 (BNSP)2016 (BNSP) •

• Instruktur Teknis Bidang Pembinaan SMK3 & Keahlian K3 UmumInstruktur Teknis Bidang Pembinaan SMK3 & Keahlian K3 Umum – – 2017 (Kemenaker)2017 (Kemenaker)

Professi

Professional onal ExperienceExperience •

• Astra Otoparts Tbk. EHS (Officer) Astra Otoparts Tbk. EHS (Officer) 20022002 – – 20062006 •

• Astra Otoparts Tbk. EHS (Head) 2006Astra Otoparts Tbk. EHS (Head) 2006 – – 20122012 •

• Astra Otoparts Tbk. GA, CSR & Security Astra Otoparts Tbk. GA, CSR & Security (Head) 2012(Head) 2012 – – •

• Astra Otoparts Tbk. AGC Auditor 2004Astra Otoparts Tbk. AGC Auditor 2004 – – 20062006 •

• Astra Otoparts Tbk. AGC Astra Otoparts Tbk. AGC & AFC & AFC Lead Auditor 2006Lead Auditor 2006 – – 20142014 •

• Institut Pertanian BogorInstitut Pertanian Bogor – – JurJur. Tek. Teknik Manajemen nik Manajemen LingkungaLingkungan-n- Dosen MK SMK3 Dosen MK SMK3 20042004 – – 20152015 •

(4)

-Tujuan Pelatihan

Tujuan Pelatihan

1.

1. PPesesererta ta mememamahahami mi pepengngerertitian an sisiststem em mamananajejememenn 2

2.. PPeeseserrtta ma meemmahahamami ki koonnsesep sp sikikllus us PPDCDCAA 3.

3. PePeserserta mta mememahaahami Pmi Peteta Pra Proseoses Bis Bisnisnis & ms & memaemahamhami bai bagagaimaimana mna menenyusyusun Pun Petetaa Proses Bisnis

Proses Bisnis 4.

4. PePeserserta ta mememahmahami ami perpersysyararatatan San Sisistetem Mam Manajnajememen Men Mutuutu, Li, Lingkngkunungagan,n, Keselamatan & Kesehatan Kerja

Keselamatan & Kesehatan Kerja 5.

5. PePeserserta ta mememahmahami ami carcara Pa Peneenerarapan pan dan dan PePengengembambangngan an SisSistetem Mm Manaanajemjemenen Mutu, Lingkungan, Keselamatan & Kesehatan Kerja

Mutu, Lingkungan, Keselamatan & Kesehatan Kerja 6.

6. PPesesererta ta mememamahahami mi kkononsesep Ip Intntegegrrasasi Si Sisistetem Mam Mananajejememenn 7.

7. PePeserserta ta mememahmahami ami kkeueuntuntungngan pan penenererapaapan Sin Siststem Mem Manaanajemjemen en TTerperpaduadu 8.

8. PePeserserta ta mememahmahami ami carcara a memmembanbangun gun SisSistetem m ManManajeajememen n TTerperpaduadu 9.

(5)

(6)

PENDAHULUAN

•

Perkembangan industri semakin pesat

•

Persaingan semakin ketat

•

Setiap Perusahaan berusaha menjadi yang terbaik

•

Manajemen yang baik menjadi kunci kesuksesan

•

Tuntutan pasar untuk memberikan kualitas yang terbaik

dalam produk maupun jasa yang dihasilkan tetapi tidak

melupakan dampak lingkungan, keselamatan dan

kesehatan kerja yang terjadi dari segala aktivitas

perusahaan.

(7)

Pengertian Sistem

•

Kata Sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustēma) dan

bahasa Latin (systēma). Berikut ini ada beberapa pengertian

sistem yang diambil dari berbagai sumber.

1. Suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen

yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling

bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks.

2. Kesatuan gagasan yang terorganisir dan saling terikat

satu sama lain.

3. Kumpulan dari objek atau fenomena yang disatukan

bersama untuk tujuan klasifikasi atau analisis.

(8)

Pengertian Manajemen

Berikut pengertian manajemen menurut beberapa ahli:

• Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (By: Drs. Oey Liang Lee )

• Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya

organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By: James A.F. Stoner)

• Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya. (By: R. Terry )

• Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By: Lawrence A. Appley)

• Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. (By: Horold Koontz dan Cyril O’donnel)

(9)

Pengertian Sistem Manajemen

•

JJa

ad

dii d

da

ap

pa

att kkiitta

a d

diissiim

mp

pu

ullkka

an

n b

ba

ah

hw

wa

a sse

ecca

arra

a

um

umum

um si

sissttem

em ma

mana

naje

jeme

men

n ad

adal

alah

ah rran

angk

gkai

aian

an

kkegi

egiat

atan

an (si

(siklu

klus) y

s) yang

ang berk

berkelan

elanjut

jutan

an dar

darii

or

org

gan

anis

isas

asii un

untu

tukk me

men

nccap

apai

ai tu

tuju

juan

an se

sepe

pert

rtii

me

meme

nuhi

hi kkei

eing

ngin

inan

an pe

pela

lang

ngg

gan

an a

attau

au pa

pasa

sarr,,

menc

menceg

egah

ah te

terjad

rjadin

inya

ya penc

pencema

emarran,

an, menc

menceg

egah

ah

tter

erja

jadi

din

nyya

a kkec

ecel

elak

akaa

aan

n se

sesu

suai

ai de

deng

ngan

an kkeb

ebij

ijak

akan

an

perusahaan.

(10)

K

Konsep Siklus PDC

onsep Siklus PDCA

A

•

• HaHampmpirir sesemumuaa sisiststemem mamananajejememenn beberprpijijakak papadada kkononsesepp PDPDCACA

(De

(Deminming cyclg cycle), de), dimaimanana sesetiatiapp kkonsonsepep tetersrsebuebutt ditditerjerjemaemahkhkanan da

dalalamm bebenntutukk klklauaususull – –klklauaususull yyanang leg lebibihh dedetitill ununtutukk mememumudadahkhkanan ki

kitata dadalalamm memenenerrapapkakann sisiststemem mamananajejememenn mumututu ISISO O 90900101, , sisiststemem ma

mananajejememenn lilingngkkunungganan ISISO 14O 1400001 da1 dann sisiststemem mamananajejememenn K3K3 OHSAS 18001.

OHSAS 18001.

•

• KKononsesepp PDPDCA inCA inii dadapapatt didigugunanakkanan ololeheh beberbrbagagaiai mamacacamm sisiststemem

ma

mananajejememenn tetermrmasasukuk sisiststemem mamananajejememenn mumututu ISISO 900O 9001, s1, sisistetemm man

manajeajemenmen linlingkgkungunganan ISO ISO 14014001, 01, sissistetemm manmanajeajemenmen K3 OK3 OHSHSASAS 180

(11)

P

Pen

eng

ger

erti

tian

an PD

PDCA

CA

Plan: Plan:

mene

menetapktapkanan sasarsasaran-sasan-sasaraarann dandan proproses-prses-proses oses yanyang dig dibutubutuhkahkann un

untuktuk memmemberberikikanan hashasil-il-hashasilil yayang ng sessesuaiuai dendengagann pepersrsyayararatatann pel

pelanggangganan dandan kkebebijaijakakann orgorganianisassasi.i.

Do: Do:

melak

melaksanaksanakanan proproses-pses-prosroseses untuntuk menuk mencapcapai tujuaai tujuann

Check: Check:

mem

memonionitotorr dandan menmengukgukurur prproseoses-ps-proroses dases dann prproduoduk, kk, kemuemudidianan memb

membandiandingkngkannannyaya dengdenganan kkebijebijakaakan-kn-kebijebijakaakan, n, sasarsasaran-sasan-sasaranaran dandan per

persysyaraaratantan proprodukduk yanyang g teltelahah ditditetaetapkpkanan sebesebelumnlumnya, ya, melakmelakukukanan an

analalisisaa dadata danta dan memelalapoporkrkanan hahasisil-l- hahasisilnlnyya.a.

Act: Act:

mel

melakakukukanan tintindakdakan-an-tintindakdakanan yayang ng dipdiperlerlukukanan ununtuktuk memmemperperbaibaikiki kin

(12)

(13)

Interested Parties?

1. Customer

2. Share Holder / Owner

3. Employee

4. Supplier / Vendor / Subcontractor

5. Government

6. Community

Dalam menentukan konteks organisasi harus didentifikasi:

1. Issue-issue Internal & Eksternal terkait pencapaian tujuan

Organisasi

2. Kebutuhan & Harapan pihak-pihak yang berkepentingan

dengan Organisasi

(14)

PENDEKATAN PROSES

•

Pendekatan proses adalah pengelolaan

sumber daya sedemikian rupa sehingga dapat

mengubah input menjadi output.

•

Seringkali output suatu proses langsung

menjadi input pada proses berikutnya. Tujuan

dari pendekatan proses adalah untuk

meningkatkan efektivitas & efisiensi organisasi

dalam mencapai tujuan sasaran program

(15)

Indikator Proses

Indikator proses diturunkan dari tipikal kebutuhan

industri: Quality, Cost, Delivery (responsif), dan Safety.

•

Quality menyatakan kualitas yang dapat

diterjemahkan sebagai upaya membuat produk

dengan lebih baik dari kondisi sebelumnya atau lebih

baik dalam pemenuhan spesifikasi.

•

Cost menyatakan ukuran biaya yang dibutuhkan untuk

melaksanakan suatu proses. Suatu proses makin baik

bila memerlukan biaya lebih murah dengan output

yang sama.

(16)

Indikator Proses (Cont’d)

•

Delivery/responsif menyatakan kecepatan

Perusahaan mengantarkan barang dan jasanya kepada

pelanggan. Suatu proses makin baik jika dapat

melakukannya lebih cepat. Termasuk ke dalam

pengertian responsif adalah fleksibilitas perusahaan

dalam membuat barang dan jasa yang dibutuhkan

pelanggan.

•

Safety menyatakan tingkat keamanan dan keselamatan

kerja bagi karyawan dan belakangan diperluas hingga

keamanan dampak proses bagi lingkungan. Proses yang

lebih aman harus terus diupayakan dalam perbaikan

(17)

Pendekatan Efisiensi & Efektivitas

Proses

(18)

(19)

PETA PROSES BISNIS

(BUSINES PROCESS MAP – BPM)

• Proses Bisnis merupakan nyawa dari suatu organisasi, karena proses

bisnis merupakan perangkat bisnis yang mempunyai peranan

penting dalam menggerakkan, mengarahkan, serta mempercepat laju roda suatu organisasi.

• Peta proses bisnis adalah diagram yang mengidentifikasi secara

jelas langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. Peta ini memberikan deskripsi bagaimana cara suatu proses dilakukan. Ibarat buku manual, maka peta ini pun menjadi “user guide” bagi organisasi kita. Tidak hanya itu, peta proses bisnis dapat menyediakan informasi lain yang diperlukan untuk

menyelesaikan suatu proses seperti apa inputnya, outputnya, ukuran kinerjanya, siapa yang melakukannya dan beberapa informasi yang kita perlukan.

(20)

Merancang manual Sistem Manajemen disesuaikan

dengan peta proses bisnis

1. Buatlah peta bisnis proses yang memuat identifikasi: Suplier-

Input-Proses-Output-Customer (SIPOC). Masing masing proses harus menggambarkan urutan antar proses sehingga terlihat ujung dan akhir dari sebuah proses. Pada dasarnya Bisnis proses adalah gabungan proses dari lingkup yang lebih kecil seperti proses di bagian, proses di departemen atau proses di divisi.

2. Tetapkan proses utama bisnis Anda misalnya : Jasa Pelayaran, Jasa Pendidikan,

Manufaktur Metal Dies, Jasa Penerbangan, Jasa Training, Jasa Manufaktur Part Component Automotive, dll.

3. Setiap proses utama akan terkait dengan Customer Oriented Process (COP)

dimana input dan output berhubungan langsung dengan pelanggan. Contoh proses pembayaran, proses order, proses claim, dsb.

4. Setiap proses utama juga didukung oleh proses pendukung seperti maintenance

(21)

Merancang manual Sistem Manajemen

disesuaikan dengan peta proses bisnis (Cont’d)

5. Setiap proses utama juga dilingkupi proses manajemen seperti proses

audit internal, pengendalian dokumen dan data, manajemen review, tindakan perbaikan dan pencegahan, dll.

6. Buatlah proses mana yang dikecualikan (proses ini tidak perlu

digambarkan dalam peta bisnis namun dijelaskan pada ruang lingkup manual mutu).

7. Buatlah ketentuan jika terdapat proses yang disubkontraktorkan /

diambil alih oleh pihak ketiga.

8. Buatlah identifikasi yang jelas pada bisnis proses tersebut seperti tanggal

(22)

(23)

(24)

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO

1. Scope

2. Normative references

3. Terms & definitions

4. Context of the organization

– Understanding the organization and it’s context

– Understanding the needs and expectations of interested parties

– Determining the scope of the quality/environmental/safety & health Management System – quality/environmental/safety & health Management systems and it’s processes

5. Leadership

– Leadership and commitment

– Policy (quality/environmental/safety & health) – Organizational roles and responsibilities

(25)

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO

(Cont’d)

6. Planning for the MS

– Actions to address risks and opportunities

– quality/environmental/safety & health Objectives and planning to achieve them

7. Support (quality/environmental/safety & health)

– Resources – Competence – Awareness – Communication

– Documented information

8. Operation (quality/environmental/safety & health)

(26)

Persyaratan Sistem Manajemen yang dirilis ISO

(Cont’d)

9. Performance evaluation (quality/environmental/safety &

health)

⁻ Monitoring, measurement, analysis & evaluation ⁻ Internal audit

⁻ Management review

10. Improvement (quality/environmental/safety & health)

– Non-conformity and corrective action – Continual improvement

(27)

Perbandingan Sistem Manajemen

ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007

4 Context of the Organization 4 Context of the Organization 4 Context of the Organization 4.1 Understanding the organization

and its context

4.1 Understanding the organization and its context

4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties

4.2 Understanding the needs and expectations of workers and other interested parties

4.3 Determining the scope of the quality management system

4.3 Determining the scope of the environmental management system

4.3 Determining the scope of the OH&S management system

4.1 General requirements

4.4 Quality management system and its processes

4.4 Environmental management system

4.4 OH&S management system and its processes

4.1 General requirements

5 Leadership 5 Leadership 5 Leadership and worker participation

5.1 Leadership and Commitment 5.1 Leadership and Commitment 5.1 Leadership and commitment 4.4.1 Resources, roles,

responsibility, accountability and authority

(28)

Perbandingan Sistem Manajemen

5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities

5.3 Organizational roles,

responsibilities, accountabilities and authorities

4.4.1 Resources, roles,

-- -- 5.4 Participation and consultation 4.4.3.2 Participation and consultation

6 Planning 6 Planning 6 Planning 4.3 Planning 6.1 Actions to address risks and

opportunities

6.1 Actions to address risks and opportunities

4.3.1 Hazard identification, risk assessment and determining controls

4.3.2 Legal and other requirements 6.2 Quality objectives and planning

to achieve them

6.2 Environmental objectives and planning to achieve them

6.2 OH&S objectives and planning to achieve them

4.3.3 Objectives and programs 6.3 Planning for changes --

--7 Support 7 Support 7 Support

7.1 Resources 7.1 Resources 7.1 Resources 4.4.1 Resources, roles,

(29)

Perbandingan Sistem Manajemen

ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007 7.2 Competence 7.2 Competence 7.2 Competence 4.4.2 Competence, training and

awareness

7.3 Awareness 7.3 Awareness 7.3 Awareness 4.4.2 Competence, training and awareness

7.4 Communication 7.4 Communication 7.4 Information and communication

4.4.3 Communication, participation and consultation

4.4.3.1 Communication 7.5 Documented information 7.5 Documented information 4.4.4 Documentation

4.4.5 Control of documents 4.5.4 Control of records

8 Operation 8 Operation 8 Operation 4.4 Implementation and operation 8.1 Operation planning and control 8.1 Operation planning and control 8.1 Operation planning and control 4.4.6 Operational control

4.3.1 Hazard identification, risk assessment and determining control

8.2 Requirements for products and services

8.2 Emergency preparedness and response

(30)

Perbandingan Sistem Manajemen

8.3 Design and development of products and services

-- 8.3 Outsourcing 4.4.6 Operational control

8.4 Control of externally provided processes, products and services

-- 8.4 Procurement 4.4.6 Operational control

8.5 Production and service provision

-- 8.5 Contractors 4.4.6 Operational control

8.6 Release of products and services

-- 8.6 Emergency preparedness and response 4.4.7 Emergency preparedness and response 8.7 Control of nonconforming outputs --

--9 Performance evaluation 9 Performance evaluation 9 Performance evaluation 4.5 Checking 9.1 Monitoring, measurement,

analysis and evaluation

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation

4.5.1 Performance measurement and monitoring

4.5.2 Evaluation of compliance 9.2 Internal audit 9.2 Internal audit 9.2 Internal audit 4.5.5 Internal audit

(31)

Perbandingan Sistem Manajemen

ISO9001:2015 ISO14001:2015 ISO/DIS 45001:2016 OHSAS 18001:2007 10 Improvement 10 Improvement 10 Improvement

10.1 General 10.1 General 10.1 Incident, nonconformity and corrective action

4.5.3 Incident investigation, nonconformity, corrective action and preventive action

10.2 Nonconformity and corrective action

10.3 Continual improvement 10.3 Continual improvement 10.2 Continual improvement 4.1 General requirements 4.2 OH&S policy

(32)

STRATEGI PENERAPAN SISTEM

MANAJEMEN

(33)

I. INITIAL REVIEW / TINJAUAN AWAL

•

menentukan status kelengkapan dan penerapan manajemen

perusahaan saat ini dibandingkan dengan

persyaratan-persyaratan Standar ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS

18001

•

membantu memberikan informasi elemen-elemen Standar

ISO 9001, ISO 14001, SMK3 & OHSAS 18001 yang sudah

dimiliki perusahaan dalam praktek pengelolaan perusahaan

sebelum mulai menerapan sistem manajemen.

(34)

TAHAP PERSIAPAN

Tahapan ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan suatu

organisasi / perusahaan, dalam lahkah ini melibatkan lapisan manajemen dan sejumlah personel, mulai dari komitmen sampai menetapkan

kebutuhan sumber daya yang diperlukan. Dalam tahapan persiapan ini dilakukan hal sebagai berikut:

- Komitmen manajemen puncak - Menentukan ruang lingkup - Menetapkan cara penerapan

- Membentuk kelompok penerapan

(35)

TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM

MANAJEMEN & PENERAPANNYA

(36)

MENYATAKAN KOMITMEN

Pernyataan komitmen dan penetapan kebijakan untuk menerapkan sebuah Sistem manajemen dalam organisasi / perusahaan harus dilakukan oleh manajemen puncak.Sistem manajemen tidak akan berjalan mulus tanpa adanya komitmen manajemen terhadap

system manajemen tersebut. Komitmen manajemen harus benar – benar dibuktikan dengan tindakan nyata agar dapat diketahui ,

dipelajari, dihayati dan dilaksanakan oleh seluruh staf dan karyawan perusahaan.

(37)

MENETAPKAN CARA PENERAPAN

Perusahaan dapat mengunakan Konsultan untuk menerapkan system manajemen dengan pertimbangan sebagai berikut :

- Konsultan yang memiliki Pengalaman yang banyak dan bervariasi sehingga dapat menjadi agen pengalihan pengetahuan secara efektif, sehingga dapat memberikan rekomendasi yang tepat dalam proses penerapan Sistem manajemen.

- Konsultan yang Independen memungkinkan Konsultan tersebut secara bebas dapat memberikan umpan balik kepada manajemen secara obyektif tanpa terpengaruh oleh persaingan antar kelompok didalam organisasi / perusahaan.

- Konsultan lebih memiliki waktu yang cukup, berbeda dengan tenaga perusahaan yang meskipun mempunyai keahlian dalam system manajemen namun karena desakan tugas – tugas lain di perusahaan akibatnya tidak punya cukup waktu.

(38)

MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN

Kelompok kerja terdiri atas wakil dari setiap unit kerja, hal ini penting karena merekalah yang tentunya paling bertanggung jawab terhadap unit kerja yang bersangkutan.

Peran anggota kelompok kerja ini antara lain :

- Menjadi agen perubahan sekaligus fasilitator dalam unit kerjanya.

- Menjaga konsistensi dari penerapan Sistem Manajemen Multu & LK3, baik melalui tinjauan sehari – hari maupun berkala

- Menjadi penghubung antara manajemen dan unit kerja. Tugas & Tanggung Jawab anggota kelompok kerja adalah :

- Mengikuti pelatihan lengkap tentang standard Sistem manajemen - Melatih Staff dalam Unit kerjanya sesuai kebutuhan

(39)

MEMBENTUK KELOMPOK KERJA (TASK FORCE) UNTUK

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN (cont’d)

- Melakukan evaluasi & Tinjauan terhadap system yang berlangsung dibandingkan dengan system standard Sistem manajemen

- Membuat bagan alir yang menjelaskan tentang keterlibatan unit kerjanya dengan elemen yang ada dalam standard Sistem manajemen

- Bertanggung jawab untuk mengmbangkan system sesuai dengan elemen yang terkait dalam unit kerjanya

- Bertanggung jawab untuk mempersiapkan penulisan dokumen – dokumen sebagaimana dipersyaratkan dalam standard Sistem manajemen termasuk mempersiapkan penulisan panduan mutu, prosedur, instruksi kerja dan form.

- Bertanggung jawab untuk mempromosikan standar manajemen secara terus menerus & konsisten serta bersama –sama memelihara penerapan systemnya.

(40)

MENYEDIAKAN SUMBER DAYA

Sumber daya ini mencakup orang/personel,

perlengkapan, waktu, dan dana. Orang yang

dimaksud disini adalah beberapa orang yang

diangkat secara resmi di luar tugas – tugas pokoknya

dan terlibat penuh dalam proses penerapan.

(41)

MELAKUKAN SOSIALISASI

Kegiatan sosialisasi ini harus diarahkan untuk mencapai tujuan, diantaranya adalah :

- Menyamakan persepsi dan motivasi terhadap pentingnya penerapan Sistem

manajemen

bagi kinerja perusahaan.

- Membangun Komitmen menyeluruh mulai dari direksi, manajer, staf, dan seluruh jajaran dalam perusahaan untuk bekerja bersama – sama dalam menerapkan standard system ini.

(42)

MENENTUKAN JADWAL

Setelah melakukan initial review maka kelompok kerja dapat menyusun suatu jadwal kegiatan dengan mempertimbangkan hal – halberikut :

a. Ruang Lingkup pekerjaan.

Dari hasil initial review akan menunjukan beberapa banyak yang harus disiapkan dan berapa lama setiap prosedur itu akan diperiksa , disempurnakan, disetujui & di audit.

b. Kemampuan Top Manajemen / Wakil Manajemen dan kelompok kerja penerapan

Kemampuan dalam hal ini adalah kemampuan membagi dan menyediakan waktu, seperti diketahui bahwa tugas penerapan bukanlah satu- satunya pekerjaan para anggota kelompok kerja dan manajemen representative. Mereka masih mempunyai tugas dan tanggung jawab lain diluar penerapan standard Sitem manajemen yang kadang – kadang juga sama pentingnya dengan penerapan standard ini.

c. Keberadaan Proyek

Khusus bagi perusahaan yang kegiatannya berdasarkan proyek ( misalnya kontraktor dan pengembang ) maka ketika menyusun jadwal kedatangan asesor badan sertifikasi, pastikan bahwa pada saat asesor datang ada proyek yang sedang dikerjakan.

(43)

PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Beberapa kegiatan yang perlu dilakukan dalam tahap

pengembangan system manajemen antara lain

mencakup dokumentasi, pembagian kelompok,

penyusunan bagan alir, penulisan manual system

manajemen, prosedur & Instruksi kerja.

(44)

PENERAPAN SISTEM

Setelah semua dokumen selesai dibuat, maka setiap

kelompok kerja kembali ke masing – masing untuk

menerapkan system yang telah di buat. Perhatikan untuk

menciptakan “greget” / antusiasme dengan

lomba-lomba, selebaran, pamflet spanduk agar tercipta

“demam” ISO sehingga dapat terwujud partisipasi aktif

dari seluruh karyawan.

(45)

MEMILIH BADAN SERTIFIKASI

•

Perhatikan hubungan jangka panjang



Reputasi servis

•

Kualifikasi



Akreditasi

•

Lingkup Akreditasi



sesuai dengan bidang industri anda?

•

Pengakuan oleh pasar



siapa customer utama anda?

(46)

(47)

Konsep Integrasi Sistem Manajemen

• Sistem manajemen terintegrasi adalah penggabungan dua atau lebih sistem

manajemen menjadi sebuah sistem manajemen yang mampu merepresentasikan kepentingan kesemua sistem manajemen pembentuknya (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001/SMK3).

• Karapetrovic dan Willborn (1998, dalam Zeng, S. X et al, 2005) memaparkan bahwa

integrasi dua/lebih sistem berarti menghubungkan kesemua sistem tersebut yang berdampak pada hilangnya independensi masing-masing sistem.

• Lebih tegas lagi, Kadir et al (2009) mengungkapkan bahwa dengan metode

integrasi, organisasi akan mengkombinasikan seluruh bagian dan sub bagian pada masing-masing sistem manajemen menjadi sebuah sistem manajemen terintegrasi yang baru.

• Saat sistem-sistem manajemen tersebut telah tergabungkan maka proses

penerapan dan audit masing-masing sistem akan menjadi sebuah kesatuan dengan sendirinya.

(48)

Keuntungan Integrasi Sistem

Manajemen

Perspektif Organisasi Perspektif Auditor Badan Sertifikasi Pembuatan dokumen akan terintegrasi sehingga lebih

jelas dan transparan

Hanya satu opening/closing meeting Tinjauan manajemen memberikan kajian strategis bisnis

yang lebih lengkap

Satu laporan audit yang disampaikan

Audit internal bisa dilakukan dalam 1x pelaksanaan Optimalisasi sumber daya dan penjadwalan

Kebijakan dan Tujuan dalam satu dokumen Menghemat waktu auditor untuk consensus meeting Mekanisme yang sistematis, contoh: tindakan

pencegahan/perbaikan; pengukuran dan perbaikan berkesinambungan

Menghemat waktu untuk audit pada klausa yang sama

Dukungan manajemen yang terintegrasi Penilaian sistem manajemen yang lengkap untuk memberi nilai lebih

(49)

Membangun Sistem Manajemen

Terpadu

• Di dalam upaya membentuk sistem manajemen, perusahaan harus

mengalokasikan sumber daya berupa finansial, material, sumber daya manusia dan yang sering terlupakan adalah menyediakan waktu.

• Para manajer seharusnya merelakan anak buahnya membagi sebagian

waktu kerjanya untuk menjalankan tugas-tugas rutin dengan persiapan penyusunan sistem ini.

• Dalam membangun sistem integrasi ini diperlukan komitmen yang kuat

dari manajemen puncak dan kerjasama dari seluruh personel yang terlibat agar dapat terimplementasi dengan baik.

(50)

(51)

Langkah Penyusunan dan Penerapan sistem

manajemen mutu, lingkungan dan K3 :

1. Membentuk team dari berbagai fungsi organisasi,

2. Membangun pemahaman team tentang sistem manajemen, 3. Membuat kebijakan Mutu/Lingkungan/K3,

4. Pemetaan & analisa proses inti & pendukung, 5. Penetapan sasaran Mutu/Lingkungan/K3,

6. Penyusunan prosedur pengendalian dokumen & rekaman, 7. Penyusunan aturan untuk proses inti & pendukung,

8. Penyusunan prosedur lain yang diperlukan,

9. Pelatihan Mutu/Lingkungan/K3, dan internal audit 10. Internal audit ,

11. Tinjauan manajemen,

12. Pemilihan badan sertifikasi, 13. Sertifikasi.

(52)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3

1. Gap Analysis

•

Hal ini dilakukan sesaat setelah sistem manajemen

terpadu dicanangkan untuk mulai

diimplementasikan. Tujuan dilakukan gap analisis

adalah untuk melihat sejauh mana kesesuaian sistem

yang sedang dijalankan dengan standar terkait yang

harus dipenuhi.

(53)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

2. Executive Briefing.

Output dari Gap Analysis di atas dituangkan dalam sebuah laporan ringkas untuk menjadi masukan dalam rapat para eksekutif organisasi dari level pimpinan puncak sampai pimpinan unit atau sesuai dengan kebutuhan organisasi (yang tergabung dalam team leader proyek sertifikasi sistem

manajemen terpadu). Tujuan dilakukannya executive briefing ini adalah untuk mewadahi komunikasi internal diskusi tentang sejauh mana kebutuhan akan pemenuhan standar yang harus dilakukan dan apa yang harus dipersiapkan untuk proses sertifikasi nanti.

(54)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

3. Training

Proses pembelajaran menjadi pilar utama untuk bisa melaksanakan system dengan benar dan efektif.

Pemahaman setiap anggota dalam organisasi terutama team leader yang tergabung dalam proyek sertifikasi menjadi barometer suksesnya implementasi sistem dan proses sertifikasi. Beberapa

materi dasar yang harus difahami adalah :

1. Pengenalan umum tentang ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, yaitu penjelasan prinsip-prinsip dasar, sejarah perkembangan, dan persyaratan standar.

2. Teknik penyusunan dokumen, Penjelasan tentang jenis dan hirarki dokumen, teknik Penyusunan Business Proses, Quality Manual, Prosedur, Standar Kerja, dan Form (disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan besaran organisasi).

3. Teknik implementasi sistem manajemen secara efektif. Jika diperlukan, lakukan training beberapa Quality Tools dan PDCA concept untuk menunjang keberhasilan proses implementasi system ISO 9001, ISO 14001,

(55)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

4. Penyusunan Dokumen.

Proses penyusunan dokumen merupakan tindak lanjut hasil training yang sudah dilakukan sebelumnya. Hanya ada beberapa dokumen yang wajib dipenuhi. Sungguhpun demikian,

kebutuhan jumlah prosedur sesungguhnya tidak terbatas, disesuaikan dengan besaran organisasi dan kebutuhan lapangan, termasuk di dalamnya pemahaman member terhadap proses

implementasi sistem.

Semakin banyak yang memahami sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, dengan baik, semakin sedikit dokumen yang dibutuhkan, demikian juga sebaliknya. Jika banyak member yang belum faham secara pasti system ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SMK3, maka penjelasan langkah kerja

(56)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

Dokumen yang harus disiapkan antara lain adalah :

1. Level 1, Manual. Manual mutu yang menjadi pijakan utama pelaksanaan system untuk level dokumen dibawahnya.

2. Level 2, Prosedur. Memuat aturan umum pelaksanaan system berbasis pada Business Process yang terjadi dalam organisasi.

3. Level 3, Standar Kerja / IK / WI. Memuat aturan rinci, langkah-langkah kerja, dan standar lapangan yang harus dipatuhi oleh pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan teknis, memuat gambar-gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja yang diminta oleh rantai proses.

4. Level 4, Blank Form (bisa juga mengkatagorikan sebagai level 3). Formulir kosong yang disiapkan untuk mencatat data-data hasil pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan semacamnya.

Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk membedakan secara tegas bahwa bla nk form termasuk dalam kategori dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil pemantauan proses termasuk ke dalam

(57)

Struktur Hierarki Dokumentasi Sistem

Manajemen

(58)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

5. Implementasi.

Proses implementasi menjadi core process dalam sistem manajemen terpadu. Oleh sebab itu perlu pengawalan yang serius dari seluruh elemen dalam

organisasi, mulai dari Top Management sebagai pemegang kendali organisasi hingga lapisan terbawah organisasi yang bersinggungan langsung dengan proses realisasi produk/jasa.

(59)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

6. Training Internal Audit,

Pembekalan yang ditujukan kepada team inti proyek sertifikasi

sistem manajemen terpadu yang dipersiapkan untuk menjadi

internal auditor system manajemen yang memiliki kompetensi

untuk melaksanakan internal audit terhadap sistem manajemen

yang dilaksanakan.

(60)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

7. Pelaksanaan Internal Audit.

Sesuai prinsip PDCA, proses internal audit menjadi sangat penting posisinya untuk memastikan keberlangsungan sistem manajemen terpadu dilaksanakan secara konsisten dan effective oleh setiap lini organisasi.

(61)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses

integrasi sistem ISO 9001, ISO 14001, OHSAS

18001 dan SMK3 (Cont’d)

8. Rapat Tinjauan Manajemen.

Salah satu aktifitas yang dipersyaratkan dalam sistem manajemen terpadu adalah pengawasan langsung oleh Top management melalui aktifitas Rapat Tinjauan Management. Dalam rapat ini dilakukan

evaluasi berbagai hal yang berhubungan dengan proses efektifitas implementasi sistem dan haruslah menghasilkan rekomendasi