Manual Book

(1)

User Manual Vendor Page 1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... 1

CECKLIST FITUR VENDOR ... 2

BAB I ... 4

PENGUMUMAN ... 4

1.1 MEMBUKA APLIKASI ... 4

1.2 HALAMAN AWAL ... 4

BAB II ... 6

MENGIKUTI LELANG ... 6

2.1 FLOWCHART PROSES LELANG ... 6

2.1.1 HALAMAN LOGIN ... 8

BAB III ... 9

PENDAFTARAN LELANG ... 9

3.1 PROFIL ... 9

3.1.1 GANTI PASSWORD ... 9

3.2 INFORMASI ... 10

3.2.1 BERITA ... 10

3.3 LAPORAN ... 10

3.31 KOMPOSISI PESERTA ... 10

3.4 VENDOR ... 11

3.4.1 DATA VENDOR ... 11

3.5 VENDOR PENGADAAN ... 26

3.5.1 PENGUMUMAN VENDOR ... 26

3.5.2 PENDAFTARAN LELANG ... 28

3.5.3 PENAWARAN ... 29

(2)

CECKLIST FITUR VENDOR

APLIKASI E

–

PROCUREMENT

No Menu Sub Menu Keterangan

1 Profil Ganti Password Halaman Ganti Password adalah

halaman yang digunakan untuk

menganti password user apabila ingin

lebih menjaga privasi keamannya

2 Informasi Berita Halaman berita ini adalah halaman yang

menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun

3 Laporan Komposisi Peserta Halaman Komopisi Peserta adalah

halaman yang menampilkan daftar

informasi komposisi peserta lelang dari

informasi berdasarkan nama, peserta

dan penawar yang ada pada

pengadaan yang pernah diikuti

4 Vendor Data Vendor Halaman Daftar Perusahaan adalah

halaman awal pembuka vendor setelah

melakukan registrasi dan sudah

dikonfirmasi lewat email yang terdaftar

menjadi vendor menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor

Pendaftaran Lelang Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah

halaman yang menampilkan informasi

pengadaan apa saja yang sedang ada

dan vendor dapat mendaftarkan untuk

dapat mengikuti lelang

(3)

halaman yang menampilkan daftar

penawaran dan detail tahapan lelang

dari pengadaan yang sudah

mendaftarkan sebagai peserta lelang

(4)

menggunakan internet browser yang terkoneksi dengan jaringan internet.

Aplikasi ini mempunyai fungsi menampilkan informasi pada Aplikasi E –

Procurement pada PTPN 3 di Jawa Timur serta fitur – fitur yang ada di

dalamnya.

1.2 HALAMAN AWAL

Setelah selesai membuka aplikasi ini menggunakan internet browser user,

kemudian akan muncul halaman Home/halaman awal aplikasi seperti pada

gambar dibawah ini.

Gambar : Halaman Awal

Keterangan :

 Apabila pada pelelangan umum maka akan ditampilakan pengumuman pengadaan seperti pada gambar diatas dapat ditampilkan seperti pada gambar

(5)

Selanjutnya kllik pada dokumen pengumuman yang diberi arah panah warna merah

seperti pada gambar diatas maka file tersebut dapat di lihat dan tampil seperti pada

gambar dbawah ini.

(6)

BAB II

MENGIKUTI LELANG

2.1 FLOWCHART PROSES LELANG

(7)

(8)

User Manual Vendor Page 8 2.1.1 HALAMAN LOGIN

Halaman ini adalah halaman awal pembuka aplikasi E – Procurement dengan

memasukkan username dan password seperti pada gambar : dibawah ini.

Gambar : Halaman Login

Keterangan :

 Untuk dapat login terlebih dahulu masukkan username, password dan

(9)

BAB III

PENDAFTRAN LELANG

3.1 PROFIL

3.1.1 GANTI PASSWORD

Halaman Ganti Password adalah halaman yang digunakan untuk menganti

password user apabila ingin lebih menjaga privasi keamannya seperti pada

gambar : dibawah ini.

Gambar : menu ganti password

Keterangan :

: Berfungsi untuk menyimpan data

(10)

User Manual Vendor Page 10 3.2 INFORMASI

3.2.1 BERITA

Halaman berita ini adalah halaman yang menampilkan informasi berita mengenai informasi pengadaan berdasarkan instansi dan tahun seperti pada gambar dibawah ini.

3.3 LAPORAN

3.31 KOMPOSISI PESERTA

Halaman Komopisi Peserta adalah halaman yang menampilkan daftar informasi

komposisi peserta lelang dari informasi berdasarkan nama, peserta dan

penawar yang ada pada pengadaan yang pernah diikuti seperti pada gambar

dibawah ini.

(11)

3.4 VENDOR

3.4.1 DATA VENDOR

Halaman Daftar Perusahaan adalah halaman awal pembuka vendor setelah

melakukan registrasi dan sudah dikonfirmasi lewat email yang terdaftar

menjadi vendor seperti pada gambar : dibawah ini.

Gambar : Form Data Perusahaan

Keterangan :

: berfungsi untuk mengubah/melengkapi data perusahaan

: berfungsi untuk mengembalikan kehalalman awal/home

: berfungsi untuk mengubah password

(12)

 Administrasi

: berfungsi untuk menampilkan data administrasi perusahaan

yang terdiri dari : ijin usaha, akta pendiri, SPT Tahunan, dan Neraca seperti pada gambar dibawah ini.

- Ijin Usaha

Berikt ini penjelasan mengenai yang befungsi untuk menampilkan informasi

ijin usaha apa saja yang ada pada perusahaan seperti pada gambar dibawah ini.

Keterangan :

: berfungsi untuk menghapus data

: berfungsi untuk mengubah data

: berfungsi untuk mengupload dokumen

: berfungsi untuk membuat ijin usaha baru seperti pada

(13)

Jika sudah diisi data ijin usaha perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik

- Akta Pendiri

: berfungsi untuk menampilkan informasi akta pendiri dari perusahaan

seperti pada gambar dibawah ini

: berfungsi untuk melihat data yang sudah di upload

(14)

Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

ingin kembali ke menu sebelumnya dengan klik

: berfungsi untuk menampilkan perubahan akta pendiri

badan usaha perusahaan seperti pada gambar dibawah

ini

: berfungsi untuk mengupload file

(15)

- SPT Tahunan

: berfungsi untuk menampilkan laporan SPT Tahunan perusahaan seperti pada gambar dibawah ini

: berfungsi untuk mengubah data seperti pada gambar dibawah ini

- Neraca

: berfungsi untuk menampilkan data neraca perusahaan seperti pada gambar dibawah ini

(16)

User Manual Vendor Page 16 : berfungsi untuk menampilkan dokumen yang telah di upload oleh

vendor

 Klasifikasi

: berfungsi untuk menampilkan data klasifikasi perusahaan seperti pada

gambar dibawah ini

Keterangan :

(17)

: berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini

Jika sudah diisi data klasifikasi perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik tombol

 Pemilik

(18)

Keterangan :

: berfungsi untuk membuat data baru seperti pada gambar dibawah ini

Jika sudah diisi data pemilik perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

(19)

 Pengurus

: Berfungsi untuk menampilkan data pengurus perusahaan seperti

pada gambar dibawah ini

Keterangan :

(20)

Jika sudah diisi data pengurus perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

 Tenaga Ahli

: berfungsi untuk menampilkan data tenaga ahli yang dimiliki perusahaan,

dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu.

Keterangan :

(21)

Jika sudah diisi data tenaga ahli perusahaan kemudian klik tombol dan

apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik

(22)

 Pengalaman

: Berfungsi untuk meampilkan pengalaman perusahaan seperti

pada gambar dibawah ini

Keterangan :

(23)

Jika sudah diisi data pengalaman perusahaan kemudian klik tombol dan

apabila ingin kembali ke menu sebelumnya atau membatalkan proses entry data klik

tombol

 Peralatan

: berfungsi untuk menampilkan peralatan yang ada pada perusahan

seperti pada gambar dibawah ini

Keterangan :

(24)

Jika sudah diisi data peralatan perusahaan kemudian klik tombol dan apabila

 DRT

: berfungsi menampilkan data perusahaan yang sudah aktif sebagai

rekanan pada pengadaan seperti pada gambar dibawah ini.

: berfungsi untuk menampilkan pemberitahuan bahwa masa berlaku

masih aktif pada kelengkapan dokumen administrasi

: berfungsi menampilkan data surat penetapan menjadi rekanan untuk

(25)

 Daftar Dokumen

: berfungsi untuk menampilkan semua dokumen yang

telah di upload oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini

Jika ingin mendownload dokumen yang sudah di upload oleh vendor dengan klik

(26)

3.5 VENDOR PENGADAAN

3.5.1 PENGUMUMAN VENDOR

Halamana ini adalah halaman yang menampilkan informasi pengumuman lelang yang bisa di ketahui oleh vendor seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar : menu pengumuman lelang/ undangan lelang

Keterangan :

 Kemudian klik untuk dapat mengetahui pengadaan yang telah di

undang sebagai peserta pada pengadaan yang sedang ada dapat dilihat seperti

pada gambar dibawah ini.

 Jika sudah diklik pada maka akan tampil

(27)

(28)

User Manual Vendor Page 28 3.5.2 PENDAFTARAN LELANG

Halaman Pendaftaran Lelang ini adalah halaman yang menampilkan informasi

pengadaan apa saja yang sedang ada dan vendor dapat mendaftarkan untuk

dapat mengikuti lelang seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar : Form Pengadaan

Keterangan :

 Apabila ingin mendaftarkan lelang ke pengadaan dengan klik pada tombol

 User Vendor hanya dapat mendaftar ikut lelang paket yang sesuai data SUB BIDANG USAHA yang dimiliki vendor dan telah diverifikasi oleh Administrator

(29)

3.5.3 PENAWARAN

Halaman Menu Penawaran adalah halaman yang menampilkan daftar

penawaran dan detail tahapan lelang dari pengadaan yang sudah mendaftarkan

sebagai peserta lelang pada halaman sebelumnya seperti pada gambar

dibawah ini.

Gambar : Form Penawaran

Keterangan :

1. Sesuaikan dulu distrik/unit yang ingin di cari

2. Kemudian dicari berdasarkan nama pekerjaan atau email perusahaan

3. Setelah itu Klik langsung pada pengadaan yang bertuliskan berwarna biru pada

tabel yang yang ada arah panah warna merah kemudian akan muncul seperti pada

(30)

Gambar : Form Penawaran Pengadaan

Keterangan :

1. Pemasukan Dokumen Prakualifikasi

 Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif yaitu

 Sebelum memasukkan dokumen prakualifikasi terlebih dahulu mengisi pada

melengkapi administrasi dengan memilih pengalaman perusahaan dengan klik

(31)

Jika sudah di pilih kemudian klik dan langkah selanjutnya memilih tenaga

ahli perusahaan tersebut dengan mengklik pada maka akan muncul

seperti pada gambar dibawah ini.

Jika sudah memilih tenaga ahli perusahaan kemudian klik .

 Apabila sudah melengkapi semua administrasi kemudian dapat dilihat maupun di cetak kualifikasi untuk dapat mengetahui apakah sudah masuk kedalam dokumen

kualifikasi atau belum dengan mengklik pada maka muncul seperti

(32)

Adapun penjelasan dari dokumen pernyataan minat pada rincian penawaran di

pengadaan yang anda sudah mendaftarkan dapat dilihat dan di cetak dengan mengklik

(33)

User Manual Vendor Page 33  Apabila sudah terisi semua pada tahapan kualifikasi dan pemasukan dokumen

prakualifikasi maka bisa dilihat atau dicetak dengan klik pada

 Jika sudah mengisi administrasi kualifikasi pada pengadaan umum Prakulaifikasi

(34)

kemudian prosesnya seperti pada gambar

(35)

User Manual Vendor Page 35  Jika sudah memberi centang/menyetujui dan mengupload dokumen parakulifikasi

diatas dari yang sudah dicetak dan ditanda tangani oleh penyedia/vendor

 kemudian klik tombol dan apabila ingin membatalkan atau kembali ke

(36)

User Manual Vendor Page 36 2. Proses Aanwijzing

 Kemudian Pada tahapan ini, yang di lakukan pertama adalah dengan klik pada akordion maka akan tapil menu pilihan tahapan yang sedang aktif

selanjutnya yaitu

 Setelah itu jika pada tahapan aanwijzing sudah aktif maka kemudian klik pada

jika tahapannya sudah aktif, maka bisa diproses seperti

pada gambar di bawah ini

Keterangan :

Jika ada pertanyaan pada pengadaan yang telah dibuat dengan klik tombol

untuk dapat mengajuakan pertanyaan seperti pada gambar

(37)

Apabila sudah mengisi klik tombol maka muncul seperti gambar dibawah

ini

: Berfungsi untuk mengedit pertanyaan

: Berfungsi untuk menghapus pertanyaan

(38)

User Manual Vendor Page 38 3. Pemasukan Penawaran

 Pada tahapan selanjutnya sudah aktif dapat dilakukan pemasukan penawaran

dengan klik pada kemudian akan muncul

 Klik tombol untuk melanjutkan memasukkan penawaran jika tidak ada spesifikasi yang dimasukkan seperti pada gambar diatas, maka akan muncul seperti

pada gambar dibawah ini.

 Jika sudah memberi penawaran dan mengupload dokumen seperti gambar diatas

kemdian klik tombol dan jika ingin membatalkan atau kembali ke

(39)

User Manual Vendor Page 39  Setelah menginputkan rincian penawaran bisa di klik pada

untuk dapat menampilkan surat penawaran sampul I seperti pada gambar dibawah

ini

 Apabila ingin mencetak dengan klik tombol dan apabila ingin menyimpan

(40)

User Manual Vendor Page 40  Dan apabila ingin menampilkan dan mencetak isian kualifikasi dengan klik pada

(41)

User Manual Vendor Page 41  Dan jika sudah lanjutkan untuk mencetak pernyataan minat dengan klik pada

(42)

User Manual Vendor Page 42 4. Masa Sanggah Prakualifikasi

 Pada tahapan ini jika pada proses umum prakualifikasi sudah aktif dapat di lihat pada akordion kemudian klik pada

maka akan bisa di proses seperti pada gambar dibawah ini.

(43)

 Jika sudah klik tombol dan jika ingin membatalkan proses atau kembali ke menu sebelumnya klik tombol

5. Auction

 Apabila tahapan auction ini jika muncul pada tahapan lelenag pada menu penawaran di awal kalau pada pengadaan yang menggunakan fungsi auction saja dan jika tidak maka tidak muncul fungsi auctionnya

 pada tahapan auction yang sudah aktif, maka dapat diproses dengan klik pada akan muncul seperti pada gambar dibawah ini

(44)

User Manual Vendor Page 44 : berfungsi untuk menginputkan harga penawaran dengan sebanyak – banyaknya sampai batas waktu yang telah ditentukan pada kolom dibawah ini.

Jika penawaran peserta ada yanga terendah maka akan muncul notification seperti pada gambar dibawah ini