06 Dasar Dasar Audit OSHAS

(1)

Pemahaman Dasar &

Panduan Audit Internal

OHSAS 18001 : 2007

berbasis ISO 19011:2002

d

(2)

Pengertian

 AuditAudit

Proses yang sistematis, independen dan

terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit

dan mengevaluasinya secara objektif untuk

menentukan sejauhmana kriteria audit terpenuhi

 Kriteria auditKriteria audit

Himpunan kebijakan, prosedur atau persyaratan

yang digunakan sebagai acuan

 VerifikasiVerifikasi

Konfirmasi, melalui penyediaan bukti yang objektif

bahwa persyaratan tertentu telah terpenuhi

 Bukti objektifBukti objektif

Data yang mendukung keberadaan atau kebenaran

sesuatu

(3)

 Bukti auditBukti audit

Rekaman, pernyataan tentang fakta atau informasi

lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat

diverifikasi

 Temuan auditTemuan audit

Hasil evaluasi dari bukti audit yang terkumpul

terhadap kriteria audit

 Kesimpulan auditKesimpulan audit

Keluaran suatu audit, yang diberikan oleh tim audit

setelah mempertimbangkan bukti audit dan

semua temuan audit

 Klien auditKlien audit

Organisasi atau orang yang meminta suatu audit

(4)

 AuditorAuditor

Seseorang dengan kompetensinya untuk

melaksanakan audit

 Tim auditTim audit

Satu atau lebih auditor yang melaksanakan suatu

audit

 Program auditProgram audit

Sekumpulan satau atau lebih audit yang dirancang

utk suatu kerangka wkt tertentu

 Ketidak-sesuaian (Non-conformity)Ketidak-sesuaian (Non-conformity)

Tidak terpenuhinya suatu persyaratan tertentu

(5)

Audit Internal

K3

_K3

8.4.1

Organisasi harus melakukan audit internal

 pada selang waktu yang direncanakan pada selang waktu yang direncanakan

 thd persyaratan OHSAS 18001 yg ditetapkan thd persyaratan OHSAS 18001 yg ditetapkan

 thd persyaratan Standar Internasional ini, danthd persyaratan Standar Internasional ini, dan

 utk tentukan kesesuaian OHSAS dg pengaturan utk tentukan kesesuaian OHSAS dg pengaturan

yg direncanakan,

 utk tentukan efektivitas penerapan dan utk tentukan efektivitas penerapan dan

pemutakhirannya.

(6)

Audit Internal

K3

_K3

8.4.1

Program audit harus direncanakan,

Program audit harus direncanakan, dg dg prtimbangan prtimbangan

 pentingnya proses dan wilayah yang diaudit, pentingnya proses dan wilayah yang diaudit,  tindakan pemutakhiran dari audit sebelumnyatindakan pemutakhiran dari audit sebelumnya

Harus ditetapkan

 kkriteria audit, riteria audit,  llingkup audit, ingkup audit,

(7)

Audit Internal

K3

_K3

8.4.1

 Pemilihan auditor Pemilihan auditor && pelaksanaan audit h pelaksanaan audit haarruus jamin s jamin

• obyektivitas dan obyektivitas dan • ketidak-berpihakan ketidak-berpihakan

proses audit.

 Auditor harus tidak audit pekerjaannya sendiri.Auditor harus tidak audit pekerjaannya sendiri.

 Tanggungjawab dan persyaratan untuk Tanggungjawab dan persyaratan untuk

(8)

Audit Internal

K3

_K3

8.4.1

 Manajemen yg bertanggungjawab pd wilayah yg Manajemen yg bertanggungjawab pd wilayah yg

diaudit harus menjamin bhw tindakan dilakukan

tanpa ditunda utk hilangkan

• ketidak-sesuaian yang dideteksi dan ketidak-sesuaian yang dideteksi dan • penyebabnya.penyebabnya.

 Kegiatan lanjut harus termasuk Kegiatan lanjut harus termasuk

(9)

Panduan Audit

(10)

 IndependenIndependen

Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar

menghasilkan laporan yg fair tanpa bias sehingga

manajemen dapat bertindak utk peningkatan

 PerencanaanPerencanaan

Direncanakan sesuai keperluan dan tujuan organisasi.

Rencana hrs sistematis dan menjamin semua tujuan

audit tercapai

 KompetenKompeten

Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari

pertentangan kepentingan. Pengetahuan manajemen

bisnis teknis sering diperlukan dan bisa minta tenaga

ahli utk jamin tim dapat mencapai tujuan audit

(11)

 BuktiBukti

Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pd bukti

terekam utk menjamin kehandalan. Bukti tsb,

mis., sampel dok, rekaman, & info selama audit.

 IntegritasIntegritas

Auditor bekerja dg etika, tidak bias, melaporkan dg

jujur, adil & akurat kekurangan apapun dlm

sistem. Hubungan klien, tim audit, & auditi hrs

jelas & dpt dipercaya tanpa pertentangan

kepentingan.

(12)

Alasan Audit

1.

1. Meningkatkan sistem sendiriMeningkatkan sistem sendiri

2.

2. Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistemMenjamin efektivitas dan kesesuaian sistem

3.

3. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi

syarat

4.

4. Menjamin pemasok tetap dpt penuhi syaratMenjamin pemasok tetap dpt penuhi syarat

5.

5. Meningkatkan pemasokMeningkatkan pemasok

6.

6. Menjamin pemasok memenuhi order yg Menjamin pemasok memenuhi order yg

diberikan

7.

7. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya

thd sistem manajemen yg diterapkan

8.

8. Pemenuhan secara hukum utk meyakinkan Pemenuhan secara hukum utk meyakinkan

penguasa ttg pelaksanaan

(13)

Jenis Audit



Audit Pemenuhan Syarat



hukum



Audit Kesesuaian



standar



Audit produk



thd produk (rekaman,

proses, bisa jadi bag audit keses,

internal)



Audit pihak I



internal

(14)

Perencanaan dan persiapan audit

 Pemicu audit:Pemicu audit:

• Program audit internalProgram audit internal • Pihak ke 2Pihak ke 2

• Pihak ke 3Pihak ke 3

 Manajer mutu Manajer mutu  pengelola pengelola

 Rencana audit dihasilkan dari Bagan Proses Rencana audit dihasilkan dari Bagan Proses

Bisnis, identifikasi semua wilayah dan kegiatan

dlm lingkup yg perlu diaudit.

 Tentukan: Wkt, Tempat, Lingkup, Auditor, AuditiTentukan: Wkt, Tempat, Lingkup, Auditor, Auditi

 Pembekalan tim audit: penunjukan, sasaran, Pembekalan tim audit: penunjukan, sasaran,

Panduan dan dokumen pendukungnya, form

laporan, evaluasi auditor, lain-2 yg relevan.

(15)

Panduan Seleksi Tim Audit

Kriteria auditor:



Memahami standar yg diterapkan



Memahami bidang yg diaudit



Memiliki persyaratan personal yg

benar

(16)

Tugas Auditor



Mempelajari JSA ( Job Safety Analisis ) yg

telah ditetapkan



Mempelajari dokumentasi



Membuat daftar periksa



Menghadiri rapat pembukaan audit



Melaksanakan audit

• BertanyaBertanya

• Mendengarkan dan memeriksa jawabanMendengarkan dan memeriksa jawaban

• Mengamati dan memeriksa kegiatanMengamati dan memeriksa kegiatan

• Merekam kesesuaian & ketidak-sesuaian Merekam kesesuaian & ketidak-sesuaian

• Membuat draft dan memperbaiki laporanMembuat draft dan memperbaiki laporan

(17)

Tugas Auditor



Menghadiri rapat penutupan audit

• Membacakan temuan ketidak-sesuaian audit Membacakan temuan ketidak-sesuaian audit yg diperolehnya (jika sesuai)

yg diperolehnya (jika sesuai)

• Menanggapi permintaan klarifikasi auditi atau Menanggapi permintaan klarifikasi auditi atau peserta rapat (jika ada)

peserta rapat (jika ada)

(18)

Tugas Ketua Tim Audit



Menetapkan kriteria, tempat, waktu dan

anggota tim audit (auditor,

auditor-dlm-pelatihan, pengamat, tenaga ahli),

pelatihan, pengamat, tenaga ahli),



Melakukan pembagian kerja di antara tim



Menyiapkan dokumentasi audit yg

diperlukan (Panduan, prosedur, instruksi,

formulir, dokumen pendukung, dll.)



Menyiapkan kebutuhan semua sumber

daya audit (dokumen, biaya, ruangan,

akomodasi, dll.)

(19)

Tugas Ketua Tim Audit



Mengumpulan draft laporan audit dan

memverifikasinya dan, jika perlu, koreksi



Membuat ringkasan audit



Memimpin rapat penutupan

• Pembacaan temuan auditPembacaan temuan audit

• Tanggapan permintaan klarifikasi auditi & Tanggapan permintaan klarifikasi auditi & pihak lain yg berkepentingan dlm audit

pihak lain yg berkepentingan dlm audit • Permintaan tindakan perbaikanPermintaan tindakan perbaikan

(20)

Pelaksanaan Audit



Pertemuan pembuka

• Tepat waktu, tidak terlambatTepat waktu, tidak terlambat • Ketua Tim Audit yg pimpinKetua Tim Audit yg pimpin

• Lingkup audit dan standar acuanLingkup audit dan standar acuan • Konfirmasi jadwal auditKonfirmasi jadwal audit

• Kesempatan bertanyaKesempatan bertanya



Tim audit harus:

• Memeriksa Dokumen penuhi semua persyMemeriksa Dokumen penuhi semua persy

• Tentukan Dokumen dirancang u mencapai sasarnTentukan Dokumen dirancang u mencapai sasarn • Memenuhi kebijakan dan prosedurMemenuhi kebijakan dan prosedur



Auditor harus befokus pada:

• Kekomplitan sistem dokumentasiKekomplitan sistem dokumentasi

(21)

Pelaksanaan Audit



Kaji ulang semua syarat, dg pengambilan

sampel, yg diaudit, periksa & rekam bukti

kesesuaian.



Buat catatan yg presisi saat wawancara



Catatan utk suatu prosedur, bisa

digunakan saat audit yg lain, spt

pengendalian dok dan rekaman.

(22)

Pelaksanaan Audit



Periksa kendali sistem & efektivitas

perkara dalam daftar periksa.



Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian

sbg bukti komplitnya audit.



Tidak lompati daftar periksa; jika perlu,

lebih dalam mengambil data.



Bukti hrs diverifikasi (visual, verbal, dok,

rek)

(23)

Pelaksanaan Audit

Informasi dpt diperoleh & diverifikasi dg

banyak cara:



Dokumentasi, mis: kebij

a

kan, sasaran,

rencana, prosedur, instruksi, izin, spek,

gambar, kontrak, order



Rekaman, mis: catatan pertemuan,

laporan, hasil pengukuran

(24)

Pelaksanaan Audit

Dalam wawancara, pertimbangkan:



Audit pekerja pd kerjaannya di tempat kerja



Pada tempat & wkt kerja normalnya



Kemudahan orang yg diwawancara



Jelaskan mengapa wawancara dicatat



M

ulai dg tanya peran

&

penjelasan tugasnya



Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup;

tdk mengarah

• Contoh terbuka: Jelaskan dampak dari rencana Contoh terbuka: Jelaskan dampak dari rencana HACCP yg telah ditetapkan?

HACCP yg telah ditetapkan?

• Contoh tertutup: Sadarkah anda bahwa titik kritis yg Contoh tertutup: Sadarkah anda bahwa titik kritis yg telah ditetapkan sebelumnya, anda langgar?

(25)

Pelaksanaan Audit

Jika perlu ambil sampel, maka bisa berdasar

waktu, misalnya masing-masing 5 dari:



Mutakhir



3 bulan lalu



6 bulan lalu



1 tahun lalu.

Ada hirarki pengambilan sampel:

• Ambil melalui acuan –Baik utk ikuti jejak audit.Ambil melalui acuan –Baik utk ikuti jejak audit.

(26)

Pelaksanaan Audit

Bukti objektif membentuk jejak audit:

Order

Order  proyek proyek  bahan bahan  produk produk  Customer Customer … … sistem

sistem  gambaran menyeluruh aliran proses dlm gambaran menyeluruh aliran proses dlm organisasi.

(27)

Kemampuan mengaudit

 Pendengar yg baikPendengar yg baik

 PengamatPengamat

 Pencatat yg baikPencatat yg baik

 SistematisSistematis

 Komunikator yg baikKomunikator yg baik

 AdilAdil

 BerpengetahuanBerpengetahuan

 SabarSabar

Auditor hendaknya punya pemahaman ttg

keterampilan dan teknik audit:

 SopanSopan

 BersahabatBersahabat

 Penilai yg baikPenilai yg baik  LogisLogis

 Perencana yg baikPerencana yg baik  Tepat waktuTepat waktu

 Taktis & diplomatisTaktis & diplomatis

(28)

Auditor bukan/tidak

 Tidak siapTidak siap

 Kurang-peduli thd dokumenKurang-peduli thd dokumen

 Lamban atau tdk bereaksiLamban atau tdk bereaksi

 Mudah terpengaruhMudah terpengaruh

 SuperiorSuperior

 Mudah diarahkanMudah diarahkan

 AgresifAgresif

 Banyak permintaanBanyak permintaan

 Tidak yakinTidak yakin

 Tidak konsistenTidak konsisten

 Tergesa-gesaTergesa-gesa

 IsengIseng

 Tidak-teraturTidak-teratur

(29)

Laporan Ketidak-sesuaian Audit Internal

Tanggal Audit:

Tanggal Audit: Auditor:Auditor: Auditi:Auditi:

Bidang Audit:

Bidang Audit: Lokasi Audit:Lokasi Audit:

Uraian Ketidak-sesuaian: Uraian Ketidak-sesuaian:

Paraf Auditor: Paraf Auditor: Rencana tindakan:

Rencana tindakan: Target Selesai Tgl.:Target Selesai Tgl.:

(30)

Laporan Ketidak-sesuaian Audit Internal

Tanggal Audit:

Tanggal Audit: 25-03-0825-03-08 Auditor:Auditor: SG SG Auditi:Auditi: PW PW

Bidang Audit:

Bidang Audit: 7.2 PPS7.2 PPS Lokasi Audit: Lokasi Audit: Plant Permen KaretPlant Permen Karet

Operator pengaduk manual ditemukan tidak mengenakan penutup

rambut yang telah ditetapkan dalam Prosedur, padahal pada saat

itu terjadi tiupan angin yang cukup kencang ke arah bahan yang

sedang diproses. Hal tersebut tidak sesuai dengan ketentuan

produksi DP-7.2-3.

Rencana tindakan: Target Selesai Tgl.:Target Selesai Tgl.:

Paraf auditi: Paraf auditi: Verifikasi efektivitas tindakan:

Verifikasi efektivitas tindakan:

(31)

Laporan Ketidak-sesuaian Audit Internal

Tanggal Audit:

Bidang Audit:

rambut yang telah ditetapkan dalam PPS, padahal pada saat itu

terjadi tiupan angin yang cukup kencang ke arah bahan yang

Rencana tindakan: Target Selesai Tgl.: Target Selesai Tgl.: 31-03-0831-03-08 Operator ditegur keras dan dipasang papan peringatan.

Operator ditegur keras dan dipasang papan peringatan.

(32)

Laporan Ketidak-sesuaian Audit Internal

Tanggal Audit:

Bidang Audit:

rambut yang telah ditetapkan dalam PPS, padahal pada saat itu

terjadi tiupan angin yang cukup kencang ke arah bahan yang

Rencana tindakan: Target Selesai Tgl.: Target Selesai Tgl.: 31-03-0831-03-08 Operator ditegur keras dan dipasang papan peringatan.

Operator ditegur keras dan dipasang papan peringatan.

Paraf auditi: Paraf auditi: Verifikasi efektivitas tindakan:

Verifikasi efektivitas tindakan:

Operator telah ditegur langsung dan papan telah terpasang.

(33)

Acara Pertemuan Penutup yg umum

1.

1. Daftar hadirDaftar hadir

2.

2. Ulangi lingkup audit, juga sasaranUlangi lingkup audit, juga sasaran

3.

3. Terima kasih atas kerjasamaTerima kasih atas kerjasama

4.

4. Kembalikan dokumen yg dipinjamKembalikan dokumen yg dipinjam

5.

5. Kesimpulan temuan (kuat&lemah)Kesimpulan temuan (kuat&lemah)

6.

6. Jelaskan ketidak-sesuaianJelaskan ketidak-sesuaian

7.

7. RekomendasiRekomendasi

8.

8. Sampaikan ketidak-sesuaian, singkat. Mohon tidak Sampaikan ketidak-sesuaian, singkat. Mohon tidak

diinterupsi. diinterupsi.

9.

9. Jika ada pertanyaan thd temuan.Jika ada pertanyaan thd temuan.

10.

10. Pernyataan cara pengambilan sampelPernyataan cara pengambilan sampel

11.

11. Jelaskan prosedur yg dipakaiJelaskan prosedur yg dipakai

12.

(34)