28
PEMECAHAN MASALAH
4.1 Tahapan Analisis Sistem
4.1.1 Identify
Pada tahap ini akan dijabarkan mengenai permasalahan-permasalahan yang saat ini sedang dihadapi oleh perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan, yaitu sistem informasi penjualan. Permasalahan- permasalahan
tersebut dilihat dari permintaan kendaraanyang semakin meningkat.
Untuk saat ini, permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem informasi penjualan sebagai berikut :
• Waktu proses penjualan yang sekarang dirasakan terlampau lama, baik
oleh customer maupun dari pihak marketing sendiri. Khususnya waktu
proses pesanan kendaraan, dimana setiap pesanan perlu dikonfirmasikan kepada kantor pusat oleh kantor cabang. Dimana disisi lain, pelanggan mengharapkan kecepatan dan ketepatan respon dari perusahaan.
• Perlu adanya rancangan proses penjualan yang menunjang visi atau
tujuan dari perusahaan, yaitu sebuah rancangan proses penjualan yang dapat mengantisipasi peningkatan jumlah pemesanan dimasa mendatang secara efektif dan efisien.
4.1.2 Understand
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem informasi penjualan beroperasi. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan
menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel. Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :
• Menentukan jenis penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi ke tempat penelitian langsung.
• Merencanakan Jadwal penelitian
Penelitian dilakukan di PT. TMP, Jadwal penelitian dilakukan yaitu pada bulan Mei 2011 sampai dengan Juni 2012.
• Mengatur Jadwal wawancara
• Mengatur Jadwal observasi
Jadwal observasi dilakukan pada hari kerja setiap harinya.
• Mengumpulkan hasil Penelitian
4.1.3 Analysis
Pada tahap ini akan dijelaskan mengenai sistem informasi penjualan yang saat ini sedang berjalan. Uraian mengenai proses sistem informasi penjualan akan diuraikan dalam bentuk narasi dilengkapi dengan unit-unit bagian yang terkait dan juga dokumen apa saja yang diperlukan.
a. Proses penjualan dimulai dengan pemesanan yang dilakukan oleh
customer ke bagian Staff Marketing disertai Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ). Bagian Marketing akan membuat Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) yang akan diserahkan pada bagian Kasir beserta Booking Fee.
b. Setelah Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) diserahkan ke bagian Kasir,
selanjutnya bagian Kasir memberikan tanda bukti berupa kuitansi kepada marketing. Lalu Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) diserahkan ke bagian Customer Relation untuk divalidasi data customer.
c. Setelah data divalidasi dan valid, maka Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK
) tersebut diberikan oleh bagian Customer Relation ke bagian Administrasi Penjualan.
d. Bagian Administrasi Penjualan menginput data customer berdasarkan
Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ). Setelah data diinput, bagian Administrasi Penjualan menberitahukan kepada bagian Kasir untuk menginput Booking Fee customer.
e. Setelah DP diinput, lalu bagian Kasir akan memberitahukan kepada bagian
Administrasi Penjualan untuk melakukan posting DP tersebut.
f. Setelah itu bagian Administrasi Penjualan memberitahukan kepada
Supervisor Marketing untuk mengajukan permohonan discount ke Manager.
g. Lalu Permohonan Discount tersebut dikonfirmasikan kepada Manager by
phone untuk melakukan Approval. Jika discount disetujui, maka Manager
h. Setelah Approval discount dilakukan oleh Manager, selanjutnya bagian Administrasi Penjualan mengecek stok unit yang dipesan oleh customer. Jika unitnya tidak ada, maka bagian Administrasi Penjualan akan memberitahukan kepada Supervisor Marketing untuk meminta unit kepada bagian Vehicle, jika stok unitnya ada, maka proses yang selanjutnya ke point j.
i. Jika stok unitnya tidak ada, maka Supervisor Marketing melakukan
permohonan permintaan stok by phone kepada bagian Vehicle. Lalu
bagian Vehicle akan memberikan unit stok tersebut. Setelah mendapatkan
unit stok, Supervisor Marketing akan memberitahukan kepada customer
bahwa unit sudah ready dan customer akan membayarkan total DP.
j. Setelah mendapatkan unit dan juga total DP dari customer, bagian
Administrasi Penjualan akan melakukan pengecekan ulang dari mulai data customer, discount, total DP dan juga unitnya. Setelah semua kelengkapan dan persetujuan sudah ada, lalu bagian Administrasi Penjualan akan melakukan proses buka Invoice.
Flowchart Penjualan Tunai :
Penjualan Tunai
Marketing Kasir Customer Relation Administrasi Penjualan Customer Pemesanan Kendaraan SPK SPK SPK Kuitansi Booking Fee SPK Validasi Data Valid? SPK SPK Melengkapi Dokumen Input Data SPK Konfirmasi Booking Fee Posting Booking Fee Konfirmasi ke Spv Tidak Ya Gambar 4.1
Gambar 4.2
Proses penjualan kredit :
a. Proses penjualan dimulai dengan pemesanan yang dilakukan oleh
customer ke bagian Staff Marketing disertai Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ). Bagian Marketing akan membuat Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) yang akan diserahkan pada bagian Kasir beserta Booking Fee.
b. Setelah Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) diserahkan ke bagian Kasir,
selanjutnya bagian Kasir memberikan tanda bukti berupa kuitansi kepada marketing. Lalu Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ) diserahkan ke bagian Customer Relation untuk divalidasi data customer.
c. Setelah data divalidasi dan valid, maka Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK
) tersebut diberikan oleh bagian Customer Relation ke bagian Administrasi Penjualan.
d. Bagian Administrasi Penjualan menginput data customer berdasarkan
Surat Pemesanan Kendaraan ( SPK ). Selama proses penginputan data customer, bagian Marketing menyiapkan data yang dibutuhkan untuk proses pengajuan kredit ke pihak leasing.
e. Setelah data customer diinput berdasarkan Surat Pemesanan Kendaraan (
SPK ) dan juga pengajuan kredit sudah diberikan kepada pihak leasing, bagian Administrasi Penjualan menberitahukan kepada bagian Kasir untuk menginput Booking Fee customer.
f. Setelah DP diinput, lalu bagian Kasir akan memberitahukan kepada bagian
g. Setelah itu bagian Administrasi Penjualan memberitahukan kepada Supervisor Marketing untuk mengajukan permohonan discount ke Manager.
h. Lalu Permohonan Discount tersebut dikonfirmasikan kepada Manager by
phone untuk melakukan Approval. Jika discount disetujui, maka Manager
akan melakukan Approval.
i. Setelah Approval discount dilakukan oleh Manager, selanjutnya bagian
Administrasi Penjualan mengecek stok unit yang dipesan oleh customer. Jika unitnya tidak ada, maka bagian Administrasi Penjualan akan memberitahukan kepada Supervisor Marketing untuk meminta unit kepada bagian Vehicle, jika stok unitnya ada, maka proses yang selanjutnya ke point k.
j. Jika stok unitnya tidak ada, maka Supervisor Marketing melakukan
permohonan permintaan stok by phone kepada bagian Vehicle. Lalu
bagian Vehicle akan memberikan unit stok tersebut. Setelah mendapatkan
unit stok, Supervisor Marketing akan memberitahukan kepada customer
bahwa unit sudah ready dan customer akan membayarkan total DP.
k. Setelah mendapatkan unit dan juga total DP dari customer, bagian
Administrasi Penjualan akan melakukan pengecekan ulang dari mulai data customer, discount, total DP dan juga unitnya.
l. Setelah data customer, discount, total DP dan juga unitnya sudah tersedia,
bagian Administrasi Penjualan meminta kepada bagian Marketing dokumen persetujuan kredit dari pihak leasing.
m. Setelah semua kelengkapan dan persetujuan sudah ada, lalu bagian Administrasi Penjualan akan melakukan proses buka Invoice.
Flowchart Penjualan Kredit :
Penjualan Kredit
Marketing Kasir Customer Relation Administrasi Penjualan Customer Pemesanan Kendaraan SPK SPK SPK Kuitansi Booking Fee SPK Validasi Data Valid? SPK SPK Melengkapi Dokumen Validasi Data Posting Booking Fee Konfirmasi ke Spv Tidak Ya Input Data SPK Proses Pengajuan Kredit Gambar 4.3
Gambar 4.4
4.1.4 Report
Setelah melakukan analisis terhadap sistem informasi penjualan yang sedang berjalan tersebut, ditemukan beberapa kekurangan yang akan dijadikan evaluasi dari sistem informasi penjualan barang tersebut, yaitu :
• Waktu proses penjualan yang sekarang dirasakan terlampau lama, baik
oleh customer maupun dari pihak marketing sendiri. Khususnya waktu
proses pesanan kendaraan, dimana setiap pesanan perlu dikonfirmasikan kepada kantor pusat oleh kantor cabang. Dimana disisi lain, pelanggan mengharapkan kecepatan dan ketepatan respon dari perusahaan.
• Perlu adanya rancangan proses penjualan yang menunjang visi atau
tujuan dari perusahaan, yaitu sebuah rancangan proses penjualan yang dapat mengantisipasi peningkatan jumlah pemesanan dimasa mendatang secara efektif dan efisien.
4.2 Perancangan
Perbaikan
Sistem
Beberapa masalah yang penulis temukan pada sistem informasi penjualan barang, diantaranya adalah :
Pertama, waktu proses penjualan yang sekarang dirasakan terlampau lama yaitu 4 minggu (1 bulan) dari mulai mereka melakukan pemesanan kendaraan kepada marketing sampai dengan pengiriman kendaraan yang dilakukan oleh pihak marketing. Proses 4 minggu tersebut terdiri dari proses SPK (permintaan
discount, proses ketersediaan unit atau stok dan yang terakhir proses pengiriman kendaraan ke pelanggan. Dari keempat proses tersebut, yang mengalami proses
panjang yaitu pada proses approval discount dan juga proses ketersediaan unit
atau stok. Jika unitnya tersedia, maka SPK tersebut dapat diproses untuk tahap berikutnya, jika unitnya tidak tersedia, maka cabang harus menunggu sampai unit tersebut tersedia, dan jikapun unitnya tersedia dan sedikit atau jarang, maka cabang-cabang harus melakukan konfirmasi kepada kantor pusat untuk meminta unit tersebut. Awalnya untuk menanggulangi masalah permintaan unit tersebut ke kantor pusat, telah dibuat sistem e-memo, dimana cabang dapat melakukan permintaan unit stok melalui sistem tersebut. Tetapi tidak berapa lama, sistem tersebut dirasakan kurang efektif, karena konsistensi dari penggunanya itu sendiri
dan juga seringnya turnover dari keduabelah pihak, yakni kantor pusat dan kantor
cabang.
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis telah mengamati prosedur penjualan yang dilakukan secara kredit atau pun tunai, oleh karena itu penulis mencoba mengemukakan usul untuk melakukan perubahan sistem dengan mengembangkan sistem informasi yang sedang berjalan. Berikut usulan yang dapat saya kemukakan untuk melakukan perubahan sistem :
1. Dalam proses Approval Discount, kendala yang dihadapi yaitu tidak
semua dari pengguna sistem informasi tersebut dapat melakukannya. Hanya orang-orang tertentu yang bisa mengakses proses tersebut.
Approval Discount terdapat tingkatan, yaitu : Approval by Branch Manager, Approval by Operation Manager and Approval by Operation Director. Ketiga tingkatan tersebut dilakukan oleh tingkatan level
manajerial yang berbeda pula. Untuk Approval by Operation Manager and Approval by Operation Director, dilakukan oleh kantor pusat yakni
Manajer Operasi dan Chief Operation Officer. Kendalanya, kedua
pengguna tersebut tidak setiap saat ada di tempat. Untuk itu masukkan dari saya yaitu dibuatkannya sistem aplikasi yang dapat digunakan di
smartphone (apple, andoid, blackberry). Aplikasi tersebut mempunyai
fungsi sebagai sarana untuk membantu melakukan Approval Discount,
melihat total penjualan disaat Operation Manager dan Chief Operation
Officer tidak dapat mengakses sistem informasi penjualan dikarenakan
sedang mobile. Berikut saya lampirkan rancangan tampilannya :
Gambar 4.5
2. Proses yang kedua yaitu proses permintaan unit dari kantor cabang ke kantor pusat. Proses ini dilakukan apabila cabang tidak memiliki stok unit yang dipesan oleh pelanggan. Proses yang saat ini sedang berjalan yaitu cabang melakukan permintaan unit melalui telepon. Sebelumnya, cabang
melakukan permintaan unit ini menggunakan E-Memo, tetapi karena
kurangnya konsistensi dari masing-masing pengguna dan sering terjadinya
turnover dari penggunanya tersebut, maka E-Memo tersebut tidak dijalankan lagi. Jika menggunakan telepon, prosesnya yaitu cabang mana yang menelpon terlebih dahulu berarti dia yang mendapatkan unit tersebut. Usulan atau masukkan dari saya dalam menanggapi hal tersebut yaitu dengan cara membuatkan sistem antrian SPK. Sistem dapat membaca antrian tersebut berdasarkan SPK yang terlebih dahulu diinput (tanggal SPK). Kantor cabang juga dapat melihat antrian yang ke berapa untuk mendapatkan unit tersebut, sehingga dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan dalam memesan kendaraan tersebut. Selain dua masukkan diatas, saya juga ingin memberikan masukkan lain untuk menghadapi permintaan pasar yang semakin meningkat dan juga untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Masukkan yang pertama adalah
penggunaan SMS Blast pada saat unit didapat dan yang kedua adalah
pengembangan website.
Untuk yang pertama yaitu SMS Blast pada saat unit didapat. Proses dari
SMS Blast dilakukan pada saat melakukan antrian SPK. Jika unit tersebut telah didapatkan pada waktu proses antrian SPK, maka sistem secara otomatis akan
terdapat di SPK untuk memberitahukan mengenai informasi unit kendaraan yang telah mereka pesan. Informasi tersebut meliputi jenis mobil, type, warna, no rangka, no mesin, sehingga pelanggan dapat mengetahui sudah sejauh mana proses pemesanan kendaraan mereka.
Masukkan yang kedua dari saya yaitu pengembangan fasilitas website.
Fasilitas website saat ini digunakan untuk melakukan promo dan juga liputan
kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Dengan menggunakan
fasilitas ini, perusahaan dapat memberikan layanan kepada pelanggan yaitu Order
Tracking. Fasilitas Order Tracking ini diusulkan dengan maksud pelanggan dapat
mengetahui progress dari pemesanan kendaraan mereka. Fasilitas Order Tracking
ini hampir sama fungsinya dengan SMS Blast pada saat mendapatkan unit,
perbedaannya, kalau Order Tracking dilakukan oleh pelanggan itu sendiri.
Caranya yaitu dengan memasukkan nomor SPK ke sistem, lalu akan muncul
proses-proses pemesanan kendaraan sampai dengan invoice.
4.3 Pengembangan
Sistem
Kegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk menggantikan atau memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang lama. Dasar pertimbangan yaitu :
1. Banyak timbul permasalahan.
a. Sistem lama tidak sesuai dengan kebutuhan :
- Tidak efisien dalam operasinya.
- Kesalahan proses atau hasil.
b. Perkembangan organisasi.
Berhubungan dengan kebutuhan informasi yang lebih baik dan luas, jumlah data yang meningkat.
2. Untuk meningkatkan kesempatan usaha.
Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana dalam meningkatkan peluang pasar, pelayanan, keuntungan dan proses pengambilan keputusan.
3. Adanya instruksi perubahan.
Berasal dari dalam (pimpinan) atau luar organisasi (pemerintah).
Dalam hal ini, pengembangan sistem yang dilakukan yaitu pada sistem TOMS, dimana sistem tersebut diharapkan dapat mampu membantu mempercepat proses penjualan dimasa yang akan datang. Sistem tersebut dirancang dengan alasan untuk memaintain database pelanggan dan calon pelanggan. Tujuannya yaitu :
1. Membantu salesman untuk maintain pelanggan atau calon pelanggan.
2. Membantu salesman untuk memonitor penjualan mereka.
4.3.1 Requirement
Peralatan yang dibutuhkan untuk sistem TOMS ini yaitu :
1. Tablet/ Smartphone
2. Laptop
3. PC
Gambar 4.6
Gambar rancangan TOMS Sales Activity
Dalam alur gambar tersebut dapat diartikan sebagai alat untuk memaintain seluruh database pelanggan, baik yang sudah ada di server maupun yang pelanggan baru. Selain itu pula, salesman dapat melihat proses dari kerja mereka melalui sistem tersebut. Proses tersebut dapat dilhat dari Sales Activity yang telah mereka simpan
kedalam sistem. Gambaran mengenai tampilan-tampilan sistem TOMS Sales
