6. Perencanaan - Repository UNIKOM

(1)

1

Program Studi Sistem Informasi

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

Bandung

200

20099

PERENCANAAN

(2)

Pengertian Perencanaan

• perencanaan sebagai awal kita melakukan

proses manajemen sebelum kita

melakukan pengorganisasian, pengarahan,

dan pengontrolan.

• Menurut George R. Terry perencanaan

adalah: “

planning is the selecting and

(3)

• Perencanaan merupakan kegiatan yang

harus didasarkan pada fakta, data dan

keterangan kongkret.

• Perencanaan merupakan suatu pekerjaan

mental yang memerlukan pemikiran,

imajinasi dan kesanggupan melihat ke

masa yang akan datang.

• Perencanaan mengenai masa yang akan

datang dan menyangkut tindakan-tindakan

apa yang dapat dilakukan terhadap

(4)

UNSUR-UNSUR PERENCANAAN

• Rasional (dibuat dengan pemikiran yang

rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

• Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk

pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

• Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/ bukan untuk yang telah lalu);

• Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan

(5)

Fungsi Perencanaan

Menurut Robbins dan Coulter:



Perencanaan sebagai Pengarah



Perencanaan sebagai Minimalisasi

Ketidakpastian



Perencanaan sebagai Minimalisasi

Pemborosan Sumber Daya



Perencanaan sebagai Penetapan

(6)

Persyaratan Perencanaan

1. Faktual atau realistis.

2. Logis dan rasional.

3. Fleksibel.

4. Komitmen.

(7)

Jenis Perencanaan

1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.

2. Tujuan

merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/ pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

3. Kebijakan

merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan

keputusan (khususnya cara berpikirnya).

(8)

4. Prosedur

merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).

5. Aturan

merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

6. Program

merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber

daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.

7. Anggaran

(9)

Proses Perencanaan

Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi

Tujuan Strategis

Tujuan Operasional Tujuan Taktis

(10)

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan

dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan

1. Perencanaan Strategis

2. Perencanaan Taktis

(11)

•

Proses Perencanaan

– Perencanaan Strategis

• Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis.

Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.

– Perencanaan Taktis

(12)

–

Rencana Operasional

• Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.

– Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.

(13)

MACAM PERENCANAAN

1. Penggunaan

 _{single use plans (sekali pakai)}

 _{repeats plan/standing plan (berulang/tetap).}

2. Proses

 policy planning

 program planning

 operasional planning

3. Jangka Waktu

 long range planning (5 - 25 th),

 intermediate planning (1 – 5 th),

(14)

4. Wilayah/tempat Pelaksanaan  Rural planning

 city planning

 regional planning

 national planning

5. Materi/objek

 personnel planning,

 financial planning,

 industrial planning,

 educational planning,

 sosio economic planning,

6. Segi umum dan khusus

 general plans (rencana umum)

 special plans (rencana khusus)

 over all planning (perencanaan pola kerja umum)

(15)

Perencanaan Situasional

• Perencanaan situasional merupakan

perencanaan yang memasukkan

alternatif perencanaan yang

berbeda. Dapat dikatakan

perencanaan situasional adalah

perencanaan cadangan, apabila

rencana A tidak berhasil karena

(16)

Beberapa Alat Bantu Bagi

Perencanaan

(17)

Perencanaan dengan Flow

Chart

Mulai

Perlu buku

bacaan Tidak Berhenti

Ya

Beli buku bacaan?

Ya

Tidak Pinjam

Membeli buku bacaan yang diinginkan

Membaca buku bacaan

(18)

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. Pembelian bahan baku

2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman

(19)

Perencanaan dengan PERT

1 5 6 7

4 3 2 (A) Desain Produk (B) Riset Pasar (C) Produksi Terbatas (D) Penyusunan Lay-Out Produksi (E) Tes Pasar (F) Estimasi Biaya (G)

Promosi Produksi(H) Massal

(20)

Hambatan dalam perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi; 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan; 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan

secara efektif;

4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;

5. Biaya;

6. Takut gagal;

7. Kurang percaya diri;

(21)

Cara mengatasi hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang

terkena pengaruh dalam proses perencanaan.

2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan

penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para

pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.

4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan

(22)

•

MBO

(Management By Objectives)

– Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter

Drucker. MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y. Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO.

– Efektivitas MBO

• Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi,

(23)

–

Kelemahan MBO dan Cara

Mengatasi

• Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan waktu yang banyak, pekerjaan administratif yang banyak, proses yang rumit yang

membutuhkan kemauan belajar.

(24)

–

Langkah Memecahkan Kelemahan

MBO;

• Komitmen Manajemen Puncak diperkuat • Mendorong partisipasi

• Memberi pelatihan komunikasi pada

manajer yang mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang kurang

• Umpan balik yang efektif

• Menetapkan tujuan yang jelas

(25)

Perencanaan Strategis

•

Pengertian dan Komponen Strategi

– Strategi didefinisikan sebagai “penetapan

tujuan jangka panjang yang mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang

diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.

•

Proses Perencanaan Strategis

– Formulasi Misi dan Tujuan

• Fokus pada pasar • Dapat dicapai

(26)

– Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini

• Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk

menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.

– Analisis Lingkungan

• Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada kesempatan strategis yang bisa

dimanfaatkan.

– Analisis Sumberdaya

(27)

– Identifikasi Kesempatan Strategis

• Kesempatan strategis muncul apabila ada gap (perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh

apabila strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan.

– Pengambilan Keputusan Strategis

• Setelah kesempatan strategis diidentifikasi,

alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan. Kemudian alternatif terbaik dipilih.

– Pelaksanaan Strategi

• Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

– Evaluasi dan Pengendalian Strategis

• Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi, untuk memastikan apakah perencanaan sesuai dengan rencana, dan apakah pelaksanaan

(28)

•

Tingkatan Strategi

–

Tingkat Korporasi

(corporate level)

• Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki.

–

Tingkat Unit Bisnis

(business unit)

• Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.

–

Tingkat Fungsional

(functional

level)

• Merupakan keputusan bagaimana

(29)

– Strategi Tingkat Korporasi

• Pendekatan Nilai

• Pendekatan Unit Bisnis

Strategi Umum merupakan kerangka strategi keseluruhan yang dirumuskan oleh

manajemen puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal, strategi penarikan, strategi

stabilitas, strategi pertumbuhan.

(30)

– Strategi Tingkat Unit Bisnis

• Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat

digunakan untuk menganalisis strategi unit bisnis.

Menurut Porter, daya tarik industri ditentukan oleh lima faktor:

– Halangan untuk Masuk – Kekuatan Pelanggan

– Ancaman Produk Substitusi – Persaingan dalm Industri

• Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga:

– Differensial

(31)

–

Strategi Fungsional

• Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran, keuangan, produksi,

sumberdaya manusia, serta riset dan penembangan.

•

Implementasi Strategi

–

Strategi dan Struktur

• Menurut Chandler, struktur mengikuti

strategi. Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional,

(32)

–

Peranan Manajer Puncak

(CEO atau

Chief Executive Officers)

• Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam perencanaan dan

pelaksanaan strategi. Manajer puncak

melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari dalam.

–

Memahami Hambatan Pelaksanaan

Strategi

(33)

(34)

Tindakan / Langkah-langkah

Pokok Perencanaan

• Menentukan masalah, tugas, tujuan

dan kebutuhan secara jelas;

• Mencari informasi secara lengkap

yang berhubungan dengan berbagai

kegiatan;

• Mengorbservasi, meneliti,

(35)

• Melaksanakan metode perencanaan

yang telah dibuat dengan

menetapkan pelaksanaan rencana

(memilih rencana yang diajukan/

memantapkan perencanaan dan

mempertimbangkan

hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;

• Menetapkan planning alternatif;

(36)

• Membuat sintesis (metode/alternatif

penyelesaian);

• Mengatur urutan dan waktu rencana

secara terperinci;

(37)

PERENCANAAN YANG BAIK

1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana

yang baik, sebagai berikut :

• Mempermudah tercapainya tujuan,

• Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, • Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, • Disertai perincian yang teliti,

• Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, • Bersifat sederhana,

• Luwes,

• Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko, • Bersifat praktis/pragmatis,

(38)

2. Memandang proses perencanaan

sebagai suatu rangkaian pertanyaan

yang harus dijawab, sbb:

• What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)

• When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)

• How (bagaimana) = cara mengerjakannya

(bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) • Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang

melakukan pekerjaan tersebut)

• Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)

(39)

3. Memandang proses perencanaan

sebagai suatu masalah yang harus

dipecahkan dengan mempergunakan

teknik-teknik ilmiah

(scientific techniques

of problem solving)

, melalui langkah:

• Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).

• Mengumpulkan data (collect data),

• Menganalisa data-data (analisis of the data),

• Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),

• Memilih cara yang terbaik (selection of the

seeminingly best way from among alternatives), • Pelaksanaan (execution)