BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dari segi sejarah, perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama yaitu membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut dengan perpustakaan akademik. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya. Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) yang di maksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institute, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993-51) dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan menyatakan bahwa,” Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki tugas-tugas yang khas yang meliputi:
a. Memenuhui kebutuhan informasi masyarakat Perguruan Tinggi yang lazimnya mencakup staf pengajar, mahasiswa dan staf administrasi Perguruan Tinggi.
b. Menyediakan bahan rujukan atau referensi pada semua tingkat akademis, mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana.
c. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat, guna bagi berbagai pemakai serta menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi, tetapi juga lembaga industri lokal yang ada di sekitar perguruan tinggi tersebut.
Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan pelaksanaan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca
literatur bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan informasi yang lebih untuk keperluan riset maupun referensi tesisnya.
Disinilah letak tanggung jawab perpustakaan untuk menyediakan informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan apa-apa di perpustakaan. Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar.
Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institute, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdian masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi.
2.1.1 Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut pendapat Sutarno (2006:68), Peran perpustakaan tinggi adalah bagian dari tugas pokok yang harus dijalankan didalam perpustakaan. Oleh karena itu peran yang harus dijalankan itu ikut menentukan dan mempengaruhi tercapainya misi dan tujuan perpustakaan tersebut. Peran yang dapat dijalankan oleh perpustakaan antara lain:
1. Secara umum perpustakaan merupakan sumber informasi, pendidikan, peneletian preservasi dan pelestarian khasanah budaya bangsa serta tempat rekreasi yang sehat, murah dan bermanfaat.
2. Perpustakaan media atau jembatan yang berfungsi menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung didalam koleksi perpustakaan dengan para pemakainya.
3. Perpustakaan mempunyai peranan sebagai sarana untuk menjalin dan membangun komunikasi antara sesama pemakai, dan antara penyelenggaraperpustakaan dengan masyarakat yang dilayani.
4. Perpustakaan dapat pula berperan sebagai lembaga untuk mengembangkan minat baca, kegemaran membaca, kebiasan membaca dan budaya baca melalui penyedian berbagai bahan bacaan yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan masyarakat.
5. Perpustakaan dapat berperan aktif sebagai fasilitator, mediator, motivator bagi mereka yang ingin mencari, memanfaatkan, dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan pengalamannya.
6. Perpustakaan merupakan agen perubahan, agen pembengunan, dan agen kebudayaan umat manusia.
7. Perpustakan beperan sabagai lembaga pendidikan nonformal bagi anggota masyaakat dan pengunjung perpustakaan.
8. Petugas perpustakaan dapat berperan sebagai pembimbing dan memberikan konsultasi kepada pemakai atau melakukan pendidikan pemakai (user educaton), dan pembinaan serta menanamkan pemahaman tentang pentingnya perpustakaan bagi orang banyak.
9. Perpustakaan berperan dalam menghimpun dan melestarikan koleksi bahan perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik semua hasil karya umat manusia yang tak ternilai harganya. 10. Perpustakaan dapat berperan sebagai ukuran (barometer) atas
kemajuan masyarakat dilihat dari intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakan.
Selain pendapat Sutarno pendapat lain meyebutkan bahwa secara umum peran perpustakaan perguruan tinggi adalah menjadi media antara pemakai dengan koleksi sebagai sumber informasi pengetahuan, menjadi lembaga pengembangan minat dan budaya membaca serta mengembangkan komunikasi antara pemakai dengan penyelenggara sehingga tercipta kolaborasi, sharing pengetahuan maupun komunikasi ilmiah lainnya.
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharusnya memiliki kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
2.1.3 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
c. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna berbagai jenis pemakai.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1.Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti. 4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000:5) “tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai pada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan”.
2.2 Pengembangan Koleksi
Pengertian pengembangan koleksi perpustakaan mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Kegiatan ini meliputi berbagai aktivitas seperti penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi.
Kegiatan ini biasanya tertuang dalam program pengembangan koleksi yang isinya berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan pennerbitan, kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang besifat lokal (kondisi setempat)” (Darmono 2001 : 45 ).
2.2.1 Kebijakan Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu, diperlikan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak , baik di dalam maupun di luar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu, yang harus di pegang teguh, perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen , mahasiswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan kurikulum perlu di perhatikan.sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu di perhatikan dalam memilih bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran dan kerja sama.
Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatakan pustakawan, dosen, peneliti, mahasiswa, serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan. Pemilihan bahan perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah pengadaanya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan pustaka tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal karena melibatkan berbagai pihak, disamping harga buku yang terus meningkat. Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh pengguna.
Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa katalog. Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya. Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah peranan penting pengatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan. Selain mengendalikan koleksi, kedua hal itu juga sekaligus juga menginformasikan koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan diserahkan ke bagian pelayanan.
Menurut Akbar, Meida Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan (22 Maret 2011 at 5:41 pm ). Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan , sebab kebijakan tersebut :
a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
b. Member deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan.
c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin.
d. Menjadi standar atau tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi tercapai.
e. Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.
f. Menjadi sarana komunukasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 43 ) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas berikut:
1.Kerelevanan. Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan , pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat perguruan tinggi. Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan. Program studi, lembaga dan seterusnya . jenjang program meliputi program diploma, sarjana (S1), pasca sarjana (S2), spesialisasi dan seterusnya. Arah pengembangan pembelajaran jarak jauh (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga akan sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.
2.Berorientasi kepada kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah tenaga pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni yang kebutuhannya akan informasi berbeda – beda.
3.Kelengkapan. Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmuyang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap (lihat Kep. Mendiknas, No. 023/U/2000, tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi).
4.Kemuthakiran. Koleksi hendaknya mencerminkan kemuthakiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5.Kerja sama. Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna. Untuk mengadakan koleksi harus berpedoman kepada kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan untuk mempermudah proses kerja pengembangan koleksi dan kebijakan ini perlu diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi kebutuhan pemakai.
Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara rencana mengembangkan koleksinya.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 44 ) yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain:
1. Program lembaga.
2. Model pembelajaran yang dijalankan. 3. Kebutuhan pengguna
4. Jenis koleksi
5. Kriteria bahan pustaka. 6. Jumlah eksemplar. 7. Bahasa.
2.2.2 Kegiatan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi meliputi kegiatan pemilihan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, stock opname, dan wedding.
Pada kegiatan pengembangan koleksi ini akan dijelaskan siapa yang berwenang, untuk memilih pertimbangan yang dipakai dan siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 44 ) pada umumnya pengembangan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rector dan anggotanya yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara lain: a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.
b. Member kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya.
4. Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah/sumbangan, dan penerbitan sendiri.
5. Merawat bahan pustaka. 6. Menyiangi koleksi. 7. Mengevaluasi koleksi.
2.3 Pemilihan Bahan Pustaka
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus berpedoman pada prisip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaanya. Menurut Darmono dalam Buku Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah ( 2001 : 58 ) beberapa prinsip dasar dalam pemilihan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.
b. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penangguna jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi, ( 2004 : 47-48 ) ada beberapa asas yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka perpustakaan yaitu:
a. Wibawa seorang penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang tertentu.
b. Isi bahan perpustakaan cukup bermakana bagi pengembangan bidang studi.
c. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial.
d. Kualitas isi bahan perpustakaan. e. Harga.
f. Pemakaian bahasa.
g. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan yang lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.
h. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada lasan tertentu yang dapat diterima.
i. Tiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensklopedi, cukup diadakan satu perangkat.
j. Buku ajar yang diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapai diri dengan buku ajar yang diperlukannya.
k. Media bahan perpustakaan dipilihn sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk juga menyelenggrakan pembelajaran jarak jauh ( distance learning ) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media elektronik/digital peril diperhatikan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 46 ) untuk mengembangakan seleksi, diperlukan pustakawan yang mampu:
a. Memahami kurikulum semua program studi yang ada. b. Menyediakan formulir atau angket usulan pengadaan buku.
c. Mengadakan kegiatan survey kepada pengguna dengan cara menyebarkan angket kepada pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang ada di perpustakaan.
d. Mengadakan evaluasi koleksi yaitu menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
Dari uraian tersebut pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi keinginan pemakai. Dengan adanya proses pemilihan bahan pustaka yang baik maka diharapkan koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kurikulum yang digunakan.
2.3.1 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Sebagai seorang pustakawan untuk mencari informasi yang tepat, maka pustakawan tersebut harus mampu memahami seluk beluk bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka, pustakawan sangat terbantu dengan adanya alat bantu pemilihan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 53 ) alat bantu yang biasanya digunakan untuk memilih bahan perpustakaan yaitu :
a. Silabus mata kuliah. b. Bibliografi.
c. Tinjauan dan resensi buku. d. Pangkalan data perpustakaan lain. e. Sumber-sumber lain dari internet. f. Books in print.
g. Katalog penerbit.
Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan.
2.3.2 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Dalam pemilihan bahan pustaka harus memiliki beberapa prinsip, dan mampu memenuhu kebutuhan pengguna secara efisien dan optimal. Menurut Soetimah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
a. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
b. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. d. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
2.3.3 Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah salah satu usaha bersama antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 45 ) berhak dalam melakukan pemilihan bahan pustaka ini adalah:
a. Pustakawan.
b. Wakil sivitas akademika.
c. Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.
Dan yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan adalah: 1. Pustakawan.
2. Tenaga kerja dan peneliti. 3. Mahasiswa.
4. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan. 2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijkan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksiakhirnya muaranya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus di pandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi mana yang menjadi prioritas pengadaan pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Dengan demikian arah pengembangan koleksi sudah jelas. Hal ini penting dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan masuk ke dalam jajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001 : 58 ) secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
a. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
b. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar – menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan.
c. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka.
Secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan dilakukan melalui pembelian, hadiah, maupun melalui tukar-menukar. Hadiah dapat dari perorangan ataupun dari lembaga.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 22 Maret 2011 at 5 : 41 pm ) pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata betanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
1. Pengadaan atau pengembangan koleksi.
2. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka.
3. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi.
4. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperboleh (buku-buku out of print),tetapi sangat diperlukan pemakai.
5. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. 6. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Peerguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
a. Pembelian.
b. Sumbangan/hadiah. c. Tukar menukar.
2.4.1 Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 22 Maret 2011 at 5 : 41 pm ) pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
a. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sediktit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak.
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
1. Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
2. Toko buku tida selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
3. Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
4. Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
b. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung dari penerbitnya.
c.Melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2.4.2 Sumbangan/Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 ) perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
a. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan surat penghantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu : a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti
pengolahan bahan perpustakaan biasa.
2.4.3 Tukar-Menukar
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
1. Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
2. Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. 2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4. Mencatat alamat pemesanan.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
2.5 Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventarisasi (buku induk) sebagai tanda bukti pembendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
Menurut Milburga (2000: 76) keterangan yang dicatat dalam buku inventarisasi/induk adalah:
1. Nomor urut
2. Taggal masuk buku 3. Asal buku
5. Judul buku
6. Nama penerbit dan tahun terbit 7. Jumlah eksemplar
8. Harga satuan dan jumlah harga
9. Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi
10. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain 11. Keteranga mengenai keadaan buku
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000: 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir. 2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang
terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:
a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.
b. Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah.
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang dicatat.
6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.
10. Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventarisasi.
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi
15. Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Menurut Bafadal (2001:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:
1. Memberi stempel pada buku.
Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.
2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.
3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.
4. Mendaftar bahan pustaka
Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.
2.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka
Agar kandungan informasi yang terdapat dalam bahan informasi yang dikelola perpustakaan itu memiliki daya guna lebih lama, maka perlu diadakan pemeliharaan bahan pustaka. “Pemeliharaan adalah tindakan atau kegiatan mencegah, melindungi, dan memperbaiki semua fasilitas, sarana perabotan dan perlengkapan yang ada diperpustakaan, baik perlindungan dari kerusakan oleh sebab-sebab alamiah, maupun kerusakan akibat tangan-tangan usil manusia” (Pawit M. Yusuf dan Yaya Suhendar, 2007:119).
Kerusakan oleh sebab-sebab alamiah misalnya keausan bahan karena memang sudah tua dimakan usia seperti contohnya buku menjadi lapuk, kursi rusak karena sudah lama digunakan, dan sebagainya. Sedangkan kerusakan yang disebabkan tangan-tangan usil, misalnya sebagian buku disobek, dicoret-coret sehingga mengganggu tulisan aslinya, cara
duduk di kursi tidak benar sehingga mempercepat kerusakan kursi yang diduduki, dan sebagainya.
Menurut Pawit M. Yusuf dan Yaya Suhendar (2007:119) ada dua cara kegiatan pemeliharaan bahan pustaka yang dapat ditempuh agar kondisi perpustakaan tetap dalam keadaan baik adalah sebagai berikut:
1 Tindakan Preventif
Tindakan preventif ini dimaksudkan untuk mencegah sebelum bahan atau koleksi perpustakaan termasuk segala fasilitas, perabotan, dan perlengkapan mengalami kerusakan. Caranya antara lain sebagai berikut:
1) Membersihan secara rutin seluruh perabotan dan perlengkapan perpustakaan, termasuk keadaan ruangan yang harus selalu dalam keadaan bersih.
2) Memberi sampul setiap buku yang dimiliki oleh perpustakaan.
3) Mengatur ventilasi udara supaya tetap dalam keadaan normal, tidak terlalu dingin dan panas. Sinar matahari diusahakan supaya tidak langsung menembus ruangan perpustakaan.
4) Membersihkan koleksi buku dan lainnya dengan menggunakan komoceng atau kain lap yang bersih.
5) Memberi peringatan kepada para pengguna agar secara bersama-sama turut menjaga kebersihan dan kelestarian perpustakaan.
6) Memasang simbol-simbol peringatan di ruang perpustakaan agar pengunjung menjaga kebersihan dan keamanan.
7) Tetap menjaga kerapian letak buku-buku atau koleksi perpustakaan, termasuk perlengkapan dan perabot agar selalu dalam keadaan siaga layan.
2 Tindakan Kuratif
Tindakan kuratif mempunyai arti perbaikan atau pengobatan akan sesuatu yang sudah terlanjur rusak, seperti contohnya buku-buku yang jilidnya rusak, lembarannya rusak sebagian, sobek sebagian, dan lain-lain. Tindakan perbaikan ini bias dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Melaksanakan penjilidan sederhana terhadap buku-buku yang rusak sebagian, misalnya kulit buku yang lepas, sobek sebagian, dan kerusakan sejenis lainnya.
2. Melaksanakan penyemprotan dengan menggunakan obat-obat anti serangga guna membunuh serangga pengganggu yang berada di sela-sela buku dan bahan koleksi lain di perpustakaan. Penyemprotan diharapkan juga dapat menetralisir ruangan dari seranggang pengganggu lainya.
3. Mengganti bahan-bahan yang sudah rusaksekali dengan bahan yang baru terutama jika buku-buku tersebut banyak peminatnya.
4. Meminta ganti rugi kepada pengguna perpustakaan yang dengan sengaja telah merusak atau menghilangkan koleksi milik perpustakaan.
2.7 Weeding
Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan perpustakkan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang kelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan.
Menurut Yulia (1993:199) pedoman umum penyiangan koleksi adalah:
1. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakkan. 2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
4. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi. 5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat
diusahakan gantinya.
6. Bahan pustaka yang jumlah kopinya terlalu banyak, frekuensi pemakaiannya rendah.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan ( 22 Maret 2011 at 5 : 41 pm ) penyiangan yang dilakukan diperpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
b. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
c. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakkan koleksi. d. Memungkinkan staff perpustakaan mengelola koleksi secara efektif
dan efisien.
