Gambar 4.1 Tahun Sejarah Antavaya Group
4.1.1 Antavaya Group
AntaVaya terbentuk atas penggabungan dua perusahaan tour and travel Antatour dan Vayatour pada tahun 1994, namun Vayatour dan Antatour tetap menggunakan mereknya dalam menjalankan bisnisnya. Pada tahun 2007, AntaVaya menjadi bagian dari CT Corp, salah satu kelompok bisnis yang sedang berkembang di Indonesia di bawah kepemimpinan Chairul Tanjung, dengan ini menambah kekuatan untuk mengembangkan keuangan dan bisnis AntaVaya. Pada tahun 2012, AntaVaya menggunakan strategi brand refocus untuk mengembangkan bisnisnya, dimana Antatour dan Vayatour memfokuskan diri terhadap kekuatannya masing-masing. Antatour berfokus pada penjualan retail, Vayatour berfokus pada penjualan corporat dan VMS
(anak perusahaan 50 Vayatour) berfokus pada MICE Service Sebagai kelanjutan dari brand refocus pada 2013 AntaVaya mulai memperkenalkan identitas AntaVaya sebagai merek untuk kedepannya.
4.1.2 Simbol atau Identitas Antavaya Group
Gambar 4.2 Logo Antavaya Group
AntaVaya dengan tagline "langkah pintar untuk bepergian" adalah logo utama dan merek utama untuk perusahaan ini. Logo ini digunakan oleh perusahaan sebagai promosi umum dan beberapa tujuan bisnis yang memerlukannya. Logo ini memiliki ukuran paten dan tidak diperbolehkan untuk mengubah dalam situasi apapun.
4.1.3 Visi, Misi dan Tujuan Antavaya Group 1. Visi
Menjadi agen perjalanan terbaik dan terbesar di Indonesia.
Menyediakan layanan berkualitas dan bernilai tambah dengan memberi pengalaman bepergian yang memuaskan dan mengesankan bagi para pelanggan.
3. Tujuan (AntaVaya Way)
Bertujuan untuk menyenangkan pelanggan dengan memberikan layanan yang unggul sehingga mengemulasi setiap karyawan untuk menerapkan AntaVaya Way, yaitu :
The Antavaya Way “Superior Service To Our Customers”
Work SMART
1) Clean Processes and Modern Tools 2) We think, we are not on “autopilot”
3) We embrace change and continuous improvement With a SMILE
1) We smile because we Enjoy serving clients.
2) Our Clients smile because we try our best to make them. In a SECURE way
1) We train our people well
2) We have our reboust infrastructure 3) We anticipate risk and we set controls
4.1.4 Struktur Organisasi Antavaya Group
Antavaya Group dalam strukturnya mempunyai beberapa divisi. Adapun Divisi Public Relations dan Marketing Public Relations (MPR) Antavaya Group dijalankan oleh Sales and Account Management Antavaya Group.
Gambar 4.3 Struktur Divisi Sales and Account Management Antavaya Group Fungsi Public Relations and Marketing PR Antavaya Group adalah sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis atau melalui gambar kepada khalayak internal maupun eksternal sehingga khalayak tersebut mempunyai pengertian yang benar tentang Antavaya Group.
2. Menyelenggarakan hubungan yang baik dengan konsumen.
3. Menciptakan serta menjaga citra dan reputasi positif bagi perusahaan
Eunike Elizabeth
Head of Sales & Account
Management
Ekah Saraswati
4. Menciptakan serta menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan stakeholder internal maupun eksternal
5. Membuat program pemasaran serta implementasinya , mendata dan menganalisa lingkungan bisnis sehingga dapat mendukung Departemen pemasaran untuk meningkatkan penjualan.
Uraian tugas Marketing PR Antavaya Group adalah sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan dan melaksanakan penyampaian informasi baik secara lisan, tulisan maupun visual kepada stakeholder eksternal. 2. Menjalin hubungan baik dengan konsumen dan lingkungan sekitar
maupun kepada pemuka masyarakat.
3. Mencari dan mengumpulkan informasi mengenai strategis dari pelanggan potensial maupun khalayak umum.
4. Mencari dan mengumpulkan informasi mengenai lingkungan bisnis, para pesaing dan stakeholder.
5. Mengembangkan partnership untuk penetrasi pasar.
6. Mengembangkan program yang mempererat hubungan dengan pelanggan.
7. Mengembangkan lobi dan strategi.
8. Melakukan inventarisasi informasi dan mengevaluasi pendapat umum terhadap perusahaan.
10. Menyelenggarakan acara-acara perusahaan dalam pembentukan citra positif terhadap perusahaan.
4.1.5 Bidang Usaha Ticket Penerbangan Hotel Dokumen Perjalanan
Perjalanan Wisata Pameran Acara Perusahaan Pertemuan Perusahaan
4.1.6 Alamat Kantor Pusat
Alamat AntaVaya memiliki cabang yang tersebar di beberapa kota di Indonesia, namun peneliti melakukan penelitian di kantor pusat AntaVaya, yang beralamat di Jl. Batu Tulis Raya No.38 Jakarta 10120, Indonesia. Telp +6221 2922 7888.
4.2 Hasil Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif, yaitu dengan mendeskripsikan dan mengintepresentasikan data yang diperoleh dari jawaban-jawaban yang diberikan oleh narasumber utama dan para narasumber utama dan para narasumber lainnya untuk mengetahui sejauh Bagaimana Strategi Marketing Public Relations Antavaya Group dalam membangun Brand Awareness melalui special event Mega Travel Fair 2016.
4.2.1 Marketing Public Relations Antavaya Group
Sebelum melaksanakan Strategi Marketing Public Relations Antavaya Group telah melakukan tahap-tahap seperti merencanakan, menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi dan membuat tindakan selanjutnya yang tujuan utamanya adalah meraih dan mencapai agar proses mengkomunikasikan maksud dari perusahaan sampai ke tangan konsumen dengan jelas. Penjelasan dari tahap-tahap Marketing Public Relations tersebut adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan sasaran program Marketing Public Relations Antavaya Group, yaitu :
b. Melakukan kegiatan-kegiatan publikasi dan dan promosi untuk mengkomunikasikan produk sampai khalayak sasaran.
c. Memperluas pemasaran dan jaringan distribusi.
d. Menjaga kualitas pelayanan untuk meningkatkan penjualan.
2. Melaksanakan program Marketing Public Relations Antavaya Group dengan kegiatan komunikasi internal dan eksternal.
a. Melakukan komunikasi tentang produk dan jasa serta mensosialiasikan kepada khalayak sasaran.
b. Melakukan komunikasi produk dan jasa dengan promosi seperti: brosur, banner, spanduk dan promosi melalui social media.
c. Melakukan komunikasi secara langsung dengan menyelenggarakan special event Mega Travel Fair 2016.
Adapun aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan bentuk konsep Marketing Public Relations supaya menarik perhatian calon konsumen serta menambah keyakinan konsumen tentang produk yang menjadikan nilai tambah dari produk dan jasa yang dijual. Publikasi yang dilakukan adalah melakukan penyebaran brosur, pemasangan spanduk dan melalui social media. Hubungan baik yang dilakukan Antavaya Group kepada para konsumennya adalah melalui pendekatan persuasive personal dengan menyelenggarakan special event Mega Travel Fair 2016 sebagai salah satu bentuk promosi kepada para konsumen.
Gambar 4.4 : Aktifitas pada saat Special Event Mega Travel Fair 2016 yang diselenggarakan di Atrium Mall Senayan City, Jakarta Selatan
4.2.2 Analisis Masalah
Sebagai tahap awal perumusan special event Mega Travel Fair 2016 ini, Antavaya Group memperhitungkan masalah atau peluang yang akan dihadapi perusahaan selama setahun ini dengan melihat kegiatan marketing public relations apa saja yang sudah berhasil dilaksanakan, termasuk untuk special event Mega Travel Fair 2016 tahun sebelumnya, seperti keterangan dari Eunike Elizabeth berikut:
“Mega Travel Fair merupakan pameran penjualan produk & jasa yang rutin di selenggarakan oleh Antavaya Group dari sejak tahun 2015
hingga saat ini.”5758
Sebelum melaksanakan kegiatan dari setiap program MPR, perusahaan yang termasuk dalam grup bisnis CT Corporation ini selalu menyesuaikan dengan SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat). Perusahaan sebagaimana yang dipaparkan oleh Eunike Elizabeth:
“Antavaya Group telah dikenal sebagai grup bisnis milik pengusaha besar di Indonesia yaitu Chairul Tanjung dengan grup bisnis CT Corporation. Biro perjalanan dalam grup tersebut kami yakini bahwa customer lebih
mempercayakan karena brand dari grup kami yang besar.”59
Disamping itu, Antavaya Group
“Kami memiliki strategi untuk menghadapi competitor, Pada dasarnya tidak ada perusahaan yang benar-benar sama dengan kami. Kami merupakan konsultan bagi customer untuk merencanakan perjalanan
mereka dengan kualitas yang baik dan juga harga yang kompetitif.”60
Pada tahap awal ini pula, peneliti mencari tahu apa saja program yang sudah dan yang akan dijalankan Antavaya Group untuk memanfaatkan semua peluang yang dimilikinya. Event Mega Travel Fair 2016 merupakan salah satu
57 12 Januari 2017, Kantor Pusat Antavaya Group Jl. Batu Tulis Raya No.38 58
implementasi program tahunan dari Sales & Account Management yang selalu memiliki konsep kreatif berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya dalam mengikuti event. Hal ini disetujui oleh Ibu Eunike Elizabeth selaku Head of Sales & Account Management yang menuturkan:
“Untuk pelaksanaan event, kami biasanya merujuk kepada pelaksanaan sebelumnya atau data-data yang berhubungan dengan pameran yang akan diadakan. Karena sesungguhnya, esensi dari pelaksanaan pameran adalah suatu proses berkelanjutan yang bertujuan untuk meningkatkan
hasil dari pelaksanaan event itu sendiri”61
Kesan dan jumlah pengunjung yang menghadiri Special event Mega Travel Fair 2016 dalam pameran sebelumnya, akan menjadi tolak ukur perusahaan dalam menentukan layak atau tidaknya meneruskan kembali pameran yang serupa. Apabila jumlah pengunjung pada event yang serupa sebelumnya ternyata lebih sedikit dari pada yang diharapkan, maka melalui langkah awal ini dapat segera dirubah mengenai arah strategi yang akan ditempuh agar ketidak suksesan pada event tersebut tidak terulang kembali. Eunike Elizabeth menuturkan bahwa Antavaya Group cukup berhasil dalam upaya merebut simpati para customer-nya yang selama ini selalu terkesan antusias dengan produk Antavaya Group:
“Kami meyakinkan customer bahwa kualitas baik tidak selalu mahal, dengan begitu kami diterima di seluruh segmen ditambah dengan promo dan discount produk pada saat diadakannya special event. Kepercayaan
adalah hal pokok dari setiap bisnis yang baik dan customer kami tahu
bahwa produk Antavaya Group dapat diandalkan”62
Pernyataan Head of Sales & Account Management Antavaya Group tersebut dibenarkan dengan pernyataan dari Ayu Wulandari selaku customer yang mengaku sudah menjadi pelanggan dari Antavaya Group:
“Antavaya Group menawarkan solusi dan saran mengenai rencana perjalanan yang pada akhirnya dapat menempatkan Antavaya Group sebagai salah satu Biro perjalanan terbaik yang dapat diterima dan akan
selalu dicari oleh konsumen Indonesia.”63
Dengan demikian berdasarkan pengumpulan fakta yang berhasil peneliti dapat melalui interview narasumber, maka Antavaya Group mengambil langkah untuk menyelenggarakan special event Mega Travel Fair 2016 ini karena dipandang sebagai peluang dalam rangka meningkatkan brand awareness perusahaan. Semua langkah-langkah yang diambil selalu melibatkan strategi dari Public Relations, seperti yang dikemukakan oleh Ekah Saraswati:
“peran Public Relations sangat penting sekali untuk membantu pada saat proses sebelum event, berlangsungnya event, sampai sesudah event
berakhir”64
Penyelenggaraan event yang terencana merupakan langkah awal untuk berjalannya suatu pelaksanaan event yang sempurna. Ekah Saraswati menjabarkan
62
secara rinci mengenai langkah-langkah apa saja yang ditempuh tim Sales &Account Management dalam merencanakan special event Mega Travel Fair 2016 ini. Mekanisme perencanaan event tersebut antara lain adalah:
1. Membuat material proposal
Kami menyusun material proposal yang berupa susunan program, tujuan program,design layout booth pameran, dan juga kalkulasi budget yang akan dikeluarkan.
2. Mengadakan meeting dengan divisi – divisi yang terkait
kami melakukan beberapa kali meeting untuk menemukan kesepakatan terkait konsep, pembentukan tim penanggung jawab, menentukan kontraktor yang kredibel untuk membangun desain konstruksi booths pameran dan pembagian budget catering dan budget terkait teknis di lapangan.
3. Operasionalisasi Program
Setelah ditemui kesepakatan hasil meeting, mulailah kami melaksanakan operasional program antara lain, pengaturan jadwal stand by Tim operasional, menghubungi kontak supplier untuk kebutuhan cetak brosur, kelengkapan goodie bag, menyusun angket untuk pengunjung yang
datang, melakukan penyeleksian MC untuk pameran.65
Untuk mempersiapkan semua hal-hal tersebut dibutuhkan waktu selama kurang lebih sebulan bagi Antavaya Group. Hal tersebut dinyatakan langsung oleh Sales and Account Management, Ekah Saraswati:
“Karena kami sudah pernah melaksanakan event seperti ini sebelumnya, maka kami tinggal butuh waktu untuk menyempurnakannya lagi selama
kurang lebih satu bulan”66
Adapun tujuan dari Antavaya Group menyelenggarakan special event Mega Travel Fair 2016 ini, Ibu Ekah Saraswati Sales and Account Managemenet menjelaskan:
“Tujuan Antavaya Group menyelenggarakan special event ini adalah sebagai implementasi program tahunan dari Sales & Account Management dalam meningkatkan brand awareness juga untuk meningkatkan jumlah customer yang potensial dan membangun peluang
bisnis baru yang terukur.”67
Mendukung perrnyataan Ekah Saraswati tentang tujuan Antavaya Group menyelenggarakan special event Mega Travel Fair 2016, Eunike Elizabeth juga memaparkan rencana Antavaya Group di pameran tersebut:
“Agar Antavaya Group dapat menjangkau lebih dekat para konsumen dan calon konsumen, sehingga Antavaya dapat mengetahui apa yang hal yang
baru yang diinginkan oleh para konsumen”.68 Dari pernyataan tersebut,
dapat diketahui siapa saja yang menjadi target customer mereka dalam
66
event Mega Travel Fair 2016 yaitu semua segmen pasar dan konsumen
yang hadir pada event tersebut. 69
Dengan mengetahui siapa saja yang menjadi target customer dalam event tersebut, maka akan mempermudah tim Sales & Account Management untuk menentukan media apa yang paling tepat dan sesuai untuk menjangkau targetnya dalam menginformasikan penyelenggaraan event Mega Travel Fair 2016.
Eunike Elizabeth Head Of SAM Antavaya Group beberapa media yang digunakan dalam menyebarkan informasi tersebut:
“Kami menyebarkan informasi via print media (magazines), online media (website, newsletter, social media) dan juga kami membuat brosur dan flyer untuk disebarluaskan selama event berlangsung serta mengundang wartawan dari media cetak dan on-line untuk meliput kami dalam press conference pada hari pertama pembukaan pameran dan juga membuat
iklan di Trans TV”70
Antavaya Group berharap pesan yang disampaikan melalui media yang telah disebutkan diatas dapat tersampaikan dan diterima dengan sikap positif oleh para customer-nya, yaitu bersedia untuk datang mengunjungi special event Mega Travel Fair 2016 sehingga pelaksanaan pameran akan berjalan sesuai dengan rencana.
69
12 Januari 2017, Kantor Pusat Antavaya Group Jl. Batu Tulis Raya No.38
Gambar 4.5 : Publikasi special event Mega Travel Fair 2016 berbentuk poster, dan spanduk
Gambar 4.6 : Publikasi Special Event Mega Travel Fair 2016 melalui iklan televisi TransTv
4.2.3 Aksi dan Program Komunikasi
Persiapan pelaksanaan event Mega Travel Fair 2016 memerlukan kerjasama tim yang kompak, agar dapat bertugas sesuai tanggung jawab masing-masing. Salah satunya untuk tugas mengabadikan photo dan video sebagai dokumentasi selama berlangsungnya pameran khususnya untuk press conference pada hari pertama pembukaan. Dan untuk tugas dokumentasi ini dipegang oleh divisi tim Sales and Account Management itu sendiri yaitu oleh Ekah Saraswati. Keterangan ini diperoleh dari Eunike Elizabeth dalam wawancara berikut:
“Ya tentunya, dari tim kami sendiri Ekah Saraswati ditunjuk untuk bertanggung jawab dalam mengambil photo dan rekaman video sebagai
dokumentasi perusahaan”. 71
Untuk mekanisme berjalannya press conference itu sendiri, yang ditunjuk dalam menyampaikan informasi kepada rekan-rekan media yang diundang, Ekah Saraswati memberi keterangan:
“Ibu Eunike Elizabeth selaku Head Of Sales & Account Management yang mengenalkan konsep yang diusung sebagai langkah pintar dalam melakukan rencana perjalanan wisata dalam special event Mega Travel
Fair 2016 kepada para rekan media”72
Cara atau strategi menginformasikan sesuatu pasti berbeda dengan cara atau strategi menciptakan, meningkatkan atau mengubah sikap dan perilaku.
71
12 Januari 2017, Kantor Pusat Antavaya Group Jl. Batu Tulis Raya No.38
Sederhananya, isi pesan yang bersifat informatif tidak sama dengan isi pesan yang bersifat persuasif. Maka dari itu melalui press conference inilah Antavaya Group menggunakan strateginya dalam menginformasikan konsep baru perusahaan kepada media untuk diteruskan pesannya kepada target customer Antavaya Group yang dituju. Pernyataan ini sesuai dengan yang dijelaskan oleh Eunike Elizabeth:
“Kami menggelar konferensi pers pada hari pertama. Konferensi pers ini kami lakukan untuk mengenalkan konse kami. Latar belakang kami mengenalkan suatu konsep one stop shop dalam membeli paket perjalanan wisata seperti ticket penerbangan, akomodasi hotel, paket wisata ke luar
negeri maupun luar negeri dengan potongan harga”73,.
Dalam konferensi pers ini kami mengundang rekan-rekan media dari majalah. Dengan begitu,
“kami berharap rekan-rekan media akan memuat pemberitaan yang bernilai positif untuk perusahaan kami sehingga upaya meningkatkan brand
awareness pada customer dapat tercapai”74
Gambar 4.7 : Aktifitas Press Conference Special Event Mega Travel Fair 2016 Sedangkan cara untuk menyampaikan pesan yang bertujuan meningkatkan brand awareness harus dapat mudah diingat dan atau tampil beda dibandingkakn dengan lainnya serta harus ada hubungan antara merek dengan kategori produknya. Oleh karena itu Antavaya Group menempuh cara melalui taktik yang dipaparkan oleh Ekah Saraswati sebagai berikut:
“menarik perhatian pengunjung dengan menampilkan MC yang bersahabat dan Tim operational/Ticketing yang ramah untuk memberitahu pengunjung prosedur dalam mengikuti games, demo product, memberikan discount, serta free souvenir yang berupa goodie bag berukuran besar dan berbeda dari yang lain dengan maksud agar pengunjung menggunakan goodie bag Antavaya Group untuk memasukkan goodie bag sehingga dengan begitu brand Antavaya Group yang terlihat dengan goodie bag nya. Adapun goodie bag tersebut berisi brosur paket perjalanan wisata
Antavaya Group, pulpen, serta yang paling ditonjolkan adalah konsep baru dari Antavaya Group yang belum diterapkan oleh pesaing, yaitu “the smart way to travel” yaitu konsep Smart shopping yang disediakan oleh
Antavaya Group” 75
Ekah Saraswati juga memaparkan taktik promosi yang dilakukan Antavaya Group selama dalam pameran Mega Travel Fair 2016 ini yaitu:
“Promo transaksi pada saat event berlamgsung akan mendapatkan potongan harga khusus dan discount tambahan untuk new customer
maupun existing customer”.76
Pernyataan ini juga didukung dengan pernyataan Eunike Elizabeth yang mengatakan bahwa dengan meningkatnya penjualan suatu produk maka tingkat awaraness customer terhadap produk tersebut pun ikut meningkat:
“peluang keputusan pembelian customer terhadap produk dan jasa Antavaya Group akan meningkat diiringi juga dengan awareness terhadap
produk”77
Pelaksanaan keseluruhan program dan strategi yang dijalankan Antavaya Group dievent Mega Travel Fair 2016 tidak terlepas dari dukungan divisi lain dalam perusahaan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Ekah Saraswati :
75
“Banyak kegiatan special event yang telah sukses kita selenggarakan karena strategi dan perencanaan yang matang dari kerjasama tim divisi Sales and Account Management, seperti divisi finance
dan divisi product & warehouse management”78
Divisi Product dan Warehouse Management sangat membantu dalam perannya untuk menampilkan produk Antavaya Group apa saja yang sesuai dengan konsep One stop shop. Dari hasil wawancara Eunike Elizabeth selaku Head of Sales and account Management,
“Dapat diketahui produk apa saja yang berhasil ditampilkan oleh divisi Product dan Warehouse Management dan sesuai dengan konsep the smart way to travel”79
Selama pelaksanaan pameran dilakukan, Antavaya Group selalu berusaha menampilkan sisi produk dan jasa terbaiknya dalam rangka meningkatkan brand awareness, hal ini didukung sesuai dengan kutipan wawancara Ekah Saraswati :
“Antavaya Group menampilkan produk dan jasa yang berkualitas, menjanjikan service yang intensif bagi konsumen. Menjaga hubungan baik dengan konsumer. Dengan demikian sebuah pelaksanaan yang tersusun sesuai dengan perencanaan program PR telah dilakukan oleh
78
12 Januari 2017, Kantor Pusat Antavaya Group Jl. Batu Tulis Raya No.38
Antavaya Group dalam upayanya untuk meningkatkan brand awareness
dimata customer-nya”.80
4.2.4 Evaluasi
Public Relations adalah fungsi manajemen maka sudah saatnya PR mampu melakukan proses manajemen mulai dari merencanakan, mengelola, mengontrol hingga mengevaluasi. Sudah bukan saatnya lagi PR hanya tahu bagaimana melakukan sesuatu tetapi yang tidak kalah penting dari semua itu adalah tahu apa yang akan dilakukan, mengapa ia harus melakukan itu dan bagaimana melakukan itu secara tepat melalui sebuah evaluasi.
Ekah Saraswati memaparkan adanya kendala yang ditemukan selama pelaksanaan event tersebut namun ia juga berhasil menemukan solusi untuk melaluinya:
“kami menemukan hambatan-hambatan kecil seperti kurangnya kerjasama tim yang baik dalam mengerjakan pendistribusian souvenir
pengunjung dan hadiah games”.81
Untuk itu didalam tahap evaluasi ini dipaparkan suatu solusi yang memungkinkan agar hal serupa tidak terjadi pada event selanjutnya. Ekah Saraswati mengungkapkannya dalam sebuah kutipan wawancara berikut:
“Masing-masing anggota dalam teamwork sebaiknya mampu menahan diri agar tidak menonjol dibandingkan anggota yang lain, tidak
memaksakan kehendak, dan mau menerima masukan dari pihak lain. Setiap anggota harus sadar bahwa ini adalah kerja tim dan masing-masing pihak sudah ada job description-nya sehingga campur tangan ke pihak lain karena ingin lebih eksis justru akan merugikan kekompakan tim” 82
Langkah terakhir dalam proses ini adalah melakukan penilaian atas persiapan dan implementasi hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan selama program diimplementasikan, dan didasarkan pada evaluasi atas umpan balik tentang bagaimana program itu berhasil atau tidak. Program akan dilanjutkan atau dihentikan setelah menjawab pertanyaan “Bagaimana keadaan kita sekarang atau seberapa baik langkah yang telah kita lakukan?” Untuk mempermudah dalam menjawab pertanyaan tersebut, Antavaya Group membuat susunan laporan berupa Implementasi Report. Pernyataan ini dikemukakan oleh Eunike Elizabeth selaku Head of Sales and Account Management:
“Dalam proses evaluasi, kami membuat Report yang berisikan tentang tentang total jumlah customer yang datang, presentase customer berdsarkan business type-nya, total transaksi pada saat event berlangsung, dokumentasi semua aktifitas/kegiatan. Kami juga melakukan monitoring media untuk menemukan media apa saja yang telah memuat tentang event perusahaan kami dan menilai apakah isi berita tersebut positif atau tidak. Selain itu kami selalu merespon secepat mungkin apabila ada pertanyaan lebih jauh dari rekan media seputar event
tersebut. Dan terakhir, kami mempublikasikan hasil report tersebut untuk customer serta tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan media yang telah mendukung Antavaya Group dalam event Mega Travel
Fair 2016”83
Berdasarkan pernyataan diatas, Implementasi Report adalah evaluasi tahap pertama untuk meyakinkan bahwa apa yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana. Public Relations harus senantiasa memantau progress apakah khalayak sasaran senang dengan tools yang dipilih dan juga apakah mereka dapat memahami pesan yang disampaikan sehingga dampak dan efek dari tools komunikasi dalam hal ini event dapat diukur untuk mengetahui bahwa program ini berhasil atau tidak.
Berdasarkan wawancara dengan pengunjung yang ditemui pada hari terakhir pelaksanaan event Mega Travel Fair 2016, Ayu Wulandari mengungkapkan kepuasannya mendatangi special event Mega Travel Fair 2016:
“baik sekali, karena merupakan salah satu stan yang terbilang unik dari mulai dekorasi dan perencanaan acara tergolong unik sign stan sangat menarik, juga penempatan stan yang berada di lokasi strategis mendukung para pengunjung mengunjunginya dan juga demo produk yang atraktif”84
Semua yang terlihat sempurna tak luput dari kekurangan didalamnya,
Ekah Saraswati mengakui menemukan beberapa kendala yang dijumpai selama berlangsungnya event:
“kami menemukan hambatan-hambatan kecil seperti kerjasama tim yang baik dalam mengerjakan pendistribusian souvenir pengunjung dan hadiah games. Masing-masing anggota dalam teamwork sebaiknya mampu menahan diri agar tidak menonjol dibandingkan anggota yang lain, tidak
memaksakan kehendak, dan mau menerima masukan dari pihak lain.85
Setiap anggota harus sadar bahwa ini adalah kerja tim dan masing-masing pihak sudah ada job description-nya sehingga campur tangan ke pihak lain karena ingin lebih eksis justru akan merugikan kekompakkan tim” 86
Keseluruhan dari hasil evaluasi yang berisi penjelasan mengenai tercapai atau tidaknya suatu kegiatan yang telah dilakukan perusahaan dan akan menjadi dasar untuk pembuatan kegiatan Public Relations berikutnya.
NO TAHAPAN PENELITIAN MARKETING PUBLIC RELATIONS
1 Pendefinisian Masalah Program tersebut dilatar belakangi karena melihat realita yang terjadi saat ini dengan banyak nya pesaing yang mempunyai produk dan jasa yang sama dengan begitu PR Antavaya membuat program yang
85
12 Januari 2017, Kantor Pusat Antavaya Group Jl. Batu Tulis Raya No.38
tujuannya untuk bisa lebih dekat dengan para konsumen Antavaya sehingga dapat mengetahui apa yang diinginkan oleh para konsumen.
2 Perencanaan dan
Pelaksanaan Program
1. Tujuan Program 1. Upaya Antavaya Group dalam
meningkatkan kesadaran public terhadap organisasi diharapkan yang mana tadinya konsumen tidak mengenal Antavaya
Group, kemudian dapat
mengenal Perusahaan tersebut sehingga diharapkan Antavaya dapat melekat di benak konsumennya, yang pada akhirnya meskipun banyak biro perjalanan yang ada di Jakarta konsumen tetap memilih Antavaya , program Mega Travel Fair ini juga dilakukan untuk membina hubungan baik antara Antavaya dengan
2. Sasaran Program
3. Isi pesan program
publiknya yang pada akhirnya
sebagai titik penentu
(eksistensi) lembaga tersebut di tengah masyarakatnya.
2. Mega Travel Fair ini tidak menargetkan secara khusus (terbuka untuk siapapun), akan tetapi Antavaya lebih terfokus kepada target market Antavaya itu sendiri yaitu masyarakat kota Jakarta
3. Antavaya sebagai biro
perjalanan wisata
menyelenggarakan program menarik special event Mega Travel Fair 2016 yaitu acara penjualan produk dan jasa Antavaya yang diberikan dengan banyak potongan harga dan juga dikemas dengan acara menarik dan juga Antavaya memberikan door prize bagi konsumen yang beruntung agar
mereka mereka merasa puas telah berbelanja pada saat special event berlangsung, sehingga diharapkan konsumen menjadi betah membelanjakan sejumlah uangnya pada acara tersebut.
3 Aksi dan Komunikasi
1. Push Strategy Upaya untuk memasarkan program Mega Travel Fair melalui saluran distribusi yang efektif agar dapat menarik minat konsumen untuk mau dating dan berbelanja di acara tersebut. Adapun kegiatan push yang dilakukan ialah : a. Publisitas
Publikasi yang dilakukan oleh Antavaya Group yaitu dengan membuat iklan pada media online seperti detik.com, dan media televisi iklan di saluran Trans TV yang menginformasikan tentang mekanisme dan hadiah apa aja yang bias diperebutkan, selain itu Publikasi juga
2. Pull Strategy
dilakukan dengan pendekatan langsung berupa penyebaran brosur dan standing banner yang ada di kantor Head Office
sebagai pendukung untuk
menginformasikan special event Mega Travel Fair 2016.
b. Media Cetak
Yaitu membuat alat pendukung program yang dipergunakan untuk mendukung publikasi, seperti : poster, flyer, goodie bag, spanduk, x-banner yang dibuat semenarik mungkin agar konsumen tertarik. Sedangkan media cetak yang
dipilh Antavaya Group untuk
mengiklankan program special event Mega Travel Fair yaitu Kompas.
Upaya untuk menarik perhatian konsumen melalui komunikasi timbal balik dua arah yang didasari dengan pemberian informasi yang dapat dipercaya sehingga konsumen tertarik mengikuti program ini karena sesuai dengan kebutuhan, keinginan, kepentingan dan minat konsumen. Adapun
kegiatan pull yang dilakukan adalah : a. Special Event
Special Event yang dilakukan oleh Antavaya Group pada dasarnya adalah sebuah pameran penjualan produk – produk Antavaya Group seperti Ticket, Paket perjalanan wisata (Tour) ke berbagai tujuan baik domestic ataupun international dengan harga promo atau discount yang diadakan pada tanggal 31 Maret – 3 April 2016
di Atrium Mall Senayan City Jakarta Selatan. Program Mega Travel Fair diselenggarakan sebagai sebuah bentuk apresiasi terhadap komunitas
pelanggan setia dan juga
meningkatkan brand awareness dari Antavaya Group dimata masyarakat. b. Konferensi pers dilakukan oleh
Antavaya Group guna memberikan informasi kepada media mengenai special event Mega Travel Fair 2016 tujuan diadakannya konferensi pers
3. Pass Strategy
bagi Antavaya Group untuk awak media adalah untuk membuat pemberitaan mengenai special event Mega Travel Fair 2016 yang nantinya dapat berdampak untuk menumbukan awareness akan biro perjalanan Antavaya Group
Upaya untuk mempengaruhi atau
menciptakan opini publik yang
menguntungkan bagi perusahaan melalui berbagai kegiatan dan partisipasi dalam kegiatan masyarakat atau tanggung jawab social.
a. Community Relations
Walaupun Antavaya Group tidak mempunyai departemen khusus PR tetapi menangani dan memperhatikan para komunitasnya, diantaranya dengan menyediakan tempat untuk berbagai macam komunitas bukan hanya sekedar kumpul, latihan, membuat event, bahkan sampai memberikan berbagai macam
Alokasi Waktu
hadiah jika komunitas tersebut menyelenggarakan event. Sehingga dapat menciptakan opini public yang postif bagi Antavaya Group itu sendiri. 31 Maret – 3 April 2016 berlokasi di Atrium Mall Senayan City Jakarta Selatan 4 Evaluasi Dan Hasil Program Evaluasi dilakukan setelah program usai
dijalankan dengan membuat report dari total pengunjung, type pengunjung dan
juga mengumpulkan hasil dari
dokumentasi yang telah diambil dan memantau media yang memberitakan mengenai special event yangdibuat.
KONSEP STRATEGI MARKETING PUBLIC RELATIONS
Strategi Push 1. Publisitas
a. Pemasangan Iklan di Trans Tv b. Penyebaran Flyer
c. Pemasangan Iklan pada website Antavaya.com
d. Pemsangan iklan pada social media Antavaya
2. Media Cetak a. Kompas
b. Media Indonesia c. Wartakota d. Republika
Strategi Pull 1. Special Event
2. Konfrensi Pers
Strategi Pass 1. Community Relations
4.3 Pembahasan
Proses menganalisa hasil penelitian yang dilakukan adalah untuk mencari data yang konkret. Dengan adanya analisa data ini, peneliti akan menguraikan hasil penelitian baik dari hasil wawancara, flyer, maupun data-data lain sehingga dapat mengetahui bagaimana Strategi Marketing Public Relations Antavaya Group dalam special event Mega Travel Fair 2016.
Special Event Mega Travel Fair merupakan salah satu promosi yang dibuat oleh Marketing Public Relations Antavaya Group untuk mensiasati konsumen mau yang ingin membeli paket tour yang telahb disediakan oleh pihak Antavaya pada saat special event mega travel fair pada saat-saat terjadinya low season,
maka diperlukan adanya strategi komunikasi dalam rangka meningkatkan minat konsumen untuk datang ke special event Mega Travel Fair dan menanamkan awareness masyarakat terhadap perusahaan kepada khalayak.
Peran PR dalam special event Mega Travel Fair 2016 sangatlah penting pada saat proses sebelum event, berlangsungnya event, sampai sesudah event berakhir seperti membuat proposal program, meeting dengan divisi-divisi terkait, dan operasionalisasi program. Selain itu dalam hal media relations PR Antavaya juga mengadakan konferensi pers guna menjelaskan kepada media mengenai special event yang di selenggarakan dan agar mendapatkan feed back positif dari media dengan adanya pemberitaan positif mengenai special event Mega Travel Fair 2016, hal ini diharapkan oleh PR Antavaya untuk mendapatkan awareness akan nama perusahaan Antavaya Group dan juga produk dan jasa yang disediakan
Komunikasi ini dikemas dalam bentuk aktivitas-aktivitas Marketing Public Relations yang berguna untuk menanamkan awareness dan knowledge dalam memberikan informasi dan pendidikan memasarkan produk membangun dan mempertahankan hubungan baik antara Antavaya Group dengan para konsumennya, sehingga tercipta goodwill dan saling pengertian dari khalayak dalam membangun kepercayaan dan ketertarikan para konsumen untuk mengikuti special event Mega Travel Fair yang diselenggarakan oleh Antavaya Group.
Menurut Thomas L Harris Marketing Public Relations merupakan proses dari identifikasi masalah, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian
program-program yang merangsang pembelian dan kepuasan konsumen melalui komunikasi mengenai informasi produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, perhatian, dan kepentingan para konsumen. Jadi penekananya bukan pada penjualan (seperti pada iklan) namun pada pemberian informasi yang dapat dipercaya dan melalui kesan-kesan positif yang ditimbulkan melalui program-program Marketing Public Relations mengenai Antavaya Group sehingga memiliki dampak lebih kuat dan lama diingat oleh konsumen.
Adapun hasil penelitian dalam Strategi Marketing Public Relations Antavaya Group dalam Special Event Mega Travel Fair mengacu pada teori yang dikemukan oleh Philip Kotler bahwa pada konsep Marketing Public Relations secara garis besar ada 3 taktik untuk melaksanakan program dalam mencapai tujuan yaitu : push strategy, pull strategy, pass strategy.
1. Push adalah upaya untuk memasarkan program special event Mega Travel Fair melalui saluran distribusi yang efektif agar dapat menarik minat konsumen untuk datang dan berbelanja. Adapun aktivitas push yang dilakukan oleh Marketing Public Relations Antavaya Group adalah sebagai berikut :
c. Publisitas
Publikasi yang dilakukan oleh Antavaya Group yaitu dengan membuat iklan pada media online seperti detik.com, dan media televisi iklan di saluran Trans TV yang menginformasikan tentang mekanisme dan hadiah apa aja yang bias diperebutkan, selain itu Publikasi juga dilakukan dengan pendekatan langsung berupa
penyebaran brosur dan standing banner yang ada di kantor Head Office sebagai pendukung untuk menginformasikan special event Mega Travel Fair 2016.
d. Media Cetak
Yaitu membuat alat pendukung program yang dipergunakan untuk mendukung publikasi, seperti : poster, flyer, goodie bag, spanduk, x-banner yang dibuat semenarik mungkin agar konsumen tertarik. Sedangkan media cetak yang dipilh Antavaya Group untuk mengiklankan program special event Mega Travel Fair yaitu Kompas.
2. Pull adalah upaya untuk menarik perhatian konsumen melalui komunikasi timbal balik dua arah dengan pemberian informasi yang dapat dipercaya sehingga konsumen tertarik mengikuti program ini karena sesuai dengan kebutuhan, keinginan, kepentingan dan minat konsumen, adapun aktifitas pull yang dilakukan oleh Antavaya Group adalah sebagai berikut :
c. Special Event
Special Event yang dilakukan oleh Antavaya Group pada dasarnya adalah sebuah pameran penjualan produk – produk Antavaya Group seperti Ticket, Paket perjalanan wisata (Tour) ke berbagai tujuan baik domestic ataupun international dengan harga promo atau discount yang diadakan pada tanggal 31 Maret – 3 April 2016
di Atrium Mall Senayan City Jakarta Selatan. Program Mega Travel Fair diselenggarakan sebagai sebuah bentuk apresiasi terhadap komunitas pelanggan setia dan juga meningkatkan brand awareness dari Antavaya Group dimata masyarakat.
d. Konferensi pers dilakukan oleh Antavaya Group guna memberikan informasi kepada media mengenai special event Mega Travel Fair 2016 tujuan diadakannya konferensi pers bagi Antavaya Group untuk awak media adalah untuk membuat pemberitaan mengenai special event Mega Travel Fair 2016 yang nantinya dapat berdampak untuk menumbukan awareness akan biro perjalanan Antavaya Group
3. Pass Strategy (Strategy Mempengaruhi) adalah upaya mempengaruhi atau menciptakan opini public yang menguntungkan bagi Antavaya Group melalui berbagai kegiatan dan partisipasi dalam kegiatan masyarakat atau tanggung jawab social.
a. Community Relations
Walaupun Antavaya Group tidak mempunyai departemen khusus PR tetapi menangani dan memperhatikan para komunitasnya, diantaranya dengan menyediakan tempat untuk berbagai macam komunitas bukan hanya sekedar kumpul, latihan, membuat event, bahkan sampai memberikan berbagai macam hadiah jika komunitas tersebut menyelenggarakan event. Sehingga dapat menciptakan opini public yang postif bagi Antavaya Group itu sendiri.
Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada program special event Mega Travel Fair 2016 ini sebelumnya direncanakan berdasarkan penemuan fakta yang terjadi dilapangan. Berdasarkan fakta tersebut dapat diketahui apa saja yang menjadi peluang Antavaya Group serta apa saja yang diinginkan dan dibutuhkan oleh konsumen, sehingga Antavaya Group melalui bagian Sales & Account Management membuat perencanaan dan pelaksanaan aktivitas-aktivitas Marketing Public Relations.
Aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan oleh Antavaya Group dalam program Mega Travel Fair 2016 adalah dengan mengadakan special event, selain itu agar informasi mengenai mekanisme program Mega Travel Fair 2016 dapat diketahui dengan mudah oleh khalayak sasaran, maka dibuatlah iklan media cetak, media online, dan iklan televisi, seperti : Koran kompas, Flyer, poster, x-banner, spanduk. Hal ini merupakan salah satu factor yang penting dalam membangun awareness dan knowledge masyarakat pada program Mega Travel Fair kepada target market Antavata Group.
Aktifitas special event yang dilakukan oleh Antavaya Group pada dasarnya adalah sebuah pameran penjualan produk – produk Antavaya Group seperti Ticket, Paket perjalanan wisata (Tour) ke berbagai tujuan baik domestic ataupun international dengan harga promo atau discount yang diadakan pada tanggal 31 Maret – 3 April 2016 di Atrium Mall Senayan City Jakarta Selatan. Program Mega Travel Fair diselenggarakan sebagai sebuah bentuk apresiasi terhadap komunitas pelanggan setia dan juga meningkatkan brand awareness dari
Public Relations dalam program ini lebih menekankan strategi Pull dibanding dengan Push dan pass dengan alasan special event yang diselenggarakan mempunyai tujuan untuk menarik perhatian para konsumen sehingga meningkatkan awareness terhadap Antavaya Group dan juga produk & jasa yang disediakan.
Meskipun Antavaya Group tidak memiliki departemen Public Relations secara khusus tetapi tetap peduli terhadap komunitas contoh komunitas keagamaan yang dimana pada acara-acara keagamaan mengundang warga sekitar untuk merayakannya bersama, dalam hal ini Antavaya membantu penyediaan tempat untuk berbagai macam komunitas bukan hanya sekedar kumpul, latihan, membuat event, bahkan sampai memberikan berbagai macam hadiah jika komunitas tersebut menyelenggarakan event. Sehingga dapat menciptakan opini public yang positif bagi Antavaya Group itu sendiri dan mempererat hubungan yang lebih intim dengan komunitas yang nantinya akan menjadi pihak yang membantu prusahaan apabila menghadapi persoalan perusahaan.
Dari seluruh aktivitas Marketing Public Relations dalam program Mega Travel Fair 2016 yang dijabarkan telah dilaksanakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi dapat dikatakan bahwa penerapan aktivitas-aktivitas pada strategi Marketing Public Relations dalam program Mega Travel Fair strategi push, pull, dan pass dalam mencapai tujuannya yaitu untuk meningkatkan awareness masyarakat dan membina hubungan baik dengan konsumen sehingga dapat meingkatkan jumlah konsumen yang mau menggunakan produk dan jasa dari Antavaya Group.
