EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PT COCA
COLA BOTTLING INDONESIA UNIT JAWA BARAT
EVALUATION OF THE INTERNAL CONTROL OF CREDIT
PURCHASING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF PT
COCA COLA BOTTLING INDONESIA WEST JAVA UNIT
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh:
Albert Ferdinand Christian 095111033
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
BANDUNG 2012
ABSTRAK
Dalam penelitian yang berjudul “Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit PT Coca Cola Bottling Indonesia Unit Jawa Barat” ini, penulis membahas sistem informasi akuntansi pembelian kredit secara lebih mendalam. Penulis juga melakukan evaluasi dan analisis terhadap pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem tersebut dengan menggunakan model pengendalian internal COSO sebagai acuan penilaian.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif analisis , yaitu metode penelitian yang mendeskripsikan dan menganalisa data-data serta informasi akuntansi pembelian kredit. Data yang ada diperoleh penulis dari hasil observasi langsung dan wawancara dengan staf yang terlibat dengan sistem informasi akuntansi pembelian kredit. Data tersebut kemudian diolah menggunakan control matrix.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa aktivitas sistem informasi akuntansi pembelian kredit PT Coca Cola Bottling Indonesia Unit Jawa Barat terdiri atas pembuatan surat pengajuan pembuatan purchase request; pemasukan data permintaan barang ke dalam sistem; prosedur pemilihan pemasok; pemasukan data purchase requisition untuk validasi; prosedur pembuatan purchase order; prosedur penerimaan barang; prosedur pencatatan dan pembayaran utang kepada pemasok; serta prosedur pengarsipan dokumen pembelian. Selain itu, berdasarkan hasil pengolahan control matrix, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian kredit pada perusahaan termasuk dalam kategori pengendalian internal yang memadai. Artinya, telah menerapkan pengendalian internal sistem informasi akuntansi pembelian kreditnya dengan baik.
Kata kunci : pembelian kredit, sistem informasi akuntansi, pengendalian internal, COSO.
ABSTRACT
In the research entitled “Evaluation of the Internal Control of Credit
Purchasing Accounting Information System of PT Coca Coca Bottling Indonesia West Java Unit”, the writer discussed credit purchasing accounting
information system throughly. The writer also conducted some evaluation and analysis on the internal control applied in the system by using COSO internal control model as the assessment standard.
The research method used was descriptive analysis which describes and analyzes the data and information from the activities of credit purchasing accounting information system. The data was taken from direct observation and interview with staff involved in credit purchasing accounting information system. Those data was processed by using control matrix.
The results of this research found that the activities of credit purchasing accounting information system of PT Coca Cola Bottling Indonesia West Java Unit consisted of purchase request creation; submitting goods request into the systems; supplier bidding procedures; submitting purchase requisition for validation; purchase order creation procedures; goods receiving procedures; liabilities record procedure; and archiving purchasing document procedures. Furthermore, based on the result of the control matrix process, it can be concluded that the credit purchasing accounting information system in this company was in good category. It means that the company has implemented the internal control in the good way.
Keywords : credit purchasing, accounting information system, internal control, COSO.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III (D-3) Program Studi Akuntansi di Politeknik Negeri Bandung. Tugas Akhir ini oleh penulis diberi judul “EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PT COCA COLA BOTTLING INDONESIA UNIT JAWA BARAT”.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapat banyak dukungan dari berbagai pihak, khususnya keluarga tercinta. Penulis berterima kasih kepada Ayah, Ibu, dan Adik-adik yang selalu memberikan dukungan, baik moral maupun materiil.
Penyusunan Tugas Akhir ini tentunya tidak lepas dari bantuan banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :
1. Bapak Iwan Dermawan, SE., Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan saran serta petunjuk dalam penyelesaian laporan kerja praktik ini.
2. Bapak Taufik Damai Waskito, selaku staf purchasing dan pembimbing penulis di tempat kerja praktik yang telah memberikan bimbingan, ilmu, dan saran.
3. Bapak Taflikhul Imam selaku Purchasing Officer PT Coca Cola Amatil Indonesia unit Jawa Barat atas kesempatan dan kemudahan yang telah diberikan.
4. Ibu Soelfana Widhiyasmiati selaku staff Human Resources Department atas bantuannya kepada penulis untuk bisa melaksanakan kerja praktik di PT Coca Cola Amatil Indonesia unit Jawa Barat.
5. Bapak Nugroho dan Ibu Ratna serta seluruh staf dan karyawan PT Coca Cola Amatil Indonesia unit Jawa Barat.
6. Bapak Dadang Hermawan, selaku ketua Jurusan Akuntansi.
7. Bapak Arry Irawan, SE., M.Si selaku ketua Program Studi Akuntansi. 8. Seluruh dosen dan staf Politeknik Negeri Bandung, khususnya di Jurusan
Akuntansi
9. Keluarga besar 3 AK B yang selalu memberikan semangat dan dukungan. Semoga kita semua lulus bersama dengan hasil yang memuaskan.
10. Rekan – rekan mahasiswa seperjuangan angkatan 2009 Program Studi Akuntansi yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang juga memberi bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Sahabat-sahabat saya, Sondang, Deny, Silvy yang selalu memberikan dukungan kepada penulis.
12. Seluruh pihak yang ikut serta membantu dalam penyelesaian laporan ini. Penulis sadar bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Kekurangan ini akibat keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis berharap adanya saran dan kritik yang membangun dari semua pihak.
Akhir kata penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat untuk semua pihak terutama PT. Coca Cola Amatil Indonesia unit Jawa Barat serta bagi penulis yang akan menjadi pengalaman berharga di kemudian hari.
Bandung, Juni 2012 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR JUDUL
ABSTRAK... i
ABSTRACT... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... vi
DAFTAR TABEL... xi
DAFTAR GAMBAR... xii
DAFTAR LAMPIRAN... xiii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Identifikasi dan Pembatasan Masalah... 5
1.2.1 Identifikasi Masalah... 5
1.2.2 Pembatasan Masalah... 5
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian... 6
1.3.1 Tujuan Penelitian... 6 1.3.2 Manfaat Penelitian... 6 1.4 Pendekatan Masalah... 7 1.5 Metodologi Penelitian... 11 1.5.1 Metode Penelitian... 11
1.5.2 Subyek dan Obyek Penelitian... 11
1.5.3 Data Penelitian... 11
1.5.3.1 Jenis Data... 11
1.5.3.2 Sumber Data... 12
1.5.3.3 Teknik Pengumpulan Data... 13
1.5.4 Alat Analisis Data... 13
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian... 16
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 17
2.1 Sistem Informasi Akuntansi... 17
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 17
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi... 18
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi... 19
2.2 Definisi Pembelian... 20
2.2.1 Pengertian Pembelian... 21
2.2.2 Jenis-jenis Pembelian... 21
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian... 22
2.3.1 Konsep Dasar Sistem Akuntansi Pembelian... 23
2.3.2 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Pembelian Kredit... 23
2.3.3 Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit... 25
2.3.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit... 26
2.3.5 Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian Kredit... 28
2.3.6 Laporan yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit... 29
2.4 Pengendalian Internal... 29
2.4.1 Pengertian Pengendalian Internal... 30
2.4.2 Tujuan Pengendalian Internal... 31
2.4.3 Komponen Pengendalian Internal COSO... 33
2.4.4 Pentingnya Pengendalian Internal... 44
2.4.5 Pihak yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal... 46
2.4.6 Keterbatasan Pengendalian Internal... 49
2.5 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit... 51
2.5.1 Tujuan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian... 52
2.5.2 Penerapan Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit... 53
BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN... 55
3.1 Gambaran Umum PT. Coca Cola Bottling Indonesia Unit Jawa Barat... 56
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 56
3.1.2 Lahirnya Coca Cola di Indonesia... 57
3.1.3 Sejarah Berdirinya Perusahaan... 58
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan... 59
3.1.4.1 Visi Perusahaan... 59
3.1.4.2 Misi Perusahaan... 60
3.1.5 Aktivitas Perusahaan... 61
3.1.6 Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan... 62
3.1.7 Kebijakan Perusahaan Terhadap Proses Pembelian... 68
3.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan.... 69
3.2.1 Unit Organisasi Terkait... 70
3.2.2 Dokumen yang Digunakan... 75
3.2.3 Catatan yang Digunakan... 79
3.2.4 Prosedur yang Diterapkan... 80
3.3 Struktur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan... 87
3.3.1 Lingkungan Pengendalian... 87
3.3.2 Penilaian Risiko... 89
3.3.3 Aktivitas Pengendalian... 91
3.3.4 Informasi dan Komunikasi... 93
3.3.5 Pemantauan... 94
3.4 Analisis Data dan Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan... 95
3.4.1 Perhitungan Interval... 95
3.4.2 Analisis Control Matrix... 98
3.4.3 Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit PT. Coca Cola Bottling Indonesia Unit Jawa Barat... 101
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN... 111
4.1 Simpulan... 111 4.2 Saran... 113
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3.4.1 Pengolahan Control Matrix... 98
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Logo PT. Coca Cola Bottling Indonesia... 61 Gambar 2.2 Sturuktur Organisasi PT. Coca Cola Bottling Indonesia... 63
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lamp. 1 Surat Permintaan Pembelian... L-1 Lamp. 2 Surat Pesanan Pembelian... L-2 Lamp. 3 Kontra Bon... L-3 Lamp. 4 Faktur Pembelian (Invoice)... L-4 Lamp. 5 Surat Jalan... L-5 Lamp. 6 Kuitansi... L-6 Lamp. 7 Faktur Pajak... L-7 Lamp. 8 Pengajuan Pembuatan Purchase Request... L-8 Lamp. 9 Surat Perintah Pengambilan Barang... L-9 Lamp. 10 Surat Perintah Kerja... L-10 Lamp. 11 Kartu Bimbingan Tugas Akhir... L-11 Lamp. 12 Bagan Alur (Flowchart) Pembelian... L-12 Lamp. 13 Kuesioner Penelitian... L-13 Lamp. 14 Hasil Perhitungan Kuesioner... L-14 Lamp. 15 Surat Persetujuan Permohonan Data... L-15
DAFTAR PUSTAKA
Arens, et all. (2008). Auditing dan Jasa Assurance. Jakarta: Erlangga
Burhannudin, Mochamad Saeful. (2005). Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Sistem Pembelian Bahan Baku Lokal pada PT Tanabe Indonesia Bandung. Bandung: Jurusan Akuntansi POLBAN.
Boynton, et all. (2002). Modern Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Gelinas, Sutton at all. (2004). Accounting Information Systems. Connecticut: Thomson Learning, USA.
Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Ikatan Akuntan Indonesia. (2004). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta:
Salemba Empat.
Indriantoro. (2002). Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Krismiaji. (2005). Sistem Informsai Akuntansi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Longenecker, G. Justin at all. (2001). Kewirausahaan Manajemen Usaha Kecil.
Jakarta: Salemba Empat.
Midjan, La dan Ashar Susanto. (2001). Sistem Informasi Akuantansi 1 Pendekatan Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lingga Jaya.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2004). Auditing. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B, Paul J. Steinbart. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Zahra, R. Irania. (2010). Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Persediaan pada Divisi Makanan dan Minuman CV Cihanjuang Inti Teknik Cimahi Menggunakan Framework COSO. Bandung: Jurusan Akuntansi POLBAN.
