Pengawasan Intern Kas Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

(1)

BAB II

BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN

A. Sejarah Ringkas

Pelayanan prima dituangkan pada visi dan misi Nasional Indonesia,

menunjukkan bahwa tuntutan masyarakat terhadap pelayanan prima aparatur

pemerintah kepada masyarakat merupakan keharusan dan tidak dapat

diabaikan lagi, karena hal ini merupakan bagian tugas dan fungsi pemerintah.

Pelayanan prima kepada masyarakat tersebut diatas tertuang antara lain

dalam:

1. Garis–garis Besar Haluan Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Bab

III.

2. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur

Pemerintah Kepada Masyarakat.

3. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata

laksana Pelayanan Umum.

4. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998,

antara lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu

pelayanan masyarakat diupayakan dengan menerapkan pola pelayanan

terpadu (satu atap dan satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan

(2)

5. Keputusan Menpan No. KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman umum

penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi

Pemerintah.

6. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 tentang petunjuk teknis

Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan

Publik.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah antara lain ditegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi

adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang

semakin baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi,

keadilan dan pemerataan. Jadi kualitas layanan aparatur pemerintah kepada

masyarakat merupakan 19ndicator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan

dengan hal tersebut di atas, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota

Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja

Perangkat Daerah Kota Medan

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi merupakan susunan komponen – komponen (unit –

unit kerja) dalam suatu organisasi yang menunjukkan adanya pembagian

kerja, tugas, dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya sesuai

dengan keahlian masing – masing karyawan. Struktur organisasi Badan

(3)

1. Sekretariat/Badan

2. Bagian Tata Usaha

a. Sub Bagian Umum

b. Sub Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Penyusunan Program

3. Bagian Fungsional

a. Bidang Pelayanan Perijinan I

b. Bidang Pelayanan Perijinan II

c. Bidang Pelayanan Perijinan III

d. Bidang Pelayanan Perijinan IV

Gambar 2.1

(4)

C. Job Description

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal

159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang

Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)

Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur

Organisasi dari sekretariat badan adalah sebagai berikut :

1. Sekretariat/Badan

Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah.Badan sebagaimana dimaksud didukung oleh

Sekretariat yang dipimpin oleh Kepala.Kepala Sekretariat sebagaimana

dimaksud karena jabatannya adalah Kepala Badan.

 Tugas Pokok Sekretariat/Badan :

Sekretariat/Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan

koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang

perijinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi,integrasi,

sinkronisasi, simplikasi, keamanan dan kepastian.

 Fungsi Sekretariat/Badan :

• Pelaksanaan penyusunan program;

• Penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan;

• Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan;

• Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan;

(5)

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

2. Bagian Tata Usaha

Bagian tata Usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

 Tugas Pokok Bagian Tata Usaha :

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup ketatausahaan yang meliputi

pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program.

 Fungsi Bagian Tata Usaha :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha;

• Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi

keuangan, kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan

rumah tangga;

• Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program

Badan;

• Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan

Badan;

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

(6)

a. Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata

Usaha.

 Tugas Pokok Sub Bagian Umum :

Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup administrasi umum.

 Fungsi Sub Bagian Umum :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian

Umum;

• Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi

umum;

• Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan

naskah dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian,

perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumah-tanggaan

Badan;

• Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan;

• Pelaporan lingkup administrasi umum;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai

(7)

b. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata

Usaha.

 Tugas Pokok Sub Bagian Keuangan :

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokokmelaksanakan

sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup pengelolaan

administrasi keuangan.

 Fungsi Sub Bagian Keuangan :

Keuangan;

• Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi

keuangan;

• Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi

kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan,

pemrosesan, pengusulan, dan verifikasi;

• Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan

admnistrasi keuangan;

• Penyusunan laporan keuangan Badan;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

(8)

c. Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub

Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Bagian Tata Usaha.

 Tugas Pokok Sub Bagian Penyusunan Program :

Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup

penyusunan program dan pelaporan.

 Fungsi Sub Bagian Penyusunan Program :

Penyusunan Program;

• Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan

rencana dan program Badan;

• Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan;

• Pengembangan sistem informasi pelayanan;

• Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan

masyarakat;

• Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan

pengendalian;

• Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas;

(9)

3. Bagian Fungsional

a. Bidang Pelayanan Perijinan I

Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang I,

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Badan.

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan I :

Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan

perijinan yang berkaitan dengan Usaha, Perdagangan dan

Perindustrian.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan I :

• Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang

Pelayanan Perijinan I;

• Penyusunan petunjuk teknis Bidang PelayananPerijinan I;

• Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja

Bidang Pelayanan Perijinan I;

• Pelaksanaan pelayanan perijinan;

• Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan

dengan permohonan Ijin;

• Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

• Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan

terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara

(10)

• Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan

persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan;

• Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya

terkait bidang pelayanan perijinan;

• Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan I.

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

b. Bidang Pelayanan Perijinan II

Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang II,

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan II :

Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok

perijinan yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban

masyarakat.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan II :

Pelayanan Perijinan II;

• Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan

II;

(11)

• Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang

berkaitan dengan permohonan Ijin;

pemeriksaan lapangan;

• Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan,

perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan II.

• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Bidang Pelayanan Perijinan III

Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala Bidang III,

 Tugas Pokok Bidang Pelayana Perijinan III :

Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas pokok

(12)

pelayananperijinan yang berkaitan dengan tata ruang,

perhubungan, dan lingkungan hidup.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan III :

Pelayanan Perijinan III;

III;

Bidang Pelayanan Perijinan III;

(13)

d. Bidang Pelayanan Perijinan IV

Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala Bidang IV,

 Tugas Pokok Bidang Pelayanan Perijinan IV :

Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas pokok

perijinan yang berkaitan dengan konstruksi, kesehatan dan

lain-lain.

 Fungsi Bidang Pelayanan Perijinan IV :

Pelayanan Perijinan IV;

IV;

Bidang Pelayanan Perijinan IV;

(14)

pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan IV;

Setiap Bidang Pelayanan Perijinan dibantu oleh Tim Teknis

dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Tugas – tugas Tim

Teknis tersebut, antara lain :

• Meneliti permohonan ijin;

• Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

• Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap

permohonan ijin apabila diperlukan:

• Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi

(15)

• Memberikan saran-saran atau

pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut

pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

D. Jaringan Kegiatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan merupakan suatu instansi

pemerintah daerah yang didirikan dengan tujuan untuk mewujudkan

pelayanan prima dalam melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus

perijinan dengan didasarkan pada prinsip – prinsip pelayanan publik, yaitu :

responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian

hukum. Hal lain yang menjadi tugas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan adalah meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur

Pemerintah Kota Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan

masyarakat, serta mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat

untuk nantinya berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan pembangunan

daerah.

E. Kinerja Kegiatan Terkini

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan telah melakukan banyak

hal dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, diantaranya :

1. Memberikan pelayanan kepada masyarakat mulai dari penerimaan

(16)

2. Melaksanakan pelayanan perijinan yang optimal sesuai dengan Standard

Operational Procedure (SOP) yang berlaku.

3. Melaksanakan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) yang berkaitan dengan perijinan.

4. Meraih beberapa penghargaan, seperti : Kontes Inovasi Solusi 2014,

Ombudsman 2013, UKP4, dan AS/ANZ ISO 9001:2008

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, yaitu

1. Penyediaan Jasa Komunikasi.Sumber Daya Air dan Listrik

2. Peningkatan Sarana dan Prasarana aparatur

3. Peningkatan Disiplin Aparatur

4. Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja

Keuangan