Langkah 8. Sosialisasi / desiminasi Yang dilakukan pada tahap ini adalah
A. ANALISIS AKAR MASALAH
2. Langkah langkah Analisis Akar Masalah (RCA)
Proses analisis akar masalah dilakukan secara bertahap, oleh karenanya mempunyai batasan waktu yang cukup lama untuk penyelesaiannya yaitu kurang lebih 45 hari. Bila mengacu pada National Patient Safety Foundation (NPSF) maka disebutkan proses ini terdiri dari 9 langkah, namun bila mengacu pada Join Commision International (JCI) ada 21 langkah,yang masih dapat lebih disederhanakan menjadi 7 langkah. Namun demikian pada prinsipnya substansi setiap langkah dari keduanya tidak terlalu berbeda, yaitu :
Root Cause Analysis (RCA), Modul Pelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page84 a. Identifikasi dan Rumusan masalah Insiden
Karena tidak semua Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) dilakukan analisis akar masalah maka perlu dilakukan penilaian kembali setiap laporan insiden yang diterima dengan menggunakan grading risiko. Hanya insiden yang masuk kategori sentinel saja yang dilakukan prosedur RCA lengkap. Sementara insiden lain tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan.
Dalam tahap ini komite mutu atau tim mutu keselamatan pasien mereviu dokumen klinis yang ada untuk mengetahui apa insiden yang terjadi, siapa saja yang terlibat, kapan terjadinya dan mengapa bisa terjadi, kemudian dibuat rumusan masalahnya.
b. Membentuk Tim RCA
Dalam pembentukan tim yang akan melakukan analisis maka, perlu perhatian khusus untuk menentukan siapa saja yang dipilih untuk menjadi anggota tim.
Sebagai pedoman, anggota tim haruslah orang-orang yang kompeten dalam bidang yang akan dibahas (bisa dokter, perawat, perwakilan komite medik dan komite mutu) dan bukan orang yang ada sangkut pautnya langsung dengan insiden yang akan dibahas. Jika diperlukan, dapat ditunjuk seorang ahli dari luar organisasi untuk menambah bobot dari tim ini. Jumlah anggota tim jangan terlalu banyak,berkisar antara 5 sampai 8 orang.
c. Mengumpulkan Data
Langkah selanjutnya setelah terbentuk tim adalah menyusun rencana kerja tim dan mulai melakukan pengumpulan data. Dalam melakukan pengumpulan data tidak boleh menggunakan asumsi, kesan, atau tafsiran.
Sumber data yang dicari dapat diperoleh dari:
Kajian dokumen : Catatan Rekam Medis, dokumen regulasi
Wawancara : orang yang terlibat , saksi
Observasi : kunjungan ke lokasi kejadian , peralatan yang digunakan .
Catatan Rekam Medis , wawancara dan observasi ke lokasi kejadian diperlukan untuk melengkapi fakta yang terjadi. Sementara itu dokumen regulasi (Kebijakan dan Prosedur internal organisasi ,Peraturan atau Perundang-undangan , standard mutu dan referensi ilmiah terkini diperlukan sebagai kontrol atau pembanding untuk melihat kesenjangan (gap) yang terjadi antara fakta yang terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.
d.Memetakan Informasi
Setelah seluruh data terkumpul, dibuat kronologis sesuai dengan catatan RM ,hasil wawancara dan juga observasi dilokasi kejadian. Seluruh data disusun menurut urutan kejadiannya, dalam bentuk narasi,Tabular Timelines dan juga Time Person Grid . Tabular time lines adalah bentuk tabel matriks dengan variable tanggal dan waktu pada kolom dan pada row mencakup uraian kejadian, informasi tambahan, good practice dan masalah (gap). Dan untuk time person gridbentuk tabel sama dengan tabular time linesnamun ditambah dengan nama orang yang terlibat.
Root Cause Analysis (RCA), Modul Pelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page85 e.IdentifikasiCare Management Problem ( Critical Event)
Pada langkah ini adalah tahap awal analisa masalah, buat identifikasi dan tetapkan prioritas masalah, fokus pada masalah-masalah utama saja
Identifikasi masalah ini sangat penting, dan hanya dapat dilakukan oleh orang yang memahami proses yang standard (yang seharusnya terjadi). Caranya adalah dengan meneliti seluruh urutan informasi untuk mencari tahu apakah kejadian-kejadian tersebut terjadi sudah sesuai dengan seharusnya atau tidak.
Untuk memastikan hal ini, diperlukan berbagai dokumen seperti: Kebijakan dan prosedur internal organisasi, peraturan atau perundang-undangan, standard mutu, referensi ilmiah terkini, dan lain-lain.
Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan kebijakan, prosedur, standard, referensi ilmiah terkini, itulah yang disebut sebagai masalah (Critical Event).
Setelah masalah teridentifikasi, barulah kita lakukan prioritas masalah. Masalah- masalah kecil yang tidak penting dan tidak berpengaruh besar pada terjadinya insiden kita singkirkan, dan kita focus pada masalah-masalah utama.
Dalam hal ini dapat menggunakan tools analisa perubahan, yaitu metode analisa yang cukup sederhana untuk menganalisa proses yang tidak bekerja sesuai rencana. Jadi metode ini bisa membantu membandingkan apakah proses berjalan efektif atau gagal. Apa yang berubah sehingga menimbulkan kejadian atauevent.
f. Analisis Informasi Untuk Mencari Akar Masalah
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisa setiap masalah (critical event) untuk mencari akar penyebab kejadian, dapat menggunakan tools 5 Why dan juga diagram tulang ikan.. Metode 5 Why merupakan metode sederhana yang mudah, dilakukan dengan melakukan pertanyaan “mengapa” beberapa kali secara terus menerus sampai sudah tidak bisa terjawab lagi, dan jawaban terakhir itulah yang menjadi akar masalahnya. Bila sudah mendapat akar masalah sebaiknya dilakukan pembuktian terbalik dengan menanyakan secara berulang dimulai dari akar masalahnya.
g.Menyusun Rekomendasi Penyelesaian Masalah
Tahap selanjutnya adalah menyusun rekomendasi sebagai upaya perbaikan untuk mencegah kejadian berulang terhadap penyebab atau akar masalah yang sudah diketahui. Dalam menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang memadai tentang masalah yang sedang dihadapi, selain itu juga harus memiliki kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk melakukan hal itu.
Dalam hal ini bisa digunakan analisa penghalang, yaitu metode yang digunakan untuk mengidentifikasi barrier atau penghalang keselamatan yang dapat mencegah kejadian yang tidak diharapkan.
h.Membuat Laporan RCA
Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan pelaksanaan RCA mulai dari awal sampai rekomendasi yang diberikan. Laporan ini kemudian disampaikan kepada pemimpin organisasi untuk disetujui. Proses persetujuan ini sangat penting.
Root Cause Analysis (RCA), Modul Pelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page86 Karena tanpa persetujuan pemimpin, rekomendasi tak dapat dieksekusi dan dilaksanakan.