5 BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Makanan di Kitchen Hotel
Dalam proses pengadaan barang akan dilakukan oleh bagian pembelian.Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan.(Wiyasha IBM,2006:41)untuk mengendalikan aktivitas pembelian diperlakukan sistem prosedur untuk bahan makanan segar dan groceries.Dengan sistem dan prosedur pembelian akan didapat hasil yang sama setiap kali suatu pembelian dilakukan.Bila terjadi kesalahan atau penyimpangan maka kesalahan itu akan dapat dengan mudah ditelusuri oleh manajemen.Dalam sistem dan prosedur pembelian ditentukan siapa yang berwenang melakukan pembelian,dan fungsi-fungsi lain yang harus dikoordinasikan dengan rencana pembelian bahan makanan.
6
7
2.2 Penerimaan Bahan Makanan Oleh Bagian Receiving
Penerimaan bahan-bahan makanan untuk kebutuhan dapur dapat dilakukan dengan melalui tahapan mengajukan permintaan bahan/barang dengan mengisi formulir food requistion,yang harus disetujui dan ditanda tangani oleh staf yang bewenang dibagian yang bersangkutan tersebut,misalnya supervisior restoran atau restoran manajer,kemudian receiving (Sulatiyono Agus 1999 : 198).
Penerimaan bahan makanan sangat penting dalam pengendalian harga pokok makanan.Fungsi ini merupakan rangkaian lanjutan setelah bahan makanan dipesan oleh fungsi pembelian dan penerimaan.Fungsi penerimaan harus dikendaliakan oleh manajemen agar melakukan perannya yang sangat vital dalam pencapaian target harga pokok bahan makanan.Tujuan pengendalian aktivitas fungsi penerimaan adalah agar hotel/restoran:
a. Mendapatkan jumlah sesuai dengan yang dipesan b. Mendapatkan harga yang sesuai dengan yang ditawarkan
c. Mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan yang ditawarkan
Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan berbagai sistem prosedur penerimaan bahan makanan oleh bagian receiving :
8
Peranan receiving sangat berpengaruh dalam penerimaan barang dan harus mempersiapkan diri sebelumnya dengan memiliki pengetahuan khusus mengenai barang-barang yang akan diterima terutama tentang kualitas, spesifikasi atau jenis dari barang yang akan diterima agar sesuai dengan yang diharapkan oleh sipemakai barang.
Selain pengetahuan dasar tersebut faktor penunjang lain seperti kelengkapan administrasi dan peralatan yang memadai juga harus sudah dipersiapkan sebelumnya,antara lain:
a. Lembar/formulir purchase order yang sudah disetujui,sebagai pedoman dalam menerima barang dari berbagai supplier yang akan datang pada hari yang sudah ditentukan
b. Lembar/formulir memorandum invoice,yaitu formulir yang di pakai untuk mencatat kembali nota-nota sesuai dengan barang yang diterima pada hari itu. c. Lembar/folmulir daily receiving report,yaitu folmulir yang dipakai untuk
membuat rekap barang-barang yang diterima pada hari itu,sesui dengan nota dan memorandum voice untuk dilporkan kepada bagian hutang.
d. Lembar atau spesifikasi barang/bahan yang akan diterima sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan dan daftar harga yang berlaku.
e. Peralatan utama seperti timbanga besar,timbangan elektronik,keranjang plastik besar untuk mengangkut barang/bahan kegudang dan kedapur
9 2. Pengawasan Dalam Penerimaan Barang
Sebagai petugas receiving sekaligus petugas storekeeper harus selalu mempunyai ketelitian dan pengawasan terhadap barang-barang. Barang-barang yang diperiksa harus benar-benar diperiksa kecocokanya dengan teliti sesuai dengan perincian standar pembelian yang telah ditetapkan oleh hotel.Pengawasan yang luas meliputi semua ciri-ciri khas kualitas harus diadakan.
Ketelitian tersebut antara lain mengecek nota pembelian,mengecek barang baik jumlah,jenis,harga,dan kualitas dicocokan dengan catatan dan market list dan membuka setiap barang yang terbungkus untuk mengetahui kebenaran dari isi barang.
Setelah cocok dengan barang, yang sudah dibeli dimasukkan ke gudang untuk disimpan.Tugas receiving clerk selain menerima barang dan meneliti barang maka juga harus mengadakan pengawasan pada saat pemasukan barang ke gudang oleh vendor,ini bertujuan untuk menghindari pencurian barang karena sebenarnya tidak dibenarkan vendor masuk kedalam area penyimpanan barang.
10
ketelitian setiap barang- barang yang datang. Barang-barang tersebut akan dimasukan ketempat penyimpanan (WA Marsum,1993:45).
3. Kelancaran Operasional Barang
Untuk menunjang kelancaran operasional barang di hotel,semua barang-barang yang masuk kehotel untuk keperluan operation hams melalui bagian receiving guna pendataan dan pengawasan.Barang-barang yang diterima oleh bagian receiving merupakan barang barang permintaan dari masing-masing departemen yang ada dihotel yang sebelumnya telah ada pembelian oleh bagian pengadaan barang atau bagian purchasing.
Bagian purchasing bertugas dalam hal pengadaan barang dan barang untuk semua keperluan atas dasar permintaan.pengadaan barang diadakan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari Chief Accounting dan General Managerkemudian mencari penawaran kepada supplier.Pembelian bahan harus diatur dengan spesifikasi tertentu sehingga didapat bahan dengan kualitas dan kuantit
as baik.Setelah terjadi kesepakatan antara purchasing denga supplier maka pengiriman barang dilakukan,yang sebelumnyatelah dibahas diatas pada pengadaan barang.
11
oleh vendor atas pesanan dari bagian purchasing sesuai dengan Standard Purchase Specification (SPS). Petugas Receiving harus selalu mengadakan pengawasan dan ketelitian setiap barang-barang yang datang.Barang-barang yang telah lolos dari pengwasan dan ketelitian petugas Receiving,barang-barang tersebut akan dimasukan ketempat penyimpanan.
4. Daily Receiving Report Food
Prepared By : Received By : Checked By :
Receiving Clerk. Store Keeper. Cost control
2.3 Penyerahan Bahan Makanan ke Bagian Dapur
12
serta didukung oleh bukti penyerahan barang.Artinya,wewenang menyerahakan barang dari gudang ditentukan oleh pejabat tertentu saja.Misalnya mengeluarkan daging segar dan sayuran yang berhak mengelurakan hanya kepala dapur(chef de cuisine) dan wakil kepala dapur(sous chef de cuisine).Dengan menyerahkan barang perlu ada koordinasi kebagian store atau ada tanda tangan dari petugas dapur dan pihak store berhak mengeluarkan barang dan arsip gudang.Hal lain yang perlu dapat perhatian adalah agar dalam kebijakan dinyatakan pula bahwa bahan makanan hanya dapat dikeluarkan dari store melalui dokumen/formulir permintaan barang gudang yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.Bila daging,sayuran,ikan laut( seafood) dan karkas unggas segar keluar dari gudang kartu daging bagian atas dan sayuran awalnya disertakan difolmulir penyerahan barang store untuk disampaikan ke bagian pengendalian harga pokok makanan (Food cost controller).Penyerahan barang dari gudang kebagian dapur,atau departemen dapur harus membuat formulir permintaaan barang gudang.Harga bahan pokok makanan yang keluar dari gudang akan delengkapi oleh fungsi/bagian food cost controller pada tembusan formulir penyerahan bahan makanan yang dieperuntukkan bagi fungsi ini.(PH Bartono & EM Ruffino,2006:104)
2.4 Penanganan Penyimpanan Bahan Makanan Oleh Bagian Dapur
13
dapur memerlukan beberapa analisis untuk memberi nilai efesiensi pemakaianya dan mengantisipasi hal- hal yang menjurus pada pemborosan bahan makanan di dapur.
Untuk menghidari kerusakan bahan makanan karena salah penanganan ketika berada di gudang penyimpanan hal-hal berikut harus dilakukan:
1. Pisahkan bahan makanan yang mengeluarkan aroma dengan bahan makanan yang menyerap aroma bahan makanan yang lain.Dengan pemisahan ini kemungkinan kerusakan cita rasa bahan makanan dapat diperkecil.Misalnya,jangan menyimpan telor berdampingan dengan kol segar.Telor akan menyerap bau/aroma yang dikeluarkan oleh kol sehingga kualitas telor akan menurun.
2. Bahan makan dikeluarkan berdasarkan atas First-in first-out basis.Artinya,bahan makanan yang lebih awal masuk ke gudang,lebih awal di keluarkan.Untuk dapat melaksanakan metode ini petugas gudang harus membuat tanda bahan makanan yang harus lebih awal dikeluarkan dari gudang (melalui formulir permintaan barang gudang).
3. Tata letak bahan makanan agar diatur sedemikian rupa sehingga bahan makanan yang memiliki tingkat kebutuhan yang relatif tinggi lebih muda diambil.sebaliknya,kebutuhannya relatif rendah dapat disimpan agak jauh dari pintu gudang.
14
Bahan makanan yang cepat rusak dan kadaluwarsa seperti sayur-sayuran,ikan,buah-buahan, rempah-rempah segar,telor,keju, susu segar,yoghurt,dan berbagai daging,memerlukan penanganan yang lebih khusus dibandingkan menerima barang jenis groceries dan minuman yang tidak mudah busuk/rusak.Oleh karena itu jenis barang seperti ini selalu dipesan setiap hari oleh bagian dapur agar hotel tetap mendapatkanbahan makanan yang segar.
Walaupun pesanan dilakukan setiap hari,pesanan selalu disesuaikan dengan tingkat hunian kamar dari hari kehari dan agar perkiraan kebutuhan akan bahan makanan tersebut selalu terjaga dan hanya boleh disediakan untuk dua hari atau tiga hari saja.Setelah bahan yang pertama mendekati habis,barulah dibuat pesanan baru lagi untuk jenis makanan perishable,dengan mempergunakan formulir yang disebut dengan market list.
Karena umur dari barang/bahan makanan jenis perishable ini diperkirakan maksimal hanya dua sampai tiga hari saja,maka pesanan harus dilakukan setiap hari dan disimpan pada ruangan pendingin disebut dengan chilled room diarea daily store
15
kontrak,jika semua sudah cocok barulah dilakukan penimbangan sayuran dan buah-buahan tersebut,beberpa kilogram jumlah pesanananya,dengan memperguanakan timbangan besar yang sudah ditera/sah dan sudah disediakan oleh pihak perusahaan/hotel sebelumnya (Suarsana Nyoman,2007: 64)
2.4.2 Alat-Alat Penyimpanan Bahan Makanan 1. Alat Penyimpanan Bahan Makanan Panas
Alat penyimpanan bahan makanan panas ini mampu mepertahankan makan segar tetap panas dan dapat disajikan secara panas pula. dan di bawah ini contoh dari alat-alat tersebut
a. Bain-marie yang berupa bak air panas untuk menyimpan b. Food warmer yang berupa lemari dari logam,dipanasi dengan
elemen,listrik,untuk makanan panas.
c. Infrared warmer yang panasnya memakai inframerah dan fungsingya juga sebagai pemanas
d. Rechaud yang merupakan pemanas listrik untuk 8 porsi atau piring makanan.
2. Alat Penyimpanan Bahan Makanan Dingin
16 a. Cold sandwich dan cold canape
b. Cold meat platter,fruit platter,cheese paltter
c. Cold salad,mead salad,fruit salad
d. Pudding,punch,juices,shakes,cold sauces,dessert sauces
e. Cold vegetables,pickled vegetables
3. Alat Penyimpanan Bahan Makanan Beku
Penyimpanan makanan dingin dengan alat pembeku atau “frezeer”biasa digunakan untuk bahan makanan mentah, setengah jadi, atau bahan yang sudah siap dimakan.
Pembekuan dibawah 00C diperlukan untuk keawetan bahan tersebut dan mengahambat perkembangan bakteri. Selain itu,juga menjaga agar tekstur bahan makanan tentap konsisten,tidak cair atau berubah menjadi lembek. Selain harus bersih alat ini juga tidak boleh sering mati,sehingga fungsinya sebagai pembeku gagal dan malah mempercepat kerusakan makanan. Bahan makanan yang biasa disimpan pada alat ini diataranya
a. Berbagai jenis ikan laut,sea food dan lobster b. Berbagai jenis daging sapi
c. Daging ayam,sosis,daging asapan
d. Sisa penyiangan berupa tulang dan tetelan e. Bahan seperti french,cassata
17 2.4.3 Suhu Penyimpanan Bahan Makanan
Dalam penyimpanan bahan makanan perishable,ada dua bagian penyimpanan didapur hotel. Bagian pertama,didapur tersedia satu storage yang besar yang dapat dimasuki oleh petugas dapur “walk-in refrigator”.Penyimpanan barang atau storing adalah semua barang yang dibeli purchasing agar tahan lama dan dpat diatur penggunaanya,di simpan oleh bagian storing.Dalam penyimpanan bahan makanan diperlukan laberalisasi atau pemberian tanda atau nama pada tiap bahan dan bahan yang warnanya serupa,untuk mempermudah pembedaan.Label ini dinamakan Production Tagyang membuat identitas bahan tersebut.Manfaat pemakain Production Tag,jika ada yang akan mengambil barang tersebut langsung dapat diketahui tanggal pembuatanya, jumlah barang yang dibuat,dan jenis barangnya.
18
Suhu penyimpanan bahan makanan harus sesuai dengan jenis bahan makanan yang disimpan.Dengan temperatur yang tepat,kerusakan bahan makanan akan dapat diperkecil,bahkan dihindari. Sebagai contoh,temperatur yang tepat untuk bahan makanan adalah sebagai berikut :
1. Daging segar pada suhu10Csampai denga 30 celcius
