LANGKAH 6 ANALISIS INFORMASI
II. TujuanPembelajaran
2. Proses Manajemen Risiko
Proses manajemen risiko merupakan kegiatan kritikal dalam manajemen risiko, karena merupakan penerapan daripada prinsip dan kerangka kerja yang telah dibangun
Proses manajemen risiko terdiri dari beberapa tahapan proses yaitu:
a. Tetapkan konteks b. Identifikasi risiko c. Analisis risiko d. Evaluasi risiko.
e. Kelola risiko
f. Komunikasi dan Konsultasi g. Monitoring dan Evaluasi
Asesmen risiko
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page99 a. Tetapkan Konteks
Penetapan konteks bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengungkapkan sasaran organisasi, lingkungan dimana sasaran hendak dicapai, stakeholders yang berkepentingan, dan keberagaman kriteria risiko, dimana hal-hal ini akan membantu mengungkapkan dan menilai sifat dan kompleksitas dari risiko.
Terdapat empat konteks yang perlu ditentukan dalam penetapan konteks, yaitu konteks internal, konteks eksternal, konteks manajemen risiko, dan kriteria risiko.
a. Konteks internal memperhatikan sisi internal organisasi yaitu struktur organisasi, kultur dalam organisasi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.
b. Konteks eksternal mendefinisikan sisi eksternal organisasi yaitu pesaing, otoritas, perkembangan teknologi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.
c. Konteks manajemen risiko memperhatikan bagaimana manajemen risiko diberlakukan dan bagaimana hal tersebut akan diterapkan di masa yang akan datang.
d. Terakhir, dalam pembentukan manajemen risiko organisasi perlu mendefinisikan parameter yang disepakati bersama untuk digunakan sebagai kriteria risiko. Dalam hal ini kriteria yang ditetapkan di rumah sakit masing masing, sebagai contoh dapat dibuat seperti dalam bagan dibawah ini.
Kriteria Dan Skala Kemungkinan Terjadinya Risiko
No Kriteria Kemungkinan Definisi Kriteria Kemungkinan Skala
Nilai 1 Sangat jarang - Kecil kemungkinan tapi tidak bisa diabaikan
- Probabilitas rendah tetapi lebih besar dari 0.
- Terjadi dalam waktu lebih dari 5 Tahun
1
2 Jarang - Tidak diharapkan terjadi tapi ada potensi - Probabilitas 10 %
- Terjadi dalam waktu 2 – 5 Tahun
2
3 Mungkin - Kadang dapat terjadi atau telah terjadi sebelumnya - Kemungkinan yang wajar untuk terjadi
- Probabiltas 50 %
- Dapat terjadi tiap 1 – 2 Tahun
3
4 Sering - Kuat kemungkinan bahwa hal ini dapat terjadi - Probabilitas 75 %
- Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun (Triwulan)
4
5 Sangat sering - Diperkirakan sering terjadi dalam banyak keadaan - Lebih mungkin terjadi daripada tidak
- Probabiltas 99 %
- Dapat terjadi dalam Minggu atau bulan
5
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page100 Kriteria Dan Skala Dampak Terjadinya Risiko
No Kriteria Dampak Definisi Kriteria Dampak Skala Nilai 1 Tidak bermakna - Tidak ada Cidera
- Tidak mengganggu pelayanan - Kerugian keuangan kecil
1
2 Ringan - Cidera dapat diatasi dengan pertolongan pertama
- Cukup mengganggu jalannya pelayanan - Kerugian keuangan diatas Rp.25 sampai
Rp.50 juta
- Berdampak pada pandangan negatif terhadap institusi dalam skala lokal (masuk dalam pemberitaan media lokal)
2
No Kriteria Dampak Definisi Kriteria Dampak Skala Nilai 3 Sedang - Berkurangnya fungsi motorik atau sensorik
atau psikologis atau intelektual secara semipermanen atau reversibel tidak berhubungan dengan penyakit
- Mengganggu pelayanan secara signifikan - Kerugian keuangan diatas Rp.100 sampai
Rp. 500 Juta
- Berdampak padapandangan negatif terhadap institusi dalam skala nasional (masuk dalam pemberitaan media nasional)
3
4 Berat - Cedera luas, Kehilangan fungsi utama permanen (motorik, sensorik, psikologis, intelektual), permanen/ irreversibel/ tidak berhubungan dengan penyakit
- Terganggunya pelayanan lebih dari 2 hari tetapi kurang dari 1 minggu
- Kerugian keuangan diatas Rp.500 juta sampai 1M
- Merusak citra institusi dalam skala nasional (telah masuk dalam pemberitaan nasional)
4
5 Katastropik - Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit.
- Terganggunya pelayanan lebih dari 1 minggu - Kerugian keuangan diatas Rp. 1 M
- Merusak citra institusi dalam skala nasional, penggantian pucuk pimpinan instansi secara mendadak
5
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page101 Kriteria Penerimaan Risiko
b. Identifikasi Risiko
Pada tahap ini mengidentifikasi risiko apa saja yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi, dan terhadap risiko yang akan dikelola.
Identifikasi harus dilakukan terhadap semua risiko, baik yang berada didalam ataupun diluar organisasi yang dapat menimbulkan ancaman sistem kesehatan , organisasi rumah sakit , unit pelayanan rumah sakit atau pasien
Tujuannya adalah untuk menyusun daftar risiko secara komprehensif dari kejadian-kejadian yang dapat berdampak pada setiap elemen kegiatan. Perlu juga dilakukan pencatatan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi risiko yang ada secara rinci sehingga menggambarkan proses yang terjadi. Pada dasarnya tahap ini memberikan eksplorasi gambaran permasalahan yang sedang dihadapi. Tahap ini nantinya akan memberikan besaran konsekuensi yang dapat terjadi. Konsekuensi merupakan salah satu variabel penting untuk penentuan level risiko nantinya. Identifikasi risiko memerlukan pemahaman yang mendalam dari para eksekutif layanan kesehatan terhadap komponen- komponen berikut :
Sumber risiko atau bahaya yang berpotensi menimbulkan kerugian;
Insiden yang terjadi dan dampaknya pada rumah sakit atau stakeholder internal / eksternal;
Identifikasi konsekuensi, hasil dan dampak klinis risiko atau insiden di Rumah
Sakit atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelayanan rumah sakit.
Faktor kontributor (apa dan mengapa) terhadap terjadinya risiko klinis atau bahaya dan insiden yang terjadi;
Kapan dan di mana risiko klinis atau bahaya dapat terjadi.
Identifikasi adalah elemen yang penting dalam manajemen risiko karena risiko tidak akan efektif ditangani bila tidak dilakukan identifikasi. Untuk mengidentifikasi potensi risiko dapat menggunakan berbagai informasi baik secara reaktif maupun proaktif.
Tingkat Risiko Warna
Risiko Kriteria Penerimaan Risiko Penanggung
Jawab Risiko Frekuensi Tinjauan
Rendah ( 1-3 ) Hijau Dapat diterima Kepala Satker Tiap 6 Bulan
Sedang (4-6) Kuning Diperlukan pengendalian yang
cukup Kepala
Bagian/Bidang Tiap 3 bulan Tinggi ( 8-12) Jingga Harus menjadi perhatian
Manajemen dan diperlukan pengendalian yang baik
Direktur Teknis Tiap 2 Bulan
Ekstrim ( 13-25) Merah Tidak dapat diterima,jika harus diterima diperlukan
pengendalian yang sangat baik
Direktur Utama Tiap Bulan
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page102 Beberapa sumber informasi internal untuk identifikasi risiko yang dapat dipakai antara lain : daftar keluhan pasien, hasil survei kepuasan, diskusi dengan manajer serta staf dan mitra kerja , Laporan insiden.
c. Analisis Risiko
Tujuan dari analisis risiko adalah untuk membedakan risiko minor yang dapat diterima dari risiko mayor, dan untuk menyediakan data untuk membantu evaluasi dan penanganan risiko. Analisis risiko termasuk pertimbangan dari sumber risiko, dan konsekuensinya. Faktor yang mempengaruhi konsekuensi dapat teridentifikasi. Risiko dianalisis dengan mempertimbangkan estimasi konsekuensi dan perhitungan terhadap program pengendalian yang selama ini sudah dijalankan. Analisis pendahuluan dapat dibuat untuk mendapatkan gambaran seluruh risiko yang ada. Kemudian disusun urutan risiko yang ada.
Risiko-risiko yang kecil untuk sementara diabaikan dulu. Prioritas diberikan kepada risiko-risiko yang cukup signifikan dapat menimbulkan kerugian.
Konsekuensi dan probabilitas adalah kombinasi/ gabungan untuk memperlihatkan level risiko. Berbagai metode bisa digunakan untuk menghitung konsekuensi dan probabilitas, diantaranya dengan menggunakan metode statistik.
Metode lain yang juga bisa digunakan jika data terdahulu tidak tersedia, dengan melakukan ekstrapolasi data-data sekunder secara umum dari lembaga- lembaga. Kemudian dibuat estimasi/ perkiraan secara subyektif,metode ini disebut metode penentuan dengan professional judgement. Hasilnya dapat memberikan gambaran secara umum mengenai level risiko yang ada.
Sumber informasi yang dapat digunakan untuk menghitung konsekuensi diantaranya adalah:
Catatan-catatan terdahulu.
Pengalaman kejadian yang relevan.
Kebiasaan-kebiasaan yang ada di industri dan pengalaman-pengalaman pengendaliannya.
Literatur-literatur yang beredar dan relevan.
Marketing testdan penelitian pasar.
Percobaan-percobaan dan prototipe.
Model ekonomi, teknik, maupun model yang lain.
Spesialis dan pendapat-pendapat para pakar.
Sedangkan teknik-tekniknya adalah:
Wawancara yang terstruktur dengan para pakar yang terkait.
Menggunakan berbagai disiplin keilmuan dari para pakar.
Evaluasi perorangan dengan menggunakan kuesioner.
Menggunakan sarana komputer dan lainnya.
Menggunakan pohon kesalahan (fault tree) dan pohon kejadian (event tree).
Metode analisis yang digunakan bisa bersifat kualitatif, semi kuantitatif, atau kuantitatif bahkan kombinasi dari ketiganya tergantung dari situasi dan kondisinya.
Analisis kualitatif digunakan untuk memberikan gambaran umum tentang level
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page103 risiko. Setelah itu dapat dilakukan analisis semi kuantitatif ataupun kuantitatif untuk lebih merinci level risiko yang ada. Analisis kualitatif menggunakan bentuk kata atau skala deskriptif untuk menjelaskan seberapa besar potensi risiko yang akan diukur. Hasilnya misalnya risiko dapat termasuk dalam: Risiko rendah, Risiko sedang, Risiko tinggi.
Pada analisis semi kuantitatif, skala kualitatif yang telah disebutkan diatas diberi nilai. Setiap nilai yang diberikan haruslah menggambarkan derajat konsekuensi maupun probabilitas dari risiko yang ada. Misalnya suatu risiko mempunyai tingkat probabilitas sangat mungkin terjadi, kemudian diberi nilai 100.
setelah itu dilihat tingkat konsekuensi yang dapat terjadi sangat parah, lalu diberi nilai 50. Maka tingkat risiko adalah 100 x 50 = 5000. Kehati-hatian harus dilakukan dalam menggunakan analisis semi-kuantitatif, karena nilai yang kita buat belum tentu mencerminkan kondisi obyektif yang ada dari sebuah risiko.
Ketepatan perhitungan akan sangat bergantung kepada tingkat pengetahuan tim ahli dalam analisis tersebut terhadap proses terjadinya sebuah risiko. Oleh karena itu kegiatan analisis ini sebaiknya dilakukan oleh sebuah tim yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu dan background, tentu saja juga melibatkan manajer ataupunsupervisordi bidang operasi.
Analisis kuantitatif menggunakan nilai numerik. Kualitas dari analisis tergantung pada akurasi dan kelengkapan data yang ada. Konsekuensi dapat dihitung dengan menggunakan metode modeling hasil dari kejadian atau kumpulan kejadian atau dengan memperkirakan kemungkinan dari studi eksperimen atau data sekunder/ data terdahulu. Probabilitas biasanya dihitung sebagai salah satu atau keduanya (exposure danprobability). Kedua variabel ini (probabilitas dan konsekuensi) kemudian digabung untuk menetapkan tingkat risiko yang ada. Tingkat risiko ini akan berbeda-beda menurut jenis risiko yang ada.
Pada umumnya risiko yang berpotensi menyebabkan kerugian keuangan akan menjadi prioritas intervensi. Makin besar kerugian yang akan terjadi, makin segera tindakan harus dilakukan.
Analisis yang dilakukan menggunakan risk grading atau tingkatan risiko untuk menentukan keparahan dari tiap risiko dengan cara memeriksa kecenderungan terjadinya risiko dan akibatnya bila hal ini terjadi.
Analisis risiko harus mempertimbangkan bahwa telah ada kontrol atas risiko saat ini, termasuk kemungkinan keparahan apabila risiko tersebut muncul menjadi sebuah insiden (risiko yang potensial menjadi insiden),dan kemungkinan terjadinya insiden.
Penilaian dan rangking risiko dilakukan menggunakan kategori kemungkinan dan konsekuensi (tabel matriks grading risiko).
Manajemen Risiko, ModulPelatihan PMKP RSUP Fatmawati Page104 Tabel Matriks Grading Risiko
Frekuensi Dampak
Tidak signifikan 1
Ringan 2
Sedang 3
Berat 4
Katastropik 5 Sangat sering
(Tiap minggu) 5
Sedang Sedang Tinggi Ekstrim Ekstrim
Sering (Triwulan)
4
Sedang Sedang Tinggi Ekstrim Ekstrim
Mungkin (1-2 Tahun)
3
Rendah Sedang Tinggi Ekstrim Ekstrim
Jarang (3-5 Tahun)
2
Rendah Rendah Sedang Tinggi Ekstrim
Sangat jarang (Lebih5 Tahun)
1
Rendah Rendah Sedang Tinggi Ekstrim
d. Evaluasi Dan Rangking Risiko
Evaluasi Risiko adalah membandingkan tingkat risiko yang telah dihitung pada tahapan analisis risiko dengan kriteria standar yang digunakan,untuk menentukan bagaimana penanganan risiko yang akan diterapkan.
Hasil evaluasi risiko diantaranya adalah:
Gambaran tentang seberapa penting risiko yang ada.
Gambaran tentang prioritas risiko yang perlu ditanggulangi.
Gambaran tentang kerugian yang mungkin terjadi baik dalam parameter biaya ataupun parameter lainnya.
Masukan informasi untuk pertimbangan tahapan pengendalian.
e. Pengendalian Risiko.
Pengendalian risiko meliputi identifikasi alternatif -alternatif pengendalian risiko, analisis pilihan-pilihan yang ada, rencana pengendalian dan pelaksanaan pengendalian.