EVALUASI LAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UMUM DAN ARSIP KOTA TANJUNG BALAI
KERTAS KARYA
Oleh:
NURUL HIDAYAH SIREGAR 142201083
PROGRAM STUDID-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2017
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Evaluasi Layanan Pengguna pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
Oleh : Nurul Hidayah Siregar
NIM : 142201083
Dosen Pembimbing : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si
Nip : 195607161979032002
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Evaluasi Layanan Pengguna pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
Oleh : Nurul Hidayah Siregar
NIM : 142201083
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN Ketua Program Studi : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom
NIP : 197803312005012003
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S
NIP : 196008051987031001
Tanda Tangan :
Tanggal :
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan Rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya yang berjudul “Evaluasi Layanan Pengguna pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai”.
Kertas Karya ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, motivasi dan bantuan dari berbagi pihak. Terkhusus penulis ucapkan terimakasih kepada Ayahanda Syahlan Siregar dan Ibunda Nurlela yang dengan penuh kasih sayang telah membesarkan, mendoakan, mendukung, mengingatkan dan menyemangati penulis. Selanjutnya dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom selaku ketua Program studi D III Perpustakaan
3. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis.
4. Seluruh staf pengajar program studi Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya USU, yang telah mendidik dan mengarahkan penulis selama masa perkuliahan.
5. Adinda tersayang Melissa Siregar dan Nazwa Siregar yang selama ini telah memberikan semangat dan dukungan kepada penulis. Semoga kita menjadi anak yang membahagiakan dan membanggakan kedua orang tua.
6. Keluarga Besar Pramuka USU Kak Elvi, Kak Susi, Kak Rodiyah, Kak Rahmi, Kak Adika, Rizka, Oktita, Ajeng, dan Vitria yang lainnya tidak dapat penulis sebutkan. Terima Kasih telah menjadi rumah kedua yang nyaman bagi penulis selama menjalani masa perkuliahan.
7. Abangda Mhd.Syafri Munir Tampubolon. A.mk yang telah memberi
semangat dan masukan terhadap penulis.
8. Sahabat seperjuangan Indri, Deliana, Aisyah, Herliza, Cahaya. Kelompok H saat masa PKL di perpustakaan Universitas Sumatera Utara, serta rekan- rekan Stambuk 2014 DIII Perpustakaan.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih terdapat kekurangan dalam berbagai hal, baik dalam penyajian maupun penguraiannya. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini dan semoga kertas karya ini dapat bermanfaat.
Medan, Agustus 2017
Penulis
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penelitian ... 3
1.3 Manfaat Penelitian ... 3
1.4 Ruang Lingkup Penelitian ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 4
2.1 Perpustakaan Umum ... 4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum ... 4
2.1.2 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum ... 5
2.1.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum ... 5
2.1.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum ... 6
2.1.2.3 Tugas Perpustakaan Umum ... 7
2.2 Layanan Perpustakaan ... 8
2.2.1 Sistem Layanan Perpustakaan ... 10
2.2.1.1 Sistem Layanan Terbuka ... 10
2.2.1.2 Sistem Layanan Tertutup ... 11
2.2.2 Layanan Pengguna ... 12
2.2.2.1 Pengertian LayananPengguna ... 12
2.2.2.2 Tujuan Layanan Pengguna ... 12
2.2.3 Jenis Layanan Pengguna ... 13
2.2.3.1 Layanan Sirkulasi ... 13
2.2.3.2 Layanan Referensi ... 19
2.2.3.3 Layanan Pendidikan Pengguna ... 21
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ... 23
3.1 Sejarah singkat Kantor Perpustakaan Umum Tanjung Balai ... 23
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan ... 24
3.3 Waktu Pelayanan Perpustakaan ... 24
3.4 StrukturOrganisasi Perpustakaan Umum Tanjung Balai ... 25
3.5 Tenaga Perpustakaan ... 26
3.6 Koleksi Perpustakaan ... 26
3.7 Sistem ayanan Perpustakaan ... 27
3.7.1 Layanan Sirkulasi ... 27
3.7.2 Layanan Referensi ... 34
3.7.3 Layanan Pendidikan Pengguna ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39
4.1 Kesimpulan ... 39
4.2 Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA ... 43
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia yang intelektual dan memiliki potensial unggul sangat diharapkan untuk memajukan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat pada zaman era globalisasi saat ini.Namun untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas diperlukan adanya informasi. Salah satu tempat untuk memperoleh informasi adalah perpustakaan karena perpustakaan merupakan pusat dan sumber informasi.Keberadaan perpustakaan merupakan hal yang mutlak ada di tengah-tengah masyarakat dan mempunyai peran strategis dalam kehidupan masyarakat. Perpustakaan menjadi media, pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan yang tidak akan pernah habis untuk diperdalam dan dikembangkan.
Melalui perpustakaan masyarakat dapat untuk saling bertukar pikiran, menambah wawasan dan pengalaman serta merupakan nilai tambah dalam mengembangkan pola kehidupan.
Perpustakaan Umum (Public Libraries) merupakan salah satu pusat informasi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama yang menghimpun, memelihara, melestraikan,mengolah dan menyajikan informasi kepada seluruh lapisan masyarakat. Perpustakaan umum mempunyai peran sebagai lembaga netral di dalam masyarakat.Perpustakaan umum menjadi tempat bahan rujukan dalam mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing yang pada akhirnya masyarakat mendapat informasi yang baik dan berkualitas.Kegiatan utama di perpustakaan umum adalah melayani masyarakat sebagai pengguna perpustakaan.
Perkembangan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan
pelayanannya.Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin
dicapai oleh suatu perpustakaan. Pelayanan pengguna merupakan salah satu tugas
penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna
merupakan suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan
pelayanan, informasi, dan pengarahan sehingga pengguna dapat menelusur dan
mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan. Dapat dikatakan bahwa suatu perpustakaan dianggap bermutu apabila dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat kepada pengguna. Untuk melaksanakan tugas layanan dengan baik, pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami dan mengerti akan kebetuhan penggunanya. Dimana memberikan pelayanan perpustakaan harus mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana. Kebutuhan masyarakat akan informasi menjadi hal yang penting oleh perpustakaan umum. Apabila perpustakaan umum dapat memberikan pelayanan yang baik dan bermamfaat maka masyarakat akan mengerti pentingnya keberadaan perpustakaan bagi mereka.
Perpustakaan Umum Kota Tanjung Balai merupakan salah satu perpustakaan yang berada di Kota Tanjung Balai dan mempunyai tugas dan fungsi sebagai tempat rujukan mencari informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat.Dimana semua pengguna perpustakaan bebas berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung koleksi-koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Sebagai salah satu jenis perpustakaan umum yakni merupakan jenis perpustakaan umum kota, dalam menjalankan kegiatannya yaitu pelayanan informasi kepada masyarakat sudah menjadi kewajibannya dalam memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan berorientasi pada kepuasan masyarakat. Akan tetapi, dalam pelaksanaan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, nampaknya belum mampu memberikan kepuasan terhadap penggunanya.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan kertas karya tentang “Evaluasi Layanan Pengguna Pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui
layanan pengguna pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang diharapkan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai, untuk dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terutama berkaitan dengan pelayanan perpustakaan.
2. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta pemahaman mengenai layanan pengguna pada Perpustakaan Umum.
3. Bagi Penulis selanjutnya, agar dapat menjadi bahan rujukan dan menambah pengetahuan mengenai layanan pengguna pada Perpustakaan Umum.
1.4 Ruang Lingkup Penulisan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan diatas, maka penulis
memberikan batasan ruang lingkup penulisan kertas karya tentang Pelayanan
pengguna pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai yang meliputi
layanan sirkulasi, layanan referensi dan layanan pendidikan pemakai.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum merupakan lembaga yang menyediakan berbagai informasi untuk keperluan masyarakat umum. Dimana perpustakaan memberikan peran melalui layananya, sehingga masyarakat dapat memanfaatkan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasinya serta pada akhirnya tercipta masyarakat yang terinformasi dengan baik, berkualitas dan demokrasi
Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan pada Bab I Pasal 1 Ayat 6 menyatakan bahwa “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-ekonomi”.
Menurut Sudarsono (2006:159) menyatakan bahwa “Perpustakaan umum adalah pusat informasi yang menyediakan pengetahuan dan informasi siap akses bagi para penggunanya”. Dalam Sutarno (2006:38) yang dimaksud dengan perpustakaan umum adalah “Perpustakaan yang didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Menurut Reitz yang dikutip Hasugian (2009:77) menyatakan bahwa “A library or library system that provides unrestricted access to library resources and service free of charge to all the resident of a given community, district, or geographic region, supported wholly or in part by publics funds”.
Maksudnya adalah perpustakaan atau sistem perpustakaan menyediakan berbagai sumber daya yang dapat digunakan atau diakses secara gratis untuk semua masyarakat dalam suatu komunitas tertentu, kabupaten, atau wilayah geografis, dimana keseluruhan atau sebagian layanan didukung oleh dana umum.
Selain itu Hermawan dan Zen (2006:3) juga menyatakan bahwa “Perpustakaan
umum adalah perpustakaan yang melayani seluruh masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku pendidikan dan sebagainya”.
Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495,2009:2) menyatakan
“Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kota yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.”
Dalam Palupi (2012:28) “Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, mengatur dan menyajikan bahan pustakanya untuk masyarakat umum”.
Berdasarkan beberapa definisi di atas penulis dapat memahami bahwa terselenggaranya perpustakaan umum dengan penggunaan dana umum guna melayani masyarakat tanpa melihat perbedaan dari masyarakat tersebut.
2.1.2 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Umum 2.1.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum
Pada dasarnya setiap lembaga memiliki tujuan yang akan dicapai dalam penyelenggaraannya. Menurut Sutoyo dan Santoso (2001:185) tujuan perpustakaan umum adalah untuk:
1. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan pada umumnya.
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.
3. Mendidik masyarakat agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna.
4. Meletakkan dasar-dasar kearah belajar mandiri.
Menurut Hermawan dan Zen (2006:31) tujuan perpustakaan umum yang harus dicapai adalah:
1. Memberikan kesempatan kepada warga masyarakat untuk
menggunakanbahan pustaka dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan dan kesejahteraan
2. Menyediakan informasi yang murah, mudah cepat dan tepat yangberguna bagi masyarakat dalam kehidupan sehari-hari.
3. Membantu dalam pengembangan dan pemberdayaan komunitas melaluipenyediaan bahan pustaka dan informasi
4. Bertindak sebagai agen kultural sehingga menjadi pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitar
5. Memfasilitasi masyarakat untuk belajar sepanjang masa.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Rahayuningsih (2007:5) menyatakan tujuan perpustakaan umum adalah :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang lebih baik 2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi
masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliknya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini disebut fungsi pendidikan berkesinambungan atau pendidikan seumur hidup.
4. Bertindak selaku agen kultural, artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakar sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya.
2.1.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum
Menurut Sutarno (2006:71) “Perpustakaan umum berfungsi melayani semua lapisan masyarakat dalam memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa perpustakaan umum mempunyai peran yang strategis dalam mencerdaskan kehidupan bangsa”.
Menurut Siregar (2004:76) fungsi utama perpustakaan umum adalah:
1. Untuk membantu orang (terutama orang-orang muda dan anak-anak) menjadi melek informasi.
2. Memberi tahu mereka bagaimana informasi dan juga untuk mengembangkan kebiasaan membaca
3. Membantu orang dewasa untuk belajar seumur hidup dan belajar kembali untuk perubahan karir.
4. Memelihara dan mempromosikan kebudayaan”.
Dalam Palupi (2012:28) fungsi Perpustakaan Umum diantaranya:
1. Pusat Informasi : menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat pemakai
2. Preservasi kebudayaan : menyimpan dan menyediakan tulisan-tulisan tentang kebudayaan masa lampau, kini dan sebagai pengembangan kebudayaan di masa yang akan datang.
3. Pendidikan : mengembangkan dan menunjang pendidikan non formulir diluar sekolah dan universitas dan sebagai pusat kebutuhan penelitian.
4. Rekreasi : dengan bahan-bahan bacaan yang bersifat hiburan perpustakaan umum dapat digunakan oleh masyarakat pemakai untuk mengisi waktu luang.
Menurut Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:6) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Pengkajian kebutuhan pemakai dalam hal informasi dan bahan bacaan 2. Penyediaan bahan pustaka yang diperkirakan diperlukan melalui
pembelian, langganan, tukar menukar, dan lain – lain 3. Pengolahan dan penyiapan setiap bahan pustaka 4. Penyimpanan dan pemeliharaan koleksi
5. Pendayagunaan koleksi
6. Pemberian layanan kepada warga masyarakat baik yang datang langsung ke perpustakaan maupun yang menggunakan telepon, faximili, dan lain–lain.
7. Pemasyarakatan perpustakaan
8. Pengkajian dan pengembangan semua aspek kepustakawanan
9. Pelaksanaan koordinasi dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi mitra kerja lainnya
10. Menjalin kerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi bersama dan sarana atau prasarana, dan pengolahan dan ketatausahaan perpustakaan
2.1.2.3 Tugas Perpustakaan Umum
Sutarno (2006:13) mengemukakan bahwa “Tugas perpustakaan umum
adalah memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat, sebagai pusat
informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian dan pelestarian
koleksi bahan pustaka yang dimiliki”. Beberapa tugas pokok perpustakaan umum
adalah:
1. Perpustakaan umum disediakan oleh pemerintah dan masyarakat untuk melayani kebutuhan bahan pustaka untuk masyarakat
2. Perpustakaan umum menyediakan bahan pustaka yang dapat menumbuhkan kegairahan masyarakat untuk belajar dan membaca sedini mungkin
3. Mendorong masyarakat untuk terampil memilih bacaan yang sesuai dengan kebutuhannya dalam meningkatkan pengetahuan untuk menunjang pendidikan formal, nonformal dan informal
4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk dibaca agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat
berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
2.2 Layanan Perpustakaan
Layanan perpustakaan merupakan kegiatan yang amat penting dan langsung berhubungan dengan masyarakat untuk memenuhi kebutuhan pengguna.Adapun penyelenggaraan semua jenis layanan tersebut disesuaikan dengan kondisi di setiap perpustakaan.Setiap perpustakaan besar maupun kecil harus memperhatikan hubungan dengan pengguna.
Menurut Badan Standarisasi Nasional (SNI 7495,2009:2) “Layanan perpustakaan merupakan jasa yang diberikan kepada pengguna sesuai dengan misi perpustakaan”.
Menurut Tjiptono (2002:6) bahwa ”Pelayanan atau jasa adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Produksi jasa bisa berhubungan dengan produk fisik maupun tidak”.
Menurut Darmono (2001:134) “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”.
Menurut Sudarsono (2006:162)“Layanan perpustakan umum harus dapat diadaptasikan sesuai kebutuhan masyarakat pedesaan maupun masyarakat perkotaan”.
Berdasarkan UU No.43 Tahun 2007 Pasal 14 tentang layanan
perpustakaan menyebutkan:
1) Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka
2) Setiap perpustakaan menerapkan tat cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan
3) Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
4) Layanan perpustakaan sebagaiman dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka
5) Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka
6) Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.
7) Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaiman dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan melalui jejaring telematika.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71) dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas-asas berikut:
a. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingn pengguna
b. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan
c. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas d. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur,
terarah, dan cermat.
Sutarno (2006:90) mengemukakan bahwa bentuk riil layanan perpustakaan itu antara lain :
1. Layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan/ yang dikehendaki masyarakat pemakai.
2. Berorientasi kepada pemakai.
3. Berlangsung cepat waktu dan tepat sasaran.
4. Berjalan mudah dan sederhana.
5. Murah dan ekonomis.
6. Menarik dan menyenangkan, dan menimbulkan rasa simpati.
7. Bervariatif.
8. Mengundang rasa ingin kembali.
9. Ramah tamah.
10. Bersifat informatif, membimbing, dan mengarahkan, tetapi tidak bersifat menggurui.
11. Mengembangkan hal-hal yang baru/ inovatif.
12. Mampu berkompetisi dengan layanan di bidang yang lain.
13. Mampu menumbuhkan rasa percaya bagi pemakai dan bersifat mandiri.
2.2.1 Sistem Layanan Perpustakaan
Dalam Zalukhu (2016:7) “Secara umum perpustakaan mempunyai sistem pelayanan yang dikenal dengan istilah sistem layanan terbuka dan sistem tertutup”. Kedua sistem pelayanan tersebut erat hubungannya dengan bagaimana cara perpustakaan memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menemukan dan memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan.
2.2.1.1 Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
Menurut Rahayuningsih (2007:93) sistem layanan terbuka adalah “sistem layanan yang memungkinkan pengguna masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang diinginkan dari jajaran koleksi perpustakaan”.
Menurut Habir (2015:158) “Sistem pelayanan terbuka perpustakaan memberi kebebasan kepada para pemustaka untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak.
Pustakawan hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan. Pelayanan perpustakaan dengan sistem pelayanan terbuka ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan beberapa perpustakaan umum.Sedangkan perpustakaan khusus dan sekolah banyak yang masih menerapkan sistem pelayanan tertutup”.
Menurut Darmono (2001:139) Ada keunggulan dan kelemahan apabila perpustakaan menggunakan sistem layanan terbuka, antara lain:
a. Keunggulan
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi
2. Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberikan tanggung jawab dibagian lain.
b. Kelemahan
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau balau karena ketikan mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berabagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.
2.2.1.2 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)
Menurut Rahayuningsih (2007:93) sistem layanan tertutup adalah “sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pengguna mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan”.
Menurut Habir (2015:159) “Sistem pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh pustakawan. Penelusuran dan pencarian koleksi harus melalui katalog.Pustakawan selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.Sistem pelayanan ini masih banyak diterapkan oleh perpustakaan khusus dan beberapa perpustakaan sekolah”.
Menurut Rahayuningsih (2007:94) keuntungan dan kerugian dalam sistem layanan tertutup adalah:
1. Keuntungan
a. Memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainnya, sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi.
b. Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak, karena yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas.
c. Faktor kehilangan dan kerusakan koleksi bisa diperkecil.
2. Kerugian
1. Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman.
2. Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran dilayani bila antrian panjang).
3. Jumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam
4. Peminjam sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai
dengan yang dikehendaki.
2.2.2 Layanan Pengguna
2.2.2.1 Pengertian Layanan Pengguna
Pelayanan pengguna merupakan salah satu kegiatan utama di perpustakaan, sebab perpustakaan adalah organisasi yang bergerak di bidang jasa yang identik dengan layanannya. Sebuah perpustakaanmelaksanakan layanan pengguna yang berupa pemberian layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan informasi yang dimiliki oleh perpustakaan langsung terhadap pengguna.
Perpustakaan dikatakan berhasil apabila dapat memberikan pelayanan yang baik, melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi yang dibutuhkan dibutuhkannya secara optimal serta memanfaatkan sarana yang tersedia .
Kegiatan pelayanan pengguna bertujuan agar suatu perpustakaan mendapat perhatian dari masyarakat atas pelayanan dan kesanggupan perpustakaan dalam mencapai tujuannya. Karena setiap pandangan masyarakat baik untuk perpustakaan kecil atau besar, tentunya melihat bagaimana sistem pelayanan pengguna dari suatu perpustakaan.
Dalam Zalukhu (2016:19) menyatakan bahwa “Pelanggan/pengguna adalah seorang yang secara kontiniu dan berulang kali datang ke suatu tempat yang sama untuk memuaskan keinginannya mendapatkan suatu pelayanan jasa” .
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71) menyatakan bahwa “Pelayanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya secara optimal dari berbagi media dan memanfaatkan berbagai alat bantu yang tersedia”.
2.2.2.2 Tujuan Layanan Pengguna
Pada dasarnya perpustakaan tidak ada artinya apabila tidak ada
pengunjung yang memanfaatkan atau menggunakan bahan
pustaka/koleksinya.Sebagai organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan
yang jelas agar perpustakaan dapat menentukan target yang akan dicapai. Setiap perpustakaan yang mempunya tujuan-tujuan yang berbeda-beda, tetapi pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah kepuasan pengguna.
Menurut Darmono (2006:135) menyatakan bahwa “Tujuan layanan perpustakaan adalah membantu memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat tentang informasi yang sesuai dengan kebutuhan”.
2.2.3 Jenis Layanan Pengguna
Jenis layanan pada perpustakaan cukup beragam, beragamnya layanan pada perpustakaan tergantung kepada jenis perpustakaannya. Menurut Badan Standardisasi Nasional (SNI 7495, 2009:5) layanan yang disediakan perpustakaan umum kabupaten/kota meliputi :
1. Layanan Membaca 2. Layanan Sirkulasi 3. Layanan Rujukan
4. Layanan Perpustakaan keliling 5. Layanan Penelusuran informasi 6. Layanan Bimbingan Pengguna
Berikut beberapa uraian layanan yang secara umum terdapat pada perpustakaan :
2.2.3.1 Layanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran.Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka.Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna untuk memanfaatan koleksi perpustakaan.
Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24) “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka”.
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(2000:7) menyatakan “Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pengguna jasa
perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya”.
Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:96) “Sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan”.
Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi adalah terciptanya hubungan baik antara petugas dan pengunjung, suasana tenang, sikap ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung keperpustakaan.
1. Tujuan Layanan Sirkulasi
Menurut Lasa (2005:213) pelayanan sirkulasi bertujuan :
a. Agar pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal.
b. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian.
c. Untuk menjamin pengembalian peminjaman dalam waktu yang ditentukan.
d. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan.
e. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
2. Tugas Layanan Sirkulasi
Menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000:5), tugas layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:
1. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
2. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
3. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
4. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
5. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
6. Melayani peminjaman dan penagihan.
7. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
8. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
9. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
10. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan
3. Proses Layanan Sirkulasi
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Menurut Panjaitan (2011:6) Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Keanggotaan b. Peminjaman c. Pengembalian d. Perpanjangan e. Penagihan
f. Pemberian sanksi g. Bebas pustaka h. Membuat Statistik a. Keanggotan
Menurut Rahayuningsih (2007:96) “Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Untuk beberapa perpustakaan tugas menerima menerima anggota perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian administrasi perpustakaan.Mengenai syarat dan jenis keanggotaan berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perpustakaan”.
b. Peminjaman
Kegiatan peminjaman bahan pustaka terjadi apabila pengunjung tidak mempunyai waktu yang cukup unruk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dapat dibawa pulang.Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.
Dalam buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:97)
“Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi
perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untu dibawa
keluar perpustakaan”.
Sedangkan Menurut Darmono (2001 : 148) “sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama, tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan.
Dalam Panjaitan (2011:11) Prosedur peminjaman bahan pustaka pustaka pada perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. Petugas memeriksa tanda pengenal
3. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilih 4. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku
5. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan prpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
6. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali.
7. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
8. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
9. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan
b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
10. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal c. Pengembalian
Kegiatan pengembalian bahan pustaka dilakukan apabila batas waktu peminjaman bahan pustaka telah selesai. Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:81) “Ada dua prosedur pengembalian yang dapat dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan ynag hendak dikembalikan ke meja layanan.Cara kedua, bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukannya kedalam kotak pengembalian”.
Dalam Panjaitan (2011:20) Langkah yang dilakukan oleh petugas dalam
prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan prpustakaan yang akan dikembalikan
2. Mengambil kartu buku bedasarkan tanggal kembali
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. Membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam
7. Mengelompokan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan kedalam rak.
d. Perpanjangan
Perpanjangan bahan pustaka dapat terjadi apabila pengguna belum selesaimenggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian sirkulasi, petugas sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.
Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing-masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua kalinamun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.
Menurut Buku Pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82)
“Perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut”. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir peminjaman
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada slip pengembalian pengguna
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
e. Penagihan
Menurut Buku Pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82)
“Bila pengguna tidak pengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya,
perpustakaan akan menagih buku agar segera dikembalikan”. Penagihan
dilakukan dalam beberapa tahapan:
1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Prosedur penagihan tersebut berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, hal ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam sedang lembar kedua sabagai pertinggal 3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih petugas memproses
berdasarkan proses pengembalian.
Kegiatan Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan.
f. Pemberian Sanksi
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar semua peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan.Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna.
Dalam Panjaitan (2011) Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:83)“beberapa macam sanksi apabila dilihat dari bobot pelanggarannya, yaitu:
1. Denda
2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar
g. Bebas Pustaka (Bebas Pinjam)
Bebas pinjam merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa
keterangan bahwa pengguna tidak lagi memiliki pinjaman bahan pustaka di
perpustakaan.Kegiatan ini dilakukan tidak hanya memberikan tanda bukti kepada
pengguna melainkan mengubah status anggota perpustakaan yang sebelumnya
berstatus aktif menjadi tidak aktif di perpustakaan tersebut.Kegiatan ini biasanya sering dilakukan pada perpustakaan perguruan tinggi guna memenuhi syarat administrasi untuk kelulusan mahasiswa. Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI ( 2004 : 84 ) “Pemberian surat keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Surat keterangan bebas pinjam tersebut diperlukan untuk:
1) Ujian akhir , 2) Yudisium,
3) Penerimaan ijazah,
4) Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
h. Membuat Statistik
Salah satu tugas bagian sirkulasi yang lain adalah membuat statistik peminjaman. Statistik peminjaman terdiri dari jumlah dan kelompok buku yang dipinjam, diperpanjang, dikembalikan.Statistik kelompok buku yang paling banyak dipinjam, statistik kelompok pengguna atau peminjam.Kegiatan ini dilakukan untuk melaporkan kondisi perpustakaan kepada pimpinan guna mengetahui perkembangan, kemajuan, kesulitan, kebutuhan, tuntutan ataupun tantangan yang dihadapi dalam rangka memberikan layanan yang cocok dengan permintaan pemakai.
Menurut Arianto (2013:3) “Statistik adalah kumpulan data atau keterangan-keterangan bilangan maupun non bilangan yang disusun dalam table atau diagram yang menggambarkan persoalan-persoalan untuk mendapatkan informasi-informasi yang diperlukan”.
2.2.3.2 Layanan Referensi
Layanan referensi merupakan kegiatan pelayanan informasi yang biasa dilakukan di perpustakaan.Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan yang membantu pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya.
Menurut Kalsum (2016:133) “Istilah referensi berasal dari bahasa Inggris
to refer yang artinya menunjuk. Sedangkan referensi menurut Kamus Besar
Bahasa Indoesia adalah sumber, acuan, rujukan atau petunjuk.Di dalam ilmu
perpustakaan istilah referensi berarti menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakai perpustakaan”
Menurut Rahayuningsih (2007:103-104) ”Layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi”.
Pelayanan referensi mempunyai tujuan, fungsi dan penunjang, pemaparan tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Tujuan layanan referensi
a. Memungkinkan pengguna menemukan informasi secara cepat dan tepat.
b. Memungkinkan pengguna menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas.
c. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna.
2. Fungsi layanan referensi
a. Informasi : Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi
b. Bimbingan : Memberikan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna.
c. Pengarahan/instruksi : Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.
3. Untuk menunjang tujuan dan fungsi layanan referensi, diperlukan a. Petugas perpustakaan yang cakap.
b. Koleksi referensi yang memadai dan disajikan dalam rak terbuka serta mudah dicapai.
c. Kerja sama antar perpustakaan
Dalam Kalsum (2016) tujuan layanan referensi/ rujukan adalah:
a. Memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat
b. Memungkinkan pemakai menelusur informasi dengan pilihan yang lebih luas
c. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi rujukan dengan lebih
tepat guna.
2.2.3.2 Layanan Pendidikan Pengguna
Pengguna perpustakaan adalah orang atau badan hukum yang menggunakan jasa layanan perpustakaan baik dalam bentuk riel maupun potensial.Dalam bentuk riel berarti bahwa orang atau bahan hukum tersebut sudah menggunakan jasa layanan perpustakaan. Sedangkan dalam bentuk potensial artinya bahwa orang atau badan hukun tersebut dapat diprediksi akan memanfaatkan jasa layanannya.
Layanan Pendidikan pengguna memberikan panduan atau penjelasan tentangpenggunaan perpustakaan kepada pengguna kelompok baru perpustakaan, agar mereka bisa memahami bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhannya.
Menurut Sutarno (2006:112) “Didalam penyelenggaraan perpustakaan, salah satu hal yang utama adalah mengupayakan agar semua koleksi bahan pustaka dan layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik. Setelah segala sesuatunya dipersiapkan, maka kegiatan selanjutnya adalah upaya untuk mengajak, menarik atau “mengundang” masyarakat berkunjung ke perpustakaan atas kesadaran dan kemauannya sendiri”.
Ketika perpustakaan sudah dipersiapkan dan segala sesuatunya sudah tersedia, namun pemakaian perpustakaan belum optimal, mungkin saja telah terjadi sesuatu yang “miss” dan harus diupayakan pemecahannya. Pembinaan masyarakat pemakai perpustakaan dapat dilakukan dengan cara:
1. Mengadakan bimbingan pemakai perpustakaan, yaitu menuntun, mengarahkan, membimbing dan memberikan penjelasan tentang tata cara menggunakan kartu katalog, menelusur sumber informasi, dan menggunakan pedoman perpustakaan yang lain.
2. Memberikan pendidikan pemakai, yakni kegiatan yang dilakukan oleh petugas layanan untuk menjelaskan tentang seluk-beluk perpustakaan. di antaranya manfaat berperpustakaan, cara menjadi anggota, persyaratan keanggotaan, tata tertib, jenis layanan, kegunaan sistem katalogisasi dan klasifikasi, serta partisipasi masyarakat di dalam perpustakaan. semua itu dikerjakan dalam rangka memberikan pengetahuan dan keterampilan masyarakat pemakai dalam memanfaatkan perpustakaan, secara cepat dan tepat tanpa banyak menghadapi kesulitan
3. Melakukan sosialisasi, publikasi dan promosi perpustakaan, yakni dengan
cara:1) Membuat papan nama dan papan penunjuk perpustakaan, 2)
Mengadakan kegiatan yang menarik dan melibatkan anggota masyarakat,
3) Membuat sarana publikasi melalui media cetak dan elektronik 4) Mengadakan pameran perpustakaan 5) Mengadakan pertemuan/forum ilmiah 6) Mengundanag para tokoh, pakar, figur publik untuk hadir di perpustakaan 7) Mengadakan berbagai perlombaan dengan hadiah, piala, piagam penghargaan 8) Menyebarkan informasi terbaru dan terseleksi 9) Memajang bahan pustaka baru bidang tertentu pada ruang pamer yang disediakan
Upaya tersebut dilakukan secara teratur dan terus-menerus agar masyarakat dapat selalu mengikuti perkembangan yang terjadi di perpustakaan atau dengan kata lain, masyarakat tidak ketinggalan informasi tentang perpustakaan. Menurut Sutarno (2006:112) Pemasyarakatan perpustakaan mempunyai beberapa sasaran, yaitu :
1. Menginformasikan atau memberitahukan supaya tahu atau kenal 2. Mengingatkan supaya ingat
3. Menarik perhatian supaya tertarik
4. Menumbuhkan minat supaya tergugah keinginannya untuk
keperpustakaan.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Singkat Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Tanjung Balai yang diresmikan pada
tanggal 07 April 2003.Pada awal berdirinya Perpustakaan Umum tersebut
masyarakat antusias untuk berkunjung, tetapi oleh karena kurangnya koleksi
bahan pustaka yang tersedia, untuk konsumsi masyarakat maka pengunjung
menurun.Bantuan dari Donatur dan instansi terkait belum mencukupi, keberadaan
Perpustakaan Umum pada saat itu masih di bawah naungan Dinas pendidikan dan
Kebudayaan, maka anggaran untuk Perpustakaan Umum sangat terbatas (belum
memadai). Sejak dikeluarkan Peraturan Daerah No. 28 tahun 2004 Perpustakaan
Umum berubah menjadi Kantor Perpustakaan Umum yang berdiri sendiri di
bawah naungan Pemerintah Kota Tanjung Balai selanjutnya ditindak lanjuti
dengan Peraturan Daerah Kota Tanjungbalai No. 16 Tahun 2008 merupakan
lembaga penyedia sumber informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat umum
maupun pelajar. Adapun tugas pokok dan fungsinya di sesuaikan dengan
Peraturan Daerah Kota Tanjung Balai No.37 Tahun 2008 adalah melaksanakan
urusan pemerintahan bidang Perpustakaan dan Arsip berdasarkan atas asas
otonomi dan tugas perbantuan dalam upaya untuk mencerdaskan kehidupan
bangsa khususnya di kota Tanjung Balai sebagai wujud pengabdian pemerintah
untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan
Adapun visi dan misi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai adalah :
a. Visi
“TERWUJUDNYA MASYARAKAT YANG CERDAS”
b. Misi
1. Menciptakan dan meningkatkan pelayanan yang prima kepada masyarakat Kota Tanjung Balai
2. Meningkatkan peran perpustakaan sebagai sarana pendidikan formal untuk masyarakat dalam kegiatan belajar sepanjang hayat 3. Mendorong masyarakat gemar membaca buku-buku yang
bermanfaat
4. Menumbuhkembangkan minat baca melalui pembentukan taman baca di kecamatan dan layanan perpustakaan keliling
5. Melaksanakan kegiatan pameran buku secara berkala
6. Membangun kerjasama jaringan informasi perpustakaan dengan pihak terkait
7. Melaksanakan kegiatan pendataan arsip dan dokumentasi secara berkala.
3.3 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Jam buka Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai yaitu : Senin s.d Sabtu : Pukul 08.00 s.d 16.00 WIB.
Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, sedangkan
hari libur perpustakaan saat hari libur nasional.
3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
Kepala Perpustakaan
Sekretaris
Sub Bagian Keuangan, Tata Usaha dan
Perlengkapan Sub Bagian Perencanaan,
Humas dan Kepegawaian Kelompok Jabatan
Fungsional
Bidang layanan pengembangan perpustakaan dan pembudayaan kegemaran
b Bidang Perlengkapan
Kearsipan
Pengembangan Koleksi, pengolahan
dan konorasi
Seksi pembinaan kearsipan
Seksi layanan dan kerjasama perpustakaan
Seksi pengawasan kearsipan
Seksi pembinaan, pengembangan dan tenaga
perpustakaan
Seksi pengembangan koleksi
Seksi pengolahan arsip
Seksi pengembangan pembudayaan kegemaran
membaca
Seksi pengolahan bahan pustaka
Seksi Konvensasi
Sumber : Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
3.5 Tenaga Perpustakaan
Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan langsung untuk melakukan semua kegiatan yang ada diperpustakaan baik untuk melayani pengguna maupun untuk kegiatan lainnya. Seluruh pegawai di Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai berjumlah 28 orang Pegawai yang terdiri dari 20 orang Pegawai Negeri Sipil dan 8 orang Pegawai Honorer Pemko Tanjung Balai. Dari seluruh jumlah Tenaga perpustakaan yang menjadi pengelola tidak seluruhnya mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. Adapun perincian berdasarkan kualifikasi pendidikan adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1: Tenaga pengelola perpustakaan berdasarkan kualifikasi pendidikan
Sumber: Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
3.6 Koleksi Perpustakaan
Menurut laporan tahun 2016 tentang bahan perpustakaaan yang dimiliki Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai yaitu 12.020 judul dengan jumlah 42.458 eksemplar. Bahan pustaka tersebut terdiri dari karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, teknologi, seni/olahaga, sastra, geografi/sejarah, ensiklopedia dan compact disk.
Kualifikasi Jumlah
SMU/SMK 3
Diploma 5
S1 16
S2 4
Tabel 3.2: Jumlah Koleksi Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai berdasarkan nomor klasifikasi
No Jenis Bahan Pustaka Judul Eksemplar
1. Karya Umum 239 784
2. Filsafat 151 578
3. Agama 1.123 3.501
4. Ilmu Sosial 2.702 9.676
5. Bahasa 200 766
6. Ilmu Murni 2.129 7.772
7. Teknologi 1.017 4.388
8. Seni 207 1.236
9. Sastra 3.901 12.387
10. Sejarah/Geografi 325 1.226
11. Ensiklopedia 26 145
Jumlah 12.020 42.458
Sumber : Laporan Koleksi Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai Tahun 2016
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan
Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai menggunakan
sistem layanan terbuka, pengguna diperbolehkan masuk ke ruang koleksi untuk
mencari koleksi yang di inginkan dari rak koleksi perpustakaan.Sistem layanan
terbuka memang banyak diterapkan pada perpustakaan umum.
3.7.1 Layanan Sirkulasi
Proses layanan sirkulasi pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai adalah sebagai berikut :
1. Keanggotaan
Jumlah masyarakat yang terdaftar sebagai anggota Perpustakaan Umum Kota Tanjung Balai sebanyak 3877 orang sedangkan jumlah penduduk berdasarkan data statistik penduduk kota Tanjung Balai Tahun 2016 jumlah penduduk sebanyak 167.012 jiwa yang tersebar pada 6 kecamatan di Kota Tanjung Balai.
Langkah-langkah pendaftaran sebagai anggota Perpustakaan sebagai berikut:
a. Masyarakat umum membawa kartu identitas (KTP atau identitas lainnya).
Sedangkan
b. Pelajar membawa Kartu Keluarga (KK) dan surat dari sekolah yang telah diketahui dan disetujui oleh kepala sekolah.
c. Pustakawan bagian keanggotaan memberikan formulir pendaftaran kepada masyarakat yang mendaftar.
d. Formulir yang telah diisi di berikan kepada pustakawan dan data anggota dimasukkan ke database keanggotan perpustakaan
e. Masyarakat umum dan pelajar yang telah terdaftar diberi kartu anggota dan diperbolehkan memasuki dan menggunakan koleksi maupun fasilitas perpustakaan .
f. Masa aktif kartu anggota perpustakaan bagi pelajar hanya selama 2 (tahun), apabila masa penggunaan kartu anggota telah habis maka pengguna melakukan pendaftaran kembali, sedangkan
g. Bagi Mayarakat Umum tidak memiliki jangka waktu penggunaan.
Gambar 1 : Kartu anggota Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai
2. Peminjaman.
Peminjaman sering dilakukan oleh pengguna disebakan oleh waktu yang tidak cukup untuk membaca di perpustakaan selain itu juga juga dikarenakan bahan pustaka dijadikan pengguna sebagai bahan pendukung dalam kegiatan belajar mengajar di luar perpustakaan.Maksimal jumlah bahan pustaka yang boleh di pinjam sebanyak 4 judul, lama waktu peminjaman bahan pustaka adalah selama 7 hari.
Langkah-langkah peminjaman koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Tanjung Balai sebagai berikut :
a. Pengguna menunjukkan kartu anggota dan menyerahkan bahan pustaka yang akan dipinjam.
b. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada katalog buku
c. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali bahan pustaka yang dipinjam pada lembar pengembalian koleksi untuk pengguna d. Petugas mencatat nomor panggil (call number) bahan pustaka dan
tanggal kembali pada buku induk koleksi
e. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka yang dipinjam
f. Petugas menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam pengguna
g. Petugas menyusun kartu pada kotak menurut tanggal kembali bahan pustaka,setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama disusun menurut nomor panggil (call number) bahan pustaka
h. Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman menurut nomor panggil (call number) bahan pustaka
3. Pengembalian
Langkah-langkah pengembalian koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Tanjung Balai sebagai berikut:
a. Petugas memeriksa keutuhan fisik dan tanggal kembali bahan pustaka b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
d. Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu peminjaman
e. Mengelompokkan buku menurut nomor panggil (call number) dan dikembalikan kedalam rak koleksi
Gambar 2 : Lembar pengembalian pada koleksi Perpustakaan Umum dan Arsip
Kota Tanjung Balai
4. Perpanjangan
Lama waktu peminjaman bahan pustaka di Perpustakaan Umum Tanjung Balai selama 7 hari, apabila pengguna belum selesai menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian sirkulasi peminjaman koleksi. Perpanjangan bahan pustaka dilakukan hanya 1 kali dan masa peminjaman koleksi sesudah perpanjangan selama 7 hari.
5. Penagihan
Prosedur penagihan pada Perpustakaan Umum Tanjung Balai sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan.
2. Petugas menghubungi pengguna yang melakukan keterlambatan bahan pustaka melalui nomor telepon yang diberikan pengguna pada saat mendaftar sebagai anggota.
3. Apabila pengguna tidak mengindahkan pemanggilan tersebut, petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam sedang lembar kedua sebagai pertinggal.
4. Bila bahan sudah dikembalikan petugas menagih denda berdasarkan proses pengembalian.
6. Pemberian Sanksi
Pemberian Sanksi pada Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Tanjung Balai ditentukan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1). Terlambat mengembalikan bahan pustaka 2). Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak 3).Menghilangkan bahan pustaka 4). Melanggat tata tertib perpustakaan
Pemberian sanksi pada Perpustakaan Umum Tanjung Balai biasanya bagi
pengguna yang terlambat mengembalikan bahan pustaka yaitu membayar denda
sebesar Rp.500 (Lima Ratus Rupiah) perjudul.Pemberian Sanksi dan pembayaran
denda jarang dilakukan karena kebanyakan pengguna menggunakan koleksi untuk dibaca diruang baca perpustakaan.
7. Bebas Pustaka (Bebas Pinjam)
Surat bebas pinjam merupakan bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka penggun di perpustakaan. Pemberian surat keterangan bebas pustaka (bebas Pinjam) kepada pengguna pada Perpustakaan Umum Tanjung Balai dilakukan pada pelajar apabila pelajar tersebut berada dikelas akhir (sekolah) pada masing-masing tingkat sekolah.
Langkah-langkah pemberian surat bebas pustaka (bebas pinjam) adalah sebagai berikut:
1. Anggota perpustakaan meminta surat bebas pinjam ke bagian sirkulasi 2. Petugas sirkulasi terlebih dahulu memeriksa kartu peminjaman apakah
masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Jika mahasiswa tersebut sudah mengembalikan semua bahan pustaka yang dipinjam.
3. Petugas memberikan formulir surat bebas pustaka yang masih kosong untuk diisi identitas pengguna.
4. Petugas menerima kembali surat yang telah diisi tersebut untuk di tanda tangani oleh kepala perpustakaan, dan dibubuhi cap perpustakaan.
5. Selanjutnya surat diberikan kepada pengguna untuk dipergunakan.
6. Petugas mencatat nama dan nomor anggota perpustakaan untuk laporan.
8. Membuat Statistik Manfaat pembuatan statistik
1.
Bahan Laporan bagi pengembangan perpustakaan
2.
Bahan dasar menarik kesimpulan segala kegiatan perpustakaan
3.
Bahan pembanding kegiatan dulu, sekarang dan akan datang
4.
