BAB 4 RENCANA IMPLEMENTASI
4.1. Rencana Implementasi Dari hasil pengumpulan dan pengolahan data melalui alternatif solusi yang didapat dengan menggunakan matriks strategi operasi, terlihat bahwa perlu perbaikan dan pembenahan pada Pengembangan dan Organisasi yang mendukung Kapasitas Layanan. Berdasarkan tingkat kepentingan (Criticality) meliputi pembenahan sumber daya manusia dalam jasa pelayanan dan usaha‐usaha untuk menaikkan investasi properti pusat perbelanjaan dengan kondisi jumlah pengunjung dan tingkat huni yang tinggi, serta menekan biaya operasional yang dibebankan melalui biaya service charge ke penyewa/pemilik kios. Tingkat kepentingan kedua adalah memperbaiki kualitas layanan pengelolaan kepada penyewa/pemilik kios untuk mendapatkan kepuasan pelanggan.
Potensi permintaan pasar industri properti yang berkembang masih mempunyai prospek yang baik. Dengan strategi bisnis dari IITC Kopo Mall yaitu strategi Cost Leadership, dimana biaya produk perlu ditinjau kembali sesuai kondisi yang ada untuk mendapatkan harga yang bersaing, perlu dilakukan optimalisasi biaya operasional dan biaya investasi.
Dari variabel kebutuhan pasar yang belum optimal, disimpulkan variabel‐variabel yang perlu ditingkatkan adalah sebagai berikut :
• Kualitas produk unit kios dan kualitas layanan pengelolaan
• Pengembangan organisasi dalam meningkatkan tingkat huni dan jumlah pengunjung pusat perbelanjaan
• Pengembangan SDM dalam kecepatan penanganan keluhan dan tagihan • Optimalisasi biaya operasional dan biaya investasi
Ini dituangkan dalam program kerja dalam Tabel 4.1 berikut.
Tabel 4.1 Rencana Implementasi Strategi Operasi IITC Kopo Mall
No. Strategi Operasi Target Pencapaian Aktivitas/program Penanggung Jawab Waktu
Pelaksanaan 1. Tingkat huni • Fleksibilitas perubahan program sewa/jual/pakai • Fleksibilitas jumlah unit untuk disewakan secara digabung/dipisah • Bauran penyewa • Penambahan penyewa • Pemenuhan terhadap sisa unit yang belum tersewa agar terpakai maksimal • Kebebasan penyewa menentukan besaran unitnya • Komposisi komoditi perdagangan • Melakukan survei permintaan pelanggan secara berkala • Menjalin hubungan dengan pelanggan • Studi banding dengan pusat perbelanjaan lainnya • Tinjauan harga pasar properti Research & Development dan Marketing Tenant Relation & Marketing Tenant Relation & Marketing Marketing Bulanan Bulanan 3 Bulanan Bulanan 2. Jumlah Pengunjung dan Daya Beli • Pengadaan iklan promosi dan acara di mall • Usaha mendatangkan pelanggan tetap • Pemenuhan tingkat huni pedagang dan jumlah unit toko yang buka • Promosi dan daya tarik pengunjung untuk berbelanja • Mendapatkan loyal customer • Kondisi toko buka lebih banyak • Iklan media cetak & Elektronik, acara dan pameran • Membuat sistem point rewards member untuk pelanggan • Kerjasama dengan pihak travel pariwisata • Kerjasama dengan pihak pemilik kios yang belum buka Advertising & Promotion HRD & Tenant Relation Promotion Marketing Mingguan Situasional Mingguan Bulanan 70
Tabel 4.1 Rencana Implementasi Strategi Operasi IITC Kopo Mall (Lanjutan)
No. Strategi Operasi Target Pencapaian Aktivitas/program Penanggung Jawab Waktu
Pelaksanaan 3. Kualitas Produk & Pelayanan • Penanganan keluhan dan pelayanan • Jasa Pengelolaan • Peningkatan layanan Outsourcing • Pelayanan diberikan dengan baik dan tuntas dengan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi • Keluhan dapat diselesaikan secara baik • Peningkatan Layanan Perusahaan Outsourcing • Meningkatkan pelatihan pada SDM untuk memberikan layanan yang baik • Pembenahan sistem handling complain history • Menambah SDM untuk penerimaan layanan keluhan dan penyelesaian masalah • Memberi briefing dan meeting koordinasi akan tujuan dan sasaran yang dicapai • Evaluasi sistem kinerja melalui adanya rewards Human Resources Administrasi Human Resources All Departemen Manager Human Resources Bulanan 6 Bulanan Situasional Mingguan Bulanan 4. Layanan Tagihan • Layanan tagihan operasional • Meningkatkan pelayanan tagihan dengan akurat • Pembayaran tepat waktu • Membentuk tim pengawas pengechekan ulang pencatatan KWH meter • Perawatan dan perbaikan terhadap utilitas meter listrik yang bermasalah • Menambah collector untuk memberikan layanan pembayaran dijemput di unit kios Chief Engineer Chief Engineer Human Resources dan Billing & Collection Bulanan Situasional Situasional 71
72 Tabel 4.1 Rencana Implementasi Strategi Operasi IITC Kopo Mall (Lanjutan)
No. Strategi Operasi Target Pencapaian Aktivitas/program Penanggung Jawab Waktu
Pelaksanaan 6. Tarif dan Efisiensi Biaya • Kebijakan ulang tarif properti • Kebijakan biaya operasional • Fleksibilitas dalam sistem pembayaran • Budget • Pemenuhan tingkat huni • Pemenuhan tingkat huni • Pembayaran terpenuhi • Perkiraan kebutuhan biaya • Melakukan analisis biaya dari lingkungan eksternal dan internal • Efisiensi biaya operasional yang keluar • Substitusi biaya service charge dengan mencari other income melalui sponsorship dan kerjasama pihak lain • Dispensasi pembayaran oleh penyewa dengan cara cicilan • Pemberian diskon pada tarif tertentu • Membuat budget tahunan General Manager dan Center Manager General Manager dan Center Manager Center Manager, Marketing, Advertising & Promotion Billing & Collection Finance Setiap Department Head 6 Bulanan 3 Bulanan Tahunan Bulanan Bulanan Tahunan 7. Product Uniqueness • Mengkaji ulang tenant dengan produk dagangan yang memiliki keunikan dan daya tarik untuk konsumen dalam berbelanja • Pengunjung yang datang lebih banyak dan mall lebih ramai • Analisa dan survei terhadap tenant potensial dengan keunikan tertentu • Menarik tenant‐tenant dengan keunikan tertentu Marketing, General Manager Marketing, General Manager 3 Bulanan Situasional sampai target tercapai
4.2. Kebutuhan Sumber Daya
Sumber daya yang perlu dipersiapkan dalam implementasi perbaikan strategi operasi antara lain : 4.2.1. Sumber Daya Manusia Saling keterkaitan permasalahan sebab akibat dalam pengelolaan pusat perbelanjaan menuntut diperlukannya kerjasama yang sinergi antar tiap divisi dalam manajemen pengelolaan. Program kerja antar divisi sangat menentukan arahan tujuan program untuk menentukan arahan tujuan program divisi lainnya. Peran karyawan dan staff untuk melakukan usulan perbaikan juga dapat ditingkatkan dengan memberi pelatihan dan pendidikan tentang bidang keahlian terkait, baik dari sisi teknologi dalam upaya penghematan energi, layanan pelanggan, manajerial dan data base, yang juga akan mendorong motivasi kerja karyawan.
Kualitas SDM juga ditingkatkan dengan menjalin relasi dengan pemasok, sponsor, event organiser, dan pihak ketiga lain dalam usaha mendapatkan other income yang dapat membantu menekan biaya operasional serta menunjang kerjasama untuk usaha meningkatkan tingkat huni dan jumlah pengunjung melalui iklan, event dan exhibition di pusat perbelanjaan.
Penambahan jumlah karyawan juga diusulkan untuk menyesuaikan cakupan pelayanan di gedung, terutama untuk teknisi yang bertugas, tenant relation dan customer service, serta collector untuk penagihan. 4.2.2. Sumber Daya Teknologi Pengembangan dalam teknologi yang dilakukan pada beberapa bidang : 73
a. Operasional Gedung
Penerapan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dalam menekan biaya operasional gedung, dengan melakukan modifikasi sistem utilitas gedung dalam mengurangi biaya listrik. Beberapa penerapan teknologi yang sudah dilakukan antara lain :
• Perbaikan efisiensi sistem pendingin dengan menambah panel termostat untuk mengetahui suhu ruangan, agar Fan Control Unit pada unit AC tidak bekerja terus menerus. • Modifikasi sistem distribusi listrik menggunakan tranformator yang menjaga stabilitas tegangan listrik untuk pasokan ke gedung. • Modifikasi Sewage Water Treatment (STP) untuk mengurangi biaya perawatan berkala
• Dilakukannya tera ulang pada unit KWH meter listrik untuk mengetahui keakuratan beban pemakaian
• Sistem jaringan online pada layanan parkir
• Sistem keamanan menggunakan kamera CCTV, bertujuan mengurangi jumlah SDM petugas keamanan yang berpatroli
b. Disiplin Kerja
Penerapan sistem absensi Finger Print digunakan untuk meningkatkan disiplin kerja karyawan dalam absensi, yang mempengaruhi pengukuran kinerja karyawan. Dengan teknologi ini, pekerjaan administrasi juga dapat disederhanakan sehingga tidak diperlukan staff HRD yang banyak.
c. Tagihan
Untuk mengurangi kesalahan pencatatan dalam tagihan biaya operasional ke penyewa; termasuk uang sewa, cicilan unit kios, biaya listrik, air dan service charge, diusulkan menerapkan program keuangan terpadu seperti Amagra, IFKA, atau
Centura, yang merupakan program keuangan yang dapat membantu administrasi dan data keuangan tiap unit penyewa/pemilik kios secara sistematis.
4.2.3. Sumber Daya Keuangan
Dari tingkat critical kebijakan terhadap biaya operasional, dengan menerapkan strategi cost leadership, manajemen IITC Kopo Mall harus berupaya untuk menekan biaya operasional dalam memberikan tarif yang kompetitif terhadap pesaing lain. Salah satu cara menekan biaya operasional adalah dengan mensubsidi biaya tersebut melalui other income yang didapat melalui kerjasama dengan pihak sponsor, entertainment, iklan dan promosi, untuk mengurangi komponen biaya operasional yang tertagih melalui service charge ke penyewa/pemilik kios.
Selain itu, investasi harus menjadi keuntungan yang tertunda dengan melihat kondisi pusat perbelanjaan saat ini untuk mengejar tingkat huni dan jumlah pengunjung dahulu. Kebijakan seperti unit investasi yang ditangguhkan dahulu diterapkan pada unit‐unit investasi seperti biaya toilet gratis, biaya parkir gratis, dan lain sebagainya. Dengan analisa setelah pusat perbelanjaan berjalan lancar dengan tingkat huni dan pengunjung yang tinggi, akan meningkatkan nilai investasi dari sewa/jual lahan dan ruang iklan, maka investasi tersebut dapat ditagihkan tanpa masalah.
Selain itu juga,pengembangkan kerja sama dengan pihak bank untuk kemudahan pendanaan pada pemilikan properti juga akan membantu para calon penyewa/pemilik kios untuk melirik IITC Kopo Mall sebagai tempat perdagangan yang kompetitif.
Akhir kata, penulis berharap apa yang dibahas pada proyek akhir ini dapat menjadi masukkan bagi IITC Kopo Mall untuk mengatasi permasalahan yang ada melalui 75
strategi operasi yang diterapkan. Hubungan bisnis yang baik dan akan bertahan lama apabila dilandasi dengan saling percaya, komitmen yang kuat dari masing‐ masing pihak, dan usaha untuk mendukung kesuksesan kerjasama tersebut.
